PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THÔNG. ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ QUÁN CAFFEE

Bảng kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn chi tiết chủ đề quản lý nhân viên và cửa hàng.. Đối tượng - Hiểu rõ và nắm bắt được tình hình làm việc của từng nhân viên và quản lý cửa hàng h

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-][ -PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THÔNG.

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ QUÁN CAFFEE.

G iáo Viên Hư ớng Dẫn: Th ầ y N g u y ễ n V ă n D a n h

NHÓM 12 – 11CĐ-TM1:

 Đặng Văn Phú

 Nguyễn Minh Luân

 Trần Vĩnh Thành

 Trương Đức Huy

I Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan chi tiết hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề

1.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

nhân viên

Nắm rõ quá trình và phân công công việc cho nhân viên

5/10/2013 5/10/2013

2 Quản lý hàng

Hoá

Nắm bắt được quá trình nhập, xuất hàng hoá

5/10/2013 5/10/2013

Trang 2

3 Quản lý bán

hàng và sổ sách

Nắm rõ khâu bán hàng, Tổng kết và thống kê sổ sách thu chi

5/10/2013 5/10/2013

4 Giải quyết sự

cố

Hiểu rõ và giải quyết được các sự

cố

5/10/2013 5/10/2013

2 Bảng kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn chi tiết cho từng chủ đề

a Bảng kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn chi tiết chủ đề quản lý nhân viên và cửa hàng

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Văn A Người phỏng vấn: Đặng Văn Phú Địa chỉ Caffee Soho - 52 Đường Út

Tịch, Quận Tân Bình, TP.HCM

 Thời gian hẹn: 7h - 5/10/2013

 Thời gian bắt đầu: 7h15’

 Thời gian kết thúc: 7h50’ Đối

tượng

- Hiểu rõ và nắm bắt được tình hình làm việc của từng nhân viên và quản lý cửa hàng hợp lí

-Trình độ Đại Học và kinh nghiệm làm việc trên 2 năm

Các yêu cầu đòi hỏi:

+ Vai trò: là người hỏi, người phỏng vấn

+ Vị trí: trưởng nhóm thu thập thông tin PTTKHT

+ Trình độ: sinh viên khoa CNTT

+ Kinh nghiệm: 2 năm theo học tại trường và thu thập tài liệu bên ngoài

Chương trình

- Giới thiệu về bản thân người phỏng vấn

- Trình bày tổng quan về chương trình quản lí nhân viên và cửa hàng

- Tổng quan về chương trình quản lí và xin phép ghi

âm

- Chủ đề : Hỏi và Trả Lời về quản lý nhân viên và cửa hàng

- Tổng hợp nội dung chính

ý kiến của người được phỏng vấn

- Kết thúc

2 phút

3 phút

20 phút

6 phút

2 phút

(Dự kiến chương trình: 35 phút)

Phiếu phỏng vấn

Dự án: Quản lý Caffee Tiểu dự án: Quản lý cửa hàng và nhân

viên

Người được hỏi: Nguyễn Văn A Người hỏi: Đặng Văn Phú

Ngày: 5/10/2013

Trang 3

Câu 1: Cơ cấu tổ chức có theo khuôn mẫu hay không, nếu có thì như thế nào?

Có.chúng tôi tổ chức quản lý nhân viên theo một cơ cấu gần như rất phổ biến hiện nay.tổ chức chia làm 4 bộ phận

bộ cụ thể bao gồm bộ phận kế toán hay còn gọi là thu ngân, bộ phận phục vụ,bộ phận quản lý hàng hoá và bộ phận giải quyết sự cố Và những bộ phận này làm việc theo ca

Câu 2: Nhân viên được phân bố làm việc như thế nào?

Chúng tôi sẽ chia ra làm ca Gồm có 2 ca:

- Từ 7h đến 15h

- Từ 15h đến 23h

Và bao ăn 1 buổi

Câu 3: Quán caffee có sử dụng hình thức lưu trữ thông tin nhân viên hay không?

Có Quán chúng tôi đang dùng phần mềm lưu trữ thông tin thông dụng nhất hiện nay để có thể cập nhật thông tin nhân viên chính xác Giúp cho việc kiểm soát nhân viên dễ dàng

và thuận lợi hơn

Câu 4: Khi nhân viên có việc đột xuất xin nghỉ thì có cho phép nghỉ hay không? Và nếu cho thì công việc của nhân viên này ai sẽ đảm nhiệm?

Chúng tôi sẽ xem lý do thế nào, nếu đúng chính đáng thì sẽ được cho nghỉ và chúng tôi sẽ liên hệ đến nhân viên của ca khác cùng ngày đến để bổ sung

Câu 5: Mỗi bộ phận ở đây có đảm nhiệm được tốt công việc được giao

như về khả năng và trình độ?

Khi xin vào làm việc ở đây thì chúng tôi đều cho làm thử trong vòng 1 tuần

để kiểm tra năng lực… như là kế toán thì phải có bằng cấp và trình độ làm việc trên 1 năm…

Câu 6: Hình thức chấm công của quán cho nhân viên như thế nào? Và bộ phân nào sẽ đảm nhiệm công việc này?

Lương của nhân viên sẽ được chấm theo số giờ làm, tuỳ theo từng bộ phận mà tiền lương khác nhau Công việc này sẽ do tôi(quản lý nhân viên) trực tiếp chấm công Và cuối tháng sẽ lập báo cáo cho kế toán(bộ phận doanh thu) để tính lương cho nhân viên

b Bảng kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn chi tiết chủ đề quản lý hàng hóa

Người được hỏi: Nguyễn Văn B Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Luân Địa chỉ Caffee Soho – 52 Đường Út

 Thời gian hẹn: 8h – 5/10/2013

 Thời gian kết thúc: 8h50’

Trang 4

Đối

tượng

- Quản lí hàng hóa nhập

xuất 1 cách phù hợp

- phải có kinh nghiệm trên 1

năm

+ Vị trí: Thành viên thu thập thông tin PTTKHT

Chương

trình

- Giới thiệu về bản thân

người phỏng vấn

- Trình bày tổng quan về

chương trình quản lí hàng

hóa

- Tổng quan về chương

trình quản lí và xin phép ghi

âm

2 phút

3 phút

Trang 5

- Chủ đề: Hỏi và trả lời về quản lý hàng hóa và cách pha chế

- Tổng hợp nội dung chính ý kiến của người được phỏng vấn

- Kết thúc

20 phút

6 phút

2 phút

Dự án: Quản lý Caffee Tiểu dự án: Quản lý Hàng Hóa

Người được hỏi: Nguyễn Văn B Người hỏi: Nguyễn Minh Luân

Ngày: 5/10/2013

 Câu hỏi  Trả lời

Câu 1: Quán anh đặt hàng bằng những hình thức nào?

Tôi thường đặt hàng bằng cách gọi điện thoại và gửi Hoá đơn, hoặc gửi Fax đến nhà cung cấp

Câu 2: Quán có nhập những loại hàng mới nào khác không?

Có Chúng tôi thường nhập những loại mặt hàng mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Câu 3: Khoảng bao lâu anh nhập hàng? Vào cuối ngày, tôi sẽ tổng kết và xem

lại hàng hoá, nếu thiếu thì chúng tôi sẽ nhập thêm

Câu 4: Thường thì anh lựa chọn những nhà cung cấp nào?

Tôi thường tìm kiếm và thu thập thông tin những nhà cung cấp để chọn ra những nhầ cung cấp uy tín và chất lượng để làm mối nhập hàng

Câu 5: Khi kiểm tra hàng hóa nhập về, nếu thấy quá hạn thì anh sẽ xử lý như thế nào?

Chúng tôi sẽ trả lại cho nhà cung cấp

và huỷ hợp đồng với nhà cung cấp đó Trường hợp này tôi chưa từng thấy vì nhà cung cấp bên tôi rất uy tín và chất lượng

Câu 6: Những lần xuất, nhập hàng hoá anh có lưu trữ lại thông tin không?

Mỗi lần xuất hàng và nhập hàng, chúng tôi đều ghi lại thông tin và dùng phần mềm để lưu lại

Câu 7: Khi các mặt hàng được chuyển đến thì bộ phận nào sẽ đảm nhiệm?

Khi mặt hàng được chuyển đến thì tôi

sẽ kiểm tra lại đơn đặt hàng nếu thấy đúng thì chúng tôi sẽ đưa cho bộ phận doanh thu để chi trả cho số hàng hoá đã được đặt

Câu 8: Theo anh thì hàng hoá khoảng bao lâu thì quá hạn? và anh sẽ xử lý như thế nào?

Tuỳ theo từng loại hàng, nhưng khoảng

1 tháng thì hàng hoá(trái cây) mới hư hỏng, mà nếu hỏng thì chúng tôi sẽ bỏ

đi, vì sức khoẻ khách hàng là trên hết

Câu 9: Anh thường tổng kết sổ sách hàng hoá khi nào?

Vào cuối mỗi ngày làm tôi thường tổng kết lại hàng hoá đã nhập và xuất ngày hôm đó Và sau đó đưa lại cho bộ phận doanh thu kiểm duyệt

Trang 6

Cau 10: Đối với công việc của anh thì định kỳ bao lâu anh sẽ tổng kết và lập báo cáo?

Định kỳ 1 tháng tôi sẽ tổng kết và lập báo cáo cho bộ phận doanh thu để đối chiếu với sổ sách bên bộ phận doanh thu

c Bảng kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn chi tiết chủ đề quản lý doanh thu

Người được hỏi: Nguyễn Văn C Người phỏng vấn: Trần Vĩnh Thành Địa chỉ Caffee Soho - 52 Đường Út

 Thời gian hẹn: 9h - 5/10/2013

tượng

- Hiểu rõ khâu bán hàng

và tính toán sổ sách chi tiêu của quán

- Trình độ học vấn Đại Học

và kinh nghiệm trên 1 năm làm việc

+ Vị trí: thành viên thu thập thông tin PTTKHT

+ Trình độ: sinh viên khoa

Trang 7

CNTT

Chương trình

- Trình bày tổng quan về chương trình quản lí Doanh Thu

- Tổng quan về chương trình quản lí và xin phép ghi

âm

- Chủ đề : Hỏi và Trả Lời về quản lý sổ sách của quán

- Kết thúc

2 phút

3 phút

20 phút

6 phút

2 phút

Dự án: Quản lý Caffee Tiểu dự án: Quản lý Doanh Thu Người được hỏi: Nguyễn Văn C Người hỏi: Trần Vĩnh Thành

Ngày: 5/10/2013

Câu 1: Quán có cho tổ chức đặt tiệc hoặc liên hoan hay không? Và có những hình thức nào?

Có, quán chúng tôi có 2 hình thức là đặt trực tiếp và đặt qua mạng chúng tôi có website riêng

Câu 2: Khi khách hàng đặt tiệc qua mạng thì họ có cần phải đặt cọc tiền trước hay không? Và đặt tiền thông qua hình thức nào?

Có Khi đặt tiệc qua mạng cần phải đặt cọc trước để đảm bảo cho bên chúng tôi sắp xếp tiệc Và hình thức thanh toán là thông qua ngân hàng, chúng tôi sẽ đưa cho khách hàng 1 tài khoản ngân hàng

có trên website của chúng tôi để khách hàng chuyển khoản vào Nếu khách hàng đặt tiệc trên 20 người thì sẽ được giảm giá 10%

Câu 3: Quán có những hình thức thanh toán nào?

Có 2 hình thức thanh: Thanh toán trực tiếp tại quán bằng tiền mặt và nếu đặt hàng qua mạng thì sẽ thanh toán bằng thẻ Ngân hàng

Câu 4: Mỗi lần thanh toán hóa đơn có được giữ lại hay không? Và thường thì hoá đơn được lưu bằng hình thức nào?

Có.Thường thì chúng tôi ghi hoá đơn thanh toán cho khách hàng trên giấy sau cuối ngày sẽ tổng kết tất cả những hoá đơn trong ngày đã bán và lưu vào

hệ thống máy tính

Câu 5: Những khách hàng đến quán thường xuyên có được hưởng ưu đãi gì không?

Có, chúng tôi sẽ lưu thông tin khách hàng đó và tặng cho khách hàng đó 1 thẻ thành viên của quán Khách hàng nào có thẻ thành viên thì sẽ được giảm 5% cho tất cả trong hoá đơn

Trang 8

Câu 6: Về bộ phận của anh thì việc tính công và lập báo cáo tổng kết định kỳ là bao lâu?

Cuối mỗi tháng chúng tôi sẽ tổng kết tất

cả mọi thứ của từng bộ phận và lập báo cáo đến chủ cửa hàng để nhận tiền công

d Bảng kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn chi tiết chủ đề giải quyết sự

cố

Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Văn D Người phỏng vấn: Trương Đức Huy Địa chỉ Caffee Soho - 52 Đường

Út Tịch, Quận Tân Bình, TP.HCM

 Thời gian hẹn: 10h - 5/10/2013

tượng

- Nắm bắt và xử lý được các sự cố xảy ra

- Trình độ Đại Học và kinh nghiệm trên 1 năm làm

+ Vị trí: thành viên thu thập

Trang 9

việc thông tin PTTKHT

+ Kinh nghiệm: 2 năm theo học tại trường và thu thập tài liệu bên ngoài Chương

trình

- Trình bày tổng quan về chương trình Giải quyết

sự cố nơi làm việc

- Tổng quan về chương trình quản lí và xin phép ghi âm

- Chủ đề : Hỏi và Trả Lời

về Giải quyết sự cố

- Kết thúc

2 phút

3 phút

20 phút

6 phút

2 phút

Dự án: Quản lý Caffee Tiểu dự án: Giải Quyết Sự Cố Người được hỏi: Nguyễn Văn D Người hỏi: Trương Đức Huy

Ngày: 5/10/2013

Câu 1: Thường thì quán anh làm thường xảy ra những sự cố nào?

Sự cố ở quán chúng tôi thì thường xảy

ra 2 mặt:

- Về thiết bị và máy móc

- Về nhân viên và khách hàng Câu 2: Chi phí cho những lần sữa

chữa sự cố được bộ phận nào đảm nhiệm?

Khi xảy ra sự cố thì tôi sẽ kiểm tra, tìm hiểu sự cố và giải quyết, còn nếu có chi phí thì sẽ do bộ phận doanh thu chịu trách nhiệm chi trả

Câu 3: Nếu như phát hiện nhân viên trốn việc và không chấp hành nội quy, gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh của quán?

Nếu lần đầu thì tôi sẽ lập biên bản cảnh cáo và lưu lại vi phạm của nhân viên đó, nếu nhân viên đó vi phạm nhiều lần thì tôi sẽ lập biên bản và báo cáo để sa thải nhân viên bị vi phạm Câu 4: Anh có lập báo cáo về các sự cố

theo định kỳ để cấp trên biết?

Có, hằng ngày chúng tôi đều lập báo cáo về những sự cố trong quán cho cấp trên biết và giải quyết

Trang 10

II Mô tả hệ thống lưu trữ thông tin và hoạt động nghiệp vụ

- Quán Caffee Soho là một quán Caffee lớn Với lượng khách càng ngày càng tăng,

để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ cửa hàng muốn từng bước tin học hoá các khâu quản lí Đặc biệt là trong công tác kế toán và quản lí hàng hoá như sau:

Quản lý nhân viên : + Quản lý nhân viên sẽ giám sát nhân viên và có nhiệm vụ chấm công mỗi ngày cho nhân viên

+ Khi khách hàng đến quán, nhân viên phục vụ đến và hướng dẫn khách hàng vào bàn ngồi Sau đó sẽ đưa Menu cho khách và ghi order những loại thức uống theo yêu cầu khách hàng và giao order cho bên pha chế và thu ngân để ghi lại thông tin + Thông tin trên order bao gồm: Mã nhân viên, loại thức uống, số lượng, số bàn + Nhân viên được sắp xếp theo từng khu vực để thuận lợi cho việc

phục vụ khách hàng

+ Để tiện cho việc quản lý nhân viên hệ thống cũng lưu trữ thông tin nhân viên bao gồm :Mã nhân viên,tên nhân viên,giờ làm,ngày vào làm

Quản lý hàng hoá : + Khi kiểm tra hàng hoá, nếu thấy hàng hoá nào còn ít hoăc đã hết thì người quản lý hàng hoá sẽ lập hoá đơn và yêu cầu nhập hàng hoá, thông tin hoá đơn đặt bao gồm:

Mã phiếu nhập, ngày đặt, loại hàng,mã hàng, số lượng, mã nhân viên, mã nhà cung cấp

+ Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, nhân viên quản lý hàng hoá sẽ kiểm tra số mặt hàng đã đặt và sau đó lưu thông tin vào máy bao gồm:Mã hóa đơn nhập, ngày nhập, mã mặt hàng, số lượng, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, đơn giá

+ Sau khi nhập hàng và kiểm tra đầy đủ, quản lý hàng hoá sẽ lập phiếu đã nhập hàng và đưa cho bộ phận doanh thu để chi trả cho nhà cung cấp

Quản lý doanh thu : + Khi cập nhật dữ liệu hàng hóa đã xuất gồm có: Mã phiếu xuất, mã nhân viên,

số lượng, đơn giá, ngày

+ Tương tự quán cũng có nhiều loại đồ uống khác nhau nên ta cũng phải có một kho dữ liệu Loại nước dùng để chứa danh mục các loại nước gồm : loại nước,tên nước, số lượng, giá cả, tổng tiền

+ Khi khách hàng sử dụng một loại đồ uống nào đó và muốn tính tiền ta lập Hóa Đơn trong đó bao gồm: Mã hóa đơn, số bàn, tên đồ uống, đơn giá,

số lượng, tổng tiền

+ Dựa vào số ngày làm của các nhân viên từ quản lý nhân viên để tính lương, bao

Trang 11

gồm: Số ngày làm, Mã nhân viên, Tiền lương

Quản lý sự cố : + Khi xảy ra sự cố, bộ phận giải quyết sự cố sẽ lập biên bản sự cố bao gồm: tên sự

cố, mã sự cố, mã nhân viên,số lượng, đơn giá

+ Sau khi lập biên bản, nhân viên giải quyết sự cố sẽ đưa biên bản sự cố đến bộ phận doanh thu để giải quyết

III Biểu mẫu

A Phiếu Xuất

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	903 KB