Do đó có thể hiểu : “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệuquả của bộ máy quản lý”.. 1.3 Văn phòng Có nhiề
Trang 1CHƯƠNG 1 NHẬP MÔN QUẢN TRỊ
Trang 2I NHỮNG KHÁI NIỆM
I.1 Quản trị
Có nhiều định nghĩa về quản trị
Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ
chức
Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt
mục tiêu với hiệu quả mong muốn
Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều
hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục
tiêu chung
Trang 3 Nói đến quản trị là nói đến yếu tố con người và
thông qua hoạt động của con người để đạt mục tiêu
Quá trình quản trị thường được thực hiện qua các chức
năng quản trị (PODC hay POLC)
QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vững
TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi
Do đó có thể hiểu “Quản trị là duy trì sự ổn định
trong sự biến động”
Vấn đề : Quản tri kinh doanh là gì ?
Trang 4 I.2 Hành chính
Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự rađời của nhà nước Nó có 2 nghĩa chính
Theo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với tính
quyền lực nhà nước Do đó :” Hành chính là công
việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng
quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã
hội” Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính
CÔNG
Trang 5 Theo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với nghĩa
phục vụ (hỗ trợ) Do đó có thể hiểu : “Hành chính là
các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức
nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệuquả của bộ máy quản lý” Khái niệm này dẫn tới loại
hình hành chính TƯ
Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành
chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêuphát triển của doanh nghiệp đó
Trang 6 Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành chính
doanh nghiệp trong nền kinh tế kế hoạch hoá và nềnkinh tế thị trường
Trang 7 1.3 Văn phòng
Có nhiều cách tiếp cận
Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm việc của
một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng
chính phủ …)
Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiện
một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòngcông chứng …)
Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việc
của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …)
Trang 9 Đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của vănphòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo)
Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con người, quản lý con người
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó lànơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đốitác
Trang 10 Bốn yếu tố cấu thành văn phòng
Con người : các nhà quản trị, nhân viên …
Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phòng, trang
Trang 11 Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các hoạt
động thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗtrợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp
Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạch
định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động
hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảođảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản
lý trong ra quyết định điều hành doanh nghiệp
Trang 12 Hệ thống hành chính văn phòng doanh nghiệp phải
thiết kế trên quan điểm ASS :
Hoạt động hành chính văn phòng doanh nghiệp là
một quá trình
Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi tính
chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp
Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ
mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp
Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác định tính
quyền lực tương xứng với trách nhiệm
Trang 13II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
II.1 Chức năng của hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong kinh tếthị trường có 2 chức năng cơ bản, đó là chức năng
thông tin (tham mưu tổng hợp) và chức năng phục vụ
hỗ trợ, chúng kết hợp tạo ra hệ thống hành chính văn
phòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System)
Chức năng thông tin : thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin …
Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho các đơn
vị trong bộ máy quản lý
Trang 14 II.2 Nhiệm vụ
Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy quản lý vàchương trình hành động cho các nhà quản trị
Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các
nhà quản trị và quá trình quản trị
Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu chocác cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh
Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành vănbản
Trang 15 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tàiliệu
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán …
Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý
và quá trình quản lý của doanh nghiệp
Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản
Trang 16III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
III.1 Khái niệm
Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và
điều hành công việc của những người khác và chịu tráchnhiệm trước kết quả của họ
Nhà quản trị phải có người dưới quyền
Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách
nhiệm
Có nhiều lọai nhà quản trị trong doanh nghiệp : nhàquản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng
Trang 17 Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhàquản trị chức năng, có quyền tổ chức điều hành các họatđộng hành chính văn phòng doanh nghiệp, chịu trách
nhiệm về kết quả họat động hành chính văn phòng theoquyền hạn và trách nhiệm của mình
Vấn đề : Nhà quản trị hành chính văn phòng
trước đây và hiện nay có những đặc điểm khác biệt gì ?
Trang 18 Cấu trúc của các nhà quản trị hành chính trong
Vấn đề : vị trí và ảnh hưởng của nhà quản trị hành
chính văn phòng trong doanh nghiệp
Trang 19 Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần cónhững kỹ năng nhất định
Kỹ năng tư duy : khả năng nhận thức vấn đề, tư duy
Trang 20 Sự tồn tại của cấp quản trị hành chính cấp cao phụthuộc vào
Qui mô họat động của doanh nghiệp
Trang 21 III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP
Có khả năng quản trị
Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính
Có khả năng huấn luyện đào tạo
Khả năng giao tiếp và ngọai giao
Khả năng truyền thông
Khả năng làm việc nhóm
Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng
Chịu đựng được áp lực công việc
