Bài giảng MS Access 2003: Chương 1 - Giới thiệu

Bài giảng MS Access 2003: Chương 1 - Giới thiệu trình bày về một số khái niệm cơ bản; các đối tượng trong Access 2003; qui trình thiết kế Database; thiết lập môi trường sử dụng trong access. Mời các bạn tham khảo bài giảng để hiểu rõ hơn về những nội dung này.

Chương I: Giới thiệu

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

II CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG ACCESS 2003

III QUI TRÌNH THIẾT KẾ DATABASE

IV THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG SỬ DỤNG TRONG ACCESS

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

2

I Một số khái niệm cơ bản:

1 Mô hình cơ sở dữ liệu (CSDL) quan hệ:

Mô hình này được tiến sĩ E.F Cold thiết kế vào năm 1970

dữ liệu được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng 2 chiều Giữa các bảng này có mối quan hệ với nhau nhằm phản ánh mối quan hệ của các đối tượng bên ngoài thế giới thực

Ví dụ: Các bảng dữ liệu sau

A GIÁM ĐỐC

B PHÓ GIÁM ĐỐC

C TRƯỞNG PHÒNG

… …

A BAN GIÁM ĐỐC

B PHÒNG HÀNH CHÁNH

C PHÒNG VẬT TƯ

… …

MANV MACV MADV HOTEN PHAI NSINH NGACH BAC NCTAC

AA001 A A Trịnh Thu An Nữ 12/06/1946 01.002 8 24/08/1969 AB001 B A Nguyễn Tấn Dũng Nam 26/10/1951 01.003 5 10/04/1976

Bảng HSLG

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

4

Mô hình quan hệ

2 Dữ liệu, cơ sở dữ liệu (CSDL):

Dữ liệu là các sự vật, sự việc hay các sự kiện mà bạn quan tâm Nó có thể tồn tại hữu hình hoặc trừu tượng Dữ liệu nếu được xử lí đúng sẽ trở thành thông tin hữu ích cho những người có nhu cầu về thông tin đó Đôi lúc dữ liệu cũng chính là thông tin

Cơ sở dữ liệu là tập hợp nhiều dữ liệu có liên quan với nhau về một cơ quan, tổ chức, một vấn đề nào đó,…

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

6

3 CSDL Access 2003:

Là một tập tin có phần mở rộng là .MDB Tập tin này chứa tất cả các thành phần (Table, Query, Form,….) trong cơ sở dữ liệu

Để tạo ra tập tin cơ sở dữ liệu này bạn dùng phần mềm Microsoft Access 2003

II CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG ACCESS 2003

1 TABLE:

Dùng để lưu trữ dữ liệu cần quản lí dưới dạng dòng và cột

 Cột - Trường – Field: Là vùng nhỏ nhất để lưu trữ duy nhất một loại

dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, trong một table có tối đa 255 trường lưu trữ các loại dữ liệu độc lập nhau

MANV MACV MADV HOTEN PHAI NSINH NGACH BAC NCTAC

AA001 A A Trịnh Thu An Nữ 12/06/1946 01.002 8 24/08/1969 AB001 B A Nguyễn Tấn Dũng Nam 26/10/1951 01.003 5 10/04/1976

Bảng HSLG

1 FIELD MANV Của Table HSLG

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

8

 Dòng - Mẫu tin – Record: Được tạo bởi các trường trong table Là sự kết hợp của một khối dữ liệu độc lập nhau trong một table đó

2 QUERY:

Dùng truy vấn dữ liệu, thao tác trên dữ liệu, cập nhật dữ liệu, xóa dữ liệu, làm dữ liệu cho Form, Report,…

MANV MACV MADV HOTEN PHAI NSINH NGACH BAC NCTAC

AA001 A A Trịnh Thu An Nữ 12/06/1946 01.002 8 24/08/1969 AB001 B A Nguyễn Tấn Dũng Nam 26/10/1951 01.003 5 10/04/1976

…… …… …… …… …… …… …… …… ……

Bảng HSLG

1 Record của Table HSLG

3 FORM:

Tạo ra các giao diện dùng để giao tiếp với người sử dụng một cách dễ dàng như: cập nhật dữ liệu, thêm dữ liệu…

4 REPORT:

Tạo ra các báo cáo, chiết xuất dữ liệu thể hiện ra màn hình hay máy in

5 MACRO:

Là một dãy các hành động được thiết kế sẵn thực hiện một số tác vụ nào

đó, tự động hóa công việc mở Form,…

6 MODULE:

Là các hàm, thủ tục do người dùng viết để tính toán, thao tác trên CSDL,

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

10

III Qui trình thiết kế DataBase

1. Đọc mô tả về CSDL xác định mục đích yêu cầu của CSDL

cần tao

2. Phân tích các thông tin cần quản lý từ các yêu cầu trên để

xây dựng thành các bảng để lưu trữ dữ liệu

3. Tạo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu

4. Xây dựng thành chương trình hoàn chỉnh

5. Sử dụng, khai thác dữ liệu, nâng cấp, bão trì

Vídụ:

Xây CSDL quản lý lương nhân viên

1. Công ty muốn quản lý nhân viên về các thông tin sau: Mỗi nhân viên được cấp một mã số duy nhất để phân biệt với các nhân viên khác, họ tên, ngày sinh, phái, chức vụ tại công ty, đơn vị, ngạch lương, bậc lương, năm vào công tác

2 Danh mục các chức vụ

3. Danh mục các đơn vị

4. Mỗi nhân viên có một hệ số lương Gồm có: Ngạch, bậc, hệ số, một số ghi chú khác

5. Mỗi tháng cần lưu thông tin về tiền lương của các nhân viên: Nhân viên

đã lãnh lương, lương, phụ cấp, thưởng, thực lãnh

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

12

Phân tích các yêu cầu trên ta có các bảng sau:

1 HSLG(MANV,TENNV,NAMSINH,PHAI,MACV,MADV,NGACH,BAC,

NAMCT)

2 DMCV(MACV,TENCV)

3 DMDV(MADV,TENDV)

4 DMHS(MANGACH,MABAC,HS,DIENGIAI)

5 LUONG(MANV,LUONG,PCCV,THUONG,THUCLANH)

Hoặc:

HSLG

MANV

MACV MADV HOTEN PHAI NSINH NGACH BAC

NCTAC

DMCV

MA

TEN

DMDV

MA

TEN

DMHS

NGACH BAC

HS DIENGIAI

LG_09

MANV

LUONG PCCV THUONG THUCLANH

Tên bảng

Các trường trong bảng

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

14

IV Thiết lập môi trường sử dụng trong Access

Start / Settings / Control Panel / Regional and Language Options / Customize

 NUMBER: Định dạng kiểu số

 CURRENCY: Định dạng kiểu tiền tệ

MS Access 2003 Tin Học Trường Tín -

B.Soạn: N.V.Dũng

16

 TIME: Định dạng kiểu giờ

 DATE: Định dạng kiểu ngày tháng