SLIDE GIẢNG DẠY - HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - CHƯƠNG 5 - HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

SLIDE GIẢNG DẠY - HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - CHƯƠNG 5 - HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chương 5

Hệ thống thông tin quản lý

6.1 Hệ thống thông tin quản lý(MIS)

 Là một hệ thống thông tin cung cấp cho các nhà

quản lý các thông tin nhằm hỗ trợ hiệu quả cho việc đưa ra các quyết định cũng như cung cấp các thông tin phản hồi về các hoạt động hàng ngày

 MIS gồm có nhiều hệ thống con, mỗi hệ thống con thực hiện một chức năng nào đó trong một

tổ chức

6.1.1 Đặc điểm của hệ thống thông

tin quản lý

máy tính

khách hàng

6.1.2 H ệ thống thông tin quản lý

cho các lợi thế cạnh tranh

 Cung cấp khả năng hỗ trợ cho các nhà

quản lý để đưa ra các quyết định nhằm đạt mục tiêu của công ty

sánh các kết quả để có được các chiến lược phù hợp nhằm hoàn thành mục tiêu của công ty

6.1.3 Lưu đồ hệ thống của HTTT quản lý

CSDL nội bộ công ty

CSDL bên ngoài

CSDL các giao dịch hợp lệ

CSDL tác nghiệp

Hệ thống

xử lý giao dịch

HTTT quản lý

Hệ hỗ trợ

ra quyết định

Hệ hỗ trợ điều hành

Hệ chuyên gia

Các giao dịch

kinh doanh

Danh sách các giao dịch bị lỗi

báo cáo chi tiết (doanh thu) Báo báo ngoại lệ

Báo cáo yêu cầu Báo cáo chỉ thị Các báo cáo định kỳ

Nhân viên

Mạng nội bộ

CSDL

ứng dụng

6.1.4 Đầu vào và đầu ra của HTTT quản

lý

 Đầu vào

• Dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch

• Dữ liệu nội bộ công ty

• Dữ liệu bên ngoài công ty

 Đầu ra

• Các báo cáo

• Dữ liệu cho các hệ thống khác:

– Hệ hỗ trợ ra quyết định – Hệ hỗ trợ điều hành – Hệ chuyên gia

Đầu ra của HTTT quản lý

 Các báo cáo định kỳ

• Được tạo ra theo định kỳ, hoặc theo một lịch trình (hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng)

 Báo cáo khóa chỉ thị

• Tóm tắt các hoạt động quan trọng của ngày hôm trước

• Thường có vào lúc bắt đầu mỗi ngày

 Báo cáo yêu cầu

• Đưa ra các thông tin chính xác cho các yêu cầu của người quản lý

 Báo cáo ngoại lệ

• Các thông tin tự động sinh ra khi có tình hình bất thường hoặc do quy định của công tác quản lý

 Báo cáo doanh thu

• Các thông tin doanh thu trong một khoảng thời gian: Quí, 6 tháng, 9 tháng, năm,

Ví dụ về báo cáo định kỳ

Báo cáo chi tiết tình hình bán hàng hằng ngày

Chuẩn bị: 08/10/xx Đặt

hàng

#

ID khách hàng

ID của nhân viên đại diện bán hàng

Ngày giao

P12453 C89321 CAR 08/12/96 144 P1234 $3,214 P12453 C89321 CAR 08/12/96 288 P3214 $5,660

Ví dụ báo cáo khóa chỉ thị

Báo cáo khóa chỉ thị bán hàng hằng ngày

Tháng này Tháng trước ngoáiNăm

Tổng số đặt hàng trong tháng $1,808 $1,694 $1,014

Dự báo bán hàng trong tháng $2,406 $2,224 $2,608

Ví dụ về báo cáo theo yêu cầu

Báo cáo tóm tắt tình hình bán hàng hằng ngày của nhân viên đại diện bán hàng

Ví dụ về báo cáo ngoại lệ

Báo cáo ngoại lệ bán hàng hằng ngày – những đơn đặt hàng trên $10,000

Ngày giao số

lượng mẫu # Thành tiền

P12453 C89321 CAR 08/12/96 144 P1234 $13,214 P12453 C89321 CAR 08/12/96 288 P3214 $15,660 P12453 C03214 GWA 08/13/96 12 P4902 $11,224

Ví dụ báo cáo doanh thu

Doanh thu trong quý 1 (hàng triệu)

Thực tế (P0) dự đoán

(P1)

sự chênh lệnh (P0-P1)/P1

Tháng 1 $12.6 $11.8 6.78% Tháng 2 $10.8 $10.7 0.93% Tháng 3 $14.3 $14.5 -1.38% Tháng 4 $12.8 $13.3 -3.00%

6.2 MIS và công nghệ Web

công nghệ Web

 Dữ liệu có thể được thực hiện từ các hệ

thống thông tin quản lý dựa trên mạng intranet của công ty

 Nhân viên có thể sử dụng các trình duyệt

và máy PC của họ để truy cập vào dữ liệu

Lưu đồ hệ thống

 MIS là hệ thống tích hợp các hệ thống

thông tin chức năng con, nhằm hỗ trợ thực hiện chức năng khác nhau cho mỗi khu vực

T ổ chức của HTTTQL HTTTQL tài chính

HTTTQL makerting

HTTTQL nguồn nhân lực

Hệ thống khác

HTTTQL sán xuất Báo cáo doanh thu

Báo cáo ngoại lệ Báo cáo yêu cầu Báo cáo chỉ thị Báo cáo định kỳ

CSDL bên ngoài

CSDL của các giao dịch hợp lệ

6.2.1 HTTT quản lý tài chính

 Cung cấp thông tin tài chính cho tất cả các

nhà quản lý tài chính trong một tổ chức

B áo cáo tài chính

S ử dụng và quản lý quỹ

Ki ểm soát các số liệu thống kê tài chính

CSDL Tác nghiệp

CSDL các giao dịch hợp lệ cho mỗi TPS

HT xử lý giao dịch

Các giao dịch

kinh doanh

CSDL

bên ngoài CSDL bên trong

HTTT hỗ trợ

ra quyết định tài chính

Hệ chuyên gia tài chính

CSDL các ứng dụng tài chính

Nhà cung cấp, khách hàng

Đầu vào cho hệ thống Thông tin

tài chính

 CSDL bên trong

 Các kế hoạch chiến lược hay chính sách của công ty

 Các mục tiêu tài chính và các nhu cầu thường xuyên của các dự

Các chu trình nghiệp vụ trong HTTT

Chu trình cung cấp

Chu trình sản xuất

Chu trình tài chính

Hệ thống kế toán

Báo cáo tài chính

Các giao dịch

Chu trình

tiêu

thụ

 Lệnh bán hàng

 Phiếu gửi hàng

 HĐơn bán hàng

 Phiếu thu tiền

 Giấy báo trả tiền

 Ctừ hàng bán bị trả

lạI hoặc giảm giá

 Phân tích nợ khó đòi

- Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan tạo doanh thu

- Sự kiện KTế: Nhận đơn đặt hàng, giao hàng, yêu cầu thanh toán, nhận tiền thanh toán

HT ghi nhận ĐĐH

HT giao hàng

HT lập hóa đơn bán hàng

HT thu quỹ

Sổ kế toán:

• Nhật ký bán hàng

• Nhật ký giảm giá hàng bán & trả lại

 Yêu cầu mua hàng

 Đơn đặt hàng

 BC nhận hàng

 Ctừ thanh toán

 Séc

 Yêu cầu trả lại hàng

- Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan mua hàng / dịch vụ

- Sự kiện KTế: Yêu cầu đặt hàng/dịch vụ, nhận hàng, xác định nghĩa

vụ thanh toán, thực hiện thanh toán

HT mua hàng

HT nhận hàng

HT thanh toán hóa đơn mua hàng

HT thu quỹ

Sổ kế toán:

• Nhật ký ghi chép ctừ thanh toán

các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá

nhân

Sổ sách:

• Ghi chép lương

Bảng tạm ứng lương Bảng Thanh toán lương

Bảng tổng hợp lương

BC thu nhập

Hệ thống tiền lương

kế toán về hàng tồn kho & quản trị hàng tồn kho

Sổ sách:

• Sổ chi tiết hàng tồn kho

BC xuất nhập tồn kho

BC hàng cần bổ sung Kiểm kê hàng tồn

Hệ thống hàng tồn kho

 Yêu cầu nguyên

phẩm / dịch vụ & ghi chép kế toán

Sổ sách:

• Sổ chi tiết chi phí SP

Các BC chi phí SP

Hệ thống chi phí

 Yêu cầu mua tài sản

thanh lý TSCĐ

Sổ sách:

• Sổ chi tiết TSCĐ

BC chi tiết TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ

Hệ thống TSCĐ

HT sổ cái của

HT Kế toán

•Theo dõi & so sánh số thu/chi thực hiện với kế hoạch

•So sánh ngân sách kỳ hiện tại với kỳ tài chính trước đó

•So sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban

Hỗ trợ nhà quản trị tài chính xác định cách sử dụng các nguồn lực để đạt mục tiêu

HT sổ cái của

HT Kế toán

•Cung cấp thông tin dự báo về dòng tiền

Hỗ trợ nhà quản trị tài chính trong quá trình ra các quyết định đầu tư, mua sắm & vay tiền

HTTT QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN

Kế hoạch

Dự báo về dòng tiền vào / ra

6.2.1.3 HTTT quản lý vốn bằng tiền

•Cung cấp thông tin dự toán mua sắm hay bán chuyển nhượng TSCĐ trong năm tài chính

Hỗ trợ nhà QTrị tài chính trong quá trình phân tích & so sánh xếp loại các dự án đầu tư

6.2.1.4 HTTT dự toán vốn

•Theo dõi những khoản đầu tư của DN cho cổ phiếu, trái phiếu & các chứng khoán có giá khác

Hỗ trợ nhà quản lý đầu tư trong quá trình ra quyết định

6.2.1.5 HTTT quản trị đầu tư

6.2.1.6 HTTT Tài chính chiến lược

 Liên quan việc đặt ra mục tiêu & phương

hướng hoạt động cho DN

6.2.2 HTTT quản lý sản xuất

Báo cáo kiểm soát chất lượng Báo cáo kiểm soát quy trình

C ác báo cáo JIT(j ust in time )

CSDL Tác nghiệp

CSDL các giao dịch hợp lệ cho mỗi TPS

HT xử lý giao dịch

CSDL

ứng dụng sản xuất

C ác báo cáo nguồn lực sản xuất MRP

Đầu vào cho HTTT quản lý sản xuất

công ty

 Xử lý đặt hàng

 Tiếp nhận và kiểm tra dữ liệu

 Dữ liệu nhân viên

 Quá trình sản xuất

Hệ thống con của HTTT quản lý

sản xuất và đầu ra

 Thiết kế và kỹ thuật

 Lập lịch sản xuất

 Kiểm soát hàng tồn kho

 Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (Manufacturing

6.2.3 HTTT quản lý maketing

triển sản phẩm, phân phối, quyết định các giá cả, và khuyến mại hiệu quả

Khuy ến mãi cho khách hàng

Chi ết khấu cho người bán

Chi ết khấu thương mại

CSDL hoạt động

CSDL của các giao dịch hợp lệ cho mỗi TPS

Hệ thống

xử lý giao dịch

Các giao dịch

kinh doanh

HTTT qu ản lý marketing

CSDL c ủa dữ liệu bên ngoài

CSDL c ủa dữ liệu bên trong

Hệ thống hỗ trợ quyết định marketing

Hệ chuyên gia marketing

CSDL ứng dụng marketing

B áo cáo gía

Đầu vào của HTTT quản lý

Các hệ thống con của HTTT quản lý Marketing và đầu ra

6.2.4 HTTT quản lý nguồn nhân lực

quan đến nhân viên và nhân viên tiềm năng của tổ chức

B áo cáo lợi ích Điều tra về lương

B áo cáo hoạch định

CSDL hoạt động

CSDL của các giao dịch hợp lệ cho mỗi TPS

HT xử lý giao dịch (TPS)

Các giao dịch

Kinh doanh

HTTT quản lý nguồn nhân lực

CSDL c ủa dữ liệu bên ngòai

CSDL c ủa dữ liệu bên trong

Hệ hỗ trợ

ra quyết định sản xuất

Hệ chuyên gia sản xuất

CSDL ngu ồn nhân lực ứng dụng

Điểm của quá trìn đào tạo (Training test scores)

Đầu vào cho HTTT quản lý

Các hệ thống con của HTTT quản lý nguồn nhân lực và đầu ra

 Lập lịch và bố trí công việc

6.2.5 Những HTTTQL khác

 Cung cấp thông tin tổng hợp về các tài khoản

trả, các tài khoản phải thu, bảng lương, và các ứng dụng khác

 Cho phép (cho) những nhà quản lý ghép đôi

những bản đồ trước vẽ hay những phác thảo bản

đồ với dữ kiện dạng bảng để mô tả những khía cạnh (của) một vùng địa lý đặc biệt