Bài giảng MS.ACCESS

Cách Import đối tượng của Access từ File Access khác Import trong Access có nghĩa là Copy B1: Chọn Tables ở mục Objects B2: Trỏ MousePointer vào chỗ trống trong Access RightClick Chọn Im

I Cài đặt Vietkey với bảng mã Unicode:

B1: Trỏ MousePointer vào biểu tượng Vietkey trên Taskbar (RightClick)

B2: Chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”

B3: Chọn mục “Kiểu gõ”

B4: Chọn kiểu gõ TELEX (hoặc VNI)

B5: Chọn “Bảngmã”

B6: Chọn “Unicode dựng sẵn”

B7: Click vào mục Taskbar (để trả Vietkey về Taskbar)

II Cài đặt cấu hình cho Windows

B1: Start \ Settings \ ControlPanel

B2: Chọn Regional and Language Options

B3: Chọn thẻ RegionalOptions - Chọn Customize

B4: Chọn thẻ Numbers:

 Chọn Decimalsymbol (gõ vào dấu ,)

 Chọn Digitgroupingsymbol (gõ vào dấu )

 Listseparator (gõ vào dấu ;)

 Apply + OK

B5: Chọn thẻ Currency:

 Currencysymbol (gõ vào chữ “đồng”)

 Decimalsymbol (gõ vào dấu ,)

 Digitgroupingsymbol (gõ vào dấu )

 Apply + OK

B6: Chọn thẻ Date:

 Gõ vào dd/mm/yyyy (ở mục Shortdate)

 Apply + OK

B7: Click vào nút CloseButton để đóng tất cả cửa sổ, trở về Windows

III.Tạo thư mục lưu trữ File Access:

B1: Trỏ MousePointer vào nút Start (RightClick)

B2: Chọn Explore

B3: Click chọn tên ổ dĩa (ở đây ta chọn ổ dĩa D)

B4: Trỏ MousePointer vào vùng trống trên RightPanel (RightClick)

Chọn New

Chọn Folder

Gõ vào tên thư mục (trong HĐH Windows, tên thư mục có thể có khoảng trắng)

Enter

Nếu gõ sai tên thư mục:

Trỏ MousePointer vào tên thư mục (RightClick)

Gõ lại tên thư mục

Enter

IV Tạo File Access:

B1: Start \ Programs \ MicrosoftOffice \ MicrosoftAccess

B2: Chọn Create a new file (tạo FileAccess mới)

(Nếu chọn Open là mở FileAccess đã có trên dĩa)

B3: Chọn BlankDatabase

Chọn ổ dĩa và thư mục để lưu trữ FileAccess

Đặt tên cho FileAccess

Chọn Create

V Cách Import đối tượng của Access từ File Access khác

Import trong Access có nghĩa là Copy

B1: Chọn Tables (ở mục Objects)

B2: Trỏ MousePointer vào chỗ trống trong Access (RightClick)

Chọn Import

Chọn thư mục lưu trữ File Access dữ liệu để Import

Click vào FileAccess muốn chọn - Chọn Import

B3: Chọn thẻ Tables (sẽ thấy các Tables có sẵn trong FileAccess mẫu)

Chọn SelectAll - OK

VI Đặt chú thích cho các Tables

B1: Chọn Details

B2: Trỏ MousePointer vào Table (RightClick)

Chọn Properties

Gõ nội dung chú thích trong khung Description

(Tuần tự như trên, đặt chú thích cho tất cả các Tables)

VII Cách tạo bảng (Table) trong Access:

B1: Chọn Tables – New – DesignView – Ok

B2: Mô tả cấu trúc.

 Field Name : Tên vùng tin (dùng chữ hoa đầu, không có khoảng trắng)

 Data Type : Kiểu dữ liệu của vùng tin (Text, Number, Yes/No,Date/Times…)

 Description : Chú thích nội dung vùng tin

 Field Properties (Thuộc tính của vùng tin):

 Field Size : Kích thước vùng tin

 Format : Định dạng vùng tin

 Input Mask : Khuôn dạng nhập dữ liệu

 Caption : Phần hiển thị trên tiêu đề của Datasheet

 Validation Rule: Biểu thức kiểm tra tính hợp lệ

 Validation Text : Câu thông báo khi nhập dữ liệu không hợp lệ

 Indexed: None – Yes(DuplicvatesOK) – Yes (NoDuplicates)

(Hướng dẫn tối 11/03/2006)

VIII Định khuôn dạng nhập liệu kiểu ngày

B1: Clich vào Table - Chọn Design (mở ra ở chế độ thiết kế)

B2: Click chọn Field kiểu Date/Time

B3: Mục FieldProperties:

Format: chọn ShortDate

InputMask (khuôn dạng nhập liệu): gõ vào 00/00/0000;0;_

Caption (chú thích tên Field trên Datasheet)

IX Cách Lookup dữ liệu từ Table khác:

B1: Click chọn Field muốn tạo Lookup

B2: Chọn Lookup (ở mục Field Properties)

B3: Chọn Combobox (ở mục DisplayControl)

B4: Chọn tên Table chứa dữ liệu muốn đưa vào Combobox (mục RowSource)

B5: ColumnCount: chọn số Field muốn hiển thị trong Combobox

X Tạo quan hệ (Relationship) giữa các Tables:

B1: Đóng tất cả các Tables trước khi tạo quan hệ (nếu có Table nào đang mở => sẽ không tạo quan hệ được)

B2: Click chọn Table

Trỏ MousePointer vào vị trí trống (RightClick)

Chọn Relationship

B3: Access sẽ hiển thị cửa sổ ShowTable

Giữ phím SHIFT và quét chọn (phím ) tất cả các Tables

Chọn ADD (chỉ được nhấn nút ADD ĐÚNG MỘT LẦN)

Chọn Close (đóng cửa sổ ShowTable)

B4: Tạo quan hệ giữa các Tables

Chú ý: Kéo (Drag) từ khoá chính và thả (Drop) vào khoá ngoại

Đánh dấu chọn (để đảm bảo toàn vẹn quy chiếu)

 Enforce Referential Integrity

(Toàn vẹn quy chiếu giữa các Tables, nghĩa là khi bảng này thay đổi sẽ dẫn đến

thay đổi tại các Tables có quan hệ)

 Cascade Update Related Fields

(Khi cập nhật Parent Table => sẽ cập nhật Child Table)

 Casecade Delete Related Records

(Khi xoá mẫu tin của Parent Table => sẽ xoá mẫu tin của Child Table)

Kế tiếp Click chọn nút Create

XI Cách nhập số liệu vào Table:

B1: Click chọn Table muốn nhập số liệu

B2: Chọn Open

B3: Nhập số liệu

B4: Kết thúc nhập số liệu – Click vào nút Close để đóng lại

Các dạng thiết kế Form

I.1 Dạng bình thường:

Bao gồm các thao tác sau:

B1: Chọn Forms (ở phần Objects)

 Chọn New

 Chọn Table sẽ đưa vào Form

 Chọn DesignView

 OK

B2: Quét chọn hết các Fields trong Table

(Click chọn Field đầu tiên, kế tiếp dùng phím Shift +  để chọn

B3: Drag and Drop để kéo và thả các Fields vào Form

Sau khi thả các Fields vào Form => đóng Table lại

 Nếu muốn hiển thị Table thì Click vào Icon FieldsList

 Muốn hiển thị Toolbar: chọn View \ Toolbars \ FormDesign

 Muốn hiển thị lưới (Grid) thiết kế:

 Trỏ MousePointer vào Form (RightClick)

 Chọn Grid

B4: Tạo FormHeader/Footer

 Header là phần tiêu đề của Form, chứa chuỗi giới thiệu chương trình

 Footer là phần tiêu đề cuối của Form, chứa các nút điều khiển Trỏ MousePointer vào Form (RightClick)

Chọn FormHeader/Footer

Click chọn vào FormHeader - Chọn màu (Color) cho FormHeader

Click chọn vào FormFooter - Chọn màu cho FormFooter

Nếu không thấy Toolbar thì chọn: View \ Toolbars \ Formatting (Form/Report)

B5: Xác lập thuộc tính cho Form:

 Trỏ MousePointer vào Form (RightClick)

 Chọn Properties

 Click vào ô đánh dấu Form

 Chọn thẻ Format

 Thay đổi giá trị các thuộc tính sau:

Các thuộc tính như sau:

Nút Fill BackColor

B6: Trình bày tiêu đề trên FormHeader

 Chọn View \ Toolbox (bật Toolbox, là thanh công cụ chứa các đối tượng thiết kế)

 Click chọn đối tượng Label (trên Toolbox)

 Vẽ Label trên Form

 Nhập nội dung cho Label (Nhập xong, Click ra ngoài)

 Click vào đường viền (Border) của Label để định dạng Label

 Chọn: FontName, FontSize, FontColor, Center, …

Cách tạo chữ nổi:

 Click vào đường viền của Label

 Nhấn CTRL + C (Copy)

 Click ra ngoài (ta sẽ không thấy các “ô neo” chung quanh Label)

 Nhấn CTRL + V (Paste)

 Click vào Label mới được tạo - chọn FontColor

 Dùng phím CTRL+ để di chuyển cho 2 Labels so le với nhau

B7: Điều chỉnh phần Details

 Đánh dấu các đối tượng Label, Textbox trong phần Detail

 Giãn khoảng cách theo chiều dọc (Vertical):

Format \ VerticalSpacing \ Increase

 Dùng phím Shift + () để tăng kích thước Label, Textbox

 Chọn FontSize: 12

 Di chuyển các Textbox, Combobox,….:

 Bật PropertiesTable

Chữ đậm

Font Size

 Đánh dấu các Textbox, Combobox, … (không đánh dấu các Labels)

 Gõ vào trị số mới cho thuộc tính Left (khoảng cách từ lề trái đến các

Textbox, Combobox, …)

 Điều chỉnh kích thước chiều ngang các Textbox, Combobox, …

 Điều chỉnh kích thước các Labels:

 Điều chỉnh một Label trước để làm chuẩn

 Đánh dấu toàn bộ các Label

 Format \ Size \

ToFit (vừa đúng kích thước)

ToGrid (theo kích thước khung lưới)

ToTallest (theo Label cao nhất)

ToShortest (theo Label thấp nhất)

ToWidest (theo Label rộng nhất)

ToNarrowest (theo Label hẹp nhất)

Có thể tạo nền cho các Label bằng cách:

 Đánh dấu tất cả Labels

 Chọn Raised (ở nút SpecialEffect trên Toolbar)

 Chọn màu nền Fill BackColor và màu chữ Font ForeColor

B8: Click vào nút Save để lưu lại

Gõ vào tên Form (dùng Prefix Frm…)

Đặt tên cho phần Description của Form

I.2 Tạo nút điều khiển trên Form

I.2.1. Các nút di chuyển mẫu tin ( Navigation Buttons ):

B1: Mở Form ở chế độ Design

 Click chọn Form muốn tạo nút

 Chọn Design – Maximize Form để dễ thiết kế

B2: Bật Toolbox (View \ Toolbox)

B3: Các bước đưa nút vào Form; nguyên tắc khi đưa vào Form, các nút phải ở phần FormFooter

 Click chọn nút ControlWizards

 Click chọn đối tượng Command Button (trên Toolbox)

 Vẽ nút vào FormFooter

Màn hình Access sẽ xuất hiện như sau:

Di chuyển về mẫu tin đầu

Di chuyển đến mẫu tin cuối

Di chuyển đến mẫu tin kế

Di chuyển về mẫu tin trước

 Clich chọn mục Record Navigation

(trong khung Categories)

 Click chọn Go To First Record (trong khung Actions)

 Kế tiếp chọn Next

 Nếu: chọn Text (tên nút sẽ có chữ)

chọn Picture (nút sẽ có hình)

 Kế tiếp chọn Next

Màn hình sẽ xuất hiện như sau:

 Đặt tên cho nút (CmdDau, CmdTruoc, CmdKe, CmdCuoi)

 Click Finish để kết thúc

Chú ý: Lệnh Format \ Align dùng để sắp xếp vị trí

Lệnh Format \ Size dùng để điều chỉnh kích thước

 Sửa thuộc tính của nút:

 Bật PropertiesTable

 Click vào nút muốn sửa

 Click chọn thẻ Other

 Sửa lại thuộc tính ControlTipText

 Kết thúc việc thiết kế Form:

 Đóng Form

 Click vào Form - Chọn Open để thi hành

I.2.2. Tạo các nút xử lý mẫu tin

B1 B3: Giống như mục a)

Khi hiện bảng CommandButtonWizard:

 Chọn Record Operations (trong khung

Categories)

 Tuần tự chọn các nút sau (cho từng lần tạo nút):

 Add New Record (thêm mẫu tin mới - CmdThem)

 Delete Record (xoá mẫu tin hiện hành - CmdXoa)

 Save Record (lưu mẫu tin hiện hành - CmdLuu)

 Undo Record (huỷ bỏ thông tin đã nhập - CmdUndo)

 Print Record (in mẫu tin hiện hành - CmdIn)

I.3 Tạo nút thoát trên Form:

Công dụng: tạo nút thoát với hàm MsgBox()

Thao tác:

B1: Nếu có nút thoát rồi thì mở ra để thêm hàm MsgBox()

Nếu chưa có nút thoát thì tạo nút mới và viết hàm MsgBox()

B2: Bật PropertiesTable

Click chọn nút thoát Chọn thẻ Events

Chọn biến cố (Event) OnClick

Chọn Code Builder

B3: Tìm đến Code của nút thoát (CmdDong) và bổ sung Code

Chú ý: dùng phím Spacebar để chọn khi viết hàm MsgBox()

B4: Chọn File \ Close and Return to Microsoft Office Access để thoát về Access

I.4 Tạo Listbox bằng chương trình Wizard

B1: Mở Form ở chế độ Design

Bật Toolbox Click bật nút ControlWizards Click chọn đối tượng Listbox (trong Toolbox)

Vẽ Listbox trong Form

B2: Màn hình sẽ xuất hiện như sau:

Chọn Find a record on my form based on the value I selected in my listbox

Kế tiếp chọn Next

B3: Chọn tên Field đưa vào Listbox (Field được chọn sẽ nằm trong khung

SelectedFields)

Kế tiếp chọn Next – Next

B4: Đặt tên cho Listbox

Chọn Finish để kết thúc

B5: Sửa lại Listbox trên Form:

 Xoá Label của ListBox

 Chọn FontSize

Kết quả:

Các dạng Macro

I.5 Tạo Macro để mở Form

 Khi mở Form, chương trình phải đóng tất cả các thanh công cụ (Toolbars)

 Giữ lại kích thước của Form như lúc thiết kế Tất cả những lệnh này sẽ được lưu vào Macro và gắn vào biến cố On Open

của một Form

 Thao tác tạo Macro:

B1: Chọn Macro – New

B2: Chọn các lệnh đưa vào Macro

B3: Lưu Macro (McrOpenForm)

I.6 Tạo Macro dùng để đóng Form:

 Khi đóng Form, ta phải mở lại các thanh công cụ

 Maximize màn hình

Tất cả các thao tác này được lưu vào MacroMcrCloseForm

 Thao tác:

B1: Chọn Macros – New

B2: Chọn các thao tác đưa vào Macro

B3: Lưu trữ Macro

GẮN MACROS VÀO FORM

B1: Mở Form ở chế độ Design

Bật PropertiesTable - Chọn Events

Click chọn FormBar

B2: Chọn biến cố (Event) OnOpen

Gắn MacroMcrOpenForm vào Event này

B3: Chọn EventOnClose

Gắn MacroMcrCloseForm vào Event này

B4: Đóng Form – Lưu trữ lại

I CÁCH TẠO QUERY TRONG ACCESS

1 Dạng 1:

B1: Chọn Queries – New

Chọn DesignView - OK

B2: Click chọn từng Table(s) muốn đưa vào Query – Add

Kết thúc việc chọn: nhấn Close

Chú ý: khi chọn Table(s) đưa vào Query, ta PHẢI ĐỌC CÂU HỎI để biết thông tin cần lấy được cung cấp bởi Table(s) nào?

B3: Trình bày lại các Tables trên màn hình thiết kế

(để dễ quan sát thông tin cần truy xuất)

Giải thích:

 Field: vùng thông tin muốn

truy xuất

 Table: tên bảng dữ liệu

cung cấp thông tin tương ứng

 Sort: sắp xếp dữ liệu (trị

mặc nhiên là không – None)

 Show: hiển thị hoặc che dấu thông tin

 Criteria: đưa vào điều kiện trích lọc thông tin

B4: Click vào nút View (trên Query Design Toolbar) để xem kết quả, nếu không thấy

Query Design Toolbar thì chọn View \ Toolbars \ Query Design Toolbar để hiển thị

Toolbar này

Kết quả truy vấn dữ liệu như sau:

Click vào nút View để trở lại màn hình thiết kế Query

B5: Click chọn nút Save để lưu Query

Đặt tên cho Query (Qpr…)

2 Dạng 2: Thêm Field mới chứa biểu thức tính toán trong Query

B1 …B4: thực hiện như Query dạng 1

B5: Trỏ MousePointer vào Field mới muốn tạo (RịghtClick)

Chọn Build

B6: Xây dựng biểu thức tính toán

 Click vào dấu “+” để mở rộng danh sách Tables

 Click vào Table muốn chọn (các Fields tương ứng sẽ hiển thị ở khung bên cạnh)

 Double Click vào Field muốn chọn (Field

được chọn sẽ được đưa lên khung xây dựng biểu thức)

 Click chọn dấu phép toán +, -, x, /,

… v.v…

(Tiếp tục như trên cho đến khi xây dựng xong biểu thức)

 OK đóng cửa sổ xây dựng biểu thức

B7: Xoá chữ “Expr…” và gõ vào tên Field mới

Tên Field:

 Không có khoảng trắng (Blank)

 Không có dấu tiếng Việt

B8: Trỏ MousePointer vào Field mới tạo (RightClick)

Chọn Properties

Sửa thuộc tính: Format , Caption, …