Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 4 - TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Chương 4 - Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin. Chương này cung cấp cho người học những nội dung kiến thức về: Thế nào là chiến lược ứng dụng CNTT? Các giai đoạn đầu tư ứng dụng CNTT, những yếu tố đảm bảo thành công trong ứng dụng CNTT, các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin, những thách thức trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin. Mời tham khảo.

„ Thế nào là chiến lược ứng dụng CNTT?

„ Các giai đoạn đầu tư ứng dụng CNTT

„ Những yếu tố đảm bảo thành công trong ứng dụng CNTT

„ Dự án hệ thống thông tin

„ Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

„ Những thách thức trong quá trình xây dựng hệ thốngthông tin

„ Vai trò của CNTT là cho phép người sử dụng làm tốt hơn

nữa những gì đã được thực hiện tốt (phát huy các khả năng cơ bản)

„ Ứng dụng CNTT có liên quan tới…

… Quản lý các nguồn lực … Marketing

… Kiểm soát hàng tồn kho … Phát triển sản phẩm mới … Dịch vụ khách hàng

„ Các thành phần kinh doanh cần phải kết hợp với nhau đểgiúp cho ứng dụng CNTT đạt thành công

Vai trò của CNTT

„ CNTT là một hoạt động đầu tư tốn kém

„ Nhiều công ty có thể chi khoảng 10% doanh thu choCNTT (một số công ty có thể chi lên tới 25%)

„ Phần cứng và phần mềm có thể được thay đổi hoặc sửachữa hàng năm (chi phí gia tăng có thể phát sinh)

„ Có thể đòi hỏi việc tuyển mộ, đào tạo mới, và đầu tư vàonhân lực

„ Chiến lược là định hướng dựa trên những cân nhắc…

… Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh như thế nào?

… Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?

… Những chính sách nào cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó?

„ Chiến lược kinh doanh là động lực dẫn dắt quy trìnhnghiệp vụ kinh doanh

Copyright © 1980 Porter

Chiến lược là gì?

9 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Thành công của doanh nghiệp thường dựa trên những

hiểu biết về chiến lược, ngành, và thị trường sẽ có ích

Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Một chiến lược kinh doanh tốt nên gồm cả chiến lược ứngdụng CNTT như một thành phần

… Không thiết lập chiến lược ứng dụng CNTT riêng rẽ hoặc … Chiến lược kinh doanh dựa trên CNTT

„ CNTT nên được sử dụng phù hợp với chiến lược cạnhtranh của doanh nghiệp và nhờ đó có thể mở rộng và pháthuy được những giá trị của những chiến lược này

„ CNTT nên được tích hợp với …… Chiến lược

„ Hệ thống thông tin chiến lược hỗ trợ cho chiến lược cạnh

tranh của doanh nghiệp nhằm…

… Tăng cường liên kết với nhà cung cấp hoặc/và khách hàng

… Hỗ trợ thiết kế sản phẩm

… Tăng năng suất lao động

„ Chiến lược ứng dụng CNTT là động lực dẫn dắt quy trình

ứng dụng CNTT

Hệ thống thông tin chiến lược

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Mục đích phải gắn liền với chiến lược

„ Tình trạng hiện tại

„ Hệ thống

… Doanh nghiệp hiện có những gì?

… Doanh nghiệp cần gì cho tương lai?

„ Những phát triển mới trong ứng dụng CNTT trong DN

„ Chiến lược quản lý công nghệ

… Dẫn đầu … Theo sau … Chiến lược nhà cung cấp độc quyền … Thuê ngoài

Lập kế hoạch ứng dụng CNTT

13 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Tạo ra một khung quản lý thông tin thiết thực giúp quản

lý thống tin và các công nghệ hỗ trợ lâu dài

„ Xác định rõ nhu cầu thông tin hiện tại và tương lai của

doanh nghiệp phản ánh sự phù hợp của chiến lược

kinh doanh và chiến lược ứng dụng CNTT

„ Xác định các chính sách quản lý, thiết lập, duy trì, kiểm

soát và truy cập nguồn thông tin của doanh nghiệp

„ Đảm bảo rằng chức năng HTTT là hướng ngoại và

không chỉ tập trung vào các vấn đề về công nghệ

Mục tiêu của chiến lược ứng dụng CNTT

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT Lập kế hoạch ứng dụng CNTT

Nhiệm vụ của DN Đánh giá kinh doanh

Kế hoạch chiến lược của DN

Cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại

Kế hoạch ứng dụng CNTT chiến lược

Cơ sở hạ tầng CNTT mới

Kế hoạch ứng dụng CNTT cụ thể

„ Kế hoạch chiến lược của DN xác định những nhiệm vụ

cơ bản của DN, và các bước chính để đạt được những

mục tiêu này

„ Cơ sở hạ tầng CNTT cách thức mà các nguồn lực CNTT

được sử dụng trong DN để hoàn thành nhiệm vụ của nó

„ Cả 2 đều là đầu vào để thiết lập Kế hoạch ứng dụng

„ Được thiết kế để tạo ra ưu thế cạnh tranh, các sản phẩm

và dịch vụ mới hỗ trợ cho mục tiêu kinh doanh

„ Phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Chiến lược ứng dụng CNTT cần …

17 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Thêm ứng dụng CNTT sẽ không thể phát huy được khả

năng nếu chưa có cơ sở hạ tầng cơ bản

„ Chiến lược ứng dụng CNTT ở cấp cao nhất được hình

thành từ hai mục tiêu quan trọng

… Cắt giảm chi phí

„ Tăng mức độ chính xác, năng suất, và kết quả hoạt động

… Tăng doanh thu

„ Tăng chất lượng và giá trị của sản phẩm

„ CNTT nên được sử dụng như một thành phần của sản

phẩm mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trường

„ Chiến lược ứng dụng CNTT hiệu quả: tạo ra giá trị và

phá vỡ những nỗ lực bắt chước của các đối thủ cạnh

2 Trách nhiệm… Phát triển văn hóa sử dụng CNTT trên quy mô toàn doanh nghiệp

„ Hoàn thiện quá trình phát triển và phân phối các sản phẩm và dịch

vụ CNTT

„ Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

… Tích hợp tổ chức, nhân sự và công nghệ làm gia tăng sự hài lòng của nhân viên

… Các tổ kỹ thuật và quản lý tham gia vào mọi bước trong quá trình

ra quyết định có liên quan tới ứng dụng CNTT

Nội dung của chiến lược ứng dụng CNTT

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

3 Kiểm soát ứng dụng CNTT

… Tự phát triển hay thuê ngoài

… Cân đối khả năng của phòng CNTT với các tiềm năng khác trên

thị trường

4 Ứng dụng CNTT thích hợp

… Lựa chọn các phần mềm ứng dụng theo cơ cấu tổ chức doanh

nghiệp, và dựa trên sự hiểu biết về cách sử dụng các phần mềm

và lợi ích của chúng

… Chú ý tới tổng chi phí và tính đáng tin cậy của phần mềm

… Lựa chọn căn cứ vào yêu cầu cụ thể và cơ bản của từng chức

năng kinh doanh

… Lựa chọn theo tiêu thức đơn giản và hiệu quả

… Tránh lựa chọn công nghệ chỉ do tính hợp thời của nó

Nội dung của chiến lược ứng dụng CNTT

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Doanh nghiệp cần phải phân tích nhu cầu ứng dụngCNTT

„ Mỗi ứng dụng CNTT cần được xem xét kỹ cả về chi phí

„ Danh mục ứng dụng là một danh sách có thứ tự ưu tiên

đối với cả các ứng dụng CNTT hiện có và tiềm năng đốivới một doanh nghiệp

Lập kế hoạch ứng dụng CNTT

21 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Bao gồm một tập các dự án mà phòng CNTT và các nhà

quản lý chức năng sẽ thực hiện để hỗ trợ việc thực hiện

kế hoạch ứng dụng CNTT chiến lược

…Nhiệm vụ – xuất phát từ chiến lược ứng dụng CNTT

…Môi trường CNTT – những thông tin cần thiết về các lĩnh vực

chức năng và về toàn bộ doanh nghiệp

…Mục tiêu của chức năng CNTT – ước tính về các mục tiêu hiện

tại một cách chính xác

…Hạn chế của chức năng CNTT – những hạn chế về nguồn lực tài

chính, nguồn nhân lực, và các nguồn lực khác.

…Danh mục ứng dụng – các ứng dụng được sắp thứ tự ưu tiên

trong quá trình xây dựng và phát triển.

…Phân phối nguồn lực và quản lý dự án – lên danh sách những

người thực hiện, công việc cần thực hiện, cách thức thực hiện, và

thời gian cần thực hiện

Kế hoạch ứng dụng CNTT cụ thể

Trường ĐHBK Hà nội

Khoa Kinh tế & Quản lý

2 Các giai đoạn đầu tư ứng

… CNTT trở thành một thành phần của chiến lược kinh doanh tổng

thể của doanh nghiệp

… Việc sử dụng CNTT tạo ra lợi ích chức năng cho doanh nghiệp

… Tạo lập ưu thế cạnh tranh

… Ứng dụng đồng thời các gói phần mềm và những chương trình

được thiết kế riêng để củng cố ưu thế cạnh tranh sẵn có của

doanh nghiệp và từ đó tạo ra các rào cản về giá trị không dễ vượt

qua đối với các đối thủ cạnh tranh

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT Các giai đoạn đầu tư cho CNTT của doanh nghiệp

1. Đầu tư cơ sở

2. Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận

3. Đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc toàn thể doanhnghiệp

4. Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnhtranh

… Cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng và phần mềm): đủ để triển

khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp

… Nhân lực: đào tạo để sử dụng được các hạ tầng cơ sở trên vào

một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp

Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Doanh nghiệp sử dụng đồng thời nhiều gói phần mềmchuyên dụng để hỗ trợ cho hầu hết các chức năng kinhdoanh

… Nhân sự … Theo dõi đơn hàng … Lập hóa đơn

… Kế toán

„ Doanh nghiệp sử dụng chiến lược đầu tư này thườngkhông sử dụng CNTT để xác định cách thức làm khác biệthóa sản phẩm hoặc dịch vụ của họ

Giai đoạn 2: Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT Giai đoạn 3: Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn thể DN

„ Số hóa toàn thể doanh nghiệp

„ Sử dụng các phần mềm tích hợp và các CSDL cấp toàn

doanh nghiệp

„ Thuê các công ty chuyên trách hỗ trợ cho những ứng

dụng CNTT phức tạp (Hệ thống quản lý doanh nghiệp

-Enterprise Management Systems-EMS)

… Sử dụng CNTT như một công cụ nhằm tạo ra một cải cách trong ngành

… Phát triển các ứng dụng phần mềm phục vụ cho mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

„ Những chương trình được xây dựng theo yêu cầu thường có ưu điểm

là khó bị bắt chước

„ Sử dụng những ứng dụng nửa tùy biến (customize) vàcác ứng dụng xây dựng theo yêu cầu của ngành dọc đểtạo ra những nhánh thị trường có sử dụng CNTT

Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi DN và tạo lợi thế cạnh tranh

„ Tạo ra các lợi ích cho mỗi chức năng và rào cản cạnh tranh

„ Phát triển ứng dụng CNTT một cách liên tục, ngày càng nhiều hơn, và sáng tạo hơn

„ Lợi ích mà từng chức năng thu

được không thấy rõ

„ Việc phát triển & kiểm soát các tiêu chuẩn ngành ảnh hưởng tới môi trường cạnh tranh

„ Khách hàng và nhà cung cấp

về CNTT

„ Mục tiêu là tập trung vào các quan hệ theo chiều dọc và không tạo ra tiêu chuẩn cho ngành

„ Mục tiêu là duy trì sự tương tự

trong cạnh tranh thông qua việc

nâng cấp (rất phổ biến trong

„ Sử dụng gói phần mềm

„ CNTT được coi như một chi phí

„ Tổ chức phải tuân theo CNTT được sử dụng

„ CNTT được xem như một công cụ chiến lược với sự tập trung vào người sử dụng và khách hàng

„ Mục tiêu là gia tăng vị thế cạnh tranh không chỉ thông qua chi phí mà còn thông qua sản phẩm và đầy mạnh doanh thu

„ CNTT được coi như một chi phí

„ Tổ chức phải tuân theo CNTT

được sử dụng

Giai đoạn 4 Giai đoạn 3

33 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

2 Thuê ngoài

„ Thuê các công ty ở các quốc gia khác (offshore)

… Thuê các công ty ở các quốc gia khác xây dựng và bảo trì các

chương trình ứng dụng

„ Chi phí cho hợp đồng

„ Chi phí lựa chọn nhà cung cấp

„ Chi phí chuyển giao quản lý và tri thức

„ Chi phí cho nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

„ Chi phí xử lý phát triển tiếp phần mềm

„ Chi phí chỉnh lý khác biệt về văn hóa

„ Chi phí quản lý các hợp đồng thuê các công ty ở các quốc gia khác

3 Ứng dụng CNTT theo yêu cầu

„ Ứng dụng CNTT phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

„ Tính kinh tế trong phát triển phần mềm có thể giúp doanh

nghiệp thu được lợi ích từ những khoản đầu tư lớn vào

„ HTTT cần phải được phát triển theo cùng xu hướng pháttriển và thích ứng của doanh nghi

„ Những sáng tạo theo yêu cầu của doanh nghiệp chính làchìa khóa tạo nên sự thành công của doanh nghiệp

37 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

5 Tích hợp

„ Nhu cầu cho việc tích hợp và chuẩn hóa cơ sở hạ tầng

CNTT đang ngày càng gia tăng

„ Các HTTT do nhiều nhà cung cấp tạo ra cần phải được tổ

chức sao cho không xẩy ra trùng lặp trong và giữa các

chức năng, các phòng ban trong doanh nghiệp

„ Những yếu tố cần chú lý khi tích hợp các ứng dụng CNTT

… Các hệ thống mở

… Tính linh hoạt của mạng

… Giao diện dễ sử dụng của các chương trình kết nối

độ, và nâng cao hiệu quả hoạt động chung

„ Cần chú ý sự đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn, và bảo mậtcủa thông tin

… Xây dựng chiến lược ứng dụng CNTT dựa trên các ứng dụng

đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của chiến lược kinh

doanh

Trường ĐHBK Hà nội

Khoa Kinh tế & Quản lý

4 Dự án hệ thống thông tin

„ Phương pháp phát triển theo từng bước, có cấu trúc

„ Thường bao gồm 7 bước

SDLC

Lập KH

Phân tích

Thiết kế Phát triển

Kiểm định Vận hành

Bảo trì

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT Bước 1: Lập kế hoạch phát triển hệ thống

„ Xác định hệ thống cần được xây dựng… “Ta muốn làm gì – tại sao?”

… Lưu ý: Kế hoạch cần phải phù hợp với kế hoạch kinh doanh

„ Xác định phạm vi… “Những gì nên đưa vào hệ thống, những gì không đưa vào?”

… Vấn đề “scope creep”

„ Xây dựng tình huống kinh doanh cho hệ thống

„ Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án… Gồm nhiệm vụ, các nguồn lực, và khung thời gian thực hiện … Câu hỏi: ai, làm gì, khi nào?

…Mốc dự án – Những ngày quan trọng đánh dấu thời điểm

một nhóm nhiệm vụ được hoàn thành

45 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT Bước 2: Phân tích

„ Phân tích hệ thống – Các chuyên gia CNTT làm việc

cùng với người sử dụng hệ thống nhằm:

… Thu thập, hiểu rõ, và lập tài liệu về yêu cầu đối với hệ thống

„ Yêu cầu đối với hệ thống – tập chi tiết các yêu cầu mà

hệ thống cần phải thỏa mãn để được coi là thành công

… Thường được thực hiện bằng cách phỏng vấn người sử dụng

… Vấn đề: Người sử dụng không thực sự biết họ cần gì!

… Cách tiếp cận khác: xác định các yếu tố quyết định thành công

Cần hệ thống thông tin để kiểm soát và theo dõi mức độ được hâm mộ của các ca

sĩ ở một vùng nào đó

Ví dụ về một cửa hàng bán đĩa nhạc

Tăng doanh thu bán CD lên 5%

mỗi năm Đặt đúng đĩa CD vào đúng thời điểm phù hợp

Những thông tin hiện tại về các ca

sĩ đang được hâm mộ hay không

Hệ thống thông tin quản lý Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Bản yêu cầu cụ thể – Xếp thứ tự ưu tiên cho những

yêu cầu của doanh nghiệp và lập tài liệu cho những yêu

„ Thiết kế cơ sở kỹ thuật cho HTTT

„ Cơ sở kỹ thuật – bao gồm các thiết bị phần cứng, phần

mềm, và các thiết bị truyền thông cần cho hệ thống

„ Những nội dung cần thiết kế…Giao diện người sử dụng – cách thức mà người sử dụng có thể

tương tác với hệ thống thông tin

…Cơ sở dữ liệu – cách thức tổ chức dữ liệu

…Mạng – Cách thức khai thác hệ thống qua mạng

…Quy trình xử lý – cách thức xử lý dữ liệu

49 © 2007, TS Phạm Thị Thanh Hồng

Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Thực hiện xây dựng hệ thống một cách thực tế dựa trên

những gì đã được thiết kế ở bước trước

… Xây dựng giao diện người sử dụng

Chương 4: Chiến lược ứng dụng CNTT

„ Kiểm định xem hệ thống có đạt được những yêu cầu đã được xác định ở bước phân tích hay không

„ Kiểm tra điều kiện – Các bước chi tiết mà hệ thống cần phải thực

hiện để tạo ra các kết quả mong đợi ở mỗi bước

„ Bước này thường được thực hiện xong xong với bước phát triển hệ thống

„ Các mức độ kiểm định

… Kiểm định từng phần việc … Các nhóm có tương tác với nhau … Kiểm định toàn bộ hệ thống … Kiểm định chấp nhận

„ Lưu ý: thường rất khó có thể kiểm tra toàn bộ các thành phần một cách chi tiết Î vẫn có thể tồn tại các lỗi chương trình

… Chuyển đổi dữ liệu: chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

… Tài liệu hướng dẫn – giải thích cách thức thực hiện và sử dụng hệ thống

thông tin

… Đào tạo người sử dụng – hội thảo, CD-ROMs v.v.

… Chuyển đối hệ thống: chuyển sang sử dụng hệ thống mới

… Sửa chữa các vấn đề phát sinh (bảo trì chỉnh sửa)

Bước 6: Vận hành

Thay thế Giai đoạn Thí điểm

„ Kiểm soát và hỗ trợ hệ thống mới để đảm bảo nó đáp ứngđược những mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp

„ Phòng tư vấn (Help desk) – Một nhóm chịu trách nhiệm

trả lời các thắc mắc và giúp tháo gỡ các vấn đề mà người

sử dụng gặp phải