LƯU TRỮ THÔNG TIN Chương 1 1. khái niệm về lưu trữ thông tin xét trên bình diện chung, LTTT là việc lưu các thông tin trên các vật mang tin khacs nhau nhằm mục đích truyền bá và sử dụng. về bản chất LTTT trong thư viện là việc tổ chức sắp xếp và lưu trữ các thông tin về tài liệu có trong thư viện của một cơ quan thông tin nhằm quản lý và sử dụng chúng một cách tốt nhất. Mục đích của lưu trữ thông tin trong thư viện: tạo lập nên bộ máy tra cứu của thư viện với các thành tố như các loại mục lục, các hộp phiếu hay mục lục điện tử, mục lục tra cứu trực tuyến OPAC. 2. Vai trò LTTT là một khâu công tác quan trọng không thể thiếu được trong các thư viện và cơ quan thông tin Nhờ có LTTT các TV và CQTT có thể tạo lập nên các phương tiện kiểm soát thư mục LTTT góp phần tạo nên BMTC, trên cơ sở đó giúp cho TV có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác cho người đọc và người dùng tin.
Trang 1LƯU TRỮ THÔNG TIN
Chương 1
1 khái niệm về lưu trữ thông tin
- xét trên bình diện chung, LTTT là việc lưu các thông tin trên các vật mang tin khacs nhau nhằm mục đích truyền bá và sử dụng
- về bản chất LTTT trong thư viện là việc tổ chức sắp xếp và lưu trữ các thông tin về tài liệu có trong thư viện của một cơ quan thông tin nhằm quản lý và sử dụng chúng một cách tốt nhất
Mục đích của lưu trữ thông tin trong thư viện: tạo lập nên bộ máy tra cứu của thư viện với các thành tố như các loại mục lục, các hộp phiếu hay mục lục điện tử, mục lục tra cứu trực tuyến OPAC
2 Vai trò
LTTT là một khâu công tác quan trọng không thể thiếu được trong các thư viện và cơ quan thông tin
Nhờ có LTTT các TV và CQTT có thể tạo lập nên các phương tiện kiểm soát thư mục
LTTT góp phần tạo nên BMTC, trên cơ sở đó giúp cho TV có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác cho người đọc và người dùng tin
- Đối với cán bộ thư viện:
Giúp cho CBTV có thể thực hiện được nhiều khâu công việc trong TV và CQTT
Các bình diện thể hiện:
Nhờ có LTTT mà CBTV có thể kiểm soát được VTL và nguồn lực thông tin mà TV có
Giúp cho CBTV có thể có được công cụ, các điểm truy cập để khai thác, tra cứu thông tin, phục vụ các câu hỏi và các nguồn tin khác nhau của người đọc và NDT một cách dễ dàng, thuận lợi
LTTT còn là cơ sở giúp cho NCBTV có thể định hướng trong công tác bổ sung, tổ chức triển lãm, trưng bày giới thiệu sách, biên soạn các bản thư mục
Tạo điều kiện thuận lợi cho CBTV trích rút dữ liệu thống kê báo cáo khi cần thiết
- Đối với người đọc:
LTTT cung cấp những phương tiện hết sức quan trọng phục vụ cho việc tra cứu, tìm tin
Trang 2Các TV và CQTT không thể triển khai việc phục vụ cho người đọc và NDT nếu không xác định được bộ máy tra cứu
Các bình diện thể hiện:
Nhờ có LTTT, thông qua các loại mục lục và CSDL TV và CQTT có thể giúp cho người đọc và NDT có khả năng nắm bắt được các đặc trưng của VTL, nhận biết được những thông tin cụ thể về tài liệu
Thông qua việc tạo lập các hệ thống mục lục, CSDL LTTT tạo điều kiện cho người đọc NDT có thể tra tìm tài liệu và thông tin theo yêu cầu vơí nhiều dấu hiệu khác nhau
Đặc biệt đối với các TV tổ chức kho đóng, người đọc không được trực tiếp tiếp cận tới giá sách LTTT đã cung cấp cho người đọc và NDT những tấm gương phản ánh VTL có trong và ngoài TV
LTTT còn góp phần định hướng cho người đọc đọc sách và sử dụng TV một cách có hiệu quả(MLCĐ, MLPL)
3 Các tiêu chí đươcđánh giá chất lượng các HTLTTT và BMTC
Có 5 tiêu chí
Tính bao quát: khả năng phản ánh được tình trạng của VTL và
nguồn lực thông tin
Các HTLTTT dù được tổ chức theo phương thức thủ công với các
ML hộp phiếu truyền thống hay tổ chức theo phương thức tự động với các CSDL đều phải phản ánh đúng thực trạng của VTL hoặc vốn thông tin
Yêu cầu đảm bảo tính bao quát
Thường xuyên tiến hành kiểm tra, bổ sung, chỉnh lý, sửa đổi, các HTML, các bộ phiếu CSDL
Tránh trường hợp sách không còn trong kho nhưng vẫn còn phiếu
or biểu ghi trong HTLTTT và ngược lại có sách trong kho nhưng không có phiếu or biểu ghi trong HTLTTT
Tính linh hoạt cập nhật: VTL or nguồn lực thông tin là một hệ
thống năng động luôn biến đổi HTLTTT phản ánh VTL nên nó phải linh hoạt để phản ánh được đầy đủ sự thay đổi, biến động của VTL
Các HTLTTT phải được tổ chức linh hoạt đảm bảo cho việc cập nhật, bổ sung thông tin được thuận lợi và dễ dàng
Việc cập nhật, bổ sung, loại bỏ, sửa đổi thông tin phải được thực hiện dễ dàng và không ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống
Trong các loại HTLTTT thì HTLTTT tự động hóa dễ dàng cập nhật thông tin nhất
Trang 3Việc cập nhật thông tin trong HTLTTT truyền thống khó khăn hơn nhất là loại ML dạng in thành sách
Khả năng hiệu quả tra cứu: Các HTLTTT phải được tổ chức
khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu của NDT Việc này thể hiện
ở cả nội dung và hình thức của hệ thống
Các hộp phiếu phải có các loại phiếu tiêu đề để phân chia các nhóm phiếu Mỗi loại ML phải có nhãn chung ghi rõ cách tổ chức,
cơ cấu của mục lục
Các hộp phiếu phải có nhãn ghi rõ giới hạn các phiếu trong hộp Các TV và CQTT phải có hướng dẫn sử dụng để bạn đọc và người NDT có thể sử dụng HTLTTT để tra cứu dễ dàng
Các TV và CQTT phải tổ chức các HTLTTT sao cho bạn đọc và NDT có thể tìm theo nhiều cách, nhiều điểm tiếp cận, nhiều khía cạnh khác nhau
Muốn làm được điều này chúng ta phải xây dựng các HTLTT tự động hóa, các CSDL, ML điện tử…với sự giúp đỡ của máy tính Đối với các CSDL được quản lý bằng các phần mềm tích hợp cần phải: hỗ trợ
Tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý và LTTT
Các HTLTTT phải tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý và LTTT Đây
là một trong những tiêu chí quan trọng khi xem xét và đánh giá các HTLTTT Bao gồm cả HTLTTT truyền thống và tự động hóa
Tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý thông tin tạo nên sự thống nhất và nâng cao chất lượng hoạt động xử lý thông tin và của HTLTTT Tuân thủ các tiêu chuẩn về LTTT tạo tiền đề thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các HTLT và giữa các TV
Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập hiện nay các TV tại VN đang có những bước chuyển mình mạnh mẽ nhằm thích ứng và theo kịp sự phát triển của nền TV trên TG
Việc áp dụng các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế vào hoạt động
TV là một xu thế tất yếu và đang được các CQTT TV hết sức quan tâm
Một số yêu cầu khác:
Yêu cầu về tính ngắn gọn:nên chiếm ít diện tích, dễ bảo quản ML sách được coi là chiếm ít diện tích nhất trong khi đó mục lục phiếu lại chiếm nhiều diện tích nhất
Yêu cầu về tính cơ động:
Khả năng tháo dời và di chuyển ra bên ngoài của mục lục
Trang 4Mục lục sách và mục lục điện tử trực tuyến là dễ dàng được sử dụng ở bên ngoài TV
Mục lục điện tử trực tuyến cho phép bạn đọc có thể ngồi tại nhà or
sử dụng máy tính kết nối mạng để tra cứu TL của thư viện
4 Các thành tố của bộ máy tra cứu(liên hệ với thực tập)
Thông thường bao gồm 7 thành tố Trong đó BMTC truyền thống có 4 thành tố và BMTC TV hiện đại có 3 thành tố
Các thành tố của BMTC truyền thống
Kho tài liệu tra cứu
Hệ thống mục lục
Các bộ phiếu
Hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc
a Kho tài liệu tra cứu
Kho tài liệu tra cứu là tập hợp có tổ chức các tài liệu tra cứu và các bản thư mục Thực chất kho là 1 bộ sưu tập đặc biệt các loại tài liệu tra cứu giúp cho người đọc và người dùng tin có thể nhanh chóng tìm
ra những thông tin mà mình quan tâm
b Hệ thống mục lục
Trong các TV truyền thống, để tạo điều kiện cho người đọc và NDT
có thể khai thác, sử dụng TV một cách dễ dàng người ta đã tổ chức các loại mục lục và hộp phiếu Đó là các hệ thống LTTT truyền thống cung cấp các phương tiện tra cứu không thể thiếu được giúp cho người đọc tìm được những tài liệu cần thiết có trong VTL TV
c Các bộ phiếu truyền thống
Các bộ phiếu truyền thống là một trong những yếu tố cấu thành nên
bộ máy tổ chức LTTT truyền thống Nó thông thường bao gồm
Hộp phiếu chuyên đề: tổ chức theo một chuyên đề or một số chủ đề nào đó được bạn đọc quan tâm
Bộ phiếu dữ kiện: là tập hợp các phiếu chứa thông tin về sự kiện, về đối tượng cụ thể được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu và dữ kiện người dùng tin Bộ phiếu dữ kiện không chỉ cung cấp các thông tin cụ thể mà còn cung cấp cả các nguồn tin, địa chỉ của thông tin đó
Hộp phiếu bài trích: phản ánh các bài trích đăng trên báo, tạp chí, tạp san, chuyên khảo
d Hồ sơ trả lời bạn đọc
Cũng là thành tố được nhiều TV và CQTT tạo lập thực chất đây là bộ
hồ sơ về lưu giữ những câu hỏi câu trả lời bạn đọc phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho người dùng và các hoạt động chuyên môn của CBTV
Trang 5Các thành tố của BMTC thư viện hiện đại
Cơ sở dữ liệu
Mục lục điện tử
Các nguồn tra cứu khác trên internet
1 Cơ sở dữ liệu
Là một trong những bộ phận cấu thành nên BMTC hiện đại đây là một nguồn thông tin rất phong phú bao quát nhiều lĩnh vực khác nhau
Các CSDL thông thường được lưu trữ trong các đĩa CD-ROM, và các bộ nhớ của máy tính phục vụ tra cứu
Cùng với sự phát triển của internet đặc biệt là internet tốc độ cao, các CSDL trực tuyến hình thành tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng và tăng khả năng chia sẻ thông tin
CSDL đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện hiện đại
Những ứng dụng của CNTT-TT đã tạo tiền đề cho các TV và CQTT trong việc xây dựng các CSDL phục vụ cho hoạt động của mình
Dựa trên mức độ đầy đủ mà thông tin phản ánh, CSDL được chia ra:
CSDL thư mục
CSDL dữ kiện
CSDL toàn văn
2 Mục lục điện tử
Là một danh mục về tài liệu lưu trữ trong các cơ quan thông tin –thư viện đã được tin học hóa và trở thành dạng điện tử cho phép NDT có thể sử dụng máy tính tra cứu trực tuyến và đoạn tuyến
Các CSDL do các CQTV tạo lập nên là tiền đề để mục lục điện tử hoạt động Giúp cho người đọc và NDT có thể tra cứu được dễ dàng, tùy vào điều kiện thực tế các TV và CQTT đã tạo lập mục lục điện tử, mục lục trực tuyến hay mục lục công cộng, truy cập trực tuyến OPAC
MLĐT có ưu điểm tra tìm tài liệu với sự hỗ trợ của máy tính điện tử nên nhanh chóng, chính xác,đầy đủ và linh hoạt do được hỗ trợ bởi các toán tử tìm: bool, chặt cụt, lân cận giúp NDT có thể mở rộng thu hẹp phạm vi tìm kiếm để có thể tìm được chính xác tài liệu mình cần
3 Các nguồn tra cứu khác trên internet
Internet là một kho dữ liệu khổng lồ, đa dạng, không có khổ mẫu thống nhất, không sắp xếp và quản lý theo một thức thống nhất vì thế để tìm được thông tin trên internet đòi hỏi phải có những nguồn tra cứu
Các nguồn tra cứu này tổ chức các công cụ, các chương trình hỗ trợ NDT tìm kiếm và khai thác thông tin trong một hoặc vài CSDL trực tuyến trên internet
Đặc điểm các nguồn tra cứu khác trên internet:
Trang 6Thông tin cập nhật thường xuyên Khác với tra cứu TT trên offine, trên internet có rất nhiều công cụ cho phép tra cứu được những thông tin được cập nhật thường xuyên
Ngoài ra với sự hỗ trợ của các chương trình tự động hóa lấy tin đã hỗ trợ rất nhiều trong việc tìm và cập nhật tin
Thông tin không được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng
Hạn chế truy cập
Các nguồn tr cứu khác trên internet bao gồm: máy tìm tin, danh mục chủ đề, cổng thông tin, website của các CQTT, TV
Liên hệ với thực tập
- Nêu 7 thành tố
- Nêu 5 tiêu chí
- Nêu các điểm chính
Thư viện Hà Tĩnh là thư viện thuộc hệ thống thư viện công cộng Từ khi thành lập đến nay, Thư viện tỉnh Hà Tĩnh ngày càng được củng cố và phát triển, thu hút bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông, Thư viện tỉnh Hà Tĩnh
đã và đang đẩy mạnh mọi mặt hoạt động nhằm đáp ứng thỏa mãn nhu cầu, nghiên cứu học tập và nâng cao dân trí cho mọi đối tượng bạn đọc góp phần đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh
tế, văn hóa, phục vụ các tầng lớp nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức các ngành, các giới trong tỉnh, tổ chức cá nhân nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Hà Tĩnh Thư viện tỉnh đặc biệt chú trọng phục vụ các cơ quan Đảng và chính quyền, những tổ chức chuyên môn, những người là công tác nghiên cứu, giảng dạy trong tỉnh
Thư viện có 178.487 bản sách và đã ứng dụng công nghệ thông tin vào để phục vụ bạn đọc
Bộ máy tra cứu của thư viện tỉnh Hà Tĩnh: bao gồm bộ máy tra cứu truyền thống và bộ máy tra cứu hiện đại
Bộ máy tra cứu truyền thống bao gồm: mục lục phân loại, mục lục chữ cái tên tác giả, mục lục chữ cái tên tài liệu
Bộ máy tra cứu hiện đại: mục lục tra cứu trực tuyến trên Module OPAC Phần mềm ứng dụng: phần mềm hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6
- Nêu qua từng bộ máy
- Nhận xét về bộ máy đó
Chương 2
1 Khái niệm về mục lục
Mục lục là một khái niệm được sử dụng rộng rãi trong cơ sở và trong ngành TTTV Mục lục được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Trên thực
tế có nhiều cách định nghĩa khác nhau
Trang 7- Theo “từ điển tiếng Việt” mục lục có 2 nghĩa:
Một là: ML là biểu ghi các đề mục với số trang theo trình tự trình bày trong sách, tạp chí( để ở đầu or cuối sách)
Hai là: danh mục sách, báo, tư liệu lập theo những quy tắc nhất định Định nghĩa này phản ánh chưa đầy đủ
- Theo “từ điển thuật ngữ” của thư viện Quốc Gia
Mục lục là một bảng kê những tài liệu có trong TV or 1 nhóm TV được tổ chức theo 1 sơ đồ nhất định nhằm giới thiệu nội dung VTL Mục lục là
bộ máy tổ chức và tìm tin chủ yếu của TV
Định nghĩa này chưa bao quát, toàn diện vì trên thực tế có những mục lục không những đề cập đến nội dung mà còn đề cập đến cả hình thức còn mục lục của TVQG chỉ đề cập đến nội dung
- Bản chất: MLTV là bảng kê(hay danh mục) các tài liệu có trong TV được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm giới thiệu đặc trưng của VTL
Mục đích của ML là mô tả và hệ thống hóa các đặc trưng của các tài liệu
có trong VTL củ TV, nhằm tạo điều kiện cho người dùng có thể tra cứu
TT phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau
2 Căn cứ phân loại mục lục
Công tác biên mục luôn hướng tới việc thỏa mãn mọi nhu cầu đặt ra của chính CBTV, của công tác tra cứu và của người đọc
Từ một vài dạng mục lục đơn giản, hiện nay người ta đã sử dụng nhiều loại mục lục, đa dạng và phong phú về loại hình và phương thức tổ chức Căn cứ vào các tiêu chí khác nhau có thể phân loại mục lục TV thành các loại sau:
a) Căn cứ vào đặc trưng của tài liệu
ML tên sách
ML chữ cái
ML tác giả
ML phân loại
ML chủ đề
ML kiểu từ điển
Mục lục chữ cái
Sử dụng phổ biến trong các TV Phản ánh các đặc trưng về hình thức của tài liệu các phiếu mô tả TL được sắp xếp theo vần chữ cái họ tên tác giả
cá nhân, các tác giả tập thể và tên các xuất bản phẩm
Cấu tạo: xác đinh bởi vần chữ cái của tiêu đề mô tả và theo quy ước sắp xếp các phiếu mô tả
Mục lục phân loại
Phản ánh các thôg tin đặc trưng về nội dung của VTL
Trang 8Các phiếu mô tả TL được sắp xếp phù hợp với nội dung của chúng theo các môn ngành tri thức và tiếp tục phân mục nhỏ hơn theo trật tự logic và cấp bậc lệ thuộc
Phản ánh nội dung VTL theo các môn ngành tri thức
MLPL được tổ chức theo bảng phân loại mà TV or CQTT đã sử dụng trong quá trình phân loại tài liệu phân loại theo ngành còn đề mục chủ đề phân loại theo vấn đề
Cấu tạo tối ưu: MLPL và ô tra chủ đề chữ cái
MLPL phản ánh VTL theo cơ cấu của bảng phân loại mà TV or CQTT hiện đang áp dụng
Ô tra cứu chủ đề: hỗ trợ MLPL giúp cho việc đáp ứng nhu cầu, tìm tài liệu theo chủ đề Người đọc nhanh chóng xác định được vị trí của các vấn
đề mình cần tìm trong MLPL
Ô tra chủ đề chữ cái: danh mục các chủ đề được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái thể hiện nội dung của tài liệu
Mục lục chủ đề
Các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái tên các đề mục chủ đề và phụ đề
Phản ánh nội dung của VTL(MLPL phản ánh VTL theo các môn ngành tri thức, MLCĐ theo các chủ đề) Tại các TV và CQTT có sử dụng bảng ĐMCĐ trong định chủ đề tài liệu, MLCĐ có thể được tổ chức trên cơ sở tham khảo các bảng ĐMCĐ đó
Ở một số TV và CQTT, MLCĐ dược tổ chức dưới dạng các hộp phiếu chuyên đề
Mục lục kiểu từ điển
Các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái, họ tên tác giả, tên sách, tên cơ quan(tác giả, tập thể), nhan đề của tài liệu và đề mục chủ đề
Trong mục lục kiểu từ điển, các chức năng mục lục chữ cái và mục lục chủ đề
Ở Việt Nam, mục lục kiểu từ điển chỉ được tìm hiểu trên bình diện lý luận, chưa có TV or CQTT nào áp dụng loại mục lục này
b) Căn cứ vào đối tượng sử dụng
Mục lục độc giả
Mục lục công vụ
Mục lục độc giả
Biên soạn cho người đọc sử dụng có thể là MLPL, MLCC, MLCĐ, MLTG…MLĐG đôi khi còn gọi là ML công dụng
Loại mục lục này phản ánh các đặc trưng của VTL, giới thiệu tài liệu cho người đọc, nó đảm đương các nhiệm vụ hàng đầu của mục lục thư viện
Trang 9Đặc điểm: đây là loại ML phản ánh kho sách có lựa chọn không phản ánh toàn bộ sách có trong kho Các tv đều phải có sự lựa chọn sách khi đưa vào phản ánh trong mục lục độc giả Yêu cầu đặt ra đối với tài liệu được đưa vào phản ánh trong MLĐG là phải đảm bảo tính khoa học và tư tưởng các sách lạc hậu mang các quan điểm không chính thống hoặc bộ phận kho sách nghiên cứu không đưa vào phản ánh trong mục lục
Mục lục công vụ
Biên soạn dành riêng cho CBTV, sử dụng nội bộ trong quá trình bổ sung, làm công tác chỉ dẫn thư mục và thông tin
Trong một số trường hợp phải sử dụng mục lục công vụ để thỏa mãn nhu cầu của người đọc, khi người đọc có yêu cầu và mục lục độc giả không đáp ứng được yêu cầu đó
MLCV hay còn gọi là mục lục sự vụ hay mục lục công tác
Đặc biệt: phản ánh toàn bộ kho tài liệu trong TV, bất kể thuộc loại nào, các bình diện thể hiện:
Phản ánh tài liệu trong kho một cách đầy đủ, tạo điều kiện cho cán bộ thư viện sử dụng thuận lợi
Không đơn thuần là một bảng kê tài liệu mà còn phản ánh tài liệu một cách chính xác có phân biệt tài liệu tốt- xấu
c) Căn cứ vào phạm vi phản ánh kho sách
Mục lục kho sách riêng
Phản ánh các bộ phận kho sách riêng biệt có trong TV or CQTT Phản ánh các kho sách cụ thể của các TV, các ko sách này có thể được tổ chức theo loại hình tài liệu hoặc theo các phòng chức năng
Mục lục tổng quát
Phản ánh toàn bộ or đại bộ phận sách có trong thư viện, phản ánh kho sách chung của TV Trong các TV MLTQ chữ cái thường là mục lục công vụ
Mục lục liên hợp
Phản ánh VTL của nhiều TV, MLLH nêu rõ 1 tài liệu cụ thể hiện đang được lưu giữ ở TV nào Trên thực tế, loại mục lục này thường do nhiều thư viện cộng tác với nhau bên soạn để phản ánh tài liệu của các Tv đó về một đề tài or lĩnh vực nào đó Việc biên soạn MLLH có thể tạo điều kiện cho việc chia sẻ nguồn lực và thúc đẩy việc mượn giữa các TV
d) Căn cứ vào một số dấu hiệu khác
- Căn cứ vào ngôn ngữ tài liệu
ML tài liệu tiếng Việt
ML tài liệu tiếng anh
ML tài liệu tiếng Nga
- Căn cứ vào đối tượng xuất bản và biên mục
Trang 10Trong một số trường hợp khi tổ chức mục lục người ta thấy 1 dấu mốc làm tiêu chí lựa chọn tài liệu đưa vào thư mục
Ví dụ: ML tài liệu xuất bản từ 1975 trở về trước do sự thay đổi về bảng phân loại
- Căn cứ vào hình thức của tài liệu
Khái niệm về vật mang tin đã thay đổi một TV or CQTT hiện nay có thể có: Ml sách, ML báo tạp chí, ML bản đồ, ML vi phim, ML luận án, ML băng đĩa…
3 Phương pháp tổ chức mục lục phân loại
Mục lục chữ cái
Gồm 5 bước:
1) Thiết lập hệ thống phiếu tiêu đề
Đây là loại phiếu có mào nhô ở giữa, bên trái or bên phải bao gồm:
Phiếu tiêu đề chính: phản ánh vần chữ cái của 1 ngôn ngữ nhất định
Phiếu tiêu đề phụ: phản ánh vần chữ cái được ghép với nguyên âm or phụ âm
2) Thiết lập hệ thống phiếu hướng dẫn
Đây là loại phiếu mô tả kết hợp với phiếu tiêu đề có ghi các chỉ dẫn cho bạn đọc có 2 loại phiếu hướng dẫn: phiếu chỉ chỗ và phiếu chỉ dẫn tham khảo
3) Sắp xếp phiếu mô tả
vị trí của phiếu mô tả trong mục lục chữ cái nằm ở đâu tùy thuộc vào chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả chính của phiếu nếu chữ cái đầu tiên giống nhau thì lại xếp theo chữ cái thứ 2, nếu cc thứ 2 giống nhau thì lại xếp theo chữ cái thứ 3…
4) Thiết lập nhãn hộp phiếu
Để giúp bạn đọc có thể tra cứu được dễ dàng, khi tổ chức mục lục chữ cái phải xây dựng nhãn hộp phiếu
Nội dung của nhãn hộp phiếu ghi lại những vấn chữ cái được xếp trong hộp phiếu đó
Cách ghi: vần chữ cái của phiếu tiêu đề đầu tiên sau đó gạch ngang(-) vần chữ cái của phiếu tiêu đề cuối cùng được xếp trong hộp phiếu đó
VD: A – Đ
5) Định vị hộp phiếu trong tủ mục lục
Sau khi xếp phiếu mô tả vào hộp và lập nhãn hộp phiếu người cán bộ biên mục phải xếp các hộp phiếu vào tủ mục để định vị hộp phiếu trong
tủ mục lục phải đánh số thứ tự của các hộp phiếu đồng thời đánh số thứ
tự vị trí của các hộp phiếu đó ở trên tủ mục lục
Mục lục phân loại
1) Phiếu tiêu đề