HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Q-OFFICE( Dành cho Lãnh đạo )

lý chính trên 2 ngày hoàn thànhVăn bản phối hợp xử lý gấp Văn bản người nhận phối hợp người xử lý chính còn 2 ngày hoàn thànhVăn bản phối hợp quá hạn Văn bản người nhận phối hợp người xử

Trang 1

TRUNG TÂM CNTT – TT QUẢNG NAM

Tel 0510 3838 444, Fax:0510 3811764

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Q-OFFICE

( Dành cho Lãnh đạo )

Lưu hành nội bộ 2014

Trang 2

MỤC LỤC

PHẦN I: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CÁ NHÂN 1

I Đăng nhập hệ thống 1

II Thay đổi thông tin người sử dụng 2

PHẦN II: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 4

PHẦN III: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 7

I Xử lý văn bản đến 7

II Văn bản đến phối hợp 12

III Văn bản đến giám sát 13

PHẦN IV: HỒ SƠ CÔNG VIỆC 14

I Hồ sơ xử lý 14

II Lập phiếu yêu cầu 16

III Hồ sơ giám sát 17

PHẦN V: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 19

PHẦN VI: TRAO ĐỔI NỘI BỘ 23

I Soạn tin 23

II Hộp tin đến 24

III Tin đã gửi 25

IV Tin đánh dấu 25

V Tin mẫu 26

VI Tin nháp 27

VII Chữ ký 27

VIII Giỏ rác 28

PHẦN VII : TRA CỨU VĂN BẢN 29

PHẦN VIII: THỐNG KÊ BÁO CÁO 34

Trang 3

Bước 2: Trên thanh địa chỉ (address bar) của trình duyệt, nhập vào địa chỉcủa phần mềm do quản trị cung cấp

Bước 3: Nhập thông tin Tên đăng nhập và Mật khẩu vào ứng dụng nhưsau:

Hình 1: Màn hình đăng nhập vào phần mềm Qoffice

Ví dụ: người sử dụng có tên là Nguyễn Văn Anh thì tên đăng nhập và mật khẩunhư sau:

- Tên đăng nhập: vananh

- Mật khẩu: 1234567

Lưu ý: Tên đăng nhập vào hệ thống được quy định theo cú pháp sau:

1 Tên đăng nhập: <Tên lót><Tên>

2 Mật khẩu mặc định lần đầu cho việc đăng nhập là 1234567

.II Thay đổi thông tin người sử dụng

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 1

Trang 4

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, người dùng có thể thay đổi thông tin chitiết liên quan đến cá nhân người sử dụng Để thay đổi thông tin người sử dụng

click chuột vào tên theo Hình 2: số (1) ở góc trên bên phải để vào trang thông

tin chi tiết cá nhân như hình sau:

Hình 2: Màn hình hiển thị trang thông tin cá nhânClick chuột vào biểu tượng (Hình 2: số (2)) để thay đổi thông tin cá nhân:

Hình 3 Trang thay đổi thông tin cá nhânNgười sử dụng sau khi thay đổi các thông tin chi tiết về cá nhân hoặc thayđổi thông tin mật khẩu sau đấy nhấn để lưu thông tin sau khi cậpnhập

Người sử dụng muốn thay đổi thông tin mật khẩu vào tab “Đổi mật khẩu

cá nhân” xuất hiện màn hình sau:

Hình 4: Màn hình thay đổi mật khẩuNhập vào các thông tin cần thiết (như hình 4): Nhập mật khẩu cũ (2), Nhậpmật khẩu mới (3), Nhập lại mật khẩu mới (4)

Trang 5

Sau khi nhập xong những thông tin cần thiết nhấn nút để lưuthông tin vừa thay đổi.

Trang 6

PHẦN II: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO

Để sử dụng với vai trò là một lãnh đạo, người sử dụng sau khi đăng nhập hệ thốngthành công sẽ xuất hiện màn hình chính sau khi đăng nhập như sau:

Hình 5 Trang chủ khi đăng nhập với chức danh lãnh đạoVới màn hình trên người sử dụng lưu ý có hai nội dung để dễ dàng sửdụng trong tác nghiệp: menu bên trái là menu truy cập nhanh trong chương trình

và màn hình chính là những thông tin quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp(Nhắc việc)

Các chức năng chính của lãnh đạo (ở menu trái màn hình):

I Quản lý văn bản

I.1 Văn bản đến cá nhân

Hiển thị danh sách văn bản đến Trongvăn bản đến có các loại:

- Văn bản đến của cá nhân

- Văn bản giám sát

- Văn bản phối hợp

- Văn bản lưu tham khảo

I.2 Văn bản đi cá nhân

Hiển thị danh sách văn bản đi

- Văn bản đi chờ ban hành

- Văn bản đi chờ xử lý

II Xử lý công việc

II.1 Hồ sơ công việc Hồ sơ công việc bao gồm:

- Hồ sơ công việc đang xử lý

Truy cập nhanh

Thông tin quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (Nhắc việc)

Trang 7

- Hồ sơ công việc giám sát

- Hồ sơ công việc phối hợp

- Hồ sơ nhápII.2 Lập phiếu yêu cầu

III Trao đổi nội bộ

III.1 Soạn tin Trả lời, chuyển tiếp …

V Thống kê báo cáo

Trên đây là một số các chức năng chính trong chương trình của phần mềmQoffice Để quá trình tác nghiệp được rõ ràng, QTI xin đề cập chi tiết từng chức năngchính với vai trò đăng nhập là lãnh đạo

Một số định nghĩa hiển thị ngoài trang chủ (nhắc việc) của phần mềm:

VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến chờ xử lý Văn bản nhận được trên 2 ngày hoàn

thànhVăn bản đến xử lý gấp Văn bản nhận được còn 2 ngày hoàn

thànhVăn bản đến quá hạn Văn bản nhận được hết hạn hoàn thànhVăn bản giám sát chờ xử lý Văn bản đã chuyển hoặc có quyền theo

dõi trên 2 ngày hoàn thànhVăn bản giám sát xử lý gấp Văn bản đã chuyển hoặc có quyền giám

sát còn 2 ngày hoàn thànhVăn bản giám sát quá hạn Văn bản đã chuyển hoặc có quyền giám

sát hết hạn hoàn thànhVăn bản phối hợp chờ xử lý Văn bản người nhận phối hợp người xử

Trang 8

lý chính trên 2 ngày hoàn thànhVăn bản phối hợp xử lý gấp Văn bản người nhận phối hợp người xử

lý chính còn 2 ngày hoàn thànhVăn bản phối hợp quá hạn Văn bản người nhận phối hợp người xử

lý chính hết hạn hoàn thành

HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Hồ sơ chờ xử lý Hồ sơ xử lý trên 2 ngày hoàn thành

Hồ sơ xử lý gấp Hồ sơ xử lý còn 2 ngày hoàn thành

Hồ sơ quá hạn Hồ sơ xử lý quá hạn hoàn thành

Hồ sơ giám sát chờ xử lý Hồ sơ theo dõi trên 2 ngày hoàn thành

Hồ sơ giám sát xử lý gấp Hồ sơ theo dõi còn 2 ngày hoàn thành

Hồ sơ giám sát quá hạn Hồ sơ theo dõi hết hạn hoàn thành

Hồ sơ yêu cầu sửa Hồ sơ lãnh đạo không đồng ý

VĂN BẢN ĐI

Văn bản đi chờ ban hành Văn bản đi lãnh đạo đồng ý nhưng văn

thư chưa vào sổVăn bản đi tham khảo Văn bản đi văn thư đã vào sổ

Trang 9

PHẦN III: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Khi người sử dụng đăng nhập vào hệ thống với quyền sử dụng là một lãnh đạo,thì sau khi đăng nhập sẽ xuất hiện màn hình sau

Hình 2 Đây là màn hình giữa trang chủ

Đây là màn hình nhắc viêc để người sử dụng có thể quản lý văn bản được dễdàng, xử lý công việc được nhanh chóng, chính xác tránh trễ hạn xử lý Với trang nhắcviệc này người sử dụng có thể click vào từng loại văn bản để xem, theo dõi và xử lývăn bản đó

Với hình 2 trên, ý nghĩa của từng loại văn bản như sau:

(1) Văn bản đến chờ xử lý Văn bản được gọi là đến chờ xử lý nếu còn hạn xử lý

Trong danh sách văn bản đến có các loại

- “Danh sách văn bản đến chờ xử lý” (1): tất cả danh sách văn bản đến chờ xử

lý và văn bản xử lý gấp

- “Danh sách văn bản đến giám sát”: tất cả danh sách văn bản người dùng đã

chuyển tiếp

- “Danh sách văn bản đến phối hợp”: tất cả danh sách văn bản của người dùng

là người được chọn phối hợp xử lý văn bản

Trang 10

- “Danh sách văn bản được xem”: tất cả danh sách văn bản của người dùng là

người được chọn xem văn bản

Để xử lý văn bản, người dùng click vào dòng văn bản cần xử lý thì click vào dòngvăn bản đó để vào thông tin chi tiết văn bản cần xử lý

** Hình thức chuyển tiếp văn bản

Hình 4.1: Chi tiết văn bản cần xử lý ( Chuyển xử lý)

Ý nghĩa từng thông tin trên

(1) Thông tin chi tiết văn bản

(2) Thông tin luân chuyển Hiển thị thông tin chi tiết luồn luân chuyển

của văn bản

(3) Chọn hình thức xử lý Với vai trò là lãnh đạo thì có ba hình thức

là Chuyển tiếp, Xử lý và Lưu tham khảo

(4) Người nhận Người dùng chọn người muốn nhận văn

bản để xử lý

(6) Thời gian hoàn thành Hạn xử lý văn bản

Trang 11

(7) Đính kèm tệp tin(nếu có)

văn bản mất Lưu tham khảo

(9) Chọn người phối hợp Chọn người phối hợp xử lý văn bản

(10) Chọn người giám sát

(11) Chọn người xem

(12) Ý kiến người phối hợp (nếu có)

(13)Ý kiến người giám sát (nếu có) Người được quyền giám sát ghi ý kiến

giám sát, đính kèm tập tin nếu có.Sau đóbấm nút

Cuối cùng bấm nút để chuyển xử lý văn bản

** Hình thức xử lý văn bản

Trang 12

Hình 4 Chi tiết văn bản cần xử lý(Xử lý)

Ý nghĩa từng thông tin trên

(1) Thông tin chi tiết văn bản

(2) Thông tin luân chuyển Hiển thị thông tin chi tiết luồn luân chuyển

của văn bản

(3) Chọn hình thức xử lý Với vai trò là lãnh đạo thì có ba hình thức

là Chuyển tiếp, Xử lý và Lưu tham khảo

- “Đánh mới tên hồ sơ” (7)

(11) Viết ý kiến phối hợp

(12) Viết ý kiến giám sát

Trang 13

Đính kèm tệp tin (nếu có)

a) Với chức năng Tạo hồ sơ:

Người dùng tích chọn vào “tạo hồ sơ mới” (4), và nhập thông tin: “tên hồ sơ”:

tên hồ sơ thường là đánh trích yếu văn bản Sau khi nhập xong, người sử dụng nhấn vàonút (8) để lưu hồ sơ này

Sau khi nhấn nút này để lưu hồ sơ, chương trình sẽ xuất hiện màn hình chọnngười nhận hồ sơ muốn trình

Hình 5 Màn hình chọn người nhận hồ sơ muốn trình

Ý nghĩa các thông tin trên

Chọn người nhận List danh sách chọn người nhận hồ sơ

muốn trình

Sau khi điền đầy đủ những thông tin trên, người sử dụng nhấn nút đểtrình hồ sơ cho người nhận

b) Thêm vào hồ sơ sẵn có: Người sử dụng tick chọn vào , lúcđấy xuất hiện ra form cho phép người dùng chọn thêm vào hồ sơ đã có trong hệ thống

Sau đó, tương tự quay lại bước giống trang giao diện trình lãnh đạo như hình 5

c) Sao y văn bản: Người dùng thao tác chọn vào (6) xuất hiện màn

hình sau

Trang 14

Hình 6 Màn hình khi chọn Sao y văn bản

Mục đích của việc sao y để sao y văn bản gửi cho cá nhân và đơn vị trong vàngoài đơn vị

(2) Chọn người đề nghị sao y văn bản (4) Danh sách người nhận trong cơ quan

Sau khi chọn xong những thông tin trên, người dùng click vào nút (6)

để hoàn thành việc sao y văn bản

Lưu ý: Trên đây là trường hợp người dùng nhấn vào nút Xử lý văn bản đến như hình 4 Nếu người dùng chưa xử lý mà chỉ lưu văn bản để thao khảo thì xuất hiện màn

hình Lưu tham khảo

Hình 7 Màn hình lưu tham khảo

.II Văn bản đến phối hợp

Chọn vào văn bản đến phối hợp sẽ xuất hiện danh sách văn bản đến phối hợpcùng xử lý như hình sau

Hình 8 Màn hình văn bản đến phối hợp

Trên đây là danh sách văn bản đến phối hợp, người dùng muốn theo dõi, xem chitiết văn bản nào thì click vào dòng văn bản đó

Nếu xem trong luồn thông tin xử lý văn bản, người phối hợp muốn đánh thêm vào

ý kiến phối hợp văn bản đó thì click vào dòng văn bản đó, đánh vào (4) ý kiến phối

hợp và nhấn nút để gửi ý kiến phối hợp

Trang 15

Hình 9Màn hình đánh nội dung phối hợp

.III Văn bản đến giám sát

Nếu chuyển một văn bản đến người xử lý Thì người chuyển có quyền giám sátvăn bản đó đã xử lý hay chưa Hoặc nếu chuyển sai người xử lý có thể vào Văn bảngiám sát chọn lại người xử lý

Hình 10 Màn hình danh sách văn bản đến giám sát

Trên đây là danh sách văn bản đến giám sát, người dùng muốn theo dõi, xem chitiết văn bản nào thì click vào dòng văn bản đó

Nếu xem trong luồn thông tin xử lý văn bản, người giám sát muốn đánh thêm vào

ý kiến giám sát văn bản đó thì click vào dòng văn bản đó, đánh vào (3) ý kiến giám sát

và nhấn nút (4) để gửi ý kiến giám sát

Hình 11 Màn hình đánh nội dung ý kiến giám sát

Trang 16

PHẦN IV: HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Trên giao diện màn hình nhắc việc khi vừa đăng nhập vào hệ thống với vai trò làlãnh đạo, nếu có hồ sơ nào cần xử lý sẽ xuất hiện trên màn hình như sau:

Hình 12 Màn hình nhắc việc

.I Hồ sơ xử lý

Bao gồm hồ sơ chờ xử lý và hồ sơ xử lý gấp

Khi người dùng click vào (1) hoặc (2) như hình 12 thì xuất hiện danh sách các hồ

sơ xử lý

Hình 13 Màn hình danh sách hồ sơ xử lý

Nếu muốn xem và xử lý hồ sơ nào thì click vào dòng hồ sơ đấy để xem chi tiết hồ

sơ chờ xử lý

Hình 14 Màn hình chi tiết hồ sơ cần xử lý của lãnh đạo

Trang 17

Ý nghĩa các thông tin trên:

(1) Thông tin chi tiết văn bản Chi tiết văn bản gốc kèm theo

(2) Thông tin xử lý hồ sơ Hiển thị thông tin chi tiết luồn luân chuyển

của văn bản

(3) Chọn người nhận hồ sơ

(4) Nội dung

(5) Đính kèm tệp tin (nếu có)

(6) Chuyển Nếu người dùng trường hợp này muốn

chuyển hồ sơ cho lãnh đạo cấp trên(Khôngthuộc thẩm quyền của người dùng)

(7) Đồng ý Nếu người dùng là lãnh đạo đủ thẩm

quyền duyệt hồ sơ

(8)Không đồng ý Hồ sơ chuyên viên trình lên lãnh đạo

không duyệt hồ sơ

(9)Lưu hồ sơ nháp Hồ sơ không muốn trình lãnh đạo

(10)Ý kiến phối hợp

(11)Ý kiến giám sát

Chuyển: Người dùng chọn (6) Hình 14 nếu muốn chuyển hồ sơ đã xử

lý cho lãnh đạo cấp trên

Đồng ý : Người dùng chọn (7) Hình 14 nếu đồng ý hồ sơ của chuyên

viên chuyển lên(tự động hồ sơ sẽ chuyển cho văn thư thành văn bản đi chờ ban hành)

Không đồng ý : Người dùng chọn (8) Hình 14 nếu không đồng ý

hồ sơ của chuyên viên chuyển lên(tự động hồ sơ sẽ chuyển về cho chuyên viên để sửa)

Lưu hồ sơ nháp: Người dùng chọn (9) Hình 14 nếu hồ sơ không

muốn chuyển lên lãnh đạo cấp trên

.II Lập phiếu yêu cầu

Trang 18

1 Lập phiếu yêu cầu

Vào Menu trái -> Xử lý công việc -> Chọn Lập phiếu yêu cầu

Hình 15 Màn hình chọn Lập phiếu yêu cầu

Ý nghĩa các thông tin:

(1) Ngày giờ yêu cầu Chương trình mặc định ngày giờ hệ thống

(2) Người lập phiếu Mặc định tên người đăng nhập

(3) Chọn người yêu cầu Chọn người yêu cầu lập phiếu

(4) Người xử lý chính Chọn người xử lý chính phiếu yêu cầu

(5) Người phối hợp xử lý Chọn người phối hợp xử lý (nếu có)

(6) Nội dung Đánh nội dung yêu cầu xử lý

(7) Hạn xử lý yêu cầu Chọn hạn xử lý yêu cầu

(8) Đính kèm tệp tin

Sau khi điền đầy đủ thông tin trên, người dùng click vào nút (9) đểlưu thông tin phiếu yêu cầu

2 Xử lý phiếu yêu cầu

Vào Menu trái -> Click Lập Phiếu Yêu cầu -> Chọn Phiếu Yêu cầu

Hình 16 Màn hình Danh sách phiếu yêu cầu cần xử lý

Muốn xem và xử lý phiếu yêu cầu nào, người dùng click vào Phiếu yêu cầu đó để

xử lý

Trang 19

Hình 17 ‘Màn hình chi tiết một phiếu yêu cầu

Ý nghĩa các thông tin trên:

- (1) Thông tin chi tiết phiếu yêu cầu

- (2) Tạo hồ sơ công việc: tạo hồ sơ cho phiếu yêu cầu đó Tạo hồ sơ và xử lý hồ

sơ được thực hiện như điểm a) mục I phần III

.III Hồ sơ giám sát

Hồ sơ lãnh đạo chuyển hoặc không đồng ý Lãnh đạo có thể giám sát hồ sơ đã xử

lý hay chưa

Vào Menu trái -> Click Hồ sơ công việc -> Chọn Hồ sơ giám sát xuất hiện danh

sách hồ sơ giám sát

Muốn xem hồ sơ giám sát nào thì click vào dòng hồ sơ cần xem hoặc xử lý

** Nếu là hồ sơ lãnh đạo không đồng ý

Hình 18.1 Màn hình trang giám sát

Trang 20

Muốn gửi ý kiến giám sát hồ sơ thì ghi ý kiến (2) Hình 18.1 và chọn nút (3) Hình 18.1 để gửi.

** Nếu hồ sơ lãnh đạo chuyển cho lãnh đạo cấp trên

Hình 18.2 Màn hình trang giám sát

Lãnh đạo cấp trên chưa bút phê nhưng trả hồ sơ bằng văn bản giấy.Thì lãnh đạo

có chức năng làm thay lãnh đạo cấp trên trên hồ sơ điện tử Bấm vào nút (1) hình 18.2

để trả hồ sơ

Trang 21

PHẦN V: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

I Văn bản chờ ban hành

Vào Menu trái -> Quản lý văn bản -> Văn bản đi cá nhân, xuất hiện màn hình

sau:

Hình 19 Danh sách văn bản chờ ban hành

Chứa danh sách văn bản và hồ sơ đã được lãnh đạo duyệt để phát hành văn bản

đi, có thể từ văn bản dự thảo, từ hồ sơ công việc hoặc từ văn bản sao y

Nhìn vào màn hình này, người dùng lưu ý những loại danh sách trong văn bản chờban hành sau:

- Văn bản dự thảo, hồ sơ công việc

- Văn bản sao y

- Văn bản chờ ban hành yêu cầu sửa

Muốn xem hoặc xử lý chi tiết văn bản nào thì click vào dòng văn bản đó

Hình 20 Chi tiết văn bản đi chờ ban hành

Ý nghĩa những thông tin trên:

- (1) Cho phép theo dõi nguồn gốc văn bản đi từ văn bản đến (nếu có)

- (2) Thông tin luân chuyển văn bản

- (3) Thông tin chi tiết văn bản đi

- (4) Cho phép quay về văn bản chờ ban hành

a) Thông tin chi tiết văn bản

Trang 22

Chứa thông tin chi tiết văn bản đến để có được văn bản chờ ban hành, bao gồmthông tin chi tiết văn bản, danh sách phối hợp và giám sát, thông tin luân chuyển củavăn bản và hồ sơ…

Hình 21 Chi tiết một văn bản chờ ban hành

Ý nghĩa những thông tin trên:

với văn bản đã chuyển)

(3) Chứa thông chi tiết văn bản đến

(4) Danh sách ý kiến phối hợp của văn bản

đến

(5) Danh sách ý kiến giám sát của văn

bản đến

(6) Thông tin luân chuyển văn bản đến

(7) Thông tin luân chuyển hồ sơ công

việc

b) Văn bản dự thảo (nếu có): Khi click vào Mở văn bản dự thảo

Định dạng
Số trang	37
Dung lượng	3,29 MB