Hệ thống kiểm soát quy trình sản xuất cafe hòa tan g7 tại công ty cổ phần tập đoàn trung nguyên

Áp dụng hệ thống kiểm soát vào quy trình sản xuất café G7 đen Trung Nguyên 2.1 Bước 1: Nhập nguyên liệu 1 Xác định mục tiêu, nội dung, tiêu chuẩn ks: - Mục tiêu ks: + Cung cấp nguyên liệ

QUẢN LÝ TỔ CHỨC II

Nhóm 9

Đỗ Thị Thu Trang Nguyễn Sơn Tùng (NT)

Nguyễn Thị Trang Lô Văn Tỵ

Nguyễn Thị Vân Trang Nguyễn Thị Hoàng Yến

Đề tài: Hệ thống kiểm soát quy trình sản xuất cafe hòa tan G7 tại công ty

cổ phần tập đoàn Trung Nguyên

I LÝ THUYẾT

1 Tổng quan về kiểm soát

1.1.Khái niệm kiểm soát

1.2.Mục đích của kiểm soát

1.3.Vai trò của kiểm soát

1.4.Đặc điểm của kiểm soát

1.5.Nguyên tắc kiểm soát

1.6.Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát

2 Hệ thống kiểm soát

2.1.Chủ thể kiểm soát

2.2.Đối tượng bị kiểm soát

2.3.Công cụ và kĩ thuật kiểm soát

3 Quy trình kiểm soát

Có

Không

4 Công cụ kiểm soát

4.1 Công cụ kiểm soát chung

+ Các dữ liệu thống kê

+ Ngân quỹ

+ Bảng điểm cân bằng

4.2 Công cụ kiểm soát theo hoạt động

- Công cụ kiểm soát theo thời gian

+ Kỹ thuật sơ đồ ngang

+ Kỹ thuật sơ đồ PERT – đường găng

- Công cụ kiểm soát tài chính và ngân sách

+ Công cụ báo cáo tài chính

Sự thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn?

Xác định chủ thế, hình thái, công cụ và

kĩ thuật kiểm soát

Xác định mục tiêu, nội dung và tiêu

chuẩn kiểm soát

Giám sát, đo lường hoạt động

Đánh giá kết quả hoạt động

Tiến hành điều chỉnh sai lệch

Đưa ra sang kiến đổi mới

Không cần điều chỉnh

 Bảng cân đối kế toán

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Công cụ kiểm soát chất lượng

+ Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn IOS

+ Phương pháp quản lý chất lượng đồng bộ

II ÁP DỤNG THỰC TẾ VÀO QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAFÉ

HÒA TAN G7 CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRUNG NGUYÊN

1 Giới thiệu về công ty cổ phần tập đoàn Trung Nguyên

1.1 Tên công ty: Công ty cổ phần tập đoàn Trung Nguyên

 Trụ sở chính: 82-84, Bùi Thị Xuân, Q1, TPHCM

 Thành lập từ năm 1996 tại TP Buôn Ma Thuột

 4 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, Cần Thơ

 4 nhà máy tại Bắc Giang, Buôn Ma Thuột, Bình Dương(2)

1.2 Lĩnh vực hoạt động

 Sản xuất, chế biến, kinh doanh café

 Nhượng quyền thương hiệu

 Dịch vụ phân phối bán lẻ hiện đại

 Du lịch 1.3 Sản phẩm café hòa tan G7

1.4 Quy trình sản xuất café hòa tan G7 đen Trung Nguyên

B1: Nhập nguyên liệu

B2: Chế biến

B3: Đóng gói

2 Áp dụng hệ thống kiểm soát vào quy trình sản xuất café G7 đen Trung Nguyên

2.1 Bước 1: Nhập nguyên liệu (1) Xác định mục tiêu, nội dung, tiêu chuẩn ks:

- Mục tiêu ks:

+ Cung cấp nguyên liệu đầu vào tốt nhất phục vụ cho quá trình sản xuất cà phê G7 (Các loại nguyên liệu: cà phê quả tươi, đường, bột kem, các chất phụ gia…) + Hình thành nguồn cung cấp lâu dài cho công ty

- Nội dung ks:

+ KS nguồn cung cấp

+ KS chất lượng sản phẩm

+ KS quá trình vận chuyển

+ KS quá trình bảo quản và xử lý nguyên liệu

- Tiêu chuẩn ks:

+ Tiêu chuẩn đối với nguồn cung cấp:

 Hạt cà phê Robusta: nhập từ Buôn Ma Thuột

 Hạt Arabica: nhập từ Jamaica

+ Tiêu chuẩn đối với cà phê quả tươi (được phân thành 4 cấp chất lượng)

Cấp nguyên

liệu

Tỷ lệ quả chín tối thiểu

(%)

Tỷ lệ quả xanh, khô, chùm tối đa (%)

Tỷ lệ quả lép tối đa

(%)

Tạp chất tối đa

(%)

+ Tiêu chuẩn về vận chuyển nguyên liệu:

 Các nguyên liệu trong quá trình vận chuyển phải được đóng thùng/ bao bì cẩn thận, không được để hư, hỏng trong quá trình vận chuyển

 Cà phê sau khi thu hoạch phải vận chuyển ngay về xưởng chế biến, không để ủ đống quá 24 giờ ở các đội sản xuất

+ Tiêu chuẩn về bảo quản nguyên liệu

 Có các khu bảo quản riêng cho từng loại nguyên liệu đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật (máy móc, trang thiết bị…); môi trường (nhiệt độ, độ ẩm…)

 Nơi để nguyên liệu phải có mái che, sạch sẽ, vệ sinh và không có mùi lạ

(2) Xác định chủ thể, đối tượng, công cụ ks

- Chủ thể ks:

+ Chủ thể bên ngoài: Các cơ quan kiểm định Nhà nước và quốc tế

+ Chủ thể bên trong: Cán bộ đơn vị chịu trách nhiệm thu mua nguyên liệu (Giám đốc các phân xưởng xử lý cà phê hạt tươi); bộ phận thanh-kiểm tra của công ty

- Đối tượng ks:

+ Nhân viên bốc vác

+ Nhân viên vận chuyển

+ Người trông kho

+ Nhân viên phân tích chất lượng nguyên liệu

- Công cụ ks:

+ Công cụ truyền thống:

 Các hóa đơn mua hàng, bản báo cáo tài chính, thông kê định kỳ tình hình nhập nguyên liệu

 Các biện pháp phân tích nhằm phân loại nguyên liệu (phân loại cà phê quả tươi theo 4 cấp như trên, phân loại đường và sữa cho từng dòng cà phê sẽ sản xuất)

+ Công cụ hiện đại: Các thiết bị kiểm tra khối lượng, máy vi tính để nhập số liệu

(3) Giám sát, đo lường thực hiện:

- Bảng đo lường sự thực hiện (khung logic)

Các

yếu tố

cần

XĐ

khi

lập kế

hoạch

Phát biểu

về yếu tố đó

Chỉ số đo lường yếu

tố đó

Sự thực hiện Giả thuyết

(rủi ro) Nguồn dữ liệu

1

Mục

đích

Cung cấp nguyên liệu tốt cho quá trình sản xuất cà phê G7

nguyên liệu được đưa vào sản xuất

Nguồn nguyên liệu khi sử dụng vào quá trình chế biến

+ Xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và

kế hoạch nguồn nhân lực của công ty +Theo đuồi mục tiêu chiến lược của công ty

2

Mục

tiêu

Sản xuất ra những sản phẩm (cà phê G7) có chất lượng cao

Nhận được

sự yêu thích từ người tiêu dùng trong

và ngoài nước

Thực hiện khảo sát

về đánh giá của người tiêu dùng cho dòng cà phê G7

Chất lượng tốt và giá

cả hợp lý

Số lượng sản phẩm bán ra

3 Đầu

vào Tài chính

Nguồn vốn

từ công ty

Báo cáo tổng hợp thu mua hàng kỳ

Nguồn nhân lực

Những người tham gia quá trình thu mua

nguyên liệu, kiểm tra chất lượng nguyên liệu

Bản kể hoạch nhập NVL

4

Hoạt Tìm được

Tỷ lệ đáp ứng các Các nhà cung cấp

-động nguồn cung

cấp chất lượng cao và giá cả hợp lý

tiêu chuẩn

về và phê quả tươi, đường, sữa

nguyên liệu lâu dài

Vận chuyển

và bảo quản nguyên liệu tốt, ko để bị

hư hại trước khi đem đi chế biến

nguyên liệu không

bị hư hại sau quá trình vận chuyển và bảo quản

+ Báo cáo của bộ phận Marketing + Báo cáo kiểm định chất lượng

+ Thông tin từ nhà

cung cấp

5 Đầu

ra - Cà phê đã

được sơ chế

- Đường

- Sữa

Nguyên liệu đáp ứng các tiêu chuẩn cho quá trình sản xuất cà phê G7

Thống kê số lượng nguyên liệu các loại sau mỗi lần thu mua

6 Kết

quả

Sản xuất thành công dòng sản phẩm cà phê G7

(4) Đánh giá các kết quả hoạt động.

 Nguồn cung cấp:

- Hạt cà phê Robusta:đảm bảo được nhập từ các vườn cà phê có chất lượng

ổn định và đạt tiêu chuẩn ở Buôn Mê Thuật

- Hạt Arabica: nhập khẩu trực tiếp từ các vườn cà phê có chất lượng ổn định và đạt tiêu chuẩn từ Jamaica

 Chất lượng sản phẩm : Tỉ lệ đạt tiêu chuẩn là 98%

Cấp nguyên

liệu

Tỷ lệ đạt tiêu chuẩn (%)

 Quá trình vận chuyển :

- Các nguyên liệu trong quá trình vận chuyển được đóng thùng/ bao bì cẩn thận, không để hư, hỏng trong quá trình vận chuyển

- Cà phê sau khi thu hoạch phải vận chuyển ngay về xưởng chế biến, không để ủ đống quá 24 giờ ở các đội sản xuất

 Quá trình bảo quản và xử lý nguyên liệu:

- Nguyên liệu được bảo quản ở các khu bảo quản riêng cho từng loại nguyên liệu đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật (máy móc, trang thiết bị…); môi trường (nhiệt độ, độ ẩm…)

- Nơi để nguyên liệu có mái che, sạch sẽ, vệ sinh và không có mùi lạ

(5) Điều chỉnh sai lệch

- Xem xét lại các bước để tìm ra lỗi và sửa sai

- Chất lượng nguyên liệu cà phê chưa đảm bảo tiêu chuẩn thì phải xem xét lại các biện pháp kiểm soát chất lượng cà phê từ các vườn cà phê cung cấp Yêu cầu bên cung cấp phải đảm bảo cà phê đạt tiêu chuẩn

(6) Đưa ra sáng kiến đổi mới.

- Công ty Trung Nguyên mở các lớp đào tạo cho các chủ vườn cà phê về phương pháp trồng cà phê tiên tiến nhất nhằm tạo nâng cao chất lượng cà phê

2.2 Bước 2: Chế biến

Quy trình chế biến

Phân loại và tách tạp chất

Hạt café

Rang cafe

Xay cafe

Trích ly, lắng trong dung

dịch

Cô đặc

Xấy khô

Café hòa tan

(1) Xđ mục tiêu, nội dung, tiêu chuẩn kiểm soát

 Mục tiêu kiểm soát

- phát hiện, sửa chữa những sai lệch trong quá trình chế biến từ hạt café tươi thành café hòa tan

- tìm kiếm cơ hội, tiềm năng để hoàn thiện, cải tiến quy trình chế biến café

- đảm bảo quy trình chế biến diễn ra đúng trình tự, đúng tiến độ kế hoạch, sản phẩm đạt chất lượng như yêu cầu

 Nội dung kiểm soát

- Kiểm soát toàn bộ quy trình chế biến café hòa tan, bao gồm các hoạt động: phân loại và tách tạp chất, rang và xay, trích ly và làm trong dung dịch, cô đặc và sấy khô

- Trong đó, bước rang và xay café là quan trọng nhất và cần được kiểm soát kỹ lưỡng nhất Vì rang và xay hạt café quyết định đến chất lượng, hương vị sản phẩm

 Tiêu chuẩn kiếm soát ( trong giáo trình có mấy loại tiêu chuẩn như tc vật lý, tc chi phí, vốn, thu nhập… quy trình chế biến này chỉ cần tc vật lý)

Các tiêu chuẩn vật lý:

 Quá trình rang café

- Café rang đảm bảo chín nhưng không bị cháy

 Bột café

- Bột màu nâu có lẫn vỏ bạc sáng của café nhân, bột cần mịn lọt qua rây đường kính 1,6mm là 90% nhưng được giữ lại trên rây đường kính 0,95 mm tối thiểu là 70%

- Thủy phân của café bột khoảng 4-5%

- Chất hòa tan trong nước 20-30%

- Độ tro chung khoảng 5%, độ tro không hòa tan trong 10%

- Hàm lượng café-in khoảng 0,5-0,7%

- Các tạp chất kim loại không cho phép quá 5mg trên 1kg sản phẩm

và chiều dài của một tạp chất không quá 0,3mm

 Trích ly

- Gia nhiệt: nhiệt độ cao ở những tháp có chứa café có ít chất hòa tan

và nhiệt độ thấp ở những tháp có chứa café có nhiều chất hòa tan

- Hiệu quả trích ly từ 25-30% chất khô

 Sấy khô

- Bột café tan 100% trong nước

- Hương vị được giữ nguyên như hạt café rang

(2) Xđ chủ thể, đối tượng, và công cụ kiểm soát

 Chủ thể kiểm soát

- Là chủ thể bên trong tổ chức

- Giám đốc sản xuất kiểm tra, giám sát chung nhất toàn bộ quy trình chế biến

- Bộ phận Kiểm tra, được sự chỉ đạo của giám đốc sản xuất, trực tiếp quản lý, chỉ đạo, kiểm soát từng khâu trong quy trình chế biến

 Đối tượng kiểm soát

- Toàn bộ quy trình chế biến café hòa tan

- Thái độ, kỹ năng làm việc của công nhân

 Công cụ kiểm soát

- Bảng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng sản phẩm café : là bảng

mô tả tiêu chuẩn café cần đạt được sau mỗi bước trong toàn bộ quy trình

- Hệ thống các thiết bị, dụng cụ theo dõi, đo lường: nhằm đo lường thuộc tính, chất lượng café có đạt yêu cầu hay không Ví dụ: máy đo hàm lượng café-in; rây kiểm tra độ mịn của bột café, máy kiểm tra lượng tạp chất trong bột café…

(3) Giám sát, đo lường thực hiện

- Đo lường chất lượng sản phẩm café qua mỗi khâu trong toàn bộ quy

trình chế biến café

- Cách thức đo lường: Với mỗi khâu trong toàn bộ quy trình chế biến sẽ

có một nhóm người kiểm tra, giám sát Khi sản phẩm café được hoàn thành sau một khâu nào đó, nhóm kiểm soát sẽ dùng các công cụ đo lường chất lượng café để kiểm định sản phẩm có đạt yêu cầu hay không Nếu sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được chuyển sang khâu tiếp theo, nếu không đạt yêu cầu sẽ bị hủy bỏ Vì chế biến café là một quy trình phức tạp, các khâu chế biến liên tục và khâu sau phải lấy sản phẩm từ khâu trước, vì vậy cách thức đo lường này sẽ đảm bảo chất lượng café

từ đầu đến cuối quy trình

(4) Đánh giá kết quả hoạt động

Các kết quả đo lường sẽ được so với hệ tiêu chuẩn

Các chỉ tiêu cà phê rang

Tên chỉ tiêu Mức chất lượng (% khối

lượng )

1 Về mặt cảm quan

cho phép dính ít vỏ lụa, ánh bạc

phú, hấp dẫn

sánh, hấp dẫn

2 Hóa lý

Hạt tốt không ít hơn 92

Mảnh vớ không nhiều

hơn

3

Hạt bị lỗi không nhiều

hơn

5

Hàm lượng ẩm không

nhiều hơn

5

Hàm lượng tro không tan

nhiều hơn

0,1

Tỷ lệ chất tan trong nước

không nhiều hơn

25 Tạp chát không nhiều hơn 0,3

Chỉ tiêu cà phê hòa tan Mức chất lượng (% khối lượng) Thủy phân của café bột 4-5%

Chất hòa tan trong nước 20-30%

độ tro không hòa tan 10%

Các tạp chất kim loại <5mg trên 1kg sản phẩm

Hiệu quả trích ly 25-30% chất khô

Các chỉ tiêu khác:

Acid Chlorogenic 17

Xem xét sự phù hợp của kết quả đo lường được với hệ tiêu chuẩn với sai lệch cho phép +- 0,1 %

Nếu sự thực hiện là phù hợp với các tiêu chuẩn thì công việc sẽ được tiến hành bình thường và không cần có sự điều chỉnh

Ngược lại, phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và hậu quả của nó để đi tới kết luận có cần điều chỉnh hay không

(5) Điều chỉnh sai lệch

- Xem xét lại các kế hoạch ,mục tiêu, điều chỉnh sửa sai lệch bằng cách thực hiện chức năng tổ chức thông qua việc phân công lại công việc hoặc làm rõ các công việc được giao

-Biên chế thêm cán bộ, tuyển chọn, đào tạo tốt hơn

(6) Đưa ra sáng kiến đổi mới

Đổi mới, nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát phục vụ cho các mục tiêu, điều chỉnh hoạt động một cách tốt nhất khi môi trường thay đổi, hay

tạo ra một hệ thống kiểm soát có thể phục vụ việc điều chỉnh các chức năng lập

kế hoạch, tổ chức và khuyến khích, động viên thúc đẩy thành viên tổ chức

2.3 Bước 3: Đóng gói (1)Xđ mục tiêu, nội dung, tiêu chuẩn kiểm soát

 Mục tiêu kiểm soát

- Phát hiện, sửa chữa những sai lệch trong hoạt động đóng gói

- Tìm kiếm cơ hội, tiềm năng để hoàn thiện, cải tiến hoạt động đóng gói cafe

- Đảm bảo quy trình đóng gói diễn ra đúng kế hoạch, sản phẩm đạt chất lượng như yêu cầu

 Nội dung kiểm soát

- Kiểm soát toàn bộ quy trình đóng gói (chất lượng bao bì; trọng lượng,thành phần sản phẩm; cho sản phẩm vào bao bì)

 Tiêu chuẩn kiếm soát

Kiểm soát với bao bì:

- 100% Không gây độc cho thực phẩm, không làm cho thực phẩm biến đổi chất lượng, không gây mùi vị, màu sắc lạ cho thực phẩm

- Hình thức hấp dẫn, thích hợp với sản phẩm

- Bao bì dễ gia công, rẻ tiền

- Bền đối với tác dụng của thực phẩm

Kiểm soát với sản phẩm:

-100% Đảm bảo đầy đủ thành phẩn và trọng lượng

- 100% Không lẫn tạp chất

Kiểm soát cho sản phẩm vào bao bì:

-100% Công nhân phải thực hiện đầy đủ các quy định về vệ sinh và các yêu cầu của quy trình kỹ thuật đã quy định

-100% Công nhân làm việc ở phải có trang phục (quần, áo, mũ, khẩu trang, giày dép, găng tay ) gọn gàng, sạch sẽ để tránh tạp chất

-Phải làm vệ sinh dụng cụ đóng gói nhiều lần trong 1 ca sản xuất

(2)Xđ chủ thể, đối tượng, và công cụ kiểm soát

 Chủ thể kiểm soát

- Là chủ thể bên trong tổ chức

- Giám đốc sản xuất kiểm tra, giám sát chung nhất toàn bộ quy trình đóng gói

- Bộ phận Kiểm tra, được sự chỉ đạo của giám đốc sản xuất, trực tiếp quản lý, chỉ đạo, kiểm soát từng khâu trong quy trình đóng gói

 Đối tượng kiểm soát

- Toàn bộ quy trình đóng gói café hòa tan

- Thái độ, kỹ năng làm việc của công nhân

 Công cụ kiểm soát

- Bảng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng sản phẩm café : là bảng

mô tả tiêu chuẩn café cần đạt được sau mỗi bước trong toàn bộ quy trình

- Hệ thống các thiết bị, dụng cụ theo dõi, đo lường: nhằm đo lường thuộc tính, chất lượng café sau khi đóng gói

(3) Giám sát, đo lường thực hiện

- Đo lường chất lượng sản phẩm café sau khi đóng gói

Cách thức đo lường: Với mỗi khâu trong toàn bộ quy trình đóng gói

sẽ có một nhóm người kiểm tra, giám sát Khi sản phẩm được hoàn thành sau một khâu nào đó, nhóm kiểm soát sẽ dùng các công cụ đo lường chất lượng để kiểm định sản phẩm có đạt yêu cầu hay không Nếu sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được chuyển sang khâu tiếp theo, nếu không đạt yêu cầu sẽ bị hủy bỏ

(4) Đánh giá kết quả hoạt động.

Cần đánh giá về những kết quả,thành tích như sau:

_Đánh giá về thời gian tốc độ,công suất hoạt động của công nghệ máy móc trong khâu đóng gói sản phẩm cà phê Trung Nguyên,nếu tốc độ vận hành chậm chạp không đáp ứng với khâu sản xuất thì đòi hỏi phải thay đổi công nghệ vận hành với tốc độ đóng gói nhanh hơn

_Đánh giá về chất lượng sản phẩm,nếu sản phẩm tốt và chất lượng được người tiêu dung ưa chuộng thì có thể đảm bảo an toàn còn nếu ngược lại thì thì cần xem xét