Vận dụng các kiến thức trong bài giảng các tài liệu tham khảo để xây dựng một bản kế hoạch hoặc 1 dự án để tự động hoá hoạt động lưu thông tài liệu.

Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu đang được áp dụng một cách rộng rãi.. Và dưới đây là kế hoạch áp dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài

ĐỀ BÀI : Vận dụng các kiến thức trong bài giảng các tài liệu tham khảo

để xây dựng một bản kế hoạch hoặc 1 dự án để tự động hoá hoạt động lưu thông tài liệu

BÀI LÀM

Bản kế hoạch để tự động hoá hoạt động lưu thông tài liệu trong Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viên, Học viện Báo chí và Tuyên truyền

I, Tóm tắt:

-Lưu thông tài liệu là khâu cuối cùng trong quy trình nghiệp vụ thư viện nhưng là khâu giữ vị trí quan trọng nhằm đánh giá toàn bộ hiệu quả hoạt động của thư viện Vì vậy, quy trình lưu thông phải được tổ chức khoa học nhằm nâng cao hiệu khai thác và quả phổ biến thông tin tới đông đảo người dùng tin thư viện Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu đang được áp dụng một cách rộng rãi Đầu tiên phải kể đến

đó là Trung tâm thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ Quốc gia là đơn vị

đi đầu trong việc sử dụng mã vạch, kế đến là các thư viện thuộc các trường Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm

Và dưới đây là kế hoạch áp dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viên, Học viện Báo chí và Tuyên truyền

II, Vài nét về Trung tâm Thông tin- Tư liệu -Thư viện

Trung tâm thông tin –tư liệu -Thư viện là nơi thu thập, xử lý, bảo quản và cung cấp thông tin, phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy của cán bộ, giảng viên và học tập của học viên, sinh viên như : sách báo, tạp chí, luận án, luận văn, các tài liệu tham khảo về khoa học nói chung và các tài liệu khoa học chuyên ngành nói riêng được đào tạo tại Học viện Thư viện hướng dẫn cho bạn đọc biết sử dụng phương tiện tra cứu, hướng dẫn đọc, giúp họ khai thác, sử dụng có hiệu quả

Cơ sở dữ liệu điện tử: Là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống thông tin tự động hóa và được coi là một trong những thành phần quan trọng của bộ máy tra cứu trong hoạt động thông tin- thư viện

Hiện nay Trung tâm TT- TL-TV chưa được trang bị phần mềm mới và đang dùng phần mềm CDS/ISIS được đưa vào sử dụng từ năm 2005

- Cơ sở dữ liệu ( CSDL) sách: Bao quát toàn bộ tên sách bổ sung vào Thư viện từ năm 1952 cho đến nay: đối với các kho sách ở phòng đọc tổng hợp và phòng mượn tổng hợp

- Cơ sở dữ liệu LA, LV: là các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận cử nhân được bảo vệ nghiệm thu tại Học Viện và một số cơ quan khác

từ năm 1995 cho đến năm 2013

- CSDL Báo, tạp chí: được đóng lưu từ năm 1992 đến năm 2012

Phương thức khai thác CSDL là bạn đọc tự tra cứu qua các máy vi tính, đặt tại các phòng phục vụ

2.Nguồn lực thông tin (vốn tài liệu)

- Vốn tài liêụ có ý nghĩa rất lớn đối với việc thỏa mãn nhu cầu tin của người đọc, là cơ sở để tổ chức tốt hoạt động thông tin - thư viện Hiện nay số vốn tài liệu chưa nhiều ( chủ yếu là sách), rất ít vật mang tin như băng từ,

microfilm, đĩa CD-Rom Thành phần kho sách chủ yếu của thư viện là sách chính trị xã hội, sách chuyên ngành chiếm 70%, sách tham khảo chiếm 15%, sách văn học 10% và sách ngoại văn chiếm 5%, 200 loại báo và tạp chí của Trung ương và nhiều tỉnh thành trên cả nước, 8 loại báo và tạp chí nước ngoài

+ Giảng viên biên soạn được 500 loại sách giáo trình và đề cương bài giảng, phục vụ cho công tác giảng dạy đại học và sau đại học

+ Đề tài khoa học cấp Nhà nước được chú trọng và triển khai tốt Mỗi năm Học viện nghiệm thu từ 130-150 đề tài các cấp, công bố 500 bài báo khoa học, tổ chức hàng chục hội thảo, hội nghị thông tin khoa học trong nước

và quốc tế

+ Tổng số sách hiện nay có khoảng 20 vạn cuốn, 1014 khóa luận cử nhân, 656 luận văn thạc sĩ, 21 luận án tiến sĩ, 585 đề tài khoa học

- Hàng năm Trung tâm thực hiện đều đặn việc bổ sung sách, báo và tạp chí, tạo nguồn tin ổn định cho hoạt động TT-TV Mục đích của công tác bổ sung : đảm bảo khách quan, phù hợp với chương trình đào tạo và mục tiêu giảng dạy của Học viện, hàng năm kinh phí đầu tư cho thư viện khoảng 650.000.000 đồng

3 Cán bộ TT-TV: là người trực tiếp tiến hành các khâu công tác

trong hoạt động thông tin: Thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin Chất lượng của sản phẩm dịch vụ thông tin và hiệu quả phục vụ bạn đọc, tùy thuộc vào trình độ năng lực và sự nhạy bén của cán bộ thư viện Để nâng cao công tác phục vụ bạn đọc, cán bộ thư viện không chỉ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, xử lý thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời mà còn nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào hoạt động thư viện

Hiện nay Trung tâm có 10 cán bộ:

+ Trình độ thạc sĩ có 07 cán bộ (trong đó có 4 thạc sĩ chuyên ngành

TT-TV, 01 thạc sĩ triết học, 01 thạc sĩ văn hóa và 01thạc sĩ báo chí )

+ Trình độ cử nhân: có 03 cán bộ thuộc các chuyên ngành ( Thông tin-thư viện, triết học, văn hóa )

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động TT-TV trong việc đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học, Ban giám đốc HVBC & TT đã quan tâm đầu tư kinh phí cho hoạt động TT-TV nói chung và nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện nói riêng như tổ chức mở lớp nâng cao nghiệp vụ, cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn, lý luận chính trị…

4 Người dùng tin:

Hoạt động thông tin là một hoạt động đặc thù của một hoặc một nhóm tập thể người bắt nguồn từ nhu cầu tin Đặc điểm của người dùng tin trong HVBC và TT bao gồm 2 loại: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và học viên, sinh viên

* Đội ngũ cán bộ nghiên cứu, giảng dạy gần 300 người trong đó có 3 giáo sư, 26 phó giáo sư, 92 tiến sỹ và 200 thạc sỹ, ngoài ra Học viện còn rất chú trọng xây dựng đội ngũ giảng viên kiêm chức là các nhà khoa học, các cán bộ lãnh đạo, quản lý có nhiều kinh nghiệm giảng dạy và thực tiễn ở các

Bộ, ngành, các trường Đại học và cơ quan nghiên cứu khoa học khác, tham gia giảng dạy thường xuyên tại Học viện

- Đội ngũ cán bộ nghiên cứu giảng dạy vừa là người sử dụng tin, vừa là người sáng tạo tin Họ có nhu cầu tin chuyên sâu và đa dạng Thông tin chủ yếu họ cần là thông tin KH và thông tin chính trị XH, cán bộ nghiên cứu, giảng dạy là lực lượng nòng cốt, quyết định chất lượng quá trình đào tạo và

nghiên cứu khoa học của trường, đồng thời là đối tượng phục vụ đặc biệt của Trung tâm TT- TL- TV Người dùng tin ở nhóm này ít có thời gian, nên thông tin thích hợp nhất đối với họ là phục vụ thông tin có chọn lọc và thông tin có yêu cầu

- Để đáp ứng với việc đổi mới giáo dục, yêu cầu mỗi giảng viên phải giới thiệu các tài liệu mới cần thiết liên quan đến bài giảng để sinh viên tìm tòi bổ sung kiến thức, kích thích khả năng sáng tạo, mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu KH

- Cán bộ giảng dạy là người phải đảm nhận những trọng trách của nhà trường, của khoa Ngoài việc giảng dạy chính quy ở trường, họ còn phải tham gia giảng dạy tại chức ở các tỉnh, tham gia hội đồng khoa học, trực tiếp hướng dẫn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiêp và đề tài khoa học cho học viên, sinh viên

* Học viên và sinh viên là lực lượng chính của TV Mỗi năm Học viện tuyển 1700 sinh viên đại học hệ chính quy, trên 100 học viên cao học và 30 nghiên cứu sinh

- Do có sự chênh lệch ở xuất phát điểm của việc đào tạo, nên mối quan tâm đến tài liệu, sách báo bước đầu có đôi chút khác nhau, sinh viên chủ yếu

sử dụng thông tin cấp 1

- Học viên cao học và nghiên cứu sinh là lớp người đã trưởng thành, có trình độ chuyên môn ở những vị trí công tác nhất định, họ đi học nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, có nhu cầu tìm kiếm các loại thông tin

có chiều sâu và tổng hợp, thông tin cần có độ chính xác cao, bao quát rộng các lĩnh vực, nhu cầu của họ là thông tin cấp 2,3, thông tin tổng luận, tổng thuật, thông tin chuyên đề, do đó yêu cầu của họ thư viện đáp ứng còn hạn chế

II Thiết kế hệ thống

Quy trình lưu thông tài liệu cho phép thư viện thực hiện dịch vụ mượn trả tài liệu đồng thời tại nhiều điểm, chi nhánh khác nhau nhưng vẫn đảm bảo

sự đồng nhất về dữ liệu trong toàn hệ thống Hệ thống cho phép thư viện xây dựng chính sách phục vụ linh hoạt, thiết lập chính sách chung hoặc cấu hình chính sách riêng cho từng vị trí lưu thông

Các thư viện đã sử dụng các hệ thống để lưu trữ và truy nhập thông tin

về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu Phần mềm của

hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người mượn

-Thư viện sẽ quản lý quy trình lưu thông tài liệu, phục vụ bạn đọc qua nhóm phân hệ chức năng lưu thông bao gồm các phân hệ:

Tra cứu OPAC

Quản lý lưu thông

Mượn liên thư viện

Cổng thông tin thư viện điện tử

1,Ứng dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài liệu

Thành phần hệ thống:

+ Máy in mã vạch: tạo và in trên các chất liệu: giấy và vật liệu cứng + Thiết bị đọc mã vạch ( Barcode )

+Máy tính và phần mềm xử lý dữ liệu

- Trước hết chúng ta phải có một tệp dữ liệu gồm các biểu chứa đựng các thông tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc Một cơ sở dữ liệu thứ hai chứa đựng các thông tin về sách như là tên sách, tác giả ,mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở

dữ liệu

Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách họ xuất trình thẻ  nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc sau đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mượn Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn

Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện sẽ đưa vào chế độ sách trả rồi dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc sau đó quét lên mã vạch của sách mà bạn đọc muốn trả

-Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn

-Nhân viên thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc như

là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn

là bao nhiêu ngày

-Ở nhiều thư viện nước ngoài, bạn đọc sử dụng thẻ thư viện có mã vạch

mà hệ thống tự động kiểm soát mượn có thể tiếp thu được Hiện nay, các máy

vi tính đều có thể đọc được các số đã mã hoá trên nhãn bằng cách sử dụng đồng bộ các bút quang Các tín hiệu nhân được từ bút quang sẽ được gửi tới

hệ thống kiểm soát quá trình lưu thông sách báo theo một dạng mẫu qui định -Thông thường, nhãn mã vạch là cầu nối giữa một tài liệu cụ thể và một biểu ghi thư mục

Trị số mã vạch hoá phải tương ứng với số thứ tự biểu ghi trong file tổ chức kho của cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc Khi sản xuất nhãn, đôi khi người ta còn in kèm theo mã vạch một vài dữ liệu liên quan đến tài liệu như:

ký hiệu xếp giá, chỉ số ISBN hay ISSN và nhan đề rút gọn để thuyết minh cho mã vạch trong trường hợp đọc bằng mắt thường

- Khi xuất tài liệu, trước hết hệ thống chờ đợi để tiếp nhận mã số thẻ của người mượn trong file mượn, sau đó nhờ bút quang và đầu đọc mã vạch, những số nhận dạng tài liệu được gửi tới hệ thống và được liên kết với mã số của người mượn tạo thành những thao tác mượn

-Trường hợp thao tác hoàn tất mỹ mãn, máy sẽ thông báo trên màn hình máy tính hoặc có tín hiệu báo đúng/sai bằng âm thanh, rất tiện lợi trong những lúc quầy thủ thư có đông người mượn Việc nhập vào máy mã số của một người mượn khác sẽ cho hệ thống biết rằng một thao tác mượn mới bắt đầu

-Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với các phần mềm, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng và chính xác đưa ra các dữ liệu mượn và trả sách vào cơ sở dữ liệu quản trị việc đọc và từ đó có thể dùng máy quét mã vạch gọi ra biểu ghi của một cuốn sách đang cầm trong tay để biết các thông tin về cuốn sách như cuốn sách có được phép mượn về hay không?, từ trước đến

nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng và nhờ liên thông với cơ sở dữ liệu bạn đọc có thể biết cụ thể những người đó là ai?

-Nếu tiếp cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc nào đó, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng biết được bạn đọc đó từ trước đến nay đã mượn những tài liệu gì của thư viện, tài liệu nào chưa trả và đã quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục cho mượn những cuốn khác hay không

-Trong thư viện, ngoài việc kiểm soát lưu thông tài liệu, mã vạch còn giúp ích rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập

về ở khâu bổ sung, gọi ra sao chép lại các biểu ghi mô tả đã có sẵn trong các

cơ sở dữ liệu của nhà xuất bản hay phát hành hoặc do nơi khác tạo lập thay vì phải biên mục lại từ đầu

Mã số mã vạch được áp dụng rộng rãi vì nó đem lại lợi ích sau:

- Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc

- Chính xác: với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản, mã

số mã vạch cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu

“nhập” và “truy cập” dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn

- Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý

- Thỏa mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh Trong cơ quan thông tin – thư viện , sử dụng mã số mã vạch để nhận dạng các đối tượng quản lý là điều rất cần thiết:

+ Thực hiện các thao tác tra cứu bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác, không nhầm lẫn như các thao tác thủ công thuần túy

+ Thao tác mượn / trả sách, báo, tài liệu cho bạn đọc tại kho đóng và kho mở được thực hiện một cách tự động, tăng vòng quay của sách phục vụ bạn đọc

+Thực hiện kiểm kê kho tài liệu một cách thường xuyên, không mất nhiều công sức, giúp lãnh đạo nắm được tình hình kho tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào - Thống kê bạn đọc một cách nhanh chóng, chuẩn xác; phát hiện nhanh chóng và thông báo tới bạn đọc mượn tài liệu quá hạn

2, Thuận lợi:

-Ứng dụng mã vạch vào các thư viện nước ta hiện nay có thuận lợi là đã

có những công ty dịch vụ chuyên cung ứng các thiết bị và nguyên vật liệu như nhãn trắng, nhãn mã vạch làm theo yêu cầu, máy in mã vạch, máy quét lazer như vậy giá thành sẽ hạ hơn nếu so với mua trực tiếp của nước ngoài với số lượng ít cũng như tránh đi những thủ tục nhập khẩu phiền phức

3, Khó khăn:

-Tự động hóa trong thư viện là khát vọng Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng Việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát trong tương lai

-Chi phí mua thiết bị tự động hóa cao

III,Tổng kết

Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ mã vạch trong công tác lưu thông tài liệu nói riêng đã đem lại những lợi ích nhất định cho các cơ quan thông tin

– thư viện: cho phép quản lý ghi lai những thông tin liên quan đến việc mượn trả tài liệu của bạn đọc, từ đó đưa ra các báo cáo thống kê và tần xuất, số lần mượn ấn phẩm cũng như các tra cứu, tổng kết các ấn phẩm đang ở trong tay bạn đọc, ấn phẩm giữ quá hạn… Việc ứng dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu còn cho phép kiểm tra tự động tình trạng hiện thời của bạn đọc như: giá trị của thẻ, nhóm người dùng, các chính sách cho mượn tương ứng, số tài liệu đang giữ, mức phạt đối với tài liệu mượn quá hạn của bạn đọc đang mượn Ngoài ra, nó còn cho phép vẽ đồ thị thống kê tần xuất mượn trả sách trong một khoảng thời gian; kiểm tra, in thư nhắc nhở bạn đọc đang giữ sách quá hạn đồng thời hỗ trợ mã vạch giúp tự động hóa tối đa quá trình ghi nhật ký mượn và trả ấn phẩm từ những lợi ích đó, có thể khẳng định xu hướng tất yếu phải ứng dụng công nghệ mã vạch vào công tác thông tin – thư viện nói chung và công tác lưu thông tài liệu trong các thư viện và cơ quan thông tin nói riêng