Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1: Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Đặng Sơn Người phỏng vấn: Nguyễn Duy Anh Địa chỉ Nhà sách Phan Huy Ích, phường 12, Hồ Chí Minh Thời gian h

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

quản lý nhà sách

Lớp: 13CĐ-TP1

Nhóm 10:

Nguyễn Kết (Nhóm trưởng)

Võ Trọng Nhân Phạm Văn Hộp Trần Thanh Dân Nguyễn Duy Anh

Giáo Viên Hướng Dẫn : Nguyễn Văn Danh

I Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề

Trang 2

1 Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống thông tin

Hệ thống: Quản lý nhà sách Người lập: Nhóm 10 Ngày lập:01/10/2014 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

1 Quản lý nhân viên Nắm rõ thông tin cách

thức quản lý nhân viên

nhà sách

01/10/2014 01/10/2014

2 Quản lý quá trình

nhập sách

Nắm rõ quy trình nhập

sách

01/10/2014 01/10/2014

3 Quản lý quá trình

bán sách

Nắm rõ quy trình bán

sách

01/10/2014 01/10/2014

4 Quản lý thiết bị

máy móc

Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần mềm mà nhà sách đang sử dụng

01/10/2014 01/10/2014

5 Quản lý tài chính Nắm rõ quy trình trả

lương – Viết hóa đơn nhập xuất kho – Thống kê giao ca &

thống kê hàng tháng

01/10/2014 01/10/2014

2 Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

Trang 3

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:

Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi:

Đặng Sơn

Người phỏng vấn:

Nguyễn Duy Anh Địa chỉ Nhà sách Phan Huy Ích,

phường 12, Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 01/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 8h30’

Thời điểm kết thúc: 9h Đối

tượng

Nhân viên bộ phân kinh

doanh nhà sách

Thông tin về quá trình nhập

sách của nhà sách

Các yêu cầu đòi hỏi:

Nắm rõ cánh thức quản lý nhập sách của nhà sách

Chương

trình

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn: chủ đề đề cập

 Tổng hợp các nội dung chính

 Kết thúc

 2 phút

 15 phút

 3 phút

 1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 23 phút)

Trang 4

Phiếu phỏng vấn

Đồ án: Quản lý nhà sách

Người được phỏng vấn: Đặng Sơn Người phỏng vấn: Nguyễn Duy Anh

Câu hỏi: Trả lời:

Câu hỏi 1:

Mặt hàng chính nhà sách mình là gì và

mình nhập hàng về theo những nguồn

nào?

Nhà sách bán các loại sách, báo, tạp chí và văn phòng phẩm nhưng chủ yếu

là sách

Nguồn hàng chủ yếu từ các nhà nhà xuất bản trong nước; đôi khi lại từ những đối tác khác (nhà sách khác, tiểu thương, v.v ) trao đổi hàng hoá với nhà sách

Câu hỏi 2:

Nhà sách ta có tiến hành phân loại

sách không?

Nếu có thì gồm những loại nào ?

Sách ở nhà sách được chia theo các thể loại : kinh tế, văn học, thường thức-đời sống, thiếu nhi, tin học-ngoại ngữ, giáo khoa-giáo trình, tạp chí, sách chuyên ngành

Câu hỏi 3:

Theo thường lệ thì bao lâu và căn cứ

vào đâu mà nhà sách sẽ có những đợt

nhập sách về?

Thông thường, cuối mỗi tháng dựa vào tình hình tài chính cụ thể, nhu cầu thị trường, báo cáo bộ phận kho cũng như báo giá, chương trình khuyến mại, v.v từ các nhà xuất bản mà bộ phận kinh doanh sẽ có kế hoạch nhập sách phù hợp

Câu hỏi 4:

Anh có thể nói rõ hơn về quá kiểm tra

các sách trước khi vào kho ?

Đối với Nhà Xuất Bản (NXB): Mã NXB, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email

Trang 5

Thể loại, nhà xuất bản, năm xuất bản,

số lượng, đơn giá, người nhập

Câu hỏi 5:

Nếu có sự cố xảy ra thì nó sẽ được giải

quyết thế nào ?

Tùy mức độ, sự cố sẽ được giải quyết dựa trên hợp đồng đã ký từ việc thương lượng lại đến chỉnh sửa hợp đồng

Trang 6

Trần Tiến

Võ Trọng Nhân Địa chỉ Nhà sách Phan Huy Ích,

Thời gian hẹn: 01/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h00 Thời điểm kết thúc: 10h00 Đối

tượng

Phòng nhân sự

Dữ liệu thu thập quá trình

quản lý nhân sự

Nắm rỏ thông tin về nhân viên nhà sách

Chương

trình

- Giới thiệu

- Tổng quan về dự án thực hiện

- Phỏng vấn các vấn đề lien quan

+ Câu 1

+ Câu 2

+ Câu 3

+ Câu 4

Tổng hợp và phân tích các

thông tin đã thu thập

Kết thúc cuộc phỏng vấn

- 5 phút

- - 10 phút

-

- - 3 phút

- 2 phút

- 3 phút

- 5 phút

- 10 phút

- 2 phút (Dự kiến tổng cộng: 40 phút)

Trang 7

Đồ án: Quản lý nhà sách Bộ phận: Quản lý nhân viên

Người được phỏng vấn: Trần Tiến Người phỏng vấn: Võ Trọng Nhân

Câu hỏi: Trả lời:

Câu hỏi 1:

Khi nhân viên được nhận vào làm

trong nhà sách thì anh có lưu lại thong

tin nhân viên đó không ?

Nếu có: Anh cần lưu những thong tin

gì ?

-Việc lưu trữ thông tin nhân viên là việc không thể thiếu cũa một nhà sách

mà anh

- Những thông tin tôi cần lấy là: Họ và tên, CMND, địa chỉ, số điện thoại, ngày vào làm và lương khởi điểm

Câu hỏi 2:

-Nhân viên của anh có được nghỉ phép

không ? Và nhân viên nghỉ phép này

có được ghi chép lại không ?

-Nhân viên của tôi sẽ được nghỉ phép nhưng sẽ không nghỉ quá 3 ngày trong

1 tháng

Nhân viên nghỉ phép này sẽ được ghi nhận lại

Câu hỏi 3:

-Việc trả lương cho nhân viên được chi

như thế nào ? Có được thưởng tiền khi

được chuyên cần hay khen thưởng gì

không ?

-Về việc trả lương cho nhân viên thì dựa trên số ngày nhân viên làm được ngoài việc này còn cộng thêm tiền thưởng cho nhân viên chuyên cần hay vấn đề khác….ngược lại đối với 1 nhân viên vi phạm qui định thì sẽ trừ lương

Câu hỏi 4:

-Trong thời gian làm việc, nhân viên

có thành tích tốt có được thăng chức

hay không ?

Trong thời gian làm việc, nhân viên có những biểu hiện tốt , tích cực thì sẽ được tăng lương hay đối với nhân viên làm lâu thời hạn thì sẽ được thăng chức

Trang 8

Ngược lại: nếu nhân viên bị vi phạm

qui định quá nhiều có bị đuổi việc hay

không ?, và khi bị đuồi việc thông tin

nhân viên đó sẽ được huỷ bỏ hay được

lưu trữ lại tại phòng nhân sự ?

Khi nhân viên nhà sách mà bị vi phạm qui định quá nhiều thì mức phạt nặng nhất là sẽ đuổi việc thưa anh

Nhân viên khi bị đuổi thì hồ sơ sẽ được lưu trữ lại chứ không huỷ hẵn vì

co thể 1 vài vấn đề nào đó nảy sinh ra sau khi nhân viên đó nghỉ việc

Trang 9

Trương Thị Tuyết Cơ

Nguyễn Kết Địa chỉ Nhà sách Phan Huy Ích,

tượng

Nhân viên bán sách

Thông tin về quá trình bán

sách

Nắm rõ qui trình bán sách ở nhà sách

Nắm rõ các thức và nhu cầu của khách hàng đến mua sách

Chương

trình

-Giới thiệu

-Tổng quan dự án

-Tổng quan phỏng vấn

Các chủ đề đề cập

-chủ đề 1 câu hỏi và câu trả

lời

-Tổng hợp nội dung chính

-Ý kiến của người được hỏi

Kết Thúc

5 phút

15 phút

5 phút

10 phút

4 phút

1 phút (Dự kiến tổng cộng: 45 phút)

Trang 10

Đồ án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án :quản lí nhân viên bán sách Người được phỏng vấn:

Trương Thị Tuyết Cơ

Nguyễn Kết Câu hỏi: Trả lời:

Câu hỏi 1:

Thái độ và cách ứng xử khi khách vào

mua sách của nhân viên ở nhà sách

như thế nào ?

Nhà sách luôn đảm bảo thái độ và cách phục vụ của nhân viên lên hàng đầu Khi khách đến mua sách thì nhân viên

sẽ hỏi khách muốn mua sách gì để đưa khách hàng đến chỗ cần mua

Câu hỏi 2:

Nhà sách hay có chương trình giảm giá

cho khách vào mua sách hay không ?

Có nhà sách hay giảm trong các ngày

lễ ,và đối với sinh viên khi mua sách

về lịch sử hay triết học thì nhà sẽ giảm cho khách hàng đó

Câu hỏi 3:

Quá trình bán sách cho khách hàng

như thế nào?

Khi khách hàng đến mua được sách thì khách hàng sẽ ra quầy để thanh toán

Câu hỏi 4:

Nếu khách hàng phản ánh thì nhân

viên xử lí như thế nào ?

Nhân viên bán sách sẽ báo cho quản lí

và xem xét tình hình trước mắt để làm vui lòng khách

Trang 11

Lê Yến Nhi

Trần Thanh Dân Địa chỉ Nhà sách Phan Huy Ích,

tượng

Nhân viên Kỹ Thuật Các yêu cầu đòi hỏi:

Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần mềm

mà nhà sách đang sử dụng Chương

trình

-Giới thiệu

lời

Kết Thúc

5 phút

15 phút

5 phút

10 phút

4 phút

Trang 12

Đồ án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết

bị, phần mềm Người được phỏng vấn:

Lê Yến Nhi

Trần Thanh Dân Câu hỏi: Trả lời:

Câu hỏi 1:

Nhà sách mình dùng phần mềm nào để

quản lý kho sách ?

Nhà sách sử dụng phần mềm Ideasoft Book không chỉ để quản lý kho sách

mà nó còn có thể dùng để quản lý mua-bán,quản lý nhân viên,quản lý khách hàng

Câu hỏi 2:

Chị có thể cho biết rõ hơn về phần

mềm Ideasoft Book?

Ideasoft Book có chức năng kết nối tất

cả các nhà sách trong hệ thống đến văn phòng quản lý, online hoặc offline, qua các hệ thống đường truyền ADSL

Phần mềm quản lý tích hợp mã vạch khách hàng có thể tự thiết kế in ấn mã vạch cho sản phẩm của mình, tùy biến các báo cáo đầu ra sao cho phù hợp nhất liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn về nghiệp vụ bán hàng và tính năng sản phẩm của phần mềm quản lý nhà sách

Câu hỏi 3:

Thiết bị cũng nhà sách mình được

nhập chủ yếu ở đâu?

Trang thiết bị nhà sách được nhập từ các công ty trang thiết bị trên cả nước

Trang 13

Việc quản lý nhập trang thiết bị được

tiến hành như thế nào?

nhập thiết bị về,thủ kho sẽ cập nhập thông tin trong bảng tính của Excel

Trang 14

Nguyễn Bá Trung

Phạm Văn Hộp Địa chỉ Nhà sách Phan Huy Ích,

tượng

Kế Toán Trưởng Các yêu cầu đòi hỏi:

Nắm rõ Quy cách quản lý tài chính – cách thức lập hóa đơn và trả lương Chương

trình

-Giới thiệu

lời

Kết Thúc

5 phút

15 phút

5 phút

10 phút

4 phút

Trang 15

Đồ án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quản Lý Tài Chính

Người được phỏng vấn:

Nguyễn Bá Trung

Phạm Văn Hộp Câu hỏi: Trả lời:

Câu hỏi 1:

Anh có thể cho biết nhà sách mình

dùng phần mềm gì để quản lí tài chính,

cũng như kê khai tài chính hàng tháng?

Nhà sách sử dụng phần mềm Microsoft exel để kê khai tài chính hang tháng

Câu hỏi 2:

Vậy lợi nhuận doanh thu hàng tháng , thì

nhà sách có đầu tư vào khai thác thêm

sách mới không?

Có Mỗi tháng nhà sách luôn cập nhật những sách mới cho khách hang, hơn nữa cũng cải tiến ebook online cho khách hang từ xa

Câu hỏi 3:

Vậy doanh thu như vậy, liệu nhà sách

có bị lỗ vốn khi cập nhật sách không?

Đôi khi cũng có Do phải chi tiêu cho tiền mặt bằng, thuế… Đầu tư vào các trang thiết bị mới nên cũng có tháng phải chịu lỗ

Câu hỏi 4:

Vâng Vậy xin hỏi, việc cho thuê sách

như vậy, khách hang làm mất sách,

hay bị hư hạy có sao không?

Nếu khách hang làm hư hại hay mất sách, khách hang sẽ phải bồi thường thoe đúng giá của cuốn sách đó

Trang 16

II Mô Tả Hệ Thống - Hoạt Động Của Nhà Sách

1 Hệ Thống L ưu Trữ

- Đối với các đối tác là nhà xuất bản nhà sách sẽ lưu trữ các thong tin: Mã NXB, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email

- Khi nhập sách bộ phận nhập quan tâm các thông tin: Ngày nhập, Số phiếu nhập, Tên sách, Thể loại, Mã NXB, Tên NXB, Năm xuất bản, Số lượng, Đơn giá, Người nhập

- Khi nhập kho thì sách được đánh mã nếu loại đó là mới nhập về nhà sách lần đầu rồi phân loại theo các thể loại để tiện cho việc quản lý

- Khi khách hàng thanh toán nhà sách sẽ lập hoá đơn bán hàng Thông thường với mỗi hóa đơn họ chỉ lưu thông tin: Mã hóa đơn, Tổng giá trị, Ngày mua, Giờ mua, Mã sách, Tên sách, Số

lượng, Đơn giá.Nhưng với những hóa đơn trị giá trên 500.000 vnđ, nhân viên còn lưu thêm thông tin khách hàng: Họ tên, Địa chỉ, CMND và Điện thoại

- Đối với nhân viên nhà sách thì cần lưu trữ những thông tin: Họ và tên,

CMND, Ngày sinh, Phái, Địa chỉ, Điện thoại, Chức vụ, Ngày vào làm và Lương căn bản

2 Hoạt động nghiệp vụ của hệ thống:

- Báo cáo hằng tháng : Định kỳ cuối mỗi tháng, sách trong kho sẽ được kiểm

kê để báo cáo cho phòng kinh doanh (PKD) nhập sách về Tùy vào tình hình kinh doanh lỗ lãi, nhu cầu khách hàng và báo cáo từ bộ phận kho, PKD sẽ tìm nhà xuất bản (NXB) phù hợp

Mỗi loại sách nhập từ nhiều NXB và nhiều NXB cùng cung cấp 1 loại sách cho nhà sách Đơn giá và Số lượng sách tùy thuộc từng đợt nhập hàng về Sau khi lên kế hoạch nhập sách, nhà sách sẽ liên hệ các NXB trong kế hoạch để lập hợp đồng mua Sách sẽ được NXB giao tận kho và họ sẽ được thanh toán sau tại phòng kế toán Khi gặp sự cố giao hàng sai PKD sẽ trả hàng lại cho NXB kèm báo cáo của kho khi nhận sách Cuối mỗi tháng, PKD đều làm báo cáo về các loại sách đã nhập gửi về phòng Kế toán

- Nhập Xuất tại kho : Tại kho, khi NXB giao sách, bộ phận kho sẽ kiểm tra

sách có đúng loại sách và đủ số lượng so với hợp đồng đã ký hay chưa Nếu chưa kho sẽ gửi báo cáo để PKD xử lý Ngược lại kho sẽ lập phiếu nhập kho

để nhập sách vào kho Sau đó sách được kiểm tra Mã sách để phân loại và

Trang 17

sách mới rồi mới được nhập kho Sách sẽ được kho bảo quản cũng như kiểm

kê số lượng, chất lượng trong kho lẫn trên các quầy trưng bày trong

nhà sách định kỳ cuối mỗi thàng cũng như trong mỗi đợt nhập, xuất kho hay đưa sách lên các quầy Sau mỗi đợt kiểm kê, kho sẽ làm báo cáo về sách đã hết, sách tồn kho lâu gửi cho phòng Kế toán và PKD để nhà sách xử lý Định

kỳ mỗi tháng sách trưng bày tại các quầy trong nhà sách sẽ thay đổi kèm theo giảm giá cho những sách đã tồn kho quá lâu

- Bán sách : Thông thường, khi khách vào nhà sách sẽ tự chọn sách trên các

quầy trưng bày Nếu khách cần tìm sách thì các nhân viên trực quầy sẽ hướng dẫn họ Rồi họ mang sách ra quầy thu ngân để tính tiền và nhận hóa đơn Những hóa đơn này nhà sách chỉ lưu lại thông tin về giá trị, mặt hàng, ngày giờ mua Nhưng khi khách đến mua với số lượng lớn thì phải thông qua quầy thu ngân để kiểm tra lượng sách trong kho có đáp ứng được yêu cầu khách hay không Nếu có, khách hàng sẽ qua phòng kế toán để lập hợp đồng, tính tiền rồi nhận phiếu xuất kho và hóa đơn Sau đó họ đưa phiếu xuất kho cho bộ phận kho để nhận sách Đối với những khách hàng mua số lượng lớn thì thông tin của họ sẽ được lưu lại để tiện cho nhà sách quản lý và triển khai chương trình ưu đãi Nếu có sự cố thì họ sẽ quay lại phòng kế toán để xử lý

- Nhân sự : Phòng nhân sự sẽ lưu trữ thông tin lý lịch và từng chức vụ của

nhân viên Mỗi tháng nhân viên sẽ được nghĩ phép 3 ngày Nhân viên sẽ được thưởng hoặc phạt vào tiền lương tháng, dựa vào số giờ làm thêm hoặc số lần

vi phạm Nếu nhân viên vi phạm quá nhiều thì sẽ bị kỷ luật hoặc đuổi việc, thông tin về nhân viên đó vẫn được phòng Nhân sự lưu trữ lại

- Tài Chính :

o Tại quầy : Sau mỗi ca các nhân viên bán hàng sẽ thông kê đã bán bao

nhiêu sản phẩm, thu nhập bao nhiêu sau đó gửi cho nhân viên phòng Kế toán Nhân viên kế toán quyết định sẽ chuyển bao nhiêu tiền vào két và để lại bao nhiêu tiền lẻ để đổi cho khách ở ca tiếp theo

o Lương nhân viên : Lương của mỗi nhân viên được thanh toán đa số thông

qua hình thức chuyển khoản trực tiếp Nhân viên cũng có thể ứng trước lương vào ngày 15 hằng tháng, số tiền có thể ứng là 1/3 lương

3

III Biểu Mẫu

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	1,64 MB