TRIỂN KHAI PHẦN mềm QUẢN lý tài sản

Sản phẩm eAM của Oracle cung cấp tích hợp cần thiết với các quy trình kinhdoanh thuộc các tất cả các lĩnh vực tài chính, nhân sự, và chuỗi cung ứng của OHSU.. Hơn nữa chức năng cộng tác

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

PROJECT CHARTER

TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN

(ORACLE’S eAM – ENTERPRISE VERSION)

TẠI ĐẠI HỌC OHSU (OREGON HEALTH AND SCIENCE UNIVERSITY – MỸ)

GVHD: Thầy TS Lưu Trường Văn HVTH: Ngô Huỳnh Kỳ (MBAB11027)

TP HCM, tháng 05/2012

Trang 2

MỤC LỤC

I Tổng quan dự án (tóm tắt) 3

Mục tiêu dự án 3

Phạm vi 4

Ngân sách 4

Tổng quan tổ chức dự án 4

Kế hoạch truyền thông nhóm dự án 5

Các mốc thời gian triển khai 5

Các nhân tố thành công then chốt 5

Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ 5

II Lợi ích và kế hoạch triển khai dự án 6

Mục đích triển khai 6

Các mục tiêu triển khai eAM OHSU 6

Các lợi ích của eAM Oracle 7

III Phạm vi triển khai 7

Phạm vi dự án OHSU 7

Chi phí dự án 8

IV Phương pháp tiếp cận triển khai 8

Các chuyển giao của dự án 8

V Các giả định 9

VI Tổ chức dự án eAM 10

Tổng quan tổ chức dự án 10

Tổ chức nhóm dự án 11

Vai trò và trách nhiệm nhóm dự án 12

VII Kế hoạch truyền thông nhóm dự án 15

VIII Quản trị và các tiêu chuẩn dự án 15

IX Quy trình thay đổi yêu cầu 16

X Quy trình giải quyết vấn đề 16

XI Các nhân tố thành công then chốt 17

XII Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ 18

XIII Các mốc thời gian triển khai eAM 19

Phụ lục: 20

Tài liệu tham khảo: 21

Trang 3

I Tổng quan dự án (tóm tắt)

Phòng Quản lý thiết bị cơ sở vật chất (FM) và Bộ phận IT (ITG) của Trường đượctrao kinh phí để triển khai Phần mềm Quản lý tài sản doanh nghiệp của hãng phần mềmOracle (Oracle’s Enterprise Asset Management (eAM) – phiên bản 11.5.10)

Hơn 13 năm qua, việc quản lý tài sản sử dụng ISIS (Phần mềm độc quyềnAramark) với chi phí khoảng 400.000 USD mỗi năm Ứng dụng này đã không cung cấp

đủ các công cụ cần thiết cũng như tích hợp các quy trình hệ thống nhà trường

Sản phẩm eAM của Oracle cung cấp tích hợp cần thiết với các quy trình kinhdoanh thuộc các tất cả các lĩnh vực tài chính, nhân sự, và chuỗi cung ứng của OHSU

Hơn nữa chức năng cộng tác của eAM sẽ cung cấp hệ thống doanh nghiệp choOHSU, mô-đun tăng cường chức năng hiện tại với việc phục vụ tra cứu, lập kế hoạchquản lý tài sản, bảo dưỡng phòng ngừa, công cụ cung cấp thông tin kế hoạch để phâncông thực hiện và duy trì kiểm định các hoạt động này

Điều lệ dự án này cung cấp cấp thông tin tóm tắt về:

- Phạm vi thực hiện

- Phương pháp tiếp cận thực hiện dự kiến

- Kế hoạch dự án

- Kế hoạch nguồn lực

- Các tiêu chuẩn dự án và Quản trị

- Quy trình yêu cầu thay đổi

- Quy trình giải quyết sự cố

- Các nhân tốt thành công quan trọng / then chốt

- Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ

- Các mốc thời gian triển khai eAM

- Tận dụng hầu hết các chức năng hiện có của Oracle’s eAM (mô-đun 11.5.10)

- Đánh giá, tài liệu hóa các quy trình kinh doanh và luồng công việc hiện tại, từ

đó thay đổi và kết hợp tất cả các quy trình kinh doanh vào một hệ thống từ đầuđến cuối

- Ngừng sử dụng hệ thống ISIS vào tháng 06/2007, tiết kiệm thực hàng nămkhoảng 400.000 USD

- Tăng cường báo cáo phân tích và sự cộng tác giữa những người sử dụng trongdoanh nghiệp

- Tích hợp eAM với hệ thống eBusiness của OHSU tạo các quy trình phù hợp

- Hoàn thành việc triển khai đúng tiến độ và ngân sách

- Phát triển một hệ thống quản lý công việc thân thiện đối với nhân viên vàkhách hàng

Trang 4

- Cung cấp hỗ trợ quyết định đối với việc quản lý tài sản, bao gồm các công cụphân loại và phân bổ nguồn lực

Phạm vi

Khi xem xét các mục tiêu thực hiện của OHSU với IMPAC, phạm vi sau đây đượcxác định để đảm bảo các chuyển giao cần thiết đáp ứng cho việc thực thi thành công:

- Tiến hành các hoạt động phân tích và tài liệu hóa quy trình doanh nghiệp quản

lý tài sản hiện tại

- Thu thập yêu cầu và tiến hành các phiên phân tích lỗ hổng chính với Nhómchuyên trách tài sản và Nhóm chuyên trách yêu cầu khách hàng, cũng như các

bộ phận chịu tác động bởi việc triển khai eAM

- Tài liệu hóa các quy trình quản lý tài sản từ dự án eAM

- Cấu hình OHSU’s Oracle eBusiness phù hợp để kết hợp với hệ thống chứcnăng eAM

- Đánh giá và phân tích liên quan đến các tùy chỉnh eAM được phát hiện trongphân tích lỗ hổng

- Đánh giá các báo cáo của Oracle’s eAM và phát triển các báo cáo tùy chọn đểđáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, dựa trên các phiên phân tích lỗ hổng chứcnăng

- Tiến hành thử nghiệm người dùng và thử nghiệm tích hợp

- Quản lý điểm tích hợp các module khác thông qua các cuộc họp trưởng nhóm

- Tiến hành gửi đánh giá trực tiếp để phát triển và phổ biến các bài học kinhnghiệm

- Đào tạo tất cả các nhân viên và khách hàng có liên quan để sử dụng eAM theocác quy trình kinh doanh sửa đổi

Ngân sách

Dưới đây là bảng tóm tắt ngân sách OHSU đã phê duyệt từ khi viết điều lệ này:

Ngân sách ban đầu (FY07) 412.800 USDNgân sách hoạt động (FY07) 70.000 USD

Tổng quan tổ chức dự án

Cơ cấu tổ chức cho dự án phản ánh sự cần thiết phải:

- Hỗ trợ và hướng dẫn điều hành

- Tối đa hóa hiệu quả các thành viên trong nhóm

- Tối đa hóa các chức năng hiện có trong Oracle’s eAM

- Quản lý và kiểm soát hiệu quả các rủi ro dự án và chi phí

- Thúc đẩy truyền thông rộng rãi về dự án và sự phối hợp giữa các phòng banOHSU

- Tập trung tuân thủ lịch trình dự án và tiêu chí hiệu suất Để thực hiện đượcđiều này, nhóm dự án sẽ tập trung các vấn đề và truyền thông thông qua:

Trang 5

o Nhóm quản lý dự án tập trung vào các mục tiêu thực hiện chính củaOHSU.

o Nhà tài trợ dự án điều hành và Ban Chỉ đạo dự án sẽ xúc tiến tích cựccông việc, giải quyết xung đột, và đấu tranh cho dự án

- Nhóm dự án là nhóm quản lý tài sản OHSU – ITG kết hợp.Vai trò và tráchnhiệm được xác định rõ trong bản Điều lệ dự án và là một phần của cấu trúc dự

án đa chức năng

Kế hoạch truyền thông nhóm dự án

Truyền thông giữa cộng đồng người dùng, nhóm thành viên dự án OHSU và cácthành viên tham gia quản lý liên quan đến dự án là rõ ràng, súc tích và triệt để Thông tinchi tiết hướng đến các kế hoạch truyền thông cho dự án này (ví dụ như thời gian của cuộchọp, các hình thức cập nhật tình trạng) được nêu rõ trong Điều lệ dự án

Các mốc thời gian triển khai

Thanh thời gian (timeline) dưới đây biểu diễn các thành phần chính của dự án vàkhung thời gian mức cao (a high-level timeframe) ngày hoàn thành dự kiến Những ngàynày có thể thay đổi sau khi hoàn thành giai đoạn thu thập yêu cầu

Các nhân tố thành công then chốt

Việc triển khai eAM cần các nhân tố thành công then chốt sau đây:

- OHSU hỗ trợ quản lý điều hành – OHSU sẽ cử một nhóm dự án bao gồm cácnhà tài trợ quản lý chủ chốt và kinh nghiệm để hỗ trợ tham gia

- Tổ chức mua và hỗ trợ tại tất cả các cấp

- Tuân thủ các phạm vi đã được phê duyệt bằng văn bản

- Tuân thủ lịch trình dự án, có giải pháp kịp thời cho các vấn đề của dự án

- Tất cả các phòng ban đều tham gia thử nghiệm hệ thống, tránh tác động đếnhoạt động kinh doanh sau khi đi vào hoạt động Nhóm dự án và người sử dụngđào tạo đủ để đảm bảo hệ thống chính thức vận hành thành công

Rủi ro và kế hoạch giảm nhẹ

Những rủi ro có thể tác động tiêu cực đến kết quả của dự án được liệt kê dưới đây:

Cao Cao Trung

bình Đảm bảo nhân sự OHSU thích hợp được tham gia

suốt dự án trong quyết định quan trọng (key);

Giao nhóm dự án thích

Ban điều hành eAM

22/12/2006–05/2/2007 Cấu hình / Điều chỉnh

05/2/2007–30/4/2007 Chuyển đổi dữ liệu / Thử nghiệm người dùng

30/4/2007–29/6/2007 Chuyển đổi sản phẩm / Đưa vào hoạt động

01/9/2006

28/8/2006

01/10/2006 01/11/2006 01/12/2006 01/01/2007 01/02/2007 01/03/2007 01/04/2007 01/05/2007 01/06/2007

29/06/2007

Trang 6

không được hỗ trợ, những

thay đổi này có thể tác

động tiêu cực ứng dụng

kinh doanh OHSU

hợp và đào tạo người sử dụng; Gửi văn bản nếu có bất kỳ thay đổi nhân sự quan trọng

quản lý thiết bị

Sharon RoyBryanKratchman

Khả năng để hoàn thành

dự án trong phạm vi ngân

sách được giao

Trungbình

Chuyển đổi đôla phù hợp với tăng số giờ tư vấn

Quản lý ITG

Phát sinh yêu cầu thay

đổi về quản lý thiết bị

hoặc tính năng bổ sung

Trungbình

Cao Cao Yêu cầu chức năng bổ

sung sẽ được xử lý theo quy trình kiểm soát thay đổi được nêu trong tài liệunày

Nhóm quản lý dựán

II Lợi ích và kế hoạch triển khai dự án

Mục đích triển khai

Hoạch định kế hoạch và chiến lược tích hợp để chuẩn bị cho OHSU thực hiệnthành công triển khai eAM của Oracle Để phát triển kế hoạch này, chúng ta đi qua cácbước sau đây:

- Đánh giá mục tiêu và phạm vi dự án triển khai

- Đánh giá chiến lược chức năng

- Thảo luận về nhu cầu nguồn lực và sự phân bổ

Tham gia:

Henry R Barron – Manager

Financials / SCM Applications Ann Miller – Principal Consultant IMPAC

Bryan Kratchman – Business Analyst

Supply Chain Applications

Sharon Roy – Financials Analyst

Facilities Management

Các mục tiêu triển khai eAM OHSU

Nhóm dự án OHSU đã xác định những mục tiêu chính sau đây từ việc triển khai:

Trang 7

- Thiết lập một cơ sở chức năng chung trong eAM cho phép các phòng ban khácnhau trong quản lý thiết bị để cộng tác và làm việc với nhau.

- Tận dụng hầu hết các chức năng hiện có của Oracle’s eAM (mô-đun 11.5.10)

- Đánh giá, tài liệu hóa các quy trình kinh doanh và luồng công việc hiện tại, từ

đó thay đổi và kết hợp tất cả các quy trình kinh doanh vào một hệ thống từ đầuđến cuối

- Ngừng sử dụng hệ thống ISIS vào tháng 06/2007, tiết kiệm thực hàng nămkhoảng 400.000 USD

- Tăng cường báo cáo phân tích và sự cộng tác giữa những người sử dụng trongdoanh nghiệp

- Tích hợp eAM với hệ thống eBusiness của OHSU tạo các quy trình phù hợp

- Hoàn thành việc triển khai đúng tiến độ và ngân sách

Các lợi ích của eAM Oracle

- eAM Oracle là công cụ tích hợp hiệu quả nhất cho phép Phòng quản lý thiết bịOHSU cải thiện được giới hạn hiện tại

- Tăng năng suất và hiệu quả sử dụng thiết bị là nguyên lý cơ bản của quản lý tàisản hiệu quả eAM Oracle cho phép quản lý các phương tiện phối hợp các yêucầu bảo trì với yêu cầu trong hoạt động tổng thể eAM Oracle giúp OHSUtránh ngừng sử dụng thiết bị mà không có kế hoạch, lịch trình yêu cầu bảodưỡng, và giảm số lượng và chi phí sửa chữa thiết bị bằng cách cải thiện chấtlượng bảo dưỡng tổng thể

- eAM Oracle cho phép OHSU đáp ứng yêu cầu tuân thủ quy định an toàn nhàxưởng bằng cách hỗ trợ lập kế hoạch nhiệm vụ đồng thời, và giúp các nhà quản

lý lựa chọn các nhân viên có tay nghề và đã được chứng nhận để hoàn thànhcông việc bảo trì cần thiết Ngoài ra, phần quản lý chứng từ của eAM Oraclecung cấp cách thức dễ dàng để sử dụng thư viện cho các tài liệu có tính an toànnhư vật liệu nguy hiểm, bản vẽ, quy cách kỹ thuật và các tờ MSDS (đây là mộttính năng tiềm năng mà chưa được nhắm mục tiêu trong phạm vi thực hiện banđầu)

- eAM Oracle hoàn toàn tích hợp với các ứng dụng tài chính và chuỗi cung ứngOracle khác như: Inventory, Property Management, General Ledger, AccountsReceivables, Fixed Assets, iProcurement, Projects, Grants Accounting and core

HR (như cài đặt đã chia sẻ) Tích hợp độc đáo này để mở rộng ứng dụng doanhnghiệp cải thiện hiệu quả tổ chức tổng thể

III Phạm vi triển khai

Khi xem xét các mục tiêu triển khai của OHSU với IMPAC, phạm vi sau đây đượcxác định để đảm bảo các chuyển giao cần thiết là đáp ứng cho việc triển khai thành công

Phạm vi dự án OHSU

Dưới đây là phạm vi sơ bộ của việc triển khai eAM Oracle tại OHSU:

- Tiến hành các hoạt động phân tích và mô tả lại quy trình doanh nghiệp quản lýtài sản hiện tại

- Thu thập yêu cầu và tiến hành phân tích lỗ hổng chủ yếu với Nhóm thiết bị vàNhóm thu thập yêu cầu khách hàng, cũng như các bộ phận khác bị ảnh hưởngbởi việc triển khai eAM

Trang 8

- Mô tả lại các quy trình doanh nghiệp quản lý tài sản từ dự án eAM.

- Cấu hình OHSU’s Oracle eBusiness để kết hợp chức năng với eAM

- Xem xét và phân tích các tùy chỉnh eAM có liên quan được phát hiện trongphân tích lỗ hổng

- Đánh giá các báo cáo từ eAM và phát triển các báo cáo tùy biến để đáp ứngnhu cầu kinh doanh

- Tiến hành thử nghiệm người dùng và thử nghiệm tích hợp

- Quản lý điểm tích hợp các module khác thông qua các cuộc họp trưởng nhóm

- Tiến hành gửi đánh giá trực tiếp để phát triển và phổ biến các bài học kinhnghiệm

- Đào tạo tất cả các nhân viên và khách hàng có liên quan để sử dụng eAM theocác quy trình kinh doanh sửa đổi

Chi phí dự án

Bảng dưới đây tóm tắt phê duyệt ngân sách của OHSU và các chi tiết từ khi cóvăn bản điều lệ này Ngân sách này được dựa trên các chức năng, phương pháp tiếp cận,giả định, phụ thuộc và rủi ro như đã nêu trong tài liệu này

Dịch vụ chuyên nghiệp (nguồn IMPAC) 130.000

Các khoản tiền lương (OHSU / ITG)

Chuyên gia phân tích kinh doanh 50.000Chuyên gia phát triển Oracle 50.000Chuyên gia phát triển Oracle (thuê mới) 90.000Lao động hợp đồng

Nguồn Phòng chức năng thiết bị 52.800Nguồn Phòng chức năng kiểm kê 20.000Nguồn Phòng chức năng TBD 20.000

Tổng các khoản chi ban đầu 412.800 Chi phí hoạt động (FY07)

Các thiết bị nhỏ - cầm tay 60.000Đào tạo – thời gian 1 tuần 10.000

Tổng chi phí hoạt động 70.000

IV Phương pháp tiếp cận triển khai

Nhóm dự án cũng sẽ thực hiện theo phương pháp SDLC để triển khai cho OHSU,trong đó bao gồm các giai đoạn sau đây: Lập kế hoạch (Plan), Thiết kế (Design), Xâydựng (Build) và triển khai (Deploy), kết hợp với phương pháp ứng dụng thương mại điện

tử Oracle đã được kiểm chứng của IMPAC Mỗi giai đoạn làm việc nhóm dự án tập trungvào kết quả, như mô tả dưới đây

Các chuyển giao của dự án

Được chuyển giao với báo cáo này là một kế hoạch dự án cho việc triển khaieAM Vui lòng tham khảo kế hoạch dự án cho các chuyển giao chi tiết (Phần phụ lục)

Trang 9

Một phương pháp tiếp cận OHSU/IMPAC phối hợp cho ra các mốc quan trọng(milestone) của dự án eAM như sau:

Phạm vi dự án được phê duyệt bởi Ban điều hành OHSU 06/9/2006

Hoàn thành cài đặt (sẵn sàng cho cấu hình) 01/9/2006

Hoàn thành phân tích các hoạt động 30/9/2006

Hoàn thành cấu hình ban đầu (Sẵn sàng cho CRP1) 12/1/2007

Hoàn thành cấu hình cơ bản và mapping các yêu cầu doanh

Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu ban đầu (Sẵn sàng cho CRP2) 01/1/2007

Hoàn thành đào tạo người dùng end-user (Nhân viên và khách

Hoàn thành thử nghiệm chấp nhận cuối cùng 06/4/2007

Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu cuối cùng 30/4/2007

- Việc thay đổi quản lý thuộc trách nhiệm của OHSU

- Các nguồn lực OHSU sẽ được chuyển giao phù hợp cho dự án eAM theo nhucầu ngân sách

- Các tùy chọn tối thiểu đến zero sẽ là đích ngắm của dự án eAM

- Bộ phận quản lý thiết bị sẽ phải truy cập vào quy trình kinh doanh của họ đểtận dụng các chức năng cần thiết trong mô-đun eAM

- Việc chuyển đổi dữ liệu của ISIS sẽ được giới hạn đến đơn hàng mở hiện tại

- Nhân sự IMPAC sẽ được chỉ định cho những người có kinh nghiệm phù hợptriển khai eAM

- Dự án sẽ được thực hiện tại văn phòng OHSU ở Portland, Oregon

- Phòng quản lý thiết bị và nhóm ITG OHSU sẽ cung cấp quản lý tổng thể cáchoạt động phát triển, bao gồm cả giải quyết vấn đề và chấp nhận các chuyểngiao chính thức

- Phòng quản lý thiết bị OHSU sẽ tuân thủ các chức năng ứng dụng tiêu chuẩn ởmức độ cao nhất có thể, và thực hiện một phân tích chi phí - lợi ích nghiêm túctrước khi phát triển bất kỳ tùy chỉnh nào

- Phòng quản lý thiết bị OHSU sẽ chuẩn bị tài liệu hướng dẫn người sử dụngtheo các yêu cầu tùy chỉnh

- OHSU và IMPAC đồng ý rằng thời gian dôi ra từ việc hoàn thành sớm nhiệm

vụ nào đó sẽ được dành cho các nhiệm vụ khác được xác định

- OHSU sẽ sao lưu các biến môi trường cần thiết để giảm thiểu thiệt hại do hệthống hay ứng dụng thất bại

Trang 10

- OHSU ITG sẽ cấp phép hoặc mua tất cả các ứng dụng và phần mềm phát triểnthích hợp cần thiết để hoàn thành triển khai này.

- OHSU đào tạo hiểu biết cho nhân viên về các chức năng kinh doanh của hệthống được phát triển, và sẽ chịu trách nhiệm xác định các quy trình vận hành,thuật toán, các tính toán phức tạp, và quá trình logic chức năng

- Phòng quản lý thiết bị OHSU sẽ chịu trách nhiệm thẩm tra tất cả dữ liệuchuyển đổi