Phan tich tinh kha thi

 Xaùc ñònh nhöõng chi phí trong quaù trình xöû lyù ñôn. haøng[r]

Trang 1

Chương 2

Phân tích khả thi

Trang 3

Nội dung

 Lợi ích của HTTT

 Tình huống kinh doanh

 Phân tích khả thi

• Khảo sát và đánh giá hiện trạng

• Xác định yêu cầu

• Báo cáo khả thi

 Quan điểm: nhà phân tích <> nhà quản lý

Trang 4

Chöông 2

1 Lợi ích của HTTT

Trang 5

Học tập cải tiến tổ chức (thông tin & tri thức)

Hỗ trợ cải thiện các hoạt động (từ hàng ngày đến dài hạn) bằng cách tạo, lưu và chuyển giao tri thức

Tạo lợi thế cạnh tranh/chiến lược

Cho phép doanh nghiệp tạo và duy trì lợi thế cạnh

tranh so với đối thủ

Trang 6

Các giá trị gia tăng do HTTT mang lại

Trang 8

L i ích c a t đ ng – Ví d bài toán cho ợ ủ ự ộ ụ vay

Trang 9

H c t p, c i ti n t ch c ọ ậ ả ế ổ ứ

Thông tin cải tiến (Zuboff 1988)

Cung cấp thông tin về hoạt động (và kết quả) làm cơ sở cho việc cải tiến

Thông tin cải tiến (Zuboff 1988)

Cung cấp thông tin về hoạt động (và kết quả) làm cơ sở cho việc cải tiến

Hiệu quả

Kết hợp tự động và học tập để cải tiến sẽ hiệu quả hơn đơn thuần tự động hóa Nếu qui trình nghiệp vụ kém,

chức năng cung cấp thông tin học tập sẽ chỉ ra được vấn

đề trong qui trình nghiệp vụ

Hiệu quả

Kết hợp tự động và học tập để cải tiến sẽ hiệu quả hơn

đơn thuần tự động hóa Nếu qui trình nghiệp vụ kém,

chức năng cung cấp thông tin học tập sẽ chỉ ra được vấn

đề trong qui trình nghiệp vụ

Trang 10

Chi n l c và l i th c nh tranh ế ự ợ ế ạ

Nguồn tạo lợi thế cạnh tranh

• Tạo sản phẩm tốt nhất trên thị trường

• Dịch vụ khách hàng ưu việt

• Chi phí thấp hơn đối thủ

• Cĩ cơng nghệ sản xuất riêng, khác biệt

• Thời gian đưa ra sản phẩm mới ngắn

• Cĩ thương hiệu nổi tiếng

• Khách hàng nhận được nhiều giá trị hơn cho cùng 1 số tiền

Trang 11

Chöông 2

2 Tình huống doanh nghiệp

(business case)

Trang 12

T o tình hu ng doanh nghi p (Business ạ ố ệ

Case)

Các vấn đề khi xây dựng tình huống doanh nghiệp :

• Đo lường (không thấy, khó lượng hóa, độ đo)

• Độ trễ thời gian (làm quen, khai thác, kết quả)

• Nhận thức (văn hóa hiện tại chưa phù hợp)

Tình huống doanh nghiệp (Business Case)

Nhận dạng giá trị/lợi ích do HTTT mang lại

Nghịch lý năng suất (The Productivity Paradox)

• Khó lượng hóa các lợi ích năng suất vô hình do HTTT

mang lại

• Hiệu ứng lề (Unintended consequences), tăng chi phí, làm giảm hiệu quả (e.g chơi game)

Trang 13

Lập luận dựa trên so sánh với đối thủ, nếu đối thủ

đi trước sẽ có lợi thế, hậu quả là …

Lập luận dựa trên dữ kiện, phân tích số liệu, và các chứng cứ thuyết phục

Có thể chọn 1 cách, nhưng có thể kết hợp để thuyết phục

đầu tư vào HTTT

Trang 14

Các ví dụ

Trang 15

Một lần/nhiều lần và hữu hình/vô hình

Nhiều lần <> một lần

• Nhiều lần – Chi phí hoặc lợi ích xảy ra định kỳ,

tiếp diễn (nhân viên IT hỗ trợ hệ thống)

• Một lần – như mua phần cứng, phần mềm

Hữu hình <> vơ hình

• Hữu hình – Chi phí hoặc lợi ích dễ dàng nhận thấy

(e.g số người và chi phí lao động)

• Vơ hình - Chi phí hoặc lợi ích khĩ nhận thấy (i.e

gia tăng chất lượng dịch vụ)

Business cases bao gồm các chi phí/lợi ích hữu hình/vơ

hình và một lần/nhiều lần

Trang 16

Business Case – Phân tích lợi ích/chi phí

Chi phí

Đầu tư và bảo trì liên quan đến mua, phát triển, triển khai hệ thống

Chi phí

Đầu tư và bảo trì liên quan đến mua, phát triển, triển khai hệ thống

Trang 17

Trình bày the Business Case – yếu tố

thành công

Hiểu tâm lý người nghe

Có thể có nhiều người khác nhau liên quan đến quyết định

mua/triển khai HTTT Điểm chính là hiểu mối quan tâm của

họ và trình bày thông tin quan trọng với quan tâm này

CIO – Người có trách nhiệm chung về HTTT Quan tâm về hiệu quả

chức năng của HTTT

Lãnh đạo doanh nghiệp – Đại diện cho doanh nghiệp Có thể có

kế hoạch rất riêng Rất quan tâm đến chi phí

Hiểu tâm lý người nghe

Có thể có nhiều người khác nhau liên quan đến quyết định

mua/triển khai HTTT Điểm chính là hiểu mối quan tâm của

họ và trình bày thông tin quan trọng với quan tâm này

CIO – Người có trách nhiệm chung về HTTT Quan tâm về hiệu quả

chức năng của HTTT

Lãnh đạo doanh nghiệp – Đại diện cho doanh nghiệp Có thể có

kế hoạch rất riêng Rất quan tâm đến chi phí

Trang 18

Trình bày the Business Case – Các

yếu tố thành công

Qui lợi ích thành tiền

Tiết kiệm 1 giờ/ngày = $ lương/tổng số giờ x 1 giờ

Dễ hiểu và ấn tượng ngay

Sáng tạo các biến “thay thế”

Qui các lợi ích khó lượng hóa thành các biến giả để minh họa

sự cải thiện tương đối như sử dụng thang likert 1 đến 5

Sử dụng các tiêu chí ban lãnh đạo quan tâm

Thời gian giải quyết, Thời gian chờ, Phản hồi khách hàng,

Tinh thần nhân viên

Trang 19

Chu kỳ ứng dụng công nghệ mới

Choosing

Dành nguồn lực

để xem xét các công nghệ mới

và phù hợp với doanh nghiệp

Trang 20

Matching

Đối sánh các công nghệ hứa hẹn với các cơ hội kinh tế hiện tại

Trang 21

Executing

Chọn trong số các cơ hội kinh

tế sử dụng công nghệ mới để

nắm khách hàng

và thị phần

Trang 22

Assessing

Đánh giá giá trị của việc sử

dụng công nghệ đối với khách

hàng và cả khách hàng nội

bộ (như bộ phận tiếp thị, nhân

viên bán hàng, CIO)

Trang 23

Chöông 2

3 Phân tích khả thi

(Hiện trạng, Yêu cầu, Báo cáo)

Trang 24

3.1.Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Vấn đề và cơ hội

 HTTT hiện tại (bằng tay hay máy tính) không thể đáp ứng

được yêu cầu được đặt ra

 Cắt giảm những chi phí quan trọng

 Ban QL hiểu rõ hơn về nhu cầu thông tin nội bộ trong việc RQĐ

 Cung cấp những dịch vụ tốt hơn cho những khách hàng của công ty

 Mở ra nhiều công cụ mạnh mà công ty muốn khai thác

 Đẩy mạnh ý niệm hình ảnh kỹ thuật cao

 Những thay đổi trong luật pháp đòi hỏi phải thiết kế lại HT

Trang 25

Ví dụ Công ty Kismet

khác nhau

nhận trung bình khoảng 10 loại hàng

phận (bp bán hàng, bp kiểm tra tín dụng, bp lưu trữ, bp lập hóa đơn, bp kế toán, bp đóng gói và gửi đi, bp mua,

bp bán hàng và tiếp thị, bp tiền lương, bp bảo quản, bp

QL hành chánh chung)

Trang 26

Những vấn đề hiện tại:

• (1) Bảng giá và sản phẩm bán: quá hạn

• Vấn đề được đặt ra là mất quá nhiều thời gian trong việc chuẩn bị bằng tay những catalog từ những mẫu ghi tồn kho.

• (2) Những yêu cầu của khách hàng đôi khi khó giải quyết vì những mẫu ghi của những đơn hàng không được lưu trữ dưới dạng dễ truy xuất.

Trang 27

Những vấn đề hiện tại:

• (3) Không thể xử lý ngay những đơn hàng từ số hàng tồn kho hiện tại - nghĩa là, không xử lý thống nhất những đơn hàng bị trả về.

• (4) Thời gian để xử lý một đơn hàng có thể lên đến nhiều ngày, thậm chí khi tất cả các hàng hoá đều nằm trong kho.

• (5) Mất nhiều thời gian để tạo ra những báo cáo định kỳ, và thường bị trễ

Trang 28

3.2.Xác định yêu cầu

Phát biểu về phạm vi và những mục tiêu

Kế hoạch hoạt động:

 Nghiên cứu đầy đủ hệ thống xử lý đơn hàng,

hệ thống kho và hệ thống hoá đơn hiện tại.

 Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống máy

tính hoá đưa ra một giải pháp cho những vấn đề hiện tại.

 Phác thảo tổng quát về hệ thống được đề

nghị kèm theo các chi phí.

Hình thành báo cáo khả thi trong hai tuần với

Trang 29

Điều nghiên hệ thống

 Mục đích của HT hiện tại

 HT hiện tại hoạt động như thế nào

 Những điều luật, quy luật của chính phủ hay bất kỳ những luật lệ nào khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động của HT

 Môi trường kinh tế và môi trường tổ chức

Trang 30

Những kênh thông tin của PTV

Trang 31

 Quan sát

 PTV có thể nhìn thấy trực tiếp những chức năng được thực hiện như thế nào.

 Có lợi thế hơn các phương pháp khác (nhờ tính trực tiếp)

 Hạn chế của Quan sát

 PTV tốn nhiều thời gian

 Có “hiệu ứng Hawthorn”

 Không biết được niềm tin và thái độ của người có liên quan

 Ưu điểm của Quan sát

 Quan sát những dòng chảy TT không chính thức giữa các cá

nhân (không có trong tài liệu hoặc phỏng vấn)

Trang 32

 Bảng câu hỏi

 Thích hợp khi chi phí phỏng vấn nhiều ngưới đắt

 Các câu hỏi đơn giản, tỷ lệ trả lời không cần cao

 Để xác nhận số liệu thu thập được từ nơi khác

 Hạn chế của Bảng câu hỏi

 Người trả lời khó tránh hiểu nhầm trong trả lời

 Chỉ cung cấp TT ngắn gọn

 Tỷ lệ trả lời bảng câu hỏi thường thấp

 PTV đưa ra câu hỏi phải hiểu biết nhiều TT về HT

Trang 33

 Đo lường

 Cung cấp những TT về hoạt động của HT hiện tại ở dạng thống kê

 VD: HT xử lý đơn hàng

 PTV muốn biết Số đơn hàng TB trong 1 ngày

 PTV muốn biết Mẫu phân bố của những đơn

hàng này trong suốt 1 ngày hoặc 1 tuần (Các

điểm đỉnh và Các điểm đáy)

Trang 34

3.2.Xác định yêu cầu - Tiến hành điều nghiên:

Sơ đồ khối dòng chảy

Kế toán

Xử lý đơn hàng

Kiểm soát kho hàng Mua

Đóng gói và gởi đi

Bán và tiếp thị

Từ / đến khách hàng

Đơn hàng

Hoá đơn Thanh toán

Văn phòng đầu nảo

Hoá đơn

Thanh toán

Đến / từ nhà cung cấp Đặt hàng

Kho hàng

Hàng hoá đến

Vùng điều tra nghiên cứu của phân tích viên

Trang 35

Tiến hành điều nghiên

 Nhận dạng công việc

Điều khiển theo công việc

Xử lý công việc

Công việc nhập

Công việc xuất

Trang 36

 Nhận dạng công việc/quá trình

Trang 37

Nhập

 Nội dung đơn đặt hàng của khách hàng là gì?

 Công ty có phải sao chép đơn hàng của khách

hàng thành tài liệu của công ty hay không?

 Mỗi ngày có bao nhiêu đơn đặt hàng

 Có những khoảng thời gian bận rộn / thư thả trong tuần / năm không?

 Bạn sẽ phải làm gì nếu không đáp ứng được một đơn hàng?

Trang 38

Bố trí nhân viên

 Bố trí bao nhiêu nhân viên?

 Vai trò của họ là gì?

 Những hoạt động kiểm tra nào được thực hiện bởi những nhân viên?

Trang 39

Chi phí

 Xác định những chi phí trong quá trình xử lý đơn hàng?

 Chi phí thực tế xử lý một đơn hàng là gì?

 Những chi phí thay đổi và những chi phí cố định được phân chia như thế nào?

Phát triển

 Có dự báo trước mức phát triển số đơn đặt hàng cần xủ lý không?

Trang 40

3.3.Báo cáo khả thi

đoán

Trang 41

3.3 Báo cáo khả thi

Tính khả thi kinh tế

Phân tích và thiết kế HT

Mua phần cứng

Chi phí phần mềm

Chi phí huấn luyện

Chi phí lắp đặt

Chi phí chuyển và đổi

Chi phí dư thừa

Chi phí hoạt động

Tiết kiệm chi phí lao động

Trang 42

Tính khả thi kỹ thuật

cầu kỹ thuật của giải pháp MT trong phạm vi của vấn đề.

 Bản chất của công việc

Trang 43

Tính khả thi tổ chức

 Sử dụng HTTT trong lịch sử của tổ chức có được chấp nhận không hay dẫn tới mâu thuẩn?

 Những nhân viên trong tổ chức có thể đương đầu với kỹ thuật mới không?

 Cấu trúc tổ chức có tương thích vơi HTTT được đề nghị hay không?

Trang 44

3.3.Báo cáo khả thi

Nội dung & trình bày báo cáo khả thi

 Trang tiêu đề

 Mục tiêu và phạm vi

 Tóm tắt

 Nền tảng

 Phương pháp nghiên cứu

 Hệ thống hiện tại

 Những hệ thống đề nghị

 Kiến nghị

 Kế hoạch phát triển

 Phụ lục

Định dạng
Số trang	44
Dung lượng	494,5 KB