quản trị hành chính văn phòng - chương 2-hoạch định và tổ chức công việc hành chính văn phòng

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNGI.HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH... HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNG • I.1 Khái niệm • Hoạ

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNG

I.HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNG

• I.1 Khái niệm

• Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu,

chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch

và chương trình hành động để thực hiện có hiệuquả những mục tiêu đã đề ra

• Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trìnhquản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác

• Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản

• Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó phải chấp

nhận một độ sai lệch nhất định.

• Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở

đánh giá quá khứ và hiện tại

• Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có

hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn

• Hoạch định công việc hành chính : là quá

trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kếhoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống

hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức

năng và nhiệm vụ của mình

• Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá trình

hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp

hoạt động của bộ máy quản lý của DN

• Những đặc điểm của kế hoạch hành chính :

• Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi)

• Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm, thời

gian, công việc )

• Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa

• Những đặc điểm này xuất phát từ lý do gì?

ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra sao ?

• Hoạch định hành chính có những tác dụng

• Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn

vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị

• Chủ động đối phó với những tình huống thay

đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ

• I.2 Qui trình Hoạch định hành chính

• Bước 1 : Tập hợp nhu cầu và mục tiêu

• Là quá trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ các đơn vịchức năng trong doanh nghiệp và xác định nhữngmục tiêu nghiệp vụ hành chính phải làm Nhu cầu

từ các bộ phận mang tính thụ động, cần phải cónhững biện pháp giảm bớt sự thụ động

nhu cầu từ các

Xây dựng mục tiêu – nhiệm vụ

Cân đối khả năng

đáp ứng

Xây dựng kế hoạch chính thức

• Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu

(giới hạn thời gian )

• Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu

(ai có quyển gì ? )

• Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu

sử dụng

• Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và

phản hồi thông tin

• Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu

• Xác định thứ tự ưu tiên của những mục tiêu

và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cầngiải quyết cho kế hoạch tới

• tiêu chuẩn đánh giá

• Tầm quan trọng của mục tiêu

• Thẩm quyền nhu cầu

• Thời điểm chuyển giao nhu cầu

• Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ

• Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án

giải quyết

• Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn

giải pháp tối ưu

• Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống

nhất biện pháp hành động, hay thỏa thuận cáchgiải quyết

• Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức

• Văn bản hoá những kế hoạch

• Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch

• Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu

của doanh nghiệp

• Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác,

rõ ràng

• Bước 5 : Chuyển giao & thực thi kế hoạch

• Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng đối

tượng có trách nhiệm của các đơn vị, thông tin cho các đối tượng liên quan

• Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vị có liên

quan

• Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều

chỉnh kế hoạch kịp thời

• I.3 Công cụ sử dụng trong hoạch định HC

• Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng “Lịch

công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt” cải tiến

• Đối với kế hoạch tháng hay quí thường sử dụngbảng “Kế hoạch mô tả”

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH

• II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC

• a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo

địa bàn : toàn bộ công việc hành chính sẽ được

tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộphận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính)

• Được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏitính chuyên môn hoá cao

• Ưu điểm

• Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và

qui trình hành chính

• Xử lý & cung cấp thông tin nhanh

• Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí

• Khuyết điểm

• Quá tải công việc

• Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành

chính doanh nghiệp

• b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán theo

chức năng hoạt động : công việc hành chính sẽ

phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo

mức độ phát sinh công việc hành chính

• Sử dụng cho những doanh nghiệp hoạt động phântán hay bất lợi về địa bàn hoạt động Những

doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”

• Ưu điểm

• Tạo tính linh hoạt và thích ứng

• Giảm bớt áp lực công việc

• c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp : Là sự

kết hợp giữa tổ chức HC tập trung và phân tán

theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên

tắc thủ tục sẽ được tập trung, và phân quyền

cho các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn.

• Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách nhiệmgiữa tập trung và phân tán

• II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành chính

• Nguyên tắc tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt

động

• Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách nhiệm

• Nguyên tắc ủy quyền trong hoạt động

• Nguyên tắc thông tin phản hồi

III TỔ CHỨC KHÔNG

GIAN LÀM VIỆC

• III.1 Thiết kế văn phòng

• Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng vàvăn phòng mở Mỗi loại văn phòng có côngdụng sử dụng khác nhau

• a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình thức

văn phòng mà các bộ phận làm việc được bốtrí trong những phòng riêng biệt và khép kín

• b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng mà các

bộ phận làm việc được đặt trong không gian

chung và xếp theo qui trình công việc vd như

• III.2 Điều kiện vật lý

• Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đếntâm sinh lý và sức khoẻ của con người và ảnhhưởng trực tiếp đến năng suất lao động trongvăn phòng

• Điều kiện vật lý : ánh sáng, nhiệt độ, khôngkhí, tiếng ồn, màu sắc

• III.3 Tối ưu hoá thao tác

• Sắp xếp trang thiết bị làm việc ở nơi làm việc

• Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân

viên

• Tạo không gian làm việc hiệu quả

• Thiết kế luồng công việc hợp lý