Quy chế trả lương, thưởng phòng kinh doanh

- Hoàn thiện hồ sơ quyết toán với khách hàng; Theo dõi, đôn đốc việc thu hồi công nợ với các hợp đồng với khách hàng do phòng trực tiếp triển khai thực hiện.. Cách thức tổ chức, thực hiệ

CỒNG TY CỔ PHẦN ……….

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG PHÒNG KINH DOANH Mã số: Lần sửa đổi:

THÀNH PHẦN CHỦ TRÌ SOẠN THẢO :

Chữ ký: Chữ ký:

Chức vụ:

Đơn vị:

Chức vụ:

Đơn vị:

THÀNH PHẦN THAM GIA XEM XÉT:

1

2

3

NGƯỜI PHÊ DUYỆT:

Chữ ký:

Họ và tên:

Chức vụ:

THEO DÕI SỬA ĐỔI VĂN BẢN :

LẦN

SỬA

NGÀY

SỬA

01

MỤC LỤC

I Hệ thống tổ chức, quản lý 2

1 Chức năng, nhiệm vụ 2

2 Cơ cấu tổ chức 2

3 Cách thức tổ chức, thực hiện công việc 3

3.1 Quy trình thực hiện công việc 3

3.2 Quy định báo cáo tiến độ công việc 3

II Quy định tiền lương, chế độ, chính sách 4

1 Chế độ chung 4

2 Chế độ thưởng theo kết quả kinh doanh (doanh số) 5

2.1 Căn cứ xác định tiền thưởng 5

2.2 Cách thức tính thưởng theo doanh số 6

3 Chi phí hỗ trợ triển khai hợp đồng 8

4 Kỳ trả thưởng và chi phí hỗ trợ khai thác, thực hiện dự án 10

III Kết luận 10

PHỤ LỤC 11

Phụ lục1 Bản đánh giá kết quả thực hiện công việc 11

Phụ lục 2 Bảng xếp loại lương cứng (lương theo hợp đồng lao động) 16

Phụ lục 3 Mẫu tổng hợp kết quả kinh doanh 17

Phụ lục 4 Thí dụ minh họa 17

Phụ lục 5 Mô tả công việc 19

A TRƯỞNG PHÒNG 19

B PHÓ PHÒNG KINH DOANH 23

C NHÂN VIÊN KINH DOANH 28

D NHÂN VIÊN MARKETING - PR 32

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG PHÒNG KINH DOANH

I Hệ thống tổ chức, quản lý

1 Chức năng, nhiệm vụ

a) Chức năng

- Nghiên cứu, phân tích thị trường, tìm kiếm khách hàng trong các lĩnh vực: Đào tạo cho tổ chức, đào tạo theo dự án; dịch vụ tổ chức sự kiện; tư vấn đấu thầu; tư vấn quản lý và ISO; tư vấn pháp lý

- Chủ trì triển khai các dịch vụ tư vấn đào tạo, dịch vụ tổ chức sự kiện theo yêu cầu của khách hàng

- Chủ trì công tác Marketing của Công ty

b) Nhiệm vụ

- Nghiên cứu thị trường trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty: đào tạo cho tổ chức, dự án, dịch vụ tổ chức sự kiện, tư vấn đấu thầu, tư vấn quản lý ISO, tư vấn pháp lý và nghiên cứu thị trường tiềm năng trong các lĩnh vực dịch vụ đang có nhu cầu đang tìm kiếm

- Tìm kiếm, trao đổi, gặp gỡ đối tác và khách hàng trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh,

- Phối hợp với các bộ phận chuyên môn nhằm giải đáp các nội dung liên quan đến các dịch vụ

tư vấn của Công ty hiệu quả

- Chủ trì triển khai thực hiện dịch vụ đào đào với khách hàng là tổ chức Công ty

- Chủ trì triển khai thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện theo yêu cầu của khách hàng

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo/ khóa đào tạo tổng thể trên cơ sở hợp đồng với khách hàng tổ chức đã ký kết trình lãnh đạo phê duyệt

- Phối hợp với Viện đào tạo và phát triển quản lý Davilaw tổ chức các khóa đào tạo với khách hàng là các tổ chức, cơ quan; Chịu trách nhiệm chủ trì triển khai tổ chức lớp học với các khóa đào tạo của đối tượng khách hàng tổ chức, cơ quan

- Chủ trì công tác Marketing của Công ty

- Hoàn thiện hồ sơ quyết toán với khách hàng; Theo dõi, đôn đốc việc thu hồi công nợ với các hợp đồng với khách hàng do phòng trực tiếp triển khai thực hiện

- Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng của Phòng

- Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực hoạt động của Phòng theo các quy định hiện hành của Công ty

- Thực hiện các công việc khác khi được Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc

2 Cơ cấu tổ chức

a) Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức của phòng kinh doanh:

Trưởng phòng

b) Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí

- Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí được quy định cụ thể trong phụ lục 1

3 Cách thức tổ chức, thực hiện công việc

3.1 Quy trình thực hiện công việc

- Quy trình thực hiện công việc được thực hiện theo Quy trình dịch vụ khách hàng

QT.DVL.05

3.2 Quy định báo cáo tiến độ công việc

TT Loại báo

cáo

Người thực hiện

1 Báo cáo

quý, năm

Trưởng phòng

- Báo cáo tổng hợp doanh số thực đạt của CBCNV vào ngày

5 hàng tháng

Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo cho Tổng giám đốc về công tác:

- Tổng hợp doanh số thực đạt của CBCNV hàng tháng (phụ lục 3)

NV marketing - PR Phó phòng

NV kinh doanh NV chăm sóc KH

TT Loại báo

cáo

Người thực hiện

- Báo cáo quý vào ngày 10 tháng đầu tiên của quý tiếp theo

- Báo cáo năm vào ngày 10 tháng 12 của năm

- Tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của phòng hàng quý

- Lập kế hoạch kinh doanh

- Tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của năm và kế hoạch cho năm tới

Trưởng phòng có trách nhiệm gửi báo cáo doanh số thực đạt của CBCNV hàng tháng cho Trưởng phòng tổng hợp vào ngày 5 hàng tháng để tính thưởng

2 Báo cáo

tháng

CBCNV 5 hàng tháng CBCNV trong phòng có trách nhiệm báo cáo cho

Trưởng phòng (Quản lý trực tiếp) về công tác:

- Kết quả thực hiện công việc trong tháng theo mẫu KPIs, đánh giá kết quả thực hiện công việc

3 Giao ban Trưởng

phòng và CBCNV

Đột suất Giao ban theo yêu cầu của Trưởng phòng nhằm thảo

luận, trao đổi các vấn đề liên quan đến công việc

II Quy định tiền lương, chế độ, chính sách

1 Chế độ chung

Các chính sách tiền lương, thưởng thực hiện theo Quyết định số 1111/QĐ-DVL về Quy định

phân phối, chi trả tiền lương được ban hành sửa đổi ngày 11/11/2015 Cụ thể nêu rõ cách tính

lương cơ bản và cách thức xếp loại đánh giá kết quả thực hiện công việc như sau:

a) Lương theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động:

Dựa trên khung lương tại phụ lục 2 để xếp lương khi tuyển dụng nhân viên mới

b) Lương cơ bản hàng tháng:

Lương cơ bản hàng tháng được thanh toán chậm nhất vào ngày 15 của tháng tiếp theo và được tính dựa trên bảng phân chia lương và bảng xếp loại đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân được gửi về phòng nhân sự ngày 5 hàng tháng

Bảng phân chia lương.

TT Lương theo thỏa thuận hợp đồng lao động Ghi chú

1 Lương cố định Lương trách nhiệm:

Đánh giá dựa trên KPIs hàng tháng

Biểu mẫu KPIs theo Phụ lục 1

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A trúng tuyển vị trí Nhân viên kinh doanh tại Công ty và bắt đầu làm việc từ ngày 01/11/2015, Ông A được xếp lương dựa trên khung lương tại Phụ lục 2 và thỏa thuận lương với người lao động là mức lương 4.000.000/tháng

Kết thúc 1 tháng làm việc, Ông Nguyễn Văn A được xếp loại B2 (theo mẫu KPIs tại Phụ lục 3) tương ứng với hệ số hoàn thành là 1.05

Giả sử Ông Nguyễn Văn A đi làm đủ công, như vậy lương cơ bản thực nhận tháng 11 của ông Nguyễn Văn A là : 70%*4,000,000 + 30% * 4,000,000 *1.05 = 4,060,000 vnđ

2 Chế độ thưởng theo kết quả kinh doanh (doanh số)

2.1 Căn cứ xác định tiền thưởng

a) Chỉ tiêu kinh doanh

Chỉ tiêu kinh doanh được xây dựng dựa trên đề xuất hàng quý/năm của Trưởng phòng kinh doanh khi được sự phê duyệt của Tổng Giám Đốc

Chỉ tiêu kinh doanh được xem xét, điều chỉnh hàng quý/năm nhằm phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Công ty

Biểu 1 Bảng chỉ tiêu kinh doanh trong tháng:

2 Phó Phòng 50

b) Tỷ lệ thực hiện chỉ tiêu

Tỷ lệ thực hiện chỉ tiêu bằng doanh số thực đạt của tháng/ chỉ tiêu kinh doanh theo tháng

c) Tỷ lệ chi trả

Dựa trên tỷ lệ thực hiện chỉ tiêu, Phòng nhân sự phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng

tỷ lệ chi trả tiền thưởng trình Tổng giám đốc phê duyệt làm căn cứ tính lương

Biểu 2 Tỷ lệ chi trả

TT Tỷ lệ thực hiện chỉ tiêu Tỷ lệ chi trả

Đạt doanh số, đạt chỉ tiêu(hi) Vượt chỉ tiêu (ei)

2.2 Cách thức tính thưởng theo doanh số

Tiền thưởng của CBCNV phòng kinh doanh được tính như sau:

1 Áp dụng

Chỉ áp dụng cho trường hợp doanh số thực đạt trong tháng lớn hơn 0 và nhỏ hơn chỉ tiêu kinh

doanh

Chỉ áp dụng cho trường hợp doanh số thực đạt bằng hoặc lớn hơn chỉ tiêu kinh doanh

Chỉ áp dụng cho trường hợp doanh số thực đạt lớn hơn chỉ

tiêu kinh doanh

3 Giải thích

Hướng dẫn

- Lds: Tiền thưởng đạt doanh số

- Lđ: Tiền thưởng đạt chỉ tiêu

- Lv: Tiền thưởng vượt chỉ tiêu

- Dti: Doanh số thực đạt hàng tháng

- Dki: Chỉ tiêu doanh số

- hi: Tỷ lệ chi trả cho đạt doanh số và đạt chỉ tiêu

- Ei: Tỷ lệ chi trả cho vượt chỉ tiêu

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A giữ chức vụ nhân viên kinh doanh tại Công ty CP sở hữu trí tuệ

Davilaw

Căn cứ theo bảng 1 Chỉ tiêu kinh doanh của ông A được được giao trong tháng là 40.000.000 vnđ

Doanh số thực đạt của ông A trong tháng 10 là: 20.000.000 vnđ

Tiền thưởng của ông A được tính như sau:

TT Họ và tên Vị trí Chỉ tiêu Kết quả

đạt được

Tỷ lệ hoàn thành

Tiền thưởng Đạt doanh số

Đạt chỉ tiêu

Vượt chỉ tiêu

Tổng

1 Nguyễn Văn A NVKD 40,000,000 20,000,000 50% 240,000 0 0 240,000

3 Chi phí hỗ trợ triển khai hợp đồng

Ngoài tiền thưởng, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh được thanh toán chi phí hỗ trợ cho việc khai thác, thực hiện triển khai hợp đồng bao gồm các hoạt động về: Chi phí Marketing (quảng bá hình ảnh, sản phẩm công ty, chi phí truyền thông…), chi phí quan hệ khách hàng (gặp

gỡ xây dựng quan hệ khách hàng), chi phí cho các bộ phận/ cá nhân khác cùng tham gia triển khai, thực hiện hợp đồng

+ Các chi phí marketing, truyền thông như in tờ rơi, hoạt động public quảng bá hình ảnh, sản phẩm công ty, chi phí quảng cáo trên các phương tiện truyền thông … được thanh toán tạm ứng dựa trên kế hoạch marketing, truyền thông của Phòng kinh doanh

+ Chi phí cho việc quan hệ khách hàng, chi phí cho các bộ phận/ cá nhân khác cùng tham gia khai thác, triển khai hợp đồng bao gồm:

- Chi phí quan hệ khách hàng: Dành cho nhóm/ cá nhân khai thác, được thanh toán tạm ứng dựa trên kế hoạch chăm sóc khách hàng/ feedback lại khách hàng

- Chi phí hỗ trợ: Dành cho nhóm/ cá nhân hỗ trợ thực hiện

Ví dụ, Nhân viên phòng đấu thầu hỗ trợ cho phòng kinh doanh trong việc gặp gỡ, trao đổi khách hàng trong nội dung chuyên môn để chốt hợp đồng

- Chi phí thực hiện hợp đồng: Dành cho nhóm/ cá nhân thực hiện hợp đồng/ dự án

Chi phí hỗ trợ triển khai hợp đồng được phân chia cụ thể theo bảng sau:

tính chi phí hỗ trợ dự án

Tỷ lệ tính chi phí hỗ trợ dự án

Khai thác hợp đồng Thực hiện hợp

đồng Chủ

tịch Nhóm/ cá nhân tựkhai thác Nhóm/ cá nhânthực hiện

Nhóm/ cá nhân khai thác có sự

hỗ trợ từ

bộ phận/

cá nhân khác

Nhóm/

cá nhân

hỗ trợ

1 Lần đầu sử dụng dịch vụ

Công ty

20%

2 Khách hàng cũ sử dụng

dịch vụ mới của Công ty

15%

3 Khách hàng từ lần thứ 2 trở đi sử dụng cùng 1 sản

phẩm

10%

Chú ý: Riêng đối với nhóm/ cá nhân tự khai thác hợp đồng thì tỷ lệ phần trăm bằng (I) + (II).

Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Văn A thực hiện khai thác gói thầu tư vấn đấu thầu về “Mua sắm thiết

bị, vật tư” trị giá 20.000.000 vnđ (Hai mươi triệu đồng) với Tập đoàn Việt Vương Do yêu cầu về chuyên môn đấu thấu trong lĩnh vực mua sắm nên ông Nguyễn Văn A cần sự tham gia hỗ trợ của nhân viên Nguyễn Văn B - Mảng đấu thầu khi trao đổi, ký kết hợp đồng với Tập đoàn Việt Vương Vậy chi phí hỗ trợ khai thác dự án “Mua sắm thiết bị, vật tư” (giả sử Tập đoàn Việt Vương lần đầu sử dụng dịch vụ của Công ty) như sau:

- Doanh thu tính chi phí hỗ trợ khai thác dự án: 20%*10,000,000 = 4,000,000 vnđ

- Chi phí cho Nguyễn Văn A (phụ cấp khai thác dự án): = 3%*4,000,000= 120,000 vnđ;

- Chi phí cho Nguyễn Văn B (phụ cấp tham gia hỗ trợ): = 2%*4,000,000= 80,000 vnđ;

Sau khi ký kết hợp đồng, dự án đi vào hoạt động (giả sử tiền dự án đã được thanh toán đủ) thì nhóm/ cá nhân thực hiện hợp đồng được hưởng khoản chi phí (phụ cấp thực hiện dự án) là 25%*4,000,000=1,000,000VNĐ

=> Vậy tổng chi phí cho việc khai thác, thực hiện dự án này là 1,200,000 vnđ

4 Kỳ trả thưởng và chi phí hỗ trợ khai thác, thực hiện dự án.

Tháng thứ n thanh toán tiền thưởng và chi phí hỗ trợ khai thác, thực hiện dự án cho tháng thứ n-1

Tiền thưởng và chi phí hỗ trợ khai thác, thực hiện dự án được thanh toán theo tiến độ thanh toán của dự án

Ví dụ, Gói thầu A được ký kết ngày 15/10/2015 với giá trị gói thầu là 20,000,000 VNĐ Khách hàng thanh toán 15,000,000 đợt 1 và được chuyển vào tài khoản Công ty ngày 30/10/2015 Như vậy, Nhân viên sẽ được thanh toán tiền thưởng và chi phí hỗ trợ theo khoản tiền khách hàng đã thanh toán là 15,000,000 vào tháng 11/2015

III Kết luận

Vậy, tiền lương đối với nhân viên thuộc phòng kinh doanh gồm các khoản sau:

Lương cơ bản: Lương cứng + lương trách nhiệm thực hiện công việc (theo mục 1.II)

Tiền thưởng theo doanh số (theo mục 2.II)

Chi phí (phụ cấp) hỗ trợ khai thác hợp đồng/ dự án (theo mục 3.III)

Và các khoản phụ cấp, tiền lễ, tết… theo quy định của Công ty

PHỤ LỤC

Phụ lục1 Bản đánh giá kết quả thực hiện công việc

BẢN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Tiền lương cơ bản theo hợp đồng

Giai đoạn đánh giá

Từ ngày: ……….đến ngày …………

Quản lý trực tiếp: Lê Thị Hương Chức vụ: Trưởng phòng

Hướng dẫn chấm điểm các

tiêu chí:

từ 0 đến dưới 1- Không hoàn thành công việc được giao;

từ 1 đến dưới 2- Chưa đạt, cần cố gắng hơn;

từ 2 đến dưới 3- Hoàn thành

từ 3 đến dưới 4- Tốt;

từ 4 đến dưới 5- Xuất sắc

I MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC ĐẶT RA CHO

GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ

Công việc được giao Khối lượng công việc đã thực

hiện

NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TỰ

ĐÁNH GIÁ (40%)

QUẢN LÝ TRỰC TIẾP ĐÁNH GIÁ (60%) Đánh giá chất lượng công việc

đã thực hiện Dẫn chứng

Điểm số 1-5 Nhận xét

II KỸ NĂNG, THÁI ĐỘ LÀM VIỆC VÀ Ý THỨC TUÂN THỦ/KỶ LUẬT

Người thực hiện công việc đánh giá

CBQL đánh giá

Nhận xét

Điểm số 1-5 Điểm số

1-5

KIẾN

THỨC &

KỸ NĂNG

1 Có đủ kiến thức để thực hiện công việc

2 Hoạch định công việc hợp lý, hiệu quả

3 Sáng tạo trong công việc

4 Xử lý thông tin kịp thời

5 Giao tiếp và quan hệ với khách hàng nội bộ & khách hàng bên ngoài

THÁI ĐỘ

LÀM

VIỆC

6.Chấp hành nội quy, quy chế của Công ty

7 Tinh thần trách nhiệm

8 Tinh thần đồng đội

9 Ý thức bảo mật các thông tin trong công việc (tối đa 3 điểm)

10 Ý thức phấn đấu, chuyên môn nghiệp vụ (tối đa 3 điểm)

11 Trung thực (tối đa 3 điểm)

RIÊNG

CHO CÁ

NHÂN CÓ

CHỨC

DANH

QUẢN LÝ

13 Hướng dẫn, kèm cặp nhân viên

14 Kiểm tra và đôn đốc

Phần II :

- Tổng số điểm trung bình đối với vị trí nhân viên: Cộng các điểm cho 11 tiêu chí và chia cho

11 tiêu chí đã đặt ra

- Tổng điểm trung bình đối với vị trí quản lý: Cộng các điểm cho 14 tiêu chí chung và chia cho

14 tiêu chí đặt ra

KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHUNG = ĐIỂM PHẦN I*70%+ ĐIỂM PHẦN II*30%

KẾT QUẢ THỰC NHẬN = 40% kết quả đánh giá chung của cá nhân + 60% kết quả đánh giá

chung của quản lý trực tiếp

PHẦN III: XẾP LOẠI NHÂN VIÊN

% thực đạt

Lương cơ bản thực nhận

1

Cách tính xếp loại dựa trên điểm thực nhận của từng cá nhân, là căn cứ tính lương cơ bản theo trách nhiệm và hiệu quả công việc

Lương cơ bản bao gồm: Lương cố định (chiếm 70%) và lương trách nhiệm (chiếm 30%)

Công thức tính lương cơ bản như sau:

Lcbtt = Lcb*70% + Lcb*30%*Hi

- Lcbtt: Lương cơ bản thực nhận hàng tháng

- Lcb: Lương cơ bản (lương cố định) theo hợp đồng lao động

- Hi: % hoàn thành công việc theo báo cáo kết quả thực hiện công việc hàng tháng

đánh giá Phần trăm thực đạt (Hi)

dưới 2.5

- Từ 1.5 điểm đến dưới 1.8 điểm: 60%

- Từ 1.8 đến dưới 2.2 điểm: 70%

- Từ 2.2 điểm đến dưới 2.5 điểm: 80%

dưới 3.5

- Từ 2.5 điểm đến dưới 2.8 điểm: 90%

- Từ 2.8 điểm đến dưới 3 điểm: 100%

- từ 3 điểm đến dưới 3.5 điểm: 110%

Trong đó: A Tốt, xuất sắcB Hoàn thànhC Chưa hoàn thành, cần cố gắngD.

Không hoàn thành

Ưu điểm:

Những mặt cần khắc phục, cố gắng hơn:

Các nhận xét khác:

Kế hoạch đào tạo, phát triển với những đề nghị cụ thể về chương trình đào tạo và dự kiến phân công/nâng cao trách nhiệm/thăng tiến trong tương lai:

IV NHẬN XÉT TỔNG THỂ CỦA LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ TRỰC TIẾP

Ưu điểm:

Những mặt cần khắc phục, cố gắng hơn:

Các nhận xét khác:

Kế hoạch đào tạo, phát triển với những đề nghị cụ thể về chương trình đào tạo và dự kiến phân công/nâng cao trách nhiệm/thăng tiến trong tương lai:

YÊU CẦU ĐẶT RA CHO NHÂN VIÊN TRONG GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ KẾ TIẾP

hàng Ví dụ: Tư vấn đấu thầu, iso…