Thủ tục tuyển dụng chuẩn

THỦ TỤC TUYỂN DỤNG

THỦ TỤC TUYỂN DỤNG

I - MỤC ĐÍCH:

Thủ tục này được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu công việc

của Công ty, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ

và tay nghề đúng yêu cầu của các Bộ phận trong Công ty

II – PHẠM VI:

Thủ tục này áp dụng cho việc Tuyển dụng trong toàn bộ Công ty

III – ĐĨNH NGHĨA: không có.

Xem xét

Kiểm tra

Xem xét

Lập hồ sơ tiếp nhận Thử việc

Xem xét

Tiếp nhận chính thức

Lư u

Nhu cầu tuyển dụng

Kết thúc

Bổ sung hồ sơ

Trả hồ sơ Không đạt

Đạt

Không đạt Đạt

Bản tự khai ứng viên: 3/BM-TTDT

Bài thi viết: TTDT; Bảng câu hỏi phỏng vấn: 5/BM-TTDT; BẢng đánh giá ứng viên: 6/BM-TTDT

4/BM-Giấy nhận viêc: TTDT; Hợp đồngthử việc: 8/BM-TTDTPhiếu đánh giá nhân viên mới: 9/BM-TTDT); Hợp đồng lao động chính thức

7/BM-Thuyết minh lưu đồ:

Việc tuyển dụng phải đáp ứng được nguyên tắc công bằng, công khai, đúng người

đúng việc, có căn cứ và hiệu quả Công ty cấm việc phân biệt đối xử trong tuyển dụng về

chủng tộc, đẳng cấp, nguồn gốc dân tộc, tôn giáo thương tật, giới tính, khuynh hướng

chính trị, tuổi tác

Việc tuyển dụng lao động theo định hướng, chiến lược sản xuất kinh doanh từ cán

bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ và lực lượng công nhân viên trực tiếp sản xuất được thực

hiện theo quy trình tuyển dụng như sau:

1/- Nhu cầu tuyển dụng:

Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, Phòng HCNS đềnghị, theo yêu cầu của các Bộ phận sử dụng

Các Bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dungnhư sau:

a) Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì ?

b) Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ưng được về: Tay nghề, trình độ chuyênmôn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc

c) Số lượng cần tuyển dụng

d) Loại lao động: chính thức hay thời vụ

e) Thời gian cần nhân sự

2/- Xác định, tập hợp nhu cầu:

Trưởng Bộ phận tập hợp nhu cầu nhân sự của các Bộ phận trực thuộc vào phiếu đăng kýnhu cầu nhân sự và chuyển cho Phòng HCNS theo biễu mẫu mã số: 1/BM-TTTD PhòngHCNS phải tiến hành các bước sau:

a)Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các Bộ phận về số lượng, yêu cầu phục vụ chocông việc gì?

b) Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với Trưởng Bộphận liên quan để thống nhất việc tuyển dụng;

c) Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng đối tượnglao động, số lượng lao động cần tuyển;

d) Lập tờ trình cho GĐ để xin ý kiến tuyển dụng lao động (có phân tích và thuyết minh

cụ thể); Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng Bộ phậnliên quan theo ý kiến của GĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụthể trình GĐ giải quyết

3/- Lên kế hoạch tuyển dụng:

Sau khi được GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng HCNS tiến hành lên kế hoạch tuyển dụngtheo biểu mẫu: 2/BM-TTTD bao gồm:

a) Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc

b) Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giớithiệu việc làm, các trường đào tạo)

c) Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng

d) Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bốtrí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn)

e) Thời gian phỏng vấn

f) Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng Nếu GĐ chưanhất trí thì dựa trên quan điểm của GĐ có sự trình bày của Phòng HCNS để thống nhất kếhoạch

4/- Thông báo tuyển dụng:

Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, Phòng HCNS tiến hành thông báo tuyểndụng qua báo, đài, các trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo hoặc niêm yếtthông báo, với các yêu cầu cụ thể như :

a) Các hồ sơ xin việc gồm: Lý lịch (2 bản), đơn xin việc (1), phiếu khám sức khỏe (1), CMND: bản sao có công chứng (1), hộ khẩu, các bằng cấp (tùy theo từng công việc), ảnh, địa chỉ liên lạc bằng điện thoại (nếu có)

b) Mức lương khởi điểm;

c) Địa điểm làm việc;

d) Địa điểm và thời gian tiếp nhận hồ sơ

09 NV kế hoạch SX 19 NV bảo vệ

Ví dụ nhân viên tiếp tân tuyển đợt 2, thứ tự nhận hồ sơ là 05 thì mã ứng viên là: 02-05

21-Phòng HCNS tiến hành sơ kiểm ứng viên xin thi tuyển dụng như sau:

a) Kiểm tra ứng cử viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND, kiểm tra và đối chiếu với cácgiấy tờ khác, trường hợp nghi ngờ ứng viên không đủ tuổi thì có thể kiểm tra quaphỏng vấn, nếu ứng viên không đủ tuổi thì không nhận

b) Kiểm tra ứng viên có đủ hồ sơ không ? Hồ sơ gồm:

- Sơ yếu lí lịch (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)

- Giấy khám sức khỏe (bản chính – 1 bản)

- Đơn xin việc (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)

- Giấy tạm vắng (bản sao có chứng thực của đơn vị cấp giấy), hộ khẩu (bảo sao cócông chứng – nếu có)

- Giấy CMND bản sao

- Văn bằng chuyên môn liên quan (bản sao có công chứng).

Toàn bộ các giấy tờ được làm không qúa 6 tháng tính đến ngày Phòng HCNSkiểm tra Trường hợp ứng viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu ứng viên bổ sung sau

c) Kiểm tra ứng viên có bằng cấp chuyên môn, có kinh nghiệm, cóchuyên môn đáp ứng được công việc không?

Nếu đạt yêu cầu thì Phòng HCNS thông báo lịch kiểm tra viết (nếu có) cho ứng viên,trường hợp không đạt thì trả hồ sơ cho ứng viên

Thông báo cho ứng viên được thực hiện bằng thư mời (trừ trường hợp không có địachỉ của ứng viên) Thư mời theo biểu mẫu: 10/BM-TTTD

6/- Kiểm tra ứng viên:

- Thi viết ứng dụng cho toàn bộ nhân viên công ty trừ công nhân sản xuất (cắt,may, hoàn thành, KCS), bảo vệ, nhân viên giao nhận

- Phỏng vấn áp dụng cho toàn bộ CNV Công ty

6.1 Kiểm tra kiến thức chuyên môn (bài kiểm tra viết):

- Phòng HCNS thông báo lịch kiểm tra cho ứng viên

- Phòng HCNS tổ chức cho ứng viên được kiểm tra

- Trước khi thi, ứng viên ghi vào bản tự khai theo biểu mẫu: 3/BM-TTTD

- Ứng viên làm bài kiểm tra theo biểu mẫu: 4/BM-TTTD

- Sau khi thi xong, Phòng HCNS tổ chức việc chấm thi, thông báo kết quả thi choứng viên bằng điện thoại

- Bảng tổng kết kết quả kiểm tra viết được ghi theo biểu mẫu danh sách ứng viên:11/BM-TTTD

6.2 Phỏng vấn:

- Đối với những ứng viên kiểm tra kiến thức chuyên môn đạt yêu cầu, PhòngHCNS lập danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn theo biểm mẫu: 12/BM-TTTD.Sau đó Phòng HCNS có trách nhiệm thông báo về lịch phỏng vấn và kiểm tra taynghề, lịch này được thông báo cho ứng viên biết rõ Thông báo phỏng vấn đượcthực hiện bằng thư mời theo biểu mẫu: 13/BM-TTTD

- Ứng viên không thi viết sẽ ghi vào bản tự khai theo biểu mẫu: 3/BM-TTTD

- Phòng HCNS chuyển ứng viên cho người phỏng vấn để kiểm tra hồ sơ và chuyênmôn, kinh nghiệm làm việc, cụ thể:

a/ Các điều kiện tuyển dụng:

1) Các bằng cấp, hoặc tay nghề đã được đào tạo như thế nào ?

2) Người xin việc đã hiểu gì về Công ty

3) Đã có kinh nghiệm làm việc hay không? nếu có thì thời gian là bao lâu ? đã làm việc ở nơi nào?

4) Điều kiện về ăn, ở, đi lại nếu được tiếp nhận;

5) Tìm hiểu đôi nét về nhân thân, hoàn cảnh gia đình;

6) Nguyện vọng khi được tiếp nhận làm việc

b/ Nghiệp vụ chuyên môn

- Tùy theo đối tượng người phỏng vấn sẽ phỏng vấn, trắc nghiệm về trình độchuyên môn, kỹ thuật, tay nghề

- Việc phỏng vấn được thực hiện theo biểu mẫu: 5/BM-TTTD

Sau khi phỏng vấn xong, người phỏng vấn ghi kết quả, chuyển bài phỏng vấn choPhòng HCNS Phòng HCNS tổng hợp kết quả theo biểu mẫu danh sách ứng viên:13/BM-TTTD và ghi vào bảng đáng giá ứng viên mã số: 6/BM-TTTD (đối với ứng viênđược tuyển dụng) trình GĐ duyệt kết quả tuyển dụng

Trên cơ sở duyệt của GĐ, Phòng HCNS lập thư mời nhân sự được tuyển dụng đếncông ty để hướng dẫn thời gian làm việc, các quy định của công ty, các công việc cầnthực hiện….Thư mời được lập theo biễu mẫu: 14/BM-TTTD

8/- Lập hồ sơ tiếp nhận :

- Tiến hành kiểm tra lại hồ sơ của ứng viên và chỉ làm thủ tục cho ứng viên đượcvào làm tại Công ty, nhận hồ sơ của ứng viên nếu ứng viên có đủ hồ sơ

- Tổ chức đào tạo nhân viên mới theo Thủ tục Đào tạo

- Hướng dẫn ứng viên ghi vào hợp đồng thử việc (đối với lao động chính thức cần

có thời gian thử việc), vào hợp đồng lao động thời vụ nếu là lao động thời vụ.Thời gian thử việc là 2 tháng đối với lao động có chuyên môn từ đại học trở lân

và 1 tháng đối với lao động khác Cấp cho ứng viên một bản hợp đồng thử việc vàlưu 1 bản hợp đồng thử việc vào hồ sơ

- Cấp giấy nhận việc cho ứng viên, phân biệt rõ ba trường hợp: tuyển dụng chínhthức không qua thời gian thử việc, phải qua thời gian thử việc, lao động thời vụ

9/- Thử việc:

- Phòng HCNS chuyển bản copy giấy nhận việc cho bộ phận có nhu cầu nhân sự

- Phòng HCNS hướng dẫn ứng viên đến thử việc tại bộ phận có nhu cầu

- Trước khi hết thời hạn thử việc tối đa 5 ngày Bộ phận sử dụng có trách nhiệmnhận xét kết qủa thử việc phiếu đánh giá nhân viên mới và hướng dẫn người thửviệc về Phòng HCNS để làm thủ tục ký hơp đồng lao động chính thức Nếu hếtthời hạn thử việc mà Bộ phận sử dụng không có nhận xét thử việc thì coi như Bộphận đó đã chấp nhận người thử việc vào làm việc chính thức

- Phòng HCNS mời người lao động thông báo chấm dứt hợp đồng thử việc vàhướng dẫn thủ tục thanh toán lương thử việc cho ứng viên

10/- Tiếp nhận chính thức:

Phòng HCNS thông báo cho Trưởng bộ phận để mời người lao động ký kết hợpđồng lao động chính thức theo quy định của nhà nước Phòng HCNS tiến hành làm cácthủ tục để tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức với ứng viên

11/- Kết thúc, lưu trữ hồ sơ:

- Lưu trữ hồ sơ cá nhân theo đơn vị, bộ phận

- Tất cả các thủ tục từng bước cho việc tuyển dụng nêu trên, sẽ được cập nhật toàn

bộ những giấy tờ có liên quan để làm bằng chứng và trên cơ sở đó thiết lập một

bộ hồ sơ hoàn chỉnh được lưu trử và duy trì vào hồ sơ cá nhân

5 Tài liệu tham khảo:không có.

6 Phụ Lục:

 Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự (biểu mẫu mã số: 1/BM-TTDT

 Kế hoạch tuyển dụng (biểu mẫu mã số: 2/BM-TTDT

 Bài thi viết (biểu mẫu mã số: 4/BM-TTDT

 Bảng câu hỏi phỏng vấn (biểu mẫu mã số: 5/BM-TTDT

 Bảng đánh giá ứng viên (biểu mẫu mã số: 6/BM-TTDT

 Hợp đồng thử việc (biểu mẫu mã số: 8/BM-TTDT

 Phiếu đánh giá nhân viên mới (biểu mẫu mã số: 9/BM-TTDT

 Thư mời kiểm tra chuyên môn (biểu mẫu mã số: 10/BM-TTDT

 Danh sách ứng viên thi chuyên môn (biểu mẫu mã số: 11/BM-TTDT

 Thư mời phỏng vấn (biểu mẫu mã số: 12/BM-TTDT

 Danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn(biểu mẫu mã số: 13/BM-TTDT)

 Thư mời đến làm việc (biểu mẫu mã số: 14/BM-TTDT)



THÔNG BÁO

Kính gởi:………

Trước hết Công ty xin trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã tham gia vào chương

trình tuyển dụng của công ty chúng tôi

Sau khi kiểm tra kiến thức chuyên môn, kỹ năng và phỏng vấn, Công ty

thông báo: Anh/Chị không trúng tuyển vào vị trí: NV Thiết kế

Trường hợp Anh/Chị muốn nhận lại hồ sơ, xin vui lòng liên hệ Chị Kim Hân,

Phòng HCNS Nếu Anh/Chị không lấy lại hồ sơ, chúng tôi sẽ chuyển hồ sơ Anh/

Chị vào hồ sơ lưu (ứng viên tiềm năng)

Trân trọng kính chào!

TP.HÀNH CHÁNH – NHÂN SỰ

DANH SÁCH ỨNG VIÊN THI CHUYÊN MÔN

S

tt Họ tên MSUV TínhG. N.Sinh Trình độ Tên trường C.ngành Chuyên mônkhác Ngoạingữ tínhVi

Ngày ………tháng…… năm 200…

DANH SÁCH ỨNG VIÊN THI CHUYÊN MÔN

Vi tính

Kết luận:

………

………

………

………

………

………

Nhận thử việc Trả hồ sơ Thời gian bắt đầu nhận việc : Thời gian thử việc : Mức lương thử việc :

Mức lương thoả thuận sau thử việc : Trưởng BP Trưởng phòng HCNS Giám đốc PHIẾU ĐĂNG KÝ NHU CẦU NHÂN SỰ Bộ phận có nhu cầu : ………

Ngày ghi phiếu : ………

nhân sự

Trưởng Bộ phận Phòng HCNS Giám Đốc

DANH SÁCH ỨNG VIÊN THAM DỰ PHỎNG VẤN

Vi tính

Ngày ………tháng…… năm 200…

DANH SÁCH ỨNG VIÊN THI CHUYÊN MÔN

Thời gian kiểm tra:

Vi tính

Ngày ………tháng…… năm 200…

Số: 10/BM-TTTD

THƯ MỜI

Kính gởi:………Trước hết, Công ty xin trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã tham gia vào chương trình tuyển dụng của Công ty chúng tôi

Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham gia kiểm tra về kiến

thức chuyên môn tại công ty chúng tôi với nội dung như sau:

Vị trí tuyển dụng:………Thời gian:………

Trân trọng kính chào!

TP.HÀNH CHÁNH – NHÂN SỰ

Số: 14/BM-TTTD

THƯ MỜI

Kính gởi:………Sau khi kiểm tra kiến thức chuyên môn, kỹ năng, Công ty thông báo:

Anh/Chị đã trúng tuyển vào vị trí:……… Chúng tôi xin trân trọng mời Anh/Chị đến công ty chúng tôi để thảo luận về công việc, giờ làm việc, các quy định của công ty, các công việc liên quan…Thời gian:………Địa điểm:………Người liên hệ:………Trường hợp anh/chị không thể thu xếp được thời gian, xin vui lòng liên hệ lạichúng tôi theo số điện thoại/địa chỉ trên để xác nhận lại

Công ty thông báo: Anh/Chị đạt kết quả tốt trong kỳ kiểm tra kiến thức chuyên môn vừa qua Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham gia phỏng vấn tại công ty chúng tôi với nội dung như sau:

Vị trí tuyển dụng:………

Thời gian:………

Địa điểm:………

Mọi chi tiết, anh chị vui lòng liên hệ ……….để được biết thêm chi tiết Rất mong Anh/Chị thu xếp thời gian tham gia Trường hợp Anh/Chị không thể thu xếp được thời gian, xin vui lòng liên hệ lại chúng tôi theo số điện thoại/địa chỉ trên để xác nhận lại Trân trọng kính chào! TP.HÀNH CHÁNH – NHÂN SỰ BẢNG ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN MỚI BẢNG ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN MỚI Họ tên nhân viên:………

Bộ phận: ………

Chức danh: ………

Mã số nhân viên: ………

Thời gian thử việc : tháng (Từ ngày / / đến hết ngày /

/…… )

A NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ:

1 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CV ( Trong thời gian thử việc):

Tuầ

n Các CV được giao Tiến độ, chất lượng CVĐánh giá về khả năng tiếp thu CV mớiĐánh giá về sự sáng tạo,

2 ĐÁNH GIÁ VỀ NĂNG LỰC THỰC HIỆN CV:

Biết tự lập kế hoạch thực hiện

cho mình theo kế hoạch trưởng

BP giao

4 Khả năng tiếp thu, nắm bắt côngviệc được giao

5

Mức độ hoàn thành công việc

3 THÁI ĐỘ VÀ HÀNH VI TÁC PHONG TRONG CÔNG VIỆC

1 Yù thức tổ chức kỷ luật và

chấp hành nội quy công ty

2 Tinh thần và thái độ làm việc

Yù thức trách nhiệm đối với

CV

3 Kỹ năng giao tiếp với đồng

nghiệp và cấp trên

4 Đạo đức – Tác phong

5 Khả năng làm việc độc lập

cũng như làm việc nhóm

B KẾT LUẬN CUỐI CÙNG :

Yù kiến của trưởng BP

………

………

………

………

Ý kiến của nhân viên được đánh giá ………

………

………

………

Ý kiến của P.HCNS: ………

………

………

………… ………

Ý kiến của Ban Giám Đốc ………

………

………

………

KẾT LUẬN CUỐI CÙNG (GĐ Cty)

ĐẠT  KHÔNG ĐẠT 

Ngày tháng năm 2004 Trưởng BP Trưởng phòng HCNS Giám đốc BÀI KIỂM TRA CHUYÊN MÔN VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN……… /MSCV: ……….

Họ tên ứng viên:……… Năm sinh………

Địa chỉ thường trú:……… Giới tính:………

Thời gian kiểm tra:………

Phần chấm điểm: Câu hỏi số Điểm Ghi chú T.điểm TP HCM, Ngày…….tháng…….năm 200

Người chấm (ký tên) Họ tên:………

Cảm ơn Anh/Chị đã tham gia chương trình tuyển dụng của Công ty. Anh/ Chị vui lòng: - Điền đầy đủ thông tin vào bảng hồ sơ ứng viên đính kèm - Thực hiện bài kiểm tra chuyên môn dưới đây trong khoảng thời gian: ………

Nếu bài kiểm tra đạt kết quả tốt, Anh/Chị sẽ được mời phỏng vấn trong vòng 10 ngày kể

từ ngày hôm nay

Câu hỏi 1: Các công văn, tài liệu, thông tin nào mà BP HCNS cần soạn thảo ?

Câu hỏi 2: Anh chị hãy nêu những cách thức lưu trữ thông tin, tài liệu mà anh chị biết ?

Câu hỏi 3: Những nguyên tắc khi tiếp khách qua điện thoại và tiếp khách trực tiếp?

Câu hỏi 4: Anh chị hãy soạn thảo một công văn

“Quyết định nhận nhân viên Nguyễn Văn B vào chức danh Nhân viên bảo vệ xưởng của

công ty“

BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN

VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN……… /MSCV:

……….

Họ tên ứng viên:……… Năm sinh………

Địa chỉ thường trú……… Giới tính:………

Thời gian thi:………

Stt Nội dung câu hỏi Mục đích (để test kỹ năng,

…gì?)

Điểm