Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 5 - TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Chương 5 - Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống. Chương này gồm có những nội dung chính sau: Xác định tính hệ thống trong quá trình kinh doanh, các nguyên tắc của hệ thống công việc, mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống thông tin. Mời các bạn cùng tham khảo.

Trang 1

Trường ĐHBK Hà nội

Khoa Kinh tế & Quản lý

Doanh nghiệp nhìn từ quan

điểm hệ thống

Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống

Nội dung chính

Xác định tính hệ thống trong quá trình kinh doanh

Hệ thống công việc

Các nguyên tắc của hệ thống công việc

Mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống

cách hiệu quả và có kết quả?

Thống nhất quan điểm giữa người

quản lý và người xây dựng HTTT

Nhìn nhận quá trình kinh doanh theo quan điểm hệ thống

1 Điều hành kinh doanh theo

quan điểm hệ thống

Trang 2

Quá trình kinh doanh

Một nhóm các bước (quá trình con) hoặc/và các hoạt động có liên

quan tới nhau trong quá trình sử dụng các nguồn lực (gồm cả thông

tin) để tạo ra giá trị cho các khách hàng trong hoặc ngoài doanh

nghiệp

Quá trình con = Phần được xác định rõ của một quá trình

Hoạt động = thành phần của một quá trình

Thông thường, CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển các họat

động thành một quá trình con được xác định rõ ràng

Cấu trúc tổ chức theo truyền thống thường có dạng tập trung

quanh các chức năng

Quá trình kinh doanh

Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Quá trình kinh doanh & các lĩnh vực chức năng

Kỹ thuật

Quá trình kinh doanh đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều chức năng

• Tạo sản phẩm mới

• Tạo liên kết giữa các chức năng

• Hoàn thành đơn hàng của khách

• Thực hiện nghiên cứu các phương pháp mới

• Xác định phương thức tạo sản phẩm

• Xác định phương thức nâng cấp quá trình sản xuất

Bán hàng &

marketing

• Xác định KH tiềm năng

• Xác định nhu cầu &

mong muốn của KH

• Xác định cơ hội thị trường

• Tạo sự hiểu biết của

KH về sản phẩm

• Thuyết phục KH mua SP

• Thực hiện giao dịch bán hàng

Sản xuất

• Mua NVL

• Sản xuất SP

• Phân phối SP

• Cung cấp dịch vụ

và hỗ trợ cho KH

Kế toán &

tài chính

• Thực hiện giao dịch tài chính

• Tạo các tổng kết tài chính

• Trả thuế

• Đầu tư

Nguồn nhân lực

• Hoạch định việc thuê nhân công theo nhu cầu

• Thuê nhân công

• Giới thiệu với người lao động về phương thức vận hành DN

• Trả lương

• Quản lý lợi ích cho người lao động

• Giao tiếp với những người khác

• Phân tích dữ liệu • Khuyến khích người lao động• Lập kế hoạch công việc • Theo dõi các công việc đang thực hiện• Cung cấp thông tin phản hồi

Các quá trình con & các hoạt động xảy ra trong mỗi chức năng

Quá trình thông qua các

chức năng

Quá trình liên quan tới một

chức năng đặc biệt

Các hoạt động & quá trình

con được thực hiện trong

mọi chức năng

Các vấn đề có thể xẩy ra khi một chức năng quá được nhấn mạnh

Ba dạng quá trình

Trang 3

Hệ thống= một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau

nhằm đạt được một mục tiêu nào đó

Hệ thống con= Một thành phần của hệ thống

Có tất cả các đặc điểm của một hệ thống, nhưng chỉ là một phần

của một hệ thống lớn

Các thành phần của hệ thống

Mục đích

Lý do để hệ thống tồn tại

Yếu tố dùng để tham khảo đánh giá sự thành công của hệ thống

Phạm vi

Tách hệ thống ra khỏi môi trường quanh nó

Môi trường

Tất cả những gì tồn tại ngoài hệ thống

Đầu vào

Các đối tượng và thông tin được đưa vào hệ thống từ môi trường

Đầu ra

Các đối tượng và thông tin được đưa ra môi trường từ hệ thống

Hệ thống & các hệ thống con

Hệ thống trong doanh nghiệp

Nhà cung cấp

Phần mua hàng Đặt hàng cho

nhà cung cấp Thiết kế

SP Thiết kế SP

Sản xuất

Đơn đặt hàng thực tế Đặt hàng Thành phẩm Bán hàng Phân phối Dịch vụ

Khách hàng

Yêu cầu dịch vụ

Doanh nghiệp

Thành phẩm

Sở thích

Thông tin về SP

2 Hệ thống công việc

Hệ thống thông tin quản lý Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Khái niệm hệ thống công việc

Hệ thống công việc= là một hệ thống trong đó con người và/hoặc máy móc thực hiện mộtquy trình thực hiện công việ , sử dụng các nguồn lực để tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ cho cáckhách hàng bên trong hoặ bên ngoài

Trang 4

Hệ thống công việc bao gồm

Quy trình nghiệ v

Đối tượng tham gia

Thông tin

Công nghệ

Đầu ra

Sả phẩm & dịch v ụ được sử dụng bởi khách h ng

Các yếu tố bên ngoài

Cơ sở hạ tầng

Hiện trạng

Quy trình nghiệp vụ làyếu tố mấu chốtcủa hệ thống

công việc

Cùng một quy trình có thể tạo ra những kết quả khác nhau do

phụ thuộc vào

Người thực hiện

Thông tin & công nghệ được sử dụng

Các thành phần của một hệ thống công việc

• Người mua máy tính

• Đại diện bán hàng

• Nhân viên sản xuất

• Nhân viên đóng gói

• Dịch vụ phân phối

• Máy tính cá nhân sản xuất theo đơn đặt hàng và phân phối đơn chiếc

KHÁCH HÀNG

• Người mua máy tính SẢN PHẨM & DỊCH VỤ

• Nhận đơn đặt hàng & thông tin về việc thanh toán

từ người mua

• Đưa máy tính vào kế hoạch sản xuất

• Thực hiện các bước sản xuất máy tính, cài đặt phần mềm, và kiểm tra xem máy đã hoạt động tốt chưa

ĐỐI TƯỢNG THAM GIA

• Thông tin cụ thể về chiếc máy tính cần lắp đặt

• Nhận dạng khách hàng

• Thông tin về việc thanh toán

• Thông tin về sản xuất

THÔNG TIN

• PC của khách hàng

• Máy tính của đại diện bán hàng

• Máy tính và mạng dùng trong việc quản lý SX

• Internet CÔNG NGHỆ

Dell Computer

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

Các thành phần của một hệ thống công việc

Khách hàng

Sản phẩm & dịch vụ

Quy trình nghiệp vụ Thông tin Đối tượng

Hiện trạng Cơ sở hạ tầng

Hệ thống thông tin quản lý Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Các thành phần của một hệ thống công việc

Khách hàng ng:những người trực tiếp nhận và sử dụng lợi ích

từ các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra bởi hệ thống công việc

Khách hàng bên ngoài - các cá nhân hoặc đại diện của các công ty khác hoặc các tổ chức chính phủ

Lý do để doanh nghiệp tồn tại

Khách hàng bên trong– làm việc cho doanh nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm việc khác

Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp

Trang 5

Những khách hàng khác nhau với các mối quan tâm khác nhau

Hệ thống công việc tự phục vụ

VD: ATMs, Web sites, etc.

hàng

Cắt giảm chi phí

Loại bỏ một số nhân viên nhập dữ liệu

Đáp ứng khách hàng nhanh hơn

Thông tin phản hồi tốt hơn

Tự phục vụ - Chuyển đổi khách hàng thành đối tác

Các thành phần của hệ thống công việc

Dịch vụ v s n phẩm m:sự kết hợp của các yếu tố mang tính

vật lý, thông tin, và dịch vụ mà hệ thống công việc tạo ra cho

các khách hàng của nó

Khách hàng đánh giá sản phẩm

Một số các vấn đề về sản phẩm như:

Chi phí

Chất lượng

Tính đáng tin cậy, v.v

Cân nhắc riêng từng yếu tố có thể giúp làm gia tăng sự hài lòng của

khách hàng

Hệ thống thông tin quản lý Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Các thành phần của hệ thống công việc

Quy trình nghiệp vụ ụ:là một tập các bước công việc hoặc hoạt động có liên quan tới việc thực hiện hệ thống công việc

Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Có các yếu tố đầu vào và đầu ra

Là một hệ thống chính thống

Có thể không hoàn toàn có cấu trúc

Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp thay đổi hệ thống công việc

Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào các đặc điểm

Mức độ cấu trúc

Mức độ phối hợp

Tính phức tạp

Nhịp độ

Mức độ phụ thuộc vào máy móc

Trang 6

Mức độ cấu trúc

Các nhiệm vụ có cấu trúc (structured task)

Các thông tin cần thiết được biết rất rõ

Phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin rõ ràng

Dạng thông tin mong đợi được biết rõ ràng

Các quyết định và các bước thực hiện nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có

tính lặp lại

Các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định được hiểu một cách chính xác

Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ có thể được đo đạc một cách chính xác

VD: Hệ thống ATM

Các nhiệm vụ có tính nửa cấu trúc (semistructured task)

VD: chuẩn bệnh của bác sĩ

Các nhiệm vụ không có cấu trúc (unstructured task)

Các quyết định có xu hướng được hình thành dựa trên kinh nghiệm, cảm

nhận, thử và sai, và các phương pháp mang tính định tính

VD: Lựa chọn các nhà quản lý, chọn hình ảnh cho trang bìa một tạp chí

Sử dụng HTTT làm tăng mức độ có cấu trúc của việc thực hiện nghiệp vụ

Mức đ c u trúc Xu hướng tăng mức đ c u trúc VD được gia tăng

Cao nhất:

Thay thế con người Tự động hóa hầu hết các bước Máy trả lời tự động bằng công nghệ công việc

Cao:

Thực hiện theo các Kiểm soát các bước công việc Hệ thống xét duyệt cho vay ở quy luật hoặc thủ tục Cung cấp hướng dẫn cho các bước ngân hàng dựa trên các dữ

công việc mà con người đang thực liệu đã được khai báo hiện

Thấp Truy cập thông tin Sử dụng các mô hình đánh giá hoặc

tối ưu hóa quyết định Cung cấp các công cụ đặc biệt Sử dụng các chương trình

để giúp hoàn thành công việc thiết kế có sử dụng máy tính Cung cấp thông tin đã được lọc, HTTT sử dụng cho các nhà định dạng, và tổng hợp sao cho quản lý

có tính hữu ích cao hơn Điện thoại, bảng tính, và các

chương trình xử lý văn bản

Mức độ có cấu trúc

Mức độ cấu trúc quá cao làm hạn chế tính sáng tạo trong công việc

vs

Mức độ không có cấu trúc quá cao dễ dẫn tới

thiếu hiệu quả và sai sót

Mức độ phối hợp

5 mức độ phối hợp

Nền văn hóa chung

Chuẩn mực chung

Chia sẻ thông tin

Hợp tác

Đối tác chiến lược

Mức độ phối hợp gia tăng

Trang 7

Các thành phần của hệ thống công việc

Đối tượng tham gia gia:những người thực hiện các bước công

việc trong một quy trình thực hiện công việc

Sự khác biệt giữađ i tượng tham gia gia trong hệ thống làm việc và

nhữngngười sử d ng CNTT

Tập trung vào những lĩnh vực có liên quan đến công việc >< hệ thống

thông tin

Các dạng thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp

Thông tin chiến lược Liên quan tới những chính sách lâu dài của một DN

TT về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công nghệ mới phát sinh,…

Thông tin chiến thuật Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phòng ban

Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất

Thông tin điều hành, tác nghiệp

Sử dụng cho những công việc ngắn hạn

Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc,…

Các thành phần của hệ thống công việc – Thông tin

Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

Nguồn thông tin bên ngoài

Khách hàng

Đối thủ cạnh tranh

Doanh nghiệp có liên quan

Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

Các nhà cung cấp

Văn phòng chính phủ

Các tổ chức nghiên cứu

…

Nguồn thông tin bên trong

Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của

doanh nghiệp

D liệ – các sự kiện, hình ảnh, âm thanh có thể có hoặc không hữu ích cho một nhiệm vụ cụ thể

Thông tin– dữ liệu đã được xử lý thành dạng có ý nghĩa cho một ứng dụng cụ thể

Kiế thức– những ý tưởng, những quy tắc, và những thủ tục dẫn hướng cho các hành động và các quyết định

Thu thập kiến thức

Kiến thức

Thông tin

Diễn giải, quyết định, hành động

Trang 8

Dữ liệ cứng= dữ liệu được xác định rõ ràng và tạo ra bởi

các hệ thống chính thống

Dữ liệ mềm= những dữ liệu mang tính chủ quan hoặc cảm

tính nhận được bởi các phương tiện không chính thống

Thường rất cơ bản cho việc hiểu rõ cái gì đang diễn ra, hoặc liệu

rằng các họat động có được thực hiện một cách ổn định hay không

Dữ liệu cứng và dữ liệu mềm

Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Các thành phần của hệ thống công việc – Công nghệ

Công nghệ ệ:bao gồm phần cứng, phần mềm, và những công cụ khác và các thiết bị được sử dụng bởi các đối tác trong quy trình thực hiện công việc của họ

Công nghệ thông tin (CNTT)= máy tính, các thiết bị truyền thông và các phần mềm

CNTT không có ảnh hưởng ngoại trừ khi nó được sử dụng trong quy trình thực hiện công việc

Hiện trạng ng:Môi trường tổ chức, cạnh tranh, công nghệ, và

thể chế mà hệ thống làm việc đang điều hành trong đó

Những nhà đầu tư

Chính sách, các hoạt động và nền văn hóa của tổ chức

Áp lực kinh doanh, v.v

Có thể đồng thời tạo ra sự khích lệ và sự thách thức

Các thành phần của hệ thống công việc – hiện trạng

Hệ thống thông tin quản lý Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Các thành phần của hệ thống thông tin – Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng ng:các nguồn lực về kỹ thuật và con người mà

hệ thống công việc sử dụng và phụ thuộc vào đó Những nguồn lực này tồn tại và được quản lý bên ngoài hệ thống làm

việc

VD: CSDL chia sẻ, mạng máy tính, tổ chức hỗ trợ và đào tạo

Cơ sở hạ tầng cần được điều hành và quản lý tương tự như một hệ thống làm việc

Trang 9

Công nghệ và cơ sở hạ tầng

Phân biệt

Cơ sở h tầng n u

Nó được chia sẻ giữa nhiều hệ thống làm việc

Nó được làm chủ/quản lý bởi một chủ thể tập trung

Các chi tiết được dấu đối với người sử dụng

Không thuộ v cơ sở h tầng n u

Được làm chủ & quản lý bên trong hệ thống làm việc

Người sử dụng có thể nắm rõ về các chi tiết kỹ thuật

Thường ít được chú ý hơn phần cứng và phần mềm, nhưng khá quan trọng

Trách nhiệm bao gồm

Quản lý các thiết bị CNTT

Đào tạo

Thiết lập các tiêu chuẩn, v.v

Cơ sở hạ tầng nhân lực

Thông tin đã mã hóa được chia sẻ trong doanh nghiệp

Việc chia sẻ ở mức độ cao dạng thông tin này vẫn còn

khá hiếm

Cơ sở hạ tầng thông tin

Dữ liệu & công nghệ lưu trữ

Kiến trúc thông tin trong doanh nghiệp

Ứng dụng cho các chức năng trong kinh doanh

Cơ sở hạ tầng CNTT

Bán hàng

&

Marketing

Sản xuất Tài

chính

Kế toán Nguồn nhân lực

Sự kết hợp

Hệ thống chiến lược

Hệ thống quản lý

Hệ thống kiến thức

Hệ thống điều hành

Phần

Kiến trúc thông tin trong doanh nghiệp

Trang 10

Các thành phần của hệ thống công việc cần phải được

cân đối với nhau

Mỗi thay đổi ở một thành phần này thường dẫn tới sự

thay đổi ở một thành phần khác

Những thay đổi được định hướng tốt cũng vẫn có thể tạo ra

những ảnh hưởng xấu

Sự cân đối giữa các thành phần của hệ thống công việc

Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Nguyên tắc của hệ thống công việc

Khách hàng

Sản phẩm & dịch vụ

Quy trình nghiệp vụ Thông tin Đối tượng

Hiện trạng Cơ sở hạ tầng

Làm hài lòng khách hàng

Giảm nỗ lực

sử dụng công nghệ

Thực hiện công việc một cách hiệu quả

Phục vụ và

hỗ trợ các đối tượng tham gia

Giảm rủi ro và những tranh chấp không đáng có

Tạo giá trị từ thông tin

Sử dụng cơ sở hạ tầng như một nguồn lực

HTTT Hệ thống công việc Những lĩnh vực của HT công

việc không thuộc về HTTT mà

nó hỗ trợ

Máy quét mã vạch & máy tính Tính tiền cho khách Thiết lập mối quan hệ cá nhân

xác định các loại hàng được với khách hàng, đặt hàng vào túi

Hệ thống đăng ký của các trường Đăng ký các lớp học Quyết định các môn học sẽ lấy &

đại học cho phép sinh viên đăng các lớp sẽ theo học để có một kế

Hệ thống xử lý văn bản sử dụng Viết một cuốn sách Quyết định sẽ nói gì trong sách &

để gõ và sửa chữa các văn bản nói như thế nào

Hệ thống kiểm soát mà các nhà Theo dõi các hoạt động Nói chuyện với những người

quản lý cấp cao sử dụng để điều diễn ra trong tổ chức khác để hiểu rõ cái gì đang diễn

Hệ thống nhận dạng tiếng nói Chống việc xâm nhập Những người canh gác, camera,

của những người không & các biện pháp đảm bảo an toàn

có quyền hạn vào một khác khu vực cấm

Phân biệt HTTT và hệ thống công việc mà nó hỗ trợ

Hệ thống thông tin quản lý Chương 5: Doanh nghiệp nhìn từ quan điểm hệ thống Mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin chỉ là một thành phần nhỏ của một hệ thống công việc

Hệ thống thông tin gần như tương đương với hệ thống công việc

Hệ thống thông tin được thiết kế để hỗ trợ một hệ thống công việc nhưng đồng thời

có khả năng hỗ trợ cả những hệ thống khác

Hệ thống thông tin lớn có khả năng hỗ trợ nhiều hệ thống công việc

Hệ thống thông tin

Hệ thống công việc được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin

Định dạng
Số trang	11
Dung lượng	7,28 MB