Tin học văn phòng Microsoft Office dành cho người tự học: Phần 1

Tin học văn phòng Microsoft Office dành cho người tự học: Phần 1 trình bày hướng dẫn sử dụng Microsoft Word, định dạng văn bản, khung - bảng - đồ thị, phương thức hiển thị - in, những rắc rối thường gặp khi soạn thảo văn bản,... Mời các bạn cùng tham khảo để nắm nội dung chi tiết.

TỦ SÁCH STK (SƯU TẨM - THÔNG TIN - KỸ THUẬT M 0I) PHẠM QUANG HIEN - PHẠM PHƯƠNG HOA

TIN HỌC VAN PHONG MICROSOFT OFFICE

GIÚI THIỆU TIN HỌC VÃN PHONG - MICROSOFT OFFICE OANH CHO NGUÔI TỤ HỌC

MỘT QUYỂN SÁCH RẤT HỮU ÍCH VÀ CAN THIẾT

VỚI CÁC HỌC SINH, SINH VIÊN, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG, CÁC DOANH NHÂN, CÁC GIÁO VIÊN, KẾ TOÁN VIÊN VÀ HƠN THẾ NỬA

TRONG VIỆC Tự HỌC VỚI CÁC HƯỞNG DẪN CỤ THẾ, DẦY ĐỦ VẢ RẤT THỤC TIỄN GIÚP BẠN HỌC VÀ THỰC HÀNH DẠT HIỆU QUẢ CAO

THEO ĐÚNG VỚI PHƯƠNG CHÂM CÁC SÁCH

TIN HỌC VẨN PHÒNG - MICROSOFT OFFICE DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC Glứl THIỆU

Glứl THIỆU

Trong lĩnh vực Tin học văn phòng, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio là những chương trình thuộc bộ Microsoft Office dã và dang dược ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực: Kinh tế, kế toán, thương mại, quàn lý, vẽ

kỹ thuật và nhiểu hơn nữa Với Microsoft Office, bạn có trong tay dáy đủ các công cụ và lệnh dể thực hiện các tiện ích trong diện toán văn phòng Tại Việt Nam, Microsoft Office rất phổ biến Hầu như các máy tính mới lắp ráp dều cài dặt sẩn một trong các bộ Microsoft Office phiên bản 2003, 2007, 2010 hay 2013 Tuy rất phổ cập và có nhiều sách trình bày cách sử dụng Microsoft Office, nhưng dể có dược tài liệu tự học kiểu "Xem tới dâu thực hành tới dó” giúp người dọc có thể tự tham khảo và thực hành ứng dụng vào trong thuc tế thì không nhiều Trong lần biên soạn này, tủ sách STK giới thiệu dến các bạn bốn chương trình Word, Excel, PowerPoint và Visio trong

bộ Microsoft Office Với các chương trinh còn lại như Microsoft Access, Microsoft Project v.v sẽ trình bày trong những chuyên dể tiếp theo Nội dung sách trình bày những kiến thức không quá sâu, nhằm phục vụ cho những người mới bắt đáu làm quen với việc soạn thảo văn bản (Word), tạo bảng tính (Excel), trình chiếu (PowerPoint) và vẽ kỹ thuật (Visio), dổng thời làm tài liệu tham khảo hướng dẫn sử dụng chương trình Microsoft Office cho giáo viên, học sinh tại các trung tâm, trường học

• Bài tập 4: Tìm kiếm - Thay thế - Kiểm lỗi - Mail Merge

• Bài tập 5: Phương thức Hiển thị - In

• Bài tập 6: Các lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản

PHẦN 2: HƯỚNG DAN s ử d ụ n g MICROSOFT POWERPOINT

• Bài tập 7: Làm quen với PowerPoint

• Bài tập 8: Hướng dẫn thiết kế bài giảng hóa học

• Bài tập 9: ứng dụng thiết kế bài giảng của PowerPoint

PHẦN 3: HƯỚNG DAN s ử d ụ n g MICROSOFT EXCEL

• Bài tập 10: Các thao tác cơ bản trong Excel

GIÓI THIỆU TIN HỌC VÃN PHÒNG - MICROSOFT OFFICE DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

• Bài tập 11: Hiệu chỉnh trong Excel

PHẨN 4: HƯỚNG DAN s ử d ụ n g MICROSOFT VISIO

• Bài tập 18: Tổng quan vể Microsoft Vislo

• Bài tập 19: Vẽ mạch diện điểu khiển dộng cơ

• Bài tập 20: Vẽ liên kết Carbon và Hidro

• Bài tập 21: Vẽ mặt bằng nhà

• Bài tập 22: Thiết kế sơ đố quy trình sản xuất

Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng sách:

• Tài liệu biên soạn trên phiên bản Microsoft Office 2010, nếu máy tính của bạn dùng phiên bản Microsoft Office cũ hơn như 2007 hay mới hơn 2013 vẫn có thể thực hành các bài tập trong sách mà không ảnh hưởng nhiều dến việc học do giao diện làm việc của các phiên bản này khá giống nhau Tuy nhiên, dối với phiên bản Microsoft Office 2003 hay các phiên bản cũ hơn thì có sự khác biệt lớn về mặt giao diện

• Font chữ sử dụng trong các file thực hành này là VNI

• File thực hành trong sách có thể tải vể từ trang web

www.nhasachstk.com hay theo dường dẫn sau:

• File thực hành trong sách và bài tập làm thêm có thể tải vể trên trang web của tủ sách www.nhasachstk.com hay www.stkbook.com theo 1 trong 2 dường dẫn sau:

http://www.mediafire.com/download/8ru78dd8d4evvvv/BT_THUC _HANH_TIN_HOC_VAN_PHONG-MICROSOFT_OFFICE-TH.rar http://www.mediafire.com/download/mlya07m6ww644k4/DU_LIEU _THUC_HANH_MICROSOFT_OFFICE-TH.rar

Hy vọng các bạn sẽ nhanh chóng khai thác có hiệu quả bốn chương trình này trong công việc của mình Rất mong nhận dược nhiều ý kiến đóng góp, nhất là ý kiến của các thầy cô có nhiểu kinh nghiệm giảng dạy tin học văn phòng dể sách dược hoàn thiện hơn trong lần tái bản sau

Các tác glả

4

TIN HỌC VAN PHONG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VANBẢN

ĐỊNH DẠNG VÃN BẢN

BÀI TẬP 1

Bài tập hướng dẫn các bạn cách dịnh dạng văn bản trong Microsoft Word 2010 Việc dịnh dạng văn bản dược bắt dầu từ font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ dến định dạng trang, cách tạo các ký hiệu dấu dòng

Đầu tiên, khởi dộng Microsoft Word 2010 bằng cách: Chọn Start > Microsoft Office > Microsoft Word 2010 Giao diện làm việc của Word xuất

hiện như hình dưới

❖ ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ

Để tiến hành định dạng font chữ, trước tiên cần nhấp chọn biểu tượng

n u từ khung Font của tab Home dể mở hộp thoại Font (hay nhấn tổ hợp phỉm Ctrl + D).

BÀI TẬP 1: BỊNH DẠNG VẤN BẢN TIN HỌC VĂN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI Tự HỌC

Hộp thoại Font xuất hiện với tab mặc định là Font như hình dưới.

ị Automatic 2 3 ị (none) 2 3 I Âuhwîâsî

0 strikethrough o Srnail caps

0 Double strikethrough o caps

r * Subscript

VNi-Helvd This is a TrueType font This font w9 be used on both printer end screen.

Chú ý: Trưđc khi tlm hiểu

cách định dạng, bạn nhập một

doạn văn bản dể dễ quan sát

Định dạng font chử kiếu chữ và cở chữ

• Font

Bạn chọn font chữ trong ô vuông

Font, khi soạn thảo văn bản thường sử

dụng font Times New Roman, Arlal,

VNI-Times, VNI-Helve Ví dụ: Chọn

font VNI-Tlmes như hình:

Đinh dạng font chữ, kiểu chũ vồ cổ chũ

TIN HỌC VÃN PHONG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÀN BÁN

• Font style và Size

Bạn chọn kiểu chữ trong ô vuông

Font style và chọn cỡ chữ trong ô vuông

Size như hình bên:

-ont style:

Normal

Italic Bold Bold-Italic

vừa in nghiêng vừa dậm Định dọng font chữ, kiểu chừ vổ cở chừ

• Font color: Chọn màu chữ.

• Underline style: Chọn kiểu dường gạch chân.

Trong ô Underline style, nhấp vào hình tam

giác ngược sẽ xổ xuống nhiếu loại dường gạch dưới

VI dụ, chọn dường gạch dưới mỏng như hlnh bên:

• Underline color: Chọn màu cùa dường gạch chân.

• Effect: Có các lựa chọn sau:

Jnderline style:

mrmjS,

- Strikethrough: Tạo một dường gạch ngang.

■ Double strikethrough: Tạo hai dường gạch ngang.

• Superscript: Ch! số trôn,

• Subscript: Ch! số dưới.

Strikethrough

Pö u b ỈQ etr-lkothrouçpb X2

x2

■ Outline: Tạo chữ có đường vlén bao quanh Outline

■ Engrave: Tạo dạng chữ ìn sâu xuống Engrave

BAI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÂN BẢN TIN HỌC VAN PHONG - MICROSOFT WORD DANH CHO NGƯƠI Tự HỌC

- Small caps: Tạo chữ in hoa, ký tự đầu tiên có kích

thước bình thường các ký tự tiếp theo có kích thước Small gapsnhò hơn

- Hidden: Làm ẩn đoạn văn bản dược chọn.

Bạn cũng có thể dịnh dạng font chữ, kiểu chữ và cỡ chữ bằng cách thay

dổi trực tiếp trên thanh thuộc tính của tab Home mà không cần phải mở hộp thoại Font.

• Chọn font chữ: Trên tab Home,

nhấp vào tam giác hướng xuống

của ô Font và chọn một font bất kỳ

từ danh sách xổ xuống

• Chọn kiểu chữ: Trên tab Home có hiển thị sẵn các ký tự định dạng.

Home 1 Insert Pag< Layout

■ịnetứt f-ûttts Cambria Calibri

Home, nhấp chọn mũi tên

hướng xuống trong ô Font

jv'NI-Hetve

B / u AS

ÜL

8 9

ESI

11

Ngoài ra, trong khung Styles của tab Home chứa các kiểu chữ dã dược

định dạng sẵn, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến đoạn văn cẩn dịnh dạng rồi nhấp chọn một kiểu dịnh dạng trong khung, đoạn văn sẽ thay dổi

TIN HỌC VÃN PHÓNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÒI Tự HỌC DÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÁN BÁN

ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN

Để canh lề, bạn dưa con trỏ chuột đển đoạn văn cần dịnh dạng Trong

tab Home, nhấp chọn biểu tượng ôn trong khung Paragraph như hình dưới.

có 2 tab chính như sau:

• Indents and Spacing

• Line and Page

Breaks

Phần tiếp theo sẽ

hướng dẫn di sâu tìm hiểu

các thuộc tính bên trong 2

tab trên

Trong hộp thoại

Paragraph, nhấp chọn tab

Indents and Spacing,

trong tab có các thuộc tỉnh

hiệu chỉnh như sau:

6*

IB

s Tại Ô Alignment cùa mục General: Nhấp vào tam giác hướng xuống sẽ

xổ xuống danh sách các thuộc tỉnh:

- Left: Canh lể bên trái. : UCTIQeU

- Centered: Canh lề ở giữa. Alignment: Justified I je]

- Right: Canh lể bên phải. Outline level:: Left Centered 1 N

Rieht

u u a u iy ; u a n n ũcU nai Den 16

Ta cũng có thể canh lể doạn văn bằng cách nhấp các biểu tượng có

sẩn trên thanh thuộc tính cùa tab Home.

TIN HỌC VÁN PHÓNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÃN BẢN

- 1: Tùy chọn canh trái

- 2: Tùy chọn canh giữa

- 3: Tùy chọn canh phải

- 4: Tùy chọn canh đểu

Thường thì khi soạn thảo văn bản,

bạn nên dùng chọn cách canh dều thì văn

Nhấp chọn từng thuộc tính dể thấy được sự thay d ố i khi áp dưng

- Trong ô Special có các lựa chọn:

First line: Dòng dáu tiên

dược thụt vào với khoảng cách

dược dịnh trong ô By.

Hanging: Các dòng bôn

dưới dược thụt vào với khoảng

cách dược định trong ô By.

Nhầ'p chạn tửng thu ộ c tính để thấ y :

ị dược sự thay đ<5f khl ẩ'p dựng

i Nhấp chq n tửng thuộc tính dể thấy được i

sự thay dổi kht ap dưng

- Betore: Hiệu chỉnh

khoảng cách so vdl đoạn

văn bản bên trên

: Đoạn van 1 "Ị Spacing

TIN HỌC VÃN PHÓNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI Tự HỌC BÁI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẢNBÁN

- After: Hiệu chỉnh khoảng

cách so với đoạn văn bản

bên dưới

- Line spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn.

Thuộc tính Line spacing có các lựa chọn:

Single: Cách dòng dơn (kiểu mặc định);

Double: cách dòng dôi (khoảng cách giữa các

dòng gấp dôi kiểu single); 1.5 lines: khoảng

cách dòng gấp rưỡi kiểu single; At least: khoảng

cách dòng ít nhất là bằng với số ghi trong ô At;

Exactly: khoảng cách dòng bằng với số ghi

trong ô At; Multiple: khoảng cách dòng gấp

nhiều lần so với slngle (số lần ghi trong ô At).

■ M b ẩ p c h ọ n tử n g t h u ộ c tín h đ ể t h ấ y s ự ; Line spacing; At;

; th a y d đ í kh i á p d ụ nq ; I Multiple 3 i IT I r«1;

Định dạng Tab cho đoạn văn

Để định dạng tab cho đoạn

văn bạn dl chuyển con trò vào trong

doạn văn, trên tab Home nhấp vào

biểu tượng 0 tại mục Paragraph,

mở hộp thoại Paragraph.

Trong hộp thoại Paragraph

chọn Tabs dể mở hộp thoại Tabs.

Trong hộp thoại Tabs có các

mục hiệu chỉnh như sau:

- Tab stop position: Định khoảng cách

tab cho đoạn văn hiện hành, Gõ vào

khoảng cách tính từ lổ trái

- Default tab stops: Định khoảng cách

tab mặc định cho toàn bộ văn bản,

!*b stop petition! Default tab ctepti

Leader ****************** * ***** ***** ÍT' i hone C l C l

BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẤN BẦN TIN HỌC VẤN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI ĩ ự HỌC

Trong mục Alignment chọn kiểu vị trí cho tab.

- Tùy chọn Left: Đoạn văn ở tab này được canh trái.

- Tùy chọn Right: Đoạn văn ở tab này được canh phải.

- Tùy chọn Center: Đoạn văn ở tab này được canh giữa.

Tùy chọn Decimal: số ở 1 Tủy chọn Right:

vị trí dược chọn canh theo f8888iK^ ^ - 2 Túy chọn C ữnt«r:dấu chấm thập phân 3 Tùy chọn Decimal:

- Tùy chọn Bar: số ở vị trí

được chọn là một đường

vạch đứng

Bạn có thể dùng con trỏ chuột nhấp

vào nút góc trên, bên trái thanh thước

(ruler) dể chọn loại tab thích hợp Hoặc

có thể thay dổi khoảng cách các tab bằng

cách nhấp chọn trực tiếp vào tab và kéo

di chuyển dến vị trí cần thay dổi

dưới thanh thước dể xóa

Để mặc định cho số trang, trên tab Insert nhấp chọn Page Number > Format Page Numbers mở hộp thoại Page Number Format.

Examples;

Heading 1

|»ÏÉ'tt?SîiSÎ)MÏ;i-1, 1-4 Page numbering — -— -

O fionttaue from previous section

<*' Start at: Ị l ỊrỊrỊ:

12

TIN HỌC VĂN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÒT Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÃN BÁN

Mục Number format: Nhấp vào tam giác ngược có một danh sách xổ

xuống bạn chọn kiểu hiển thị số trang

Mục Page Numbering: Thiết lập số thứ tự trang, trong đó, ô Continue from previous section: đánh số trang tiếp theo phân doạn liền trước dó; ô Start at: điền vào số trang sẽ bắt dầu văn bản Thao tác xong nhấp OK dể

hoàn tất

Ký hiệu dầu dòng (Bullet)

Trên tab Home có 3 tùy chọn ký hiệu dấu dòng, bạn chọn doạn văn

muốn dặt ký hiệu dáu dòng và thao tác như sau:

- Bullets: Tạo dấu hiệu dầu dòng

bằng ký tự Nhấp chọn biểu tượng

hình tam giác hướng xuống trong

mục Bullets sẽ hiện ra các biểu

tượng khác nhau cho bạn chọn

- Numbering: Nhấp chọn biểu tượng

hình tam giác ngược sẽ hiện ra các

kiểu sô khác nhau cho bạn chọn

Multilevel List: Danh sách các kiểu

dánh dấu hiệu dầu dòng với nhiều

BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẪN BẢN TIN HỌC VÂN PHÙNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC

Để thay đổi ký hiệu Bullet khác,

bạn nhấp chọn nút Define New Bullet

trong mục Bullets để mở hộp thoại

Define New Bullet:

Đánh sô dòng dầu đoạn văn

Trong một file văn bản dài, dể dễ dàng cho việc tìm kiếm một doạn văn nào dó, bạn có thể dánh số dòng lên mỗi đoạn văn bản hay hổ sơ bằng cách: chọn đoạn văn muốn đánh số (nếu muốn dánh số nhiều doạn hay

nhiều dòng thì tô đen nhiều dòng dó), nhấp chọn tab Page Layout từ trình dơn chính rồi nhấp vào biểu tượng ® trong khung Page Setup sẽ hiện ra hộp thoại Page Setup Bên trong hộp thoại, chọn tab Layout sau dó nhấp chọn nút Line Numbers.

Applv to: 1 Whole document f ^ f : Une Numbers,,.K '• Borders,

^ = L ỉ 1

14

TIN HỌC VÀN PHÒNG - MICROSOFT WORD DANH CHO NGUOT Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VĂN BÁN

Hộp thoại Line Numbers xuất hiện,

nhấp vào ô vuông Add line numbering dể

BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VANBẢN TIN HỌC VÂN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÒT Tự HỌC

7 Gürte: position: Left ▼ iị •

- Top: Canh lể bên trên.

- Bottom: Canh lề bên dưới.

- Left: Canh lề bên trái.

- Right: Canh lề bên phải.

Mirror marcins

2 pages per sheet Book fold

: sroLiCJ i of tu i uu ici ^

W afferent odd arid even

r Different first page

Header:

From edge:

Footer.

1.27 cm Ä 1.27 on

- Different odd and even: Chia văn bản thành hai phần: trang chẵn

và trang lẻ, theo số đánh trang cùa văn bản

- Different first page: Tách trang dầu tiên với các trang còn lại

s Canh lể doạn văn

Bạn chọn tab Layout, sau dó

trong khung Page chọn các vị trí mà

bạn muốn thay dổi

• Top: Đoạn văn bản sẽ bắt

dầu ngay dầu trang giấy

n _ _ _1Vertical alignment: Top

1 fTÛn&rïi'■ ; iCenter Justified Bottom

16

TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI ĩ ự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẨN BÁN

• Center: Đoạn văn bản sẽ nằm ở chính giữa trang giấy.

• Justified: Đoạn văn bản sẽ bị giãn ra sao cho các dòng trải dều cả

trang giấy bằng cách thêm các khoảng trống ở giữa các dòng

Nếu chọn OK thì dịnh dạng sẽ dược áp dụng, nếu bấm Cancel thì

không áp dụng nữa

K Định dạng dường viền: Trên tab Page Layout khung Page Backgound nhấp chọn Page Borders, hộp thoại Borders and Shading xuất hiện, hãy chọn tab Page Border Trong dó:

- Mục Setting chứa các tùy chọn vể khung như sau: None: Không

có khung, Box: Có khung, Shadovv: Đổ bóng, 3-D: Khung dạng 3-D, Custom: Tùy chỉnh khung.

- Mục style: Chứa các kiểu dường viền, nhấp vào hình tam giác lên

xuống dể xem dược nhiều hơn

- Mục Color: Để tô màu cho dường viển, nhâp vào hình tam giác

ngược một bảng màu xuất hiện và nhấp chọn dể tô màu

- Mục Width: Nhấp vào hình tam giác ngược xổ xuống những dộ

dày khác nhau nhấp chọn dể quy dịnh dộ dày cho khung

- Mục Art: Có nhiều loại dường viển dược trang trí bằng hình ảnh

ngộ nghĩnh, nhấp vào tam giác ngược sẽ xổ xuống danh sách các kiểu dường viển và nhấp vào dể chọn

Mục Preview: Hiển thị trang đang hiện hành Thao tác xong, hãy nhấp OK dể hoàn tất.

Boíder* and Shatirig ' -iriSHMHMNBMMMMNHMMN

BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẨN b ả n TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGlíừl Tự HỌC

s Chia cột cho văn bản

Trên tab Page Layout, nhấp chọn mũi tên hưđng xuống trong mục Columns, danh sách các kiểu chia cột xổ xuống, nhấp chọn kiểu thích hợp văn bản lập tức sẽ được chia Hoặc bạn nhấp chọn More Columns dể tự

định cột

Hộp thoại Columns xuất hiện với các thuộc tính:

- Presets: Các kiểu chia cột, nhấp chuột trái dể chọn.

- Width and spacing: Chứa các thông số chia dộ rộng và khoảng

cách giữa các cột

- Equal column width: Nếu dược đánh dấu kiểm sẽ mặc định chia

dểu độ rộng các cột, nếu muốn tự quy dịnh dộ rộng nhấp chọn bỏ dấu kiểm

- Line between: Đường gạch ở giữa khoảng các cột.

- Preview: Hiển thị kết quả thao tác trong hộp thoại trước khi dưa ra

văn bản làm việc

18

TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÓT Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÂN BÁN

Trở lại thành một cột: để

đoạn văn bản nhiếu cột

thành một cột bạn chọn

Page Layout > Columns >

One như hình bên:

s Tạo Header và Footer

Tạo Header: Trên tab Insert, chọn Header sẽ xổ xuống danh sách các

kiểu Header như hình dưới, nhấp chọn kiểu tùy ý

ị Pag« Layc u t R eferences M a ilin g s R eview V ie w

Tạo Footer: Trên tab Insert, chọn Footer cũng xổ xuống các kiểu

Footer mẫu, hãy nhấp chọn kiểu thích hợp với văn bản của bạn

s Đánh số trang: Để dánh số trang, chọn Insert > Page Number sẽ hiện

ra các kiểu đánh số cho bạn chọn như hình

BÀI TẬP 1: BỊNH DẠNG VÃN BÁN TIN HỌC VAN PHONG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

Ü í lagon Rct-r ences Miibnçs Review View Add-In*

•at*

: Tatte ị Picture :itp 5h3pes Sn Chart SfiiMr.îhçr

Aft Hjaerlir.K BcokcRark CiC5J-refsr<n« Header Footer1 SB: Text Quick Word 2a2' ScYr Ports TaMes ị ¡Hustrsttons Link* Header à F

- Top of page: Chèn các kiểu đánh số trang vào phần Header.

- Bottom of page: Chèn các kiểu đánh số trang vào phần Footer.

- Page Margins: Chèn các kiểu đánh số trang vào khoảng trắng bên trái

hay bên phải cùa văn bản

- Curent Position: Chèn các kiểu đánh số trang vào vị trí con trò hiện

hành

- Format Page Number: Hiệu chỉnh hiển thị số trang Khi nhấp chọn

Format Page Number sẽ mở ra hộp thoại Page Number Format Bên trong hộp thoại có các lựa chọn tiêu biểu sau:

Number format: Các kiểu hiển thị

của số trang, ta có thể chọn đánh

số trang theo số, theo ký tự A,B,C

hoặc theo chữ số la mã

Start at: Định số trang bắt dầu của văn bản,

chúng ta có thể chọn trang bắt dầu của văn bản

từ 5 Theo mặc dịnh, số trang khi chèn là 1

<•> Start at: ỊẼT~ r r l

v' Thêm ngày giờ vào Header và Footer

Trong một số Header và Footer mẫu dã có sẵn thiết lập ngày giờ nhưng bạn vẫn có thể thiết lập ngày giờ riêng sau khi dã tạo Header và Footer, cách thực hiện như sau:

- Đầu tiên, chèn con trỏ chuột vào vị trí muốn thiết lập ngày giờ

Trong tab Píìp&ĩ, mục Pap»? ô te * nti&p kt-n thuốc trang vầo trong ò

iT M ih vấ HaHght Hoặc cổ thế' sứ dạng Kfen t hiióc trang cổ sần báng cẩc-h

ì:riẩp 0-họn hỉnh tam giác hátíng Xi./ổnq nnứ hirỉh vá ohọrs m ột n'ề,\i óa.:ìh

iổcc xể xtisống

20

TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẤN BẢN

- Trong khung Text của tab Insert, nhấp chọn Date & Time.

Hộp thoại Date and Time xuất hiện, ở khung Available formats chọn kiểu ngày giờ hiển thị; trong ô Language, hãy thiết lập ngôn

ngữ hiển thị ngày giờ bằng cách nhấp chọn vào tam giác ngược

sẽ xổ xuống một danh sách các ngôn ngữ nhấp chuột trái dể chọn; Nhấp chọn đánh dấu kiểm vào ô Update automatically thiết lập cập nhật tự dộng cho ngày giở Thao tác xong nhấp OK

- Kết quả hiện ra như hình dưới:

s Thêm dường dẫn của file văn bản vào Header và Footer

Khi bạn có rất nhiều dữ liệu phải quản lý và thường không nhớ file văn bản của mình lưu ở dâu thì chức năng này rất có ích vì sẽ chỉ rõ văn bản lưu ở dâu và dường dẫn sẽ tự dộng cập nhật nếu bạn thay dổi ndi lưu file văn bàn

- Đầu tiên, chèn con trỏ chuột ở nơl muốn thiết lập dường dẫn file văn bản như hình trang bên:

BAI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẤN BẦN TIN HỌC VÀN PHÙNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÒT Tự HỌC

-, -.s • ■

- Trên khung Text của tab Insert, nhấp chọn Quick Parts > Field

- Hộp thoại Field xuất hiện, trong ô Categories nhấp vào tam giác ngược từ danh sách xổ xuống, chọn All; bên dưới khung Field names chọn FieldName; nhấp chọn đánh dấu kiểm vào ô Add path to filename Thao tác xong nhấp nút OK.

- Kết quả hiện ra như hình dưới:

21 E:UKJUMffi»UINH 2B1B {52}\81 Bin BASS VAR1ÃS (14.Ỉ.Ể66

V Xóa Header và Footer

Vì lý do nào dó bạn không sử dụng Header và Footer nữa, dể xóa Header, Footer và tất cả dịnh dạng trong dó thực hiện như sau:

22

TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÙI Tự HỌC BÀI TẬP 1: BỊNH DẠNG VÃN BÁN

- Xóa Header: Trên tab Insert nhấp chọn Header > Remove Header, Header sẽ lập tức biến mất.

Xóa Footer và số trang thao tác tương tự như Header

ÖÄV ịsíịạ äiä ỊịS ÏÂ ' äi r

Xóa i-lascer tr»i-n ¿ 6 lasset

chúng trên văn bản và nhấn phím Delete dể xóa.

❖ SỬ DỤNG VĂN BẢN MẪU (TEMPLATE)

Khi cán tạo một dđn xin việc hay một bản Fax mà không biết phải định dạng thế nào thì việc sử dụng Template sẽ rất tiện lợi Trong Template của Microsoft Word có chứa rất nhiều các dạng văn bản mẫu, các mẫu này dã dược định dạng sẵn, người sử dụng chỉ việc lấy ra sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian khi cần tạo một văn bản mới Trong Word có 2 chế độ Template dó là online và offline

BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẨN BÁN ĨIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

Khi sử dụng chế dộ online, máy tính của bạn phải kết nối internet Ví dụ dùng Template của một bản Fax, tiến hành như sau:

V Trên thanh trình đơn, chọn tab File > New, ở giữa khung Available Templates có rất nhiều chủ dề Template, theo ví dụ trẽn chọn Faxes.

WsiïBt

r- Dwumcnt3 - Microsoft Ward

Home Insert Page layout preferences Mftliln.05 Review '.'lew Add-Ins N itFC PDF Professional

có thể quan sát trước khi quyết định chọn Template nào Sau khi chọn

xong nhấp Download ờ phía dưới góc phải dể tải Template về máy.

24

TIN HOC v a n ph ó ng - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẤN b ả n

s Hộp thoại License Agreement for Community Templates xuất hiện

Nếu chấp nhận bản quyển của nhóm Office, nhấp chọn I accept, nếu

không chấp nhận nhấp chọn I do not accept Trong trường hợp này hãy nhấp chọn I accept:

■ >.;$ ĩt r c m Kòt ĩr-se:' tvopteo b>* » ff*:r-òtr 0-1'-» ùff*.e.ov Co>rm.irMỴ ỳ>.-::cĩo^ ổữtt '.oto.orrse tit»: ;t vvií v ork fer v'Ovtf Ovĩ 7 ữỉez or t* free

výcsts ao«í defects.

” rte Ttn^s of -Se end : ~ i License Ằ 9 ìsemertt W3:' to yũix vỉe of ;h:s :tTC:?ce By CCCÍ**:?1 accept, you ecree :o :r* foi-cvV-rtjjii

• ■-•X«,- yoc "?• e read ýserrv d>cx £ ¿:ctp: to «$e :xe te re te

ì * £ : e i> : K , : : ; á o - ' 0 t a c c e p t :

v' Hộp thoại Cc.V'-ilcsdina le.-rjiiiti : y' ịv.- ị

Downloading

tiến trình tải DíVirtOíás-ị: S:":p> SuS>'«S5 ?*>: v.ííh ípacs fw 3 : S «ne :OÇ j

Template về

L , Ä 1v' Tải xong một

BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VÀN BẢN TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

Sử dụng chế dộ offline, tương tự như trên, vào File > New Trong mục Home của khung Available Templates, bạn có thể chọn Recent templates, Sample templates và My templates.

v' Một danh sách các Template xuất hiện, chọn

Template thích hợp, sau dó nhấp chọn nút Create ở

phía dưới góc phải dể mở Template Ngoài ra, nếu

không thích những mẫu dã có sẵn, bạn có thể tạo

Template theo ý riêng của mình Có 2 cách dể tạo: Từ

một Template có sẵn; biến một văn bản bình thường

thành Template

v' Tạo Template từ một Template có sẵn

Chọn File > New, trong khung Available Templates, chọn Sample templates.

Documents VSeíỌíoỉí

■ yw cv V i e « i p í p

- Một danh sách Template mẫu xuất hiện, nhấp chọn một mẫu tùy

ý, sau dó trong khung phía bên phải hiển thị Template vừa chọn,

phía dưới nhấp chọn vào mục Template và nhấp Create,

Template dược mở lên bạn có thể chỉnh sửa hay thay dổi dịnh dạng theo ý thích

26

TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯÒÌ Tự HỌC BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VẪN BÁN

HOME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Trong khung Save As type, chọn Word Template, sau dó nhấp Save

Sau khi lưu, Template mới sẽ dược hiển thị trong My Templates

&!Sisav.ii Word Macro-Enabled Template

Î- : Word 97-2003 Template

WWW PDF

,^ps Document

¡ ü j s ÿ w :esi Single Fite Web Page

Cftis-msntt; iWeb Page

;Web Page, Filtered Rich Text Format Plain Text

i Word XML Document

! Word 2003 XML Document Browse Folders : OpenDocument Text

Works 6 - 9 Document

I

BÀI Ĩ Ậ P 1: BỊNH DẠNG VAN b ả n TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

■/ Biến một văn bản bình thường thành Template: để tiến hành, bạn chỉ

cần lưu văn bản lại với Save as type và chỉ đường dẫn dến thư mục

Templates cùa Microsoft: HOME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates văn bản sẽ biến thành một Template

Sau khi thao tác ỊỊỊỊỊL"

xong, mở Template ¡a >•>« Àv<i:: X i ĩ ÍVV: Ví!£/:VÍW'>

trên thanh trình dơn, ỈỊÍ *:>«• * ị

chọn File > New. \ "} :ýl f '\Trong mục Home của Srtíi ■ 4 3 - f ~ 3 m : &

khung Available *w:ĩị •í: :<: :'<■*.<•* ỉs«; ¡í:;K •.<«<«?: iỷiviv

Template, nhấp chọn ị fff i r:•:>%•••>:* ::•••*•::>• *

My templates.

•••*••* í c & ỳ V ,;iW «& x p

Hộp thoại New xuất hiện, nhấp chọn Template bạn vừa tạo trong khung Create New nhấp chọn Template, xong nhấp chọn OK.

28

BÀI TẬP 1: BỊNH DẠNG VÂN BẢN

Letters (Thư) Receipts (Biên nhận)

Contracts (Hợp đồng) Diagrams (Sơ đổ)

N v .

Chú ý : Một vài nguyên tắc gõ văn bản cơ bản.

s Bạn không nên gõ nhiều khoảng trắng liền nhau văn bản sẽ không đẹp

và bị sai lệch khi ta chỉnh sửa kích thước chữ

BÀI TẬP 1: ĐỊNH DẠNG VANBẢN TIN HỌC VAN PHÙNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI Tự HỌC

V Khi viết hết đoạn văn, nhấn phím Enter để xuống dòng Nếu bạn muốn xuống dòng mà không chuyển sang doạn văn khác thì nhấn Shift + Enter.

Khi thực hiện xong các thao tác trên bạn nên

lưu bài lại rồi sau dó hãy gõ tiếp văn bản dể tránh

trường hợp các bạn lỡ tắt bài hay bị mất diện sẽ

không bị mất bài

Để lưu bài lại bạn chọn File > Save as sẽ hiện

lên hộp thoại Save as, trong ô File name bạn gõ tên

bài Word vào, chọn dường dẫn dể lưu bài (ví dụ

chọn ổ E) rồi bấm nút Save dể lưu bài lại.

Lưu ý:

D ể thống nhất, có được hệ thống định dạng văn bản theo tiêu chuẩn quốc gia, hội nhập quốc tế Văn phòng chính phủ dã ban hành thông tư liên tịch hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sô' 55/2005/TTLT- BNV-VPCP, bạn dọc có thể tham khảo thông tư này d ể nắm các quy tắc như:

sử dụng font tiêu chuẩn nào, kích thước font chữ, quy ước viết hoa, cách sử dụng dấu , ! ? v.v .

Một cách dơn giản hơn: Khi định dạng văn bản, nên tuân theo một chuẩn trình bày chung thống nhất.

30

TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỪI Tự HỌC BÀI TẬP 2: MỘT SÔ HIỆU CHỈNH

bố trí nằm ở góc trái của tab Home.

Khi mới bắt dầu mở một file Word thì

các lệnh trong clipboard ở trạng thái ẩn Để

kỉch hoạt các trạng thái này, bạn cần chọn

một dối tượng bất kỳ trong văn bản (bôi den

một doạn văn bản bất kỳ hoặc nhấp chọn

hình dược chèn trong văn bản )

Trong ví dụ này, bạn tô đen doạn văn bản muốn cắt (cut), dán (paste) hay sao chép (copy) như hình dưới

Nhấp biểu tượng Copy (Ctrl + C) dể sao chép doạn văn bản.

Tiếp theo, dể dán doạn văn bản vừa copy, bạn cần dưa con trỏ

chuột đến nơi cần sao chép và nhấp vào biểu tượng Paste (Ctrl +V).

Riêng dối với lệnh Paste có 3 lựa chọn:

Dán thường (Paste), dán dặc biệt (Paste

Specal) và dán có liên kết (Paste as Hyperlink)

Lệnh dặc biệt trong bảng Clipboard là Format Painter, dây là lệnh sao chép thuộc tính nhanh trong Word

; à Paste

Ü Paste Special ,

m Paste as Hyperlink

BÀI TẬP 2: MỘT SỐ HIỆU CHỈNH TIN HỌC VÂN PHÙNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌG

Để sử dụng thuộc tính này, trước tiên bạn dùng chuột quét chọn một

đoạn văn bản và nhấp chọn Format Painter dể sao chép thuộc tính Sau dó,

dưa trỏ dến doạn văn tiếp theo và kéo chọn, kết quả ta dược các thuộc tính dịnh dạng của đoạn văn thứ hai dược thay dổi giống như đoạn văn dầu

Bảng bên dưới minh họa quá trình sử dụng thuộc tính Format Painter và kết quả cuối cùng

Lẻnh sao chẻo thuóc tính với L ề n h sa o G hếp h ư ớ c tỉr •h v ổ ỉ

• Sentence case: Ký tự dáu in hoa các ký tự tiếp theo in thường.

• lowercase: Tất cả ký tự đều in thường.

• UPPERCASE: Tất cả ký tự đểu in hoa.

• Capitalize Each Word: Ký tự dầu tiên của mỗi từ được in hoa các

• tOGGLE CASE: ký tự in thưởng Chuyển thành in hoa vả ngược lại PHÓNG TO KÝ Tự ĐẦU DÒNG (DROP CAP)

- ► k ẩ u tiên bạn đi chuyển con trò chuột đến đoạn văn mà bạn muốn

32

TIN HỌC VÂN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC BÀI TẬP Z: MỘT SỐ HIỆU CHÍNH

Tiếp theo, chọn Insert > Drop

Cap sẽ xổ xuống nhiều định dạng

riêng, chọn Drop Cap Options , mở hộp

thoại Drop Cap như hình dưới.

TÔ MÀU CHOCHỮ

Bạn tô đen đoạn

văn muốn dổi màu

Trong tab Home, nhấp

chọn tam giác hướng

xuống của ô Font

m ™

BÀI TẬP 2: MỘT SÔ HIỆU CHỈNH TIN HỌC VAN PHÓNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

Để thêm mẫu màu vào danh sách, nhấp chọn More Colors dể mở hộp thoại Colors, chọn màu rồi nhấp OK.

bên, hộp thoại Edit word

text xuất hiện Bên trong

TIN HỌC VAN PHÓNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC BÀI TẬP 2: MỘT SÔ HIỆU CHÍNH

Ta được kết quả

Để chỉnh WordArt vừa tạo, nhấp vào WordArt và chọn Insert > Format,

ta có các tùy chọn dùng chỉnh sửa chữ nghệ thuật

- Text: Canh lề và tạo liên kết.

- WordArt style: Các kiểu dịnh dạng sẵn.

- Arrange: Định vị WordArt trong văn bản.

- Size: Quy dịnh kích thước.

- Shadow Effects: Tạo bóng cho chữ.

- 3-D Effect: Tạo góc xoay trong không gian 3 chiều.

kỳ, lúc này con trỏ chuột

sẽ thay dổi thành biểu

tượng dấu cộng I I, dưa

con trỏ chuột vào văn bản

và kéo vẽ hình

BÀI TẬP 2: MỘT SỐ HIỆU CHỈNH TIN HỌC VAN PHÙNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

Để viết chữ vào trong hình

vừa vẽ, bạn nhấp chuột phải vào

hình và chọn Add Text

Bạn chỉnh sửa font chữ và

kiểu chữ tương tự như chỉnh sửa

văn bản bình thường

Để tô màu cho hình vẽ,

nhấp chuột phải vào hình vẽ vừa

tạo và chọn Format

AutoShape

¿ ro u p in g Orel ỉ r

Hộp thoại Format AutoShape xuất hiện, trong tab Colors and Lines, nhấp vào tam giác ngược ở ô Color của khung Fill, một bảng màu xuất hiện, nhấp chọn một màu dể tô màu nền cho hình vẽ Trong khung Line, nhấp chọn một màu ở ô Color dể tô màu đường viển cho hình vẽ Sau khi thao tác xong chọn OK dể hoàn tất.

TIN HỌC VAN PHÙNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯƠI Tự HỌC GÀI TẬP 2: MỘT SỐ HIỆU CHỈNH

CHÈN S ơ ĐỔ BẰNG SMARTART

Trong tùy chọn này chứa một

số sơ đổ đơn giản để bạn sử dụng

nhanh cho văn bản

Nhấp vào biểu tượng SmartArt,

hộp thoại Diagram Gallery xuất hiện

nhấp chọn sơ dồ bạn dang cần sau

dó nhấp nút OK sơ dồ sẽ dược chèn

vào văn bản

CHÈN HÌNH BẰNG CLIPART

Đầu tiên, dặt con trỏ chuột ở nơi muốn chèn Clip Art

Chọn Insert > Clip Art:

Cửa sổ Clip Art xuất hiện, nhấp

chọn Go dể chương trinh tìm những

mẫu có sẵn

Kết quả tìm dược sẽ hiện ra

trong khung như hình trang bên

Organization chart

Used to show hierarchical rtíõũoréhips

BÀI TẬP 2: MỘT SỐ HIỆU CHỈNH TIN HỌC VAN PHÒNG - MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC

vào ndi muốn chèn hình

Trong hộp thoại Clip Art,

nhấp chuột phải vào hlnh cần

vào biểu tượng L2LỈ ở góc trên

khung Clip Art.

S e a rc h f o r :

R e s u lts s h o u ld b e : : A# m e d ia f i e t y p e s j ▼ j

:7i ỉ r t d u d e O ff ic e , c o m c o r it e r - t

C l ip A r t : S e a rc h f o r :

TIN HỌC VAN PHÒNG ■ MICROSOFT WORD DÀNH CHO NGƯỜI Tự HỌC R À IĨẶ P 2: MỘT SÔ HIỆU CHỈNH

CÁC CÁCH HIỂN THỊ HÌNH TRONG VĂN BẢN

Khi một hình được chèn vào văn

bản, ta có thể bố trí cách hiển thị của

hình trong văn bản như: Chèn hình nổi

lên trẽn chữ, hình nằm bên dưới chữ

Để hỗ trợ cho việc này, trong Word có

một ứng dụng là Wrap Text.

Bạn nhấp chọn vào hình cần

chỉnh, chọn Insert > Format > Wrap

Text sẽ xổ xuống nhiều định dạng cho

bạn chọn như hình bên:

Bên dưới là một số kết quả sau

khi chọn cách hiển thị từ danh sách.

ĐƯỜNG G ẠCH NGANG

Khi chọn u dể qachi 'Hí idưtíi chữ ngoài dường

gạch thông thường bạn • p t t hhấp vào biểu tượng E

ỉẽ xồ xuống nhiếu loại *ß% dường gạch khác cho

oạn chọn như hình bên * ' dưổi.i

1

K iể u S q u a re

< "."7 V

Trong bâi mỏt chúng tôi đá huổng d4n han có thể chình nhiéu kiểu chữ khác

Ịnhau nhu nghiêng, dạm hay gạeh:d ư d j3 S o ^ bải nầy chúng tối sé hướng dán

bạn một cô' hiệu ứng khác nữa, c@wijêu hiệu ứng hơn đé lựa chọn khi

trinh bày vàn bảnị v ,

-K iể u B e h in d T e x t

HIỆU CHỈNH HAI HÌNH CHồNG LÊN NHAU

Trong trường hợp hai hình chổng lên nhau, chúng ta có thể sử dụng Bring to Front hoặc Send to Back dể thay dổi vị trí của hai hình này Trong khung Arrange của tab Format có 2 tùy chọn hiệu chỉnh như sau:

• Bring to Front: Hiệu chỉnh hình nổi lên Khi bạn có 2 hình chổng lên nhau hay hình và chữ chổng lên nhau, muốn hình nổi lên trên hãy nhấp chọn vào hình và nhấp vào tam giác ngược ờ Bring to Front xổ xuống các tùy chọn chi tiết bạn nhấp chọn dể hiệu chỉnh cho hình.

Brẳog Send Forwardr 8*ek'*v«ỉỉ

lig h t Through Top and Bottom Behind Text