Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Kết thúc Để kết thúc MS Word, có thể chọn một trong các cách sau:  Chọn menu File, Exit  Nhắp chuột vào phím trên góc cao bên phải của cửa sổ làm việc  Nhắp chuột vào biểu tượng của M

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Phần I: WINDOW CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN

I Lịch sử máy tính:

Lịch sử của máy tính, lâu hơn lịch sử phần mềm máy tính và máy tính hiện đại, nó bao gồm

lịch sử các phương pháp nhằm ý định (sử dụng) cho bút mực, cho biểu đồ, mô phỏng có hay không có

 Năm 1823, Babbage – GS ĐH Cambridge – Anh công bố công trình "máy tính sai phân", sau

đó ông phát triển thành máy tính đa năng, tiền thân của máy tính số hiện đại ngày nay, máy có thể đọc được lệnh từ bìa đục lỗ và thi hành chúng (Ada là người trợ lý giúp ông thực hiện lệnh này)

Các máy tính đèn điện tử:

 Năm 1946: Eckert, Mauchli và các cộng sự - trường KT điện tử-ĐH Pennylvania - Mỹ cho ra đời chiếc máy tính điện tử cỡ lớn đầu tiên (ENIAC-Electronic Nummerical Intgrator and Calculator) Chiếc máy tính có 18000 bóng ĐT, chiếm DT: 167 m2, tiêu thụ điện 140 KW/h

Các máy tính hiện đại:

 Thứ 4 ngày 12 tháng 08, 1981, IBM cho công bố chiếc máy tính cá nhân IBM PC đầu tiên, và công nghệ sản xuất máy tính cá nhân không ngừng phát triển liên tục cho đến hiện nay Các thế

hệ IBM PC thường gắn với thế hệ CPU của Intel



II Khái niệm tin học và máy tính :

Khái niệm Tin họcTin học là ngành khoa học công nghệ nghiên cứu các phương pháp, các quá trình xử lý thông tin một cách tự động dựa trên phương tiện kỹ thuật mà chủ yếu là máy tính điện tử

Vai trò của Tin học:Ngày nay Tin học được ứng dụng rộng rài trên mọi lĩnh vực:thương mại điện tử, các phần mềm quản lý, kế toán,…

Sơ đồ xử lý thông tin :

DỮ LIỆU  BỘ NHẬP  BỘ XỬ LÝ  BỘ XUẤT  THÔNG TIN

Bàn phím CPU (CU, ALU) Màn hình Đĩa từ Bộ nhớ ( Ram,Rom) Máy in

III Câc thănh phần cơ bản của mây tnh :

1 Đơn vị xử lý trung tâm: (Central Processing Unit - CPU):

- CPU được ví như bộ não của máy tính CPU có hai chức năng chính:

+ Điều khiển.

Trang 1

+ Tính toán.

* Bộ điều khiển nhập xuất: Nhằm giải mã lệnh và tạo ra các tín hiệu điều khiển các bộ phận của máy tính Điều phối các hoạt động của các thiết bị nhập xuất, nhận dữ kiện

và xử lý dữ kiện, hiển thị thông tin và lưu trữ thông tin.

* Bộ số học và Logic: Thực hiện các phép toán số học và logic của bộ điều khiển

chuyển sang.

2 Bộ nhớ:

a Bộ nhớ ROM (Read Only Memory):

Là bộ nhớ do các hãng sản xuất tạo ra, ta chỉ sử dụng mà không thể thêm hay xoá, ROM còn gọi là bộ nhớ chết ROM có tác dụng dùng để khởi động máy, kiểm tra cấu hình máy, tạo sự giao tiếp ban đầu giữa phần cứng và mềm của hệ thống (Hệ điều hành).

b Bộ nhớ RAM (Random Access Memory):

Thông tin trên RAM được hình thành trong quá trình truy cập của người dùng đối với máy tính, tức là chứa dữ liệu đang làm việc Khi tắt máy, RAM khác ROM là thông tin trên nó sẽ mất đi tất cả Có thể ghi, đọc hay xoá trên RAM trong quá trìnhlàm việc.

C, D, E

+ Đĩa mềm (Diskette): đĩa mềm thường có lớp vỏ bọc hình vuông bên ngoài, có 2 loại đĩa mềm: loại đường kính 3,5 inches và loại đường kính 5,25 inches.

Một số đĩa mềm thường sử dụng hiện nay:

Đường kính Bytes / Sector Sector / Track Track Head Dung lượng

Vậy dung lượng đĩa phụ thuộc vào :

- Số Bytes trên mỗi Sector.

- Số Sector trên mỗi Track.

- Số Track trên mỗi mặt đĩa (Head).

Dựa trên nguyên tắc đó, mà ta tạo được ngôn ngữ máy Các lệnh điều khiển máy chỉ chứa một chuỗi

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Ngôn ngữ bậc cao cũng là những ngôn ngữ dùng để tạo các phần mềm cho máy nhưng các câu lệnh

gần với ngôn ngữ con người và dễ dàng sử dụng hơn nhiều so vớingôn ngữ cấp thấp Ví dụ: Pascal, Foxpro, C, C++, v.v.

4 Các chương trình ứng dụng:

- Các trình xử lý văn bản: VRES, BKED, (Việt Nam), WordPerfect, WordStart, Microsoft Word, v.v.

- Các chương trình xử lý bảng tính: Lotus, Quattro, Excel, v.v.

- Các chương trình xử lý đồ hoạ: AutoCAD, Corel Draw, 3D Studio, Xara3D v.v.

- Chế bản điện tử: Trình bày bản in, thường dùng tại các nhà in ấn Ví dụ: Ventura,

PageMaker,.v.v.

V Câc ứng dụng trong tin học:

Giải các bài toán khoa học

Giải các bài toán quản lí

Tự động hóa điều khiển

Truyền thông , công tác văn pḥng.

Trí tuệ nhân tạo

Giáo dục

Giải trí

Trang 3

CHƯƠNG 2 : HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOW

I Tổng quan về Windows:

1 Giới thiệu :

1.1 Những đặc điểm nổi bật của Windows :

Windows là phiên bản (Version) hệ điều hành sau Windows ’95 Hầu hết những tính năng hữu dụng mới của Windows làm cho hệ thống máy tính hoạt động nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều so với các phiên bản trước Những đặc điểm mạnh gồm:

- FAT32: Nếu có một ổ đĩa cứng lớn hơn 2 GB, Windows ’98 dễ dàng quản lý mà

không cần phải có một Partition đặc biệt.

- Kiểm soát nguồn điện: Windows có khả năng kiểm soát nguồn điện của máy

tính để có thể tự động tắt mở theo chỉ định của người dùng.

- Có tích hợp trình duyệt Internet (Internet Explorer - IE 4.0).

- Màn hình động: Màn hình có thể hiển thị được dưới dạng Web thực.

- Hỗ trợ DVD: DVD là sản phẩm lưu trữ dữ liệu hiện đại, giống như CDROM nhưng khả năng lưu trữ

lớn hơn Windows có thể truy xuất DVD như đối với CD.

1.2 Những tiện ích mới của Windows :

- TV Viewer: Nếu máy tính có cài thêm thiết bị bắt truyền hình (TV Tuner Card) thì có thể dùng Windows để xem truyền hình.

- Improved Accessibility Options: Có thể tạo vùng phóng lớn đối tượng đang làm việc.

- Disk Defragmenter: Thuộc trình công cụ hệ thống (System Tools) giúp tăng tốc độ xử lý đĩa bằng

cách tổ chức, sắp xếp dữ liệu trên đĩa một cách tối ưu Windows đã được nâng cấp để có thể tự động

sắp dồn các chương trình thường dùng nhất về phía các cung (sector) trong cùng của đĩa cứng.

- DriveSpace 3: Dùng để nén dữ liệu của ổ đĩa Tất nhiên, sau khi nén ổ đĩa, máy sẽ chạy chậm hơn.

2 Các yêu cầu về cấu hình máy để có thể cài đặt Windows :

2.1 Cấu hình tối thiểu: để cài đặt và sử dụng Windows , cần phải có cấu hình tối thiểu như sau:

- 1 - 2 Mb RAM VGA Card.

3 Sơ lược về màn hình Windows :

3.1 Khởi động và thoát khỏi Windows :

Sau khi đã cài đặt Windows , mỗi khi bật máy Windows sẽ tự động được nạp và chạy Nếu muốn khới

động vào MS – DOS, ngay sau khi khởi động, ấn phím F8 và chọn Command Prompt.

Để thoát khỏi Windows , thực hiện theo các bước sau:

- Lưu và thoát khỏi (exit) tất cả các chương trình đang chạy.

- Click nút Start và chọn Shut Down hoặc ấn phím “U“.

- Trong hộp thoại Shut Down, có 3 mục chọn:

+ Shut Down: Thoát khỏi Windows.

+ Restart: Khởi động lại máy.

+ Restart in MSDOS mode: Khởi động từ dấu nhắc DOS.

- Chọn Shut Down và click OK.

- Và đợi tắt máy sau khi thấy thông báo “It’s now save to turn off your computer”.

Ghi chú: Bạn không nên tắt máy (ấn Power) khi chưa thoát khỏi Windows.

3.2 Các thao tác với chuột (Mouse):

Trang 4

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Đối tượng làm việc của Windows là các cửa sổ và các biểu tuợng nên chuột là thiết bị không thể thiếu trong Windows Thông thường, chuột có hai phím bấm: phím trái và phím phải, biểu tượng chuột hiển

thị trên màn hình gọi là trỏ chuột (Mouse Pointer).

Các thao tác với chuột:

- Click: Nhắp chuột trái.

- Double Click: Nhắp chuột trái hai lần liên tiếp.

- Right Click: Nhắp chuột phải.

- Click and Drag: Nhắp chuột trái tại đối tượng, giữ và kéo đi, còn gọi là rê chuột.

3.3 Các thao tác với cửa sổ:

a Mở cửa sổ: Các trinh ứng dụng trên Windows thường được mở trong một cửa sổ Có nhiều cách

khác nhau để khới động một ứng dụng:

- Click nút Start và chọn chương trình cần mở.

- Click biểu tượng trên màn hình (Desktop).

- Từ cửa sổ My Computer, Click hay Double click (tuỳ theo màn hình động hay

không) để chuyển đến thư mục chứa chương trình cần khởi động (*.exe, ).

- Từ trinh duyệt Windows Explorer, double click tại chương trình cần mở (tập tin *.exe).

- Click các biểu tượng trên thanh công cụ (ToolBar).

b Đóng cửa sổ: Windows cho phép mở cùng lúc nhiều cửa sổ chương trình, tuy nhiên, trong số đó chỉ

có một cửa sổ gọi là hiện hành, tức là đang làm việc trên cửa sổ này Số cửa sổ mở càng nhiều thì tốc

độ truy cập càng chậm đi Để đóng cửa sổ, chọn một trong các phương pháp sau:

- Click nút Close trên góc phải cửa sổ.

- Double Click biểu tượng cửa sổ góc trên trái.

- Click biểu tượng cửa sổ góc trên trái và chọn Close.

- Chọn menu File / Exit.

- Ấn tổ hợp phím Ctrl - F4 hoặc Alt - F4.

c Phóng lớn (Maximize), phục hồi (Restore) và thu nhỏ (Minimize) cửa sổ:

- Để phóng lớn cửa sổ, chọn nút Maximize , để phục hồi, chọn nút Restore, để thu nhỏ, chọn nút Minimize trên góc phải cửa sổ.

- Click biểu tượng trên trái cửa sổ, chọn Maximize, Restore hay Minimize.

- Ấn tổ hợp phím Alt - SpaceBar, ấn chọn phím “X”, “R” hoặc “N” vì đây là các ký tự được gạch

chân tương ứng với mỗi lệnh trên menu.

Sau khi thu nhỏ, cửa sổ chương trình được tạm trữ trên thanh TaskBar, nếu muốn phục hồi hoặc phóng lớn, right click biểu tượng trên TaskBar và chọn Restore hoặc Maximize.

d Săp xếp các cửa sổ:

Để sắp xếp các cửa sổ đang mở trên desktop, right click tại vùng trống bất kỳ trên thanh TaskBar, chọn:

- Cascade Windows: Xếp kiểu mái ngói.

- Undo Cascade: thôi xếp theo mái ngói.

- Tile Windows Horizontally: xếp ngang.

- Tile Windows Vertically: xếp dọc.

- Undo Tile Windows: thôi sắp xếp.

Sắp xếp kiểu Cascade Windows.

Sắp xếp theo kiểu Tile Windows Horizontally.

Sắp xếp theo kiểu Tile Windows Vertically.

e Chuyển đổi cửa sổ làm việc:

Tuy ta có thể chạy nhiều chương trình cùng lúc, nhưng tại mỗi thời điểm chỉ có thể làm việc với một

chương trình Thông thường, thanh tiêu đề của cửa sổ đang làm việc (Selected) có màu đậm hơn các

cửa sổ khác Chọn một trong các cách sau để chuyển đổi cửa sổ làm việc.

- Click biểu tượng chuơng trình trên TaskBar.

- Click bất kỳ điểm nào trên cửa sổ muốn chọn.

- Ấn và giữ phím Alt, gõ tiếp phím Tab cho đến khi chương trình cần mở được đóng khung trên phần

lựa chọn.

f Thiết lập màn hình động (Active), và màn hình dạng Windows ’95 (Classic):

Trang 5

Màn hình Active của Windows ’98 được thể hiện giống một trang Web Khi áp trỏ chuột đến biểu tượng, biểu tượng sẽ được chọn và sáng lên và ta chỉ cần click để kích hoạt thay vì double click như Windows ’95 (Classic) Để thiết lập màn hình Active, ta thực hiện như sau:

- Chọn Start / Settings / Folder Options.

- Trong hộp thoại Folder Options, chọn tab General và click Web style, click OK.

Trường hợp bạn không muốn sử dụng màn hình Active, mà chỉ sử dụng màn hình dạng classic như

Windows, thực hiện như sau:

- Chọn Start / Settings / Folder Options.

- Trong hộp thoại Folder Options, chọn tab General và click Classic style, click OK.

g Các thành phần trong Start menu:

- Shut Down: Thoát.

- Log Off: Thoát khỏi mạng.

- Run: Chạy chương trình.

- Settings: Thiết lập cấu hình.

- Documents: Danh sách 15 tập tin mở sau cùng.

- Programs: Chứa chương trình ứng dụng hay nhóm các chương trình ứng dụng.

II Lăm việc với Windows:

1 Taskbar và Start Menu:

1.1 Thiết lập các thuộc tính cho Taskbar:

Thanh Taskbar gồm các thuộc tính sau:

- Always on top: Luôn hiển thị trên các cửa sổ khác nếu có

- Auto hide: Tự động ẩn khi không làm việc với thanh tác vụ (và hiển thị khi đưa trỏ chuột đến).

- Shows small icon in Start menu: Hiển thị menu trên thanh tác vụ với tỷ lệ nhỏ hơn.

- Show clock: Hiển thị đồng hồ ở góc phải thanh tác vụ.

Để thiết lập các thuộc tính cho Taskbar, click Start / Settings / Taskbar & Start Menu hoặc right click tại vùng trống trên Taskbar và chọn Properties.

1.2 Thêm, xoá thanh công cụ trên Taskbar:

Right click trên vùng trống của Taskbar, chọn Toolbars:

- Address: Hiển thị thanh công cụ để nhập địa chỉ website.

- Links: Kết nối đến Website của Microsoft.

- Desktop: Hiển thị các biểu tượng trên Desktop lên Taskbar.

- Quick Launch: Hiển thị các ứng dụng chính với Internet và

- New Toolbar: Tạo mới thanh công cụ bằng cách chỉ đến một thư mục bất kỳ chứa các chương trình.

Ngoài ra, bạn có thể kéo biểu tượng chương trình đặt lên Taskbar hoặc right click và chọn Delete nếu muốn xoá biểu tượng trên Toolbar.

1.3 Thêm, xoá chương trình ở Program Menu:

Để thêm hoặc xoá các biểu tượng trong Program Menu, click Start / Settings / Taskbar & Start Menu và chọn tab Start Menu Programs.

- Thêm: Chọn Add, click Browse và double click để dẫn đến tập tin cần

tạo lối tắt (Shotcut).

- Xoá: Chọn Remove và chọn tên chương trình (Shotcut) cần xoá.

Ngoài ra, cũng có thể right click tại Shotcut cần xoá ngay trên menu khi đang mở và chọn Delete 1.4 Documents menu:

15 tập tin khi ta mở sau cùng được hiển thị trong Documents menu Để mở lại các tập tin này, chỉ cần chọn Start / Document và chọn tập tin cần mở.

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Đối với Windows ’98, bạn có thể tạo nền cho màn hình là một trang Web bất kỳ và các cách ứng sử tương tự như một trang Web bình thường Để tạo nền cho màn hình là một trang Web, thực hiện như sau:

- Right click trên Desktop, chọn Properties.

- Trong tab Background, click nút Browse và dẫn đến một trang Web bất kỳ

Để bảo vệ màn hình, hệ thống sẽ tự kích hoạt và chạy một chương trình tạm nghỉ nào đó nếu ta đã có

thiết lập trong mục Screen saver Phương pháp thiết lập màn hình tạm nghỉ như sau:

- Right click trên vùng trống màn hình chọn Properties.

- Click chọn tab Screen saver.

- Trong danh mục Screen saver, chọn một mục.

- Trong mục Wait, chọn số phút mà Windows sẽ kích hoạt và chạy chương trình Screen saver sau khi

người dùng không chạm vào chuột hay bàn phím.

- click Apply hoặc OK.

Ngoài ra, Windows ’98 còn có chức năng tự tắt màn hình sau khoản thời gian mà người dùng thiết lập khi người dùng không động đến máy Thiết lập như sau:

- click Start / Settings / Control Panel Chọn Power Management.

- Trong tab Power Schemes, tại mục Turn off monitor chọn một trong các khoản thời gian và click Aplly hoặc OK Nếu không muốn sử dụng chức năng này, tại mục Turn off monitor, chọn Never 2.3 Độ phân giải (Resolution) màn hình:

Độ phân giải càng cao thì ảnh hiển thị càng sắc nét, rõ ràng Để thay đổi độ phân giải màn hình, thực hiện như sau:

- Right click tại vùng trống màn hình, chọn Properties và click chọn tab Settings

- Trong mục Color, thường có 4 chế độ màu (tuỳ theo Card màn hình) cho màn hình: 16 colors, 256 colors, High colors (16 bit) và True color (24 bit), thông thường ta nên chọn High colors (16 bit).

- Trong mục Screen area, chọn một trong các tỷ lệ: 640 by 480 pixels, 600 by 800 pixels,

2.4 Chế độ hiển thị các cửa sổ:

Chế độ hiển thị mặc định của các cửa sổ là nền trắng, khung xám, Font MS Sans Serif (western) Tuy nhiên, ta có thể thay đổi hình thức hiển thị của các cửa sổ, cách thực hiện như sau:

- Right click trên vùng trống Desktop, chọn Properties / Appearance.

- Trong danh mục Schemes, chọn một trong các hình thức hiển thị và click Apply hoặc OK.

2.5 Sử dụng cửa sổ theo chủ đề (Desktop Themes):

Ta có thể thiết lập nền màn hình, chế độ màn hình tạm nghỉ và một số hình thức hiển thị đi kèm theo chủ đề có sẵn của Windows ’98 Cách thiết lập như sau:

- Click Start / Setting / Control Panel.

- Trong cửa sổ Control Panel, chọn Desktop Theme.

- Trong danh mục Themes, chọn một chủ đề hiển thị nào đó và click Apply hoặc OK.

- Nếu muốn trở về chế độ mặc định, chọn Windows Default.

2.6 Quản lý các biểu tượng trên Desktop:

a Tạo biểu tượng (Shotcut) trên Desktop:

Các biểu tượng trên màn hình đều là những lối tắt (Shotcut) dẫn đến các tập tin chương trình để tiện

sử dụng chứ không phải là tập tin nên ta có thể tạo xoá mà không ảnh hưởng đến các tập tin trên đĩa.

Để tạo một Shotcut trên Desktop, thực hiện các bước sau:

- Right click trên Desktop và chọn New / Shotcut.

- Tiếp theo, click Browse và dẫn đến tập tin chương trình cần tạo lối tắt.

- Chọn đúng tập tin, click Open / Next.

- Tiếp theo, đổi tên cho Shotcut nếu cần và click Finish.

a Săp xếp các biểu tượng trên Desktop:

Right click trên Desktop, chọn Arrange Icon và chọn một trong các cách sắp xếp sau:

- by Name: sắp xếp theo tên (tăng dần).

Trang 7

- by Type: sắp xếp theo kiểu tập tin.

- by Size: sắp xếp theo độ lớn tập tin (tăng dần).

- by Date: sắp xếp theo thời gian tạo lập, hoặc sử dụng (tăng dần).

III Window Explorer:

1 Cửa sổ Windows Explorer được tổ chức như sau:

2 Chức năng các nút lệnh trên thanh Toolbar của cứa sổ Windows Explorer:

Back Trở lại thao tác kế trước.

Forward Trở lại thao tác kế sau.

Up Trở về thư mục cha.

Cut Cắt đối tượng đang chọn và đưa vào bộ nhớ tạm.

Copy Sao chép đối tượng đang chọn vào bộ nhớ tạm.

Past Đưa đối tượng trong bộ nhớ tạm ra vị trí được chọn.

Undo Vô hiệu hoá thao tác vừa làm.

Delete Xoá đối tượng chọn.

Properties Xem thuộc tính đối tượng.

View Chọn hình thức hiển thị cho khung bên phải.

3 Quản lý các thư mục và tập tin:

3.1 Tạo thư mục và tìm kiếm tập tin:

a Tạo thư mục:

- Double click tại ổ đĩa hoặc thư mục cần tạo thư mục bên trong.

- Right click tại khoảng trống trong cửa sổ My Computer hay khung phải Windows Explorer và chọn New / Folder.

- Nhập tên thư mục (cho phép tối đa 255 ký tự) và < Enter >.

b Tìm kiếm tập tin:

- Right click ổ đĩa hoặc thư mục cần tìm kiếm tập tin.

- Gõ tên tập tin cần tìm vào khung Named, có thể sử dụng các ký tự đại diện “ * “, “? “ để tìm kiếm nhiều tập tin, click nút Find now để bắt đầu tìm, kết quả tìm kiếm hiển thị ở cửa sổ bên dưới.

3.2 Sao chép thư mục và tập tin:

Để sao chép, ta phải chọn đối tượng cần sao chép và thao tác theo các cách sau:

1 - Right click tại đối tượng cần sao chép và chọn Copy.

- Right click tại ổ đĩa hoặc thư mục đích và chọn Past để sao chép.

2 - Giữ Ctrl đồng thời click & kéo thả đến đích.

3 - Click tại đối tượng cần sao chép, ấn Ctrl - C.

- Click tại ổ đĩa hoặc thư mục đích và ấn Ctrl - V.

4 - Sau khi đã chọn đối tượng, click biểu tượng Copy hoặc chọn menu Edit / Copy.

- Chọn ổ đĩa hoặc thư mục đích và ấn Ctrl - V hoặc chọn menu Edit / Past.

Trang 8

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

3.3 Đổi tên, di chuyển và xoá thư mục, tập tin:

a Đổi tên (Rename):

Để đổi tên thư mục hoặc tập tin, right click tại đối tượng chọn Rename, gõ tên mới và < Enter >

b Di chuyển (Move):

1- Click & drag đối tượng đến ổ đĩa hoặc thư mục đích.

2- Right click tại đối tượng, chọn Cut, right click đối tượng đích và chọn Past.

c Xoá (Delete):

1- Right click tại đối tượng, chọn Delete.

2- Click chọn đối tượng và ấn phím Delete.

3- Click chọn đối tượng, chọn menu File / Delete hoặc click biểu tượng xoá

Ghi chú: Khi xoá, nếu đồng thời ấn Shift thì tập tin sẽ không thể phục hồi được, ngược lại, bạn có thể phục hồi đối tượng xoá từ “thùng rác” (Recycle Bin).

3.4 Phục hồi và loại bỏ các đối tượng trong Recycle Bin:

Như ta đã biết, nếu xoá đối tượng mà không ấn đồng thời phím Shift thì các đối tượng tự động được đặt vào Recycle Bin.

a Phục hồi từng đối tượng trong Recycle Bin:

- Double click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, hoặc click biểu tượng Recycle Bin trong Windows Explorer, right click tại đối tượng cần phục hồi và chọn Restore.

b Loại bỏ từng đối tượng trong Recycle Bin:

- Double click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, right click tại đối tượng cần phục hồi và chọn Delete và xác nhận Yes.

c Phục hồi tất cả các đối tượng trong Recycle Bin:

- Right click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, hoặc biểu tượng Recycle Bin trong Windows Explorer và chọn Restore.

d Loại bỏ tất cả đối tượng trong Recycle Bin:

- Right click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, hoặc biểu tượng Recycle Bin trong Windows Explorer và chọn Delete và xác nhận Yes.

3.5 Xem, thay đổi thuộc tính (Attributes) cho các thư mục và tập tin:

Trong quá trình duyệt các thư mục và tập tin, nếu bạn không thấy những thư mục hoặc tập tin

mà đúng là đã tồn tại là do các đối tượng này có thuộc tính ẩn (Hidden).

Để hiển thị các thư mục hoặc tập tin ẩn, bạn thực hiện như sau:

- Click Start / Settings / Folder Options hoặc trong cửa sổ Windows Explorer, chọn menu View / Folder Options.

- Trong hộp thoại Folder Options, chọn tab View và kích chọn tuỳ chọn Show all files, và click OK.

Để xem hoặc thiết lập thuộc tính cho thư mục hoặc tập tin, right click tại đối tượng và chọn

Properties Hộp thoại Properties hiển thị như sau:

Trong phần Atrributes, gồm có 4 thuộc tính sau:

Phần II : MICROSOFT WORD CHƯƠNG 3 : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD

I Giới thiệu về phần mềm soạn thảo văn bản:

1 Giới thiệu:

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi

là doc hay docx đối với Word 2007 Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web.

2 Lịch sử phát triển

11.1983 Word 1.0 MS-DOSPhiên bản Word đầu tiên này chạy trên . hệ điều hành

1989 Word for Windows Phiên bản Microsoft Word đầu tiên chạy trên

Windows

1991 Word for Windows 2.0 Word 2.0 trở nên khá phổ biển đối với người sử dụng

trước khi có Word 6.0

Word 6.0 dùng cho cả DOS và Windows Phiên bảnnày đã được dùng khá phổ biển trong suốt thời gian đó cùngvới các ứng dụng khác của bộ ứng dụng văn phòng

Microsoft Office phiên bản 4.3 Word 6.0 for DOS cũng làbản cuối cùng của Word dành cho MS-DOS Số 6 trong tênphiên bản ứng với phiên bản WordPerfect cùng thời vàphiên bản Word dùng cho DOS

Cùng với sự ra đời của Windows 95, một phiên bản32-bit của hệ điều hành Windows, Microsoft cho phát hànhWord 95, còn được biết đến với cái tên Word 7.0 Về cơbản, Word 7.0 giống Word 6.0, nhưng nó hỗ trợ chế độ 32-bit của Windows 95, mà điển hình là hỗ trợ tên tập tin dài(long filename), trong khi MS-DOS chỉ hỗ trợ tên tập tin dàiđến 8 ký tự cho phần tên, và 3 ký tự cho phần mở rộng, gọitắt là 8.3

1997 Word 97 phẩm Microsoft Office 97.Đây là phiên bản phổ biến tiếp theo, thuộc gói sản

được gọi là Word 2002

Trang 10

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

2003 Office Word 2003 Microsoft Office 2003.Phiên bản này đi cùng với gói công cụ văn phòng

Đi kèm với Microsoft Office 2007 Phiên bản này cógiao diện hoàn toàn khác so với các phiên bản trước Địnhdạng văn bản mặc định được đổi thành docx (theo chuẩn

Office Open XML) thay vì doc như các phiên bản trước Vìvậy, định dạng docx không được hỗ trợ bởi các phiên bảnWord trước 2007 Riêng Word XP và Word 2003 muốn đọcđược định dạng docx phải có cài đặt Office CompatibilityPack, được Microsoft cung cấp miễn phí

Microsoft Word còn có phiên bản dành cho các hệ điều hành khác như Mac OS hay OS/2

3 Khởi động và thoát khỏi MS Word 2000

a Khởi động:

Để khởi động MS Word 2000 có hai cách đơn giản nhất:

Nếu trên màn hình làm việc có Microsoft Office Shortcut Bar, NSD có thể khởi động MS Word bằng

cách nhấn chuột vào biểu tượng của MS Word.

Có thể chọn phím Start trên Windows Task Bar, chọn menu Program, và chọn biểu tượng của MS Word.

b Kết thúc

Để kết thúc MS Word, có thể chọn một trong các cách sau:

 Chọn menu File, Exit

 Nhắp chuột vào phím trên góc cao bên phải của cửa sổ làm việc

 Nhắp chuột vào biểu tượng của MS Word trên góc cao bên trái để mở hộp điều khiển (Control Box),

chọn menu Close.

Nếu văn bản hiện thời đang soạn thảo chưa được ghi lại, MS Word sẽ bật hộp hội thoại

vấn đáp kiểm tra xem NSD có ghi lại văn bản lên đĩa hay không.

4 Làm quen với các thành phần trên cửa sổ làm việc:

Cửa sổ làm việc của MS Word 2000 bao gồm các thành phần sau:

 Thanh tiêu đề: chứa tên MS Word và tên tệp tin văn bản đang soạn thảo

 Thanh menu: chứa các menu của MS Word 2000 Các thực đơn của MS_Word 2000 được bố trí theo chức năng sử dụng Khi chọn một menu trên thanh menu MS Word 2000 bật xuống một hộp menu

khác, gọi là Pull-down menu

 Thanh công cụ: chứa các phím bấm có biểu tượng đồ họa Các phím bấm này là các phím tắt

thay cho một số menu trong hệ thống menu của MS Word 2000

 Thước định vị: cho phép định dạng khổ giấy, căn lề giấy, căn chỉnh lề các đoạn văn bản, đặt dấu Tab,

điều chỉnh độ rộng các cột văn bản

 Cửa sổ soạn thảo: nằm cân giữa màn hình, hiển thị nội dung văn bản

 Thanh trượt: nằm về bên phải và phía dưới cửa sổ soạn thảo văn bản, sử dụng để cuốn trôi các trang

văn bản;

 Thanh trạng thái: nằm dưới cùng của cửa sổ làm việc, thể hiện trạng thái làm việc (số thứ tự trang,

tổng số trang, dòng, cột ký tự, đang ghi số liệu hay không

Trang 11

II Các thao tác căn bản trên một tài liệu

1 Một số qui tắc làm việc chung:

a Qui tắc làm việc với hệ thống menu của MS Word 2000:

Hệ thống menu trong Ms Word cũng như menu của bất kỳ một ứng dụng nào trên môi trường Windows,đều sử dụng các phím tắt Các phím tắt được qui ước là ký tự có dấu gạch chân Để xác nhận sự lựa chọn trênmenu, NSD có thể chọn một trong hai cách:

 Đưa mũi tên hình ảnh của chuột (Mouse) vào đối tượng cần chọn và nhắp phím chuột trái (Click)

 Sử dụng phím tắt Phím tắt chỉ sử dụng được nếu tiêu đề của đối tượng có ký tự có gạch chân Bấmphím tắt bằng tổ hợp phím ALT + <ký tự có gạch chân>

 Trên các menu của MS Word 2000, nếu bên cạnh tiêu đề menu có ghi các tổ hợp phím (gọi là tổ hợpphím nóng, ví dụ: Ctrl+X, Ctrl+C ), thì có thể gọi tắt menu đó bằng cách bấm tổ hợp phímtương ứng

b Qui tắc làm việc với hộp hội thoại của MS Word 2000:

Hộp hội thoại trong Ms Word, nhắc nhở NSD phải lựa chọn cho một thao tác nào đó Khi xuất hiện hộphội thoại, thông thường sẽ có 3 lựa chọn:

 Yes: Đồng ý cho phép thực hiện thao tác đã chọn

 No: Không đồng ý thực hiện thao tác

 Cancel: Hủy bỏ thao tác và quay về màn hình soạn thảo

c Qui tắc làm việc với chuột

Trang 12

Thanh tiêu đề (Title Bar)

Thanh menu (Menu Bar)

Thanh công cụ (Tool Bar)

Các nút thay đổi

Thước định vị (Ruler) Cửa sổ soạn thảo văn bản

Thanh trượt (Scroll Bar)Dòng trạng thái (Status Bar)

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Đa số các thành phần của cửa sổ làm việc của MS Word 2000 có một số tính chất nhất định Để gọinhanh các tính chất này, NSD có thể nhắp phím chuột phải tại thành phần đó MS Word 2000 sẽ bật một menuđứng để NSD lựa chọn Riêng với thanh định vị, nếu NSD nhắp đúp chuột vào nó, MS Word 2000 sẽ bật hộphội thoại căn chỉnh kiểu giấy và lề trang văn bản

Lưu ý: Windows’ 2000 sử dụng phím trái chuột để thực hiện sự lựa chọn, phím phải chuột đểbật menu thuộc tính Ngoài ra, với chuột có nút Scroll (nút cuộn màn hình), NSD có thể dùng để cuộn màn hìnhlên hoặc xuống theo hướng lăn của bi cuộn

Qui tắc tra cứu nhanh ý nghĩa các phím bấm

Đối với các phím bấm trên thanh công cụ, nếu cần biết chức năng của từng phím, NSD có thể đưa chuột

đến phím đó và dừng tại đó một vài giây, MS Word 2000 sẽ bật thông báo chức năng của phím đó.

2 Các qui tắc cơ bản khi soạn thảo

a Gõ văn bản:

Tại cửa sổ soạn thảo văn bản, vị trí của ký tự được xác định bởi dấu chèn (Insertion point), có dạng một

thanh đứng nhấp nháy Khi gõ ký tự trên bàn phím, ký tự xuất hiện trên cửa sổ soạn thảo tại vị trí dấu chèn Dấuchèn di chuyển dần sang phải Khi tới lề phải trang văn bản, dấu chèn tự động xuống dòng Để kết thúc một

đoạn văn bản, chuyển sang đoạn văn bản khác, cần bấm phím Enter.

b Di chuyển dấu chèn:

Trong cửa sổ soạn thảo văn bản, các phím sau được sử dụng để di chuyển dấu chèn:

xuống một dòng

phải một ký tự

dòng

c Lựa (đánh dấu) một phần văn bản:

Để hiệu chỉnh hay trình bày một phần văn bản, NSD cần phải đánh dấu vùng văn bản đó Vùng văn bảnđược đánh dấu sẽ thay đổi màu nền và màu chữ Các phương pháp đánh dấu văn bản:

 Sử dụng chuột:

Đưa chuột đến biên trái của cửa sổ soạn thảo cho đến khi hình ảnh chuột có dạng mũi tên hướng lên gócphải ( ) Khi đó có các cách lựa chọn sau:

 Lựa từng dòng: Nhắp chuột tại dòng muốn lựa

 Lựa nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn lựa đến dòng kế tiếp

 Lựa một đoạn: Nhắp đúp chuột tại đoạn muốn lựa

 Lựa cả văn bản: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột

Đưa chuột vào vùng soạn thảo, khi hình ảnh chuột có dạng thì có các cách lựa chọn sau:

 Lựa một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn lựa

 Lựa một phần: Nhắp và giữ chuột tại ký tự đầu tiên của phần muốn lựa, sau đó kéo chuột đến

ký tự cuối cùng của phần đó

 Lựa một đoạn: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại đoạn muốn lựa

 Sử dụng bàn phím:

Tại vị trí của dấu chèn có thể đánh dấu văn bản bằng các tổ hợp phím sau:

Trang 13

Shift +  hoặc Shift +  Lựa một ký tự bên trái hoặcbên phải

Shift + PgUp hoặc Shift + PgDn Lựa một trang màn hình trên hoặc duớiCtrl+Shift +  hoặc Ctrl + Shift + Lựa một từ bên trái hoặc phải

Ctrl+Shift+Home hoặc Ctrl+Shift+End Lựa đến đầu hoặc cuối văn bản

3 Thao tác với tập tin văn bản

a Mở văn bản mới:

Để mở 1 văn bản mới, NSD có thể thực hiện 1 trong các cách sau:

 Vào Menu File  Chọn mục New

 Trong bảng General, chọn làm việc với mục Blank Document

 Trong mục Create New, chọn mục Document

 Chọn OK

 Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars

 Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N

b Mở văn bản đã có:

Để mở văn bản đã có trên ổ đĩa, NSD có thể thực hiện 1 trong các cách sau:

 Vào Menu File  Chọn mục Open

 Hoặc có thể chọn biểu tượng Open trên Toolbars.

 Hoặc có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+O.

 Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện hộp hội thoại chọn:

 Lựa chọn thư mục chứa tập tin cần mở trong mục “Look in”

 Chọn tập tin cần mở trong màn hình trình bày

 Nhấp chọn nút Open để mở tập tin

c Lưu trữ văn bản:

Có hai hình thức lưu văn bản đang soạn thảo, lưu văn bản với lệnh Save và lệnh Save As

Lưu văn bản với lệnh Save:

Để lưu văn bản bằng lệnh Save, NSD có thể thực hiện:

 Vào Menu File  Chọn mục Save

 Chọn biểu tượng Save trên Toolbars.

Trang 14

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Bấm tổ hợp phím Ctrl+S.

Trường hợp NSD soạn thảo một văn bản mới, MS Word 2000 tự động gán tên ngầm định là Document Khi lưu văn bản lần đầu, MS Word 2000 sẽ bật hộp hội thoại “Save as” để NSD đặt tên cho văn bản

 NSD chọn thư mục để lưu trữ trong mục Save in:

 Gõ tên cần đặt văn bản vào mục File name:

 Lựa chọn kiểu định dạng cho văn bản cần lưu trong mục Save as type:

 Nhấp chọn nút Save để thực hiện lưu trữ

 Trường hợp chọn Save với văn bản đã được đặt tên, Ms Word sẽ thực hiện ghi đè nội dung văn bảnhiện hành lên chính tên tập tin đó

Lưu văn bản với lệnh Save As :

Lệnh Save As cho phép NSD có thể lưu trữ văn bản đang soạn thảo thành 1 tập tin văn bản mới với nộidung mà NSD đang soạn thảo, đồng thời vẫn giữ lại tên và nội dung của tập tin văn bản cũ

Để sử dụng lệnh Save As , NSD thực hiện như sau:

 Vào Menu File  Chọn mục Save As

 NSD chọn thư mục để lưu trữ trong mục Save in:

 Gõ tên cần đặt văn bản vào mục File name:

 Lựa chọn kiểu định dạng cho văn bản cần lưu trong mục Save as type:

 Nhấp chọn nút Save để thực hiện lưu trữ

Lưu ý:, khi lưu văn bản đang soạn thảo với một tên khác, trùng với tên một văn bản khác đã có trên đĩa,

MS Word 2000 sẽ bật hộp hội thoại vấn đáp xác nhận xem NSD có muốn lưu đè lên văn bản đã có hay không.

 Nếu trả lời Yes nội dung văn bản đó sẽ được thay thế bằng nội dung văn bản đang soạn thảo.

 Nếu trả lời No NSD phải chọn một tên khác để lưu văn bản.

 Nếu trả lời Cancel sẽ hủy bỏ thao tác lưu trữ và quay về màn hình soạn thảo.

4 Các cách thể hiện màn hình văn bản soạn thảo:

Để thay đổi các cách hiện văn bản trên màn hình, NSD có thể thực hiện như sau:

 Vào Menu View  Chọn cách thể hiện tương ứng (Normal/ Web Layout/ Print Layout/ Outline)

 Có thể chuyển đổi nhanh các cách thể hiện màn hình văn bản bằng các biểu tượng tắt trên thanh trượtngang ở cuối màn hình

Thông thường, nên chọn chế độ: Print Layout

III Sử dụng tiếng Việt trong Ms Word 2000

Trang 15

Phím số số 4 = Dấu ngã Phím số số 5 = Dấu nặng

Phím số số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê và ô

Phím số số 7 = Dấu râu của chữ ơ và ư

Phím số số 8 = Dấu mũ của chữ ă

Phím số số 9 = Dấu gạch ngang của chữ đ

Phím số số 0= Hủy dấu (xóa dấu)

Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn

bằng dãy các phím sau:

Nu7o71c cha3y d9a1 Eo2n hoặc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2

2 Bảng mã và font chữ tiếng việt:

Để gõ được Tiếng Việt, ngoài kiểu gõ, thì còn cần phải có sự tương thích giữa Bảng mã và Font chữ.Hiện nay có rất nhiều Bảng mã dùng để gõ tiếng Việt Tuy nhiên thông dụng nhất vẫn là các Bảng mã sau đây:

a Bảng mã TCVN3 - 5712:

Là loại font 1 Byte được Font này tuân thủ theo bảng mã chuẩn quốc gia TCVN 5712 được phát hànhnăm 1993

Font chữ soạn thảo cho bảng mã TCVN3 có 2 loại:

 Font soạn thảo chữ thường có dạng: Vn

 Ví dụ: Các Font chữ như: VnTime, VnArial,

 Font soạn thảo chữ hoa có dạng: Vn H

Trang 16

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI-

Ví dụ: Các Font chữ như: VNI-Times, VNI-Univer, VNI-Vari,

c Bảng mã Vietware_X:

Là loại Font chữ 2 Byte

Font chữ soạn thảo cho bảng mã Vietware_X có dạng: VN

Ví dụ: Các Font chữ như: VNtimes new roman, VNarial, VNrenfrew,

d Bảng mã Unicode:

Là loại Font chữ 1 Byte Rất thông dụng hiện nay, và đang là Font chuẩn trên các trang Web tiếng Việt

Font chữ dành cho bảng mã này: Times new roman, Tahoma, Verdana,

3 Sử dụng bộ gõ vietkey trong soạn thảo:

Bộ gõ Vietkey hiện nay đang là bộ gõ tiếng Việt thông dụng nhất Để sử dụng bộ gõ này cần tiến hànhnhư sau:

 Khởi động Vietkey (Nếu bộ gõ chưa khởi động)

 Nhấp phải chuột vào biểu tượng Vietkey trên Taskbar, chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey” (VietkeyPanel) Màn hình Vietkey có dạng:

 Trong mục “Kiểu gõ”, chọn kiểu gõ (Telex/VNI); chọn kiểu bỏ dấu; chọn gõ bàn phím;

 Trong mục “Bảng mã”, chọn bảng mã cần dùng

 Trong mục “Tùy chọn”, chọn chế độ hoán đổi gõ bàn phím

 Chọn vào nút Taskbar để Vietkey thu gọn về cửa sổ TaskBar

Trang 17

CHƯƠNG 4 : TRÌNH BÀY VĂN BẢN

 Thực hiện định dạng như sau:

 Trong mục Alignment: Chọn các cách canh biên cho văn bản (Left, Right, Center, Justify)

 Trong mục Indentation: Chọn các khoảng cách co giãn biên của đoạn văn bản:

Left: Co - giãn biên trái

Right: Co - giãn biên phải

Special: Qui định thụt đầu dòng cho đoạn

Trong mục Spacing: Chọn khoảng cách giữa các đoạn và các dòng trong đoạn:

Before: Qui định khoảng cách với đoạn phía trước

After: Qui định khoảng cách với đoạn phía sau

Line spacing: Qui định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

 Chọn OK để thiết lập các lựa chọn Chọn Cancel để hủy bỏ cách lựa chọn

Ngoài ra NSD có thể sử dụng các biểu tượng sẵn có trên màn hình để định dạng văn bản

 Co - giãn biên và thụt đầu dòng mỗi đoạn:

Trang 18

Dấu chỉ đầu dòng

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Canh chỉnh văn bản theo biên:

Căn chỉnh văn bản theo biên Biểu

tượng

Ctrl + L Căn chỉnh theo biên trái Ctrl + E Căn chỉnh cân giữa Ctrl + R Căn chỉnh theo biên phải Ctrl + J Căn chỉnh đều theo hai biên

2 Định dạng Font trong thảo:

a. Chọn Font chữ ngầm định (Default):

Việc chọn Font chữ ngầm định giúp NSD thuận tiện trong khi soạn thảo văn bản Một Font chữ sau khi đãđược chọn ngầm định sẽ luôn được gọi khi khởi động Ms Word hoặc mở 1 cửa sổ văn bản mới Để ngầm địnhFont chữ cho Ms Word, thực hiện như sau:

 Vào Menu Format  Chọn Font Cửa sổ lựa chọn Font chữ như sau:

 Chọn Font chữ trong hộp: Font

 Chọn kiểu thể hiện trong hộp: Font Style

 Chọn kích thước Font chữ trong hộp: Size

 Chọn màu chữ trong hộp: Font Color

 Chọn kiểu chữ có gạch chân hoặc không gạch chân trong hộp: Underline Style

 Chọn các hiệu ứng khác trong phần: Effects

 Chọn nút Default để ngầm định các lựa chọn trên cho Ms Word

b. Chọn Font chữ cho đoạn văn bản:

Việc chọn Font chữ cho từng đoạn văn bản cho phép NSD định dạng văn bản theo yêu cầu của mình

Trang 19

Các bước thực hiện như sau:

 Chọn đoạn văn bản cần định dạng

 Vào Menu Format  Chọn mục Font

 Trong cửa sổ lựa chọn Font: chọn Font chữ, kiểu, kích thước,

 Chọn nút OK để xác lập các lựa chọn cho đoạn văn bản

 Ngoài ra, NSD có thể sử dụng các công cụ thanh FormatBar để định dạng đoạn văn bản

Định dạng ký tự

Ctrl + Shift + F Chọn kiểu font chữ Ctrl+[, Ctrl+], Ctrl+<,

Ctrl+> Thay đổi kích thước chữ Ctrl+B Thiết lập hoặc bỏ kiểu chữ đậm Ctrl+I Thiết lập hoặc bỏ kiểu chữ nghiêng Ctrl+U Thiết lập hoặc bỏ kiểu chữ có gạch chân

Thiết lập màu cho ký tự

a Định nghĩa kiểu trình bày theo người dùng

 Chọn một kiểu trình bày trong hộp Style

 Nhấp chọn nút Modify để định dạng cho kiểu trình bày

Trang 20

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Các chức năng căn bản:

- Paragraph : Thiết lập về định dạng paragraph

- Border : Thiết lập về khung viền

- Numbering : Thiết lập về đánh chỉ số tự động

- Shortcut Key : Thiết lập phím tắt cho kiểu định dạng

 Chọn OK để quay lại Tiếp tục chọn một kiểu trình bày khác  Chọn Modify để định dạngtiếp

 Chọn OK để quay lại màn hình soạn thảo

b Áp dụng kiểu trình bày đã có:

 Đánh dấu đoạn văn bản cần áp dụng kiểu trình bày

 Chọn kiểu trình bày trên thanh công cụ

4 Các thao tác hiệu chỉnh văn bản

a Xóa đoạn, dòng:

 Để xóa 1 ký tự, có thể thực hiện như sau:

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến bên trái ký tự cần xóa  Bấm phím Delete

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến bên phải ký tự cần xóa  Bấm phím Backspace ()

 - Để xóa 1 từ, có thể thực hiện như sau:

 Chọn từ cần xóa  Bấm phím Delete

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến bên trái từ cần xóa  Bấm phím Ctrl+Delete

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến bên phải từ cần xóa  Bấm phím Ctrl+Backspace ()

 Để xóa 1 dòng, hoặc 1 đoạn văn bản, thực hiện chọn đoạn văn bản cần xóa  Bấm phím Delete

b Sao chép, di chuyển 1 đoạn văn bản:

 Sao chép 1 đoạn văn bản:

Để sao chép 1 đoạn văn bản từ vị trí này đến vị trí khác, thực hiện như sau:

 Chọn đoạn văn bản cần sao chép

 Vào Menu Edit  Chọn mục Copy

 Hoặc chọn biểu tượng Copy trên Toolbars

 Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C.

Trang 21

Khi đó Ms Word sẽ đưa nội dung đoạn văn bản vào trong bộ nhớ của mình.

 Di chuyển 1 đoạn văn bản:

Để di chuyển 1 đoạn văn bản từ vị trí này đến vị trí khác, thực hiện như sau:

 Chọn đoạn văn bản cần di chuyển

 Vào Menu Edit  Chọn mục Cut

 Hoặc chọn biểu tượng Cut trên Toolbars

 Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X.

Khi đó Ms Word sẽ đưa nội dung đoạn văn bản vào trong bộ nhớ của mình

 Đưa đoạn văn bản từ bộ nhớ ra màn hình:

Để đưa đoạn văn bản từ trong bộ nhớ ra ngoài màn hình, ta thực hiện như sau:

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần đưa đoạn văn bản đến

 Vào Menu Edit  Chọn mục Paste

 Hoặc chọn biểu tượng Paste trên Toolbars

 Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V.

c Phục hồi các thao tác:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nếu muốn quay lại 1 thao tác trước đó, có thể thực hiện như sau:

 Vào Menu Edit  Undo

 Hoặc chọn biểu tượng Undo trên Toolbars

 Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl+Z

 Sau khi dùng thao tác Undo, nếu muốn quay ngược trở lại, có thể thực hiện như sau:

 Vào Menu Edit  Redo

 Hoặc chọn biểu tượng Undo trên Toolbars

 Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl+Y

5 Tạo khung văn bản, tạo nền văn bản

Một đoạn văn bản có thể được đóng khung viền xung quanh, hoặc tạo bóng nền để làm nổi bật đoạn vănbản đó lên Để thực hiện mục đích này, có thể sử dụng một trong hai cách sau:

 Sử dụng thanh công cụ Border:

 Sử dụng Menu Format  Borders and Shading Và thực hiện theo các bước:

 Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo khung và bóng nền

 Vào Menu Format  Chọn Borders and Shading Trong hộp hội thoại, chọn làm việc trên bảngBorder

Trang 22

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Chọn kiểu đường kẻ trong mục Style

 Chọn màu đường kẻ trong hộp Color

 Chọn độ lớn nét kẻ trong hộp Width

 Sử dụng các đường kẻ để kẻ khung

Trong hộp hội thoại, chọn làm việc trên bảng Shading

 Chọn màu nền cho đoạn văn bản

 Chọn OK để kết thúc

6 Chia cột và tạo chữ Drop Cap cho văn bản.

a Chia cột văn bản

MS Word 2000 cho phép NSD xây dựng trên một trang văn bản nhiều cột để trình bày nội dung, theo hình

thức như trang báo Ngầm định khi soạn thảo văn bản mới, MS Word 2000 gán hình thức mặc nhiên cho văn bản

là một cột Trong quá trình soạn thảo, NSD có thể căn chỉnh lại trình bày thành một hoặc nhiều cột Định dạngcột có thể áp dụng cho toàn văn bản hoặc một vài phần nào đó trong văn bản

Để thực hiện định dạng cột, thực hiện các bước sau:

 Chọn đoạn văn bản cần định dạng

 Vào Menu Format  Chọn mục Columns

 Trong cửa sổ định dạng Column, chọn:

 Kiểu phân chia cột trong mục Presets

 Chọn số cột cần chia trong mục: Number of columns

 Chọn độ rộng cột và khoảng cách giữa các cột trong mục: Width and Spacing

 Chọn chế độ kẻ đường phân chia cột trong mục: Line Between

Trang 23

 Chọn OK để cập nhật kiểu đinh dạng cho đoạn văn bản.

 NSD có thể sử dụng biểu tượng Columns trên thanh công cụ Standard Bằng cách Chọn vào biểu

tượng , sau đó Drap chuột để nhận được số cột văn bản cần chia.

 Để hủy bỏ chia cột:

 Chọn đoạn văn bản đã thực hiện chia cột

 Vào Menu Format  Chọn mục Columns

 Trong cửa sổ định dạng Columns, chọn số cột cần chia là 1

 Chọn OK

b Tạo chữ Drop Cap

Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường thấy trên các trang báo Thao tác này thực hiện quamenu Format \ Drop Caps

Cách thực hiện :

 Chọn ký tự cần định dạng

 Vào Menu Format  Chọn mục Drop Cap

 Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn:

 Kiểu trình bày trong mục: Position

 Chọn Font chữ trình bày trong mục: Font

 Chọn số dòng mà chữ Drop Cap chiếm trong mục: Lines to drop

 Chọn khoảng cách giữa chữ Drop Cap so với đoạn văn bản trong mục: Distance from text

 Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng vừa tạo ra

Trang 24

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Để hủy bỏ chữ Drop Cap:

 Chọn chữ kiểu Drop Cap đã tạo

 Vào Menu Format  Chọn mục Drop Cap

 Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn vào mục None trong Position

 Chọn OK

Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý:

 Nếu tạo: Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau

 Nếu hủy: Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột sau

7 Định dạng Bullets và Numbering.

Các Bullets và Numbering trong Ms Word giúp NSD có thể tự động đánh dấu tự động các tiêu đề hay chimục trong văn bản của mình

Để định dạng Bullets hoặc Numbering, thực hiện như sau:

 Đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chọn định dạng

 Vào Format  Chọn mục Bullets and Numbering

 Trong cửa sổ Bullets and Numbering:

a Chọn làm việc trên bảng Bulleted:

để định dạng chỉ mục theo kiểu các nút

 Chọn kiểu định dạng sẵn có  Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng

 Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize:

 Chọn tiếp vào mục Bullet

 Trong cửa sổ Symbol, chọn kiểu ký tự cần làm Bullet Chọn OK

 Tiếp tục chọn OK Khi đó ký tự NSD chọn sẽ được lấy để làm Bullet cho văn bản

Trang 25

b Chọn làm việc trên bảng Numbered:

 để định dạng chỉ mục theo kiểu đánh số

 Chọn kiểu định dạng sẵn có  Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng

 Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize:

 Trong cửa sổ Customize, NSD có thể chọn lại các kiểu trình bày số thích hợp

 Chọn OK để cập nhật kiểu chọn

 Với kiểu định dạng Numbering, NSD có thể tùy chọn:

 Restart Numbering: Để đặt lại chế độ đánh số

 Continue Previous lits: Để tiếp tục đánh số theo các mục trước đó

 Cũng có thể sử dụng các biểu tượng sẵn có trên Toolbars để định dạng Bullets hoặc Numbering

 Định dạng Numbering bằng biểu tượng:

 Định dạng Bullets bằng biểu tượng:

8 Định dạng mốc dừng (Tab Stop) trong soạn thảo:

Trong cửa sổ soạn thảo văn bản của MS Word 2000 có một phím bấm đặc biệt, đó là phím TAB Bình thường trong môi trường Windows, phím TAB được sử dụng để di chuyển trạng thái tích cực hoạt động của các đối tượng được Windows quản lý Riêng trên cửa sổ soạn thảo văn bản, phím TAB được sử dụng để căn chỉnh vị trí của nội dung văn bản Phím TAB được xác định bởi bước nhảy (Tab Stop) NSD có thể xác định từng bước nhảy của phím TAB bằng hai cách:

 Sử dụng thước định vị (Ruler): để đặt bước nhảy, chỉ cần nhắp chuột trên thước định vị ngang

Tại vị trí đó sẽ xuất hiện dấu xác định TAB.

 Sử dụng menu Format  Tabs : trên hộp hội thoại này có thể xác định giá trị ngầm định khi

nhảy TAB (Default Tab Stop), hoặc đặt các vị trí TAB bằng cách gõ giá trị cần thiết vào ô Tab Stop

Position và bấm phím Set Khi căn chỉnh TAB, nếu không có đoạn văn bản nào được đánh dấu, các giá

trị được thiết lập sẽ có tác dụng đối với dòng văn bản hiện đang có dấu chèn

Trang 26

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Việc sử dụng phím TAB sẽ căn chỉnh số liệu thẳng hàng khi soạn thảo cũng như khi in ra máyin

Để hủy bỏ chế độ định dạng Tab Stop, có thể thực hiện 1 trong các bước sau:

 Đưa chuột về các điểm dừng trên thước định vị  Drap chuột để di chuyển các điểm dừng ra khỏithước định vị

 Vào Menu Format  Chọn Tabs Trong cửa sổ Tabs, chọn Clear hoặc Clear All để hủy bỏ 1 hoặctất cả các điểm dừng đã thiết lập

 Bấm tổ hợp phím Ctrl+Q để hủy bỏ tất cả các điểm dừng

 Chèn các đối tượng vào văn bản

9 Phân trang, phân chương văn bản:

a Phân trang văn bản:

Nhằm tạo ra các dấu phân trang bằng tay Cách thực hiện như sau:

 Chọn vị trí cần phân trang trong văn bản

 Vào menu Insert  Chọn Break  qui định phân trang qua mục Page break:

b Phân chương trong văn bản:

Phân chương văn bản giúp NSD tạo ra các dấu phân chương bằng tay Cách thực hiện như sau:

 Chọn vị trí cần phân chương trong văn bản

 Vào menu Insert  Chọn Break  qui định phân chương qua mục “Section break types”:

10 Chèn đối tượng hình ảnh, các Symbol vào văn bản.

Trang 27

a Chèn đối tượng hình vẽ vào văn bản:

Để cho văn bản thêm sống động, chúng ta có thể chèn vào trong nó những hình ảnh thích hợp

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh

 Vào menu Insert  Chọn Picture  Chọn Clip Art

 Hoặc có thể chọn biểu tượng trên thanh công cụ Drawing

 Lựa chọn hình ảnh cần chèn thông qua:

 Nhấp vào nút Insert để chèn bức tranh lựa chọn vào văn bản

b Chèn đối tượng Symbol vào văn bản:

Ta có thể chèn vào một số các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào các vị trí thích hợp trong văn

bản Ví dụ :       

 Đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn ký tự đặc biệt

 Vào menu Insert  Chọn Symbol

Trong cửa sổ chèn Symbol:

 Chọn dạng Symbol cần chèn trong hộp Font

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Gõ phím tắt vào mục “Press neư shortcut key:”

 Chọn Assign để tạo phím tắt cho Symbol

 Sau này muốn chèn Symbol, chỉ cần bấm tổ hợp phím tắt đã tạo

11 Chèn chữ nghệ thuật:

Để tạo các dòng chữ nghệ thuật tao có thể chọn một trong các cách sau:

 Vào menu Insert  Chọn Picture  Chọn WordArt

 Hoặc có thể chọn biểu tượng trên thanh Drawing

 Lựa chọn các kiểu trang trí qua :

 Sau khi nhấn vào nút OK, một hộp thoại xuất hiện cho phép ta nhập dòng văn bản vào, lựa chọnFont và kích thước chữ

 Chọn OK để xem kết quả

Hiệu chỉnh WordArt:

Có thể hiệu chỉnh các WordArt thông qua thanh công cụ của nó:

 : Chèn thêm 1 WordArt mới

 : Hiệu chỉnh lại nội dung của WordArt.

 : Chọn lại kiểu trình bày

 : Định dạng lại màu trang trí

 : Chọn các hình dáng trình bày không có trong phần chuẩn

12 Các công cụ đồ họa trong Word.

MS Word 2000 cung cấp cho NSD thanh công cụ Drawing dùng để thao tác vẽ các hình đơn giản Vớithanh công cụ này NSD có thể đưa vào văn bản của mình một số chi tiết trình bày đơn giản nhưng thuận tiện,như: hình khối, hình Ellip, hình tròn, đoạn thẳng, có thể tạo bóng, nền trang trí…

Các công cụ và cách sử dụng:

 : Công cụ line, dùng để vẽ đường thẳng

 : Công cụ Arrow, dùng để vẽ các đường có hướng

 : Công cụ Rectangle, dùng để vẽ hình chữ nhật

 Kết hợp công cụ này với phím Shift: dùng để vẽ hình vuông

 : Công cụ Oval, dùng để vẽ các hình Elip

 Kết hợp công cụ này với phím Shift: dùng để vẽ hình tròn

 : Công cụ Text Box, dùng để vẽ các khối vuông hoặc chữ nhật và có thể chứa dữ liệu văn bản

 : Công cụ AutoShapes, dùng để vẽ các khối phức hợp: các đường khép kín, các khốilục giác, các khối chỉ hướng,……

13 Hiệu chỉnh các đối tượng đồ họa:

Trên thanh công cụ Drawing cũng cung cấp các công cụ dùng để hiệu chỉnh các đối tượng đồ họa

 : Công cụ Fill Color, dùng chọn màu nền cho đối tượng

 : Công cụ Line color, dùng để chọn màu đường viền của đối tượng

 : Công cụ Line Style và Dash Style, dùng để chọn kiểu nét đường viền của đối tượng

 : Công cụ Arrow Style, dùng để chọn kiểu cho các nét vẽ có hướng

 : Công cụ Shadow và 3-D, dùng để tạo bóng và tạo khối dạng 3-D cho đối tượng

 : Công cụ Free Rotate, dùng để quay đối tượng theo yêu cầu NSD

Ngoài ra, trên thanh công cụ Drawing còn có mục Draw, cho phép NSD thực hiện:

 Nhóm các đối tượng:

 Chọn các đối tượng cần nhóm (từ 2 đối tượng trở lên)

 Vào Draw  Chọn Group

 Hủy nhóm các đối tượng:

 Chọn đối tượng đã được nhóm

 Vào Draw  Chọn Ungroup

 Qui định vị trí ưu tiên hiển thị các đối tượng: Áp dụng đối với nhóm các hình vẽ

 Chọn đối tượng

 Vào Draw  Chọn Order: Qui định vị trí ưu tiên cho hiển thị lên trước hoặc đưa ra phía sau

Trang 30

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Quay đối tượng:

 Vào menu Insert  chọn Footnote  qui định các chú thích qua:

 Sau khi chọn OK, Ms Word tự động đánh số chú thích vào từ (cụm từ) đã chọn đồng thời mở ra 1vùng để NSD gõ các chú thích vào đó

15 Tạo chỉ mục tự động cho hình ảnh trong văn bản.

Giúp người dùng tự động đánh số thứ tự cho các hình minh họa có trong văn bản

 Chọn bức hình cần đánh số thứ tự

 Vào menu Insert  Chọn Caption:

Trong cửa sổ Caption:

 Nhấp vào New label : Tạo ra một nhãn mới cho bức hình

 Nhấp vào Numbering : Chọn cách đánh số

 Nhấp vào nút OK : Chấp nhận các lựa chọn trên

Khi đó Ms Word sẽ tự động đánh số cho hình ảnh trong văn bản

16 Đánh số trang tự động.

Cho phép người dùng chèn số trang vào văn bản một cách tự động

 Chọn Insert  Page Numbers  qui định cách đánh số trang qua:

 Nhấp vào nút lệnh Format trên hộp hội thoại để định dạng qui cách đánh số trang:

Trang 31

17 Tạo tiêu đề đầu trang và chân trang cho văn bản.

Mọi văn bản đều có thể có tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang Thông thường, các tiêu đề này ghi thôngtin về tiêu đề văn bản, số trang, ngày giờ tạo lập văn bản Tiêu đề đầu trang và cuối trang được xác lập theo từngchương (section) của văn bản Để tạo tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang cần chọn menu View \ Header andFooter

 Ví dụ: Cần soạn thảo tài liệu gồm nhiều chương, NSD có thể đánh tiêu đề đầu trang theo thứ tự từngchương : Tài liệu A - Chương I, Tài liệu A - Chương II Trong trường hợp này cần cắt rời tiêu đề củatừng chương, bằng cách chọn phím cắt sự giống nhau của các tiêu đề Tác dụng của phím này là: NSD có thểhiệu chỉnh tiêu đề của Section này mà không ảnh hưởng đến Section khác

Sau đây là các biểu tượng và ý nghĩa trong việc sử dụng nó trong thanh công cụ của Header and Footer

Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang

Chuyển đổi giữa vùng soạn thảo đầu trang, cuối trang

Di chuyển đến section trước

Di chuyển đến section sau Cắt bỏ sự giống nhau giữa tiêu đề các section Đánh số trang

Đặt ngày, tháng Đặt giờ

Định dạng khổ giấy Hiển thị hoặc không hiển thị nội dung văn bản Quay trở lại cửa sổ soạn thảo văn bản

18 Chèn File văn bản khác vào văn bản hiện hành.

MS Word cho phép NSD chèn văn bản khác vào văn bản đang soạn thảo Văn bản chèn vào có thể là vănbản khác được soạn thảo bằng MS Word, hoặc một văn bản bất kỳ nào khác Nếu là văn bản của MS Word hoặckiểu Rich Text Format, văn bản đó sẽ được chèn vào với toàn bộ các định dạng, các kiểu trình bày của mình;nếu không, nội dung văn bản được đưa vào như một văn bản không định dạng

Để chèn một văn bản khác vào văn bản hiện thời, NSD có thể thực hiện:

 Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn

 Vào Menu Insert  Chọn File

Trang 32

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Trong cửa sổ Insert File, Chọn File cần chèn thêm vào văn bản  Chọn nút Insert để chèn

19 Các đối tượng khác trong soạn thảo Ms Word:

a Chèn ngày giờ vào văn bản

Bổ sung vào văn bản ngày giờ theo đồng hồ trên máy tính

Vào menu Insert  Chọn Date and Time  qui định ngày giờ qua:

b Tạo chỉ mục Bookmark:

Bookmark là vị trí đánh dấu đặc biệt trong văn bản, với mục đích sử dụng để đánh dấu các vị trí cần thiếttrong văn bản để trong quá trình soạn thảo có thể di chuyển nhanh chóng đến đó Bookmark có thể tạo ra, hoặcxóa đi

Để tạo ra Bookmark, cần đặt dấu chèn tại vị trí cần thiết: Vào menu Insert  Chọn Bookmark , đặt tên cho

Bookmark tại ô nhập liệu Bookmark Name và nhấn phím Add

Để xóa Bookmark, cần bật hộp hội thoại Bookmark, chọn tên Bookmark cần xóa và nhấn chọn nút Delete

c Chèn đối tượng Equation:

Equation giúp NSD soạn thảo các đối tượng công thức trong văn bản

Cách thực hiện như sau:

Trang 33

 Chọn vị trí cần chèn đối tượng.

 Vào menu Insert  Chọn mục Objects

Trong cửa sổ Object, chọn mục Microsoft Equation 3.0  Chọn OK

 Trong cửa sổ soạn thảo Equation, tiến hành chọn các đối tượng soạn thảo công thức

 Sau khi soạn thảo, nhấp chuột lên màn hình ngoài vùng Equation để quay về màn hình soạn thảo

MS Word 2000

20 Tạo mục lục và các chỉ mục trong văn bản:

Nhằm tạo các chỉ mục, đề mục, mục lục trong văn bản:

 Chọn vị trí cần chèn các chỉ mục, mục lục (thông thường đặt ở đầu hoặc cuối văn bản soạn thảo)

 Vào menu Insert  Chọn Index and Table

a. Tạo mục lục:

Tạo mục lục tự động có tác dụng trong các văn bản có sử dụng định dạng Style

Cách thực hiện như sau:

Trang 34

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

 Chọn làm việc với bảng “Table of contents”.

Trong cửa sổ “Table of contents” chọn:

 Cho phép hiện thị số trang trong mục: Show page numbers

 Chọn vị trí hiển thị số trang trong mục: Right align page numbers

 Chọn dấu nối trong mục: Tab leader

 Chọn cấp tạo mục lục trong mục: Show levels

Chọn OK để tạo mục lục

Nếu trong quá trình hiệu chỉnh văn bản, có sự thay đổi về chỉ mục hay số trang, có thể cập nhật lại thôngtin trong mục lục bằng cách:

 Nhấp chuột phải lên vùng chứa mục lục  Chọn Update Field

 Chọn mục: “Update page numbers only” để cập nhật chỉ số trang

 Chọn mục: “Update entire table” để cập nhật cả chỉ mục và chỉ số trang

b. Tạo chỉ mục hình ảnh:

Chỉ mục hình ảnh giúp NSD dễ dàng quản lý được danh mục các hình ảnh trong văn bản

Muốn tạo chỉ mục cho các hình ảnh có trong văn bản, thực hiện:

 Chọn làm việc với bảng “Table of contents”.

Trang 35

 Sau khi lựa chọn các định dạng  Chọn nút OK.

Trang 36

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

II Các hiệu ứng đặc biệt

1 Truy tìm và thay thế trong văn bản:

a Truy tìm:

Để truy tìm đoạn văn bản, NSD có thể sử dụng một trong hai cách sau:

 Vào Menu Edit  Chọn mục Find

 Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+F

MS Word 2000 sẽ bật hộp hội thoại để tìm thông tin:

 Thông tin cần tìm kiếm được nhập vào hộp nhập liệu Find What

 Nếu cần tìm văn bản mà không cần để ý đến định dạng, cần nhập liệu vào ô tìm kiếm, nếu phím

No Formatting ở trạng thái tích cực thì cần bấm để xóa mọi kiểu định dạng

 Nếu cần tìm văn bản và để ý đến định dạng, cần nhập liệu vào ô tìm kiếm, nhấn phím Format đểchọn một trong các menu đặc biệt sẽ hiện lên

 Nếu chỉ để ý đến định dạng mà thôi, cần xóa bất kỳ số liệu nào trong tìm kiếm, nhấn phím Format

để chọn một trong các menu đặc biệt sẽ hiện lên

- Các tính chất tùy chọn:

 Search: chọn hướng tìm, trong toàn bộ văn bản, hay từ vị trí dấu chèn về đầu văn bản, hay từ vị trí

dấu chèn về cuối văn bản

 Match Case: truy tìm thông tin có phân biệt chữ hoa, chữ thường.

 Find Whole Words Only: truy tìm từ trọn vẹn.

 Use Wildcard: tìm kiếm theo mặt nạ (Mặt nạ là từ chung chỉ một số ký tự đặc biệt, đại diện cho một phương thức tìm kiếm nào đó)

 Sound Like: tìm những từ có âm giống nhưng đánh vần thì khác (Phương thức tìm kiếm này thường dành cho văn bản tiếng Anh)

Nhấp chọn nút Find để tìm từ đầu tiên Chọn Find Next để tìm từ tiếp theo

b Truy tìm và thay thế:

Khi soạn thảo văn bản, NSD có thể cần đến công cụ truy tìm và thay thế của MS Word 2000 Các công cụ

này sử dụng trong các trường hợp sau:

 Truy tìm sự xuất hiện của một đoạn văn bản nào đó

 Truy tìm một lỗi soạn thảo nào đó để sửa chữa

 Truy tìm một đoạn văn bản nào đó và thay thế bằng một đoạn văn bản khác có kiểu định dạngkhác

Để truy tìm đoạn văn bản và thay thế chúng, NSD có thể sử dụng một trong ba cách sau:

Trang 37

 Sử dụng menu Edit  Replace.

 Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+H

 Nếu đang ở trong cửa sổ truy tìm có thể nhấn bảng Replace

MS Word 2000 sẽ bật hộp hội thoại để tìm và thay thế thông tin:

 Nhập từ cần tìm vào hộp nhập liệu: Find what

 Nhập từ cần thay thế vào hộp nhập liệu: Replace with

Cách sử dụng hộp hội thoại này, về cơ bản, giống như hộp hội thoại Truy tìm Những gì được áp dụng chohộp nhập liệu Find What đều có thể áp dụng cho hộp nhập liệu Replace With

 Chọn vào nút Replace All nếu muốn Ms Word tự động thay thế toàn bộ các từ tìm thấy

 Nếu muốn thay thế các từ theo yêu cầu của NSD Có thể kết hợp 2 nút bấm Find Next vàReplace

c Di chuyển nhanh trong văn bản.

Đối với các văn bản có kích thước lớn (báo cáo, diễn văn, tài liệu ), để di chuyển (lật trang) trong văn

bản, nếu dùng phím PgUp, PgDn sẽ tốn nhiều thời gian MS Word 2000 cho phép NSD di chuyển nhanh đến vị

trí cần thiết bằng một trong các công cụ sau đây:

 Di chuyển đến đầu văn bản: Ctrl+Home

 Di chuyển đên cuối văn bản: Ctrl+End

 Di chuyển lên 1 trang văn bản: Ctrl+PageUp

 Di chuyển xuống 1 trang văn bản: Ctrl+PageDown

 Sử dụng thanh trượt đứng: trên thanh trượt đứng của cửa sổ soạn thảo văn bản, nếu NSD nhắp vàgiữ chuột tại con trỏ của thanh trượt, phía bên phải con trỏ sẽ xuất hiện một hộp thông tin thôngbáo trang văn bản hiện thời Để di chuyển dến trang văn bản khác, NSD cần giữ nguyên phímchuột và kéo con trỏ chuột về phía đầu hoặc cuối văn bản tùy theo ý muốn Hộp thông tin trên sẽluôn thông báo số trang Đến trang cần thiết thì nhả phím chuột ra

Sử dụng hộp hội thoại di chuyển: Hộp hội thoại di chuyển có thể bật lên bằng một trong hai cách:

 Sử dụng menu Edit  Goto

 Sử dụng phím nóng Ctrl+G

Hộp hội thoại di chuyển cho phép di chuyển từ phần cấu trúc này sang phần cấu trúc khác của một văn

bản (trang, chương, dòng, ghi chú ) Cấu trúc của MS Word 2000 được liệt kê trong danh mục Go to What.

Trang 38

Tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng

Sau khi nhập dữ liệu (ví dụ: trang cần di chuyển đến)  Chọn nút Goto, Ms Word sẽ di chuyển con trỏsoạn thảo đến vị trí cần làm việc

21 Các công cụ hỗ trợ soạn thảo nhanh trong văn bản

a AutoText:

AutoText là một kiểu đánh tốc ký của soạn thảo văn bản Thay vì luôn phải gõ lại một cụm từ nào đótrong quá trình soạn thảo, NSD có thể tạo một ký tự đại diện đặc trưng cho cụm từ đó để khi sử dụng tiết kiệmđược thời gian và công sức

 Để tạo ra được một AutoText thực hiện như sau:

 Đánh dấu cụm từ cần thiết, chọn một trong hai cách sau

 Sử dụng biểu tượng công cụ AutoText trên Toolbars

 Sử dụng menu Insert  Chọn AutoText  Chọn AutoText

 MS Word 2000 sẽ bật hộp hội thoại để NSD có thể đặt tên cho AutoText này:

 Tại ô nhập liệu “Enter AutoText entries here:”, NSD cần đặt tên cho Autotext và nhấn nút Add.

 Để chèn một AutoText vào văn bản có thể chọn một trong ba cách sau:

 Đặt dấu chèn tại vị trí cần thiết Vào menu Insert  AutoText  AutoText Trong cửa sổAutoText, chọn đoạn văn bản cần chèn  Chọn nút Insert

 Đặt dấu chèn tại vị trí cần thiết.Chọn biểu tượng AutoText trên Toolbars Trong cửa sổAutoText, chọn đoạn văn bản cần chèn  Chọn nút Insert

 Đặt dấu chèn tại vị trí cần thiết, gõ tên của AutoText và nhấm phím F3

 Để xóa bỏ một AutoText, cần bật hộp hội thoại soạn thảo AutoText , chọn tên AutoText cần xóa

 Formatted Text: chèn AutoCorrect có định dạng Với chế độ này, có thể thay thế cả đoạn vănbản có hình ảnh đi kèm

 Plain Text: chèn AutoCorrect không định dạng Chỉ chèn được văn bản dài tối đa 255 ký tự

và không có hình ảnh

 Để tạo AutoCorrect, thực hiện như sau:

 Chọn đoạn văn bản cần tạo AutoCorrect

 Vào menu Tools  Chọn AutoCorrect

Ms Word sẽ bật cửa sổ để đặt tên cho AutoCorrect

 Gõ tên cần đặt cho AutoCorrect vào hộp Replace Chọn chế độ làm việc cho AutoCorrect (Plaintext/ Formatted text)

 Chọn nút Add

 Để chèn một AutoCorrect vào văn bản thực hiện như sau:

 Gõ tên AutoCorrect  Bấm phím SpaceBar

 Để gỡ bỏ AutoCorrect, thực hiện như sau:

Khởi động cửa sổ AutoCorrect  Chọn AutoCorrect cần gỡ bỏ  Chọn nút Delete

Trang 40