quản trị hành chính văn phòng phần 2

[r]

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNG

I.HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

III.TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNG

• I.1 Khái niệm

• Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu,

chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch

và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã đề ra

• Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác

• Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản

• Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó phải chấp

nhận một độ sai lệch nhất định.

• Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở

đánh giá quá khứ và hiện tại

• Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có

hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn

• Hoạch định công việc hành chính : là quá

trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống

hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức

năng và nhiệm vụ của mình

• Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá trình

hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp

hoạt động của bộ máy quản lý của DN

• Những đặc điểm của kế hoạch hành chính :

• Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi)

• Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm, thời

gian, công việc )

• Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa

ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra sao ?

• III.2 Điều kiện vật lý

• Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm sinh lý và sức khoẻ của con người và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động trong văn phòng

• Điều kiện vật lý : ánh sáng, nhiệt độ, không khí, tiếng ồn, màu sắc

• III.3 Tối ưu hoá thao tác

• Sắp xếp trang thiết bị làm việc ở nơi làm việc

• Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân

viên

• Tạo không gian làm việc hiệu quả

• Thiết kế luồng công việc hợp lý