Microsoft® Office Excel 2007 cung cấp cho người học những kiến thức như: Khám phá Microsoft Excel 2007; Làm việc với dữ liệu trong Excel; Các hàm số trong Excel; Biểu đồ; In ấn; Một số thủ thuật. Mời các bạn cùng tham khảo!
Làm quen nhanh v i Excel 2007
Ribbon
Ribbon trong Excel 2007 bao gồm các tab như Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer và Add-Ins Giao diện Ribbon được thiết kế trực quan, dễ nhìn và dễ sử dụng, giúp người dùng truy cập nhanh chóng vào các công cụ cần thiết Các lệnh trong Ribbon được sắp xếp theo nhóm chức năng, mang lại sự thuận tiện cho người dùng trong quá trình làm việc.
Ribbon - trung tâm ki m soát m i c a b n Sau đây là ch c n ng c a các Ribbon:
Home: Ch a các nút l nh đ c s d ng th ng xuyên trong quá trình làm vi c nh (c t, dán, sao chép, đnh d ng tài li u, ki u m u có s n, chèn hay xóa dòng ho c c t,…)
Insert: Có các công c dùng đ chèn b ng bi u, s đ , đ th , ký hi u, … vào b ng tính
Page Layout: N i có các l nh s d ng trong vi c hi n th b ng tính và thi t l p in n
Formulas: ây là n i cung c p công c cho công vi c chèn công th c, đ t tên vùng (range), theo dõi công th c, đi u khi n cách tính toán c a Excel
Data: Các nút l nh trao đ i v i d li u trong và ngoài Excel, các danh sách, …
Review: Ribbon dành cho các l nh ki m tra l i chính t , thêm chú thích,
View: úng nh tên c a nó, là n i thi t l p ch đ hi n th c a b ng tính (phóng to, thu nh , chia màn hình, …)
Add-Ins: Ng n này có các ti n ích b sung, các hàm b sung, … Khi Excel m m t t p tin có s d ng chúng
Ngoài ra còn m t Ribbon có tên là Developer: Excel 2007 m c đnh n Ribbon này, vì nó dành cho các l p trình viên B n có th vào: Office - Excel Options - Popular r i ch n Show
Developer tab in the Ribbon đ m Developer
Ba tab ch a nhóm l nh trên m t Ribbon
Trong su t quá trình làm vi c v i b ng tính, b n có th s d ng shortcut menu, nó cho phép b n th c hi n các l nh nhanh chóng h n
Trong b ng tính, ch c n tr chu t vào đó và nh p ph i, b n s có ngay m t thanh menu ch a các l nh thông d ng đ b n l a ch n và s d ng.
Nhi u tùy ch n c n thi t khác
Bấm vào hình mũi tên để mở rộng các lựa chọn trong nhóm đính kèm trên Ribbon Khi bạn nhấn vào mũi tên, một hộp thoại sẽ xuất hiện, cho phép bạn thực hiện các tác vụ liên quan đến nội dung hiển thị.
Trong nhóm Font, bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi như thay đổi font chữ, kích cỡ và kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân) Nếu bạn muốn sử dụng các kiểu chữ đặc biệt như superscript, chỉ cần nhấn vào nút hình mũi tên ở góc phải của Font để truy cập các tùy chọn superscript và các tùy chỉnh khác liên quan đến phông chữ.
T o thanh công c cho riêng b n
Nút lệnh Office là một công cụ quan trọng giúp người dùng truy cập nhanh vào các lệnh như mở tài liệu, lưu tài liệu, xuất tài liệu, in ấn và quản lý các tệp tin Thay thế cho menu File trong các phiên bản trước, thanh lệnh truy cập nhanh này chứa các lệnh thiết yếu Người dùng có thể tùy chỉnh thanh công cụ này bằng cách nhấn vào biểu tượng để mở danh sách các lệnh và thêm các lệnh cần thiết hiển thị trên thanh lệnh.
Chu n XML
Excel 2007 sử dụng định dạng tệp tin mặc định là XLSX, dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup Language), thay cho định dạng trước đây là XLS Chuẩn này giúp tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin cùng các nguồn dữ liệu bên ngoài Nhờ vậy, các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết.
Qu n lý d li u l n h n
B ng d i đây tóm t t kh n ng l u tr d li u m r ng trong Excel 2007
S màu khác nhau cho phép trong m t workbook 56 4.3 t
S đnh d ng đi u ki n áp d ng cho m t ô 3 Ph thu c vào b nh máy tính
S m c hi n th trong m t danh sách AutoFilter 1,024 32,768
T ng s ký t hi n th trong m t ô 1,024 32,768
T ng s ký t cho m i ô Excel có th in ra 1,024 32,768
T ng s ki u ô khác nhau trong m t workbook 4,000 65,536 dài t i đa c a m t công th c, trong các ký t 1,024 8,192
Number of nested levels allowed in a formula
S c p đ l ng nhau cho phép trong m t công th c
S các tham s t i đa trong m t công th c 30 255
S ký t có th đ c l u tr và hi n th trong m t ô v i m t đnh d ng v n b n
S tr ng hi n th trong m t b ng danh sách
Nh ng thu t ng c n nh
Workbook là một tập tin dùng để làm việc như tính toán và lưu trữ dữ liệu Nó có thể chứa nhiều sheet, cho phép tổ chức và lưu trữ nhiều loại thông tin liên quan đến nhau trong một tập tin Mỗi workbook bao gồm nhiều worksheet hoặc chart sheet, tùy thuộc vào máy tính.
Worksheet: Có khi đ c g i là “sheet” hay “b ng tính”, là n i l u tr và làm vi c v i d li u M t worksheet có nhi u ô và các ô có ch a các c t và dòng Worksheet đ c l u trong workbook
Trong Excel 2007, m t Worksheet ch a đ c 16,384 c t và 1,048,576 dòng, thay vì 256 c t và 65,536 dòng c a phiên b n c
Chart sheet: Th c ch t là m t sheet trong workbook, nh ng nó ch ch a m t đ th Vì v y, n u ch mu n xem t ng đ th riêng l thì chart sheet là l a ch n t i u đ
Thao tác v i Workbook
T o m i Workbook
Nhấn nút Office Button và chọn New để mở hộp thoại mới, nơi bạn có thể tạo nhiều loại workbook khác nhau: Workbook trống, Workbook theo mẫu hoặc Workbook dựa trên một Workbook đã có Để tạo Workbook trống, bạn chỉ cần chọn Blank Workbook và nhấn nút OK.
M Workbook có s n trên đ a
M t t p tin có s n có th đ c m b ng nhi u cách:
1 Ch n nút Office Button/ ch n tên t p tin trong danh sách Recent Documents , có th có t i đa 50 tên t p tin đ c s d ng g n đây nh t trong danh sách này (đ đi u ch nh thì nh n vào nút Office / Excel Options / Advance / ph n Display / Show this number of Recent Documents )
2 Dùng trình qu n lý t p tin nh Windows Explorer, tìm đ n n i l u tr t p tin và nh p chu t hai l n lên tên t p tin
3 Ch n nút Office / Open , h p tho i Open hi n ra Trong h p tho i Open , chúng ta ph i tìm đ n n i l u tr t p tin (t i Look In ) và ch n tên t p tin c n m sau đó nh n nút Open đ m t p tin Các tùy ch n c a nút Open trong h p tho i Open :
Open (m bình th ng), Open Read-Only (Không l u đè đ c nh ng thay đ i),
Open as Copy (T o b n sao c a t p tin và m ra), Open in Browser (M t p tin b ng trình duy t web m c đnh), Open and Repair (R t h u d ng trong tr ng h p t p tin b l i).
L u Workbook
Khi làm việc trên máy tính, điều quan trọng là bạn phải thực hiện việc lưu lại công việc thường xuyên Việc lưu lại không tốn nhiều thời gian, nhưng nếu máy bị hỏng hay mất điện, bạn có thể mất toàn bộ công việc của mình Để bảo vệ dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover Excel sẽ tự động lưu lại công việc theo khoảng thời gian quy định (mặc định là 10 phút) Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần vào nút Office / Excel Options / Save, sau đó đánh dấu chọn vào "Save AutoRecover information every minutes".
Nếu bạn đã lưu trữ tệp Excel trước đó, bạn có thể sử dụng tùy chọn lưu lại để cập nhật các phần đã chỉnh sửa Nếu đây là lần đầu bạn tạo tệp, hãy chọn "Save As" để lưu tệp Trong hộp thoại "Save As", bạn cần chọn vị trí lưu tệp (tại mục "Look In"), đặt tên cho tệp tại mục "File name", chọn kiểu tệp tại mục "Save as type" và sau đó nhấn nút "Save" để hoàn tất.
Quy tắc đặt tên tệp tin Excel dùng chung tuân theo quy định của Windows, với độ dài tối đa là 255 ký tự, bao gồm cả khoảng trắng Tuy nhiên, trong tên tệp tin, cần lưu ý không sử dụng các ký hiệu đặc biệt như: \.
• b o m t t p tin, chúng ta có th gán m t mã b o v , khi đó c n ph i bi t m t mã m i đ c phép m t p tin (tr nh ng cách tà đ o!)
B c 1 Nh n nút Office / Save As , h p tho i Save As hi n ra
B c 2 Nh n nút Tools / ch n General Options …, h p tho i General Options hi n ra
B c 3 Nh p m t mã m và hi u ch nh Workbook (hai m t mã này nên khác nhau đ t ng b o m t) Sau đó nh n nút OK
B c 4 Xác nh n l i m t mã m workbook Sau đó nh n nút OK
B c 5 Xác nh n l i m t mã hi u ch nh Workbook Sau đó nh n nút OK
The General Options section offers several choices for workbook security and management: Always create a backup (with a *.xlk extension before assigning a code), Password to Open (a password to access the workbook), Password to Modify (a password required to alter the workbook's content), and Read-Only Recommended (which suggests that the document should be opened in read-only mode).
óng Workbook
2 Dùng chu t ch n nút góc trên bên ph i (trên thanh tiêu đ )
3 Dùng t h p phím ho c N u workbook có s thay đ i n i dung thì Excel s nh c b n l u l i các thay đ i đó.
S p x p Workbook
Chi m nhi u Workbook cùng lúc và c n tham kh o qua l i, đ thu n ti n ta nên s p x p l i:
Rê chu t nh n vào nhóm l nh View / ch n nút Arrange All / Ch n ki u b trí thích h p
Thao tác v i Worksheet
Chèn thêm Worksheet m i vào Workbook
Có nhi u cách th c hi n:
1 Nh n vào nút trên thanh sheet tab
2 Dùng t h p phím chèn sheet m i vào tr c sheet hi n hành
3 Nh n ch n nhóm Home đ n nhóm Cells / Insert / Insert sheet
4 Nh p ph i chu t lên thanh sheet tab và ch n Insert …, h p tho i Insert hi n ra, ch n
Worksheet và nh n nút OK Sheet m i s chèn vào tr c sheet hi n hành
i tên Worksheet
Để đổi tên sheet trong Excel, bạn cần nhấp chuột phải lên tên sheet, chọn "Rename", sau đó gõ tên mới và nhấn phím Enter Tên sheet có thể dài tối đa 31 ký tự và có thể sử dụng khoảng trắng, nhưng không được sử dụng các ký hiệu đặc biệt như: : / \ ? *.
Xóa Worksheet
Mu n xóa work sheet, b n làm theo các cách sau:
1 Ch n sheet mu n xóa hãy ch n nhóm Home / ch n nhóm Cells / Delete / Delete sheet
2 Nh p ph i chu t lên tên sheet mu n xóa sau đó ch n Delete , xác nh n xóa OK
S p x p th t các worksheet
Có nhi u cách th c hi n s p x p worksheet nh :
1 Nh p trái chu t lên tên sheet c n s p x p và gi chu t kéo đ n v trí m i và th chu t
2 Khi có quá nhi u sheet thì dùng cách này, nh p ph i chu t lên tên sheet c n s p x p, ch n
Sao chép Worksheet
Để sao chép một sheet trong Excel, bạn nhấp chuột phải vào tên sheet, chọn "Move or Copy", sau đó chọn vị trí đặt bản sao trong vùng "Before sheet" và đánh dấu vào hộp "Create a copy" rồi nhấn nút OK Ngoài ra, bạn có thể sao chép nhanh bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl và dùng chuột kéo tên sheet cần sao chép đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab.
Để sao chép nhiều sheet cùng lúc trong Excel, bạn cần chọn tất cả các sheet mà bạn muốn sao chép trước khi thực hiện lệnh Để chọn nhiều sheet, hãy giữ phím và nhấp chuột vào từng sheet cần chọn.
• chép m t hay nhi u sheet sang m t workbook khác, b n hãy m workbook đó lên sau đó th c hi n l nh Move or Copy … và nh ch n tên workbook đích t i To book
( n u ch n workbook đích (new book) thì s sao chép các sheet đ n m t workbook m i).
Ch n màu cho Sheet Tab
Để quản lý các sheet tab hiệu quả, bạn có thể tô màu cho chúng Đầu tiên, nhấp chuột phải vào tên sheet cần tô màu, sau đó chọn "Tab Color" và lựa chọn màu sắc phù hợp.
n/ Hi n worksheet
Khi b n không mu n ng i khác th y m t hay nhi u sheet nào đó thì b n có th n nó đi Không th n h t các sheet trong workbook mà ph i còn l i ít nh t m t sheet không b n
Để ẩn một sheet trong Excel, bạn nhấp chuột phải vào tên sheet và chọn "Hide" Khi muốn hiển thị lại sheet đã ẩn, bạn nhấp chuột phải vào thanh tab Sheet và chọn "Unhide", sau đó chọn tên sheet cần hiển thị và nhấn nút OK.
1.4.1 Nh n d ng ô và vùng (cells, range) a ch m t ô trong Excel đ c xác đnh b i tiêu đ c t và s th t c a dòng
M t vùng trong b ng tính đ c xác đnh b ng đa ch c a ô góc trên bên trái và đa ch ô góc d i bên ph i (có d u: phân cách) Đa ch c a c m t c t ho c dòng đ c xác đnh theo cú pháp :, ví dụ như A sẽ đ c xác đnh ng n g n là.
A:A ) và : (ví d đa ch c a c m t dòng 4 là 4:4 )
Ô B11 có tiêu đề B và số dòng 11, trong khi vùng dữ liệu H2:H12 được xác định bởi ô đầu tiên H2 và ô cuối cùng H12.
Ch n vùng
Để chọn một vùng ô trong bảng tính, trước tiên bạn cần di chuyển chuột đến ô góc trên bên trái của vùng cần chọn Sau đó, giữ nút trái chuột và kéo xuống bên phải đến ô cuối cùng của vùng và thả chuột Nếu bạn muốn chọn nhiều ô liên tiếp, hãy nhấn giữ phím Shift trong khi nhấp vào ô đầu tiên và ô cuối cùng của vùng cần chọn Bạn cũng có thể thực hiện ngược lại bằng cách chọn ô cuối cùng trước và kéo trở lại ô đầu tiên.
Để chọn tất cả các sheet trong một workbook, bạn có thể nhấn Nếu bạn muốn chọn toàn bộ workbook, hãy nhấp chuột phải lên thanh tab sheet và chọn "Select All Sheets".
Sao chép và di chuy n vùng
Sao chép (copy) cho phép nhân bản một vùng dữ liệu nào đó trong bảng tính mà không làm thay đổi dữ liệu gốc, trong khi di chuyển vùng dữ liệu sẽ chuyển nó đến vị trí mới mà vẫn giữ nguyên thông tin Để thực hiện sao chép hoặc di chuyển, trước tiên bạn cần chọn vùng dữ liệu cần thao tác, sau đó có thể sử dụng nút lệnh, phím tắt hoặc chuột để thực hiện.
Để sử dụng Ribbon, bạn chọn vùng cần sao chép hoặc cắt trong nhóm Clipboard trên tab Home, sau đó nhấn nút Copy hoặc Cut Tiếp theo, bạn đến vị trí đích và nhấn nút Paste trong cùng nhóm Clipboard Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh này thông qua phím tắt trên bàn phím.
Để sao chép văn bản, bạn cần chọn vùng văn bản bằng chuột và nhấn phím Ctrl cùng với phím C Để di chuyển văn bản đã sao chép, bạn nhấn phím Ctrl và phím V tại vị trí muốn dán Nếu bạn chỉ muốn di chuyển văn bản mà không sao chép, hãy nhấn phím Ctrl cùng với phím X để cắt văn bản, sau đó sử dụng Ctrl + V để dán vào vị trí mới.
Dán đ c bi t (Paste Special)
Trong quá trình sao chép nội dung, thay vì sử dụng lệnh Paste thông thường, bạn nên chọn Paste Special để dán nội dung một cách chính xác hơn Sau khi chọn vùng cần sao chép, hãy sử dụng lệnh Copy, sau đó đến vị trí đích và nhấn phím chuột phải để chọn lệnh Paste Special.
Paste Special … h p tho i Paste Special có m t s l a ch n nh b ng sau:
All Dán c giá tr và đnh d ng c a vùng ngu n
Formulas Dán giá tr và công th c, không đnh d ng
Values Ch dán giá tr và k t qu c a công th c, không đnh d ng
Formats Ch dán vào đnh d ng, b qua t t c giá trí và công th c
Comments Ch dán vào chú thích c a các ô, b qua t t c giá trí và công th c Validation Ch dán vào các qui đnh xác th c d li u cho vùng đích
All using source theme Dán vào m i th và dùng m u đnh d ng t vùng ngu n
All except borders Dán vào m i th và lo i b các khung vi n
Column widths Ch dán vào thông tin qui đnh chi u r ng c t
Dán vào giá tr , công th c và các đnh d ng g c c a các con s , các đnh d ng khác b lo i b
Dán vào giá tr , k t qu c a công th c và các đnh d ng g c c a các con s
None Không kèm theo vi c tính toán nào trên d li u s p dán vào
Add C ng các giá tr c a vùng ngu n vào các ô t ng ng vùng đích
Subtract Các ô mang giá tr c a vùng đích s tr đi các ô t ng ng c a vùng ngu n
Multiply Các ô mang gia tr c a vùng đích s nhân v i các ô t ng ng c a vùng ngu n
Divide Các ô mang gia tr c a vùng đích s chia cho các ô t ng ng c a vùng ngu n
Skip blanks Không dán đè các ô r ng vùng ngu n vào ô có giá tr vùng đích Transpose Dán vào và đ o dòng thành c t ho c ng c l i
Paste Link Dán vào và tham chi u ô đích đ n ô ngu n
t tên vùng
Việc đặt tên vùng có liên quan trong quá trình thao tác và xử lý tính toán là rất quan trọng Vùng được gán tên giúp người dùng dễ dàng nhận diện công dụng của nó hơn, đặc biệt là các đa chỉ tiêu thuần Đặt tên giúp giảm thiểu sai sót trong tham chiếu tính toán và cho phép di chuyển hay chọn các vùng đã được đặt tên một cách nhanh chóng từ Name box hoặc sử dụng tính năng Go to (F5) Tên có thể dài tối đa 255 ký tự, không chứa khoảng trắng và dấu chấm, phải bắt đầu bằng ký tự không phải số, và không được trùng với các đa chỉ tiêu tham chiếu Để đặt tên, trước tiên cần chọn vùng cần đặt tên và chọn nhóm Formulas / Defined Names.
To define a new name in Excel, enter the desired name in the Name box, select the appropriate scope, add any necessary comments, and then click OK Additionally, you can name a range directly in the Name box or use the Formulas tab by selecting "Defined Names" and then "Create from Selection" to streamline the naming process.
Mu n m h p tho i qu n lý các tên đã đ t b n vào nhóm Formulas / Defined Names / Name
Manager T h p tho i b n có th đ t tên m i, hi u ch nh thông tin cho các tên hi n ho c xóa tên c a các vùng không dùng đ n,…
Thêm chú thích cho ô
Thêm chú thích vào các ô giúp làm rõ thông tin mà ô đang chứa Để thực hiện, hãy chọn ô hoặc nhóm ô cần chú thích, sau đó chọn tùy chọn Nhận xét / Bình luận / Thêm bình luận và nhập chú thích vào Ngoài ra, bạn có thể thêm phím tắt lên ô cần chú thích để thuận tiện hơn trong việc chỉnh sửa.
• đ c chú thích ch c n rê chu t lên ô có chú thích ho c vào Review / Comments /
• n/ hi n chú thích vào Review / Comments / Show All Comments ( n/ hi n t t c )
• Hi u ch nh chú thích vào ch n ô c n hi u ch nh chú thích / Review / Comments / Edit
Comment Ngoài ra đ nhanh b n có th nh p ph i chu t và ch n Edit Comment t th c đ n ng c nh
• Xóa chú thích vào ch n ô c n xóa chú thích / Review / Comments / Delete Ho c nh p ph i chu t và ch n Delete Comment
Minh h a cho hi n các chú thích
Chèn, xóa ô, dòng và c t
Chúng ta có thể chèn thêm các ô bên trái hoặc bên trên ô hiện hành trong worksheet, cũng như di chuyển các ô đang chọn sang phải hoặc xuống dưới Ngoài ra, chúng ta còn có khả năng chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột bên trái và xóa đi các ô, dòng và cột không cần thiết.
B c 1 Ch n các ô mà b n mu n chèn các ô tr ng vào đó (mu n ch n các ô không liên t c thì gi Ctrl trong khi ch n các ô)
B c 2 Ch n Home / ch n nhóm Cells / Insert / Insert Cells … B c 3 Ch n l a ch n phù h p trong h p tho i Insert
B c 1 Ch n m t ho c nhi u dòng liên t c ho c cách kho ng mà b n mu n chèn s dòng t ng ng phía trên các dòng này
B c 2 Ch n Home / ch n nhóm Cells / Insert / Insert Sheet Rows
Minh h a chèn các dòng tr ng lên trên các dòng đang ch n
B c 1 Ch n m t ho c nhi u c t liên t c ho c cách kho ng mà b n mu n chèn s c t t ng ng phía bên trái các c t này
B c 2 Ch n Home / ch n nhóm Cells / Insert / Insert Sheet Columns
B c 1 Ch n các ô, các dòng ho c các c t c n xóa
B c 2 Ch n Home / Cells / Delete / ch n ki u xóa phù h p (xem hình)
Thay đ i đ r ng c t và chi u cao dòng
Trong worksheet, quy định độ rộng cột từ 0 đến 255 ký tự, với độ rộng mặc định là 8.43 ký tự Khi độ rộng cột là 0, cột sẽ không hiển thị Tổng chiều cao của dòng quy định từ 0 đến 409, tương đương với đơn vị đo lường bằng điểm (1 điểm = 1/72 inch) Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 điểm, và khi chiều cao là 0, dòng sẽ không hiển thị Các bước điều chỉnh dòng ký tự rất quan trọng để đảm bảo tính thẩm mỹ và khả năng đọc của bảng tính.
B c 1 Ch n dòng ho c c t c n đi u ch nh chi u cao ho c đ r ng
B c 2 Ch n Home / Cells / Format / Ch n l nh phù h p
• Row Height … ch n l nh này đ qui đnh chi u cao c a dòng
• AutoFit Row Height ch n l nh này Excel s t canh ch nh chi u cao dòng cho phù h p v i n i dung
• Column Width … ch n l nh này đ qui đnh đ r ng c t
• AutoFit Column Width ch n l nh này Excel s t canh ch nh đ r ng c t cho phù h p v i n i dung
Khi bạn muốn quy định độ rộng cho worksheet hoặc workbook, bạn có thể thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột bằng cách chọn worksheet hoặc workbook trước khi thực hiện lệnh Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chuột để thao tác nhanh hơn: để thay đổi độ rộng cột, hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó, khi xuất hiện ký hiệu, kéo chuột sang bên phải để mở rộng hoặc kéo sang bên trái để giảm độ rộng Tương tự, để thay đổi chiều cao dòng, hãy rê chuột đến bên dưới tiêu đề dòng, khi xuất hiện ký hiệu, kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống để tăng chiều cao dòng.
Ta có th qui đnh chi u cao dòng và đ r ng c t cho c worksheet hay c workbook b ng cách ch n c worksheet hay c workbook tr c khi th c hi n l nh
Để thay đổi độ rộng cột trong bảng, bạn có thể sử dụng chuột để thao tác nhanh hơn Đầu tiên, hãy rê chuột đến phía bên phải của cột cần thay đổi để xuất hiện ký hiệu, sau đó kéo chuột sang bên phải để mở rộng hoặc kéo sang bên trái để thu hẹp cột Tương tự, để thay đổi chiều cao dòng, bạn cũng rê chuột đến bên dưới dòng cần điều chỉnh cho ký hiệu xuất hiện và kéo chuột lên trên để giảm chiều cao hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.
N i (Merge) và b n i các ô (Split)
Khi n i nhi u ô thành m t ô, n u t t c các ô đ u có d li u thì b n c n chuy n h t d li u lên ô góc trên cùng bên trái c a nhóm ô c n merge vì ch có d li u c a ô này đ c gi l i, d li u c a các ô khác s b xóa
B c 2 Ch n Home / Alignment / ch n Merge & Center canh ch nh d li u trong ô dùng các nút canh ch nh trong nhóm Algnment
Chuy n m t ô đ ã n i v l i nhi u ô
Sau khi chuy n ô đã n i v l i nhi u ô thì n i dung s hi n t i ô góc trên cùng bên trái
B c 2 Ch n Home / Alignment / ch n l i Merge & Center ho c Unmerge Cells đ u đ c.
Di chuy n trong b ng tính và s d ng phím t t
Thanh cu n d c, thanh cu n ngang
Thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang là các công cụ quan trọng trong Excel, giúp người dùng xem toàn bộ nội dung của bảng tính Do màn hình Excel chỉ hiển thị một phần của bảng tính, người dùng cần sử dụng thanh cuộn dọc để di chuyển lên hoặc xuống và thanh cuộn ngang để di chuyển sang trái hoặc phải, từ đó dễ dàng quản lý và thao tác với dữ liệu.
• Thanh cu n d c là thanh dài nh t, n m d c bên l ph i; hai đ u có hai m i tên lên và m i tên xu ng; gi a có thanh tr t đ cu n màn hình lên xu ng
• Thanh cu n ngang là thanh n m ngang, th hai t d i màn hình đ m lên Có hình d ng gi ng thanh cu n d c, ch khác là n m ngang
Thanh cu n ngang Thao tác:
• Nh p chu t vào m i tên sang trái đ cu n màn hình đi sang trái
• Nh p chu t vào m i tên sang ph i đ cu n màn hình sang ph i.
Thanh Sheet tab
Để di chuyển giữa các sheet, bạn có thể nhấp chuột vào tên sheet trên thanh tab Ngoài ra, sử dụng tổ hợp phím để di chuyển đến sheet liền trước và để đến sheet liền sau Để quay về sheet đầu tiên, nhấp chuột vào nút trên thanh tab, và để đến sheet cuối cùng, nhấp chuột vào nút tương ứng Nếu có quá nhiều sheet, bạn có thể nhấp chuột phải vào thanh tab và chọn tên sheet cần đến.
S d ng các t h p phím t t đ di chuy n
đ n đ c n i c n thi t trong b ng tính ngoài vi c dùng chu t cu n các thanh cu n ngang và d c, các phím m i tên thì b n nên nh các t h p phím b ng bên d i đ giúp di chuy n đ c nhanh h n
Các phím t t di chuy n nhanh trong b ng tính
S d ng các ch đ hi n th trong quá trình thao tác
S d ng thanh Zoom
Excel 2010 có thanh công cụ Zoom giúp người dùng phóng to và thu nhỏ khung làm việc Thanh Zoom nằm ở góc dưới bên phải màn hình, cho phép điều chỉnh kích thước khung làm việc từ 10% đến 400% Để phóng to, người dùng chỉ cần nhấn vào nút "+" và để thu nhỏ, nhấn vào nút "-".
Ctrl + Home n đa ch ô A1 trong worksheet
Ctrl + End n đa ch ô có ch a d li u sau cùng trong worksheet
Alt + Page Up Di chuy n ô hi n hành qua trái m t màn hình
Alt + Page Down Di chuy n ô hi n hành qua ph i m t mành hình
Page Up Di chuy n ô hi n hành lên trên m t màn hình
Page Down Di chuy n ô hi n hành xu ng d i m t màn hình
End + ho c Ctrl + n ô bên ph i đ u tiên mà tr c ho c sau nó là ô tr ng
End + ho c Ctrl + n ô bên trái đ u tiên mà tr c ho c sau nó là ô tr ng
End + ho c Ctrl + Lên ô phía trên đ u tiên mà trên ho c d i nó là ô tr ng
End + ho c Ctrl + Xu ng ô phía d i đ u tiên mà trên ho c d i nó là ô tr ng Ctrl + Page Up Di chuy n đ n sheet phía tr c sheet hi n hành
Ctrl + Page Down Di chuy n đ n sheet phía sau sheet hi n hành
Xem và so sánh Worksheet trong nhi u c a s
Tính năng này hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hoặc nhiều worksheet trong cùng một workbook từ nhiều góc độ khác nhau, và mỗi bản sao sẽ được gắn thêm chữ phía sau tên tệp tin Để so sánh hai worksheet, bạn chọn nhóm View / Window / New Window và sau đó tiếp tục với nhóm View / Window.
View Side by Side Khi s d ng ch c n ng này khi b n cu n thanh cu n c a s này thì c a s kia c ng đ c cu n theo t t tính n ng cu n đ ng th i này b n vào View / Window /
Chia khung b ng tính làm nhi u ph n và c đ nh vùng tiêu đ
Khi làm việc với danh sách dài hoặc thực hiện nhiều tác vụ tham chiếu, tính năng chia cột trong Excel rất hữu ích Để chia cột, bạn cần chọn ô hiện hành tại vị trí muốn chia, sau đó vào View / Window / Split Khi đó, bạn sẽ thấy một nút Split xuất hiện trên khung bảng tính, cho phép bạn chia theo chiều dọc hoặc chiều ngang Ngoài ra, đầu của các thanh cuộn dọc và ngang có một biểu tượng cho phép chia nhanh khung bảng tính; bạn chỉ cần nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí mong muốn để chia bảng tính.
Minh h a chia 4, chia 2 d c, chia 2 ngang
Excel không chỉ giúp chia khung làm việc mà còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên giao diện, chẳng hạn như dòng tiêu đề của một danh sách Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp bạn luôn nhìn thấy dòng tiêu đề mặc dù đã cuộn màn hình xuống phía dưới Để thực hiện việc cố định, bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View / Window / Freeze Panes / chọn kiểu cố định phù hợp.
• Freeze Panes : S c đnh dòng phía trên và c t bên trái ô hi n hành
• Freeze Top Row : C đnh dòng đ u tiên đang nhìn th y c a danh sách
• Freeze First Column : C đnh c t đ u tiên đang nhìn th y c a danh sách
Minh h a c đnh các tiêu đ b c đnh thì vào View / Window / Freeze Panes / Unfreeze Panes
S d ng Watch Window
Tính năng Watch Window cho phép người dùng theo dõi các ô trong quá trình tính toán Để giám sát ô mong muốn, bạn cần thêm nó vào danh sách giám sát của Watch Window Để thực hiện điều này, hãy vào nhóm Formulas / Formula Auditing / Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn nút Add Watch trên cửa sổ Watch Window.
Ch ng 2 Làm vi c v i d li u trong Excel
Nh p li u, hi u ch nh
Nh p li u
Nh p s , chu i, th i gian, ngày tháng n m
B c 1 Trên worksheet, ch n ô c n nh p li u
B c 2 Nh p vào con s , chu i v n b n, ngày tháng hay th i gian,… mà b n c n
B c 3 Nh p xong nh n Enter (ô hi n hành chuy n xu ng d i) ho c Tab (ô hi n hành chuy n qua ph i) đ k t thúc
• N u nh p các con s vào mà Excel hi n th ##### là do chi u r ng c t không đ b n b n t ng thêm chi u r ng c t
• M c đnh Excel s dùng d u ch m (.) đ phân cách ph n s nguyên và ph n s th p phân
• Khi nh p các con s mà các con s này không c n tính toán thì b n nên đnh d ng ô là Text tr c khi nh p ( Home / nhóm Number / ch n Text t danh sách)
• Ngày và th i gian nh p vào ô thì nó dùng đnh d ng ngày m c đnh trong Control
Panel / Regional and Language Options
Khi nhập ngày trong Excel, bạn có thể sử dụng định dạng ngày như 10/05/2007 hoặc 10-05-2007 Để nhập ngày hiện tại vào ô, hãy nhấn tổ hợp phím Nếu bạn muốn định dạng ngày cho ô chứa ngày, hãy chọn ô đó và nhấn .
Khi nhập thời gian theo chuẩn 12 giờ, bạn cần thêm A hoặc P vào sau thời gian, ví dụ: 8:30 AM hoặc 4:15 PM; nếu không, Excel sẽ tự động hiểu là AM Để nhập thời gian hiện tại vào ô, hãy nhấn Nếu bạn muốn định dạng thời gian cho ô chứa thời gian, hãy chọn ô và nhấn Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn chỉ cần chọn các ô, nhập nội dung và sau đó nhấn Enter.
Để nhập cùng một nội dung vào nhiều ô trên các sheet khác nhau, bạn cần chọn các sheet đó và sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành Tiếp theo, bạn có thể nhập liệu, có thể thêm dữ liệu mới nếu bạn nhập đè lên các ô đã có dữ liệu Để chọn các sheet, bạn hãy nhấp chuột lên thanh tab sheet và chọn "Ungroup Sheets".
Ví d nh p các lo i d li u
Nh p các ký t đ c bi t
B c 1 Mu n nh p ký t đ c bi t vào, tr c tiên ch n ô và đ n n i c n chèn trong ô
B c 2 Ch n Insert / nhóm Text / ch n Symbol
B c 3 Trong h p tho i Symbol hãy ch n ký t c n, có th đ i ki u Font t i h p Font
H y l nh (Undo), ph c h i l nh (Redo), l p l i l nh sau cùng
• h y m t l nh v a th c hi n b n nh n chu t lên nút hay dùng phím
• ang nh p li u vào ô mu n h y thì nh n phím ESC
• ph c h i l nh v a h y thì nh n nút hay dùng phím
• th c hi n l i l nh sau cùng nh n
Hi u ch nh n i dung
Xóa n i dung các ô B c 1 Ch n m t ho c nhi u ô c n xóa
Để xóa nội dung trong ô mà không làm mất định dạng, bạn có thể sử dụng phím Delete trên bàn phím Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa bằng cách vào nhóm Editing trong tab Home, sau đó chọn các lệnh phù hợp.
• Clear All: Xóa t t c n i dung và đnh d ng
• Clear Formats: Ch xóa ph n đnh d ng c a ô
• Clear Contents: Ch xóa n i dung, còn đnh d ng
• Clear Comments: Ch xóa các chú thích c a ô n u có
• L u ý các l nh trên không xóa đ c đnh d ng c a b ng (table)
Nh p đ è lên ô có s n n i dung
Mu n nh p đè lên các ô có s n n i dung, tr c tiên b n hãy ch n ô đó và nh p vào n i dung m i Khi đó, n i dung c c a ô s m t đi và thay b ng n i dung v a nh p đè
Hi u ch nh n i dung các ô
Mu n hi u ch nh n i dung s n có c a ô b n làm các cách sau:
1 Nh p chu t hai l n lên ô c n hi u ch nh dùng chu t ho c các phím m i tên di chuy n đ n n i c n hi u ch nh dùng phím Backspace ho c Delete đ xóa m t s n i dung sau đó nh p vào n i dung m i
2 Ch n ô c n hi u ch nh và nh n F2 đ vào ch đ hi u ch nh và làm t ng t nh trên
3 Ch n ô c n hi u ch nh, sau đó nh p chu t vào thanh công th c ( Formula )
S d ng các k thu t khi nh p li u
S d ng công c này Excel s giúp b n đi n t đ ng d li u theo các m u AutoFill có s n Ngoài ra b n còn có th t o thêm các m u ph c v cho công vi c c a mình
Các giá tr kh i đ u Chu i sau khi m r ng
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder, Text1, textA text2, textA, text3, textA,
1st Period 2nd Period, 3rd Period,
B n mu n đi n các s l trong kho ng t 1 đ n 25 vào c t A b n làm nh sau:
B c 1 Ch n ô đ u tiên A1 và nh p vào s 1
B c 2 Ch n ô ti p theo A2 nh p vào s 3 (B c nh y b ng 3-1 = 2, Excel s c ng s 2 vào ô ch a s l tr c đó đ có đ c s l k ti p)
B c 3 Ch n hai ô A1:A2 , di chuy n chu t xu ng d u vuông nh màu đen (Fill handle) góc d i bên ph i vùng ch n cho chu t bi n thành d u c ng màu đen
B c 4 Gi trái chu t kéo xu ng phía d i cho đ n khi hi n s 25 thì d ng l i
Khi b n mu n đi n t đ ng (sao chép) d li u hay công th c c a ô hi n hành cho các ô bên trái, bên ph i, phía trên hay bên d i nó thì b n làm theo các cách sau:
1 Ch n ô hi n hành đang ch a d li u hay công th c c n sao chép, sau đó gi Fill handle và kéo theo h ng b n c n (lên, xu ng, trái hay ph i) Khi đó d li u hay bi u th c s đ c sao chép
2 Ch n ô ch a d li u (hay công th c) c n sao chép và t t c các ô c n sao d li u đ n, sau đó vào Home / nhóm Editing / Fill ch n h ng phù h p ( Down, Right, Up,
To create a custom AutoFill list in Excel, navigate to the Office/Excel Options, select Popular, and then choose Edit Custom Lists under the Top options for working with Excel In the Custom Lists dialog, enter your desired entries in the List entries box, and after entering them, click the Add button to save your custom list for future use.
• Mu n xóa m t danh sách thì b n ch c n ch n danh sách đó và nh n nút Delete
• N u mu n hi u ch nh danh sách thì ch n danh sách đó và hi u ch nh trong ô List entries , sau khi hi u ch nh xong nh n nút Add
S d ng ch c n ng Automatic Completion
Chức năng Tự động hoàn thành trong Excel giúp bạn nhập nhanh các chuỗi và giá trị giống nhau vào các ô Tuy nhiên, tính năng này đôi khi có thể gây khó chịu, vì vậy bạn có thể tắt nó bằng cách vào nút Office / Excel Options / chọn Tab Nâng cao / trong Tùy chọn chỉnh sửa / bỏ chọn Enable AutoComplete for cell values.
AutoCorrect là công cụ hữu ích giúp bạn sửa lỗi chính tả khi nhập bằng tiếng Anh và nhập nhanh các ký hiệu hoặc đoạn văn bản lặp đi lặp lại Bạn có thể thêm các cụm từ thường dùng vào danh sách AutoCorrect bằng cách thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.
B c 1 Ch n nút Office / Excel Options / Proofing / AutoCorrect Options
B c 2 T i Tab AutoCorrect ch n Replace text as you type đ ch c n ng này có tác d ng
B c 3 Trong h p Replace gõ c m t th ng hay gõ sai (ho c gõ vào mã t c ký)
B c 4 Trong h p With gõ c m t đúng vào (ho c gõ vào nguyên b n c a mã t c ký)
Để thêm mục vào danh sách, bạn nhấn nút "Add" Để chỉnh sửa một mục có sẵn, chọn mục đó và nhập nội dung mới vào hai hộp "Replace" và "With", sau đó nhấn nút "Replace" Nếu bạn muốn xóa một mục trong danh sách, chỉ cần chọn mục đó và nhấn nút "Delete".
Minh h a thêm mã t c ký vn và nguyên v n
nh d ng
nh d ng chung
Các nút định dạng trong Excel được sắp xếp thuận tiện trong nhóm Home trên thanh Ribbon Khi thực hiện soạn thảo và tính toán, người dùng chỉ cần nhấn vào nút định dạng phù hợp để dễ dàng điều chỉnh bảng tính.
Khi c n các đnh d ng ph c t p h n mà trên thanh Ribbon không có nút l nh thì b n truy c p vào h p tho i Format Cells : Ch n Home / nhóm Cells / Format / Format Cells …
Gi i thích h p tho i Format Cells nh d ng Mô t
Category Danh sách các lo i đnh d ng s , giá tr
Sample Hi n th đnh d ng c a giá tr trong ô hi n hành theo các đnh d ng b n ch n
Decimal places T i đa có th có 30 s sau d u th p phân, ch áp d ng cho d ng
Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific
Use 1000 Separator (,) Ch n ô này n u mu n có d u phân cách gi a hàng nghìn, tri u, t …ch áp d ng cho d ng Number
Negative numbers Ch n lo i đnh d ng th hi n cho s âm, ch áp d ng cho d ng nh d ng Mô t
Symbol Ch n lo i ký hi u ti n t , ch áp d ng cho d ng Currency và
Type Ch n ki u hi n th phù h p cho giá tr , ch áp d ng cho các d ng Date, Time, Fraction, Special, và Custom
Locale (location) Ch n lo i ngôn ng khác đ áp d ng đnh d ng giá tr , ch áp d ng cho các d ng Date, Time, và Special
Có các l a ch n dùng đ canh ch nh n i dung ô theo chi u ngang M c đnh Excel canh l trái cho v n b n, l ph i cho giá tr , các giá tr lu n lý và các l i đ c canh gi a
Vertical Có các l a ch n dùng đ canh chình n i dung theo chi u d c
Indent Th t đ u các dòng n i dung c a ô
Orientation Ch n các h ng c a v n b n trong các ô
Degrees t giá tr đ đ xoay v n b n Các giá tr t -90 đ n 90 đ
Text control Wrap text N i dung trong ô đ c xu ng nhi u dòng tùy thu c vào đ r ng c t và đ dài n i dung (xem chi ti t ph n d i)
Shrink to fit Gi m kích c ch đ t t c n i dung trong ô v a v i đ r ng c t
Merge cells N i các ô ch n thành m t ô (đã trình bày ph n trên)
Right-to-left Text direction Xác đnh trình t đ c và canh l
Font Ch n ki u Font cho các ô, font m c đnh là Calibri
Font style Ch n ki u th ng, in nghiên, in đ m…c a Font ch , ki u m c đnh là Regular nh d ng Mô t
Color Ch n màu cho v n b n, m c đnh là Automatic (do Excel t ch n màu)
Normal font N u ch n s lo i b các đnh d ng Font khác và tr v d ng bình th ng
Effects Strikethrough Có thêm đ ng g ch ngang v n b n
Superscript Làm cho v n b n co l i và đ y lên trên
Subscript Làm cho v n b n co l i và đ y xu ng d i
Preview Xem tr c k t qu đ nh d ng b n v a ch n
Line Ch n ki u và kích c các đ ng k khung, sau đó ch n các nút bên h p Border đ k
Presets Ch n không k khung, k đ ng bao và k các đ ng phân cách gi a các ô
Color Ch n màu cho các đ ng k
Border Các nút bao quanh hình minh h a dùng đ k các đ ng bao các ô
Background Color Ch n màu n n cho các ô Fill Effects cung c p các hi u ng tô màu n n (xem chi ti t ph n d i)
More Colors B sung thêm các màu và công c pha ch màu
Pattern Style các ki u m u tô n n ô Xem tr c k t qu ch n màu và ki u m u t i Sample
Locked Khóa vi c thay đ i, di chuy n, xóa, … các ô, ch có tác d ng khi sheet đ c b o v
Hidden n công th c trong ô, ch co tác d ng khi sheet đ c b o v
(xem ph n sau) nh d ng Mô t
General Excel m c đnh dùng ki u này đ đnh d ng giá tr , khi s dài h n 12 s thì đnh d ng
General chuy n sang d ng Scientific
Dùng đ đnh d ng các con s , b n có th ch n d u phân cách th p phân và qui đnh s con s sau d u th p phân, đ ng th i có th ch n ki u hi n th s âm
Sử dụng dấu chấm và dấu phẩy cho các giá trị số, chúng ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và đánh dấu số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị âm.
Accounting Dùng đ đnh d ng các đ n v ti n t trong k toán, nó đ t ký hi u ti n t và giá tr hai c t khác nhau
Dùng đ đnh d ng các giá tr ngày và th i gian tùy theo ch n l a t i ph n Type và Locale (location) Các Type có d u (*) là đnh d ng l y t h th ng ( Control Panel )
Dùng đ đnh d ng các giá tr ngày và th i gian tùy theo ch n l a t i ph n Type và Locale (location) Các Type có d u (*) là đnh d ng l y t h th ng ( Control Panel )
Percentage nh d ng này l y giá tr trong ô nhân v i 100 và thêm d u % vào sau k t qu , b n có th ch n d u phân cách th p phân và qui đnh s con s sau d u th p phân
Fraction nh d ng này hi n th con s d i d ng phân s tùy theo Type b n ch n
Hi n th con s d i d ng khoa h c Ví d , s
12345678901 đnh d ng theo Scientific là 1.23E+10, ngh a là 1.23 x 10 10 B n có th ch n d u phân cách th p phân và qui đnh s con s sau d u th p phân
Text nh d ng n i dung ô gi ng nh nh ng gì nh p vào k c các con s nh d ng Mô t
Dùng đ hi u ch nh các mã đnh d ng đang áp d ng hay t o m i các đnh d ng do b n áp d ng Ta có th thêm vào t 200 đ n
250 đnh d ng t t o tùy theo ngôn ng và phiên b n Excel (xem ph n sau)
Khi b n mu n đo n v n b n dài trong ô có nhi u dòng thì b n dùng ch c n ng wrap text ho c dùng đ xu ng dòng t i v trí mong mu n
B c 1 Ch n ô c n đnh d ng Wrap text, ví d ô A1
B c 2 Ch n Home / Alignment ch n Wrap Text ( ) N u dòng không t đ ng m r ng là do ô b thi t l p chi u cao c đnh, b n vào Home / Cells / Format / t i Cells Size ch n
B c 2 Ch n Home / nhóm Alignment / Orientation / Angle Counterclockwise nh d ng khung (border)
K đ ng bao xung quanh vùng B2:E18 đ m, có đ ng phân cách gi a các ô b ng nét mãnh và màu t t c đ ng k là màu đ
B c 2 Ch n Home / nhóm Cells / Format / Ch n Format Cells
B c 3 Vào Tab Border , ch n màu là Red ( ) t i Color
B c 4 Ch n Style là nét đ m , sau đó ch n nút Outline t i Preset
B c 5 Ch n Style là nét m nh , sau đó ch n nút Inside t i Preset
Hi u ng tô n n ô (Fill effect)
B c 2 Ch n Home / nhóm Cells / Format / Ch n Format Cells
B c 3 Vào Tab Fill / Ch n Fill Effects …
B c 4 Ch n các màu c n ph i h p: Color 1 (ví d là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue)
B c 5 Ch n Shading styles là Vertical và ch n ki u th 3
T đ ng đ nh d ng có đ i u ki n
Trong Excel 2010, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các mẫu trong dữ liệu một cách dễ dàng Chỉ cần chọn một nhóm ô và nhấn vào Conditional Formatting trên thanh ribbon Home Khi bạn di chuột qua các lựa chọn, bạn sẽ thấy ngay bản xem trước của chúng.
Có thể gán cho mỗi ô một màu đặc biệt nhằm phản ánh giá trị của nó trong toàn bộ bảng dữ liệu Thêm một thanh dữ liệu trong suốt phần đánh giá giá trị của ô giúp trực quan hóa thông tin Cách thức này cho phép đơn giản hóa nhiều so với các phương pháp phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel.
B ng và đ nh d ng b ng (table)
Excel cho phép tạo và quản lý bảng với nhiều biểu mẫu khác nhau, đồng thời hỗ trợ xóa các biểu mẫu đã thêm và xóa định dạng bảng Ngoài ra, người dùng có thể thay đổi định dạng bảng khi cần thiết, áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển đổi danh sách thành bảng một cách dễ dàng.
B c 2 Ch n Home / nhóm Styles / ch n Format As Table
B c 3 C a s Style li t kê r t nhi u bi u m u đnh d ng b ng, ch n m t trong các bi u m u Ví d ch n m u Light s 9
B c 4 C a s Format As Table hi n lên nh n OK đ xác nh n
• t o m u m i thì t i B c 3 ch n New Table Style …, sau đó đ t tên cho bi u m u m i và nh n Format đ ch bi n bi u m u
• Mu n xóa m t m u t t o thì vào Home / Style / Format As Table , t i ph n Custom nh p ph i chu t lên bi u m u và ch n Delete
Xóa ki u đnh d ng b ng đang áp d ng và chuy n b ng v danh sách
• xóa m t ki u đnh d ng b ng đang áp d ng, tr c tiên hãy ch n b ng, t i Tab
Design vào nhóm Table Styles ch n More ( ) / ch n Clear n lúc này vùng ch n v n còn là b ng do v y nó có các tính n ng c a b ng
• chuy n m t b ng v thành danh sách thì ch n b ng, sau đó vào Tab Design , t i nhóm Tools ch n Convert to Range
S d ng m u đ nh d ng tài li u (Document Themes)
Các mẫu tài liệu dùng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẻ chuyên nghiệp và rất đa dạng Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu sắc, font chữ, hình ảnh, đồ thị, và nhiều hiệu ứng độc đáo Ngoài ra, chúng ta còn có thể điều chỉnh và chỉnh sửa các mẫu này theo nhu cầu riêng.
• áp d ng bi u m u tài li u b n vào ch n nhóm Page Layout / Themes / Ch n m t bi u m u t danh sách
• Có th hi u ch nh bi u m u: vào Colors đ ch n l i màu, vào Fonts đ ch n l i ki u Font và vào Effects đ ch n l i hi u ng
• L u ý b ng ph i áp d ng Style thì m i có tác d ng
• T o bi u m u m i Colors và Font b n vào Page Layout / Themes / ch n Colors / ch n Create New Themes Colors hay Page Layout / Themes / ch n Fonts / ch n
Create New Themes Fonts Nh l u l i (Save) sau khi t o
• Khi đ i ki u m u khác đ ng lo t các đ i t ng đ c áp d ng bi u m u thay đ i đnh d ng và không b thay đ i n i dung.
Tìm ki m và thay th d li u
tìm d li u ho c tìm và thay th d li u:
• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing c a tab Home
Hãy sử dụng chức năng Tìm và Thay thế bằng cách nhập từ khóa cần tìm vào ô "Find What" và từ khóa thay thế vào ô "Replace with".
• Kích nút Options đ tìm thêm các tùy ch n
S p x p và l c d li u
Sort (s p x p) và Filter (l c) là nh ng tính n ng cho phép b n thao tác d li u trong m t b ng tính đ c thi t l p d a trên các tiêu chu n
S p x p th c hi n m t s p x p theo chi u t ng d n hay gi m d n trên m t c t:
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
B l c cho phép b n ch hi n th d li u mà đáp ng các tiêu chu n nh t đnh s d ng b l c:
• Kích vào c t ho c ch n các c t ch a d li u mà b n mu n l c
• Trên tab Home, kích Sort & Filter
• Kích vào m i tên phía d i ô đ u tiên
• không áp d ng b l c, kích nút Sort & Filter
Ch ng 3 Các hàm s trong Excel
Gi i thi u công th c và hàm
Gi i thi u công th c (Formula)
Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều; nếu không có các công thức, bảng tính sẽ giống như trình soạn thảo văn bản Chúng ta sử dụng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính Khi dữ liệu thay đổi, các công thức này sẽ tự động cập nhật theo những thay đổi đó và tính ra kết quả mới, giúp chúng ta đạt được các tính toán lặp lại một cách hiệu quả Vậy công thức có các thành phần gì?
Công th c trong Excel đ c nh n d ng là do nó b t đ u là d u = và sau đó là s k t h p c a các toán t , các tr s , các đa ch tham chi u và các hàm
Các toán t trong công th c
Toán t Ch c n ng Ví d K t qu
& N i chu i =”Lê” & “Thanh” N i chu i “Lê” và “Thanh” l i
: Tham chi u mãng =Sum(A1:B1) Ví d ô A1=3, ô B1=6 K t qu : 9 kho ng tr ng
Tr v các ô giao gi a 2 vùng
: (hai ch m) (1 kho ng tr ng) , (d u ph y) Toán t tham chi u 1
Gi i thi u hàm (Function)
Hàm trong Excel đ c l p trình s n dùng tính toán ho c th c hi n m t ch c n ng nào đó
Việc sử dụng các hàm trong Excel giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc tính toán thủ công Các hàm này rất đa dạng, bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau Một số hàm không yêu cầu đối số, trong khi một số khác cần một hoặc nhiều đối số, và các đối số này có thể là bắt buộc hoặc tùy chọn.
Nh p công th c và hàm
Nhập công thức trong Excel rất đơn giản Để nhập công thức vào ô, bạn chỉ cần bắt đầu bằng dấu "=" và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các biến, các tham chiếu và các hàm.
Khi làm việc trên bảng tính, bạn cần chú ý đến thanh công thức, nơi hiển thị công thức hiện tại Một điều quan trọng là tránh nhập trực tiếp các số hoặc giá trị vào công thức; thay vào đó, bạn nên sử dụng tham chiếu đến các ô khác để đảm bảo tính chính xác và linh hoạt trong tính toán.
Minh h a dùng tham chi u trong hàm
Trong ví dụ trên, để tính giá trị NPV, chúng ta không cần nhập trực tiếp tỷ lệ 10% vào hàm, mà nên tham chiếu đến ô I2 Điều này cho phép chúng ta dễ dàng thay đổi lãi suất bằng cách chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2, từ đó nhận được kết quả NPV mới mà không cần phải chỉnh sửa công thức.
Gi s các ô C2:G2 đ c đ t tên là DongTien , và ô I2 đ t tên là LaiSuat (Xem l i cách đ t tên vùng bài s 1) thì trong quá trình nh p công th c b n có th làm nh sau:
B2 Nh n F3 , c a s Paste Name hi n ra
B3 Ch n LaiSuat và nh n OK
B5 Ch n DongTien và nh n OK
Chèn tên vùng vào công th c
M t trong nh ng cách d dàng nh t đ s d ng hàm trong Excel là s d ng th vi n hàm Khi b n mu n s d ng hàm nào ch vi c vào thanh Ribbon / ch n nhóm Formulas / Function
To select a function in a library, you can easily access the function dialog by clicking the "Insert Function" button Additionally, if you need to learn more about a specific function, simply click on "Help on this function" for detailed information.
Tham chi u trong công th c
Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp chúng ta khởi tạo công thức một cách chính xác khi các giá trị tính toán có sự thay đổi Có ba loại tham chiếu chính mà bạn cần lưu ý.
Tham chiếu đa chiều trong Excel: Khi sao chép hoặc di chuyển công thức đến vị trí khác, các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi tương ứng với vị trí mới của chúng.
Tham chi u đa ch tuy t đ i: Các dòng và c t tham chi u không thay đ i khi ta di d i hay sao chép công th c Ví d $A$5:$B$7, $C$4
Tham chi u h n h p: Ph i h p tham chi u đa ch t ng đ i và tuy t đ i Ví d A$5 ngh a là c t A t ng đ i và dòng 5 tuy t đ i
L u ý: D u $ tr c th t c t là c đnh c t và tr c th t dòng là c đnh dòng Nh n phím
F4 nhi u l n đ (tuy t đ i) c đnh/ b c đnh dòng ho c c t
Nh n phím F4 nhi u l n đ (tuy t đ i) c đnh/ b c đnh dòng ho c c t.
Ví d : Tính thành ti n b ng S l ng nhân Giá i sang giá tr Thành ti n sang VND Tính t ng các c t Thành ti n và c t VND
Minh h a đa ch t ng đ i và tuy t đ i
B c 1 chúng ta mu n khi sao chép công th c xu ng phía d i thì đa ch các ô tính toán s t đ ng thay đ i theo
Nhập công thức vào ô B$17 và nhấn Enter, sau đó sao chép công thức xuống các ô E3:E14 Việc cố định dòng 17 trong công thức là cần thiết để khi sao chép, các công thức vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.
T i ô D15 nh p vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15
Tham chi u đ n đa ch worksheet khác nh ng cùng workbook thì có d ng
Khi tên sheet có ch a kho ng tr ng thì đ trong c p nháy đ n ‘ ’
Tham chi u đ n đa ch trong workbook khác thì có d ng
[Tên_Workbook]Tên_sheet! a_ch _ô
Khi tên Sheet hay Workbook có ch a kho n tr ng đ trong c p nháy đ n ‘ ’
=A2*‘C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chi u đ n workbook khác mà workbook này không m
*‘\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chi u đ n tài nguyên chia s trên máy ch trong m ng
Các l i thông d ng (Formulas errors)
#DIV/0! Trong công th c có ch a phép chia cho 0 (zero) ho c chia ô r ng
#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chi u ho c đánh thi u d u nháy
#N/A Công th c tham chi u đ n ô mà có dùng hàm NA đ ki m tra s t n t i c a d li u ho c hàm không có k t qu
#NULL! Hàm s d ng d li u giao nhau c a 2 vùng mà 2 vùng này không có ph n chung nên ph n giao r ng
#NUM! V n đ đ i v i giá tr , ví d nh dùng nh m s âm trong khi đúng ph i là s d ng
#REF! Tham chi u b l i, th ng là do ô tham chi u trong hàm b xóa
#VALUE! Công th c tính toán có ch a ki u d li u không đúng.
Các hàm trong Excel
Nhóm hàm logic
c đi m chung c a nhóm hàm logic:
• Hàm logic luôn tr v m t trong 2 giá tr TRUE (đúng) ho c FALSE (sai)
• K t qu c a hàm logic th ng dùng làm đ i s trong các hàm có s d ng đi u ki n nh IF, SUMIF, COUNTIF,
Tr v m t giá tr đúng (TRUE) ho c sai (FALSE) t ng ng n u đi u ki n c a b n là đúng ho c sai
S d ng hàm IF đ th c hi n vi c ki m tra đi u ki n trên các giá tr và công th c
IF(logical_test , value_if_true , value_if_false)
• Logical_test là b t k giá tr ho c bi u th c nào có th nh n giá tr TRUE ho c
FALSE Ví d A100 là m t bi u th c logic; n u giá tr trong ô A10 b ng 100 thì bi u th c s tr l i giá tr TRUE, ng c l i bi u th c tr l i giá tr FALSE i
• Có đ n 64 hàm IF đ c l ng vào nhau đ x lý nh ng tình hu ng ki m tra đi u ki n ph c t p
Công th c Mô t công th c
=IF(A2B2 thì tr v “Over Budget”, ng c l i thì tr v “OK”
Gi s thang đánh giá k t qu h c t p c a h c sinh theo đi m trung bình c n m nh sau:
Xu t s c Gi i Khá Trung bình Y u
=IF(D2 >= 9.0, "Xu t s c", IF(D2 >= 8.0, "Gi i", IF(D2>= 7.0, "Khá", IF(D2>= 5.0, "Trung bình", “Y u”))))
Dùng 4 hàm IF l ng nhau đ x p lo i h c sinh theo đi m t ng k t
Tr v k t qu TRUE n u t t c đi u ki n đ u TRUE, tr v FALSE n u m t trong các đi u ki n là FALSE
• Logical_1, logical_2, là các đ u ki n c n ki m tra Các đi u ki n này có th là bi u th c, vùng tham chi u ho c m ng giá tr
• Các đi u ki n ph i có giá tr là TRUE ho c FALSE
• N u 1 trong các đi u ki n có giá tr không ph i Logic, hàm AND tr v l i
=AND(A2>9,A3>9) N u ô A2 và A3 cùng l n h n 9 thì hàm tr v giá tr TRUE
Ng c l i, ch c n A29) N u ô A2 ho c A3 l n h n 9 thì hàm tr v giá tr TRUE Trong tr ng h p, c A2,000, Excel tr v l i #NUM!
Hàm DATE trong Excel cho phép chuyển đổi giá trị tháng vượt quá 12 thành năm và tháng hợp lệ Cụ thể, nếu giá trị tháng lớn hơn 12, hàm sẽ quy đổi tháng đó bằng cách cộng thêm số năm tương ứng Ví dụ, với DATE(2008, 16, 2), tháng 16 sẽ được chuyển đổi thành tháng 4 của năm 2009, vì 16 tháng tương đương với 1 năm và 4 tháng.
T ng t nh v y, n u month23 nó s đ c chia cho
24, ph n d đ c hi u là hour Ví d TIME(24,0,0) = TIME(1,0,0)
• Minute s t 0 đ n 32767 đ i di n cho sô phút N u minute>59 nó s đ c chia cho 60, ph n d là minute
• Second s t 0 đ n 32767 đ i di n cho s giây N u second>59 nó s đ c chia cho 60, ph n d là second
Công th c Mô t công th c
=TIME(A2,B2,C2) Ph n th p phân c a m t ngày , cho th i gian c a dòng đ u tiên là 0.5
=TIME(A3,B3,C3) Ph n th p phân c a m t ngày , cho th i gian c a dòng th hai là 0.700115741
Tr v ngày gi hi n t i trong h th ng c a b n N u đnh d ng ô là General tr c khi hàm nh p công th c, k t qu tr v đnh d ng ngày tháng
Tr v ngày hi n t i trong h th ng c a b n N u đnh d ng ô là General tr c khi hàm nh p công th c, k t qu tr v đnh d ng ngày tháng
Tr v m t dãy s liên ti p là ngày c a c a m t ngày (date)
Serial_number là ngày tháng mà bạn cần tìm Ngày tháng này có thể được nhập vào bằng hàm DATE hoặc là kết quả của công thức hoặc hàm khác Ví dụ, sử dụng DATE(2008,5,23) sẽ trả về ngày 23 tháng 5 năm 2008.
Tr v m t dãy s liên ti p là tháng c a m t ngày tháng (date)
• Serial_number là ngày tháng (date) c a tháng mà b n tìm Ngày tháng nên đ c nh p vào b ng hàm DATE, ho c là k t qu c a công th c ho c hàm khác
Các hàm HOUR, MINUTE, SECOND t ng ng là các hàm tr v gi , phút, giây c a m t th i gian T ng t nh hàm DAY, MONTH, YEAR.
Hàm dò tìm d li u
Gi s trong Excel b n có danh sách sau:
STT H tên Mã ng ch Tên ng ch Tên đ n v
001 ào Th Mai 1003 Phòng Hành chính
002 Ngô V n Nhu 1002 Phòng Hành chính
005 Ph m Thành 1002 Phòng Qu n tr
006 Tr n Thu 1004 K s Phòng Tài chính
008 Lê Dung 1003 Phòng Kinh doanh
Và m t b ng mã nh sau:
Mã ng ch Tên ng ch công ch c
Công việc của bạn là điền tên ngách công chức vào cột Tên ngách bên trên Nếu bạn nhìn vào bảng bên phải và gõ vào cột bên trên tương ứng, sẽ xảy ra một số tình huống bất lợi: nếu hai danh sách trên dài, bạn sẽ phải nhập mã định danh (rất khó); nếu bảng mã ngách có thay đổi, bạn lại phải quay lại danh sách bên trên để điều chỉnh tất cả các mã ngách Chúng ta cần thực hiện điền tên ngách đúng cho cột Tên ngách bằng cách lấy mã ngách của mục đầu tiên trong bảng mã, khi tìm thấy thì sẽ lấy giá trị cùng dòng và cột thứ hai Hàm VLOOKUP sẽ giúp bạn giải quyết bài toán này một cách đơn giản.
Tìm ki m m t giá tr trong c t đ u tiên c a m t b ng d li u và tr v m t giá tr trong cùng m t dòng t m t c t khác c a b ng d li u
Có th hi u VLOOKUP là hàm dò tìm d li u theo c t và tr v giá tr theo hàng
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
• Lookup_value là m t giá tr đ tìm ki m trong c t đ u tiên c a b ng d li u N u lookup_value nh h n giá tr nh nh t trong c t đ u tiên c a b ng d li u, VLOOKUP tr v l i #N/A
Table_array là một vùng dữ liệu (bảng dữ liệu) chứa các giá trị cần tìm kiếm dựa trên lookup_value Các giá trị trong cột đầu tiên của table_array có thể là chuỗi văn bản, số hoặc giá trị logic, và quá trình tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường.
• Col_index_num là ch s c t trong b ng d li u mà giá tr t i đó s đ c tr v
C t đ u tiên trong b ng d li u (table_array) có ch s là 1, các c t ti p theo là 2,
3, 4, 5 o N u Col_index_num s c t c a b ng d li u (table_array), VLOOKUP tr v giá tr l i #REF!
Range_lookup là một giá trị logic xác định cách tìm kiếm trong hàm VLOOKUP, có thể là tìm kiếm chính xác hoặc tìm kiếm tương đối Nếu Range_lookup là TRUE, hàm sẽ tìm kiếm tương đối; còn nếu là FALSE, hàm sẽ tìm kiếm chính xác giá trị cần tìm.
• Các giá tr c t đ u tiên không ch a các kho ng cách đ u, cu i, kho ng cách dài và các ký t đ t bi t khác Trong tr ng h p này VLOOKUP có th tr l i giá
Ví d : i n tên ng ch vào c t E, d a vào b ng mã ng ch bên d i và dùng hàm VLOOKUP đ th c hi n
B c 1: Thi t l p công th c t i ô E3 nh hình d i đây
Hàm GI() giúp tìm giá trị trong ô D3 (Lookup_value) từ cột đầu tiên (D14:D17) của bảng dữ liệu D14:E17 (table_array) Nếu tìm thấy, hàm sẽ trả về giá trị tương ứng ở cột thứ hai (col_index_num) trong cùng dòng, với điều kiện tìm kiếm chính xác giá trị D3 (FALSE).
Lưu ý rằng vùng dữ liệu này không thay đổi khi áp dụng cho công thức các ô trong cột Tên ngách, vì vậy chúng ta sử dụng đa chúc đinh (bấm F4) Trong công thức, vùng dữ liệu sẽ là
Copy công th c (kéo) đ áp d ng cho các ô còn l i b n s đ c k t qu nh sau:
Tìm ki m m t giá tr trong hàng đ u tiên c a m t b ng d li u (ho c m ng d li u) và tr v m t giá tr trong cùng m t c t t m t dòng khác c a b ng d li u
Có th hi u HLOOKUP là hàm dò tìm d li u theo hàng và tr v giá tr theo c t
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Các bi n và cách dùng t ng t nh hàm VLOOKUP
Ví d : Dùng công th c đ tính giá lo i phòng khách s n theo ngày th ng
=HLOOKUP("A",$D$3:$F$4,2,FALSE) s tr v k t qu là 120