Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Outlook Express docx

• Bình thường, để chuyển trạng thái một bức thư chưa đọc sang một bức thư đ được đọc, bạn chỉ cần nhấn chuột vào bức thư đó rồi đợi trong vịng vi giy Do động tác nhấn chuột vào thư có ng

BẢNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK EXPRESS

Bứơc 1 : Sử dụng biểu tượng

Hoặc chọn Start/Programe/ Outlook Express

Bứơc 2 : Trường hợp chưa được tạo mail trong hệ thống mạng Công ty, ta thao tác :

- Bấm chọn menu Tools / Accounts

- Chọn Bảng Mail

o Bấm nut Add

o Bấm nut Mail

- Nhập vào ô Display name : Họ và tên của người sử dụng máy (bằng chữ in)

- Bấm chọn nut Next

- Nhập tên E-mail address cá nhân (đã được Tổ QLMTTNB cung cấp)

- Bấm nut Next

- Nhập 02 dòng SABETRANJSC.COM vào bảng E-mail Server Names

- Bấm nut Next

- Nhập mật mã đã được Tổ QLMTTNB cung cấp (có thể yêu cầu Tổ QLMTTNB thay đổi mật mã theo ý muốn)

- Bấm chọn nut Next

- Bấm nut Finish để kết thúc

- Bấm nut Close để thoát khỏi tiến trình

Bứơc 3 : Sử dụng các chức năng trong Account

A MENU NGANG

 Create Mail : biên sọan mail mới gửi đi

 Chức năng Attchment s ử d ụng khi cần đính kèm tập tin theo mail:

> bấm nut “ Attach“ để đính kèm tập tin

=== > bấm biểu tượng “ Send “ để gửi

 Send / recv : gửi / nhận mail

B MENU DỌC ( được sử dụng như trong www.mail.yahoo.com)

1 Inbox : số lượng mail đang có

2 Outbox : số lượng mail đã gửi đi

3 Send Item : gửi mail

4 Delete Item : xóa mail (thực ra được lưu tại “ Draft “)

5 Draft : xóa sạch nội dung (đã xoá của “ Delete Item “)



TI N TRÌNH G I HO C NH N MAIL ! Ế Ử Ặ Ậ

G I HO C NH N MAIL CÓ L I ! Ử Ặ Ậ Ỗ

THAM KHẢO THM HDSD OUTLOOK EXPRESS

• Để tiến hành đặt cờ cho thư, thao tác như sau:

o Nhấn chuột vào bức thư cần đánh dấu trong thư mục Inbox

o Nhấn chuột vào menu Message, chọn chức năng Flag Message

Hình 1

1 Chức năng đặt cờ đánh dấu thư

Hình 2

1 Bức thư sau khi được đặt cờ đánh dấu

Để gỡ bỏ cờ đánh dấu khỏi một bức thư

• Nhấn chuột vào bức thư có đánh dấu cờ, sau đó di chuyển chuột lên chọn menu Message

• Nhấn chuột vào mục Flag Message trong menu đó để gỡ bỏ cờ cho bức thư

Hình 3

1 Gỡ bỏ cờ cho bức thư

Ch ý: Cng l cc chức năng đánh dấu thư quan trọng nhưng biểu tượng dấu chấm than màu đỏ xác định đó là thư quan trọng, có độ ưu tiên cao… được thiết đặt do phía người gửi đánh dấu Cịn biểu tượng đặt lá cờ đánh dấu thư quan trọng là do bạn (phía người nhận) quyết định

Đánh dấu một thư là chưa đọc hay đ đọc

Để đánh dấu một thư như là chưa đọc

Đôi khi bạn cũng cần đánh dấu một bức thư nào đó như là mình chưa đọc bức thư này (cho dù là bạn đ đọc bức thư đó rồi, và bức thư đó đang có biểu tượng chiếc phong bì đ được mở) Để làm điều này, bạn làm như sau:

• Nhấn chuột phải vào bức thư cần đánh dấu, chọn Mark as Unread

Hình 4

1 Đánh dấu thư như là chưa đọc

Để đánh dấu một bức thư là đ đọc

• Có bạn sẽ hỏi, tại sao phải đánh dấu một bức thư là thư đ đọc? Câu trả lời là: có rất nhiều

lý do để làm chuyện này, tuỳ thuộc vào mục tiêu của người sử dụng Giả sử như, bức thư

đó bạn đ đọc ở trên Server thông qua webmail rồi và bây giờ bức thư được tải về

Outlook, bạn không cần phải đọc lại nữa và bạn cũng không muốn nó được đánh dấu là chưa đọc để đỡ nhầm với những thư thực sự chưa đọc khác Như vậy, bức thư đó cần được đánh dấu là đ đọc

• Bình thường, để chuyển trạng thái một bức thư chưa đọc sang một bức thư đ được đọc, bạn chỉ cần nhấn chuột vào bức thư đó rồi đợi trong vịng vi giy (Do động tác nhấn chuột vào thư có nghĩa là chọn đọc bức thư đó) Tuy nhiên, trong trường hợp bạn cần đánh dấu

một số lượng nhiều hơn 2 bức thư là thư đ đọc, bạn cần lựa chọn các bức thư cần đánh dấu, nhấn chuột phải, chọn Mark as Read

• Bạn nhấn chuột vào bức thư có biểu tượng tệp tin đính đính kèm, biểu tượng đính kèm

đó sẽ hiện ra to hơn (vùng đánh dấu) Nhấn chuột vào biểu tượng này, tên của tệp tin đính kèm sẽ hiện ra Bạn tiếp tục nhấn vào tên tệp tin này

Hình 6

1 Truy xuất đến tệp tin đính kèm

• Một cửa sổ hiện ra, bạn có thể lựa chọn chức năng mở tệp tin đính kèm bằng cách chọn mục Open it

1 Lựa chọn mở tệp tin đính kèm

Cch 2:

• Bạn có thể mở tệp tin đính kèm bằng cách nhấn đúp chuột vào bức thư có biểu tượng tệp tin đính kèm, một cửa sổ mới sẽ hiện ra chứa nội dung bức thư và tệp tin đính kèm đó (hình minh hoạ)

Hình 8

1 Lựa chọn mở tệp tin đính kèm, cch 2

• Để mở tệp tin đính kèm trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào tệp tin đó,

hệ điều hành sẽ tự động tìm phần mềm ph hợp để mở tệp tin đó ra hoặc thực thi tệp tin

đó nếu đó là tệp tin thực thi được (có đuôi exe - executable)

Để sao lưu tệp tin đính kèm vào máy tính

• Cch 1:

o Giống như cách 1 của mở tệp tin đính kèm, tuy nhiên khi có cửa sổ yêu cầu hiện

ra, bạn nhấn chuột lựa chọn mục Save it (hình 5.1.3.1 )

• Cch 2:

o Nhấn chuột chọn bức thư có tệp tin đính kèm

o Nhấn chuột vo menu File và chọn Save Attachments Nếu thư có nhiều hơn một tệp tin đính kèm hộp thoại Save Attachments sẽ xuất hiện và cho phép bạn chọn những tệp tin muốn lưu lại

o Chọn cc tệp tin theo yu cầu v nhấn chuột vo nt OK

o Hộp thoại Save Attachment hoặc Save All Attachments sẽ xuất hiện Chọn thư mục muốn lưu và nhấn chuột vào nút Save

o Nhấn chuột vào nút Close để đóng hộp thoại Save Attachments

Hình 9

1 Lựa chọn sao lưu tệp tin đính kèm, cách 2

Gửi thư trả lời

Dùng chức năng trả lời thư người gửi (reply to sender) và trả lời tất cả (reply to all)

Để trả lời một bức thư

• Trong thư mục Inbox, chọn bức thư mà bạn muốn trả lời

• Nhấn chuột vào biểu tượng Reply trên thanh cơng cụ (hình minh hoạ)

Hình 10

1 Chức năng trả lời thư

• Bạn sẽ thấy địa chỉ của người gửi thư cho bạn lúc này đ được tự động điền vào mục To (Gửi tới), tiêu đề bức thư người đó gửi cho bạn cũng được tự động điền vào mục Subject (tiêu đề), nhưng trước đó có chữ Re:, có nghĩa là Trả lời cho nội dung …(Re là viết tắt của chữ Reply - Trả lời)

Hình 11

1 Mn hình viết thư trả lời, mục To và Subject đ được tự động điền vào

• Sau khi g nội dung trả lời, bạn cĩ thể nhấn chuột vo nt Send trn thanh cơng cụ của hộp thoại Message để gửi thư đi

Nhận xét: Chức năng Reply giúp bạn có thể nhanh chóng trả lời cho người gửi thư cho mình m nhiều khi khơng cần quan tm họ cĩ địa chỉ mail như thế nào do chức năng tự động điền địa chỉ người gửi vào phần người sẽ nhận Ngoài ra, việc tiêu đề bức thư trả lời giữ nguyên tiêu đề thư

• Bạn nhận được một bức thư, không những gửi cho bạn mà cịn gửi cho nhiều người khác nữa (ví dụ như một bức thư nhắc nhở cả nhóm cần hoàn thành công việc) Bạn muốn trả lời lại người gửi, đồng thời muốn cho cả những người mà đ được nhắc nhở biết thông tin trả lời của bạn, bạn nhấn vo nt Reply to all

Hình 12

1 Bạn muốn trả lời cho cả những người được gửi kèm

• Hộp thoại soạn thư trả lời sẽ hiện ra, giống như cửa sổ Reply, nhưng khác ở chỗ là phần người nhận sẽ hiện tất cả những người có liên quan đến bức thư đó Bạn tiếp tục g vo nội dung thư của bạn và nhấn chuột vào nút Send trên thanh công cụ của hộp thoại Message

để gửi đi

Hình 13

1 Bức thư sẽ được gửi đến tất cả những người liên quan

Trả lời có kèm thêm thư gốc, không kèm thêm thư gốc

• Trong chức năng trả lời thư, theo mặc định, nội dung lá thư gốc luôn hiện ra phía dưới cửa sổ soạn thư trả lời để giúp người trả lời có thể trích dẫn những thông tin mà người gửi hỏi để từ đó trả lời sát với nội dung thảo luận Nội dung thư gốc thường đi sau chữ -Original Message -, hoặc chữ Sender wrote that (người gửi viết rằng)

• Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập chức năng mặc định cho các bức thư trả lời là có kèm nội dung thư gốc hay không, cách thức thiết đặt như sau:

Để đặt chức năng trả lời có kèm theo hoặc không kèm theo nội dung thư gốc

• Mở thư mục Inbox

• Nhấn chuột vo menu Tools và chọn Options để hiển thị hộp thoại Options

Hình 14

1 Chọn mục Options trong menu Tools

• Hộp thoại Options sẽ hiện ra, chọn mục Send như hình minh hoạ

Hình 15

1 Chọn mục Send trong cửa sổ Options

• Chọn Include message in reply (có chứa nội dung thư gốc)

• Chọn Reply to message using the format which they were sent (Sử dụng lại định dạng của thư đ từng gửi cho mình)

Gửi thư

Khởi tạo một bức thư mới

Hình 16

1 Chức năng soạn mới một bức thư

• Một cửa sổ sẽ hiện ra, sẵn sàng đợi bạn nhập liệu các thông số cho bức thư mới

Hình 17

1 Cửa sổ soạn mới một bức thư

Điền một địa chỉ thư vào trường ‘To…’

Để chỉ r người nhận thư là ai

• G địa trực tiếp chỉ email của người nhận vào hộp địa chỉ To…:

Hình 18

1 G địa chỉ email người nhận vào mục To

• Bạn cũng có thể lựa chọn địa chỉ bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng quyển sổ ở cạnh nút To… để sử dụng chức năng chọn tn trong danh mục (Select Names)

Sử dụng hộp thoại Select Receipients

• Nhấn chuột vào nút To để mở hộp thoại Select Receipients

• Chọn tên người nhận từ trong danh sách Sau đó quyết định sẽ gửi thư cho những ai bằng cách chọn tên người đó và nhấn vào nút To -> để chuyển sang phần gửi tương ứng

• Tiếp tục lặp lại các thao tác như trên để có thể gửi thư cho nhiều người

• Nhấn chuột vào nút OK để đóng hộp thoại Select Receipientsvà quay lại cửa sổ Message

Gửi bản sao của thư theo hình thức CC

• G vo mục To địa chỉ bạn muốn gửi chính, mục CC địa chỉ của người cũng sẽ nhận được nội dung bức thư này

Hình 20

1 Gửi thư cho người mục To và đồng gửi công khai cho người ở mục CC

• Trong ví dụ trên, bức thư sẽ được gửi tới cả hai địa chỉ và cả hai người này đều biết rằng ngoài mình ra, người kia cũng nhận được bức thư có nội dung tương tự

Gửi bản sao của thư theo hình thức BCC

• Thao tác giống như hình thức CC, chỉ khc l người được điền địa chỉ trong mục BCC sẽ không bị những người khác biết rằng lá thư này cũng đồng thời gửi cho người đó

Hình 21

1 Phối hợp chức năng gửi công khai và gửi ẩn

• Trong ví dụ trên, bức thư sẽ được gửi tới cả ba địa chỉ, tuy nhiên, 2 người trên không biết rằng ngoài mình ra, thư cịn được chuyển đến cả Ton That Nhat Khanh

Thêm tiêu đề vào trường chủ đề thư ‘Subject’

Để đặt chủ đề (tiêu đề) cho bức thư

Bạn cần nhớ lại cc quy tắc x giao trn mạng: Viết tiu đề thư ngắn gọn, súc tích, chỉ nêu ý chính cần trao đổi và nội dung này được bạn g vo mục Subject

Để kiểm tra lỗi chính tả (tiếng Anh) của bức thư

• Nhấn chuột vo vng ký tự của cửa sổ Message

• Nhấn chuột vo menu Tools v chọn Spelling hoặc nhấn phím F7 để kiểm tra chính tả bức thư của bạn Nếu Outlook gặp phải một từ sai chính tả thì hộp thoại Spelling sẽ hiện ra

Hình 23

1 Kiểm tra chính tả cho bức thư đang soạn

• Từ sai chính tả sẽ được hiển thị trong hộp văn bản Not in Dictionary Danh sách

Suggestions hiển thị những gợi ý sửa lỗi

Hình 24

1 Từ Helo sai, Outlook gợi ý bạn chuyển thnh một trong những từ phía dưới

Chọn từ gợi ý trong danh sch của Suggestions hoặc g một từ vo hộp văn bản Change to

• Ignore: Bỏ qua từ đó, cho dù không có trong từ điển nhưng đó là do dụng ý người viết

• Ignore All: Từ sau trở đi, cứ gặp từ đó là bỏ qua

• Change: Thay thế từ mắc lỗi chính tả bằng từ trong hộp văn bản Change to

• Change All: Thay thế toàn bộ các từ như thế thành từ trong hộp văn bản Change to

• Add: Thêm từ trong hộp văn bản Not in Dictionary vào trong từ điển

• Khi qu trình kiểm tra chính tả hồn tất, hộp thoại dưới đây sẽ hiện ra Nhấn chuột vào nút

OK hoặc nhấn Enter để thoát ra

Hình 25

1 Kiểm tra chính tả cho bức thư đang soạn

Đính kèm tệp tin vào thư

Để đính kèm một tệp tin vào bức thư đang soạn

• Ngồi nội dung thơng tin g trong thư, đôi khi bạn cịn muốn gửi thm những tệp tin khc, như văn bản Word, bảng tính Excel, bài hát, đoạn phim…Việc đính kèm các tệp tin l khơng giới hạn về thể loại, cịn số lượng các tệp tin được đính kèm thì tuỳ thuộc vo từng

Hình 26

1 Chức năng gửi tệp tin đính kèm

• Hộp thoại Insert Attachment hiện ra Cần chọn tệp tin nào muốn đính kèm vào vào bức thư, bạn nhấn chuột chọn tệp tin đó rồi nhấn Attach (hình minh hoạ)

Hình 27

1 Chọn tệp tin sẽ đính kèm rồi nhấn Attach

Gửi thư với các mức ưu tiên cao /thấp

Để thiết lập mức ưu tiên cho bức thư sắp gửi

• Đôi khi, bạn muốn báo cho người nhận hoặc hệ thống chuyển thư biết rằng đây là một bức thư quan trọng hoặc bình thường thôi, hoặc không quan trọng lắm… bạn cần phải thiết lập mức ưu tiên cho bức thư đó để người nhận hoặc hệ thống chuyển thư có thể dễ dàng nhận ra điều này để từ đó có những quyết định hợp lý

• Nhấn chuột vào menu Message trên thanh công cụ, chọn Set Piority (thiết đặt mức ưu tiên) rồi chọn một trong 3 mức ưu tiên

Hình 28

1 Chọn mức ưu tiên cao cho bức thư đang chuẩn bị gửi

Gửi thư theo một danh sách

Để gửi thư cho một danh sách người nhận

• Trường hợp trả lời thư:

o Nếu bức thư đó từ một gửi cho nhiều người và bạn cũng nằm trong số nhận được, bạn nhấn chuột vào biểu tượng Reply All

Hình 29

o và câu trả lời của bạn sẽ được chuyển tới người gửi và tất cả những người đ từng nhận được thư trước đó

• Trường hợp soạn mới một bức thư

o Bạn có thể lần lượt điền địa chỉ thư của những người sẽ nhận bức thư này vào mục To (cách nhau bằng dấu chấm phảy) hoặc vào mục CC (đồng gửi)

Hình 30

1 Điền danh sách những người sẽ nhận thư vào mục To hoặc CC

Forward (chuyển tiếp) một thư

Đôi khi, bạn nhận được một bức thư, sau đó bạn muốn người khác cũng đọc được bức thư này Như vậy, bạn cần phải chuyển tiếp bức thư sang người đó

Để chuyển tiếp một bức thư

• Chọn bức thư mà bạn muốn chuyển tiếp;

• Nhấn chuột vào biểu tượng Forward trên thanh công cụ

Hình 31

1 Bạn cần chuyển tiếp bức thư này

• Hộp thoại chuyển tiếp thư sẽ hiện ra

• G địa chỉ của người mà bạn muốn chuyển tiếp vào mục To hoặc nhấn nút To và lựa chọn

từ hộp thoại Select Names

• Bạn cĩ thể g thm vo nội dung thư cho người được chuyển tiếp biết những ý kiến của bạn khi chuyển l thư này

• Sau đó, bạn nhấn Send để gửi thư đi

Thao tc chọn một từ trong cửa sổ soạn thảo (3 cch)

• Nhấn chuột vào chữ cái đầu (hoặc cuối) của từ đó, giữ và kéo chuột đến hết từ cần lựa chọn Nhả tay ra

Thao tc chọn một dịng trong cửa sổ soạn thảo

• Cch nhanh nhất: Nhấn chuột 3 lần lin tiếp vo dịng cần lựa chọn

Thao tc chọn tất cả cc ký tự trong cửa sổ soạn thảo

• Nhấn Ctrl + A hoặc sử dụng lệnh Select All trong menu Edit

Sao chép, di chuyển một phần văn bản trong nội dung thư hay tới một thư khác

Thao tc sao chp cc ký tự từ một bức thư vào bộ nhớ đệm của HĐH (Clipboard)

• Trong cửa sổ chứa bức thư, chọn ký tự m bạn muốn sao chp vo Clipboard

• Rồi thực hiện một trong 3 cch sau

o Nhấn Ctrl +C

o Hoặc từ menu Edit, chọn Copy

o Hoặc nhấn luôn vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ chuẩn

Hình 33

1 Đánh dấu các ký tự rồi sao chép vo Clipboard

Thao tc dn ký tự từ Clipboard vo một bức thư

• Bạn nhấn chuột vào nơi cần dán trong thư, để con trỏ chuột nhấp nháy ở đó

• Rồi thực hiện một trong 3 cch sau:

o Từ menu Edit, chọn Paste (dn)

o Hoặc nhấn Ctrl + V

o Hoặc sử dụng biểu tượng Paste trn thanh cơng cụ

• Khi ấy nội dung của Clipboard sẽ được dán vào bức thư

Hình 34

1 Dán nội dung từ Clipboard vào trong văn bản

Thao tc sao chp ký tự từ một thư này vào một thư khc

• Tương tự như các cách thức đ trình by ở trn, trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự m bạn muốn sao chp rồi nhấn Ctrl + C

• Mở bức thư mà bạn muốn dán nội dung của Clipboard vào đó, định vị điểm chèn trong bức thư đó rồi nhấn Ctrl + V

Thao tc cắt ký tự từ một bức thư

• Trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự m bạn muốn cắt vo Clipboard

• Từ menu Edit, chọn Cut

• Hoặc nhấn Ctrl + X

• Hoặc sử dụng biểu tượng Cut trn thanh cơng cụ chuẩn

Thao tc di chuyển ký tự từ một bức thư này đến một bức thư khác

• Trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự m bạn muốn di chuyển

• Nhấn Ctrl + X

• Mở bức thư mà bạn muốn dán nội dung của Clipboard vào đó, định vị điểm chèn trong bức thư đó rồi nhấn Ctrl + V

Sao chép một phần từ văn bản khác vào bức thư

Thao tc sao chp ký tự từ một ứng dụng vo một bức thư

• Mở ứng dụng (ví dụ Word) v chọn ký tự m bạn muốn copy vo bức thư, nhấn Ctrl + C;

• Hiển thị bức thư mà bạn muốn dán nội dung của Clipboard vào đó, định vị điểm chèn trong bức thư đó rồi nhấn Ctrl + V

Xố cc ký tự trong một bức thư

Thao tc xố ký tự trong một bức thư

• Trong cửa sổ soạn thư, chọn ký tự m bạn muốn xố rồi nhấn Delete

Thao tc xố ký tự ở bn tri con trỏ

• Nhấn phím Backspace để xoá ký tự ở bn tri con trỏ

Thao tc xố ký tự ở bn phải con trỏ

• Nhấn phím Delete để xoá ký tự ở bn phải con trỏ

Gỡ một tệp gắn kèm khỏi thư

Thao tác gỡ một tệp tin gắn kèm khỏi bức thư

• Mở bức thư có chứa tệp tin gắn kèm mà bạn muốn xoá

• Cc biểu tượng xuất hiện ở đáy cửa sổ hiển thị thư sẽ thể hiện các tệp tin được gắn kèm

• Nhấn chuột vo tệp m bạn muốn xố rồi nhấn phím Delete