Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ doc

Để thêm kiểu văn bản vào một loại văn bản thì chọn Nút lệnh như trong hình vẽ, màn hình sẽ hiện sư sau:... Để chọn các kiểu văn bản cần add thì chúng ta chỉ việc check ô check box bên cạ

WEBOFFICE 2010 MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN

Hà nội, năm 2010

1 Giới thiệu.

Chức năng: Quản lý văn bản và quá trình cán bộ Xử lý văn bản Các loại văn bản cần quản lý

là: văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, hồ sơ văn bản

2 Hướng dẫn sử dụng.

2.1 Quản lý các Danh mục của phân hệ

2.1.1 Loại văn bản.

Chọn chức năng Danh mục ở Menu bên trái của phân hệ, Màn hình sẽ hiển thị như sau

Để thêm kiểu văn bản vào một loại văn bản thì chọn Nút lệnh như trong hình vẽ, màn hình sẽ

hiện sư sau:

Để chọn các kiểu văn bản cần add thì chúng ta chỉ việc check ô check box bên cạnh, nếu muốn chọn tất cả thì chọn nút màu xám trên cùng như hình vẽ, sau khi chọn xong thực hiện lệnh cập nhật để lưu lại những thay đổi

2.1.2 Kiểu văn bản.

Để thêm mới một kiểu văn bản chúng ta chọn chức năng thêm mới trong tab Kiểu văn bản như hình vẽ

Để sửa một kiểu văn bản chọn bút chì trong ô chức năng của kiểu đó, tương tự với lệnh xóa

Các mũi tên hướng lên và xuống để sắp xếp thứ tự hiển thị của các kiểu văn bản

Màn hình thêm mới một kiểu văn bản khi chọn lệnh thêm mới như sau:

Chọn lệnh Cập nhật để lưu lại kiểu văn bản vừa khai báo

2.1.3 Trạng thái

Trạng thái của các văn bản Để thêm mới một trạng thái chọn lệnh thêm mới trong tab Trạng thái như hình vẽ

2.1.4 Cơ quan ban hành văn bản đến

Là các cơ quan gửi văn bản, công văn, … đến đến văn phòng của đơn vị Để thêm mới một cơ quan ban hành văn bản đến thì chúng ta chọn lệnh thêm mới như hình vẽ

2.1.4 Cơ quan ban hành văn bản đi

Cơ quan ban hành văn bản đi chính là đơn vị (UBND), hoặc các cơ quan, sở ban ngành trực thuộc

2.2 Phân quyền

Chọn chức năng phân quyền từ menu trái của phân hệ

Phân hệ quản lý văn bản gồm các quyền hạn sau:

- Quyền quản trị: là quyền thao tác cao nhất đối với phân hệ

- Chức vụ Thêm văn bản: Là những nhóm cán bộ có chức vụ đó sẽ có quyền thêm một văn bản vào hệ thống khi có văn bản đến hoặc đi

- Chức vụ nhận ý kiến phân phối: là những nhóm cán bộ, lãnh đạo sẽ nhận được các ý kiến phân phối văn bản khi mà có ý kiến xin phân phối

- Chức vụ xin ý kiến phân phối: là những nhóm cán bộ có quyền gửi thông tin xin ý kiến tới lãnh đạo hoặc cán bộ có quyền nhận ý kiến phân phối

- Chức vụ phân phối: là những nhóm cán bộ có quyền phân phối văn bản khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, phân tới những bộ phận, phòng ban nào để xử lý văn bản

- Chức vụ thêm công việc:

- Chức vụ theo dõi:

3 Văn bản đến

Chọn Văn bản đến từ menu trái của phân hệ:

Tại đây sẽ lưu trữ toàn bộ các văn bản đến của cơ quan, Người quản trị có thể thêm mới văn bản, sửa, xóa văn bản và xem chi tiết một văn bản

3.1 Thêm mới văn bản đến

Sau khi khai báo tất cả các thuộc tính của văn bản, chọn nút cập nhật (hình vẽ) để lưu lại thông tin về văn bản

3.2 Chi tiết một văn bản

Từ màn hình danh sách các văn bản đến chọn một văn bản cần xem bằng cách chọn tên hoặc số ký hiệu văn bản

Trên màn hình chi tiết chúng ta có thể sửa thông tin văn bản bằng cách chọn lệnh sửa văn bản

Lệnh xin ý kiến phân phối sẽ được hiển thị với những cán bộ đã được cấp quyền xin ý kiến cán bộ

Để xin ý kiến phân phối, chọn lệnh “Xin ý kiến phân phối” màn hình như sau:

Ý kiến sẽ được gửi tới lãnh đạo được chọn ở phía dưới Khi đó lãnh đạo sẽ phản hồi lại ý kiến của cán bộ

Để phản hồi lại ý kiến lãnh đạo chọn lệnh Phản hồi ở dưới phần ý kiến

Sau khi lãnh đạo cho ý kiến thì cán bộ có nhiệm vụ phân phối văn bản sẽ thực hiện theo chỉ thị của lãnh đạo

3.3 Phân phối văn bản

Sau khi có ý kiến của lãnh đạo về việc xử lý văn bản, cán bộ phân phối văn bản sẽ thực hiện nhiệm vụ phân phối văn bản theo ý kiến của lãnh đạo (hình vẽ)

Màn hình phân phối văn bản như sau:

Sau khi chọn phòng ban tham gia xử lý, người chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý thì chọn lệnh Cập nhật để gửi tới các phòng ban và đơn vị tham gia xử lý

4 Văn bản đi

Là các văn bản của cơ quan gửi đi cho các cơ quan khác, hoặc các cơ quan trực thuộc

Để thêm mới một văn bản đi thì người dùng phải có quyền thêm văn bản

Chọn lệnh thêm mới trong mục văn bản đi để thêm mới văn bản

Sau khi khai báo tất cả các thông tin về văn bản, thì chọn lệnh cập nhật để lưu lại văn bản này

Để xin ý kiến phân phối văn bản, hoặc phân phối văn bản thì phải chọn văn bản đó để xem thông tin và thực hiện xử lý văn bản như hình trên

Xin ý kiến phân phối

Phân phối văn bản

5 Báo cáo

5.1 Văn bản đến

Thống kê số lượng văn bản trong mỗi loại, hỗ trợ xuất ra dạng file Excel hoặc file FDF

Sau khi có được danh sách thống kê, chúng ta có thể lựa chọn xuất ra dạng Excel hoặc dạng file PDF

5.2 Văn bản đi

Tương tự như văn bản đến

6 Hồ sơ văn bản

6.1 Hồ sơ hiện hành

Là một dạng tệp hồ sơ bao gồm nhiều văn bản đến hoặc văn bản đi đang trong quá trình xử lý Giúp cho việc quản lý văn bản một cách thuận lợi nhất

Chọn chức năng thêm mới để tạo mới một hồ sơ.

Khai báo thông tin về hồ sơ và lưu lại thông tin hồ sơ đó

Để thêm một văn bản vào hồ sơ vừa tạo, chọn tên hồ sơ để xem thông tin hồ sơ, và thực hiện thêm văn bản vào hồ sơ

Chọn chức năng thêm văn bản để thêm văn bản vào hồ sơ vừa khởi tạo Khi đó sẽ mở ra một màn hình tìm kiếm, cho phép tìm kiếm và chọn nhiều văn bản chuyển vào hồ sơ cùng một lúc

Chọn Chuyển vào hồ sơ để kết thúc công việc thêm văn bản vào hồ sơ.

6.2 Hồ sơ đã kết thúc

Là hồ sơ đã được đóng lại để lưu trữ tại cơ quan phục vụ cho quá trình tra cứu tài liệu

Để thêm mới một hồ sơ kết thúc cũng tương tự như hồ sơ hiện hành