Tài liệu Giáo trình quản lý dự án- Chương 8 docx

CHUONG VIII QUAN TRI RUI RO TRONG DU AN I.MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA CƠ BẢN Rủi ro và tính không chắc chắn là những điểu không thể tránh khỏi trong cuộc đời của một dự án và sẽ rất nguy hiểm nế

CHUONG VIII QUAN TRI RUI RO TRONG DU AN I.MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA CƠ BẢN

Rủi ro và tính không chắc chắn là những điểu không thể tránh khỏi trong cuộc đời của một dự

án và sẽ rất nguy hiểm nếu ta bỏ qua hoặc khước từ sự tác động của chúng

Việc chấp nhận một thái độ “có thể làm” trên thực tế có thể là một cách tốt để gIÚp các thành viên trong nhóm được tiếp sinh lực và sự cam kết, song đó là cách tiếp cận liều lĩnh khi cần quản lý một dự án phức tạp

- Tinh không chắc chắn: đó là một sự thiếu vắng thông tin, kiến thức hoặc sự hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hoặc sự kiện

Trên thực tế, các nhà quản trị dự án liên tục chịu đựng sự thiếu vắng thông tin, kiến thức hoặc sự hiểu biết bởi lẽ tính không chắc chắn thực sự chi phối mọi thứ khác

—_ Rải ro: thực tế là một số đo mức độ không chắc chắn tổn tại, nó trực tiếp gắn chặt với thông tin

Mô hình vẽ mối quan hệ rủi ro giữa thông tin và tính không chắc chắn Không có

thông tin

Thông tin

đây đủ

Mức độ rủi ro

Hoàn toàn

chắc chắn

Không

chắc chắn

lắm

Hoàn toàn

không

chắc chắn

Mô hình này không phải là cách mà hầu hết mọi người khi nghĩ về rủi ro trong các tình huống hàng ngày

Thông thường khi ta gặp một việc gì đó mà kết quả hoàn toàn khác so với dự kiến ban đâu hoặc kết quả khá bất ngờ, lúc đó chúng ta nghĩ rằng do số phận hoặc do ta không hiểu biết vấn

đề chứ ít khi ching ta nghĩ đến là mình thiếu thông tin

Rủi ro gắn liền với khả năng xảy ra của một biến cố không lường trước hoặc đúng hơn là một

biến cố mà ta hoàn toàn không chắc chắn

Hay diễn đạt một cách đơn giản, rủi ro là khả năng dự án không được thực hiện đúng như dự kiến về thời hạn, về chi phí hoặc về các tiêu chuẩn kỹ thuật và sự sai lệch này vượt quá mức chấp nhận được của nhà quản trị dự án

—_ Mối de doa:

Các hiệu ứng của rủi ro có thể tích cực (cơ hội) hoặc tiêu cực (mối đe dọa)

Mối đe dọa là những sự kiện cụ thể chỉ phối dự án theo hướng các kết quả được xem là không thuận lợi

Ví dụ: Thời hạn hoàn thành dự án bị kéo dài thêm, hoặc lạm chi, hoặc kết quả đầu ra thấp về số

lượng, không đạt về chất lượng

Để giảm thiểu các mối đe dọa, tốt hơn hết là chúng ta nên tập trung vào việc cố gắng chống lại các mối đe dọa Bởi lẽ kinh nghiệm thực tế cho thấy chúng ta sẽ gặp nhiều yếu tố có thể

khiến cho mọi việc trở nên tổi tệ hơn là các yếu tố có thể khiến cho mọi việc trở nên tốt hơn

ó#‡

Như vậy rủi ro là cái mà ta không lường trước được Mỗi rủi ro bao giờ cũng có 2 đặc trưng cơ bản là tần số xuất hiện và biên độ (thiệt hay gây ra mỗi lần lớn hay nhỏ) Vậy làm cách nào để quản lý được nó?

—_ Quản lý rủi ro: đó là

1 Dự kiến trước với chỉ phí nhỏ nhất các nguồn lực tài chính cần thiết và đủ trong trường hợp có rủi ro xảy ra

2 Kiểm soát các rủi ro bằng cách loại bỏ chúng nếu có thể, giẩm nhẹ chúng hoặc chuyển chúng sang một tác nhân kinh tế khác tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử

dụng tối ưu các nguồn lực của dự án

3 Lường trước những hậu quả do rủi ro gây ra và dự kiến các biện pháp tổ chức nhằm giảm tới mức thấp nhất tác hại về người, về tài chính, v.v

Công việc của người thầy thuốc với bệnh nhân của mình: phòng bệnh và chữa bệnh

Với dự án:

—_ Phòng bệnh: tức là chẩn đoán, xác định các nguy cơ xảy ra và áp dụng biện pháp phòng

ngừa bảo vệ cần thiết

- Chita bệnh: Giải quyết vấn đề nếu như chẳng may mặc dù đã có phòng ngừa mà vấn để cif Xảy ra

II TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO:

- Dinh danh (xdc dinh những mối đe dọa nào tổn tại): tức là xác định những điểm không

chắc chắn đáng kể bao gồm các mối đe dọa cụ thể có thể xảy ra trong suốt cuộc đời dự án

- Định lượng (xác định các mối đe dọa lớn đến mức nào): thông tin về miễn các kết quả khả

di cho tất cả những điểm không chắc chắn và xác suất xuất hiện của chúng để hiểu rõ hơn bản chất

của các mối đe dọa và hiệu ứng của chúng lên đự án

- Phân tích: xác định những mối đe dọa nào cần được quan tâm nhiều nhất

- Đáp ứng: ứng phó mối đe dọa

Định danh mối đe dọa

|

Định lượng: độ lớn của mối đe dọa

k

Phân tích: mối đe dọa nào cần quan tâm

:

Đáp ứng: đối phó với mối đe dọa

1 Định danh mối đe dọa:

Tất cả đều bắt đầu với tính không chắc chắn là một điều hiển nhiên bởi không ai biết chính xác sự việc rồi sẽ ra sao Vì thế phải phát hiện những gì đang chống lại dự án, đe dọa đến khả năng hoàn thành công việc như đã định.

Sau đây là một số lĩnh vực phổ biến nhất của tính không chắc chắn

LĨNH VỰC MÔ TẢ

Phạm vi Chừng mực dự trù của công việc, khả năng định nghĩa công việc, thay đổi

phạm vi hoạt động

Thời gian Thời hạn dự trù của dự án, ngày khởi công, ngày kết thúc, định kỳ xem xét

lại tiến độ

Chi phí Chi phí dự án dự trù, lạm phát, hối đoái, các giới hạn ngân sách

Công nghệ Kỳ vọng của khách hàng, khả năng phát triển quy mô, xác suất thành công Tài nguyên Khối lượng, chất lượng, khả năng cung cấp kịp thời

Tổ chức Sự phối hợp giữa các bộ phận

Kinh nghiệm tìm | Kỳ vọng của người tiêu dùng, chính sách giá cả, dân số, tình hình nền kinh

hiểu thị trường tế

Yếu tố bên ngoài | Các hành động, phần ứng của nhà cạnh tranh, các quy định, v.v

Từ đây chúng ta sẽ phát hiện những vấn đề tiểm ẩn cụ thể và càng nhiều càng tốt Song

làm thế nào để định danh các vấn để? Không có cách nào tốt hơn và lý tưởng bằng hình thức thông qua đội nhóm tức là xây dựng tính thông minh tập thể của đội

Trước hết là thu thập mọi tài liệu liên quan đến đự án

- _ Tư liệu các yêu cầu (hoặc tư liệu các yêu cầu khách hàng): đây là tư liệu cơ bản nhất

mô tả nhu cầu của dự án bao gồm:

- _ Mô tả van dé hoặc cơ hội, tác động hoặc các hiệu ứng của vấn đề

Định danh ai hoặc cái gì bị tác động bởi vấn dé Tác động của việc bỏ qua vấn đề hoặc cơ hội Kết quả mong muốn

Giá trị hoặc quyền lợi kết hợp với việc đạt được kết quả mong muốn

Ăn khớp chiến lược: dự án có tương thích các chiến lược của tổ chức

Tích hợp của những điểm chung và các vấn để về tính tương thích: mô tả cơ hội

của dự án

Những điểm không chắc chắn và chưa biết

Các giả thiết chính Các hạn chế Các cân nhắc môi trường Thông tin hỗ trợ hoặc nền tang

- _ Tư liệu cấu trúc công việc WBS

- Ma trận giao trách nhiệm

- Các sơ đồ mạng

Tóm lại điểm mấu chốt ở đây là càng có nhiều tư liệu càng tốt để giúp kích thích suy nghĩ

về các vấn để tiểm ẩn

Sau đó hãy liệt kê càng nhiều vấn đề tiểm ẩn càng tốt và dùng các kỹ thuật lấy ý kiến Song một vấn để cần chú ý là việc thiếu thông tin, kiến thức, sự hiểu biết thực sự là kẻ thù của chúng ta cho nên hãy nghĩ đến các mối đe dọa lớn nhất có tiềm năng ném bạn văng ra xa nhất theo một hướng không thuận lợi

2 Định lượng: có thể bị tác hại xấu đến mức nào?

Có 2 đặc tính cơ bản cần định lượng:

-_ Bản chất hoặc chừng mực của vấn đề

s§

Ví dụ: Tình trạng sức khỏe hoặc nghỉ theo chế độ có sự tăng đột biến ở một bộ phận hay nhiều

bộ phận, ở thời gian nào sẽ xảy ra, v.v

-_ Bản chất hoặc chừng mực của hiệu ứng

Ví dụ: Tình trạng trên có thể gây ra sự chậm trễ, chậm trễ bao lâu? Và có ảnh hưởng đến toàn

bộ dự án hay không?

Khi giải quyết 2 vấn đề trên chúng ta phải dựa vào:

e - Dữ liệu khảo sát, dữ liệu lịch sử

« - Trắc nghiệm, phỏng vấn

se - Phán đoán của các chuyên gia

3 Phân tích các mối đe dọa lớn nhất đối với dự án

Khi đã định danh và định lượng được các vấn đề tiềm ẩn đáng kể và hiển nhiên là chúng

ta không thể có đủ các tài nguyên để ứng phó với mọi vấn để tiểm ẩn này Vì vậy cần phải

xác định được những vấn để nào là lớn nhất có khả năng đe dọa dự án nhiều nhất Có nhiều phương pháp song một phương pháp được sử dụng phổ biến và cũng là đơn giản nhất đó là đưa ra các phán đoán chủ quan về 2 đặc tính của vấn để tiểm ẩn xác suất và sự tác động

Xác suất là khả năng mà vấn để tiềm ẩn sẽ nảy sinh

Tác động là sự nghiêm trọng hoặc tính khốc liệt của vấn để tiềm ẩn đối với dự án (hiệu ứng trên dự án)

Tính toán độ lớn của các mối đe dọa tiềm ẩn bằng cách lấy tích của xác suất và tác động Xếp hạng mối đe dọa qua mô hình: trên một thang độ xếp hạng điểm 10

10

° Khu vực

=

g =

&

5 +

5

Để có thể xác định được mô hình trên cũng cần lưu ý rằng các mối đe dọa cao sẽ đòi hỏi chi phí cao khi ứng phó với nó, do đó phải thận trọng trong việc xác định mức độ mà bạn chọn để hành động thêm Có nghĩa là cần dùng một số lượng các vấn để đã được thống nhất

và một cận dưới đã được xác định trước khi xếp hạng các mối đe dọa Dưới ngưỡng đó không

đề cập, chỉ để cập những vấn để từ ngưỡng đó trở lên

Ví dụ: Có 100 vấn để ta xác định ngưỡng dưới là 30 tức là những vấn đề từ 1 -> 30 cần được

chọn để xếp hạng, vấn để từ 31 trở đi có thể bỏ qua không giải quyết

Sau đây là một bảng liệt kê danh sách các vấn để mà một dự án thường gặp

d) Phạm vì dự án có:

-_ Khách hàng bổ sung phạm vi hoặc các tính năng

-_ Công việc không thể định nghĩa chính xác

—_ Phạm vi được đánh giá thấp

-_ Các tiêu chí của dự án thay đổi

F

b)

d)

8)

h)

i)

Lịch biểu của dự án:

~_ Thời hạn của dự án được đánh giá thấp

-_ Ngày kết thúc thay đổi, ngày kết thúc không hiện thực

- _ Những ý kiến tán thành dự án trễ hạn

-_ Các đợt kiểm tra của nhà quản trị làm trễ dự án

Trang thiết bị:

-_ Không sẵn sàng cung cấp

—_ Độ tin cậy thấp

-_ Không tương thích

-_ Các giới hạn tư hữu

- Tinh linh hoat kém

Các tài nguyên:

-_ Thay đổi các thành viên trong đội dự án

- _ Chế độ tài trợ, các đợt thuyên chuyển hoặc chế độ tiền lương

Phí tổn không chắc chắn

-_ Không cung ứng kịp và đủ

-_ Các mức ưu tiên không phù hợp, lệch so với nhu cầu

Cá nhân:

-_ Các kỳ nghỉ, đau ốm

Hoàn cảnh gia đình

Các vấn đề đạo đức, luân lý

Các quyền lợi mâu thuẫn

Các trò giải trí ở bên ngoài

Con người giữa cá nhân với cá nhân:

-_ Năng suất

~_ Mâu thuẫn cá nhân

- Động viên và các thái độ tôi

-_ Các kỹ năng khập khiếng

-_ Sức khỏe - An toàn

-_ Sự đa dạng trong nhận thức, tình cảm

-_ Phát triển và sự tăng trưởng

Vật liệu:

-_ Các nguồn cung ứng và khả năng cung ứng

-_ Độ tin cậy của bên cung ứng tôi

- _ Chất lượng không đạt yêu cầu

—_ Giá cả cao

Tổ chúc:

— Vai trò, trách nhiệm không rõ ràng

Ủy quyển không tốt

Các mối quan hệ nội bộ không tốt, thiếu sự phối hợp

Chiến tranh lạnh giữa các bộ phận

Truyền thông kém

Văn hóa trong tổ chức

Tuyển dụng, duy trì và tái tạo tổ chức

Các ảnh hưởng bên ngoài:

-_ Thiên nhiên: thời tiết, khí hậu

đ

-_ Các căng thẳng chính trị

— Vị trí pháp lý

- Bản quyền

-_ Hình ảnh công ty không tốt

—_ Các quy định của chính phủ

- _ Xu hướng chuyển biến của nền kinh tế

II.NHỮNG RỦI RO TRONG TIẾN TRÌNH DỰ ÁN:

Trong tiến trình dự án, rủi ro thường gặp thuộc về việc ra quyết định (liên quan đến giai đoạn lập dự án hoặc ở chính việc ra quyết định phê chuẩn dự án) hoặc trong quá trình thực hiện

1 Rủi ro trong giai đoạn lập dự án: gồm có:

a) Rủi ro bên trong dự án: đó là:

b)

Công việc chưa được xác định chính xác: trong quá trình nghiên cứu sơ bộ để lập dự án

không phải bao giờ cũng thu được thông tin đầy đủ và chính xác về khối lượng công việc,

thời gian thực hiện, mức tiêu hao các yếu tố đầu vào, tiêu chuẩn kỹ thuật, v.v

Mục tiêu và phương tiện không tương thích: thông thường vì muốn được xét duyệt dự án thuận lợi nên nhà lập dự án thường rất lạc quan khi đưa ra các số liệu về thời gian hoàn thành sớm, chỉ phí ít, tiêu chuẩn chất lượng bảo đảm, v.v nhưng thực tế không phải như vậy Ở đây chính những người lập dự án đã tự lừa đối mình

Rúi ro kỹ thuật và rủi ro công nghiệp hóa:

« Rủúi ro kỹ thuật: là khả năng không thể chế tạo ra được sản phẩm với công nghệ đã

cho và đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật

« - Rủi ro công nghiệp hóa: là khả năng không thể chuyển từ sản xuất thử sang sản xuất hàng loạt nếu không có những thay đổi lớn và ngoài dự kiến về nguồn lực huy động

Chưa nắm vững được quá trình phát triển và theo đõi dự án: hình thức dự án, quy trình lập

dự án, phương thức kiểm soát, v.v

Rui ro bén ngoài dự án:

Sự lạc hậu thương mại: đó là

« - Sai lầm trong đánh giá nhu cầu thị trường

e Nhu cầu thị trường biến động nhanh do cạnh tranh hoặc do chính sách về giá cả nguyên vật liệu

Rủi ro pháp chế:

e - Ngày bắt đầu có hiệu lực của một văn bản pháp chế chưa được công bố chính xác

ø - Nội dung văn bản không rõ

Rủúi ro liên quan đến dự báo nguồn lực:

Xác định nguồn lực cần huy động đòi hỏi phải hết sức chú ý vì nó liên quan đến:

e _ Vấn để sử dụng lao động: thời gian, các quy ước tập thể, chăm sóc sức khỏe, v.v

e _ Vấn để sử dụng trang thiết bị: các quy định về bảo hộ, ô nhiễm môi trường

¢ Thiếu hiểu biết về trang thiết bị và con người, về khả năng sử dụng và hoàn thành

công việc

e - Không có sự tương thích giữa các nguồn lực huy động

Khả năng thực tế về nguồn lực: đôi khi không đúng như dự đoán

Ví dụ: thiết bị không huy động hết công suất

2 Rủi ro trong triển khai thực hiện dự án:

Phát hiện vấn đề quá muộn đo:

e - Không có thông tin tốt hoặc xử lý thông tin không đúng, không kịp thời

k

« _ Cơ cấu tổ chức: ưu thế thống trị của một quan điểm nào đó hoặc ngược lại là sự phân tán trách nhiệm

» _ Họp hành, giấy tờ báo cáo quá phức tạp, thủ tục rườm rà, v.v `

- Đoán nhận sai: Quá trình phân tích thông tin không phải bao giờ cũng dẫn đến một đoán nhận đúng vì:

e Cùng một kết quả có thể có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân mà ta chọn để

phân tích xử lý chưa chắc đã là đúng

« - Có thể ta mới chỉ đừng lại ở nguyên nhân bên ngoài mà chưa tìm các nguyên nhân sâu sa ở bên trong

« - Sự trình bày chủ quan đối với một hiện thực khách quan có thể dẫn đến những giả thiết sai về mối quan hệ nhân quả Do đó kéo theo những đoán nhận sai về nguồn gốc hay hậu quả của vấn đề

Và một điều hiển nhiên là đoán nhận sai thì để xuất giải pháp cũng rất có khả năng sai nhưng đoán nhận đúng chưa hẳn có nghĩa là giải pháp để xuất sẽ đúng

-_ Giải pháp để xuất không phù hợp do dựa trên những quan điểm không xuất phát từ cái _ chung của cả dự án, hoặc né tránh không muốn thay đổi, sợ thay đổi sẽ bất lợi cho minh

IV CHIEN LUGC QUAN TRI RUI RO:

1 Phòng tránh:

Loại bỏ khả năng đối mặt với mối đe dọa tức là theo đuổi một con đường hoàn toàn khác với những gì mà chúng ta dự định ban đầu

Trong ngành hàng không có chương trình “lá chắn không gian” là một phương pháp tốt

để tổn thất do khí hậu, thời tiết làm ảnh hưởng đến chuyến bay, bay trễ so với dự kiến ban

đầu

2 Chuyển giao:

Mua bảo hiểm hay còn gọi là chuyển giao không “xử lý”

3 Giả thiết:

Chúng ta nhận thức được rủi ro, song chọn cách không hành động lên rủi ro đó tức là chấp nhận hậu quả hoặc ứng phó với hậu quả nếu rủi ro đó xảy ra Cách này thích hợp khi xử

lý những mối đe dọa ở dưới mức xếp hạng

Phương pháp này cũng là một chiến lược hợp lệ trong các tình huống mà ở đó các hậu quả của rủi ro ít tốn kém hoặc mức thiệt hại nhỏ hơn so với nỗ lực cần bỏ ra để ngăn ngừa

nó

4 Phòng ngừa:

Thực chất là để giảm bớt xác suất xảy ra cla van dé tiém ẩn Thông thường đây chính là

hành động đầu tiên để ứng phó với các vấn đề có mối đe dọa cao Trình tự sử dụng phương pháp này là:

- _ Xác định nguyên nhân căn bản là gì

- Xác định các biện pháp phòng ngừa thích hợp

- Xem lại toàn bộ kế hoạch dự án để phối hợp mọi hành động phòng ngừa sao cho không bị bỏ sót hoặc bỏ quên

5 Làm dịu sự tác động: tức là làm giảm bớt hiệu ứng tiêu cực của một vấn đề

Ví dụ: Việc đội mũ bảo hiểm khi điều khiển xe gắn máy

LƯU Ý: Sách lược làm dịu sự tác động có thể được xem như một sự lãng phí thời gian tiền bạc

và công sức nếu vấn dé tiểm ẩn không xảy ra

6 Hoạch định yếu tố tình cờ:

?9

Các kế hoạch về yếu tố tình cờ là những hành động cụ thể phải được thực hiện khi một vấn đề tiểm ẩn xẩy ra, các này phải được phát triển trước thì mới đầm bảo một đáp ứng có phối hợp, hiệu quả và đúng lúc Phương pháp này chỉ được sử dụng khi đã thực hiện các biện pháp phòng ngừa mà vấn để có mối đe dọa cao vẫn tổn tại y nguyên

1