Dạy tin học văn phòng

Khởi động: - Cách 1: Nháy đôi chuột vào biểu tượng của chương trình trên Desktop - Cách 2: Vào Start \ Programs sau đó chọn chương trình cần mở - Cách 3: Vào Start \ Run sau đó tìm ứn

TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG TIN HỌC DÀNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

Hệ điều hành Windows XP

Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word 2003 Phần mềm Microsoft Powerpoint 2003

Internet và Email

Hệ điều hành Windows XP

+ Giới thiệu:

WINDOWS XP là hệ điều hành kế thừa những ưu điểm của các phiên bản Windows trước đồng thời bổ sung thêm nhiều tiện ích, cải tiến giao diện người dùng.

Nét đặc trưng:

 Tương thích hoàn toàn với các phần mềm chạy trên nó.

 Phát triển giao diện đồ họa gần như hoàn thiện.

 Có khả năng bảo vệ dữ liệu khi gặp trục trặc hệ thống.

 Hỗ trợ tên tệp dài.

+ Khởi động và đóng các chương trình:

a Khởi động:

- Cách 1: Nháy đôi chuột vào biểu tượng của chương trình trên Desktop

- Cách 2: Vào Start \ Programs sau đó chọn chương trình cần mở

- Cách 3: Vào Start \ Run sau đó tìm ứng dụng cần mở

b Đóng:

- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

- Cách 2: Vào File \ Exit

- Cách 3: Nháy chuột vào hộp Control box sau đó chọn Close

- Là hệ điều hành đa nhiệm.

- Dùng các phần tử đồ hoạ như icon (biểu tượng), menu (thực đơn), dialog (hộp thoại) chứa các lệnh cần thực hiện.

 Chuột thường có hai nút.

 Nút trái thường để chọn đối tượng.

 Nút phải thường để hiển thị menu công việc.

 Trỏ đối tượng: di chuyển chuột trên màn hình.

 Click trái: Chọn đối tượng bằng cách chỏ đến đối

tượng, nhấn nhanh và thả mắt chuột

 Rê chuột: Nhấn và giữ phím trái chuột di chuyển

chuột đến vị trí khác

 Click phải: trỏ đến đối tượng, nhấn chuột phải.

 Click đúp: dùng để kích hoạt chương trình, trỏ đến

đối tượng nhấn chuột trái 2 lần liên tiếp

 Chỉ cần bật máy tính, windows sẽ tự động chạy.

mật khẩu để vào trong.

+ Tạo biểu tượng:

* Cách 1:

- Vào Start \ Programs

- Nháy phải chuột vào đối tượng cần tạo

+ Xoá biểu tượng:

Cách 1: Nháy phải chuột vào đối tượng cần xoá → Chọn Delete Cách 2: Chọn biểu tượng cần xoá → Nhấn phím Delete (Del)

Cách 3: Bấm giữ chuột vào đối tượng và kéo thả vào Recycle Bin Sau khi thực hiện 1 trong 3 cách trên ta chọn Delete Shortcut

+ Đổi tên biểu tượng:

- Nháy phải chuột vào biểu tượng cần đổi tên

- Chọn Rename

+ Thay đổi hình nền Desktop:

- Nháy phải chuột vào vùng trống trên Desktop

+ Thiết lập chế độ bảo vệ màn hình:

- Nháy phải chuột vào vùng trống trên Desktop

- Chọn Properties

- Chọn Screen Saver

- Trong mục Screen Saver ta chọn kiểu bảo vệ

- Trong mục Wait ta chọn thời gian hiển thị

- Chọn Apply

- OK

*** MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN DESKTOP:

+ Cài đặt độ phân giải màn hình:

- Nháy phải chuột vào vùng trống trên Desktop

a Nút Start: dùng mở menu Start để khởi

động các chương trình.

 Muốn chạy các chương

trình đó, ta chỉ cần kích chuột trái vào tên chương trình.

Các chức năng tìm kiếm

Chạy 1 ứng dụng Thoát khỏi

Tắt máy tính

 Kích chuột vào menu Start ⇒ Turn Off

Computer.

 Stand By: tắt tạm thời hệ thống.

 Turn Off: tắt máy tính.

 Restart: khởi động lại máy tính.

b Nút các chương trình:

 Là các chương trình chúng ta kích hoạt.

 Dùng để chuyển đổi giữa các chương trình.

 Muốn điều khiển chương trình nào thì kích chuột vào nút chương trình đó

c Khay hệ thống:

 chứa biểu tượng các chương trình đang chạy trong bộ nhớ và đồng hồ hệ thống.

 Muốn mở các chương trình đó, ta kích đúp chuột vào biểu tượng chương trình.

 Đây là một chương

trình quản lý tập tin.

 Để khởi động, kích đúp

chuột vào đó, ta được

một cửa sổ quản lý đĩa.

 Ở đây, muốn mở cửa

sổ hay chạy chương

trình nào đó, ta phải

kích đúng chuột vào

 Khi kích chuột phải vào biểu tượng

My Computer, ta được một menu.

 Open: mở của sổ quản lý đĩa.

 Explore: mở cửa sổ Explore.

 Search : chạy chương trình tìm

kiếm.

 Manage: chạy chương trình quản

lý phần cứng.

 Kích chuột phải tại nút Start chọn Explorer Hoặc kích chuột phải tại biểu tượng My

Computer chọn Explorer

 Cửa sổ WE hiện ra:

 Kích chuột phải vào thư mục hay tệp

chương trình.

 Xuất hiện menu.

 Send To -> Desktop.

• Dấu + cho biết ổ đĩa hay thư mục còn có thư mục con.

* WINDOWS EXPLORER:

+ Tạo thư mục:

- Chọn địa chỉ chứa thư mục cần tạo

- Thực hiện 1 trong 2 cách:

Cách 1: Vào File \ New \ Folder

Cách 2: Nháy phải chuột lên vùng trống bên phải → chọn New \ Folder

- Nhập vào tên của thư mục cần tạo

- Nhấn ENTER

- Thực hiện 1 trong 3 cách tương ứng:

Cách 1: Vào Edit \ Paste

- Thực hiện 1 trong 3 cách tương ứng:

Cách 1: Vào Edit \ Paste

*** WINDOWS EXPLORER:

+ Đổi tên:

- Chọn thư mục hoặc tập tin cần đổi tên

- Thực hiện 1 trong 2 cách:

Cách 1: Vào File \ Rename

Cách 2: Nháy phải vào đối tượng được chọn → Chọn Rename

- Nhập vào tên mới

- Nhấn ENTER

+ Xoá:

- Chọn các thư mục hoặc các tập tin cần xoá

- Thực hiện 1 trong 2 cách:

Cách 1: Vào File \ Delete

Cách 2: Nháy phải vào 1 đối tượng được chọn → Chọn Delete Cách 3: Nhấn phím Delete

* Chú ý:

- Thông thường khi xoá sẽ có thông báo:

- Nếu cần phục hồi lại những gì đã xoá ta vào menu Edit \ Undo

+ Phục hồi:

- Chọn các file cần phục hồi

- Thực hiện 1 trong 2 cách:

Cách 1: Vào File \ Restore

Cách 2: Nháy phải vào đối tượng được chọn → Chọn Restore

+ Xoá:

- Chọn các file cần xoá

- Thực hiện 1 trong 2 cách:

Cách 1: Vào File \ Delete

Cách 2: Nháy phải vào đối tượng được chọn → Chọn Delete

Cách 3: Nhấn phím Delete

* RECYCLE BIN:

+ Làm sạch thùng rác:

Cách 1: Vào File \ Empty Recycle Bin

Cách 2: Nháy phải vào vùng trống ở khung bên phải

→ Chọn Empty Recycle Bin

 Start \ control panel

-Add Hardware: nhận phần cứng mới.

-Fonts: quản lý font chữ.

-Add or Rove Programs: thêm bớt chương trình cài đặt

trong máy tính

-Date and Time: điều chỉnh ngày giờ của máy tính.

-Display: thay đổi màn hình nền máy tính, hoặc các

thành phần khác

-User Accounts: quản lý người sử dụng máy tính.

Phần mềm soạn thảo văn bản

MS-Word 2003

Bài 1: Làm quen với MS-Word 2003

Bài 2: Các thao tác soạn thảo văn bản Bài 3: Thao tác định dạng

Bài 4: Đối tượng bảng biểu và hình ảnh Bài 5: Tiện ích in ấn và trộn thư

Khởi động chương trình MS-Word 2003.

 Cách 1: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng chương trình trên Desktop.

Microsoft Word

 Microsoft Office\Microsoft OfficeWord 2003

Tạo một tài liệu mới theo mẫu

- Cách 1: Mở mục chọn Menu File  New.

- Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công

cụ Standard.

- Cách 3 : Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

Ghi tài liệu lên đĩa cứng, đĩa mềm

- Cách 1: Mở mục chọn File  Save Hiện ra hộp thoại sau.

- Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh công

cụ Standard.

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

- Nhắp chuột vào Menu File  Save as.

- Trong hộp Save in chọn ổ đĩa

- Nhập tên cho tài liệu vào hộp File name.

- Nhấn nút Save để ghi.

- Nhắp chuột vào Menu File  Save as.

- Chọn thư mục chứa tài liệu mới Gõ tên mới

cho tài liệu vào hộp File name.

- Nhấn Save để ghi.

- Nhắp chuột vào Menu File  Save as.

-Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save

in

- Nhập tên mới vào hộp File name.

- Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save

as type.

- Nhấn nút Save để ghi.

- Đóng cửa sổ hiện hành

Chọn lệnh Close trong Menu lệnh File hoặc

nhấn nút Close Window nằm ở góc trên bên phải màn hình và nằm dưới thanh tiêu đề.

Chọn lệnh Exit trong Menu lệnh File hoặc nhấn nút Close ở bên phải thanh tiêu đề.

Cách 1: Mở mục chọn File  Exit

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.

sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu.

Nhấn nút Yes là đồng ý, (hoặc No) là (không đồng ý) ghi lưu, nhấn nút Cancel để quay lại

- Cách 1: Mở mục chọn Menu File  Open

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.

- Cách 3: Nhắp chuột lên biểu tượng Open trên thanh công cụ.

- Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau: chọn

tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím

Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối

cùng trong danh sách

- Hoặc chọn nhiều tệp không kề nhau: chọn

tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp

chuột vào tên các tệp tin khác

Thay đổi các chế độ hiển thị trang

Nhắp chọn Menu View sẽ xuất hiện mục chọn chế độ hoặc nhấn vào các nút có trên thanh cuộn ngang.

Theo mặc định, khung nhìn tỉ lệ là 100%

Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn

tỉ lệ phóng to / thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con

số vào ô và nhấn nút Enter.

- Nhắp chuột vào thực đơn lệnh View, chọn

Toolbars

- Chọn (hiển thị) hoặc bỏ chọn (che dấu) các thanh công cụ tương ứng

Các bộ mã và Font chữ tiếng việt

- Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993

- Bộ gõ tiếng Việt là một chương trình phần

mềm cho phép gõ các kí tự tiếng Việt.

- Hai kiểu gõ phổ biến là Telex và VNI

Cài đặt bộ gõ:

Truy cập vào trang Web http://www.vietkey.com để tải phần mềm về và tự cài đặt theo hướng dẫn của chương trình.

- Nhấp đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình Desktop.

- Giao diện chương trình hiện ra, cho phép thiết lập môi trường làm việc Chúng ta cần quan tâm đến 2 thẻ chức năng sau đây

- Trong thẻ Kiểu gõ, tại mục “Tiếng Việt” chúng ta lựa chọn kiểu gõ là Telex hoặc VNI Trong mục

“Bàn phím cần gõ”, ta chọn vào mục “Tiếng Việt”

và “Tiếng Anh”.

theo chuẩn TCVN3-ABC hoặc Unicode có sẵn Nên chọn bảng mã Unicode để phù hợp với quy

định của Chính phủ.

thu gọn chương trình VietKey thành một biểu tượng nhỏ nằm trên thanh tác vụ của Windows.

 Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản Tiếng Việt và Tiếng Anh, chúng ta nhấp chuột vào biểu tượng chương trình VietKey.

 Nếu hiển thị chữ “V” gõ dấu tiếng việt và ngược lại hiển thị chữ “E” không nhập được tiếng Việt.

Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex

Các phím thường dùng khi soạn thảo

- Các phím số từ 0 đến 9

- Các phím dấu :’,<>?{}[]…

- Các phím chữ a,b,c…

- Phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu.

- Phím Tab: Để dịch điểm Tab.

hoa và chữ thường.

- Phím Enter: Tạo đoạn văn bản mới và đưa

con trỏ nhập xuống đầu dòng dưới.

- Phím Space Bar: Để chèn kí tự trống ngay

vị trí con trỏ nhập

- Các phím mũi tên: để dịch chuyển con

trỏ trên tài liệu Phím

- Insert: Chuyển đổi chế độ chèn/ghi đè.

hoặc cuối từng trang màn hình.

- Phím Home , End: Để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối

dòng văn bản hiện tại.

- Phím Delete: Để xoá ký tự bên phải con trỏ nhập

- Phím Back Space: Để xoá ký tự bên trái con trỏ nhập

- Tổ hợp phím Ctrl+Home: Đưa con trỏ nhập về vị trí

đầu tiên của tài liệu (đầu dòng đầu tiên).

- Tổ hợp phím Ctrl+End: Đưa con trỏ nhập về cuối tài

Ở chế độ ghi đè (Overwrite):

- Trong hộp thoại Font, chọn bảng Font chữ,

sau đó nhấp chuột vào kí tự cần chèn, nhấn

có số lượng kí hiệu đặc biệt đa dạng và phong phú nhất.

Di chuyển khối văn bản

Cách 1: +Lựa chọn khối văn bản cần chuyển

+Thực hiện cắt văn bản có thể bằng 1 trong các cách sau :

CcMở mục chọn Edit Cut hoặc Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard hoặc Nhấn tổ hơp phím nóng Ctrl +X

+Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn

- Chức năng Undo MS-Word cho phép thao tác

Undo nhiều lần để trả lại một trạng thái cũ đã

qua nhiều bước thực hiện.

- Chức năng Redo, cho phép trả lại trạng thái đã

có trước đó khi thực hiện Undo.

Thanh công cụ Formatting

- Style: Thay đổi kiểu chữ (Style).

- Font: Thay đổi Font chữ.

- Size: Thay đổi cỡ chữ.

- Underline: Bật / tắt chế độ chữ gạch chân.

- Left: Căn lề bên trái.

- Center: Căn chính giữa.

- Right: Căn lề bên phải.

- Justify: Giãn đều theo cả lề phải và lề trái Định dạng Font chữ

- Bước 1: Chọn hay bôi đen văn bản.

- Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp thoại Size trên thanh công cụ Standard.

hoặc tổ hợp phím: Ctrl+[ giảm cỡ chữ

Ctrl+] tăng cỡ chữ.

Tạo chữ in đậm, in nghiêng, in gạch chân

- Bước 1: Chọn hay bôi đen đoạn văn bản

U, trên thanh công cụ Standard.

: Kiểu chữ đậm (phím nóng Ctrl+B).

: Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl+I).

: Kiểu chữ gạch chân(phím nóng Ctrl+U).

Định dạng Font chữ thông qua hộp thoại

Chọn Menu Format  Font.

- Hộp thoại Font - chọn Font chữ.

- Hộp thoại Size: chọn cỡ chữ.

- Font Color: chọn màu chữ.

- Hộp thoại Underline style:

chọn kiểu gạch chân

Bước 1: Đặt con trỏ lên đầu đoạn cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn.

Bước 2: Chọn mục Format  Drop Cap…

Bước 3:Thiết lập các thông số cho chữ lớn này

- Mục Position: Chọn kiểu chữ cần đặt: None,

Dropped và In Margin.

- Font: Chọn font chữ cho chữ cái này.

- Line to drop: Thiết lập số dòng văn bản làm chiều cao cho chữ.

chữ cái lớn này đến ký tự tiếp theo nó

- Nhấn OK.

Bước 1: Chọn hay bôi đen đoạn văn bản trên.

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp thoại Font Color trên thanh công cụ Standard Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa.

Bước 1: Chọn hay bôi đen đoạn văn bản trên.

Bước 2: Dùng chuột nhấp lên hộp thoại Hight light trên thanh công cụ Standard Một bảng màu xuất hiện như sau.Có thể chọn màu nền mà mình mong muốn, nếu chọn màu trắng thi bạn None.

Sao chép định dạng kí tự bằng nút Format Painter

có hình trên thanh công cụ Standard.

- Chọn vùng văn bản muốn sao chép định dạng

- Nhấn nút Format Painter Con trỏ chuột sẽ có hình một cái chổi quét sơn

-Đánh dấu chọn văn bản muốn áp dụng định dạng Khi thả chuột, vùng văn bản được định dạng theo

Áp dụng các lựa chọn căn lề

Căn lề bằng nút căn lề trên thanh công cụ

Chọn Fornat  Paragraph thì hộp thoại xuất hiện

Mục Aligment: chọn kiểu canh lề cho đoạn.

- Justified: căn lề trái, phải.

- Left: căn đều lề trái.

Mục Spacing: thiết lập các khoảng cách dòng

- Before: khoảng cách dòng giữa dòng đầu tiên của

đoạn tới dòng cuối cùng của đoạn văn bản trên nó

- After: khoảng cách dòng giữa dòng cuối cùng của

đoạn với dòng đầu tiên của đoạn sau nó

- Line Spacing: chọn độ dãn dòng Mặc định là 1

Có nhiều cách tạo danh sách

- Sử dụng nút Bullets hay nút Numbering trên thanh công cụ Formatting.

- Hoặc chọn Menu lệnh Format và chọn lệnh

Bullets and Numbering.

Tạo danh sách liệt kê gạch đầu dòng

- Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách liệt kê.

- Nhấn nút Bullets trên thanh công cụ.

- Nhập nội dung đoạn văn bản.

- Nhấn phím Enter và tiếp tục nhập nội dung.

Tạo danh sách liệt kê đánh số

- Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách liệt kê.

- Nhấn nút Numbering trên thanh công cụ.

- Nhập nội dung đoạn văn bản.

- Nhấn phím Enter và tiếp tục nhập nội dung.

- Nhấn phím Enter hai lần để kết thúc

- Đặt con trỏ nhập văn bản vào một mục bất kỳ thuộc danh sách.

Ý nghĩa các mục chọn và nút nhấn

- Bullet character: Các kí hiệu mặc định của Word

dùng làm dấu kí hiệu đầu mục.

- Font: Thay đổi các Font khác nhau sẽ làm thay đổi kí

hiệu đầu mục.

- Bullet Position: Khoảng cách từ lề đến các kí tự đầu mục

- Text Position: Khoảng cách từ lề đến nội dung văn bản

- Nhấn nút OK để thực hiện các thay đổi đã chọn.

Thay đổi chiều văn bản và khổ giấy

- Nhắp chọn Menu File, chọn lệnh Page Setup làm xuất hiện hộp thoại Page Setup.

- Nhấn nút OK để hoàn tất việc chọn và đóng hộp

thoại.

- Chọn View  Header and Footer , con trỏ lập tức

chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header).

- Đang ở phần tiêu đề, chúng ta nhấn nút để di chuyển phần tiêu đề cuối trang.

 Nhắp chọn Menu lệnh Insert, chọn lệnh Page

Number làm xuất hiện hộp thoại Page Numbers.

Trong ô Position, chọn vị trí hiển thị số thứ tự trang là đầu dòng (Top of Page) hay chân trang (Bottom of Page).

 Trông ô Alignment, chọn vị trí đặt số trang là căn lề phải, lề trái, hay chính giữa.(Left, Right, Center).

 Nếu không cần hiển thị số thứ tự trang đầu tiên của tài liệu (Trang Bìa) thì bỏ dấu chọn của ô