Hướng dẫn sử dụng Google Form cho công tác báo cáo công tác hàng ngày tại Điện lực

Tài liệu này Hướng dẫn cách sử dụng Google Form cho công tác báo cáo công tác hàng ngày tại Điện lực, nhằm Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động.Giúp cho Lãnh đạo điện lực nắm bắt được tình hình thực hiện của các nhóm công tác để có phương án điều hành, chỉ đạo kịp thời.

Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình hình thực hiện hàng ngày của

các nhóm công tác tại đội QLVHĐD&TBA.

 Tác giả: Nguyễn Văn Đảng

Nguyễn Thanh Tứ

 Đơn vị: Điện lực TX Hồng

Ngự-PCĐT

Tháng 6 năm

2018

Số lượng nhân viên tại Đội QLVHĐD&TBA chiếm tỉ lệ trên 40% nhân viên toàn Điện lực, nên năng suất lao động tại Đội QLVHĐD&TBA ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động của toàn Điện lực

Việc báo cáo tình hình thực hiện công tác ngày hôm trước của các nhóm công tác chiếm rất nhiều thời gian trong công tác sinh hoạt an toàn hàng ngày tại Đội QLVHĐD&TBA, do trưởng các nhóm công tác phải báo cáo nhiều nội dung cho người chủ trì sinh hoạt an toàn như: Kết quả thực hiện công tác, Nội dung các tồn tại (nếu có), Nguyên nhân tồn tại (nếu có), Phê bình, Biểu dương, Lý do phê bình, Lý do biểu dương…

Ngoài ra, việc Chấm công Theo dõi nội dung công tác của trưởng ca vận hành, trưởng nhóm công tác; Chấm thuê xe gắn máy; Xét mức hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng tại Đội QLVHĐD&TBA cũng tốn nhiều thời gian

do phải truy xuất lại các Biên bản sinh hoạt hàng ngày, phiếu công tác, phiếu thao tác… và phải điền nhiều thông tin như: Ngày công tác; Nội dung công tác; Tên người công tác, số PCT, PTT, LCT…

Giám đốc Điện lực khó nắm bắt được tình hình thực hiện của các nhóm công tác nếu như không tham gia sinh hoạt an toàn hàng ngày với Đội QLVHĐD&TBA.

Hầu hết các nhân viên tại Điện lực đều sử dụng điện thoại thông minh

Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình h ình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội QLVHĐD&TBA. 3

Mục đích của giải pháp và các điều

kiện cần thiết để đạt mục đích:

1 •Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn nhằm nâng cao năng suất lao động tại Điện lực

2

•Giúp cho Giám đốc Điện lực nắm bắt được tình hình thực hiện của các nhóm công tác để có phương án điều hành và chỉ đạo kịp thời

3

•Để áp dụng giải pháp này thì người tạo biểu mẫu và trưởng các nhóm công tác phải sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng hoặc máy vi tính có kết nối internet đồng thời phải sử dụng email hoặc mạng xã hội Riêng người tạo biểu mẫu phải có thêm một tài khoản Gmail để sử dụng ứng dụng miễn phí Google Form của Google.

Mô tả chi tiết bản chất của

giải pháp:

 Bước thứ nhất: Tạo biểu mẫu

 Tạo một biểu mẫu trên Google Form (Google biểu mẫu), nội

dung của biểu mẫu này gồm một số câu hỏi như sau: Ngày

công tác; PCT, PTC, LCT; Nội dung công tác; Trưởng nhóm công tác hoặc trưởng ca vận hành; Nhân viên trong nhóm công tác; Kết quả thực hiện; Nội dung tồn tại (nếu có); Nguyên nhân tồn tại, các khó khăn, vướng mắc (nếu có); Công tác nghiệm thu, quyết toán VT, Biên bản đóng điện, treo tháo điện kế…; Biểu dương; Lý do biểu dương; Phê bình; Lý do phê bình; Kiến nghị khác (nếu có) Việc tạo và

sử dụng biểu mẫu trên Google Form rất đơn giản không cần kiến thức về lập trình nên không yêu cầu người tạo và người sử dụng phải có nhiều kiến thức về công nghệ thông tin (các hướng dẫn về cách tạo và sử dụng Google Form

hiện nay có rất nhiều trên internet), cách tạo biểu mẫu

theo video hướng dẫn đính kèm.

Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình h ình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội QLVHĐD&TBA. 5

Mô tả chi tiết bản chất của

giải pháp:

 Bước thứ hai:

 Gửi đường link của biểu mẫu đã tạo cho các nhân viên là trưởng nhóm công tác trong Đội QLVHĐD&TBA qua mạng xã hội hoặc email (việc tạo biểu mẫu và gửi đường link chỉ thực hiện duy nhất một lần đầu tiên, không phải lặp lại cho mỗi lần công tác) Hiện tại, 100% nhân viên của Đội QLVHĐD&TBA đều sử dụng điện thoại thông minh và thường xuyên sử dụng mạng xã hội nên công tác này rất thuận lợi

Mô tả chi tiết bản chất của

giải pháp:

 Sau khi công tác xong (cuối buổi làm việc hoặc

vào buổi tối ngày công tác, hoặc sáng sớm ngày

hôm sau trước lúc sinh hoạt an toàn) trưởng

nhóm công tác sẽ sử dụng Điện thoại di động

thông minh hoặc máy tính bảng hoặc máy vi tính

để báo cáo tình hình thực hiện của nhóm công tác

do mình phụ trách bằng cách trả lời các câu hỏi

trong biểu mẫu đã gửi trong đường link nêu trên

mà không cần phải báo cáo bằng miệng hay văn

bản trong sinh hoạt an toàn hàng ngày Các nội

dung báo cáo sẽ được Google Form lưu trữ lại trên

internet (lưu trữ trên Drive của Google ).

Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình h ình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội QLVHĐD&TBA. 7

Mô tả chi tiết bản chất của

giải pháp:

 Bước thứ tư: Khai thác dữ liệu đã báo cáo:

 Từ dữ liệu do các trưởng nhóm công tác báo cáo về được Google Form lưu trữ trên mạng internet, trước khi sinh hoạt an toàn hàng ngày Lãnh đạo Điện lực, Lãnh đạo Đội QLVHĐD&TBA vào xem trước các nội dung do trưởng nhóm công tác đã báo cáo để nắm bắt được tình hình thực hiện của các nhóm công tác nhằm có phương án điều hành, chỉ đạo kịp thời Trưởng nhóm công tác không cần phải báo cáo bằng miệng hoặc bằng văn bản về tình hình thực hiện của nhóm công tác ngày hôm trước do mình phụ trách nên giảm rất nhiều thời gian trong công tác sinh hoạt an toàn hàng ngày.

 Ngoài ra, Google Form có chức năng xuất các dữ liệu các nội dung báo cáo của trưởng nhóm công tác ra file Excel nên rất thuận tiện trong các công tác như: Chấm công; Chấm công thuê xe gắn máy Theo dõi nội dung công tác, trưởng ca vận hành, trưởng nhóm công tác; Xét mức hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng tại Đội QLVHĐD&TBA

Quá trình áp dụng giải pháp

trên thực tiễn:

 Giải pháp được áp dụng tại Điện lực thị

xã Hồng Ngự - Công ty Điện lực Đồng Tháp từ tháng 01 năm 2018 đến nay Việc áp dụng giải pháp trên đã rút ngắn thời gian thời gian sinh hoạt an toàn hàng ngày, cũng như tăng mức độ chính xác và giảm thời gian: chấm công, chấm công thuê xe gắn máy, xét mức hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng tại Đội QLVHĐD&TBA

Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình h ình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội QLVHĐD&TBA. 9

Hiệu quả thực tế thu được khi

áp dụng giải pháp

 Giúp nâng cao được năng suất tại Đội QLVHDD&TBA, cụ thể sau khi áp dụng giải pháp

đã tiết kiệm thời gian sinh hoạt an toàn hàng ngày khoảng hơn 10 phút/1ngày Tiết kiệm thời gian thực hiện các công tác như: Chấm công; Chấm công thuê xe gắn máy; Theo dõi nội dung công tác, trưởng ca vận hành, trưởng nhóm công tác 4giờ/1 tháng (≈ 0,5 ngày công) Giúp cho lãnh đạo của Điện lực nắm bắt được tình hình thực hiện công tác của các nhóm công tác được tốt hơn nhằm có phương án điều hành và chỉ đạo kịp thời

The End

Thank You!!!