CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN

PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC THỰC HIỆN 3.1 Nhận xét về thực trạng kiểm to

PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN DO CÔNG TY

TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC THỰC HIỆN

3.1 Nhận xét về thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do công

ty AAC thực hiện

3.1.1 Ưu điểm

3.1.1.1 Nhân sự, môi trường làm việc của công ty Kiểm toán và Kế toán AAC

Công ty Kiểm toán và kế toán AAC cho đến nay đã phát triển thành một

“thương hiệu” nổi tiếng, không chỉ ở Đà Nẵng mà cả khu vực miền Trung – Tây Nguyên cũng như một số tỉnh, thành phố lớn phía Nam, phía Bắc Để có được kết quả đáng mừng như thế, AAC đã phải trải qua rất nhiều giai đoạn và luôn nỗ lực hết mình

Đầu tiên, đó là thành công của cả một tập thể năng nổ, nhiệt tình được dẫn dắt, kiểm soát bởi một đội ngũ lãnh đạo ưu tú và tâm huyết Mỗi cá nhân trong AAC đều luôn cố gắng làm tốt nhiệm vụ, vai trò của mình để nâng cao chất lượng của mọi cuộc kiểm toán Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và tinh thần tập thể cao không chỉ làm giảm áp lực công việc mà còn nâng cao hiệu quả cuộc kiểm toán Hơn nữa, đội ngũ lãnh đạo của công ty luôn chú trọng nâng cao chất lượng kiểm toán viên và thường xuyên đào tạo, tuyển chọn nguồn nhân sự mới Cụ thể, công ty thường xuyên cập nhật những thông tư, nghị định, chế độ mới về thuế, kế toán và kiểm toán Định kỳ, công ty còn tổ chức các buổi hội thảo để các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên có thể cập nhật kiến thức mới, đồng thời qua đó, các kiểm toán viên cũng trao đổi kinh nghiệm với nhau

Thứ hai, đó là kinh nghiệm và chuyên môn vững chắc của các KTV như khi áp dụng kỹ thuật quan sát, một kỹ thuật được xem là mang tính chủ quan nhiều nhất vì phần nhiều phụ thuộc vào sự tinh tế và khả năng nắm bắt tình hình của kiểm toán viên, các kiểm toán viên AAC tỏ ra khá mau lẹ và chính xác… Những điều này chứng tỏ rằng các kiểm toán viên AAC đã đáp ứng được các đòi hỏi về các phẩm chất cá nhân và yêu cầu nghiệp vụ

Thứ ba, bên cạnh nhân tố con người, là sự vận dụng tốt các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính Các bằng chứng kiểm toán thu thập được không chỉ được sử dụng một cách đơn lẻ, mà còn được kế thừa và xâu chuỗi với tính logic cao

Thứ tư, trải qua hơn 18 năm hình thành và phát triển, AAC đã xây dựng được nền móng thực hiện vững chắc, chính xác các thủ tục kiểm toán, kỹ thuật thu thập bằng chứng; để từ đó các kiểm toán viên có điều kiện để áp dụng linh hoạt và sáng tạo hơn Ví dụ, đối với việc xác nhận, AAC thiết kế sẵn các mẫu thư xác nhận phù hợp cho từng mục đích và trường hợp (mẫu thư xác nhận đã có điền sẵn số dư và

mẫu thư xác nhận đề nghị điền vào số dư); để phục vụ cho kỹ thuật phỏng vấn, AAC

sử dụng các bảng câu hỏi chi tiết đã soạn trước với nội dung rất cụ thể và rõ ràng, đảm bảo có thể thu thập được tất cả những thông tin cần thiết Đặc biệt đối với các khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, AAC đã xây dựng sẵn các chương trình kiểm toán riêng thích hợp Các qui định về tài liệu mà đơn vị khách hàng cần cung cấp cũng được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo các kiểm toán viên không bỏ sót

3.1.1.2 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một quy trình kiểm toán khá phức tạp Qua thực tế tìm hiểu quy trình kiểm toán do Công ty Kiểm toán và kế toán AAC thực hiện, em nhận thấy có một số ưu điểm đáng kể

a) Tìm hiểu quy trình

Qua phỏng vấn, điều tra các nhân viên kế toán cũng như ở các bộ phận liên quan, các KTV tìm hiểu chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền của đơn vị khách hàng một cách kỹ lưỡng, sau đó tóm tắt lại một cách súc tích, dễ hiểu nhưng cũng không kém chi tiết, làm cơ sở cho việc xác định rủi ro kiểm toán cũng như thiết kế các thử nghiệm phù hợp, đáp ứng hiệu quả kiểm toán

b) Test D&I đối với chu trình mua hàng- thanh toán

KTV của công ty AAC đã thực hiện tốt bước công việc này thông qua việc sử dụng các kỹ thuật phỏng vấn điều tra, dựa trên các mục tiêu kiểm soát, điều tra xem một số thủ tục kiểm soát chính tương ứng với mỗi mục tiêu có được đơn vị thực hiện hay không Từ đó sẽ quyết đinh test OE hay không

3.1.2 Nhược điểm

Tuy nhiên, bên canh những ưu điểm kể trên, công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do công ty AAC thực hiện vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định

a) Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng phần mềm tin học vào công tác

kế toán của đơn vị Phần mềm kế toán đã dần thay thế các phương pháp kế toán thủ công Giống như môi trường kế toán thủ công, môi trường tin học cũng gián tiếp gây

ra những sai sót và gian lận trên BCTC Thế nhưng, việc tìm hiểu hệ thống KSNB trong môi trường tin học chưa được AAC chú trọng Chính điều này có thể gây ra các rủi ro mà KTV không lường trước được

b) Thủ tục phân tích

Khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, công ty ít chú trọng đến việc sử dụng thủ tục phân tích, nếu có cũng chỉ là phương pháp phân tích xu hướng, tức là so sánh sự biến động của các chỉ tiêu liên quan đến trên BCTC qua hai năm Trong khi đó thực tế đã chứng minh thủ tục phân tích là một biện pháp nhanh

chóng, ít tốn kém về thời gian, công sức nhưng bằng chứng thu được lại có tính hiệu lực cao Việc sử dụng hiệu quả các thủ tục phân tích, đặc biệt khi hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hoạt động hiệu quả, giúp làm giảm bớt công việc kiểm tra chi tiết, từ đó đẩy nhanh tiến độ công việc và giảm thiểu chi phí kiểm toán, nâng cao chất lượng, uy tín của công ty kiểm toán

c) Chọn mẫu kiểm toán

Khi kiểm toán, phương pháp chọn mẫu mà công ty áp dụng là phương pháp chọn mẫu phi thống kê, chủ yếu dựa vào cảm tính và kinh nghiệm của kiểm toán viên chứ không hề áp dụng các biện pháp tính toán một cách khách quan và khoa học như phương pháp chọn mẫu thống kê Mỗi phương pháp có một ưu và nhược điểm riêng, không thể đánh giá vai trò và kết quả mà mỗi phương pháp mang lại một cách chính xác được mà phải tùy thuộc vào tình hình cũng như từng trường hợp cụ thể mà chọn một phương pháp phù hợp để chất lượng cũng như kết quả của cuộc kiểm toán là tốt nhất Do đó, trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nên kết hợp giữa hai phương pháp để đạt được hiệu quả tối ưu

d) Áp lực thời gian

Số lượng khách hàng của công ty ngày càng tăng lên nên đoàn kiểm toán thường

bị sức ép về thời gian kiểm toán cũng như phát hành báo cáo Do thời gian gấp rút nên một số trường hợp như tổng kết của các thành viên trong đoàn, tổng kết của trưởng đoàn không được trình bày trên giấy làm việc Một số thủ tục như danh mục kiểm tra cuối cùng, gởi thư xác nhận được bỏ qua cho kịp tiến độ

Mặt khác do nhu cầu của khách hàng cao nhưng số lượng nhân viên công ty có hạn nên số lượng thành viên của mỗi đoàn kiểm toán còn ít, các thành viên phải đảm nhận nhiều công việc dẫn đến có thể không kiểm soát hết rủi ro kiểm toán

3.2 Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh

toán mà công ty AAC thực hiện

3.2.1 Hoàn thiện tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

hóa

Hiện nay, việc áp dụng các phần mềm kế toán hay phần mềm quản trị trở nên phổ biến Hầu như doanh nghiệp nào cũng ứng dụng tin học vào công tác kể toán nói riêng và công tác quản lý, kiểm soát nội bộ nói chung

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 401 “ Thực hiện kiểm toán trong môi trường tin học” thì:

“ Việc sử dụng máy vi tính làm thay đổi quá trình xử lý thông tin, lưu trữ và

chuyển tải thông tin tài chính và có thể ảnh hưởng đến hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán Do vậy, môi trường tin học cũng ảnh hưởng đến:

- Các thủ tục do kiểm toán viên thực hiện để có được sự hiểu biết đầy đủ về hệ

thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Việc xem xét rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và đánh giá của kiểm toán viên

về rủi ro kiểm toán.

- Việc thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản phù

hợp để đạt được mục đích kiểm toán.”

Vì thế “ kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải có hiểu biết đầy đủ về môi trường

tin học để lập kế hoạch, chỉ đạo, giám sát và kiểm tra công việc kiểm toán đã thực hiện Trong mỗi cuộc kiểm toán cụ thể, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải đánh giá sự cần thiết phải có những kỹ năng chuyên sâu về hệ thống máy tính để phục vụ cho cuộc kiểm toán”

Khi lập kế hoạch về những công việc của cuộc kiểm toán chịu ảnh hưởng của môi trường tin học, KTV và công ty kiểm toán phải hiểu biết tầm quan trọng và tính phức tạp của sự vận hành hệ thống máy tính và khả năng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho cuộc kiểm toán

Bên cạnh cách thức tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ như đã trình bày ở phần hai, nên thiết kế thêm một số câu hỏi về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học để thủ tục này hoàn thiện hơn, chẳng hạn như sau:

Thủ tục KSNB

Đánh giá về mặt thiết kế tính hữu hiệuĐánh giá về Yes

(Y)

No ( N)

Yes (Y)

No ( N)

Đối với toàn doanh nghiệp

1 Đơn vị có đang áp dụng phần mềm quản lý/

phần mềm kế toán

2.Phần mềm kế toán/ quản lý sử dụng là phiên

bản mới nhất

3 Phần mềm kế toán/ quản lý sử dụng có cập

nhật theo chế độ kế toán hiện hành

4 Chu trình mua hàng trong đơn vị có là 1 phân

hệ trong phần mềm hệ thống đang sử dụng

5 Phần mềm được áp dụng tại đơn vị có chất

lượng uy tín trên thị trường không?

6 Phần mềm kế toán có phù hợp với quy mô

hiện tại và sự phát triển tương lai của đơn vị

7 Đơn vị có áp dụng mô hình quản trị ERP không?

8 Phần mềm kế toán được bảo hành và lập trình định kỳ không?

9 Đơn vị có thường xuyên kiểm tra hệ thống máy tính để phát hiện những sai sót do phần cứng hoặc chương trình phần mềm không?

10 Chương trình máy tính của đơn vị có khả năng tự động tạo ra và thực hiện một số giao dịch không?

11 Việc triển khai và duy trì hệ thống máy tính

có được đảm bảo thực hiện đúng đắn không?

12 Đơn vị có được sử dụng các dịch vụ hỗ trợ phần mềm hệ thống từ nhà cung cấp phần mềm

kế toán không?

13 Quá trình hoạt động của hệ thống máy tính

có ổn định không?

14 Các thiết bị tin học có được bảo vệ ở nơi an toàn và có được bảo dưỡng thường xuyên không?

15 Khi xảy ra hư hỏng của một bộ phận trong hệ thống máy tính nhất là liên quan đến phần mềm của máy, đơn vị có tiến hành sửa chữa kịp thời không?

16 Đơn vị có quy chế việc hạn chế truy cập vào những chương trình đặc biệt không?

17 Các nhân viên kế toán có được tiếp cận với các tài liệu hướng dẫn về cách sử dụng, về quá trình xử lý dữ liệu không?

Họ có hiểu được bản chất của các hướng dẫn đó không?

18 Đơn vị có quy định những người vô phận sự không được vào phòng kế toán hay không?

19 Nhân viên sử dụng máy tính nói chung và nhân viên phòng kế toán nói riêng đã được đào tạo về nghiệp vụ tin học chưa?

20 Đơn vị có quy định về việc hạn chế tiếp cận với hệ thống máy tính của các thành viên không liên quan không?

21 Đơn vị có kiểm soát mật khẩu nhằm đảm bảo chúng được bảo mật và luôn được thay đổi hay không?

22 Nhân viên phòng máy tính có bị giới hạn khả năng truy cập vào bất cứ dữ liệu tài chính nào của công ty không?

23 Có sự độc lập giữa nhân viên kế toán và người lập trình không?

24 Nhân viên kế toán và nhân viên phòng máy tính có độc lập nhau không?

25 Các nhân viên vận hành máy tính có bị hạn chế truy cập vào những chương trình nguồn hay không?

26 Đơn vị có thiết kế chương trình có khả năng ghi nhận tất cả các hoạt động của hệ điều hành

và của từng máy tính đang vận hành không?

27 Đơn vị có sao lưu dữ liệu ra các thiết bị lưu trữ (như đĩa CD, đĩa mềm, ổ cứng…) và chúng

có được phân loại rõ ràng không?

28 Những thiết bị quan trọng (máy chủ, máy trạm…) có đủ các thiết bị lưu điện (UPS), thiết bị ổn

định nguồn điện (ổn áp) hay không?

29 Đơn vị có kết nối mạng nội bộ không?

30 Đơn vị có kết nối internet không cho hệ thống máy tính không?

31 Đơn vị có cài đặt phần mềm diệt vi rút và cập nhật thường xuyên không?

Đối với chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền

1. Phần mềm có đảm bảo phân công phân nhiệm giữa các chức năng của chu trình không?

2. Có quy định quyền truy cập và sửa đổi cho từng nhân viên kế toán công nợ, kế toán thanh toán không?

3. Các chứng từ liên quan đến việc mua hàng có được lưu trữ trên file không?

4. Các giao dịch điện tử với đơn vị khác như đặt hàng có được kiểm tra trước không?

5. Người không có trách nhiệm có thể sửa đổi các thông tin trên đơn đặt hàng hay phiếu chi không?

6. Phầm mềm kế toán/ quản lý đơn vị sử dụng có thể kết nối dữ liệu các khâu trong quy trình từ lập đơn đặt hàng đến thanh toán không?

7. Phầm mềm kế toán/ quản lý có đảm bảo dữ liệu tương thích đối với mỗi nghiệp vụ mua hàng- thanh toán không?

8. Phần mềm có đảm bảo chữ ký điện tử trên phiếu chi không ký khống được ( ký trước) không?

9 Các chứng từ có được đánh số thứ tự trước

khi nhập số liệu vào hệ thống không?

10 Giám đốc có thể quản lý việc truy cập của

các nhân viên không?

11.Số liệu trên chứng từ nhập hàng lưu trên máy

tính có được kiểm tra đối chiếu với hóa đơn

NCC không?

3.2.2 Hoàn thiện trong việc xác định mức trọng yếu của chu trình

Bên cạnh việc xác định mức trọng yếu tổng thể như công ty AAC đã thực hiện như trên, cũng cần phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục trong chu trình như khoản mục tiền, hàng tồn kho, phải trả nhà cung cấp Lý do việc phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục nhằm xác định phạm vi kiểm toán cho từng khoản mục, nghiệp vụ và dễ thu thập bằng chứng kiểm toán hơn

Căn cứ theo kinh nghiệm, KTV thấy rằng khoản mục tiền mặt thường có mức sai lệch nhiều nhất trong khoảng 1%, khoản mục nợ phải trả có mức sai lệch ít hơn, khoảng 0,6%, còn khoản mục hàng tồn kho thì mức sai lệch khoảng 0,8%

Mức trọng yếu phân bổ cho

khoản mục i =

Mức trọng yếu thực hiện *

Tỷ lệ phân bổ cho khoản mục i Minh họa phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục tại công ty ABC:

Ngưỡng sai sót không đáng kể/ sai sót có thể

Mức trọng yếu phân bổ cho khoản mục tiền

Mức trọng yếu phân bổ cho khoản mục hàng

tồn kho

1.262.379 Mức trọng yếu phân bổ cho khoản mục nợ 1.683.172

phải trả nhà cung cấp

3.2.3 Hoàn thiện thủ tục phân tích

Trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích chỉ dừng lại

ở việc phân tích sơ bộ BCTC trong giai đoạn lập kế hoạch, phân tích ngang qua hai

năm nhằm thấy những biến đổi quan trọng về hoạt động kinh doanh của khách hàng,

phát hiện những biến động bất thường Tuy nhiên, thủ tục phân tích cần được sử

dụng trong cả giai đoạn thực hiện kiểm toán nữa bởi nó thật sự hiệu quả và cần thiết

Nếu chú trọng phân tích kỹ lưỡng có thể sẽ giảm bớt các kiểm tra chi tiết nghiệp vụ

và số dư, rút ngắn thời gian kiểm toán nhưng vẫn đảm bảo chất lượng kiểm toán

Trong kiểm toán chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền thường sử dụng các tỷ số phân

tích khả năng thanh toán như khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán

nhanh, khả năng thanh toán tức thời; các chỉ số về hiệu quả hoạt động như vòng

quay hàng tồn kho, vòng quay nợ phải trả

Minh họa bảng phân tích các tỷ số tại công ty ABC

BẢNG TỔNG HỢP PHÂN TÍCH HỆ SỐ

Các hệ số thông

thường sử dụng Công thức áp dụng

Năm N trước KT

Năm N-1 sau KT

Biến động Ghi

chú

Hệ số thanh toán

Hệ số thanh toán hiện

hành TS ngắn hạn/Nợ ngắn hạn 1,27 0,99 0,28 28% [1]

Hệ số thanh toán nhanh (TS ngắn hạn - HTK)/ Nợ ngắn hạn 1,03 0,77 0,25 32%

Hệ số thanh toán bằng

Hệ số đo lường hiệu

quả hoạt động

Vòng quay nợ phải trả

NCC

(Giá trị hàng mua+VAT đầu vào)/nợ phải trả nhà cung cấp 5

Dựa vào bảng phân tích trên ta thấy khả năng thanh toán của năm nay tăng hơn

so với năm trước, đặc biệt khả năng thanh toán bằng tiền mặt tăng nhiều ( 68%) cho

thấy rủi ro phá sản của doanh nghiệp là thấp, từ đó giúp cho KTV trong việc đánh

giá hoạt động liên tục của đơn vị Ngoài ra, để hệ số thanh toán cao cũng có thể suy

Ph¹m Gia §¹t NguyÔn ThÞ H¬ng

ra nợ phải trả có khả năng bị ghi giảm, từ đó KTV chú ý hơn khi kiểm tra tính đầy

đủ của khoản mục nợ phải trả người bán ( vì nợ vay khó bị khai giảm hơn)

Vòng quay hàng tồn kho năm nay giảm hơn so với năm trước 23,08% cho thấy khả năng tiêu thụ hàng tồn kho giảm, trong khi đó doanh thu năm nay lại tăng hơn

so với năm trước 66% theo phân tích báo cáo kết quả kinh doanh, điều này có thể suy ra số dư hàng tồn kho có khả năng bị khai khống ( nhằm tăng tài sản)

Vòng quay nợ phải trả tính được là 5 vòng/ năm, cho thấy đơn vị thanh toán cho nhà cung cấp không nhiều, từ đó khả năng số dư TK 331 sẽ lớn Cần lưu ý nếu việc thanh toán ( chi tiền ) để thanh toán cho nhà cung cấp là lớn vì có thể chi khống Ngoài ra KTV nên kết hợp thêm phân tích các tỷ trọng tiền, hàng tồn kho trong tổng tài sản, tỷ trọng phải trả nhà cung cấp trong tổng nợ phải trả, tỷ trọng phải trả nhà cung cấp ngắn hạn và dài hạn trong tổng nợ.

Công ty ABC

BẢNG PHÂN TÍCH TỶ TRỌNG CÁC KHOẢN MỤC LIÊN QUAN

1 Tiền và tương đương tiền 2.547.953.721 842.387.009