Quy trình sửa lỗi trong quá trình giao dịch.

Quy trình sửa lỗi trong quá trình giao dịch.

Quy trình sửa lỗi trong quá trình giao dịch.

I Nội dung

1 Các lỗi thường gặp và nguyên nhân mắc

Sai tài khoản: trong quá trình nhập lệnh vào hệ thống phần mềm, nhân viên môi

giới có thể nhập sai số tài khoản của khách hàng Nếu bộ phần đọc lệnh đọc từ phần mềm thì lệnh được chuyển vào Trung tâm giao dịch cũng sẽ bị sai

Nhầm bán thành mua hoặc mua thành bán: Trong quá trình tác nghiệp nhân

viên môi giới có thể nhập sai loại lệnh vào hệ thống tuy nhiên trường hợp này ít gặp

và nếu xẩy ra thì rất nguy hiểm, đặc biệt trong trường hợp bán khống

Sai số lượng, sai giá: Do sơ xuất của nhân viên môi giới trong quá trình nhập

lệnh vào hệ thống mà có thể xẩy ra trường hợp nhập sai giá hoặc sai số lượng đặt mua (bán) chứng khoán của khách hàng

Đọc sai thông tin lệnh giao dịch: Lỗi này phát sinh trong quá trình nhân viên

đọc lệnh truyền thông tin vào đại diện sàn trong các Trung tâm giao dịch Nguyên nhân phát sinh lỗi có thể do tín hiệu điện thoại kém, sự giống nhau trong việc phát

âm các chữ cái P, T, B, V, C, F, S … gây hiểu nhầm; do lỗi chủ quan của người đặt lệnh hoặc đại diện sàn

2 Các biện pháp khắc phục lỗi

2.1 Lỗi sai tài khoản

a Nếu phát hiện lỗi ngay trong phiên giao dịch

Bước 1: Đặt một lệnh mua bán đúng với một tài khoản của khách hàng đồng thời

huỷ ngay lệnh đã đặt mua (bán) nhầm Trong trường hợp không huỷ được lệnh đặt nhầm (do lệnh đã khớp hoặc không còn thời gian huỷ lệnh) và khi kết thúc ngày giao dịch lệnh đó được khớp thì sẽ chuyển một lượng tiền vào tài khoản của khách hàng

tương ứng với lệnh đặt mua nhầm Nếu là trường hợp đặt bán thì gặp khách hàng để đưa ra hướng giải quyết

Bước 2: Căn cứ vào kết quả khớp lệnh, với trường hợp đặt mua nhầm tài khoản

thì đồng thời với việc chuyển tiền vào tài khoản của khách hàng, nhân viên nghiệp

vù phải thông báo ngay với chủ tài khoản bị nhầm để gửi chứng khoán vào tài khoản của khách hàng đó Nguồn tiền là nguồn từ tài khoản tự doanh của công ty Với trường hợp bán nhầm tài khoản thì nhân viên nghiệp vụ phải thương lượng với khách hàng và phải tìm mọi cách để giảm thiểu thiệt hại cho công ty

Các giải pháp có thể đưa ra là: thuyết phục khách hàng chấp nhận việc bán chứng

khoán, mua lại chứng khoán đó cho khách hàng trong ngày giao dịch kế tiếp (phần chênh lệch giá do công ty chịu)

Bước 3: Dựa vào các biện pháp xử lý ở bước 2 để lập báo cáo cho Trưởng Phòng

môi giới, Trưởng phòng kế toán lưu ký và Giám đốc công ty

b Nếu lỗi được phát hiện khi đã kết thúc ngày giao dịch

Trường hợp mua nhầm tài khoản: sẽ xử lý theo một trong các cách gửi chứng

khoán tại tài khoàn bị nhầm hoặc mua lại chứng khoán cho khánh hàng ở ngày giao dịch kế tiếp

Gửi chứng khoán tại tài khoản bị nhầm:

Bước 1: Nhân viên nghiệp vụ mời khách hàng bị nhầm tài khoản (khách hàng

không đặt lệnh-KH A) và khách hàng nhầm tài khoản (khách hàng đặt lệnh KH B)

để thoả thuận theo phương án sẽ gửi chứng khoán của KH B sai tài khoản của KH A Mọi khoản tiền phát sinh liên quan đến việc mua chứng khoán sẽ được KH B chuyển vào KH A

Bước 2: Đến khi KH B bán chứng khoán gửi trên tài khoản của KH A thì bộ

phần tiền liên quan đến việc bán chứng khoán của KH B sẽ được chuyển từ tài khoản của KH A sang tài khoản KH B

Bước 3: Lập báo cáo gửi trưởng phòng môi giới, Trưỏng phòng kế toán lưu ký và

Giám đốc công ty về nội dung và kết quả của việc sửa đổi

Mua lại chứng khoán cho khách hàng: Nếu như không thoả thuận được theo

phương án b.1.1 thì sẽ tiến hành các bước sau:

Bước 1: Mua lại số chứng khoán tương ứng với số chứng khoán đã bị mua nhầm

tài khoản của khách hàng hôm trước cho khách hàng Những chi phí (hoặc lợi nhuận) phát sinh từ việc mua bán trên sẽ được hạch toán vào tài khoản tự doanh của công ty

Bước 2: Chọn thời điểm để bán chứng khoán gửi taij tài khoản của khách hàng

sao chio đảm bảo lợi ích của công ty Khi bán xong chứng khoán sẽ xhuyển toàn bộ

số tiền bán được về tài khoản tự doanh của công ty

Bước 3: Lập báo cáo gửi Trưởng phòng môi giới, Trưởng phòng kế toán lưu ký

và Giám đốc công ty về nội dung và kết quả của việc sửa lỗi

Trường hợp bán nhầm tài khoản:

Trường hợp có chứng khoán để bán

Nếu tại tài khoản đặt bán chứng khoán nhầm có đủ số chứng khoán để bán thì sẽ tiến hành cá bước sau:

Bước 1: Nhân viên nghiệp vụ mời khách hàng đến công ty để thoả thuận về việc

bán chứng khoán

Với khách hàng đã bị bán chứng khoán mà không muốn (khách hàng không đặt lệnh bán) sẽ thương lượng để khách chấp nhận việc bán chứng khoán đó hoặc mua lại toàn bộ chứng khoán đã bán cho khách hàng trong ngày giao dịch tiếp theo Những chi phí phát sinh trong việc mua chứng khoán cho khách hàng sẽ đựoc hạch toán vào tài khoản tự doanh

Với khách hàng muốn bán mà không được bán mà không đựoc bán: thuyết phục khách hàng không bán chứng khoán trong ngày hôm đó Nếu khách không đồng ý sẽ

đề nghị bán chứng khoán của khách hàng vào ngày tiếp theo Những chi phí (khoản thu) phát sinh tưg việc bán chứng khoán của khách hàngsẽ được hạch toán vào tài khoản tự doanh của công ty

Bước 2: Căn cứ vào kết quả mua, bán chứng khoán để hạch toán các khoản chi

phí (hoặc lợi ích) phát sinh vào tài khoản tự doanh của công ty

Bước 3: Lập báo cáo về việc bán nhầm tài khoản (nội dung, hướng giải quyết,

chi phí phát sinh) cho Giám đốc, Trưởng phòng môi giới, Trưởng phong kế toán lưu

ký của công ty

Trường hợp không có chứng khoán để bán.

Nếu lệnh đặt bán chứng khoán tại tài khoán có chứng khoán thì sẽ tiến hành các bước nghiệp vụ sau:

Bước 1: Thông báo lỗi giao dịch với trung tâm lưu ký, Trung tâm giao dịch

chứng khoán để sửa lỗi giao dịch với Trung tâm giao dịch chứng khoán để sửa lỗi theo hướng giải dẫn tại Quyết định số 02/QD-TTLK ban hành ngày 31/01/2007

Bước 2: Lập báo cáo về việc sửa lỗi và các vấn đề phát sinh liên quan đến việc

sửa lỗi và nộp cho Giám đốc, Trưởng phòng môi giới, Trưởng phòng kế toán lưu ký

2.2 Lỗi nhầm loại lệnh:

a Nếu phát hiện ngay trong ngày giao dịch

Nhầm lệnh bán thành lệnh mua và lệnh chưa khớp

Bước 1: huỷ ngay lệnh mua trong hệ thống của Trung tâm giao dịch các bước huỷ

giao dịch theo đúng trình tự huỷ lệnh của Trung tâm giao dịch

- Bước 2: Đặt một lệnh bán theo đúng lệnh bán của khách hàng.

- Bước 3: Căn cứ vào kết quả khớp lệnh cuối ngày giao dịch, lập báo cáo gửi Giám đốc

công ty, Trưởng phòng môi giới, Trưởng phòng lưu ký về kết quả sửa lỗi

Nhầm mua thành bán và lệnh chưa khớp

- Bước 1: Hủy ngay lệnh bán nhầm trong hệ thống của Trung tâm giao dịch chứng

khoán Các bước huỷ lệnh làm đúng theo trình tự quy định tại Trung tâm giao dịch

- Bước 2: Đặt lệnh mua theo yêu cầu của khách hàng.

- Bước 3: Căn cứ vào kết quả khớp lệnh cuối ngày giao dịch, nhân viên nghiệp vụ lập

báo cáo gửi Giám đốc, Trưởng phòng môi giới

Lưu ý: Trường hợp này sẽ ít xảy ra vì khi đặt lệnh bán hệ thống phần mềm sẽ kiểm tra

số dư chứng khoán trong tài khoản của khách hàng Nếu tài khoản không có chứng khoáng→ Không đặt được lệnh bán→ Không xảy ra sai sót

B Nếu phát hiện lỗi khi đã kết thúc ngày giao dịch.

Nhầm lệnh bán thành lệnh mua và lệnh mua được khớp.

- Bước 1: Mời khách hàng đến công ty để thương lượng.

+ Với lệnh mua mà khách hàng không đặt: Chuyển một khoản tiền từ tài khoản tự doanh của công ty vào tài khoản của khách hàng để thực hiện lệnh mua chứng khoán và

đề nghị gửi chứng khoán tại tài khoản của khách hàng

+ Với lệnh bán chưa được đặt vào hệ thống: Thuyết phục khách hàng chấp nhận sai sót đó và sẽ đảm bảo với khách hàng lỗi đó không tái diễn Nếu khách hàng không đồng

ý sẽ thuyết phục khách hàng đồng ý để công ty đặt lệnh bán vào ngày giao dịch kế tiếp

và mọi chi phí phát sinh sẽ do công ty chịu

- Bước 2: Phong toả số chứng khoán gửi tại tài khoản của khách hàng để tránh trường

hợp khách hàng tự ý bán số chứng khoán đó thì phải giải toả phong toả và thực hiện bán chứng khoán, rút tiền về tài khoản tự doanh của công ty

- Bước 3: Căn cứ vào kết quả sửa lỗi, người phụ trách sửa lỗi sẽ lập báo cáo(Nội dung,

giải pháp, chi phí…) liên quan đến quá trình sửa lỗi để nộp cho Giám đốc, Trưởng phòng môi giới, Trưởng phòng kế toán lưu ký