Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn

Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn

I THÀNH PHẦN CỦA VỐN LUÂN CHUYỂN:

Tài sản lưu động và nợ ngắn hạn được gọi chung là vốn luân chuyển

Bảng 1: Tài sản lưu động và nợ ngắn hạn của công ty STA ngày 31 tháng 12

năm 2003 (đơn vị tính: triệu $)Tài sản lưu động Nợ ngắn hạn

Tiền mặt

Chứng khoán có thể bán

được

Khoản phải thu

Hàng tồn kho

Các tài sản lưu động khác

Tổng cộng

76,979,1

403,9389,4120,5

1.069,8

Vay ngắn hạnKhoản phải trảThuế thu nhậpKhoản thanh toán đến hạn của nợ dài hạnCác nợ ngắn hạn khác

Tổng cộng

121,1232,829,746,2

327,5

757,3

* Vốn luân chuyển = tài sản lưu động – nợ ngắn hạn = 1.069,8 – 757,3 = 312,5 triệu $

Một tài sản quan trọng khác là hàng tồn kho Hàng tồn kho có thể gồm

nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm (chờ bán và đang vận chuyển) Khi các doanh nghiệp phải dự trữ hàng tồn kho Chi phí lưu giữ hàng tồn khokhông chỉ bao gồm chi phí tồn trữ và rủi ro hư hỏng hay lỗi thời mà còn phải kể đến chi phí cơ hội của vốn – tức là tỷ suất sinh lợi từ các cơ hội đầu tư khác có mức rủi ro tương đương Lợi ích của việc duy trì hàng tồn kho

thường là gián tiếp Thí dụ, một lượng lớn hàng tồn kho thành phẩm (tương đối lớn so với doanh số dự kiến) làm giảm rủi ro do "hết hàng" nếu nhu cầu hàng tăng cao đột ngột Một nhà sản xuất chỉ giữ một lượng hàng tồn kho nhỏ rất dễ bị thiếu hàng, không thể giao hàng đúng hẹn.Tương tự, lượng tồn kho nguyên liệu lớn làm giảm nguy cơ thiếu hụt bất ngờ làm cho doanh nghiệp khỏi phải cắt giảm sản xuất hay phải sử dụng nguyên liệu thay thế đắt hơn

Những đơn đặt hàng nguyên liệu lớn hơn sẽ đưa đến lượng tồn kho trungbình lớn hơn, nhưng là việc nên làm nếu doanh nghiệp được nhà cung cấp dành cho giá rẻ hơn (tức là, đặt hàng số lượng lớn có thể được hưởng giảm giá) Các doanh nghiệp thường sẵn sàng giữ lượng hàng thành phẩm tồn kho lớn vì những lý do tương tự Một lượng thành phẩm tồn kho lớn làm cho hoạt động sản xuất có thể được tiến hành được dài hơn và tiết kiệm hơn

Nhiệm vụ quản trị hàng tồn kho là đánh giá những lợi ích và phí tổn này và tìm ra một cân đối hợp lý Trong các công ty sản xuất, giám đốc sản xuất chính là người phải làm công việc đánh giá này Vì giám đốc tài chính thường không liên quan đến quản trị hàng tồn kho

Tài sản lưu động còn lại là tiền mặt và chứng khoán thị trường Tiền mặtbao gồm tiền giấy, tiền gửi không kỳ hạn (tiền trong tài khoản séc) và tiền gửi có kỳ hạn (tiền trong tài khoản tiết kiệm) Loại chứng khoán thị trường chính là thương phiếu (ngắn hạn, không bảo đảm, do các doanh nghiệp khác bán ra) Tại Mỹ, các chứng khoán khác bao gồm trái phiếu kho bạc và chứng khoán của chính quyền tiểu bang và chính quyền địa phương.

Khi phải chọn giữa tiền mặt và chứng khoán thị trường, giám đốc tài chính phải đối mặt với một vấn đề giống như giám đốc sản xuất Đó là, luôn có lợi khi lưu giữ một lượng "tồn kho" lớn tiền mặt – để giảm được nguy cơ hết tiền và phải huy động thêm tiền trong thời gian ngắn Ngược lại, khi lưu giữ tiền nhàn rỗi thay vì đưa ra mua chứng khoán thị trường cũng đòi hỏi mộtphí tổn

Chúng ta thấy rằng tài sản lưu động chính của một công ty gồm một số hoá đơn chưa thanh toán từ các công ty khác Số dư có của doanh nghiệp nàyphải là số dư nợ của doanh nghiệp khác Vì vậy không có gì đáng ngạc nhiên khi nợ ngắn hạn chính của một công ty gồm khoản phải trả – tức là nợcòn phải trả cho các công ty khác

Để tài trợ cho nhu cầu đầu tư vào tài sản lưu động, các công ty có thể trông cậy vào các khoản vay ngắn hạn Các ngân hàng thương mại thường lànguồn cung cấp lớn nhất các khoản vay này, nhưng công ty cũng có thể vay bằng nhiều cách khác (ví dụ: bán thương phiếu)

Nhiều khoản vay ngắn hạn thường không được đảm bảo, nhưng đôi khi công ty có thể đưa ra hàng tồn kho hay các khoản phải thu làm thế chấp Thídụ, một doanh nghiệp có thể quyết định vay ngắn hạn bảo đảm bằng khoản phải thu Khi khách hàng thanh toán các hoá đơn, doanh nghiệp có thể dùng tiền này để hoàn trả tiền vay Một cách khác là bán các khoản phải thu cho các định chế tài chính và để định chế này thu tiền Nói tóm lại, một vài công

ty giải quyết vấn đề tài chính của mình bằng cách vay tiền dựa trên tài sản lưu động của mình còn các công ty khác thì bán tài sản lưu động

II MỐI LIÊN KẾT GIỮA CÁC QUYẾT ĐỊNH TÀI TRỢ DÀI HẠN VÀ

NGẮN HẠN:

Tất cả các doanh nghiệp đều cần vốn – tức là, tiền đầu tư vào nhà máy, máy móc, hàng tồn kho, khoản phải thu và tất cả các tài sản khác để hoạt động có hiệu quả Hiển nhiên các tài sản này không được mua ngay một lúc mà được mua dần theo thời gian Chúng ta gọi tổng chi phí của những tài sảnnày là nhu cầu vốn tích luỹ (cumulative capital requirement) của doanh nghiệp

Hình1:Nhu cầu vốn tích luỹ của doanh nghiệp (đường sóng) là đầu tư

tích luỹ vào nhà máy kho hàng và tất cả các tài sản khác cần cho doanh nghiệp.Trong trường hợp này, nhu cầu tăng hàng năm, nhưng có dao động thời vụ trong vòng mỗi năm Nhu cầu tài trợ ngắn hạn là sai lệch giữa tài trợ dài hạn (các đường A+,A,B và C) và nhu cầu vốn tích luỹ Nếu tài trợ theo đường C, doanh nghiệp luôn luôn cần tài trợ ngắn hạn Nếu tài trợ theo đường B, doanh nghiệp có nhu cầu tài trợ ngắn hạn theo thời vụ Tại các đường A và A+, doanh nghiệp không bao giờ cần tài trợ ngắn hạn Luôn có tiền mặt dư thừa để đầu tư

Nhu cầu vốn tích luỹ của hầu hết các doanh nghiệp tăng một cách bất thường, giống như những đường sóng trong hình trên Đường này cho thấy một khuynh hướng đi lên rõ ràng khi việc kinh doanh của doanh nghiệp tăng trưởng Nhưng cũng có thể biến động thời vụ xung quanh chiều hướng: trong hình trên, các nhu cầu vốn đạt đỉnh cao trễ trong mỗi năm Cuối cùng có những dao động không dự báo được từ tuần này sang tuần khác, từ tháng nàysang tháng khác nhưng trong hình đã không thể hiện những dao động này

A +

Nhu cầu vốn tích luỹ có thể được đáp ứng bằng nợ dài hạn hoặc ngắn hạn Khi tài trợ dài hạn không đủ cho nhu cầu vốn tích luỹ, doanh nghiệp phải huy động nợ ngắn hạn để bù vào phần còn thiếu Khi tài trợ dài hạn nhiều hơn nhu cầu vốn tích luỹ, doanh nghiệp có tiền mặt thặng dư cho đầu

tư ngắn hạn Như vậy, số tiền tài trợ dài hạn huy động được, căn cứ vào nhu cầu vốn tích luỹ, ấn định doanh nghiệp sẽ là người đi vay hay người cho vay ngắn hạn

Các đường A, B, C trong hình 1 cho thấy điều này Mỗi đường mô tả một chiến lược tài trợ dài hạn khác nhau Chiến lược A luôn luôn hàm chỉ một thặng dư tiền mặt ngắn hạn Chiến lược C cho thấy một nhu cầu thường xuyên vay ngắn hạn Theo B, có thể là chiến lược thông thường nhất, doanh nghiệp là người cho vay ngắn hạn trong suốt một phần của năm và là người

đi vay trong thời gian còn lại

Mức tài trợ dài hạn tốt nhất tương ứng với nhu cầu vốn tích luỹ là gì? Rấtkhó nói Không có phân tích lý thuyết nào có tính thuyết phục cho câu hỏi này Tuy nhiên chúng ta có thể quan sát trên thực tế

Chiến lược sắp xếp phù hợp kỳ đến hạn.

Đầu tiên, hầu hết các giám đốc tài chính đều cố gắng "sắp xếp phù hợp kỳ đến hạn" của các tài sản và các khoản nợ Tức là, họ tài trợ các tài sản cótuổi thọ dài hạn như nhà máy và máy móc bằng khoản vay dài hạn và vốn cổ phần Hầu hết các doanh nghiệp đầu tư thường xuyên vào vốn luân

chuyển (tài sản lưu động - nợ ngắn hạn) Họ tài trợ đầu tư này từ các nguồn dài hạn

Các thuận tiện của tiền mặt thặng dư.

Nhiều giám đốc tài chính cảm thấy thoải mái với chiến lược A hơn là chiến lược C Chiến lược A+ (đường cao nhất) còn thoải mái hơn nữa Một doanh nghiệp với thặng dư tài trợ dài hạn không bao giờ phải lo lắng về việc

đi vay để trả các hoá đơn tháng tới Nhưng vấn đề có phải là như thế hay không? Các doanh nghiệp thường đem tiền mặt thặng dư đi mua trái phiếu kho bạc hay các chứng khoán thị trường khác May lắm thì đây là đầu tư có NPV bằng không cho một doanh nghiệp đang phải nộp thuế Như vậy, chúngtôi nghĩ rằng các doanh nghiệp với một thặng dư tiền mặt thường xuyên "ăn kiêng", giảm bớt chứng khoán dài hạn để cắt giảm tài trợ dài hạn xuống bằng hay thấp hơn nhu cầu vốn tích luỹ của doanh nghiệp Tức là, nếu doanhnghiệp đang ở đường A+, nên giảm xuống đường A hay có thể thấp hơn nữa

III THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI TRONG TIỀN MẶT VÀ VỐN

LUÂN CHUYỂN:

Bảng 2 so sánh bảng cân đối kế toán cuối năm 2003 với năm 2004 của công ty Dynamic Mattress Bảng 3 cho thấy báo cáo thu nhập của công ty năm 2004 Lưu ý rằng số dư tiền mặt của Dynamic tăng 1 triệu $ trong năm

2004 Nguyên do của việc tăng này là gì? Có phải số tiền thặng dư này là từ vay thêm dài hạn của Dynamic, hay từ thu nhập tái đầu tư, hay từ tiền có được do việc cắt giảm hàng tồn kho, hay từ tín dụng gia tăng bởi các nhà cung cấp hàng cho Dynamic? (Lưu ý đến phần tăng trong khoản phải trả).Câu trả lời đúng là "từ tất cả những điều vừa kể trên", cũng như trong nhiều hoạt động và hành động khác của doanh nghiệp trong suốt năm 2004 Tất cả những gì mà chúng ta có thể nói là nguồn tiền mặt nhiều hơn sử dụng tiền mặt là 1 triệu $

Các nhà phân tích tài chính thường tóm lược nguồn và sử dụng tiền mặt giống như trong bảng 4 Bảng báo cáo này cho thấy Dynamic đã phát sinh tiền mặt từ các nguồn sau:

1 Nợ dài hạn 7 triệu $

2 Cắt giảm hàng tồn kho 1 triệu $

3 Tăng khoản phải trả, trên thực tế vay thêm được 7 triệu $ từ các nhà cung cấp

4 Cho tới giờ nguồn tiền mặt lớn nhất là từ hoạt động của Dynamic, đã phát sinh 16 triệu $ Xem bảng 3 và lưu ý: Lãi thuần (12 triệu $) thấphơn dòng tiền vì khấu hao được trừ đi khi tính thu nhập Khấu hao không phải là một chi phí tiền mặt, vì vậy nó phải được cộng trở lại để có được dòng tiền hoạt động

Bảng 2: Bảng cân đối kế toán năm 2003 và 2004 của Dynamic Mattress

Hàng tồn kho

Khoản phải thu

Tổng tài sản lưu động

Tài sản cố định

Tổng đầu tư

Trừ khấu hao

Tài sản cố định thuần

Tổng tài sản Nợ ngắn hạn

Vay ngân hàng

Khoản phải trả

Tổng nợ ngắn hạn

Nợ dài hạn

Vốn cổø phần và lợi nhuận giữ lại

Tổng nợ và vốn cổ phần

402625

55

56-1640

95

520

25 5

65

95

552530

65

70-2050

115

027

27 12

Bảng 4: Nguồn và sử dụng tiền mặt năm 2004 của Dynamic Mattress

(đơn vị tính: triệu $)

Nguồn vốn

Cắt giảm hàng tồn kho 1Tăng khoản phải trả 7Tiền mặt từ hoạt động

Tăng số dư tiền mặt 1

Dynamic đã sử dụng tiền vào những mục đích sau:

1 Trả cổ tức 1 triệu (Lưu ý: Phần tăng vốn cổ phần 11 triệu của

Dynamic là do lợi nhuận giữ lại: 12 triệu thu nhập từ cổ phần trừ

đi 1 triệu tiền cổ tức)

2 Trả vay ngắn hạn ngân hàng 5 triệu

3 Đầu tư 14 triệu Điều này cho thấy trong phần tăng tài sản cố

định gộp trong bảng 2

4 Mua 5 triệu chứng khoán thị trường

5 Cho phép khoản phải thu tăng 5 triệu Trên thực tế công ty đã

cho khách hàng vay khoản tiền này

Theo dõi những thay đổi trong vốn luân chuyển.

Các nhà phân tích tài chính thường nhận thấy rằng sẽ có ích khi trừ tài

sản lưu động cho nợ ngắn hạn để có một con số gọi là vốn luân chuyển Số

dư vốn luân chuyển của Dynamic là (đơn vị tính: triệu $)

Tài sản lưu động Trừ cho Nợ ngắn hạn Bằng Vốn luânchuyểnCuối năm 2003

Bảng 5 cho ta bảng cân đối 2003 và 2004 cho thấy vốn luân chuyển chứ không phải là tài sản lưu động hay nợ ngắn hạn.

Bảng 5:

Vốn luân chuyển

Tài sản cố định

Tổng đầu tư

Trừ khấu hao

Tài sản cố định thuần

Tổng tài sản

Nợ dài hạn

Vốn cổ phần

Tổng nợ dài hạn và vốn cổ phần*

30

56-16407056570

38

70-205088127688

* Khi trình bày một bảng cân đối của một doanh nghiệp theo dạng trên, tức là chỉ thể hiện vốn luân chuyển, thì tổng nợ dài hạn cộng với vốn chủ sở hữu được coi là tổng vốn hoá (total capitalization).

Tương tự, các báo cáo "nguồn vốn và sử dụng vốn" cũng có thể được đơn giản hoá bằng cách định nghĩa nguồn vốn như là những hoạt động bổ sung vào vốn luân chuyển và sử dụng vốn là những hoạt động sử dụng vốn luân chuyển Theo ý nghĩa này, thuật ngữ vốn luân chuyển thường được đề cập đến bằng từ vốn (funds) và một bảng báo cáo nguồn và sử dụng vốn được trình bày trong bảng 6

Năm 2004, Dynamic đã bổ sung vào vốn luân chuyển bằng cách:

1 Phát hành trái phiếu dài hạn 7 triệu

2 16 triệu từ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

Dynamic đã sử dụng vốn luân chuyển vào:

1 Đầu tư 14 triệu vào tài sản cố định

2 Trả cổ tức 1 triệu

Những thay đổi vốn luân chuyển trong năm được tóm tắt trong bảng báonguồn và sử dụng vốn trong bảng 6

Lợi nhuận và dòng tiền.

Bây giờ xem lại bảng 4 trình bày về nguồn và sử dụng tiền mặt Chúng

tôi muốn lưu ý hai điểm về mục tiền mặt từ hoạt động Đây có thể không

phải là tiền (đô la) thực sự mà ta có thể đem đi mua sắm

Trước tiên, khấu hao có thể không phải là loại chi phí không bằng tiền mặt duy nhất được trừ ra khi tính lợi nhuận Thí dụ, hầu hết các doanh

nghiệp sử dụng phương pháp kế toán trong sổ sách để tính thuế của họ kháchơn trong báo cáo gửi cổ đông Mục đích của kế toán thuế là tối thiểu hoá thu nhập chịu thuế Hậu quả là trong sổ sách của cổ đông, nợ thuế bằng tiền mặt sẽ bị phóng đại lên, và dòng tiền sau thuế từ hoạt động sẽ thấp hơn.Thứ nhì, các báo cáo thu nhập ghi lại doanh số khi lập báo cáo, không phải khi nhận tiền của khách hàng Như vậy điều gì sẽ xảy ra khi Dynamic bán hàng chịu? Công ty ghi sổ lợi nhuận vào thời điểm bán hàng, nhưng chưa thu tiền cho đến khi khách hàng thanh toán Vì vậy, không có dòng tiềnvào và không có thay đổi trong số dư tiền mặt của công ty, mặc dù có tăng vốn luân chuyển dưới hình thức khoản phải thu

Sau đó, khi hoá đơn được thanh toán mới có tăng số dư tiền mặt Tuy nhiên không có tăng thêm lợi nhuận thời điểm này cũng như không có tăng vốn luân chuyển Phần tăng trong số dư tiền mặt được bù trừ bằng phần giảm trong khoản phải thu

Điều này đưa đến một đặc tính đáng chú ý của vốn luân chuyển Hãy tưởng tượng một công ty điều hành một công việc kinh doanh rất đơn giản Công ty này mua nguyên liệu bằng tiền mặt, dùng nguyên vật liệu để sản

xuất thành phẩm rồi sau đó bán chịu các hoá đơn này Toàn bộ chu kỳ hoạt động sẽ giống như hình dưới đây:

Nếu bạn lập một bảng cân đối vào đầu quy trình, bạn đang có tiền mặt, kế đó tiền mặt được thay thế bằng hàng tồn kho, nguyên vật liệu và tiếp nữa, bằng tồn kho thành phẩm Khi hàng hoá được bán ra, hàng tồn kho trở thành khoản phải thu, và cuối cùng, khi khách hàng thanh toán hoá đơn, doanh nghiệp lấy lợi nhuận ra và bổ sung số dư tiền mặt

Chỉ có một hằng số trong quá trình này, đó là vốn luân chuyển Các thành phần của vốn luân chuyển thay đổi liên tục Đó là một lý do tại sao vốn luân chuyển (thuần) là một thước đo tóm lược hữu ích của tài sản lưu động hay nợ ngắn hạn

Điểm mạnh của thước đo vốn luân chuyển là nó không bị ảnh hưởng bởi các chuyển động theo thời vụ hay tạm thời khác giữa các tài sản lưu động hay nợ ngắn hạn khác nhau Nhưng nó cũng có điểm yếu, vì con số vốn luân chuyển che giấu nhiều thông tin đáng chú ý Trong thí dụ trên, tiền mặt đượcchuyển thành hàng tồn kho, rồi thành khoản phải thu rồi trở lại tiền mặt Nhưng những tài sản này có mức độ rủi ro và khả năng thanh khoản khác nhau Bạn không thể thanh toán các hoá đơn bằng khoản phải thu mà bạn phải trả bằng tiền mặt

TIỀN MẶT

KHOẢN

THÀNH PHẨM

IV LẬP NGÂN SÁCH TIỀN MẶT.

Quá khứ chỉ đáng chú ý đối với những ai có thể học được từ nó Vấn đề của giám đốc tài chính là dự kiến nguồn và sử dụng tiền mặt cho tương lai Những dự kiến này nhằm hai mục đích Thứ nhất, chúng cho giám đốc tài chính thấy được nhu cầu tiền mặt trong tương lai Thư hai, dự kiến dòng tiền cung cấp một chuẩn mực để đánh giá thành quả thực hiện sau này

Chuẩn bị ngân sách tiền mặt: Dòng tiền thu vào.

Có rất nhiều cách để lập một ngân sách tiền mặt cho 3 tháng Nhiều doanh nghiệp lớn triển khai mô hình kế hoạch chi tiết; một số khác dùng một chương trình bảng tài chính phân cột (spreadsheet) để lập kế hoạch nhu cầu tiền mặt Tiến trình lập ngân sách tiền mặt của các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể ít hình thức hơn Nhưng có những vấn đề chung mà tất cả các doanh nghiệp đều gặp phải khi lập dự báo

Hầu hết dòng tiền vào của Dynamic đều từ doanh số bán nệm.Vì vậy, chúng tôi bắt đầu bằng việc dự báo doanh số cho từng quý năm 2005

Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4Doanh số (triệu $) 87,5 78,5 116 131

Nhưng doanh số trở thành khoản phải thu trước khi trở thành tiền mặt Dòng tiền sẽ đến từ việc thu các khoản phí này

Hầu hết các doanh nghiệp theo dõi thời gian trung bình các khách hàng thanh toán hoá đơn Từ đây họ có thể dự đoán tỷ lệ doanh số hàng quý có thể được chuyển thành tiền mặt ngay trong quý đó và phần có thể phải chuyển sang quý kế tiếp trong khoản phải thu Giả sử 80% doanh số được chuyển thành tiền mặt ngay trong quý và 20% trong quý kế tiếp Bảng 7 cho thấy số tiền thu được dự báo theo giả thiết này

Thí dụ, trong quý đầu, thu từ doanh số hiện tại là 80% của 87,5 triệu tứclà 70 triệu Nhưng doanh nghiệp cũng thu 20% doanh nghiệp cũng thu 20% của doanh số 75 triệu của quý vừa rồi là 15 triệu

Như vậy, tổng thu là 70 + 15 = 85 triệu