Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EKP DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ pdf

GK Corporation

102 – B1 Nguy n Khánh Toàn – C u Gi y - Hà N i

Tel: (+84 4) 2813888

Fax: (+84 4) 2813999

EKP DÀNH CHO NHÀ QU N LÝ

NHÂN S

http://www.gkcorp.com.vn http://www.vietnamlearning.com.vn

C m n b n đã s d ng các gi i pháp đào t o tr c tuy n do t p đoàn GK cung

c p Trong tài li u này b n s đ c cung c p các thông tin, cách th c s d ng

h th ng qu n lý đào t o EKP danh ti ng c a t p đoàn Netdimensions

i t ng c a tài li u:

• Các nhà qu n lý nhân s

• Nhà qu n lý trong doanh nghi p

N i dung tài li u

1 Thi t l p h s công vi c, k n ng 2

1.1 Thi t l p h s công vi c 2

1.2 Thi t l p k n ng 7

2 Gán h s công vi c cho nhân viên 11

3 Qu n lý ho t đ ng đào t o c a nhân viên 13

3.1 Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên 13

3.2 Qu n lý, đánh giá ho t đ ng c a nhân viên 17

L u ý: Các ph n qu n lý ng i dùng và qu n lý báo cáo b n có th tham kh o t i tài li u

1.1 Thi t l p h s công vi c

• t o h s công vi c và k n ng, l a ch n m c “Qu n lý k n ng” trong ph n

“Qu n lý” đã nêu trên

• Trong m c “Qu n lý k n ng” l a ch n “So n th o k n ng”

• Màn hình “So n th o k n ng” hi n ra, bao g m các thành ph n: Danh m c H s công vi c, nhóm k n ng, thanh công c và màn hình hi n th

Danh m c h s công vi c phía bên ph i màn hình s hi n th nh ng H s , k

n ng mà b n có quy n qu n lý

Thanh công c phía trên bên ph i màn hình s cho phép b n t o, theo dõi tình

tr ng h s công vi c và k n ng

L a ch n ph n T o m i đ t o H s , k n ng m i, giao di n qu n lý

Giao di n c a ph n “T o m i” các h s s hi n ra

• L a ch n “T o danh m c h s công vi c” r i b m nút “T o m i”

• Sau khi t o xong danh m c h s công vi c b n có th t o h s công vi c b ng cách nh n l i vào nút “T o m i” và l a ch n ph n “T o h s công vi c”

C a s m i m ra, nh p các thông s v Mã tham chi u, Tên, Danh m c… c a h s công vi c mà b n mu n t o

• Trong ph n l a ch n “Kích ho t”, n u nh b n l a ch n là “ ang ho t đ ng” thì

h s công vi c s đ c tính là đang ho t đ ng, còn n u không thì s đ c coi là không ho t đ ng

Ti p theo b n ch p nh n b ng cách l a ch n nút “OK”

Sau đó b n s th y đ c thông tin v h s công vi c c a b n đ c hi n th

• Sau khi t o xong h s công vi c thì b n c n ph i phân tích xem h s công vi c

đó c n nh ng k n ng c n thi t gì Sau đó b n s ph i gán nh ng k n ng đó cho

h s công vi c th c hi n vi c này, trong ph n thông tin v h s công vi c

l a ch n ph n “Gán k n ng” đ gán k n ng cho h s công vi c Ngoài ra b n

có th l a ch n “Gán nhóm” đ gán m t nhóm k n ng cho h s công vi c

• Sau khi l a ch n Gán k n ng, màn hình m i s m ra đ b n l a ch n m t ho c nhi u k n ng s n có cho h s công vi c (đ bi t cách t o k n ng m i b n hãy tham kh o ph n 1.2)

L a ch n ph n “B sung k n ng”, màn hình m i hi n ra b n hãy tìm ki m nh ng

k n ng phù h p v i h s công vi c mà b n đang thi t l p

Ti p theo trong ph n k t qu các k n ng đ c tìm th y, b n l a ch n k n ng

phù h p r i b m nút đ l a ch n m t k n ng ho c b m nút đ l a

ch n t t c các k n ng đ c tìm th y

Ti p theo l a ch n nút “OK”

M t màn hình m i s hi n th và đ ngh b n xem l i các thông s m t l n cu i N u

đ ng ý b n l a ch n nút “OK”

Và k t qu hi n ra s có d ng nh sau:

1.2 Thi t l p k n ng

Trong ph n trên ta đã bi t cách thi t l p các h s công vi c, trong ph n này b n s đ c

h ng d n cách th c thi t l p k n ng và nhóm k n ng

• t o danh m c k n ng m i, b m vào nút “T o m i” và l a ch n “T o danh m c k n ng”

Màn hình m i s hi n ra, b n nh p vào tên danh m c k n ng mà b n mu n t o, sau đó b m vào nút “T o m i”

Sau khi t o danh m c k n ng m i b n có th th y các danh m c k n ng m i s

hi n th bên trang thông tin phía bên ph i màn hình b ng cách b m vào nút “C p

nh t” phía bên ph i màn hình

• t o k n ng m i quay l i màn hình t o m i b ng cách nh n vào nút “T o m i”

và l a ch n ph n “T o k n ng”

Trong ph n này b n nh p các thông tin v k n ng bao g m mã tham chi u( ví d mathamchieu1) tên c a k n ng, danh m c k n ng, kích ho t?…

L u ý: B n có th thi t l p k n ng đang đ c s d ng ho c không s d ng b ng cách l a ch n ph n “Kích ho t” là “ ang ho t đ ng”

Ti p theo có 1 thông s mà b n c n thi t l p đó là thông s “T thi t l p”, n u

đ c l a ch n thì h c viên có th t gán k n ng đó cho h , n u không l a ch n thì h c viên ch có đ c k n ng đó sau khi hoàn thành m t s yêu c u c a b n

Cu i cùng b n b m nút “OK”

Sau khi t o k n ng b n c n ph i gán khóa h c t ng ng v i k n ng đó th c hi n

vi c này b n b m vào nút “Gán khóa h c cho k n ng”

Màn hình m i hi n ra b n l a ch n ph n “Thêm khóa h c”

Sau đó b n c n tìm khóa h c t ng ng v i k n ng đó b ng cách nh p thông tin c n tìm

ki m r i b m vào nút “Tìm ki m”

Trong màn hình ti p theo b n l a ch n khóa h c t trong danh sách tìm ki m r i b m nút

ho c

Màn hình m i hi n ra, b n ki m tra l i thông tin l n cu i r i b m nút “OK”

K t qu cu i cùng:

2 Gán h s công vi c cho nhân viên

Trong ph n tr c b n đã bi t cách t o h s công vi c và các k n ng liên quan cho công

vi c Trong ph n này b n s đ c h ng d n cách gán các h s công vi c đó cho nhân viên ho c t ch c mà b n qu n lý

• L a ch n Danh m c công vi c mà b n mu n xem phía bên ph i màn hình, ví d

“Danh m c 1”

Trong ph n qu n lý h s công vi c (Qu n lý -> Qu n lý k n ng -> So n th o k

n ng) ta l a ch n nút “Tìm ki m” phía trên bên ph i màn hình

Màn hình tìm ki m hi n ra b n l a ch n ki u tìm ki m r i b m nút “Tìm ki m”

M o: B n có th b m ngay nút “Tìm ki m” mà không c n đi n các thông tin tìm

ki m đ hi n th t t c H s công vi c

K t qu s hi n th ra ph n danh m c phía bên ph i, ti p theo b n hãy l a

ch n h s công vi c mà b n c n gán cho h c viên (ví d : h s Nhân viên phòng d ch v khách hàng)

Màn hình m i hi n lên, b n l a ch n phím “Gán h s công vi c”

Trong ph n k t qu tìm ki m b n l a ch n h c viên t ng ng r i b m nút

ho c , ti p theo b m nút “OK”

Màn hình m i hi n ra cho b n xem l i thông tin m t l n n a, n u ch p thu n b n ch n

nút “OK”

• Sau khi hoàn thành vi c gán h s công vi c cho nhân viên ( đây là User_CS) thì trong h s công vi c c a User_CS s hi n th h s công vi c đó và nh ng k

n ng t ng ng c n hoàn thành

Lúc này nhân viên đ c gán ch ng ch có th xem thông tin này b ng cách truy

c p vào đ ng d n và k t qu s nh sau:

L u ý : trong ph n “Tr ng thái hoàn thành k n ng” có bi u t ng th hi n m c

đ hoàn thành k n ng c a h c viên N u bi u t ng đó là màu xám ngh a là

h c viên ch a hoàn thành đ c k n ng đó N u bi u t ng là màu xanh

ngh a là h c viên đã hoàn thành k n ng

3 Qu n lý ho t đ ng đào t o c a nhân viên

Trong hai ph n trên b n đã bi t cách thi t l p h s công vi c, k n ng và gán các h

s công vi c đó cho nhân viên c a mình Trong ph n này b n s đ c h ng d n

cách th c qu n lý nhân viên c a mình thông qua h th ng qu n lý đào t o

i m khác bi t c a ph n này so v i hai ph n trên là: các ch c n ng qu n lý này s

đ c s d ng b i HR và ng i qu n lý trong doanh nghi p

Thông th ng thì mô hình đào t o s đ c phân c p nh sau :

• HR là ng i qu n lý cao nh t trong quy trình đào t o

• Line Manager hay ng i qu n lý tr c ti p chính là lãnh đ o các phòng

ban, Line Manager s qu n lý nh ng nhân viên d i quy n mình

• D i cùng là các nhân viên trong các phòng ban

Nh v y thì c HR và Line Manager đ u có nh ng ch c n ng đ qu n lý vi c đào t o

và ho t đ ng làm vi c c a nhân viên, vì th trong ph n này s trình bày 2 n i dung

chính:

• Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên

• Qu n lý đánh giá ho t đ ng c a nhân viên

3.1 Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên

M i công vi c qu n lý h c t p c a nhân viên đ u đ c th c hi n trong m c “Giám

sát h c viên”, đ truy c p vào ph n này b n (HR ho c Line Manager) ch c n b m

vào nút phía bên ph i màn hình, màn hình “Giám sát h c

viên” s hi n ra

• Phê duy t đ ng ký h c

Thông th ng đ đ ng ký m t khóa h c thì h c viên c n ph i có đ c s phê

chu n ch p thu n t ng i qu n lý h Trong vài trò là ng i qu n lý b n có th

s ph i phê chu n nh ng yêu c u đó t phía h c viên

th c hi n đi u này đ u tiên b n truy c p vào m c “Giám sát h c viên” nh đã nêu trên, ti p theo trong ph n Phê duy t đ ng ký h c b n s th y các thông tin yêu c u đ ng ký đang c n b n phê duy t

ch p thu n yêu c u đ ng ký b n l a ch n nút “Ch p nh n”, n u không ch p

nh n b n l a ch n nút “T ch i”

Ti p theo màn hình m i hi n ra, b n có th thêm các thông tin chú thích cho vi c phê chu n đ ng ký h c đ g i t i h c viên

B m phím "Ti p” đ h c thành quá trình phê duy t, ngay sau đó khóa h c mà h c viên yêu c u s xu t hi n trong m c “Các khóa h c đang h c” c a h c viên

• Qu n lý quá trình đào t o c a ng i đ c b n qu n lý tr c ti p

Ch c n ng này cho phép nhà qu n lý theo dõi, giám sát và qu n lý vi c h c t p

c a h c viên Mu n th c hi n b n b m vào ph n “Quá trình đào t o c a ng i

đ c đánh giá” trong ph n “Giám sát h c viên”

Màn hình giám sát quá trình đào t o c a h c viên hi n lên v i các thông tin v

nh ng ng i mà b n đ c quy n giám sát

b t đ u vi c đánh giá m t h c viên b n l a ch n tên h c viên đó t danh sách,

m t màn hình qu n lý h c viên s m ra v i các ch c n ng nh “Các khóa h c

đ c đ ng ký”, “H s /B ng đi m”,”Gán khóa h c”,"Báo cáo ho t đ ng đào t o"

o Trong ph n "Các khóa h c đ c đ ng ký” b n s th y đ c nh ng khóa h c mà h c viên đã đ ng ký B n có th l a ch n xem h c viên

đã h c nh th nào b ng cách b m vào tên c a khóa h c hi n th trong

k t qu hi n ra

o Trong ph n "H s /B ng đi m” b n s bi t chi ti t h n quá trình h c

t p c a h c viên nh tình tr ng hoàn thành khóa h c, s đi m đã đ t

đ c th m chí là thêm nh ng H s /b ng đi m t bên ngoài c a h c viên vào h th ng

o Trong ph n “Gán khóa h c” b n có th gán cho ng i mà b n qu n lý

nh ng khóa h c mà b n mu n ng i đó h c ngay Sau khi th c hi n

vi c gán khóa h c thì khóa h c đó s xu t hi n trong ph n “Nh ng khóa h c đang h c” c a h c viên

• Qu n lý nhóm, phòng ban mà b n qu n lý

Ph n qu n lý nhóm, phòng ban mà b n qu n lý c ng t ng t nh ph n qu n

lý nh ng h c viên b n qu n lý tr c ti p đã nêu ph n trên

Tuy nhiên ch nh ng ng i qu n lý phòng ban ho c HR m i có quy n th c

hi n ch c n ng này, ng i qu n lý tr c ti p m t s nh nhân viên s không có

quy n này

chuy n sang ph n qu n lý này b n hãy l a ch n m c “ ánh giá nhóm b n

qu n lý”

3.2 Qu n lý, đánh giá ho t đ ng c a nhân viên

Vi c đánh giá ho t đ ng c a nhân viên là h t s c quan tr ng đ i v i doanh nghi p, và trên h th ng EKP công vi c này có th th c hi n đ c b ng chu trình nh sau:

• Nhân viên (ng i đ c đánh giá) hàng n m s t đánh giá ho t đ ng c a mình trong n m tr c, và đ ra nh ng m c tiêu h c t p, kinh doanh c a mình

• Ng i qu n lý tr c ti p c a nhân viên đó s ki m tra l i b n t đánh giá đó, và

đ a ra nh ng phê chu n ho c khuy n ngh thích h p ph n h i l i h c viên

• Cu i cùng ng i qu n lý c p cao h n xem nh ng đánh giá đã đ c phê duy t đó

và đ a ra nh ng chính sách đào t o ho c m c tiêu công vi c c th cho nhân viên

và t ch c

th c hi n công vi c đánh giá h c viên, ng i qu n lý c n ph i truy c p vào ph n qu n

lý “Quá trình đào t o c a ng i đ c đánh giá” nh đã nêu trên (Giám sát h c viên -> Quá trình đào t o c a ng i đ c đánh giá) r i l a ch n ph n “Phát tri n ngh nghi p”

Màn hình qu n lý ngh nghi p c a nhân viên s hi n lên, t i đây b n có th th y các

thông tin v h s công vi c, tình tr ng hoàn thành k n ng, ch ng ch c a nhân viên,

đ ngh h c viên h c m t khóa h c do b n đ ngh b ng cách b m

Màn hình đánh giá ho t đ ng hi n ra, b n l a ch n n m c n đánh giá r i b m vào nút “B t đ u đánh giá”

• Trong màn hình đ u tiên, b n s th y các thông tin t đánh giá c a nhân viên

v nh ng ho t đ ng nhân viên đã th c hi n đ c trong n m tr c B n có th

ch nh s a ho c góp ý vào trong b n t đánh giá c a h c viên chuy n sang

ph n ti p theo b n b m nút

• Trong màn hình ti p theo b n s th y nh ng thông tin t đánh giá m t m nh

và m t y u c a nhân viên, c ng nh ph n trên b n có th s a đ i n i dung

ho c đ a thêm nh ng ý ki n trao đ i

• Ti p theo đ n màn hình th 3 b n s th y các thông tin v k ho ch, m c tiêu

mà nhân viên t đ ra cho mình, b n c ng có th s a đ i ho c đ a ý ki n c a mình vào đây

Trong b c cu i cùng, n u b n ch p nh n v i b n t đánh giá c a nhân viên, b n ch

c n l a ch n ph n “Ng i đánh giá ch p thu n” và l a ch n “Tr ng thái đánh giá”

v i 3 l a ch n:

o M đ chính s a : Cho phép nhân viên có th s a đ i b n t đánh giá

o Ch nh s a b i ng i đánh giá: Không cho phép nhân viên s a đ i b n

t đánh giá n a, ch có b n ho c ng i qu n lý cao h n m i có quy n

ch nh s a

o Ch nh s a qu n tr h th ng: Không ai có quy n ch nh s a b n đánh giá tr ng i qu n tr cao nh t c a h th ng

Cu i cùng b n b m nút “L u l i” và hoàn t t quá trình đánh giá h c viên

M i ý ki n th c m c xin liên h :

Phòng Customer Service – GK Corporation

Phone: +844 2813 888

Fax: +844 2813 999

support@gkcorp.com.vn