TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 1/164 TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ VIỄN THÔNG VIETTEL TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CỘNG ĐỒNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪ

Trang 1

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 1/164

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ VIỄN THÔNG VIETTEL

TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CỘNG ĐỒNG

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE

HỒ CHÍ MINH, THÁNG 05/2014

Trang 2

MỤC LỤC

TỔNG THỂ ỨNG DỤNG 6

1 HỆ THỐNG WEBSITE (WEB) 6

2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE (CLIENT) 6

A QUẢN LÝ MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE 7

1 ĐỔI MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE 7

2 QUÊN MẬT KHẨU ONLINE 8

B NẠP TIỀN, TRẢ CƯỚC PHÍ 8

1 NẠP TIỀN VÀO TÀI KHOẢN 8

2 XEM LỊCH SỬ GIAO DỊCH 11

3 TRẢ PHÍ THUÊ BAO 13

C HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CỬA HÀNG TỪ XA QUA WEBSITE 15

1 Cấu hình chi nhánh, kho 15

1.1 Chi nhánh: 15

1.2 Kho 17

2 Quản lý bán hàng 18

2.1 Bán hàng 18

2.2 Kho hàng 21

D HƯỚNG DẪN NHẮN TIN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 26

1 THÊM DANH SÁCH KHÁCH HÀNG 26

2 GỬI SMS 34

Trang 3

2.1 Gửi SMS cho nhóm đã tạo 34

2.1 Gửi SMS từ file excel 37

3 THỐNG KÊ 43

E CẤU HÌNH THÔNG TIN TÀI KHOẢN 46

1 THIẾT LẬP THÔNG TIN CHUNG 46

2 THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN 47

3 THIẾT LẬP TÀI KHOẢN 52

F HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG 54

I TỔNG QUAN 54

II CHI TIẾT TÍNH NĂNG 61

1 RESET MẬT KHẨU PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE 61

2 THIẾT LẬP 64

1.1 NHÓM SẢN PHẨM 64

1.2 SẢN PHẨM 69

1.3 DANH SÁCH KHO 73

1.4 IN TEM SẢN PHẨM 77

1.5 ĐƠN VỊ TÍNH 82

1.6 TÀI KHOẢN 83

1.7 THÔNG TIN HÓA ĐƠN 87

1.8 TEM SẢN PHẨM 90

1.9 THIẾT LẬP MÁY IN 93

1.10 THIẾT LẬP CHUNG 95

Trang 4

3 KHÁCH HÀNG 97

3.1 Nhóm khách hàng 97

3.2 KHÁCH HÀNG 99

4 KHO 103

2.1 NHẬP MUA 103

2.2 NHẬP TRẢ HÀNG 108

2.3 ĐIỂU CHUYỂN 111

2.4 XUẤT TRẢ HÀNG 114

2.5 KIỂM KÊ 117

5 BÁN HÀNG 122

6 BÁO CÁO 129

4.1 BÁN HÀNG THEO HÓA ĐƠN 129

4.2 NHẬT KÝ BÁN HÀNG 132

4.3 CÔNG NỢ 133

4.4 BÁN HÀNG THEO SẢN PHẨM 138

4.5 BÁN HÀNG THEO THỜI GIAN 139

4.6 BÁN HÀNG THEO NHÂN VIÊN 140

4.7 TỒN KHO 141

4.8 NHẬP XUẤT TỒN 142

4.9 NHẬP KHO 143

4.10 XUẤT KHO 144

4.11 LỢI NHUẬN THEO SẢN PHẨM 145

Trang 5

4.12 LỢI NHUẬN THEO HÓA ĐƠN 146

7 TIỀN 147

5.1 THU CHI 147

5.2 KẾT CA 155

5.3 LỊCH SỬ KẾT CA 160

5.4 ĐIỀU CHỈNH TIỀN TRONG KÉT 163

Trang 6

TỔNG THỂ ỨNG DỤNG

Hai phân hệ chính của dịch vụ Shop.ONE: Hệ thống website (Web) và Phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE (Client)

1 HỆ THỐNG WEBSITE (WEB)

Hệ thống website cho phép các chủ cửa hàng:

Các tính năng có thể thực hiện trên web:

2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE (CLIENT)

Được thiết kế rất đơn giản và tiện dụng, phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE - cài đặt trên máy tính tại cửa hàng - giúp

chủ cửa hàng quản lý chi tiết tình hình kinh doanh và thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng hiệu quả, cụ thể:

Trang 7

A QUẢN LÝ MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE

1 ĐỔI MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE

Trang 8

2 QUÊN MẬT KHẨU ONLINE

cho khách hàng

- Phí: 500 Đ/ SMS

B NẠP TIỀN, TRẢ CƯỚC PHÍ

1 NẠP TIỀN VÀO TÀI KHOẢN

Chức năng này dùng để nạp tiền vào tài khoản của chủ địa điểm (nạp qua thẻ cào) để đảm bảo số dư có thể sử dụng dịch

Trang 10

B3: mua thẻ cào của mạng

Viettel, điền đầy đủ thông

tin bao gồm:

 Số seri: Là số seri in trên

thẻ cào Viettel

 Mã thẻ Viettel: Là mã thẻ

cào phía dưới lớp tráng bạc

 Mã kiểm tra: Chủ địa điểm

điền đúng theo mã captcha

hiển thị ngay phía dưới

địa điểm sẽ nhận được thêm

tiền vào số dư tài khoản

Lưu ý: dịch vụ không hỗ

trợ lấy lại tiền đã nạp vào

hệ thống

Trang 12

B2: chọn OK File excel lịch

sử giao dịch sẽ được tải về

máy tính chủ địa điểm

Trang 15

C HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CỬA HÀNG TỪ XA QUA WEBSITE

1 Cấu hình chi nhánh, kho

Trang 16

B3: Nhập thông tin chi

nhánh  Lưu lại

Lưu ý: chỉ có gói ShopM

và ShopL mới được thêm

mới chi nhánh

Trang 19

B2: chọn loại báo cáo muốn

xem trong danh mục báo

cáo bên tay trái

Trang 20

B4: Chọn Xem Nếu muốn

xuất báo cáo, chọn Xuất

Excel

Trang 21

2.2 Kho hàng

Giúp doanh nghiệp quản lý xuất nhập tồn kho mọi lúc mọi nơi

Điều chuyển kho

B1: Chọn Menu Kho hàng

B2: Chọn Điều chuyển

kho

Trang 23

trong kho xuất = 0 thì sau

khi nhấn Enter, thông tin về

Trang 24

Báo cáo kho

B1: Chọn Menu Kho hàng

B2: Chọn Báo cáo kho 

chọn loại báo cáo muốn

xem trong danh mục báo

cáo bên tay trái

Trang 25

B3: điền vào các thông tin

cần lọc tương ứng Ví dụ:

để xem báo Tồn kho, có thể

lọc theo các thông tin: mã

sản phẩm, Tên sản phẩm,

Kho, Nhóm, thời gian tồn

kho

Trang 26

D HƯỚNG DẪN NHẮN TIN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

1 THÊM DANH SÁCH KHÁCH HÀNG

Bước 1: Download template mẫu

B4: Chọn Xem Nếu muốn

xuất báo cáo, chọn Xuất

Excel

B1: Chọn Khách hàng

Trang 30

B3: Nhập Tên nhóm, Ghi

chú  Chọn Thêm mới

B4: Nhóm vừa tạo sẽ xuất

hiện trong bảng Danh sách

nhóm

Trang 32

công, số lượng thất bại,

nguyên nhân Chủ địa điểm

có thể click vào Xem danh

sách thêm thất bại để xem

danh sách các thông tin

khách hàng đã không thể

cập nhật lên hệ thống

Trang 35

 Tiêu đề: Tên của chương trình do chủ địa điểm đặt tên (VD : Khuyến mãi ngày 02/09/2013)

 Số hiển thị trên máy người nhận: Là SĐT hiển thị khi tin nhắn gửi đi

 Nội dung: Là nội dung SMS mà chủ địa điểm muốn gửi đi Chủ địa điểm nhập nội dung bằng tiếng Việt không dấu

 Thời gian áp dụng: Từ ngày/tới ngày Đây là khoảng thời gian áp dụng KM của chủ địa điểm, code KM chỉ có giá trị

trong khoảng thời gian này Chủ địa điểm nhấn vào biểu tượng lịch để lựa chọn thời gian

 Lưu nội dung trên làm mẫu: Lưu nội dung tin nhắn vừa nhập làm mẫu để sử dụng sau này

 Ngày gửi/ Gửi tin nhắn vào thời điểm: Là ngày mà chủ địa điểm muốn gửi thông báo Chủ địa điểm nhấn vào biểu

tượng lịch để lựa chọn thời gian

 Loại chương trình: Thông báo hoặc Khuyến mãi Khuyến mãi sẽ có kèm mã code trong nội dung tin nhắn

B3: Tạo nội dung

Trang 37

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 37/164 2.1 Gửi SMS từ file excel

B5: Chọn Xác nhận

B1: Chọn Gửi SMS

Trang 39

 Cột SĐT, Nội dung là bắt buộc nhập, các cột khác có thể bỏ trống

 SĐT nhập vào có thể bỏ số "0" ở đầu, hoặc thay số "0" bằng "84" Ví

dụ: bạn có thể nhập 0979999999 hoặc 979999999 hoặc 84979999999

 Không thay đổi định dạng của file template Nếu chép dữ liệu từ file

khác sang, lưu ý khi dán chọn "Paste Special"

Trang 40

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 40/164 B5: Chọn lại Gửi SMS từ

file excel

Trang 41

 Số hiển thị trên máy người nhận: Là SĐT hiển thị khi tin nhắn gửi đi

 Ngày gửi: Là ngày mà chủ địa điểm muốn gửi thông báo Chủ địa điểm

nhấn vào biểu tượng lịch để lựa chọn thời gian

 Chọn file excel: Ấn Browse, chọn file excel vừa cập nhật ở Bước 4

Trang 42

B7: Chọn Gửi SMS cho số

hợp lệ

B8: Chọn Xác nhận

Trang 43

3 THỐNG KÊ

Từ thanh Menu chính của chương trình, tab Chăm sóc khách hàng, chọn Gửi SMS, chọn Thống kê

 Danh sách chương trình đã thực hiện

Danh sách chương trình đã thực hiện là nơi lưu trữ thông tin về các đợt gửi tin thông báo mà chủ địa điểm đã thực hiện

B1: Chọn Gửi SMS  Chọn

Thống kê

Trang 44

B2: Chọn Tên chương

trình cần xem thống kê

Trang 46

E CẤU HÌNH THÔNG TIN TÀI KHOẢN

1 THIẾT LẬP THÔNG TIN CHUNG

Hỗ trợ chủ địa điểm thay đổi các thông tin đã điền khi đăng ký tài khoản

B1: Chọn Cấu hình

B2: Chọn Thông tin chung

B3: Thay đổi thông tin 

Chọn Xác nhận

Trang 47

2 THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN

Hỗ trợ chủ cửa hàng thiết lập SĐT nhận tin nhắn doanh thu và SĐT gửi tin nhắn Chăm sóc khách hàng

- Tin nhắn doanh thu: hỗ trợ thêm SĐT nhận tin nhắn doanh thu từ hệ thống

Chủ địa điểm có thể tùy chỉnh số lần và thời điểm nhận tin trong ngày

Hiện tại dịch vụ chỉ hỗ trợ thêm 1 SĐT nhận tin nhắn doanh thu cho 1 địa điểm

Đồi với SĐT gửi tin:

 Hiện tại dịch vụ chỉ hỗ trợ thêm 5 SĐT nhắn Chăm sóc khách hàng và không hỗ trợ xóa / sửa SĐT đã đăng ký

 Sau khi nhắn tin xác thực, 15' sau SĐT vừa thêm mới xuất hiện trong mục gửi tin

Đồi với Brandname gửi tin:

 Phí khai báo và phí duy trì Brandname được tạm thu khi đăng ký và sẽ hoàn lại nếu bị từ chối

 Phí khai báo Brandname: Viettel (0 VNĐ), Mobifone (0 VNĐ), Vinaphone (50.000 VNĐ)

 Phí duy trì Brandname (hàng tháng): Viettel (0 VNĐ), Mobifone (0 VNĐ), Vinaphone (50.000 VNĐ)

 Brandname có thể sử dụng sau 60 phút kể từ lúc được phê duyệt

B3: Màn hình sẽ hiện

thông báo cập nhật thành

công

Trang 48

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 48/164 B1: Chọn Cấu hình

Trang 49

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 49/164 B2: Chọn Tin nhắn

Trang 50

B3: Tại mục Tin nhắn

doanh thu, thêm SĐT 

Tùy chỉnh thời gian và số

Lưu ý: bỏ qua bước này

nếu chỉ cần gửi tin

bằng đầu số mặc định

của dịch vụ

0979709898

Trang 51

1 SĐT/ Brandname đăng ký gửi tin phải thuộc sở hữu của

chủ cửa hàng Chủ cửa hàng phải chịu trách nhiệm cho mọi

khiếu nại và vấn đề phát sinh do dùng số không thuộc sở

hữu của mình

2 Nếu đăng ký SĐT gửi tin, sau bước 5, hệ thống sẽ gửi tin

nhắn về SĐT vừa đăng ký, yêu cầu chủ cửa hàng nhắn tin xác

nhận, cú pháp tin nhắn là DK SHOPONE gửi 6000 (500

đ/SMS) Nếu cú pháp xác nhận thành công, SĐT sẽ được

hiển thị trong phần Tin nhắn CSKH và đánh dấu “Đã nhắn tin

xác nhận” Nhưng 15' sau SĐT vừa thêm mới xuất hiện trong

mục Gửi SMS

3 Brandname có thể sử dụng sau 60 phút kể từ lúc được phê

duyệt.

Trang 52

3 THIẾT LẬP TÀI KHOẢN

Hỗ trợ chủ địa điểm tạo và quản lý các tài khoản có quyền đăng nhập để thao tác trên hệ thống

B1: Chọn Cấu hình

B2: Chọn Tài khoản

Trang 55

thông tin tem sản

phẩm, hóa đơn, máy in

- Hỗ trợ tạo và quản lý tài

khoản đăng nhập phần

mềm

Trang 56

Kho: hỗ trợ quản lý đơn

giản nhưng hiệu quả với

đầy đủ quy trình từ Nhập

mua, Trả hàng, Điều

chuyển đến Kiểm kê

Trang 57

khi kết nối Internet gián

đoạn Dữ liệu sẽ được tự

động đồng bộ khi Internet

kết nối trở lại

Trang 58

cái nhìn toàn diện về

hiệu quả kinh doanh, chi

tiết đến từng sản phẩm,

hóa đơn, nhân viên

- Quản lý kho hiệu quả

thông qua các Báo cáo

Tồn kho, Nhập/ Xuất

kho

Trang 59

Tiền: Hỗ trợ quản lý nguồn

tiền lưu chuyển giữa các ca

trực bán hàng của nhân

viên

Trang 60

Khách hàng: Hỗ trợ quản

lý thông tin khách hàng

hiệu quả

Trang 61

II CHI TIẾT TÍNH NĂNG

1 RESET MẬT KHẨU PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE

Được dùng khi khách hàng quên mật khẩu đăng nhập Phần mềm Quản lý cửa hàng Shop.ONE

Trang 65

B1: Chọn Thiết lập 

Danh sách  Nhóm sản

phẩm

Trang 67

B3: Mở file excel vừa

download, nhập thông tin

Tên nhóm, Mã nhóm

Trang 71

mã sản phẩm, tên sản

phẩm, mã nhóm, giá nhập,

giá bán lẻ, giá bán sỉ

Trang 72

B4: Chọn Nhập từ Excel

 Chọn file excel ở bước 3

 Chọn OK

Trang 73

1.3 DANH SÁCH KHO

Giúp quản lý danh sách các kho của cửa hàng, cửa hàng của bạn để hàng ở bao nhiêu kho hãy tạo trên phần mềm bấy nhiêu kho tương ứng

Trang 74

Danh sách  Danh sách

kho

Trang 75

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 75/164 B2: Chọn Thêm mới

Trang 76

Số điện thoại không bắt

buộc)  Chọn Lưu lại

- Nếu cửa hàng có nhiều

kho, bạn phải chọn 1 kho

làm kho bán, khi xuất

bán hoặc nhập trả hàng,

sản phẩm sẽ xuất/

chuyển từ kho này.

Trang 77

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 77/164 1.4 IN TEM SẢN PHẨM

Giúp thiết kế các tem sản phẩm kèm mã vạch, giá bán để dán lên sản phẩm

Trang 78

Danh sách  In tem sản

phẩm

Trang 80

B3: Chọn Thiết lập  Điều

chỉnh loại giấy, khổ giấy, lề

giấy  Chọn Lưu

Trang 81

Lưu ý: kiểm tra kết nối với

máy in trước khi sử dụng

chứ năng này (tham khảo

thêm phần Thiết lập máy

in)

Trang 82

1.5 ĐƠN VỊ TÍNH

Danh sách  Đơn vị tính

Trang 83

thêm  Chọn Lưu lại

Sau khi đã khai báo đơn vị

chung, đánh dấu  vào ô

Hiển thị đơn vị tính của

sản phẩm

Trang 84

Trang 85

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 85/164 B1: Chọn Thiết lập 

Danh sách  Tài khoản

Trang 86

B2: Chọn Thêm mới 

nhập tài khoản, tên, nhóm,

mật khẩu  Chọn Lưu lại

Lưu ý:

 Thu ngân: chỉ có

thể tiến hành các thao

tác: bán hàng, nhập trả

hàng, kết ca, xem báo

cáo bán hàng theo hóa

đơn, tồn kho

 Admin: tiến hành

được tất cả các thao tác

Trang 87

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 87/164 1.7 THÔNG TIN HÓA ĐƠN

Giúp thiết lập các thông tin chi tiết về địa điểm để in trên hóa đơn

Trang 89

B2: Nhập các thông tin: Tên

cửa hàng, Địa chỉ, Điện

thoại, Ghi chú  Chọn Lưu

lại

Trang 90

1.8 TEM SẢN PHẨM

Giúp tùy chỉnh thiết kế tem sản phẩm, địa điểm có thể chọn các thông số hiển thị trên tem (tên công ty/ nhãn hàng, tên

sản phẩm, giá) (Tham khảo thêm mục In tem sản phẩm)

Thiết kế mặc định của 1 tem sản phẩm:

Trang 91

Thiết lập Hệ thống 

Thiết lập tem sản phẩm

Trang 92

B2: Tùy chỉnh các thông số

Trang 93

Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 93/164 1.9 THIẾT LẬP MÁY IN

Giúp kết nối phần mềm với máy in để in hóa đơn, in báo cáo

Trang 96

sản phẩm trong hóa đơn

- Cho phép thay đổi giá bán

Trang 100

thông tin còn lại (Họ và

Tên, địa chỉ, email, giới

tính…) để thể thêm vào để

tiện cho việc quản lý và

chăm sóc  Chọn Lưu lại

để hoàn tất

Trang 101

B2-2: Có thể Chọn Nhập từ

Excel để thêm nhiều

Khách hàng cùng lúc 

Chọn Lấy file mẫu

khách hàng: Số điện thoại,

nhóm Các thông tin còn lại

(Họ và Tên, địa chỉ, email,

giới tính…) để thể thêm vào

để tiện cho việc quản lý và

chăm sóc

Định dạng
Số trang	164
Dung lượng	13,57 MB