Mét hÖ thèng vănb¶n thÓ hiÖn môc tiªu, s¶n phÈmcña dù ¸n, c¸c nhiÖm vôsÏ thùc hiÖn trong tõng giai ®o¹n cña kú kÕ ho¹ch, phƣ¬ng ¸n sö dông c¸c nguån lùc®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®ƣîc c¸c môc tiªu, ®¸p øng ®Çy ®ñ nhữngrμng buéc cña dù ¸nB¶n ®å ®ưêng ®i cña dù ¸n
Trang 1Chuyờn đề 4 LẬP Kấ HOẠCH DỰ ÁN
I Kế hoạch lμ gi? gi? μ gi?
Một hệ thống vănbản thể hiện mục tiêu, sản phẩmcủa dự án, các nhiệm vụsẽ thực hiện trong từng giai
đoạn của kỳ kế hoạch, phương án sử dụng các nguồn lựcđể đảm bảo thực hiện được các mục tiêu, đáp ứng đầy đủ nhữngr ng buộc của dự ánμng buộc của dự án Bản đồ đường đi của dự án
2 Tại sao phải lμ gi?ập kế hoạch dự án
Vỡ nó thể hiện ý đồ, mục tiêu vμ nội dung của dự án; nội dung của dự án;μng buộc của dự án
Kế hoạch chỉ rõ nhữngcông vμ nội dung của dự án;iệc, hoạt động cần tiến h nhμng buộc của dự án
Lμ μng buộc của dự án căn cứ để huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án
Lμ μng buộc của dự án căn cứ quan trọng cho vμ nội dung của dự án;iệc tổ chức thực hiện, chỉ đạo vμ nội dung của dự án; điều h nh thực hiện dự ánμng buộc của dự án μng buộc của dự án
Lμ μng buộc của dự án căn cứ để thiết lập các hỡnhthức kiểm tra, giám sát vμ nội dung của dự án; đánh giá vμ nội dung của dự án;iệc thực hiện dự ánμng buộc của dự án
3 Hậu quả của việc lμ gi?ập kế hoạch kém
- Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức trách, nhiệm vụ, thời gian cho từng công việc, );
- Thiếu căncứ để kiểm tra, giám sát;
- Khó chỉ đạo điều h nhμng buộc của dự án
- Không huy động được các nguồn lực cho dự án, nhất l nguồn lực t i chính; μng buộc của dự án μng buộc của dự án
- Không đảm bảo các r ng buộc về tiến độ, ngân sách v chất luợng kỹ thuật;μng buộc của dự án μng buộc của dự án
- Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với các đơn vị có liên quan
- Không thực hiện được mục tiêu, hoặc đạt ở mức thấp
4 Khi n o lμ gi?ập kế hoạch dự án μ gi?
KH to n bộ dự án: μ gi? Lập ngay sau khi dự án bắt đầu khởi động;
KH năm: Lập KH năm thứ nhất cùng với kế họach to n bộ dự án Lập KH của các nμng buộc của dự án ăm sau lập trước
15 -30 ng y khi bμng buộc của dự án ước sang năm sau
KH quý: Lập KH quý 1 của năm 1 cùng với KH dự án v KH nμng buộc của dự án ăm thứ nhất Lập KH các quý sau trước
15 -30 ng y khi bμng buộc của dự án ươc sang quý sau
6 Phương pháp chung lμ gi?ập kếhoạch
Nghiên cứu nhu cầu
Nghiên cứu khả năng đáp ứng nhu cầu
Đánh giá môi trường
Cân đối nhu cầu với khả năng đáp ứng
Quyết định kế hoạch
7 Các bướclμ gi?ập kế hoạch dự án
-Bớc 1: Xác định mục tiêu chung của dự án;
Trang 2-Bớc 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung của dự án th nh các mục tiêu trung hạn μng buộc của dự án
-Bớc 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn th nh các mục tiêu tác nghiệp (đầu ra cụ thể)μng buộc của dự án
-Bớc 4: Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được các đầu ra cụ thể
-Bớc 5: Xác định nhu cầu về các nguồn lực v việc kết hợp/huy động các đầu v o để thực hiện các μng buộc của dự án μng buộc của dự án họat động
-Bớc 6: Lên lịch trinh thực hiện các họat động v phân công trách nhiệm thực hiện v giám sát;μng buộc của dự án μng buộc của dự án
8 Căn cứ để lμ gi?ập kế hoạch dự án
-Văn kiện dự án
-Chính sách, luật pháp của nớc cộng ho XHCN Việt namμng buộc của dự án
-Những quy định của chính phủ nước t i trợμng buộc của dự án
-Môi trường (văn hoá của Việt nam )
-Khả năngvề các nguồn lực
-Các định mức kinh tế-kỹ thuật có liên quan tới dự án
-Các dự báo/ dự đoán
-v.v
9 Nội dung cần thể hiện
- Thời gian tiến h nh μng buộc của dự án
- Địa điểm tiến h nhμng buộc của dự án
- Các hoạt động từ khâu chuẩn bị, đến tổ chức thực hiện, kết thúc v phân công thực hiện (Kế μng buộc của dự án hoạch công tác)
- Kế hoạch chi tiêu
10 Kế hoạch công tác
-Kế hoạch công tác của dự án (theo định nghĩa của UNDP) chỉ ra những hoạt động n oμng buộc của dự án cần phải được thực hiện bởi ai, v o thời gian n oμng buộc của dự án μng buộc của dự án để tạo ra từng kết quả v to n bộ các kết quả cần thiết của dự án đểμng buộc của dự án μng buộc của dự án
đạt được từng mục tiêu của dự án
Trang 3122 Lập dự toán chi tiêu chodựán
-Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể hiện giá trị (bằng tiền) các yếu tố đầu v o cần thiết để thực μng buộc của dự án hiện các hoạt động của dự án trong kỳ kế hoạch
Dự toán chi tiêu cần lμ gi?ập gồm:
-Dự toán chi tiêu cho to n bộ dự án;μng buộc của dự án
-Dự toán chi tiêu cho từng đơn vị công tác;
-Dự toán chi tiêu cho từng năm của dự án;
-Dự toán chi tiêu cho từng quý của dự án
Trang 4CÁC CễNG CỤ SỬ DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN Lí DỰ ÁN
1 KỸ THUẬT PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CễNG VIỆC NHỎ (WORK BEAKDOWN STRUCTURE)
1 Thực chất:
L công cụ dùng để chia nhỏ nội dung công tác của dự án ra th nh các đơn vị công tác nhỏ hơn để μng buộc của dự án μng buộc của dự án phân công cho một trong các đơn vị tham gia thực hiện
2 Nguyờn tắc phõn chia dự ỏn thành cỏc cụng việc nhỏ
- Việc phân chia phải phản ánh rõ cách thức dự án sẽ được thực hiện như thế n o.μng buộc của dự án
- Đảm bảo tính độc lập tương đối của các đơn vị công tác nhỏ hơn đƣợc chia.
- Hỡnh th nh các cấp độ khác nhau tμng buộc của dự án ƣơng xứng với nhau
- Cấp độ phân chia phải hợp lý (không quá tỉ mẩn/ không quá khái quát)
3 Cácbớc tiến h nh μ gi? phõn CHIA DựáN TH NH CáC CôNG VIệC NHỏ μ gi?
Bớc 1: Chia dự án th nh các đơn vị công tác cấp 1:μng buộc của dự án
Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học về QLDA th nh:μng buộc của dự án
1.1 Chuẩn bị b i giảng;μng buộc của dự án
1.2 Chuẩn bị học viên;
1 3 Chuẩn bị t/c, vật chất;
1.4 Tổ chức khoá học;
Trang 5Bước 2: Chia các công việc cấp 1 th nh các đơn vị công tácμng buộc của dự án cấp 2,
Bước 3: Chia các công việc cấp 2 th nhμng buộc của dự án các đơn vị công tác cấp 3, chẳng hạn: Chia việc giảng th nhμng buộc của dự án các công việc nhỏ:
Bước 4: Tiếp tục cho đến khi có được tập hợp các công việc thích hợp cho to nμng buộc của dự án bộ dự án (hoặc công việc)
4 Tácdụng của kỹ thuật phân chia Dự áN TH NH CáC CôNG VIệC nhỏ μ gi?
-Cho ta thấy một cách khái quát các công việc phải thực hiện để ho n th nh dự án v mối quan hệ μng buộc của dự án μng buộc của dự án μng buộc của dự án giữa các cấp, đơn vị, công việc
-L cμng buộc của dự án ăn cứ cho việc lập các kế hoạch khác một cách sát thực hơn;
-L cơ sở cho việc phân công trách nhiệm, kiểm soát v đánh giá quá trỡnhthực hiện;μng buộc của dự án μng buộc của dự án
-Tạo điều kiện cho việc tổ chức công tác quản lý dự án một cách khoa học;
-Uơc tính nhanh chi phí dự án v chi phí bộ phậnμng buộc của dự án 22
BIỂU ĐỒ GANTT
1 Thực chất:
Biểu đồ GANTT l một bảng (sơ đồ) thể hiện các công việc của một dự án sẽ theo thời gian.μng buộc của dự án
Có thể kết hợp trỡnhb y thời gian bắt đầu, kết thúc cho từng công việc, ngμng buộc của dự án ười tham gia, nguồn lực cơ bản được sử dụng, trong biểu đồ Gantt
2 Các BưỚC cxây dựng biểu đồ gantt
-B1: Liệt kê các công việc (các hoạt động) của dự án (căncứ v o WBS)μng buộc của dự án
-B2: Dự kiến độ d i thời gian, thời điểm bắt đầu, thời gian kết thúc của dự án v của các hoạt độngμng buộc của dự án μng buộc của dự án -B3: Dự kiến các nguồn lực cho việc thực hiện mỗi hoạt động (nhân lực, vốn…))
-B4: Thể hiện trên biểu đồ Gantt
3 Ứng dụng của Biểu đồ gantt
-Dễ xây dựng v dễ hiểu (không cần đ o tạo nhiều)μng buộc của dự án μng buộc của dự án
-Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ d i từng công việc, v ngμng buộc của dự án μng buộc của dự án ười chịu trách nhiệm về công việc -Giúp người quản lý dự án có cái nhỡntổng thể về dự án
-Cho người quản lý dự án dễ d ng biết đμng buộc của dự án ược nội dung công tác trong từng giai đoạn (thời kỳ) thực hiện
Trang 6-Cho phép người quản lý lập các kế hoạch giám sát v điều h nh.μng buộc của dự án μng buộc của dự án
25
B I tập μ gi? trên lμ gi?ớp
Vận dụng công cụ WBS v biểu đồ GANTT, xây dựng kế hoạch công tác cho hoạt động sau đây:μng buộc của dự án -Đề số 1: Tổ chức đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị đồng bộ trị giá 4 tỷ đồng Hạn ng y 28/10/2012 μng buộc của dự án phải ký xong hợp đồng đấu thầu trong nước rộng rãi
-Đề số 2: Tổ chức đấu thầu gói thầu tuyển chọn tưvấn đ o tạo 100 điều phối viên dự án cho các dự “đμo tạo 100 điều phối viên dự án” cho các dự μng buộc của dự án ” cho các dự
án của UNDP tại Việt Nam Hạn ng y 15/10/2012 phải ký xong hợp đồng đấu thầu trong nμng buộc của dự án ước rộng rãi
lập DỰ Toỏnn
Lập theo từng khoản mục chi phí
„Lập theo từng khoản mục chi phí
‟Đ o tạo;μng buộc của dự án
‟Mua sắm trang thiết bị;
‟Xây dựng nh ;μng buộc của dự án
‟Chi phí khác;
Lập theo từng đầu công việc của to n bộ dự án:
„Lập theo từng khoản mục chi phí μng buộc của dự án
Lập theo thời gian từng tháng, quý, từng năm;
„Lập theo từng khoản mục chi phí
K
„Lập theo từng khoản mục chi phí ết hợp hai phương phỏp lập dự toỏn: Lập dự toỏn từ trờn xuống (top-down budgetting) và lập dự toỏn từ dưới lờn (bottom-up budgetting)
LẬP DỰ TOÁN TỪ TRấN XUỐNG (TOP-DOWN BUDGETTING)
1 Khỏi niệm:
Là phương phỏp lập dự toỏn dựa trờn ý kiến của cỏn bộ quản lý cấp trờn (hoặc của chủ đầu tư) về lượng vốn đầu
tư và cơ cấu vốn đầu tư
2 Cỏc bước tiến hành:
–B1: Quản lý cấp cao (hoặc chủ đầutư) tớnh toỏn và đưa ra mức vốn đầu tư cho dự ỏn và cơ cấu vốn đầu tư(cố
định) dựa trờn kinh nghiệm, nhận định của họ về việc thực hiện cỏc mục tiờu của tổ chức;
–B2: Cỏc cỏn bộ chuyờn mụn và chức năng của dự ỏn (tổ chức) cụ thể hoỏ dự toỏn cỏc nội dung chi tiết cỏc cấu
phần và toàn bộ dự ỏn đảmbảo khụng vượt quỏ tổng vốn đầu tư dự ỏn và cỏc dũng ngõn sỏch thuộc kết cấu đầu tư
–B3: Cỏc cỏn bộ từng hợp phần dự ỏn (cấp dưới) chi tiết hoỏ cỏc khoản mục chi tiờu dự ỏn thành cỏc khoản mục
chi tiờu nhỏ hơn, nhưng phải đảm bảo khụng vượtquỏ tổng mức (cố định) của dũng ngõn sỏch dành cho cỏc khoản mục này
LẬP DỰ TOÁN TỪ TRấN XUỐNG (TOP-DOWN BUDGETTING)
–
LẬP DỰ TOÁN TỪ DƯỚI LấN (BOTTOM UP BUDGETTING)
1 Khỏi niệm
Trang 7Đây là phương pháp dự kiến ngân sách dự án đầu tư được thực hiện theo phương thức: bắt đầu dự kiến các chi phí đầu tư từ cấp quản lý thấp nhất lên cấp cao hơn và cuối cùng là tổng hợp toàn bộ ngân sách dự án
2 Các bước tiến hành:
–Bước1: Quản lý cấp cao nhất (chủ đầu tư) đưa ra các mục tiêu dự án để định hướng hoạt động lập dự toán –Bước2: Mỗi cán bộ quản lý dự án được yêu cầu xác định đề xuất ngân sách cho phần công việc của mình trong
dự án nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đề ra trên đây
–Bước3: dựa vào các đề xuất chi tiêu trên, các cán bộ chuyên môn và cán bộ chức năng xem xét, chuẩn bị dự
toán cho từng hợp phần dự án
–Bước4: Cán bộ quản lý dự án cao nhất tổng hợp lại toàn bộ dự kiến ngân sách của các hợp phần dự án do các
cấp thấp hơn trình lên, hợp nhất và chuyển thành dự toán ngân sách cả dự án