Giao trinh WordXP.doc

Thoát khỏi Word XPTrớc khi thoát khỏi Word cần lu văn bản đã soạn thảo vào ổ đĩa, sau đó thoátkhỏi Word XP bằng 1 trong 3 cách sau: - Cách 1: Nhấn chuột vào nút Close Đóng trên góc phải

Chơng trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

Microsoft Word XP Bài 1: Tổng quát chung về Microsoft Word XP

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word XP

- Là phần mềm chuyên nghiệp, dùng để soạn thảo, xử lý văn bản nằm trong bộphần mềm Office XP của hãng phầm mềm nổi tiếng Microsoft của (Mỹ)

- Cài đặt Word XP trên hệ điều hành từ Windows 98 trở đi, Word có giao diện đồhoạ đẹp, dễ sử dụng, thân thiện với mọi ngời, nhằm xử lý hầu hết tất cả các vấn đề

đặt ra trong quá trình soạn thảo một văn bản

- Đặc biệt có thể soạn thảo, hiệu chỉnh, định dạng, chèn và xử lý hình ảnh, tạo racác biểu đồ, chữ nghệ thuật, chèn công thức toán học, bảng biểu, giao tiếp với cácphần mềm khác

2 Khởi động và thoát khỏi Word XP

- Cách 2: Mở biểu tợng Word trên màn hình nền Windows.

- Cách 3: Nhấn chuột vào nút chọn Programs (Chơng trình) >

chọn Microsoft Word

2.2 Thoát khỏi Word XP

Trớc khi thoát khỏi Word cần lu văn bản đã soạn thảo vào ổ đĩa, sau đó thoátkhỏi Word XP bằng 1 trong 3 cách sau:

- Cách 1: Nhấn chuột vào nút Close (Đóng) trên góc phải cửa sổ Word.

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

- Cách 3: Vào thực đơn File > chọn Close

3 Màn hình làm việc của Word XP

Sau khi khởi động màn hình của Word XP có dạng nh sau:

3.1 Thanh tiêu đề (Title bar)

Là thanh đầu tiên màu (Xanh) nằm trên cùng cửa sổ, hiện tên của tập tin văn bản

- Nút (Minimize) thu nhỏ cửa sổ Word thành 1 biểu tợng (Xuống thanh công

việc).

- Nút thay đổi kích thớc cửa sổ Word có 2 trạng thái:

+ Nút (Maximize) Phóng tối đại cửa sổ Word

+ Nút (Restore) Phục hồi lại kích thớc cũ của cửa sổ Word

- Nút (Close) đóng cửa sổ Word lại và kết thúc chơng trình soạn thảo

3.2 Thanh thực đơn (Menu bar)

Thanh thực đơn chứa các nhóm lệnh của Word Muốn mở nhóm lệnh nào trongthực đơn thì nhấn chuột vào mục đó hoặc nhấn và giữ phím Alt + với phím (Tơng

ứng với chữ cái gạch chân của mục cần mở trong thực đơn).

- Thực đơn nào trong 1 nhóm thực đơn có đánh dấu tích thì thực đơn đó đang

Các nhóm lệnh trong thanh thực đơn

File (Tập tin) Các lệnh xử l văn bản nh: Open (mở), Save (lu), Close (đóng)

Edit (Soạn thảo) Các lệnh soạn thảo nh: Copy (sao), Cut (di chuyển), Paste (dán)

View (Hiển thị) Các lệnh hiển thị văn bản nh: Normal (chuẩn), Toolbars (thanh công cụ)

Insert (Chèn) Các lệnh chèn đối tợng vào văn bản: Page Number (số trang), Picture (hình)

Format (Định dạng) Các lệnh định dạng văn bản: Font (phông chữ), Paragraph (đoạn văn)

Tools (Công cụ) Các lệnh thiết đặt trong soạn thảo, in Options (tùy chọn)

Table (Bảng) Các lệnh chèn bảng biểu: Insert (chèn), Delete (xóa), Sort (sắp xếp)

Window (Cửa sổ) Các lệnh về cửa sổ soạn thảo nh: Split (Ngắt), Arrange (sắp đặt)

Help (Trợ giúp) Các hớng dẫn trợ giúp sử dụng Word XP bằng tiếng Anh

3.3 Thanh công cụ chuẩn (Standard bar)

ý nghĩa của các nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn

Open (mở) Mở tập tin văn bản đã lu trên đĩa

E-mail (th điện tử) Gửi th điện tử qua mạngSearch (tìm kiếm) Tìm kiếm tập tin

Print Preview (xem trớc khi in) Xem kiểm tra trớc khi inSelling and Grammar Kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng AnhCut (cắt) Cắt đối tợng đã chọn đa vào vùng đệmCopy (sao) Sao đối tợng đã chọn đa vào vùng đệmPaste (dán) Dán đối tợng đã chọn đa vào vùng đệmFormat Painter (định dạng chổi) Định dạng bằng chổi quét

Undo Typing (không thực hiện) Không thực hiện thao tác đã làm trớc đóRedo (làm lại) Khôi phục lại thao tác đã loại bỏ trớc đóInsert Hyperlink (Siêu liên kết) Chèn siêu liên kết vào cửa sổ soạn thảoTables and Borders (viền bảng) ẩn/Hiện thanh công cụ bảng biểuInsert Table (chèn bảng) Chèn bảng biểu vào cửa sổ soạn thảoInsert Excel (chèn bảng tính) Chèn bảng tính Excel vào cửa sổ soạn thảoColumns (cột báo) Định dạng văn bản cột báo cho văn bảnDrawing (Công cụ vẽ) ẩn/Hiện thanh công cụ vẽ

Document Map (Tài liệu lợc đồ) Hiện tài liệu theo dạng lợc đồShow/Hide ẩn/Hiện chế độ kiểm tra đoạn văn bản

Zoom (phóng đại) Thay đổi tỷ lệ hiển thị văn bảnMicrosoft word help Trợ giúp của Microsoft word

L

u ý : Ngoài thanh công cụ chuẩn, tùy thuộc vào việc soạn thảo, xử lý văn bản có

thể lấy ra các thanh công cụ khác bằng cách sau:

- Vào thực đơn View (Xem) > chọn Toolbars (Các thanh công cụ) rồi chọn tênthanh công cụ cần lấy ra, thanh công cụ nào đợc đánh dấu tích phía trớc thìthanh công cụ đó đã đợc lấy ra Không muốn hiện thanh công cụ nào thì nhấnchuột bỏ dấu tích trớc tên thanh công cụ đó

Italic (Nghiêng) Chọn chữ nghiêngUnderline (Đờng gạch dới) Chọn đờng gạch chân cho văn bản

Align Left (Canh Trái) Canh văn bản đều bên trái trangCenter (Giữa) Canh văn bản vào giữa trangAlign Right (Canh Phải) Canh văn bản đều bên phải trangJustyfy (Canh đều) Canh văn bản đều 2 bên trangDistributed (Phân phối)

Line spacing (khoảng cách dòng) Chọn khoảng cách giữa các dòngNumbering (Đánh số) Đánh số trớc dòng đầu tiên đoạnBullets (Đánh dấu) Đánh dấu hoa thị trớc dòng đầu tiên đoạnDecrcease Indent (Giảm lề) Giảm thụt lề của trang

Increase Indent (Tăng lề) Tăng thụt lề của trangOutside Border (Viền ngoài) Chọn đờng viên bên ngoài Highlignt (Màu sáng mền) Chọn màu sáng cho nền văn bảnFont Color (Màu phông chữ) Chọn màu cho văn bản

3.5 Thanh thớc (Ruler bar)

L

u ý : - Nếu mất thanh thớc vào thực đơn View > Ruler (Thớc) để lấy lại.

- Nếu muốn thay đổi loại đơn vị đo của thanh thớc (ở Việt Nam thờng dùng

3.6 Thanh cuộn (Scroll bar)

3.7 Thanh công cụ vẽ (Drawing bar)

Chứa các nút công cụ cho phép chọn và vẽ ra ngoài cửa sổ soạn thảo

3.8 Thanh trạng thái (Status bar)

Là thanh cuối cùng dới đáy màn hình soạn thảo, nó cho chúng ta biết các trạngthái hiện tại trên cửa số soạn thảo nh: Tổng số trang (Page), Số mục (Sec), điểmchèn ở vị trí (cột) nào và (dòng) nào

Bài 2: Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản

I- Nhập văn bản

1 Các chế độ hiển thị văn bản trên cửa sổ soạn thảo

- Có thể hiển thị văn bản trên màn hình soạn thảo theo các chế độ khác nhau Vìtrong mỗi chế độ, văn bản đợc hiển thị với các chi tiết khác nhau

- Muốn thay đổi chế độ hiển thị văn bản trong cửa sổ soạn thảo, ta làm nh sau:+ Vào thực đơn View (Rồi chọn 1 trong 4 chế độ hiển thị cho phù hợp):

(Chuẩn) hiển thị văn bản dới dạng đơn giản hóa

(Bí trí dạng trang Web)

(Bí trí trang in)

(Phác thảo)(Tài liệu lực đồ)

2 Sử dụng chơng trình gõ dấu tiếng Việt Vietkey 2000.

Chơng trình Word không hỗ trợ gõ dấu tiếng Việt Muốn gõ đợc văn bản có dấutiếng Việt, cần phải cài đặt bổ sung thêm chơng trình gõ dấu tiếng Việt và phôngchữ tiếng Việt Có nhiều chơng trình gõ dấu tiếng Việt nh: VietKey, VNI,VietWare nhng chơng trình VietKey 2000 đợc dùng phổ biến hiện nay

Sau khi khởi động VietKey 2000 hiện cửa sổ.

2.2 Thiết lập các thông số cần thiết (Bắt buộc) trong cửa sổ VietKey 2000.

- Chọn thẻ sau đó chọn các mục sau:

+ Chọn kiểu gõ

+ Chọn gõ gõ bàn phím và phím cần gõ

- Chọn thẻ sau đó chọn mục sau:

+ Chọn bảng mã chữ cái để gõ thờng là

- Chọn thẻ sau đó chọn các mục sau:

- Chọn thẻ

- Sau khi đã thiết lập xong các thông số trong cửa sổ VietKey 2000, nhấn vào nút

để biểu tợng VietKey luân luân thờng chú ở góc trái trên thanhtác vụ Ta chỉ việc thiết lập các các tham số trong cửa sổ VietKey 1 lần

3 Cách gõ chữ cái tiếng Việt và dấu

3.1 Cách gõ chữ cái

ở Việt Nam hiện đang có 2 cách gõ phím phổ biến đó là kiểu Telex (Ngời miềnBắc hay sử dụng) và kiểu VNI (Ngời miền Nam hay sử dụng) Cách gõ văn bảntiếng Việt theo kiểu Telex nh sau:

Chữ cái Thực hiện thao tác trên bàn phiám Thành chữ cái có dấu

Gõ chữ cái trớc, gõ dấu sau cùng (Cách gõ này còn gọi là cách gõ Telex) Muốn

gõ chữ in hoa nhấn giữ phím Shift, đồng thời nhấn phím cần soạn thảo chữ hoa

Ví dụ: Gõ nội dung văn bản sau:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Thực tế khi gõ nh sau: Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieet Nam.

4 Một số nguyên tắc khi soạn thảo văn bản

- Chỉ nhấn Enter xuống dòng khi đã kết thúc một đoạn văn bản.

- Các dấu chấm (.) phẩy (,) chấm phẩy (;) phải gắn liền với từ trớc nó, cách từ sau

nó 1 phím cách

Ví dụ:

Phú Thọ, ngày 10 tháng 3 năm 2006

- Các dấu ( { [ < “ phải gắn liền với từ sau nó, cách từ trớc nó 1 phím cách

- Các dấu ) } ] > ” phải gắn liền với từ trớc nó, cách từ sau nó 1 phím cách

Ví dụ: Phú Thọ có khu di tích (Đền Hùng) thuộc xã Hy Cơng

Phú Thọ có khu di tích “Đền Hùng” thuộc xã Hy Cơng

Phú Thọ có khu di tích [Đền Hùng] thuộc xã Hy Cơng

5 Chế độ soạn thảo

Trong cửa sổ soạn thảo luân có (Dấu chèn) nhấp nháy Ta có thể dùng dấu chèn

để nhập, sửa lỗi, chèn kí tự vào, thay thế

5.3 Thay đổi chế độ soạn thảo

- Nếu nút chọn trên thanh trạng thái bị (mờ) thì đang ở chế độ chèn

- Nếu nhấn đôi chuột vào nút trên thanh trạng thái chữ OVR không bị mờ(màu đậm) thì đang ở chế độ đè

- Có thể nhấn phím Insert trên bàn phím để chuyển đổi giữa 2 chế độ

6 Một số phím di chuyển dấu chèn trên cửa sổ soạn thảo

- Sử dụng chuột: Nhấn chuột vào vị trí muốn đa dấu chèn đến.

- Sử dụng bàn phím:

+ : Di chuyển dấu chèn sang trái 1 kí tự

+ : Di chuyển dấu chèn sang phải 1 kí tự

+ : Di chuyển dấu chèn lên trên 1 dòng

+ : Di chuyển dấu chèn xuống dới 1 dòng

+ Home: Di chuyển dấu chèn về đầu dòng

+ End: Di chuyển dấu chèn về cuối dòng

+ Ctrl + Home: Di chuyển dấu chèn về đầu văn bản

+ Ctrl + End: Di chuyển dấu chèn về cuối văn bản

+ Page Up: Di chuyển dấu chèn lên 1 trang màn hình

+ Page Down: Di chuyển dấu chèn xuống 1 trang màn hình

+ Ctrl + Page Up: Di chuyển dấu chèn đến đầu trang trên màn hình

+ Ctrl + Page Down: Di chuyển dấu chèn đến đầu trang dới màn hình

+ Shift + F5: Di chuyển dấu chèn về vị trí vừa hiệu chỉnh trớc đó

II- Các thao tác với văn bản

Nhiều dòng Chọn một dòng, sau đó giữ nút trái kéo lên trên hoặc xuống dớiMột đoạn Nhấn đôi chuột vầo đầu đoạn hoặc Giữ phím Ctrl và nhấn chuột

vào vị trí bất kỳ của đoạnToàn bộ văn bản Giữ phím Ctrl và nhấn chuột vào chỗ trống

1.2 Sử dụng bàn phím

Một vùng Giữ phím Shift, sau đó đa con trỏ đến vị trí bắt đầu chọn, nhấn một trong 4 phím mũi

tên để chọn

Từ vị trí con trỏ đến đầu dòng Shift + Home

Từ vị trí con trỏ đến cuối dòng Shift + End

Từ vị trí con trỏ lật lên trang trên Shift + Page Up

Từ vị trí con trỏ lật xuống trang dới Shift + Page Down

Từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản Shift + Ctrl+Home

Từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản Shift + Ctrl+End

- Bớc 1: Chọn văn bản cần sao chép

- Bớc 2: Chọn 1 trong 4 cách sau:

+ Cách 1: Nhấn biểu tợng Copy (sao chép) trên thanh công cụ chuẩn

+ Cách 2: Nhấn Ctrl + C

+ Cách 3: Nhấn nút phải lên vùng văn bản đã chọn, hiện thực đơn  chọn Copy

+ Cách 4: Vào thực đơn Edit  Copy

- Bớc 3: Đa điểm chèn đến vị trí mới chứa văn bản Copy

- Bớc 4: Chọn 1 trong 4 cách sau:

+ Cách 1: Nhấn biểu tợng Paste (dán) trên thanh công cụ chuẩn

+ Cách 3: Nhấn nút phải lên vùng văn bản đã chọn, hiện thực đơn  chọn Cut

+ Cách 4: Vào thực đơn Edit  Cut

- Bớc 3: Đa điểm chèn đến vị trí mới chứa văn bản di chuyển.

Kí tự đứng trớc dấu chèn Nhấn phím BackSpace (Phía trên đều phím Enter)

Kí tự đứng sau dấu chèn Nhấn phím Delete

Một từ trớc dấu chèn Ctrl + BackSpace

Một từ sau dấu chèn Ctrl + Delete

Ngoài ra nếu muốn xoá nhanh nhiều văn bản làm nh sau:

+ Cách 5: Nhấn phím BackSpace (Phía trên đều phím Enter)

5 Khôi phục những sai sót khi xoá, sửa văn bản

Sau khi thực hiện một thao tác nào đó nh xoá, sửa, di chuyển văn bản do (vô tình hay cố ý), ta có thể phục hồi lại trạng thái trớc đó

5.1 Huỷ thao tác vừa thực hiện

Chọn 1 trong 3 cách sau:

- Cách 1: Nhấn nút Undo Typing

- Cách 2:Nhấn Ctrl + Z

- Cách 3: Vào Edit > Undo Typing

5.2 Không huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện

Chọn 1 trong 3 cách sau:

- Cách 1: Nhấn nút Undo Typing

- Cách 2:Nhấn Ctrl + Y

- Cách 3: Vào Edit > Redo Typing

III- Các thao tác với tập tin

Khi làm việc với Word ta thờng thực hiện các quá trình nhập văn bản, định

dạng Muốn dùng văn bản lâu dài phải (Lu) văn bản vào các ổ đĩa nh ổ cứng, mềm,USB với 1 tên tuỳ ý, gọi chung là (Tập tin) Sau này khi cần chỉnh sửa, thêm bớt, xoá, in văn bản ta chỉ việc mở (Tập tin) văn bản đã lu Vì thế, ta phải có các thao tác với tập tin nh tạo mới, lu, mở

1 Tạo 1 tập tin văn bản mới

Sau khi khởi động Word, một tập tin văn bản trống có tên là xuất hiện cho chúng ta nhập văn bản Nếu muốn mở các tập tin văn bản mới khác thực hiện 1 trong 3 cách sau.

- Cách 1: Nhấn nút New Blank Document (Tài liệu mới còn trống)

- Cách 2: Nhấn Ctrl + N

- Cách 3: Vào thực đơn File > New > OK

Hiện thực đơn, chọn dòng Blank Document

2 Lu văn bản

- Bớc 1: Chọn 1 trong 3 cách sau

+ Cách 1: Nhấn nút Save (Lu)

+ Cách 2: Nhấn Ctrl + S

+ Cách 3: Vào thực đơn File > Save

- Bớc 2: Sau khi thực hiện 1 trong 3 cách trên hiện cửa sổ

Trong cửa sổ này cần thực hiện các thao tác sau:

+ Trong khung Save in (Lu vào chỗ nào), mở ổ đĩa, th mục chứa (Tập tin) văn bản cần lu.

Ví dụ: Muốn lu tập tin vào

thu mục Luu van ban thì phải mở ổ

đĩa D, mở th mục Lop hoc, mở th mục

Luu van ban

+ Trong khung File name (Tên tập tin)

Nhập vào tên (Tập tin) sẽ lu, nhập tên tập tin sao cho gợi nhớ tới nội dung tập tin

Ví dụ: Nếu nội dung văn bản muốn lu là một lá đơn xin việc làm, thì nhập tên tập

tin là Don xin viec lam để dễ nhớ.

Chú ý: Khi nhập tên tập tin không dài quá 255 kí tự (chữ cái), kể cả dấu cách,

không nên nhập dấu tiếng việt, không nhập các kí hiệu đặc biệt vào tên tập tin nh các kí hiệu: *#@!%()<>?{}+-=/

 Hiện thực đơn chọn Security Options (các lựa chọn bảo mật)

 Hiện tiếp cửa sổ

Nhập mật khẩu vào ô Password to open (Mật khẩu khi mở) > Nhập xong nhấnnút OK

Để tránh ngời khác nhìn thấy mật khẩu, khi nhập vào các kí tự tạo mật khẩu sẽthành hình các dấu sao Khi nhập mật khẩu chú ý nhập chữ thờng hay chữ hoa đểkhi mở văn bản nhập mật khẩu vào cho đúng.

 Hiện tiếp cửa sổ, nhập lại mật khẩu một lần nữa (giống lần vừa nhập trớc đó), nhập xong nhấn nút OK

- Bớc 3: Trở về cửa sổ Save As, nhấn nút Save để lu văn bản

L

u ý : Sau khi đã lu văn bản thành một tập tin, ta vẫn có thể tiếp tục nhập, thay đổi,

chỉnh sửa, xoá văn bản Nhng để lu lại những thay đổi đó phải thực hiện lại 1 trong

- Bớc 2: Hiện cửa sổ

+ Trong khung Look in (Nhìn vào): Mở ổ đĩa, th mục chứa tập tin cầm mở

+ Chọn tập tin cần mở ở phía dới, sau đó nhất nút Open để mở

Chú ý :

 Nếu tập tin cần mở có mật khẩu trống mở, hiện tiếp cửa sổ

Nhập vào đúng mật khẩu (nhập sai không mở đợc), nhập xong nhấn OK

 Sau khi đã mở văn bản có mật khẩu, muốn bỏ mật khẩu hoàn toàn làm nh sau:

 Vào thực đơn Tools > Options (các lựa chọn)

 Hiện cửa sổ

Trong cửa sổ này chọn thẻ Security (Bảo mật), sau đó xoá tên mật khẩu đã tạo (các dấu sao) trong ô Password to open nhấn OK và lu lại để tiến trình bỏ mật khẩu có hiệu lực.

4 Lu tập tin văn bản đã có với một tên khác (Tên tập tin cũ cẫn còn)

+ Trong khung Save in: Mở ổ đĩa, th mục chứa tập tin cần lu.

+ Trong khung File name: Nhập vào tên tập tin văn bản cần lu

+ Nhấn nút Save để lu

 Nếu nội dung tập tin văn bản cần đóng có sự thay đổi dù là nhỏ nhất nh: Thêm, xoá, sửa, sao chép, di chuyển mà cha đợc lu, khi đóng sẽ hiện thêm hộp thoại.

 Nếu chọn Yes (Có): Đóng tập tin và lu lại những thay đổi

 Nếu chọn No (Không): Đóng tập tin và không lu lại những thay đổi

 Nếu chọn Cancel (Bỏ qua): Bỏ qua không đóng và không lu

 Có thể đóng tất cả các tập tin văn bản cùng lúc bằng cách:

 Bớc 1: Nhấn phím Shift

 Bớc 2: Vào thực đơn File > Close all (Đóng tất cả)

Ngoài cách định dạng kí tự bằng thanh công cụ định dạng Chúng ta còn có thể

định dạng kí tự với nhiều lựa chọn về hình thức định dạng bằng cách sử dụng thực

đơn

- Bớc 1: Chọn các kí tự cần định dạng

- Bớc 2: Chọn 1 trong 2 cách sau:

+ Cách 1: Nhấn Ctrl + D

+ Cách 2: Vào thực đơn File  Font (Phông chữ)

- Bớc 3: Hiện cửa sổ, có 3 thẻ chứa các khuân mẫu định dạng

Chữ Nghiêng Chữ Đậm

 NÕu chän thÎ (Ph«ng ch÷) Víi c¸c lùa chän sau:

 Khung Font (Ph«ng ch÷): Chän ph«ng ch÷ cho v¨n b¶n

 Khung Font style (KiÓu ph«ng ch÷): Chän kiÓu ph«ng ch÷

 Regular (Thêng): Ch÷ thêng

 Italic (Nghiªng): Ch÷ nghiªng

Chän ph«ng ch÷

Chän kiÓu ch÷

Chän mµu ch÷

Chän kiÓu g¹ch ch©n Chän kiÓu ch÷ Chän cì ch÷

 Bold (Đậm): Chữ đậm

 Bold Italic (Đậm và nghiêng): Chữ vừa đậm vừa nghiêng

 Khung Size (Cỡ): Chọn cỡ chữ

 Khung Font color (Màu phông chữ): Chọn màu chữ

 Khung Underline style (Kiểu đờng gạch dới): Chọn kiểu đờng gạch chân cho chữ

 Khung Underline color (Màu đờng gạch dới): Chọn màu đờng gạch chân cho chữ

 Khung Effects (Hiệu ứng): Chọn một số hiệu ứng đặc biệt cho chữ

hiệu ứng Ví dụ

 Strikethrough (Đờng gạch bỏ): Gạch 1 đờng giữa dòng Hiệu ứng

 Double Strikethrough (Hai đờng gạch bỏ): Hai đờng gạch Hiệu ứng

 SuperScript (Chỉ số trên): Tạo chữ chỉ số trên Ctrl + Shift + = Km2

 SubScript (Chỉ số dới): Tạo chữ chỉ số dới Ctrl + = H20

 Outline (Đờng biên): Tạo chữ có đờng viền ngoài Hiệu ứng

 Small Caps (Chữ hoa nhỏ): Tạo các chữ hoa nhỏ HIEUUNG

 Hidden (ẩn): ẩn văn bản (không nhìn thấy)

 Khung PreView (Xem trớc): Xem trớc kết quả định dạng đã chọn

 Nếu chọn thẻ (Khoảng cách giữa các kí tự): Với các lựa chọn sau:

u ý : Trong thẻ này Word đã đặt các lựa chọn (Chuẩn) ta chỉ thay đổi các thông số

khi thấy cần thiết

 Khung Scale (Co giãn): Chọn % co giãn theo chiều ngang của kí tự (100% là

chuẩn)

 Khung Spacing (Khoảng cách): Chọn khoảng cách giữa các kí tự

 Normal (Bình thờng): Là khoảng cách chuẩn đã đặt trớc

 Expanded (Rộng ra): Chọn khoảng cách rộng ra của kí tự trong khung By

 Condensed (Sít lại): Chọn khoảng cách gần lại cuẩ kí tự trong khung By

 Khung Position (Vị trí): Chọn vị trí nâng lên, hạ xuống của kí tự (Normal <Bình :

Là vị trí chuẩn)

 Raised (Nâng cao chữ): Nâng cao kí tự lên phụ thuộc giá trị chọn trong ô By

 Lowered (Hạ thấp chữ): Hạ thấp kí tự xuống phụ thuộc giá trị chọn trong ô By

 Nếu chọn thẻ (Hiệu ứng văn bản): Với các lựa chọn sau:

 Khung Animations (Hoạt ảnh): Chọn các hoạt cảnh làm sinh động, vui mắt trên văn bản

 None (Không có): Là giá trị chuẩn đã đợc đặt sẵn (Không tạo hoạt ảnh)

 Blinking Background (Nền chữ nhấp nháy)

 Las vegas Lights (Nhiều ngôi sao sáng) nhấp nháy xung quanh chữ

 Marching Black Ants (Những dấu gạch ngang đen chạy trợt) xung quanh chữ

 Marching Red Ants (Những dấu gạch ngang đỏ chạy trợt) xung quanh chữ

 Shimmer (sáng lờ mờ) Các điểm sáng lờ mờ nhấp nháy trên chữ

 Sparkle Text (Văn bản lấp lánh) Các hình màu nháy lấp lánh trên văn bản

- Bớc 4: Sau khi chọn các hình thức định dạng (Tùy ý) trong 3 thẻ đã trình bàý ở

trên Có thể chọn 1 trong 2 cách lựa chọn sau:

 Nếu chọn nút Các định dạng đã chọn trong 3 thẻ trên, chỉ có tác dụng cho phần văn bản đã chọn (Bôi đen)

 Nếu chọn nút (Mặc định): Hiện hộp thoại.

Chọn nút thì tất cả các định dạng đã chọn trong 3 thẻ trên, có hiệu lực

từ giờ chở đi Có nghĩa là ta chọn định dạng theo hình thức nào, thì mỗi khi soạnvăn bản, các định dạng đó lặp lại (kể cả tắt máy tính đi và khởi động lại Word) vẫnlặp lại nh cũ Vì vậy, chỉ chọn nút Default (Mặc định) khi cần khai báo các hìnhthức định dạng văn bản mang tính (cố định) nh đặt phông chữ (.VnTime), Kiểu chữ(Regular), Cỡ chữ (14), màu chữ màu đen (Automatic) mà thôi

3 Định dạng kí tự bằng chổi quét (Sao chép định dạng)

Trong cửa sổ soạn thảo văn bản có nhiều vị trí văn bản khác nhau, nhng lại có các thao tác định dạng văn bản giống nhau

Ví dụ:

Điều 1: Tất cả các sinh viên phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định học

tập, sinh hoạt theo quy định

Điều 2: Nếu số tiết nghỉ học quá 20% tổng số tiết của môn học thì sẽ không

đợc tham gia thi hết môn học

Nh vậy, trong ví dụ trên Điều 1 và điều 2 có định dạng giống nh nhau là (Cỡ chữ

14, chữ màu đen, chữ vừa đậm vừa nghiêng, một đờng gạch chân) Vậy thì, ta chỉ

định dạng cho Điều 1, còn Điều 2, Điều 3 sẽ đợc định dạng bằng cách sử dụng (Chổi quét) để định dạng cho Điều 2, Điều 3 mà không cần định dạng nhiều lần

- Bớc 1: Chọn kí tự đã định dạng

- Bớc 2: Nhấn đôi vào biểu tợng chổi quét trên thanh công cụ chuẩn

- Bớc 3: Đa con trỏ đến vị trí cần định dạng, con trỏ có hình chổi quét và chữ I bên cạnh I Muốn định dạng cho nội văn bản nào, đa con trỏ đến vị trí văn bản đó, giữ nút trái kéo dê chuột để định dạng

- Bớc 4: Định dạng xong nhấn chuột vào biểu tợng chổi quét trên thanh công

cụ chuẩn một lần nữa để kết thúc

II- Định dạng đoạn văn bản

Một đoạn văn bản thờng gồm nhiều từ, để kết thúc một đoạn văn bản phải nhấnphím Enter Các hình thức định dạng trong đoạn văn bản thờng là: Canh lề, thụt lề,

khoảng cách các dòng trong đoạn, khoảng cách giữa các đoạn, điền số thứ tự, dấuhoa thị, tạo chữ thụt cấp

1-Định dạng đoạn bằng thanh công cụ định dạng

- Bớc 1: Chọn đoạn hoặc (các đoạn) cần định dạng

- Bớc 2: Chọn các nút định dạng đoạn trên thanh định dạng

- Bớc 3: Muốn định dạng đoạn theo hình thức định dạng nào trên thanh công cụ

định dạng thì nhấn con trỏ vào biểu tợng định dạng đó Muốn bỏ định dạng của hình thức định dạng nào, chọn biểu tợng định dạng một lần nữa

Ctrl + M Tăng lề trái một khoảng nhất định

Ctrl + Shift + M Tăng lề phải một khoảng nhất định

Ctrl + T Từ dòng thứ 2 của đoạn thụt vào

Ctrl + 1 Khoảng cách giữa các dòng là 1 dòng

Ctrl + 2 Khoảng cách giữa các dòng là 2 dòng

Ctrl + 5 Khoảng cách giữa các dòng là 1,5 dòng

2 Định dạng đoạn bằng thực đơn

Ngoài cách định dạng đoạn văn bản bằng thanh công cụ định dạng Chúng ta còn

có thể định dạng đoạn văn bản với nhiều lựa chọn về hình thức định dạng bằngcách sử dụng thực đơn

- Bớc 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng

- Bớc 2: Vào thực đơn Format  Paragraph (Đoạn văn)

- Bớc 3: Hiện cửa sổ, có 2 thẻ chọn chứa các khuân mẫu định dạng đoạn

 Chọn thẻ (Thụt lề và khoảng cách ) với các lựa chọn sau:

Căn thẳng lề trái

Tăng lề trái một khoảng

Căn đều giữa trang

Khoảng cách các dòng

Căn thẳng hai lề

Căn thẳng lề phải

Giảm lề trái một khoảng

 Khung Alignment (Căn chỉnh): Chọn kiểu căn đoạn văn bản

 Left (Trái): Căn đoạn văn bản thẳng lề trái

 Centered (Căn giữa): Căn đoạn văn bản vào giữa trng

 Right (Phải): Căn đoạn văn bản thẳng lề phải

 Justified (Hợp lý): Căn thẳng 2 lề

 Khung Indentation (Thụt lề): Chọn khoảng cách lề của đoạn văn bản

 Left: Chọn khoảng cách lề trái đoạn văn bản

 Right: Chọn khoảng cách lề phải đoạn văn bản

 Khung Special (Đặc biệt): Chọn một số định dạng đặc biệt cho đoạn văn bản

None (Không có): Đoạn văn bản không có gì thay đổi

 First line (Dòng thứ nhất): Dòng đầu tiên của đoạn văn bản thụt vào

 Hanging (Treo): Từ dòng thứ 2 của đoạn thụt vào (Treo)

 Khung Spacing (Khoảng cáh): Chọn khoảng cách giữa đoạn văn bản trớc và sau

Khoảng cách lề Trái-Phải

Khoảng cách đoạn Trớc-Sau

Khoảng cách các dòng trong đoạn

 Before (Trớc): Chọn khoảng cách đoạn văn bản hiện tại và đoạn phía trớc.

 After (Sau): Chọn khoảng cách đoạn văn bản hiện tại và đoạn phía sau

 Khung Line spacing (Khoảng cách dòng): Chọn khoảng cách giữa các dòng

 At least (ít nhất): Khoảng cách ít nhất từ dòng đến dòng trong đoạn văn bản

 Exactly (Chính xác): Khoảng cách chính xác từ dòng đến dòng trong đoạn văn bản, chọn khoảng cách trong ô At

 Multiple (Nhiều): Khoảng cách từ dòng đến dòng trong đoạn văn bản cho phép nhiều dòng (Tuỳ ý), bằng cách nhập số dòng trong ô At (Vào)

III- Các hình thức định dạng đoạn văn bản khác

1 Tạo chữ cái lớn (Chữ thụt cấp) đầu đoạn văn bản

Tạo chữa thụt cấp đầu dòng đoạn văn bản sử dụng nhiều trên các tờ báo, ấnphẩm, tạp chí và các sách Đực thể hiện dới 2 kiểu thụt cấp là (Trong lề) và (Ngoàilề)

- Bớc 1: Đa con trỏ vào vị trí bất kỳ trong bảng

- Bớc 2: Vào thực đơn Format  Drop Caps (Chữ hoa thụt cấp)

- Bíc 3: HiÖn cöa sæ

 Khung Position (VÞ trÝ): Chän vÞ trÝ tr×nh bµy ch÷ hoa thôt cÊp

 None (Kh«ng cã): Kh«ng t¹o ch÷ hoa thôt cÊp

 Dropped (Th¶ xuèng): Ch÷ hoa thôt cÊp th¶ xuèng vµ n»m trong lÒ ®o¹n v¨n b¶n

 In Margin (T¹i lÒ trang): Ch÷ hoa thôt cÊp n»m t¹i lÒ ®o¹n v¨n b¶n (N»m ngoµi

®o¹n)

 Trong khung Options (C¸c lùa chän): Cã c¸c lùa chän sau:

 Hép danh s¸ch Font: Chän ph«ng ch÷ cho ch÷ to thôt cÊp

 Trong « Lines to drop (Sè dßng th¶ xuèng): Chän sè dßng that xuèng (Bªn ph¶i) ch÷ thôt cÊp

 Trong ô Distance from text (Khoảng cách từ văn bản): Chọn khoảng cách từ đầu dòng văn bản thả xuống đến chữ hoa thụt cấp.

- Bớc 4: Nhấn nút OK để kết thúc

2 Tạo văn bản dạng cột

Một hoặc nhiều đoạn văn bản có thể tạo thành nhiều cột khác nhau (Dạng cột báo)

Ta có thể thực hiện nh sau:

- Bớc 1: Chọn đoạn hoặc các đoạn văn bản cần tạo cột báo

- Bớc 2: vào thực đơn Format  Columns (Cột)

- Bớc 3: Hiện cửa sổ

 Trong khung Presets (Định sẵn): Chọn các hình thức tạo cột đã định sẵn

 One (Một): Không tạo tạo cột báo

 Two (Hai): Tạo 2 cột báo

 Three (Ba): Tạo 3 cột báo

 Left (Trái): Tạo 2 cột báo, cột trái nhỏ hơn cột phải.

 Right (Phải): Tạo 2 cột, cột phải nhỏ hơn cột trái

 Trong ô Number of columns chọn số cột báo tuỳ ý

 Trong khung Width and spacing (Chiều rộng và khoảng cách): Chọn độ rộng và khoảng cách giữa các cột báo

 Trong ô Width: Chọn chiều rộng cho các cột

 Trong ô Spacing: Chọn khoảng cách giữa các cột

 Chọn chiều rộng các cột bằng nhau

 Chọn giữa hai cột có thêm 1 đờng kẻ dọc

- Nhấn nút OK kết thúc

3 Điền kí hiệu và đánh số thứ tự đầu đoạn văn bản

Các đoạn văn bản có tính chất liệt kê dới dạng danh sách các khoản mục Ta có thể

điền tự động cho các khoản mục các dấu chấm tròn, dấu sao, mũi tên, điền số thứ

tự, số La mã, chữ cái hoa, chữ thờng vào đầu mỗi đoạn

Để tạo nhanh các kí hiệu, đánh số thứ tự cho các đoạn ta làm nh sau:

- Bớc 1: Chọn đoạn cần tạo kí hiệu hoặc điền số thứ tự

- Bớc 2: Có 2 lựa chọn:

+ Nếu điền kí hiệu nhấn chuột vào biểu tợng trên thanh định dạng + Nếu điền số thứ tự nhấn chuột vào biểu tợng trên thanh định dạng

3.1 Dùng thực đơn

- Bớc 1: Chọn đoạn cần tạo kí hiệu hoặc điền số thứ tự

- Bớc 2: Vào thực đơn Format  Bullets and Numberung

- Bớc 3: Hiện cửa sổ

 Nếu tạo kí hiệu trớc đoạn chọn thẻ và lựa chọn:

 Nhấn chuột chọn kí hiệu muốn điền trớc đoạn

 Chọn ô None sẽ không điền kí hiệu trớc đoạn

Thẻ tạo kí hiệu trớc đoạnThẻ tạo kí hiệu tr- Các hiệu ứng văn bản

 Muốn thay đổi các kí hiệu khác với kí hiệu hiện có, nhấn (Tùy chọn), hiện cửa sổ:

Có 3 nút để chọn kiểu kí hiệu:

 Nút (Phông chữ) Các kí hiệu đợc tạo ra từ các phông chữ

 Nút (Kí tự) Các kí hiệu đợc tạo ra từ các kí tự (thờng dùng)

 Nút (Hình ảnh) Các kí hiệu đợc tạo ra từ các hình ảnh

Trong 3 nút chọn sẽ có 3 cửa sổ chứa các kí hiệu khác nhau, chọn kí hiệu cần thay

đổi, nhấn nút OK

 Nếu điền số thứ tự trớc đoạn chọn thẻ và lựa chọn: