QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN

ĐẠI TÂY DƯƠNG

THÁNG 10 NĂM 2007

CHI TIẾT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

3 Quy trình Đăng ký mã số giao dịch cho nhà đầu tư nước ngoài 15

10 Quy trình Kiểm soát nội bộ và Quản lý rủi ro 41

QUY TRÌNH THỰC HIỆN QUYỀN

I PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng tại phòng Kế toán Lưu ký cho nghiệp vụ thực hiện quyền cho khách hàng đối với chứng khoán họ đang nắm giữ

II ĐIỀU KIỆN

Khách hàng phải có Tài khoản giao dịch chứng khoán mở tại Công ty Cổ phần chứng khoán Đại Tây Dương

III CÁC QUYỀN CỦA NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN

1 Quyền nhận cổ tức

2 Quyền bỏ phiếu

3 Quyền mua cổ phiếu

4. Quyền Trái phiếu chuyển đổi

5 Quyền nhận cổ phiếu thưởng

6. Quyền nhận vốn gốc và lãi trái phiếu

7 Quyền tách gộp cổ phiếu

IV NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Phòng Kế toán lưu ký nhận thông báo về việc thực hiện quyền của khách hàng do Nhân viên Môi giới chuyển sang Nhân viên kế toán lưu ký phải làm các việc sau:

1 THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN CỔ TỨC

Bước 1:

Nhân viên kế toán lưu ký (KTLK) nhận Danh sách phân bổ quyền (Thanh toán cổ

tức bằng tiền) (Mẫu 03/Q-ĐK) từ nhân viên môi giới chuyển sang.

Bước 2:

- Đến ngày đăng ký cuối cùng Nhân viên KTLK lập Danh sách người sở hữu chứng

khoán lưu ký 2 bản (Mẫu 01/Q-ĐK– 2 bản: 1 bản gửi Trung Tâm Lưu Ký Chứng

Khoán - TTLKCK, 1 bản lưu tại Công ty)

- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt và gửi đến Trung tâm lưu ký Chứng khoán (TTLK CK) (chậm nhất 3 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng)

Bước 3:

- Nhân viên KTLK nhận Báo cáo phân bổ quyền cuối cùng từ TTLK CK đối chiếu với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký

- Nhân viên KTLK lập Giấy đề nghị thanh toán cổ tức.

- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt

- Nhân viên KTLK tiến hành phân bổ tiền cho từng người sở hữu chứng khoán của tổ chức phát hành được trả cổ tức

- Nhân viên KTLK tiến hành hạch toán trả cổ tức cho khách hàng

Bước 6:

Nhân viên KTLK thông báo kết quả thực hiện quyền cho khách hàng

2 THỰC HIỆN QUYỀN BỎ PHIẾU

TRƯỜNG HỢP 1: Người sở hữu chứng khoán trực tiếp thực hiện quyền bỏ phiếu

Bước 1: Nhân viên KTLK nhận Thông báo ngày họp Đại Hội Cổ Đông từ Nhân

viên Môi giới

- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt

Bước 3: Nhân viên KTLK gửi Trung tâm lưu ký (chậm nhất là 10 ngày làm việc sau

ngày đăng ký cuối cùng)

+ Danh sách người thực hiện quyền.

+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền bỏ phiếu cho khách hàng do công ty lập + Giấy yêu cầu thực hiện quyền bỏ phiếu của khách hàng.

TRƯỜNG HỢP 2: Khách hàng ủy quyền cho Trung tâm lưu ký tham gia bỏ phiếu tại ĐHCĐ.

Bước 1: Nhân viên quản lý tài khoản nhận Thư ủy quyền của khách hàng.

Bước 2:

- Căn cứ vào Thư ủy quyền của khách hàng, nhân viên quản lý tài khoản lập:

+ Danh sách người sở hữu chứng khoán loại Chứng khoán đó (Mẫu 01/Q-ĐK–

2 liên: 1 liên lưu tại phòng Kế toán lưu ký, 1 liên gửi Trung tâm lưu ký).

+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền cho khách hàng

- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt

+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền cho khách hàng (liên 2)

TRƯỜNG HỢP 3: Người sở hữu chứng khoán không thực hiện quyền (hoặc gửi thông báo muộn):

Công ty phải gửi thông báo cho Trung tâm Lưu ký chứng khoán yêu cầu trung tâm thực hiện quyền bỏ phiếu cho người sở hữu

3 THỰC HIỆN QUYỀN MUA CỔ PHIẾU

Bước 1: Nhân viên kế toán lưu ký nhận Danh sách phân bổ quyền mua chứng

khoán (Mẫu 11/Q-ĐK) từ Nhân viên môi giới.

+ Danh sách người thực hiện (Mẫu 01/Q-ĐK– 2 liên: 1 liên lưu tại phòng Kế

toán lưu ký, 1 liên gửi Trung tâm lưu ký).

+ Giấy đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 01) cho khách hàng.

- Kiểm tra số dư Tài khoản chứng khoán và Tài khoản tiền gửi: Nếu tài khoản của khách hàng không đủ số dư thì yêu cầu khách hàng chuyển đủ tiền vào tài khoản.

- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

* Chú ý: Việc yêu cầu khách hàng nộp tiền vào TK để mua chứng khoán phát hành

mới được phân ra làm 2 giai đoạn: Giai đoạn nộp tiền đăng ký mua và giai đoạn nộp

tiền mua CK tương tự như trong Quy trình đại lý phát hành chứng khoán.

Bước 3:

- Nhân viên KTLK gửi TTLK (chậm nhất là 3 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng)

+ Giấy đăng ký mua chứng khoán do khách hàng lập.

+ Danh sách nhà đâu tư đăng ký mua chứng khoán phát hành thêm (Mẫu

16/Q-ĐK - 2 liên: liên 1 lưu tại bộ phận KTLK, liên 1 gửi TTLK CK)

+ Giấy đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 17/Q-ĐK)

- Nhân viên KTLK chuyển tiền đặt mua cổ phiếu của khách hàng vào tài khoản tiền gửi của TTLK mở tại ngân hàng chỉ định thanh toán Thời hạn chuyển tiền chậm nhất

là 1 ngày làm việc trước ngày thực hiện quyền mua cổ phiếu

Bước 4:

- Nhân viên KTLK nhận Báo cáo về việc phân bổ cổ phiếu của TTLK.

- Căn cứ vào báo cáo về việc phân bổ cổ phiếu, nhân viên KTLK tiến hành phân bổ

CK cho từng người sở hữu trên hệ thống phần mềm quản lý TK của khách hàng

Bước 5: Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo việc thực hiện quyền cho khách hàng.

4 THỰC HIỆN QUYỀN CHUYỂN ĐỔI TRÁI PHIẾU CHUYỂN ĐỔI

Bước 1: Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Danh sách phân bổ chứng khoán chi tiết

cho thành viên lưu ký (thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi) (Mẫu

20/Q-ĐK) từ Nhân viên môi giới.

Bước 2:

- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Giấy yêu cầu thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu của khách hàng

- Kiểm tra nội dung giấy yêu cầu đối chiếu với số liệu trên hệ thống

- Căn cứ vào tỷ lệ chuyển đổi do tổ chức phát hành quy định, nhân viên Kế toán lưu

- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

Bước 3:

Gửi Trung tâm lưu ký (chậm nhất 3 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng)

+ Danh sách người thực hiện quyền

+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu cho khách hàng (liên 2)

- Kiểm tra đối chiếu với Danh sách người sở hữu chứng khoán

- Nhập dữ liệu vào hệ thống và thực hiện phân bổ cho khách hàng

Bước 5: Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu

chuyển đổi cho khách hàng

5 THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN CỔ PHIẾU THƯỞNG

+ Danh sách những người được nhận cổ phiếu thưởng từ hệ thống phần mềm

(Mẫu 01/Q-ĐK– 2 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận KTLK, liên 2 gửi TTLK CK)

+ Giấy yêu cầu thanh toán cổ phiếu thưởng cho người sở hữu CK.

- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

Bước 3:

Gửi Trung tâm lưu ký Giấy yêu cầu thanh toán cổ phiếu thưởng cho khách hàng

(liên 2) và Danh sách người sở hữu (chậm nhất là 10 ngày làm việc sau ngày đăng

ký cuối cùng)

Bước 4:

- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Báo cáo phân bổ cổ phiếu thưởng (Mẫu

22/Q Kiểm tra đối chiếu với Danh sách những người được nhận cổ phiếu thưởng

- Nhập dữ liệu vào hệ thống và thực hiện phân bổ cho khách hàng

Bước 5: Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo kết quả việc thực hiện quyền tới khách

hàng

6 THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN VỐN GỐC VÀ LÃI TRÁI PHIẾU

Bước 1: Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Thông báo ngày nhận vốn gốc, lãi trái phiếu từ Nhân viên môi giới.

+ Giấy yêu cầu thanh toán vốn gốc và lãi trái phiếu cho khách hàng

- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

Vào ngày làm việc trước ngày đến hạn thanh toán vốn gốc, lãi trái phiếu, nhân viên kế

toán lưu ký lập Giấy đề nghị thanh toán vốn gốc và lãi trái phiếu, trình Kế toán

trưởng/ Giám đốc ký và gửi TTLK CK

Bước 5:

- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Báo cáo thanh toán vốn gốc và lãi Trái phiếu từ

Ngân hàng chỉ định và của Trung tâm lưu ký

- Nhân viên Kế toán lưu ký nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm và tiến hành phân bổ cho khách hàng

Bước 6:

Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo việc thực hiện quyền cho khách hàng

7 THỰC HIỆN QUYỀN TÁCH GỘP CỔ PHIẾU

Bước 1: Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Thông báo về việc tách gộp cổ phiếu từ

Nhân viên môi giới

Bước 2:

- Căn cứ vào tỷ lệ tách gộp cổ phiếu do Tổ chức phát hành quy định, nhân viên Kế toán lưu ký kiểm tra và lập:

+ Danh sách người sở hữu loại cổ phiếu được thực hiện tách gộp (Mẫu

01/Q-ĐK- 2 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận KTLK, liên 2 gửi TTLK CK)

+ Giấy yêu cầu thực hiện việc tách gộp cổ phiếu cho khách hàng

- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

Bước 3:

Nhân viên Kế toán lưu ký gửi Trung tâm lưu ký Giấy yêu cầu thực hiện việc tách gộp cổ phiếu (liên 2) và Danh sách người sở hữu

Bước 4:

- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận chứng từ từ Trung tâm lưu ký về việc thực hiện phân

bổ cổ phiếu và báo cáo tổng hợp về việc phân bổ cổ phiếu do việc tách/gộp cổ phiếu cho tổ chức phát hành

- Căn cứ vào Báo cáo trên Nhân viên Kế toán lưu ký thực hiện:

QUY TRÌNH MỞ/ĐÓNG TÀI KHOẢN

I PHẠM VI ÁP DỤNG

- Quy trình này được áp dụng tại Hội sở, các chi nhánh và phòng giao dịch của Công

ty Cổ phần Chứng khoán Đại Tây Dương

- Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký cho tới khi có văn bản khác thay thế.

II QUY TRÌNH MỞ TÀI KHOẢN GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN

1 MỞ TÀI KHOẢN TIỀN GỬI GDCK TẠI NGÂN HÀNG TRUNG GIAN

1.1 Để thuận tiện cho việc giao dịch, khi khách hàng có nhu cầu mở tài khoản giao

dịch tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Đại Tây Dương, nhân viên giao dịch sẽ hướng dẫn khách hàng mở tài khoản tiền gửi tại 01 Ngân hàng trung gian:

Các thủ tục thực hiện:

- Yêu cầu khách hàng điền chi tiết vào Đơn đăng ký mở tài khoản

- Khách hàng và nhân viên giao dịch ngân hàng ký tên vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu (03 bản) Đối với chủ tài khoản là pháp nhân cần có chữ ký chủ tài khoản và những người chủ tài khoản uỷ quyền, Kế toán trưởng và những người Kế toán trưởng uỷ quyền cùng mẫu dấu

- Nhân viên giao dịch Ngân hàng yêu cầu khách hàng nộp sao giấy chứng minh nhân dân (CMND)

1.2 Sau khi được cấp tài khoản tiền gửi khách hàng sẽ quay lại quầy giao dịch để

hoàn tất thủ tục mở tài khoản giao dịch chứng khoán

P Giao dịch Ngân hàng trung gian

Hoàn tất thủ tục

2 MỞ TÀI KHOẢN GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN

2.1 Trường hợp khách hàng là cá nhân trong nước

2.1.1 Các yêu cầu khi mở tài khoản giao dịch tại Công ty Cổ phần chứng khoán Đại Tây Dương

- Đã có tài khoản tiền gửi (là tài khoản đa chức năng giao dịch chứng khoán) tại Ngân hàng trung gian

- Có chứng minh nhân dân hay các giấy tờ thay thế khác

2.1.2 Các thủ tục cần thực hiện:

- Yêu cầu khách hàng điền chi tiết vào thẻ đăng ký chữ ký mẫu

- Sau khi kiểm tra các chi tiết trên thẻ chữ ký mẫu và CMND của khách nhân viên giao dịch nhập số liệu vào hệ thống vi tính, ký tên vào thẻ đăng ký chữ ký mẫu Hệ thống máy sẽ cấp tự động cho khách hàng Mã số giao dịch

- Nhân viên giao dịch yêu cầu khách hàng ký tên vào Hợp Đồng Giao dịch chứng khoán

- Nhân viên trình lãnh đạo ký hợp đồng, thẻ chữ ký mẫu và hoàn tất các thủ tục hành chính cần thiết

- Chuyển trả khách hàng một bộ hồ sơ bao gồm: 01 thẻ chữ ký mẫu, 01 bộ hợp đồng

- Lưu trữ hồ sơ khách hàng

* Trong trường hợp khách hàng có chứng khoán lưu ký: Hướng dẫn khách gặp bộ

phận lưu ký để tiến hành lưu ký theo quy trình lưu ký

2.2 Trường hợp khách hàng là pháp nhân trong nước:

2.2.1 Các yêu cầu khi mở tài khoản giao dịch :

- Đã có tài khoản tiền gửi (Tài khoản đa chức năng giao dịch chứng khoán) tại Ngân hàng trung gian

- Nộp bản sao giấy phép kinh doanh có công chứng

- Nộp đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký chủ tài khoản (Chủ tài khoản phải là người đại diện trước pháp luật của pháp nhân) Phương pháp xác định người đại diện trước pháp luật của pháp nhân như sau:

+ Doanh nghiệp Nhà nước : Giám đốc

+ Công ty Cổ phần, Công ty TNHH : Được ghi tại đăng ký kinh doanh

- Xác nhận khả năng, năng lực giao dịch của người đại diện trước pháp luật (Mẫu ) Nếu người đại diện trước pháp luật muốn uỷ quyền cho người khác hoặc/và muốn đại diện pháp nhân thực hiện giao dịch kinh doanh chứng khoán qua tài khoản mở tại Công ty Cổ phần chứng khoán Đại Tây Dương chỉ với chữ ký mà không cần con dấu thì phải được nêu rõ tại Xác nhận này Người ký xác nhận phải là:

+ Hợp tác xã : Nghị quyết đại hội xã hội

- Giấy CMND hoặc các giấy tờ thay thế khác của Đại diện trước pháp luật và người được uỷ quyền (Gọi tắt là Đại diện giao dịch)

2.2.2 Các thủ tục cần thực hiện:

- Yêu cầu (các) đại diện giao dịch điền chi tiết vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu Trong trường hợp có nhiều người đại diện giao dịch thì mỗi người phải lập một bộ chữ ký mẫu riêng

- Sau khi kiểm tra các giấy tờ kèm theo, so sánh chi tiết trên Thẻ chữ ký mẫu và CMND của người đại diện nhân viên giao dịch nhập số liệu vào hệ thống vi tính, ký tên vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu

- Nhân viên giao dịch yêu cầu chủ tài khoản ký tên vào Hợp đồng Giao dịch chứng khoán

- Nhân viên trình lãnh đạo ký Hợp đồng Giao dịch chứng khoán, Thẻ chữ ký mẫu và hoàn tất các thủ tục hành chính cần thiết

- Chuyển trả khách hàng một bộ hồ sơ bao gồm: bàn 2 của các thẻ chữ ký mẫu, 01 bộ hợp đồng

- Lưu trữ hồ sơ khách hàng

* Trong trường hợp khách hàng có chứng khoán lưu ký: Hướng dẫn khách gặp bộ

phận lưu ký để tiến hành lưu ký theo quy trình lưu ký

2.3 Trường hợp khách hàng là cá nhân hay pháp nhân nước ngoài:

2.3.1 Các yêu cầu khi mở tài khoản giao dịch :

• Khách hàng phải có tài khoản lưu ký tại một thành viên lưu ký nước ngoài được chỉ định cho nhà đầu tư nước ngoài

• Khách hàng phải có mã số giao dịch do Trung tâm Giao dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh (TTGDCK TP HCM) cấp

• Nộp mẫu dấu (nếu có), chữ ký chủ tài khoản là đại diện trước pháp luật của pháp nhân Lưu ý rằng những khách hàng này phải mở tài khoản tiền và chứng khoán tại các Tổ chức lưu ký dành cho người nước ngoài do vậy hồ sơ mở tài khoản giao dịch sẽ được đối chiếu với Tổ chức lưu ký dành cho người nước ngoài là đủ hợp lệ.

+ Có hộ chiếu đối với cá nhân, có giấy tờ hợp lệ là văn bản uỷ quyền đại diện giao dịch và mẫu chữ ký đại diện giao dịch (hộ chiếu chụp kèm) đối với pháp nhân nếu có

2.3.2 Các thủ tục cần thực hiện:

- Yêu cầu các đại diện giao dịch điền chi tiết vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu

- Sau khi kiểm tra các chi tiết trên thẻ chữ ký mẫu và hộ chiếu của khách nhân viên giao dịch nhập số liệu vào hệ thống vi tính, ký tên vào thẻ đăng ký chữ ký mẫu

*Chú ý: Mã số giao dịch của khách hàng nước ngoài được quy định như sau: Mã số gồm 10 ký tự trong đó 03 ký tự đầu là mã của ngân hàng lưu ký kế tới là chữ F, kế tiếp

là ký tự để phân biệt cá nhân (I) hay pháp nhân (C), năm chữ số cuối là mã số của khách hàng do Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh cấp

* Chú ý: Các thủ tục ký Hợp đồng Giao dịch và Thẻ chữ ký mẫu như tại Mục I.

3 ĐÓNG TÀI KHOẢN GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN TẠI CÔNG TY

Hoàn tất thủ tục TTTK

P Lưu ký

- Yêu cầu khách hàng (chủ tài khoản) điền vào mẫu Đề nghị tất toán tài khoản (Mẫu 11/LK-CK).

- Thu hồi lại thẻ chữ ký mẫu và hợp đồng

- Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo ký duyệt

- Nhập số liệu vào máy

- Chuyển trả hồ sơ cho khách hàng

- Lưu trữ chứng từ và cập nhật báo cáo cho TTGDCK TP HCM

Nếu khách hàng có số dư chứng khoán:

- Thông báo cho khách hàng về thủ tục chuyển số dư thành chứng khoán vật chất theo quy định hiện hành

- Chuyển sang bộ phận lưu ký để hướng dẫn khách thực hiện theo đúng quy định

3.2 Chuyển tài khoản sang công ty khác:

- Trước hết khách hàng phải mở tài khoản tại công ty chứng khoán nơi khách hàng muốn chuyển đến

- Sau đó tiến hành như phần 1 (Đóng tài khoản giao dịch)

Nếu khách hàng có số dư chứng khoán:

-Chuyển sang bộ phận lưu ký để hướng dẫn khách thực hiện theo đúng quy định chuyển khoản chứng khoán sang Tài khoản mới

QUY TRÌNH CẤP MÃ SỐ KINH DOANH

CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

I. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ GIAO DỊCH CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

1 HỒ SƠ DÀNH CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI LÀ CÁ NHÂN

Hồ sơ dành cho nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân gồm:

- Đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho cá nhân

- Tờ khai sơ lược bản thân có xác nhận của cơ quan hữu quan

2 HỒ SƠ DÀNH CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI LÀ TỔ CHỨC

2.1 Đối với tổ chức bình thường

- Đơn xin cấp mã số giao dịch chứng khoán cho tổ chức

- Tờ khai sơ lược về tổ chức có xác nhận của cơ quan hữu quan

- Tờ khai sơ lược về bản thân của người được ủy quyền giao dịch cho tổ chức có xác nhận của chính tổ chức đó hoặc cơ quan hữu quan

- Bản sao giấy phép thành lập tại nước pháp nhân mang quốc tịch và giấy phép thành lập tổ chức hoặc chi nhánh tại Việt Nam (nếu có) được công chứng, có xác nhận sao y bản chính của cơ quan hữu quan

- Biên bản họp Hội đồng quản trị đồng ý ủy quyền cho người đại diện tổ chức để giao dịch chứng khoán, có xác nhận của cơ quan hữu quan

2.2 Đối với tổ chức là Quỹ đầu tư

Hồ sơ phải do Thủ tướng chính phủ duyệt và cấp phép:

+ Đơn xin cấp

+ Lịch sử công ty

+ Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh

Ghi chú: Các văn bản trong hồ sơ xin cấp mã số kinh doanh được lập bằng tiếng Anh

(hoặc tiếng quốc gia đó) kèm theo bản dịch tiếng Việt nam do Công chứng Nhà nước xác nhận Có 2 hình thức xác nhận hồ sơ xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán:

Trường hợp 1: Các văn bản được xác nhận bởi lãnh sự quán quốc gia đó tại Việt nam

thì tiến hành các bước như sau:

+ Nộp toàn bộ hồ sơ cho Cục Lãnh sự xác nhận

+ Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Công chứng nhà nước xác nhận

Trường hợp 2: Các văn bản được xác nhận bởi lãnh sự quán Việt nam tại quốc gia đó

thì chuyển cho Công chứng Nhà nước dịch và xác nhận

II. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ MÃ SỐ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI VÀ MỞ TÀI KHOẢN TẠI THÀNH VIÊN LƯU KÝ NƯỚC NGOÀI.

Bước 1: Nhân viên Môi giới nhận yêu cầu đăng ký mã số giao dịch chứng khoán từ

nhà đầu tư nước ngoài

Bước 2: Nhân viên quản lý tài khoản lập Hồ sơ xin cấp mã số giao dịch cho nhà đầu

tư nước ngoài

Sau đó Nhân viên quản lý tài khoản chuyển hồ sơ đó cho thành viên lưu ký nước ngoài

ký và đóng dấu xác nhận

Bước 3: Công ty chứng khoán chuyển toàn bộ hồ sơ cho TTGD CK để xin cấp mã số

giao dịch cho nhà đầu tư nước ngoài

Bước 4: Trong vòng 05 ngày làm việc, TTGD CK sẽ thông báo kết quả việc cấp mã số

giao dịch chứng khoán cho công ty chứng khoán nơi nhà đầu tư nước ngoài đăng ký

mở tài khoản (Đối với các quỹ đầu tư thì không xác định được thời gian)

Bước 5: Công ty chứng khoán thông báo cho nhà đầu tư về việc đã được cấp mã số

giao dịch

Bước 6: Sau khi có mã số giao dịch chứng khoán, nhà đầu tư nước ngoài tiến hành thủ

tục mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại công ty chứng khoán

III QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI Bước 1: Nhân viên phòng giao dịch nhận yêu cầu đăng ký giao dịch từ nhà đầu tư

nước ngoài

Bước 2: Nhân viên giao dịch hướng dẫn KH lập hồ sơ gồm:

+ Bản sao công chứng giấy xác nhận mã số giao dịch do TTGD CK cấp

+ Giấy xác nhận tài khoản của thành viên lưu ký nước ngoài

+ Lập hợp đồng đăng ký giao dịch

+ Hộ chiếu photo và giấy ủy quyền giao dịch (nếu là tổ chức)

Sau khi lập hồ sơ, nhân viên giao dịch kiểm tra và hoàn chỉnh hồ sơ.

Bước 3: Nhân viên quản lý tài khoản nhập số liệu vào hệ thống phần mềm, sau đó lưu

giữ vào phần mềm

Bước 4: Nhân viên quản lý tài khoản trình hồ sơ cho lãnh đạo duyệt.

Bước 5: Lãnh đạo duyệt hồ sơ và chuyển cho nhân viên Môi giới

Bước 6: Nhân viên Môi giới trả hồ sơ cho nhà đầu tư nước ngoài gồm: Hợp đồng và

phụ lục hợp đồng (nếu có)

Bước 7: Nhân viên quản lý tài khoản lưu trữ hồ sơ tại Công ty, lập sổ theo dõi, thu

phí

QUY TRÌNH GỬI CHỨNG KHOÁN

I CHỨNG KHOÁN LÀ CHỨNG CHỈ VẬT CHẤT

Điều kiện: Khách hàng lưu ký chứng khoán phải có tài khoản giao dịch tại Công ty

1. TẠI CÔNG TY

Bước 1:

Nhân viên kế toán cần hướng dẫn khách hàng ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào bộ hồ

sơ lưu ký chứng khoán, gồm:

+ Phiếu gửi chứng khoán của khách hàng (mẫu 02/LK-LK, gồm 4 liên, liên 1 lưu

tại Công ty, liên 2,3 nộp tại TTLK, liên 4 gửi trả khách hàng)

+ Chứng chỉ chứng khoán (nếu chứng khoán ghi danh phải có ký hậu)

Đồng thời đề nghị khách hàng trình CMND hoặc Thẻ Giao dịch

+ Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoán của công ty với người đầu tư

(mẫu 6A/LK-LK, gồm 3 liên, liên 1 lưu lại công ty, liên 2 nộp cho TTLKCK, liên 3 gửi cho khách hàng)

+ Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán của khách hàng

Bước 3:

Thủ quỹ chuyển trả hồ sơ lưu ký gồm Phiếu gửi, Biên bản và Bảng kê cho nhân viên lưu ký Nhân viên lưu ký ký xác nhận vào Phiếu gửi chứng khoán và yêu cầu khách hàng ký, ghi rõ họ tên vào Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoán của công ty với người đầu tư và Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán

Nhân viên kế toán lưu ký lập:

+ Phiếu gửi chứng khoán của Công ty (Mẫu 01/LK-LK gồm 2 liên, liên 1 gửi

TTLKCK và liên 2 lưu tại công ty)

+ Danh sách người sở hữu đề nghị lưu ký chứng khoán của Công ty với

TTLCCK (Mẫu 03/LK-LK gồm 2 liên, liên 1 giử TTLKCK và liên 2 lưu tại công ty)

Nhân viên kế toán lưu ký chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng/Tổng giám đốc

+ Liên 4 Phiếu gửi chứng khoán của nhà đầu tư

+ Liên 3 Biên bản giao nhận chứng khoán của Công ty với nhà đầu tư

+ Liên 2 Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán của nhà đầu tư

Bước 5:

Cuối ngày, nhân viên kế toán lưu ký lập Bảng kê chứng khoán lưu ký gửi vào trong

ngày (Mẫu 04/LK-LK)) làm cơ sở đối chiếu với Sổ gửi chứng khoán về số lượng

chứng khoán lưu ký trong ngày

Số chứng khoán chờ tái lưu ký tại TTLKCK được theo dõi trên Sổ chứng khoán chờ tái lưu ký

Đồng thời thủ quỹ viết Phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho số chứng khoán nhận

vào trong ngày chưa tái lưu ký

2 Tái Trung Tâm Lưu ký Chứng khoán

Việc tái lưu ký chứng khoán tại TTLKCK có thể trong buổi chiều nhận chứng khoán của khách hàng hoặc sáng hôm sau

Hồ sơ tái lưu ký chứng khoán tại TTLKCK gồm:

+ Phiếu gửi chứng khoán của Công ty (02 liên)

+ Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán của Công ty (02 liên)

+ Phiếu gửi chứng chỉ chứng khoán của khách hàng (02 liên: 2 và 3 )

+ Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoán của người đầu tư với công ty chứng khoán (liên 2)

+ Biên bản giao nhân chứng chỉ chứng khoán của Công ty với TTLKCK (3 liên) Biên bản này được lập tại TTLKCK

+ Chứng chỉ chứng khoán kèm theo

Nhân viên kế toán lưu ký nhận lại từ TTLKCK:

+ 01 liên Biên nhận Hồ sơ lưu ký chứng khoán

+ 01 liên Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoan giữa công ty chứng khoán và TTLKCK

Bước 3:

Khi nhận được 01 liên Xác nhận gửi chứng khoán và bản sao Giấy báo nợ chứng khoán của TTLKCK, Nhân viên Kế toán lưu ký tiến hành phản ánh nghiệp vụ gửi

chứng khoán vào tài khoản chứng khoán giao dịch của khách hàng:

Nợ 01212 (chi tiết theo mã khách hàng)

Đồng thời nhân viên Kế toán lưu ký tiến hành tất toán Sổ chứng khoán chờ tái lưu ký.Nhân viên Kế toán lưu ký lập và gửi Thông báo số dư/hoặc Giấy báo nợ, ngày được phép giao dịch của lô chứng khoán cho khách hàng

II CHỨNG KHOÁN GHI SỔ

NVLK trình hồ sơ để Kế toán trưởng/ Giám đốc ký duyệt.

Sau khi ký duyệt, nhân viên kế toán lưu ký gửi trả lại cho khách hàng CMTND hoặc Thẻ giao dịch và liên 2 Phiếu gửi chứng khoán ghi sổ, liên 2 Biên bản giao nhận chứng khoán ghi sổ của công ty với khách hàng

Bước 4:

Nhân viên kế toán lưu ký lập danh sách những người sở hữu chứng khoán chuyển cho

tổ chức phát hành, kèm theo cả Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán để xác minh Tổ chức phát hành có trách nhiệm nộp danh sách người sở hữu chứng khoán và Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán lên TTLKCK

Bước 5:

Khi nhận được Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký chi tiết theo thành viên lưu ký của TTLKCK gửi, nhân viên Kế toán lưu ký hạch toán vào tài khoản của

khách hàng:

Nợ 01212 (chi tiết theo mã khách hàng)

Đồng thời, lập và gửi thông báo số dư, ngày được phép giao dịch của lô chứng khoán

đó cho khách hàng

* Ghi chú:

Thông thường, tổ chức phát hành rất chậm trễ trong việc gửi danh sách người sở hữu chứng khoán và Giấy chứng nhân sở hữu chứng khoán lên TTLKCK Để nhanh chóng cho khách hàng Công ty có thể làm việc này thay cho tổ chức phát hành

2 CHỨNG KHOÁN GHI SỔ PHÁT HÀNH MỚI

Khi nhận được Báo cáo phân bổ chứng khoán chi tiết theo thành viên lưu ký do

TTLKCK gửi thì Nhân viên Kế toán lưu ký tiến hành hạch toán cho khách hàng theo danh sách trong Báo cáo:

Nhân viên kế toán lưu ký lập và thông báo số dư cho khách hàng

QUY TRÌNH CHUYỂN KHOẢN

CHỨNG KHOÁN

Điều kiện: Khách hàng mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại công ty

Mẫu chứng từ: Mẫu số 01: Giấy đề nghi chuyển khoản chứng khoán

Mẫu số 02: Yêu cầu chuyển khoản chứng khoánMẫu số 03: Thông báo số dư

I TRƯỜNG HỢP CHUYỂN KHOẢN ĐỂ TẤT TOÁN

Bước 1:

Nhân viên quản lý tài khoản (QLTK) hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của khách hàng gồm:

+ Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (3 liên) (Mẫu 09A/LKCK)

+ Phiếu yêu cầu đóng tài khoản tại công ty (Mẫu phiếu này có khi khách hàng làm thủ tục đóng tài khoản theo quy trình đóng tài khoản)

Đồng thời, yêu cầu khách hàng xuất trình CMND hoặc thẻ giao dịch

B

ước 2:

Nhân viên QLTK kiểm tra hồ sơ các thông tin của khách hàng và tài khoản giao dịch, lập giấy Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (3 liên), đồng thời thực hiện phong tỏa tài khoản

Nhân viên QLTK ký xác nhận và trình kế toán trưởng/Tổng giám đốc ký duyệt

Bước 3:

Sau khi hồ sơ được ký duyệt, nhân viên QLTK đóng dấu Đã chuyển khoản lên Giấy

đề nghị chuyển khoản chứng khoán của khách hàng và trả lại cho khách hàng

Bước 4:

Trong ngày, nhân viên QLTK gửi TTLK hồ sơ chuyển khoản

Bước 5:

Nhân viên QLTK nhận lại liên 2 Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán đã được TTLK xác nhận và Giấy báo nợ chứng khoán

Bước 6:

Nhân viên QLTK lập và gửi Thông báo số dư cho khách hàng

II TRƯỜNG HỢP CHUYỂN KHOẢN KHÁC NHƯ: THỪA KẾ, CHO, BIẾU, TẶNG…

Bước 1:

Nhân viên QLTK hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của khách hàng

Đồng thời yêu cầu khách hàng xuất trình CMND hoặc thẻ giao dịch

Bước 2:

Nhân viên QLTK kiểm tra hồ sơ các thông tin của khách hàng và tài khoản giao dịch, lập giấy yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (3 liên), đồng thời thực hiện phong toả tài khoản chứng khoán

Nhân viên QLTK ký xác nhận và trình Kế toán trưởng/Tổng giám đốc ký duyệt

Bước 3:

Sau khi hồ sơ được ký duyệt, nhân viên QLTK đóng dấu Đã chuyển khoản lên Giấy

đề nghị chuyển khoản chứng khoán của khách hàng và trả laị cho khách hàng:

+ Liên 3 Giấy đề nghị chuyển khoản chứng khoán

Nhân viên QLTK lập và gửi Thông báo số dư cho khách hàng

Lưu ý:Khi kiểm tra tình trạng tài khoản, nếu số chứng khoán của khách hàng trong tình trạng cầm cố, cho vay bảo chứng thì yêu cầu khách hàng làm thủ tục hoàn trả nợ theo quy trình giải toả cầm cố.

+ Phiếu rút chứng khoán của khách hàng(Mẫu 04/LK-LK gồm 3 liên Liên 1 lưu

tại Công ty, liên 2 và 3 nộp TTLKCK)

+ Giấy đề nghị cấp sổ/giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán (Mẫu 06/LK-LK

gồm 3 liên Liên 1 lưu tại Công ty, liên 2 và 3 nộp TTLKCK).

Đồng thời yêu cầu khách hàng trình CMTND hoặc Thẻ giao dịch

Bước 2:

Nhân viên kế toán lưu ký kiểm tra hồ sơ của khách hàng và cá thông tin cần thiết khác

(chữ ký, số CMTND, số dư tài khoản ) ký xác nhận và lập Phiếu rút chứng khoán

(mẫu 05/LK-LK gồm 2 liên để nộp cho TTLKCK).

Nhân viên kế toán lưu ký chuyển trả khách hàng CMTND hoặc thẻ giao dịch, hẹn

khách hàng 02 ngày sau đến nhận Giấy hẹn giao chứng khoán.

Nhân viên kế toán lưu ký chuyển liên 01 Đơn xin cấp chứng chỉ chứng khoán cho Thủ

quỹ Thủ quỹ nhận Đơn xin cấp chứng chỉ chứng khoán và tiến hành ghi Sổ chứng khoán chờ rút.

Bước 5:

Nhân viên kế toán lưu ký nộp hồ sơ xin rút chứng chỉ chứng chỉ lên TTLK CK gồm:

+ Phiếu rút chứng khoán (do Công ty lập gồm 02 liên)

+ Phiếu rút chứng khoán (của khách hàng, liên 2 và liên 3)

+ Giấy đề nghị cấp sổ/giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán (liên 2 và 3)

Nhân viên kế toán lưu ký nhận lại từ TTLK CK liên 2 Biên nhận hồ sơ rút chứng chỉ chứng khoán (để giao lại cho TTLK CK khi nhận Giấy hẹn giao chứng khoán) Bước 6:

Sau khi nhận được Giấy hẹn giao chứng khoán từ TTLK CK nhân viên Kế toán lưu

ký Giấy hẹn giao chứng khoán cho khách hàng để trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký

duyệt Sau đó giao cho khách hàng

Sau khi được ký duyệt, nhân viên kế toán lưu ký lập Bảng kê chứng khoán chờ rút

đã rút trong ngày và chuyển 02 liên Xác nhận rút chứng khoán cùng với Phiếu xuất kho cho Thủ quỹ.

Bước 11:

Căn cứ Xác nhận rút chứng khoán, Thủ quỹ thực hiện:

+ Lập và lưu Bảng kê rút chứng chỉ chứng khoán

+ Giao chứng chỉ chứng khoán và liên 2 Xác nhận rút chứng khoán cho khách hàng

+ Thực hiện ghi Sổ chứng khoán chờ rút, Sổ rút chứng khoán.

+ Chuyển liên 1 Xác nhận rút chứng khoán cho Nhân viên Kế toán lưu ký.

Bước 12:

Căn cứ vào liên 1 Xác nhận rút chứng khoán, nhân viên kế toán lưu ký hạch toán

nghiệp vụ rút chứng khoán trên tài khoản chứng khoán chờ rút:

Có TK chứng khoán chờ rút (chi tiết theo khách hàng rút chứng khoán)

* Ghi chú:

TTLK CK cho phép người sở hữu chứng khoán được hủy bỏ yêu cầu rút chứng chỉ chứng khoán trong thời gian chờ rút Việc hủy bỏ này chỉ có giá trị trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày TTLK CK nhận yêu cầu rút chứng chỉ chứng khoán Tuy nhiên, TTLK CK không chấp nhận việc hủy bỏ yêu cầu rút chứng khoán khi TTLK CK đã gửi đơn xin cấp chứng chỉ chứng khoán đến tổ chức phát hành

Khi người đầu tư muốn hủy bỏ việc rút chứng khoán, nhân viên kế toán lưu ký hướng

dẫn khách hàng lập Yêu cầu hủy rút chứng khoán (mẫu 07/LK-LK, 03 liên 01 liên lưu tại công ty, 02 liên gửi TTLK CK) đồng thời nhân viên kế toán lưu ký lập Yêu cầu hủy rút chứng khoán (mẫu 08/LK-LK: 2 liên 01 liên lưu tại công ty, 1 liên nộp

TTLKCK) trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt để gửi TT LKCK.

Sau khi hồ sơ được ký duyệt, nhân viên kế toán lưu ký nộp TTLK CK hồ sơ xin hủy

bỏ yêu cầu rút chứng khoán Sau khi nhận được thông báo của TTLK CK, nhân viên

kế toán lưu ký thực hiện chuyển khoản số chứng khoán chờ rút của khách hàng về tài khoản chứng khoán giao dịch

QUY TRÌNH CẦM CỐ

VÀ GIẢI TỎA CẦM CỐ CHỨNG KHOÁN

I QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG CẦM CỐ - GIẢI TỎA CẦM CỐ CHỨNG KHOÁN.

Căn cứ theo các quy định của pháp luật hiện hành, Công ty chứng khoán Đại Tây Dương quy định các nguyên tắc chung về hoạt động cầm cố - giải tỏa cầm cố chứng khoán niêm yết đang lưu ký tại Công ty như sau:

1 ĐIỀU KIỆN CẦM CỐ CHỨNG KHOÁN

- Khách hàng phải ký hợp đồng và mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại Công ty

chứng khoán Đại Tây Dương

- Các chứng khoán thuộc sở hữu hợp pháp của khách hàng và chưa mang cầm cố,

tặng, cho, chuyển nhượng, góp vốn liên doanh hoặc dùng để đảm bảo thực hiện nghĩa

vụ dân sự với bất cứ tổ chức tín dụng hoặc cá nhân nào

2 TRÌNH TỰ THỦ TỤC CẦM CỐ - GIẢI TỎA CẦM CỐ CHỨNG KHOÁN 2.1 Khách hàng có nhu cầu cầm cố chứng khoán nộp hồ sơ tại Phòng Kế toán – Lưu ký gồm:

- Giấy yêu cầu cầm cố chứng khoán

2.2 Việc giải tỏa chứng khoán cầm cố của khách hàng sẽ được thực hiện khi Công ty nhận được:

- Giấy yêu cầu giải tỏa chứng khoán cầm cố có xác nhận của bên nhận cầm cố (theo mẫu do Công ty quy định)

- Các tài liệu chứng minh kèm theo (Biên bản thanh lý Hợp đồng, Thỏa thuận chấm dứt quyền và nghĩa vụ các bên…)

Việc giải tỏa chứng khoán cầm cố của khách hàng sẽ có hiệu lực ngay trong ngày Công ty nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ Số lượng chứng khoán được giải tỏa sẽ căn cứ theo số lượng ghi trong Giấy yêu cầu giải tỏa chứng khoán cầm cố.

2.3 Khách hàng có thể thực hiện bổ sung, thay thế chứng khoán cầm cố nếu có sự

chấp thuận của bên nhân cầm cố bằng văn bản ( Phụ lục Hợp đồng nếu có)

2.4 Các trường hợp xử lý tài sản cầm cố (nếu phát sinh) sẽ được hướng dẫn thực hiện

theo thỏa thuận của các bên trong Hợp đồng cầm cố

2.5 Đối với các dịch vụ cầm cố chứng khoán do Công ty chứng khoán Đại Tây

Dương kết hợp với một bên thứ ba cung cấp, quy trình thực hiện sẽ được quy định cụ thể trong các dịch vụ này

II QUY TRÌNH CẦM CỐ CHỨNG KHOÁN

1 ĐIỀU KIỆN

- Khách hàng phải có tài khoản giao dịch chứng khoán mở tại Công ty

- Chứng khoán của Khách hàng chưa mang ra cầm cố cho bất kỳ một tổ chức, cá nhân nào

2 QUY TRÌNH

Bước 1:

Khách hàng đến gặp kế toán giao dịch để làm thủ tục cầm cố, nộp hồ sơ gồm:

+ Yêu cầu cầm cố chứng khoán

+ Hợp đồng cầm cố chứng khoán; Phụ lục bổ sung sửa đổi (nếu có)

+ Các tài liệu chứng minh việc cầm cố chứng khoán

Kế toán giao dịch trả lại hồ sơ cho khách hàng (Bên cầm cố và bên nhận cầm cố) 02 bản “Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán cầm cố”; 02 bản “Hợp đồng cầm cố” đã có xác nhận của Công ty

Bước 4: Buổi chiều, kế toán giao dịch lập: