Không có các chuẩn mực để đánh giá tiến trình thực hiện hoặc có nhưng không đúng CHƯƠNG VI LẬP TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN XÁC ĐỊNH LỊCH TRÌNH: Để hoàn thành dự án đúng thời hạn không phải
Trang 1Linh hoạt: tức là có thể thay đổi được cho phù hợp với tình hình thực tế ở từng giai đoạn
Có thể sử dụng được: phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện
dự án và truyền đạt thông tin
Lý do hoạch định dự án bị thất bại:
Hoạch định dự án dựa trên thông tin không đây đủ và không trung thực, độ tin cậy của thông tin thấp
Mục tiêu xác định mơ hồ, mô tả công việc không rõ ràng
Người làm hoạch định dự án và người thực hiện dự án khác nhau
Giám sát và kiểm soát dự án lỏng lẻo mang nặng hình thức hoặc quá dễ dãi
Không có các chuẩn mực để đánh giá tiến trình thực hiện hoặc có nhưng không đúng
CHƯƠNG VI LẬP TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN
XÁC ĐỊNH LỊCH TRÌNH:
Để hoàn thành dự án đúng thời hạn không phải tất cả mọi công việc đều có thể hoặc cần phải bắt đầu cùng một lúc mà do tính chất và thời gian của từng công việc nên chúng có điểm xuất phát không giống nhau Vì thế công việc đầu tiên của lập tiến độ dự án đó là:
Liệt kê tất cả những công việc cần phải làm
Ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc Việc này rất quan trọng vì nếu ước lượng không đúng sẽ làm cho toàn bộ lịch trình bị phá vỡ, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian hoàn thành dự án Vì thế để có một lịch trình hiệu quả cần tạo điều kiện cho các thành viên góp ý xem thời hạn ước lượng cho từng công việc như vậy là hợp
lý hay chưa? Họ có khả năng thực hiện xong công việc trong khoảng thời gian đó không? Còn đối với bản thân người lập lịch trình cần phải chất vấn mình bằng các câu hỏi sau:
« Có thể thử nghiệm một việc xem thời gian thực hiện mất bao lâu không?
« _ Nếu nhờ chuyên gia tư vấn giúp xác định lịch trình, bạn có thể ước tính thời gian hoàn tất mỗi công việc được chính xác hơn không?
« Có nên tham khảo lịch trình của các dự án trước để rút kinh nghiệm không?
« _ Có nên tham khảo ý kiến của các trưởng bộ phận khác không?
» Có nên tự tin vào khoản dự tính của mình không?
Xem xét thứ tự thực hiện các công việc, việc nào làm trước hoặc làm ngay từ đầu, việc nào làm sau và cứ thế tiếp tục cho đến công việc cuối cùng (kết thúc dự án)
Ví dụ: Bảng xác định lịch trình cho dự án lắp đặt thiết bị
đặt, chọn người bán)
41
Trang 2H XÁC ĐỊNH SƠ ĐỒ MẠNG: CPM, PERT
1 Vẽ sơ đồ: CPM, PERT
CPM: Khi thời gian của mỗi công việc được biết trước
PERT: Khi thời gian của mỗi công việc là ước tính
Quy ước vẽ sơ đồ mạng:
—_ Công việc - cạnh: được biểu thị bằng một đoạn thẳng có định hướng gọi là cạnh của sơ
đồ Trên cạnh được ghi tên công việc và thời gian thực hiện công việc đó
—_ Sự kiện - đỉnh: mỗi khi hoàn tất một (hoặc một số) công việc và khởi công một (hoặc một số) công việc khác gọi là một sự kiện Mỗi sự kiện được biểu thị bằng một đỉnh của sơ
đề
CHÚ Ý:
% Một công việc có thể ghi bằng một cặp số (¡, J) trong đó ¡ là đỉnh chỉ sự kiện khởi công và
j là đỉnh chỉ sự kiện kết thúc công việc đó Thời gian cần thiết cho công việc cũng có thể ghi là t¡ Công việc B có thể ghi là (2, 3) và thời gian là tạ; = 2
s* Đánh số thứ tự các đỉnh, đỉnh xuất phát ghi số 1
Vẽ sơ đồ mạng
—_ Như vậy theo quy ước, trên sơ đồ có 9 cạnh và 8 đỉnh Sơ đổ này thể hiện mối liên hệ giữa các công việc và cho biết công việc nào phải hoàn thành trước, công việc nào phải đợi những việc khác làm xong mới tiến hành được
~ Tuy theo từng dự án (phức tạp hay đơn giản) mà sơ đồ thể hiện từ đỉnh đầu tiên đến đỉnh kết thúc của dự án có một hay nhiều lộ trình (ví dụ trên là 3)
-_ Cho phép tính được tổng thời gian của từng lộ trình Lộ trình đài nhất được gọi là lộ trình tới hạn (hay gọi là đường găng), đây là thời gian ngắn nhất có thể hoàn thành dự án
Ví dụ: Lộ trình I1: 1, 2, 3, 4, 6, 7,8 = A5 +B2 + C4 + E3 + F3 + I5 = 22 ngày
Lộ trình 2: 1, 2, 7, § = A5 +DI + I5 = 11 ngày
Lộ trình I: 1, 2, 5, 7, 8= A5 + G4 + H2 + I5 = 16 ngày
Như vậy lộ trình 1 là lộ trình tới hạn, những công việc nằm trên lộ trình này gọi là những công việc găng A, B, C, E, F, I Bất kỳ một sự chậm trễ nào trên đường găng này sẽ dẫn đến dự
án không hoàn thành đúng hạn
2 Tính toán các thời gian trong sơ đồ mạng:
% Mỗi sự kiện (đỉnh) có 2 thời điểm:
ố - Thời điểm xuất phát sớm: t
Là thời gian sớm nhất có thể xảy ra khi tất cả mọi hoạt động dẫn đến sự kiện được hoàn thành
Đỉnh 1 là đỉnh khởi công nên tÌ = 0 Nếu có trên 1 chuỗi các sự kiện dẫn đến một sự
kiện thì xuất phát sớm được xác định bằng công thức sau:
42
Trang 3>, ree 2
Vi du:
t; = max (tỶ + tụ) với ï, j C Uj u; là tập hợp các cạnh hướng vào đỉnh ¡
» - Thời điểm xuất phát muôn: t”
Là thời gian muộn nhất mà sự kiện có thể xảy ra không làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án
Đỉnh n là đỉnh kết thúc nên th" = th’ Dé tinh xuất phát muộn ta tính từ sự kiện cuối cùng (từ đỉnh n) về đỉnh xuất phát (đỉnh số 1) Nếu có trên một chuỗi hoạt động tính xuất phát muộn bằng công thức sau:
t¡” = min (t;” ~ tụ) với i, j € uỷ
uj 1a tập hợp các hoạt động xuất phát từ đỉnh ¡
Thời gian dự trữ của sự kiện thứ ¡ (d;) là hiệu số của xuất phát muộn và xuất phát sớm của sự kiện thứ ¡
đị =tị” =tỷ Thời gian dự trữ của đỉnh ¡ cho biết thời điểm xuất hiện sự kiện ¡ có thể xẽ dịch bao nhiêu thời gian để không ảnh hưởng đến công việc của các sự kiện tiếp theo và đến tiến trình chung của dự án Tại các đỉnh nằm trên đường găng d; = 0
Đường găng là đường dài nhất nối từ đỉnh xuất phát (đỉnh 1) đến đỉnh n (kết thúc) đi qua các đỉnh có thời gian dự trữ = 0
Tổng thời gian theo một đường găng có thể bằng hoặc nhiều hơn thời gian đi theo các đường khác Thời gian thực hiện dự án bằng thời gian dọc theo đường găng
Các sự kiện trên đường găng gọi là các sự kiện găng
Các cạnh nằm trên đường găng gọi là công việc găng
Nếu giảm thời gian của đường găng sẽ giảm được thời gian thực hiện dự án
Thời gian dự trữ chung của công việc trên sơ đồ mạng (d;) là khoảng thời gian tối đa công việc (¡ J) có thể kéo đài mà không ảnh hưởng đến tiến trình chung của toàn bộ công trình Tất cả các công việc găng dị = 0
dy = tị” = tẺ ty
Thời gian dự trữ độc lập của công việc (dị" ) là khoảng thời gian tối đa mà công việc (¡ j)
có thể kéo dài mà không ảnh hưởng đến thời điểm hoàn thành muộn của các công việc ngay trước đó và thời điểm khởi công sớm của công việc ngay sau đó
dể = max {0, (tj —t¡"— tụ) }
Có một công trình xây dựng với các công việc được cho trong bảng
Công việc | Thờigian Thứ tự thực hiện
(ngày)
+ Sau y¡ hoàn thành
Y6 8 Sau ÿy¿ và ys hoàn thành ` ¬-
Yio 5 Sau Ye, yg Va Yo hoan thành
43
Trang 4YEU CAU:
Vẽ sơ đồ Tìm đường găng Tính các chỉ tiêu thời gian của các công việc Xuất phát sớm — Kết thúc sớm
Xuất phát muộn — Kết thúc muộn Thời gian dự trữ chung, độc lập
Vẽ lại sơ đồ mạng thể hiện một số chỉ tiêu cơ bản
t; =0
tg= max (t) + ty) =0+8=8
t3 = max (ty + ta, to + te3) =0+4,8+6=14
t4 = max (t; + ty4, tạ +fa4)=0+ 10, 14+ 5 = 19
ts = max (tạ + tạs) = 8 + 6 = 14
tg = max (ts + s6, t3 + t36, tg + tos) = 1445, 14+8,19+2=22 t; = max (te + to, ts + fs;) =22 +5, 14+ 9= 27
Thời điểm xuất phát muộn
tạ =27
ts = min (ty — te7) = 27-5 =22
ts= min (t7 — ts;, tø — tz¿) = 27 — 9,22 — 5 = 17
t¿= min (ts — tas) = 22-2 = 20
t= min (ty — tg, te — t36) = 20 - 5,22 ~8=14
tạ= mm (tạ — to3, t§ ~ tos) = 14 = 6,17-6=8
ti= min (te = th, tạ — ta, f4¿ — ty4) =8 —8, 14- 4,20-10=0
Thời gian dự trữ chung của công việc (, jp)
Với các công việc găng đị = 0
Ta tính cho các công việc không găng
địa =tạ” ~ tị — tịa = 14-0~4=10
địa = tạ” = tị — tị¿= 20 — 0 — 10= 10
Trang 5đạs =ts”—tạÌ—tạs=17—8—=6=3
đẩ = te” — tạ — tag = 22 — 19— 2= 1
đa; = ty” —tzÌ — tạ = 27 -14-9=4
ds56 = ts” — ts° — ts¿= 22— 14 — 5 = 3
d34 = ty” — t3° — tz = 20 — 14— 5= 1
Thời gian dự trữ độc lập của cĩng viĩc (i, j)
Với câc công việc găng dj’ =0
Ta tinh cho câc công việc không găng
dị“ =tbg` = th — tiạ= 14—0—4= 10
digi = te = ty" =ty= 19-0-10=9
dạz' = ts° — tạ” —tạa= 14—8§—6=0
dq! = ty — tạ” — tạạ= 19—14—5=0
dao! = te’ -—tu™ - tus = 22— 20—2=0
dsø' = tsŠ — tạ” — ts6= 22- 17-5 =0
ds9=t-t;"-ts7= 27-17-9=1
Lập bảng phản ânh câc chỉ tiíu trín
Công KHỞI CÔNG KẾT THÚC DỰ TRỮ
việc | Sớm nhất | Muộn nhất | Sớm nhất | Muộn nhất | Chung | Độc lập
y2 0 10 4 14 10 10
ys 8 8 14 14 0 0
Vĩ lai so dĩ mang:
45
Trang 6Đường găng đi qua các đỉnh I - 2 - 3 - 6 - 7 Các công việc nằm trên đường găng y¡
~ Ys— Y6 — Yio Nhà quản trị dự án thường muốn dành nhiều nỗ lực cho các hoạt động dọc
theo đường găng và coi đó là những công việc ưu tiên Trên thực tế, khi dự án đi vào hoạt động, đường găng có thể chuyển sang đường khác tùy theo điều kiện xảy ra lúc thực hiện
dự án
Ill PHAN DOAN THOI GIAN:
1 Sơ đồ phân đoạn thời gian: TPD
- Vé cơ bản sơ đồ phân đoạn thời gian giống như sơ đồ mạng nhưng chỉ có khác một điều là
trong sơ đồ TPD công việc được vẽ theo tỉ lệ thời gian
-_ Khi vẽ sơ đồ phân đoạn thời gian, quy ước vẽ đường găng dọc theo đường thẳng, sau đó
vẽ các đường không cơ bản và các hoạt động Đường gạch và vẽ các đường không co ban phải thể hiện đỉnh kết thúc
2 Ví dụ minh họa:
Một dự án có 7 hoạt động được cho như sau
Œ, G) kết thúc dự án
YÊU CẤU:
~ Lập mạng và xác định đường găng
~ Xây dựng sơ đồ phân đoạn thời gian
Trang 7
Dự án được hoàn thành với tổng thời gian là 12 tuần Đường găng đi qua các đỉnh 1 — 2—
3 - 5 Các công việc nằm trên lường găng là A - D - G
Vẽ sơ đồ phân đoạn thời g in
|
Iv PHÂN TÍCH BIỂU ĐỒ PHÂN ĐOẠN THỜI GIAN:
Biểu đồ phân đoạn thời gian như trên có tác dụng rất lớn cho việc phân tích và xây dựng lịch trình ở nhiều góc độ khác nhau, đó là:
-_ Rút ngắn tiến độ dự án
—_ Phân tích chi phi min
- CA&n đối nhân lực và thiết bị
-_ Bố trí nhân lực và thiết bị
-_ Lập kế hoạch tài chính cho dự án
1 Rut ngắn tiến độ dự án:
47
Trang 8Trong nhiều trường hợp, do thời gian thực hiện dự án quá gấp rút vì thiếu thời gian hoặc khi dự án đã bị chậm do nhiều nguyên nhân Lúc này cần tính toán để rút ngắn thời gian nhằm đảm bảo đúng thời hạn Điều kiện thông thường là chỉ phí min với thời gian tối ưu
nhưng khi rút ngắn thời gian thì điều kiện là thời gian min với chi phí max có thể chấp nhận được
Nếu một dự án cần rút ngắn tiến độ thì có thể áp dụng bất kỳ hoặc tất cả những giải pháp
sau:
-_ Tăng cường nhân sự
— Tăng thêm nguyên vật liệu -_ Làm thêm ngoài gid
Tất cả những giải pháp này đều cần phải có chi phí cao hơn thông thường
Lưu ý:
Khi rút ngắn tiến độ dự án
-_ Việc tăng cường độ công việc (hoặc cắt bớt thời gian) cho những hoạt động không nằm trên đường găng sẽ chẳng có tác dụng gì có nghĩa là chỉ rút ngắn những công việc nào nằm trên đường găng
-_ Rút ngắn thời gian có thể làm thay đối đường găng
Để rút ngắn tiến độ cần tuân theo các bước sau đây:
Bước l: Tính thời gian rút ngắn có thể: Ở bước này cần nghiên cứu kỹ từng hoạt động để xác
định các hoạt động có thể rút ngắn là những hoạt động nào và chi phí cần thiết để
thỏa mãn nhu cầu rút ngắn thời gian đó Từ đó tính quãng thời gian rút ngắn có thể
theo công thức sau:
Tor = Tar — Taw
Trong đó: Tcr là quãng thời gian rút ngắn có thể
Tpr: Thời gian thông thường
TRụ: Thời gian rút ngắn Bước 2: Tính tỷ số chi phí
= Caw ~ Cpr
° T pr ~ Tạ,
Trong đó: [,„ là tỷ số chỉ phí
Crn: chi phí rút ngắn
Cgr: là chi phí thông thường
Bước 3: Can nhac xem nên rút ngắn công việc nào để đạt mục tiêu là thời gian min với chi phí
max có thể chấp nhận được
Trang 9Bước 4: Vẽ lại sơ đồ TPD
Ví dụ: — Sử dụng ví dụ ở phân trên với các thông số được cho tiếp như sau:
Công| Thờigian | Thời gian Chi phi Chi phi
việc | Bình thường | rút ngắn thông thường | rút ngắn (USD) (USD)
44.000 47.080
Theo bảng trên ta có kết quả:
Bước l: Tính quãng thời gian có thể rút ngắn cho từng công việc
Công việc A: 1 tuần
Công việc B: 2 tuần Công việc D: 1 tuần
Công việc F: 1 tuần
Công việc G: 2 tuân Bước 2: Tính tỷ số chỉ phí cho từng công việc
Công việc A: 280 USD / tuân Công việc B: 650 USD / tuần
Công việc D: 400 USD / tuần
Công việc F: 100 USD / tuần
Công việc G: 500 USD / tuần
Bước 3: Mục tiêu đặt ra là hoàn thành dự án trong thời gian 9 tuần Căn cứ vào thời gian có
thể rút ngắn và chỉ phí bỏ ra khi rút ngắn đối với từng công việc ta tiếp tục xem xét theo nguyên tắc là ưu tiên rút ngắn những công việc nào trên đường găng có chỉ phí phải bỏ ra ít nhất Như
vậy:
Rút bớt I tuần ở công việc A Rút bớt 1 tuần ở công việc D Rút bớt 1 tuần ở công việc G
Như vậy khi rút ngắn thời gian của ba công việc A, D, G dự án này đã xuất hiện cùng lúc hai đường găng là A - D - G và A_— F
Bước 4: Vẽ lại sơ đồ
2 Phân tích chi phi min:
Nhìn chung, khi toàn bộ thời gian cho dự án bị rút ngắn lại thì chi phí trực tiếp sẽ tăng lên
nhưng chi phí gián tiếp (chi phí quản lý) sẽ giảm, mặt khác phân thưởng do kết thúc dự án sớm
cũng có thể có hiệu quả Vì vậy thông qua phân tích chỉ phí min ta xem xét đến các yếu tố này
để tìm ra thời gian thực hiện với chỉ phí ít nhất tối ưu Chỉ phí min cho toàn bộ dự án được xác định bằng công thức:
Cry =C, +C, -T, Trong đó: C+rg là toàn bộ chi phí của dự án
Cr: Chi phi trực tiếp
49
Trang 10Cọ: Chỉ phí gián tiếp
Tr Tiền thưởng
Ví dụ: Vẫn tiếp tục ví dụ trên và cho biết thêm:
Chi phí gián tiếp cho 1 tuần là 510 USD / tuần
Phần thưởng cho 1 tuần rút ngắn là 80 USD
Giảm hoạt động A 1
Chỉ phí tăng thêm / tuần
Giảm hoạt động D 1
Chi phí tăng thêm / tuần
Giảm hoạt động G 1
Chi phí tăng thêm / tuần Giảm hoạt động G 1
› Chi phi tăng thêm / tuần
Chi phí tăng thêm / tuần
Như vậy 8 tuần là thời hạn rút ngắn tối đa và dự án không 1 thể rút ngắn thêm được nữa Bước tiếp theo là tính tổng chi phí thực hiện dự án cho mỗi thời điểm hoàn thành Quang thời gian nào có chị phí tối thiểu thì đó là điểm rút ngắn tối ưu
Ta lập bảng tính:
Hoàn thành | Tổng chỉ phí | Tổng chỉ phí | Phân thức hiên '
Muc tié ục tiêu trực tiế rực tiếp giản tiệp ián tiế t hưở ng dự án —
Qua kết quả tính toán cho thấy nếu thực hiện dự án trong 2 tuần thì tổng chi phí dự án là
ít nhất
3 Cân đối và bố trí nguồn lực:
Sơ đồ phân đoạn thời gian còn có một tác dụng khá quan trọng nữa là bố trí nguồn nhân lực và trang thiết bị cho việc thực hiện dự án