Tập tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng – thống kê xã khu vực trung du, miền núi và dân tộc)

Tập tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng – thống kê xã khu vực trung du, miền núi và dân tộc) gồm có 2 phần: Phần 1 - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, phần 2 - ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

BQNQIVV

•

TAp TAl LIEU GIANG DAY

DANH eHO LOP

emYe DANH eONG emYe VAN PHONG-THONG KE KHU VVe TRUNG DU, MIEN NUl

(Ban hanh kem theo Quyit ainh s6: 348IQD-BNV ngily 19 thang 4 nam 2012

eua B(J truimg B(J N(Ji v~)

-~

BAI 1 VAl movA NlIiJNG iJNG Dl)NG CNTf VAo CONG TAc vAN nID

" d b ? ? " t' h

1 Nh ung ~ nQl ung ca an cua cong ac van t u

2 Th\lc tr~ng ung dVng CNTT vao cong tac van thu

3 Sg ec1n thiSt phai ling d\lI1g CNTT vao eong tae van thu ~

4 Nhung ung d\lng CNTT trong cong tac van thu

6 T6 ehue, xay dgng h~ th6ng thong tin quan ly van ban

1 ong quan ve p an mem uan T ~ " h " " Q? l' ., yvan an b?

3.4 Khoi ph1:lc d1! phong

~p n h" h" ·

4.3 Xem thong tin toan van

~

Trang

1+14

A

5.1 M1:lc aich, y

6.1 Gi6'i thi¢u chung

pHANII: UNG DVNG CNTT VAO

3 Sv can thiSt phai lmg d\mg CNTT vao cong tac lUll trii

4 Nhfrng ung dl;lng CNTT trong cong tac lUll tru

4.2 Ung dlfng CNTI'vao Th6ng ke

5.Ung d\lng CNTT vao quan ly tai li~u lUll trfr

6 T6 chuc, xay d\f11g h~ th6ng thong tin quan ly tai li~u

7 HuOng d~n cai d~t chuang trinh Quan ly tai li~u

1 T6ng quan v@ h~ th6ng phful m@m Quan ly Tai li~u

84

88

89

42C q,p n q,t tong tzn van an trong .A h.A h.A · v b?O h~ 0 sa 103

Ph~n rnQt:

UNG DVNG CONG NGH~ THONG TIN vAo CONG TAc VAN THU

: Ngay nay, cung v6i SlJ phcit trien cua nSn kinh tS xii hQi, cUQc cach m~ng

khoa hQc ky thu~t dang bu6c sang rnQt ky nguyen m6i, ky nguyen cua cong

ngh~ thong tin V6i tinh nang da d~ng va hi~u qua tuc thi, Cong ngh~ thong tin (CNTT) da va dang duQ'c nhiSu nganh quan tam nghien Clm va Ung d\lng

Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van phong da lam cho mO" u6c vS m9t

van phong "tv dQng hoa" cua con nguai tra thanh hi~n th\lc MQt trong nhfrng ySu t6 de van phong t\1' dQng hoa la Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll trfr Thgc ch~t cua vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll tm la qua

trinh xu 1y ky thll~t tv dQng hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu (xdy

d1:fflg va ban hanh van bim; quan ly van ban; quan ly con ddu) va cong tac qucin

ly, tra tim tai li~u lUll trUe

Tuy nhien, qua thgc tS ta th~y, v6i th\1'c tiSn phat trien phong phu cua thong

tin lam cho kh6i lUQ'Ilg van him hinh thanh trong cac cO" quan ngay cang nhiSu Trong tiOO hinh do, nSu 'dung l~i aphuong phap thu cong thi khong the xu ly cac thong tin kip thai, diSu do se d~ dSn sv qua Uti d6i v6i cong tac van thu Vi '

thS, Ung d\lng CNTT la mQt t~t ySu, cAn thiSt de cac cO" quan du kha nang dap

Ung nhiing tAn t~i trong cong tac van thu - lUll trfr noi rieng va gop phAn vao sg

nghi~p dBi m6i cong tac van phong noi chung

De dauh gia duQ'C vai tro, vi tri cua CNTT va OOfmg Ung d\lng CNTT trong

vi~c giai quySt nhfmg tAn t~i cua cong tac van thu - lUll trfr nhu thS nao, cimg

v6i m\lc dich nghien cUu la n~m viing nQi dung cong tac van thu - luu tm tu do

dua ra nhfrng thong tin c§n thiSt de trien khai Ung d\lng CNTT va xay d\Il1g cO"

sa dfr li~u Xu~t phat tu nhu cAu hi~n d~i hoa cong tac van thu t~i cac cO" quan, v~n de dua CNTT vao trien khai (rng d\lng co hi~u qua va th6ng nh~t tren toan

qu6c ac~p xii la v~n dS cAn thiSt Day la v~n dS d~t ra c§n duQ'c nghien cUu mQt

cach t6ng the, tren cO" sa do de trien khai Ung d\lng tren toan qu6c m9t cach th6ng nh~t, phu 'hqp v6i yeu cAu th\1'c tS

Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, lUll trfr se giai quySt duQ'c v~ dS

quan ly, tra tim, cung c~p thong tin mQt cach thu~n ti~n, nhanh chong va dQ

:r oJ

chinh xac cao Vi~c l~p cac bao cao tBng hqp theo timg HOO vvc tbvc hi~n thu~n

ti~n, co the t~o l~p OOiSu bieu m~u khac OOau ­

De trien khai thlJC hi~n vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, luu trfr a

c~p xa yeu cAu mQt s6 thiSt bi cong ngh~ thong tin, bao gAm m~g may tinh, cac thiSt bi dAu cu6i va quan trQng nh~t la ph§n mSm Quan ly van ban va phAn mSm

Quan ly Tai li~u lUll tm Tuy theo yeu cAu su d\lng, co the xay d\Il1g phat trien

thea tung giai do~n

Biti

VAl TRO vA NHUNG UNG DVNG CNTT VAo CONG TAc

1 Nhfrng nQi dung CO' ban eua eong tae van thO'

Cong tac van thu Ia linh Vl,lC ho~t d<)ng ph\lc Y\l qmin 19 nha nuac, bao g6m

- Xay d\Il1g van ban: thao van ball; duy~t ban thao; dfu.1h may van ban; ky

van ban, phat hanh van ban

l~p

-~ - Bao quan va sir dVng con dfiu: cac lo~i

d§u

Trong ho~t d9ng nghi~p V\l cua cong tac van thu, qua phan tich quy trinh xu

1y 'h~ th6ng thong tin, vi~c irng dvng CNTT vao cac khau nghi~p vv co thS irng dVng tI1Jc tiSp vao toan b9 h~ th6ng

2 Th\fc tr~ng rrng d\l~g CNTT vao cong tac van thO'

Nh~n thuc dugc vai tro quan trQng cua CNTT, ngay til nhung nam cu6i cua

thS ky 20, Nha nuac da xay dvng Chuong trinh qu6c gia vS CNTT- KS ho~ch t6ng thS dSn nam 2000, dugc ban hanh theo QuySt djOO 211/TTg ngay 07/4/1995 cua Thu tuang ChiOO phu, da d~t ra nhi~m vv cv thS vS: "Xay dvng h~ th6ng may tioo va phuong ti~n truySn thong dugc lien kSt vai OOau trong cac m~ng vai cac cong cv ph~n mSm du m~OO va cac h~ thong tin, cO' sa du li~u, co kha nang phvc vv ho~t d9ng quan 1y Nha nuac va cac ho~t d9ng huySt m~ch cua nSn kiOO tS M9t s6 h~ thong tin dugc phep n6i vai cac m~ng thong tin qu6c tS " Nhu v~y, Nha nuac da oo~ thfiy dugc t~m quan trQng cua CNTT va dS ra phuong huang, dUOng 16i dS xay dvng, phcit triSn va irng dVng vao mQi linh V\lC Dung truac OOfmg chiOO sach d6i mai cua Dang va Nha nuac, cac nganh, cac cfip, da va dang d6i mai cac liOO V\lC ho~t d9ng, trong do co d6i mai vS cong tac van thu Mu6n d6i mai dugc cong tac van thu, m9t trong OOfmg bi~n phap quan trQng 1a irng dVng CNTT vao cong tac van thu DS th6ng nhfit cho vi~c irng dVng >

CNTT trong cong tac van thu - luu trfr, C\lC Van thu va Luu tm Nha nu6'c ban

hanh van ban s6 608/LTNN -TTNC ngay 19/11/1999 vS: "Huang'dftn irng dVng CNTT trong van thu - 1uu tm" Sau m9t thai gian triSn khai th\lc hi~n, Cvc Van thu va Luu tm Nha nuac da t6ng kSt, rut kiOO nghi~m va ban hanh cllc van ban mai phil hgp vai tiOO hinh th\lc tS, g6m cac van ban: Van ban vS irng dVng cong

ngh~ thong tin trong cong tac van thu va cong tac lUll trfr, Ban hanh kern thea

- wJ

Van ban s6 139/VTLTNN-TTTH ngay 14/3/2009 cua Cvc tru(m~ Cvc Van thu

va Luu tm Nha nuac huang dftn quan 1y van ban di, van ban dS~ va l~p h6 sa

trong moi truang m~ng va Ban huang dftn vS irng dVng cong ngh~ thong tin trong cong tac van thu va cong tac lUll tm, Ban hanh kern theo Huang dftn s6

169/HD-VTLTNN ngay 10/3/2010 cua C\le truOng C\lC Van thu va Luu tru Nha

nuac vS xay dvng cO' sa du li~u lUll tm

Vi~c ung d\lng CNTT vao cong tac van thu chinh la qua trinh xu ly t\1 d9ng

hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu

Ngay tir khi may tiOO ra dai, vi~c Ung d\lng CNTT vao so~n thao, ban hanh

van ban da duQ'c triSn khai rQng rai va ngay nay da tra thanh thong d\lng va

=­

sua chua, sao nhan van ban, til do tang hi~u qua lao d9ng nha cac cong C\l ti~n

ich nh~m t~o ra nhfmg biSu m~u, khi c§n su d\lIlg, v6i cac thao tac dan gian

ly, c~p nh~t va xu ly van ban du<}c ch~t che, t6ng h<}p, thBng ke chinh xac tinh

hinh xu ly van ban, tra tim thong tin nhanh chong, theo d5i du<}c tiSn dQ giai

qUYlh van ban va chu trinh xu ly van ban

chua kha thi Vi v~y, khi ung d\lng CNTT vao cong tac van thu hi~n nay chi

dung l~i ahai linh VlJC la so~n thao va ban hanh van ban, quan ly van ban, con

nghi~p V\l quan ly va su d\lng con d~u se triSn khai ch~ han khi co diSu ki~n

Vi~c ung dt,mg CNTT vao cong tac van thu, da hoan toan thay thS lao dQng

thil cong sang tlJ dQng hoa ho~c ban tlJ d9ng hoa cac nghiep V\l cua cong tac van

thu nhu:

So~n thao van ban

3 S" cAn thi~t phai ung dyng CNTT vao cong tac van thO'

nhung v~n con mQt s6 t6n t~i nhu:

H~n chS trong vi~c th6ng ke, l~p m\lc l\lc phan lo~i van bim di - dSn, g'ay kho

khan trong vi~c thea d5i chi d(;lo cong vi~c cua Ianh d~o

:; H~n chS trong vi~c tra tim thong tin: dung cac s6 dang ky dS tra tim van ban

thgc hi~n ch~m, t6n nhiSu thai gian, cong suc va dQ tin c~y thiSu chinh xac khi

cAn t6ng hgp, bao cao

, V6i vi~c Ung d\lng CNTT nhung h~n chS tren da duQ'c kh~c ph\lc va nang cao

hi~u qua trong vi~c xu If thong tin

Vi~c Ung d\lng CNTT trong van thu khong thS tuy~t d6i hoa, vi nhu: trong

cong tac so~ thao van ban, vi~c ky duy~t van ban phai thS hi~n tren ban thao

bfulg gi~y, kS ca nhfrng van ban duQ'c thao tren may vi tinh ngay tir dAu v~n phai

in ra dS trinh lanh d~o duy~t va ky t~t ctia thti truOng ca quan Vi v~y, cong vi~c so~n thao van ban mQt s6 khau nghi~p V1) vS ca ban v~n ap d\lng phuang phap

thti congo Day la m~t thvc tS khi tieu chufut ky thu~t chua cho phep cac dan vj

th\fc hi~n quy trinh so~n thao van ban hoan toan t\f dQng hoa

Vi~c Ung d\lng CNTT trong so~n thao van ban la ph6 biSn nh~t, vi trong qua

trinh so~ thao, nguai thao van ban co thS sua chua, b6 sung cau chu ho~c thay ,

d6i phful do~n khac nhau trong van ban, t~o m9t van ban s~ch rna khong t6n

kern thai gian, van phong phfim CNTT dfi nang nang cao trinh dQ van -minh van

phong, van minh hanh chinh

Do CNTT la mQt nganh khoa hQc xu ly thong tin bfulg cong C\l la may tinh,

v6'i cac chuc nang nh~n thong tin, xu If thong tin, dua thong tin ra nen vi~c

ung d\lng CNTT vao quan If van ban se dem I~i hi~u qua, boi no khong chi c~p

nh~t thong tin t~o thanh h~ th6ng ca sa du li~u, rna con cho phep t6ng hgp, tra

tim van ban thea cac thuQc tinh khac nhau (theo tac gia, thea thai gian, ten Io~i,

trich ySu ) Tir do, nang cao hi~u qua lao dQng, gop phAn vao cai each nSn

hilllh chinh nu6cnha, tiSt ki~m gi~y to'

Tom l~i, vi~c triSn khai Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu Ill cAn thiSt,

nhfun nang cao 'hi~u qua cong tac, dap Ung yeu cdu cai cach hanh chinh Vi~c

Iva chQn Ung d\lng vao thvc tS nghi~p V1) nao cful phan tich, dcinh gia cac ySu t6

di kern dS mang l~i hi~u qua t6t nh~t Trong chuyen dS nay, nhom tac gia di sau

vao Ung d\lng CNTT vao quan If van ban

5 Ung d1}ng CNTT vito quan Iy van ban (ii, (i~n

NQi dung ca ban la quan ly va giai quySt van ban dSn, van ban di; l~p h6 sa

Xay dlJl1g cac cong C\l tra tim m9t cach linh ho~t giup nguai su d\lng co thS tra

tim van ban thea nhiSu diSu ki~n khac nhau ThiSt kS cac biSu m~u th6ng ke,

t6ng hgp tinh hinh xu Iy van ban, qua trinh luan chuySn van ban trong dan vj

• Van ban d8n

- TiSp nh~n, dang ky, chuy~n giao van ban dSn

- Ki~m tra, theo doi tiSn dQ giai quySt van ban

- S~p xSp van ban trong h6

6 TB chtfc, xay d.,ng h~ thBng thong tin quan Iy van ban

Phan tieh quy trinh nghi~p V\l eua eong tae quan Iy van ban, v6i ffi\le dieh

danh gia kha nang dua CNTT vilO Ung d\lng, tren ca sa do danh gia vS muc dQ

anh huang dSn nghi~p V\l truySn th6ng, hi~u qua kinh tS, tac d9ng dSn nguai su

d\lng va quiin IY Vi~c Ung d\illg CNTT co lam thay d6i nghi~p V\l truySn th6ng

eua eong tae quan Iy van ban til tru6e t6'i nay hay khong, co phil hgp v6i trinh <

dQ chuyen mon cua can bQ, diSu ki~n chu quan va khach quan khong, so sarm

quy trinh nghi~p V\l, Iva ehQn rno hinh thich hgp

Xac dinh cac d6i tu<;mg co quySn truy nh~p vao h~ th6ng va muc thfun nh~p

Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng achS dQ may dan Ie, v~n dS phan chia tai

nguyen va muc dQ truy nh~p khong c~n d~t ra vi can bQ van thu co trach nhi~m

diim bao toan bQ thong tin d~u vao va d~u ra, chiu trach nhi~m tru6c lanh d~o vS

toan bQ thong tin trong dan vi Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng tren moi truang

m~ng, nSu khong co nhilng quy chS vS phan chia till nguyen va quySn truy nh~p

h~ th6ng thi b~t cu thanh vien nao n~m tren h~ th6ng m~ng dSu co th~ biSt duQ'c

cac thong tin Xu~t phai tir bai toan bao m~t va an toan cho dii li~u' van thu,

nguai lam phan tich h~ th6ng ban d~u phai xac dinh duQ'c quySn va muc truy

nh~p eua m6i thanh vien tren m~ng

bQ quiin tri m~ng Co th~ nguai can bQ nay khong co' quySn duQ'c hiSt thong tin

vS dii li~u van thu cua don vi, song la nguai diSu ph6i va phan chia tai nguyen

nen c~n biSt d~ quiin ly ho~t dQng cua chuong trinh

Muc ti~p theo co quySn truy c~p dii li~u d~y du la can bQ van thu, lanh d~o

don vi (theo S1! phdn cong) Khac v6i can bQ quan tri m~ng, cac d6i tu<;mg tren

co quySn c~p nh~t d~y du vao ca so dii li~u xong khong co quySn phan chia tai

nguyen dfr li~u tren h~ th6ng

Muc th~p nh~t aday la cac can hQ chuyen vien D6i v6i d6i tugng nay, quySn

nhu v~y h~ th6ng rn6i dam hao dugc cac thong tin ho~t dQng thong su6t va dQ

an toan cao

sa dfr li~u (CSDL) quan h~ thuOng doi hoi phai chQn cac rno hinh lugc dB quan

h~ Vi~c chQn cac lugc dB quan h~ nay co thS t6t han ho~c x~u han t~p cac lugc

ch~t cO' han, cling nhu cac thu~t toan, dS co thS nh~ dugc t~p cac lugc dB phil

trong R 2 chi co quan h~ v&i mQt bQ trong t~p R t •

quan h~ N-I

(m6i van bim ili co thi luu trong nhiJu h6 sa khac nhau va ngu(1c 19i m9t h6 sa

Do vi~c c~p nh~t dfr li~u (chen, lor;zi bo, thay il6i) thuOng gay nen dj thuOng, ·

mAt thong tin Qua trinh do gQi la qua trinh chuAn hoa cac lugc dB quan h~ Qua

6.2.2 Thiit ki cac dJ m1:lc

~ II

- Chfrc nang Quan Iy van ban di

::

- Chuc nang Qmin Iy van ban a~n

danh mvc ten cac dan vi, ho sa de khi

c~p nh~t dCf li~u co the trlch rut thang tiP d6 ra rna khong cfJn phai danh tiP ban phirn VaO

13 Trinh lanh d~o

14 Tra lai van ban 56:

15 Van ban tra lai

16 Luan chuyen ·van ban

17 f)a xli' Iy

18 LU'u h6 sa so

19 Tom tat nQi dung

20 Ykien giai quyet

- Cae thuQc tinh quan Iy trong van ban di

=

,

1 So di

3 Ngay van ban

13 Tra lai van ban so

14 Van ban tra lai

- Cae thu{)e tlnh tim kiSm van ban liSn

13 Trinh lanh d~o

14 Tra lai van ban so

15 Van ban tra lai

16 Luan chuyen van ban

19 Tom tat nQi dung

20 Ykien giai quyet

- Cae thuoe tinh tim ki~m van ban di

13 Tra ICYi van ban so

14 Van ban tra ICYi

7 Hrro-ng din cai d~t phin m~m Qmln Iy van ban

~~

+BAm chuQt vao Next (H3

+Man hinh hi~n ra nhu hinh du6i day

+Nh~p rna dang ky vao 2 ola:

+Nh~p ten vaQ

+Nh~p ten dan vi vao

14

+B~m chuQt vao Next (R7) de ti@p t\lC

+B~m chuQt vao Continue (R8)

fJi···:···· :· · :·~···.····~··· ·· ···· ··· ··· ··· ··· ··· · · ··· ·:i/

+Bfim chuQt vilo Yes (HID)

Sau khi cai d~t xong chuang trinh QLVB theo cac bu6c dff neu atren, th\lC

hi~n cac buac tiSp thea nhu sau:

Copy toim bQ thu ml)c QLVB trong thu ml)c Thuvien sang B rna cUng (C:

ho~c D:), b6 tat ca cac thuQc tinh (Read Only), sau do m6' QLVB, kich chuQt

thu~n ti~n cho ch~y chuang trinh

, M6' thu ml)c Thuvien\Hethong, sao chep tat ca cac t~p dfr li~u co trong thu

NQi Vl) Ha NQi nghien CUu va phat trien tren cO' s6' Van ban huang dful cua Cl)C

Van thu va LUll trfr Nha nuac ban hanh Phful m~m se do truang D~i hQc NQi V\l

Ha NQi cung cap va gift ban quy~n Trong qua trinh trien khai ung dl)ng, nhfrng

phat sinh mai do yeu cau se dugc Nha tru6ng tiSp nh~ va nang cap thea yeu

cau cua nguai su dl)ng

Biti 2:

on~ ~ h" th~ h " ~ Q? I ' ow b ? - - ­

Chuang trinh Quan ly van ban dugc viSt bAng ngon ngft Visual· FoxPro­

version 9.0 Phcln m~m dugc thiSt kS ch~y tren may tinh ca nhan (PC) va tren h~

th6ng m~ng (LAN), trong moi truang WINDOWS cau truc cua Co' s6' dft li~u

dugc thiSt kS thea mo hinh t~p trung tren may chu, xu ly thong tin thea mo hinh

phan tan (xu ly thong tin ngay tren may ca nhan) Vai phuang phap thiSt kS mo

hinh Co' s6' dft li~u t~p trung kSt hgp v&i phan tan se kh~c phl)c dugc nhfrng ySu

t6 chu quan dful dSn ho~t dQng cua h~ th6ng (m~ng khong thong) Do chuang

tren mQt Co' s6' dft li~u DiSu nay d~c bi~t hfru ich trong vi~c quill ly mQt cach

th6ng nhat cac van ban dSn va di trong dan vi

V&i giao di~n thu~n ti~n, cung nhiSu chuc nang, nhfun giup cho nguai su

dl)ng giam thieu thai gian c~p nh~t thong tin va quan ly van ban Ben c~nh do,

dl)ng t~i bat ky thai diem nao, ml)c nao dSu co the tra cUu huang ~~n su dl)ng

bAng phim (F 1)

Co' s6' dfr li~u Van ban dugc phan quySn troy c~p, do do de dang nh~p vao

CSDL yeu cau nguai su dl)ng phai dugc phan quySn Kh6'i dQng chuang trinh,

tren man hinh se hien thi cua sB, yeu cau nguai su d\lllg vao rna hi~u, m~t khdu

Ian), chu<mg trinh se ngimg kh6'i dQng va thoat ra Vi~c cung cap quySn troy c~p

Sau khi cai d~t xong chuang trinh QLVB theo cac buac dff neu atren, th\lC

hi~n cac buac tiep theo nhu sau:

Copy toan bQ thu fi\lC QLVB trong thu fi\lC Thuvien sang 6 ilia cfu1g (C:

ho~c D:), bi> tAt ca cac thuQc tinh (Read Only), sau do rna QLVB, kich chuQt

thu~n ti~n cho ch~y chuang trinh

m\lc vao 6c:\WINDOWS\SYSTEM

cAu cua nguai sir d\lng

Biti 2:

"hAth$ h~ " Q ? I' ~_L~·

_ _ 1 T ong ~ quan ve ~ong p an memuao-y vall-llit-&­

Chuang trinh Quan ly van ban duQ'C viet bfulg ngon ngfr Visual· FoxPro­

phan tan (xu ly thong tin ngay tren may ca nhan) Vai phuang phap thiet ke mo

bfulg phim (F 1)

Ca sa dfr li~u Van ban duQ'c phan quy~n truy c~p, do do dS dang nh~p vao

vao h~ thtmg do can hQ qmin tri m;;tng cftp Khi nguai qmin tri m;;tng cftp rna hi~u, rn?t kh~u cho nguai dung, chuang trinh cho phep nguai sir d\mg dugc d6i

ill?t kh~u da cftp, nhung khong d6i dugcma hi~u (ten nguai dung) Khi thay d6i

m?t kh~u c§n ghi l;;ti vi chi rieng nguai sir d\lI1g hiSt dugc m?t kh~u (nguai qulin

tri m;;tng cling khong biSt)

T;;ti rnQt thai diSm, chi co mQt rna hi~u dugc dUng tren h~ th6ng (khong dugc

trling rna hi~u) Trong chuang trinh, h~ th6ng canh hao se thong hao dS ngum su

d\lng hiSt Ma hi~u khi hi nguai sir d\lng khac chiSm d\lng

Phuong phap thay d6i m?t kh~il thvc hi~n nhu sau:

Buac m{5t: VelD ma hi¢u tla tlu(1c cap

Buac hai: Vao mgt khau tla tluf/C cap

Buac ba: Bam phim Tab vao clla s6 D6i mgt khau

vao Ifti mgt khau aClla s6 Xac nhgn (Nha la mgt khau hai Ian phai.gi6ng nhau),

Sau khi thvc hi~n xong vi~c d6i m?t kh~u, hfun van nut B~t dAu dS.thvc hi~n chuang trinh

2 QUaD tri h~ th6Dg

Do tinh chdt cua cong tac van thu, lien quan dSn vein dS bao m~t thong tin, nen doi hoi S\l pharr quySn troy c~p Vi~c phan quySn do lanh d~o cua don vi, pharr quySn cho cac thanh vien tham gia m~ng Tu)' thuQc vao chirc nang, nhi~m

V\l cua cac thanh vien rna pharr quySn thea cac mirc khac nhau QuySn cao nh~t dugc d8.nh cho can bQ lam cong tac quan tri m~g Quan tri m~ng co quySn t~o ~;

l~p cac thanh vien m&i, d6i quySn troy c~p cua cac th8.nh vien (khong lam thay

iJ6i m4t khdu) H~ th6ng pharr quySn 0 day dugc t~o l~p thea cach phan quySn cua H~ diSu hanh m~g Windows va til phAn mSm Mirc phan quySn trong h~ th6ng dugc phan thanh 3 mirc

Muc 2: Co quySn c~p nh~t

2.1.2 Phuong phap th1!c hi¢n

Khi thiSt kS, cal d~t chuong trinh, trong h~ th6ng da dugc khoi t~o mQt rna

hi~u va m~t khAu 0 muc Quan tri m~ng di kern Khi chuySn giao cong ngh~, nguai dugc giao nhi~m V\l se dugc trao quySn do Khoi dQng chuong trinh, vao -h·" , "lhJt a-a : €' b ' : 1 l'kl~· , h'M~

-mal¥U va m~ < auauQ'c cap.acuac tlep t leo a lUI t~o cae t a VIen, phan quySn troy c~p h~ th6ng Sau khi khoi dQng chuong trinh, cac bu&c tiSn hanh nhu sau:

BU'(yc 1: Til man hinh chinh, vao Quan tri m~ng/

BU'(yc 2: T~i cua s6 khai bao nguai su d\lIlg, c~p nh~t

- Vao rna hi~u cua nguai su d\lng (ma

BU'O'c 3: Khai bao quySn-truy c~p h~

- Trong truang hgp xac l~p

cua s6 se rna di, co nghia la co toan quySn

- Truang hgp khai bao la NgU'O'i sir dyng, cAn phai xac dinh nguai su d\lng la can bQ tI1Jc tiSp lam cong tac van thu hay la chuyen vien Ph\l thuQc vao chuc nang giai quySt cong vi~c dS phan quySn C\l thS

+ D6i v&i nguai su d\lng lam cong tac van thu, kich chuQt dilllh ddu vao t~t

ca cac 0 tren bang (van ban dSn, van ban di, h~ th6ng)

+ D6i v&i nguai sir d\lng la chuyen vien, chi cAn danh d~u vao 0 Xem va C~p nh~t vong luan chuySn, co nghia la nguai sir d\lIlg chi co quySn xem, t6ng hgp

du li~u, rna khong co quySn lam thay d6i du li~u Ph\l thuQc vao S\l phan cong nhi~m V\l cua cac thanh vien, co thS phan quySn 0 muc nho hon 0 cdp Van ban dSn, Van ban di, H~ th6ng rieng Khai bao m~t khAu cho tUng thanh vien.TiSp theo, co thS d~t m~t khAu va xac nh~ m~t khAu cua minh Trong truang hgp chua khai t~o m~t khAu thi khi khoi dQng chuong trinh co thSkhoi t~o m~t khAu m&i ho~c d6i m~t khAu dii dugc cdp

Vao hQ ten dAy du cua nhan vien

,t-arm·

thanh vien tham gia h~ th6ng NSu trong danh sach rna khong co ten thi se khong troy c~p dugc vao h~ th6ng

Quay l~i va thoat ra khoi chuang trinh TiSp thea khai dQng l~i chuang trinh, khi

do cac thimh vien se co quy8n troy c~p vao h~ th6ng

H~ th6ng cho phep sua thong tin, d6i quy8n troy c~p, xoa cac thanh vien tham gia vao h~ th6ng ChQn Ten thanh vien trong bang Danh sach, bAm vao cac

DS hiSn thi toim bQ Danh sach cac thanh vien tham gia vao h~ th6ng, vao m\lc Xem tAt ca nguai su d\lIlg

2.2 Giam sat-hi thang 2.2.1 Mtlc ilichy nghiaMQt h~ th6ng thong tin ho~t dQng t6t, doi hoi phai co Co' chS kiSm tra, giam sat M\lC dich cua cong C\l giam sat dung cho nguai quan tri m~g luu l~i cac thong tin v8 cac thanh vien da va dang troy c~p vao h~ th6ng V6i cong C\l Giam sat, nguOi quan tri co thS phat hi~n troy c~p trai phep ho~c thanh vien khong dugc phan quy8n nhung su d\lng rna hi~u, m~t khftu cua thimh vien khac troy c~p vao h~ th6ng

2.2.2 Phuangphap th1!c hi~n

Til cua s6 man hinh chinh, vao Quan tri m~ng/Giam sat Tren mim hinh se · hiSn thj danh sach cac thanh vien dang troy c~p thong tin tren h~ th6ng Tren

19

man hinh tren ta thAy, t~i thai diem nay, co hai thanh vien dang truy c~p thong

3 Cac chuc nang v~ h~ th8ng

3.1 T{lo h6 SO' oJu niim

CO' sa dfr li~u Qmin ly van ban di - d~n duQ'c thi~t k~ theo phuO'ng phap c~p nh~p dfr li~u theo timg nam, do do khi b~t d~u mQt narn m6i c~n phai thgc hi~n vi~c t~o cO' sa dfr li~u cho nam tuang img (rna sA m6i) Chuc nang nay la t~o ra

bao nam bfim chuQt vao mlii ten ~ dB hi~n thj danh sach nam, tro chuQt vao

la t~p dfr li~u dff duQ'c t~o l~p (ca ahai t~p dfr li~u van ban di, van ban d~n) va

len t~p dfr li~u Cll dful d~n bi mAt thong tin

Sau khi th\lc hi~n trong CSDL (DATA), chuang trinh se t~o them hai t~p dfr

li~u m6i co cftu truc tuO'ng h;r nhu t~p ban dAu, cho phep nguai dung nh~p dfr li~u vao Vi~c khoi t~o t~p dfr li~u h6 sa dAu nam chi th\lc hi~n mQt IAn trong

rnQtnam

3.2.1 M¥c ilich, y ngh'ia

- M\lc dich cua chilc nang la khai bao v6i h~ th6ng biSt c§n xu ly thong tin

v6i t~p dfr li~u nao, -d8 til do chuang trinh se goi dSn cac tep dfr lieu tuang

thich Mo hinh t6 chilc dfr li~u trong CSDL dugc thiSt kS theo nam, nen vi~c

khai bao nam la cAn thiSt, vi h~ th6ng se xac l~p chinh xac moi truang lam vi~c

Chi thgc hi~n chuc nang nay khi thao tac xu ly tren t~p dfr li~u khac v6i narn hien t~i, vi d\l nam nay la nam 2012, nhung cAn dfr li~u cua nam 2010, khi do m6i cdn khai bao nam 20 1O

3.2.2 Phuong philp th1/c hi?n

- Til man hinh chinh, vao m\lc H~ th&ng/Khai bao nam

- T~i cua s6 khai bao nam, bftm chuQt vao mlii ten d8 hi8n thi danh sach

nam, tro chuQt vao nam cAn khai bao d8 chQn ho~c nh~p tr\lc tiSp nam cAn chQn

VEtO cua sa, bftrn OK d8 th\lC hi~n

NSu t~p dfr 1i~u khong t6n t~i, thi h~ th6ng se thong bao h6 sa cua nam chua

co, d~ nghi chQn·I~i D8 huy l~nh va thoat ra bftrn vao Cancel thi narn khai bao

vua xong se bi huy bo, khi do chuang trinh se th\lc hi~n tren narn hi~n hanh

3.3 T{lo l{lp d{l' phong

3.3.1 M¥c ilich, y ngh'ia

M\lc dich cua chuc nang nay la cong C\l ti~n fch giup nguai su d\lng thu~n

ti~n trong vi~c sao luu dfr 1i~u, t~o ra cac t~p dfr li~u dv phong, rna khong c§n

thmit ra khoi chuang trinh d8 thvc hi~n cac l~nh sao chep Cong vi~c t~o l~p dV

phong cAn thvc hi~n thuimg xuyen sau rn6i IAn c~p nh~t thong tin vi cAn d~

phong S\l rnftt thong tin do sv cd v~ ky thu~t ho~c do virus gay nen

21

3.3.2 Phuong phap thlfc hi¢n

BuO'c mQt: Tu man hiOO chiOO, vao m\lc H~ th8ng/T~o r,p dl}' phong Khi xu~t hi~n hQp tho~i, kich chuQt vao m\lc ChQn nam, tren man hinh se hien thi danh sach cac nam, bfun chuQt vao nam cAn chQn, (vi d\l tren man hiOO dugc chQn la cAn sao chep du li~u cho nam 2002)

~;;

, BuO'c hai: Di con tro xu6ng m\lc ChQn Brna de chQn Brna cAn sao chep B~m chuQt vao bieu tugng ~ de chQn Brna va thu m\lc Sau khi da vao dAy dil cac tham s8 b~m OK dB thgc hi~n

Chb qua triOO sao chep du li~u xong thi m6i th\lc hi~n cac cong vi~c tiSp theo De huy bo qua triOO sao chep b~m vao Cancel

Chit y: Niu tren dia dO t6n tc;zi cac t?P dir li?u dO sao chip ra tir truac, ldn sao chip tiip thea dir li?u rnai se ghi de len dir li?u cu

3.4 Kho; phflC dv phong

3.4.1 M¥c dich, ynghzQ

M\lc dich cua chuc nang nay la cong C\l ti~n ich giup nguai sir d\lng thu~n

ti~n trong vi~c kh6i ph\lc l~i dft li~u tit dia chi lUll gift khi chuang trinh may tiOO

bi S\l c6 rna khong cAn thoat ra khoi chuang trinh de th\lC hi~n cac l~nh sao chep Cong vi~c khoi ph\lc d\l phong chi th\lc hi~n khi CSDL bi m~t thong tin

3.4.2 Phuangphap thl!c'hi¢n

BuO'c mQt: Tir man hiOO chiOO, vao m\lc H~ th8ngfKhoi phy.c dl}" phong Khi xu~t hi~n hQp tho;;ti, kich chuQt chQn nam dia chi nai lUll giu du li~u, tren man hiOO se hien thi danh sach dia chi, bfun chuQt dia chi cAn chQn :

BuO'c hai: Di con tro xu6ng m\lc ChQn Brna de chQn Bilia cAn sao chep sang Bfun chuQt vao bieu tUQ"Ilg ~ de chQn Brna va thu m\lc Sau khi da vao dAy dil cac tham s6 b~m OK de th\lC hi~n

Chb qua triOO sao chep du li~u xong thi m6i th\lc hi~n cac cong vi~c tiSp theo De huy bo qua triOO sao chep bfun vim Cancel

quan trQng nh~m ph\lC V\l cho vi~c nh~p dii li~u, th6ng ke, tim kiSm thong tin

Vi v~y khi lam vi~c vai chuang trinh, buac d~u cAn thvc hi~n vi~c thiSt I~p

bang C~p nh~t danh m\lc, gc3m cac m\lc Co' bim, phu hgp vai don vi, sau do b6

cac ph~n sau:

- Danh fi\lC Dan vi Nh~n, So~n van ban

- Danh fi\lC Nai gui van ban

Danh m\lc Nai nh~n van ban

- Danh m\lc Phan lo~i van ban

.(~ "

Danh fi\lC Ten lo~i van ban

Danh fi\lC Nguai ky van ban

Mu6n c~p OO~t m\lc nilO, kich chuQt vao ten m\lc do tren thanh ghi Man hiOO

C~p nh~t duQ'c b6 tri thlinh hai cQt CQt Mff (cQt 1) dung dS c~p OO~t Ten

dmg) Bfun phim Tab dS chuySn sang cQt 2, cQt 2 dUng dS c~p OO~t thong tin

thanh ghi Tren bang se hi¢n len danh sach cac dan vi da co Niu cdn them thi

bdm vao m~c them va vao ten dan vi

3.6 Phan to!,i thong tin

3.6.1 M~c dich, y nghia

vi~c, theo cac linh V\IC hO(;1.t dQng M~t khac, ky hi~u thong tin dung 'dS chufuI

d\lc, tu phap, dia chiOO

3.6.2 Phuang philp th1!c hi¢n

3 7

,3 7.1 Ml:lc dich y

dfr li~u thu~ ti~n, nhanh chong va chinh xac Trong khi nh~p du li~u, co mQt s6

25

Til man hinh chinh, vao H~ thBng/Thi~t lip hf thBng, trenman hiOO se hien

m\lc truac

~

, Hi~u 19c cua ch~ dQ co tac d\lng ngay sau khi rna m\lc c~p nh~t Van ban

d~n/di De thi~t l~p l~i ch~ dQ mai, thgc hi~n l~i cac buac tuong tg Chi d~t ch~

nh~t van ban d~n, t~i twang thong tin nay luon luon xuAt hi~n ngay 11/09/2011

4 C,p nh~t thong tin

4.1 T8 chuc thong tin

dfr li~u ph\l trQ' Cac t~p tren duQ'c lUll t~i thu m\lc QLVB\DATA Do t6 chuc dfr

li~u thea nam, nen khi nh~p dfr li~u ck phai khai bao nam N~u la nam hi~n t~i,

cAn hi~u chinh l~i

~

khi c~p nh~t se dugc t~p trung tren may chil Rieng thong tin toan van thi dugc

thu~n 19i sau:

,

Thu~ ti~n cho vi~c t6ng hQ'P thong tin til ngan hang thong tin

V6'i mo hinh dfr li~u t~p trung cling co nhfrng nhugc diSm khi trang thiSt bi

khong d6ng bQ, chuang trinh se bi h~ chS vS t6c dQ vi ph\l thuQc vao t6c dQ

dUOng truySn tren m~ng, t6c dQ xu ly cua may chu D6i v6'i nhUng may chu m6'i,

co cau hinh tuong d6i m~nh thi van dS nay cling khong co anh huang nhiSu

4.2 C{ip nh{ip thong tin van ban din

.4.2.1 T6 chuc thong tin

T6 chuc thong tin di'r li~u van ban dSn, dugc thiSt kS thea mo hinh phan cap

tUng lo~i s6 thea cap giri dSn Tu)' thea muc dQ quan ly cua tUng co quan, thong

tin van ban dSn co 100 hay khong, dVa vao do dS pharr cap Vi d\l, co thS phan cap cac van ban dSn til cO' quan Chinh phu, cac van ban dSn til cac bQ, co quan ngang bQ, cac dja phuong, cac sa, ban nganh tn;rc thuQc Chuang trinh cho phep khai t~o cac s6 phan lo~i m6'i, thea cac Iva chQn cua nguai su d\lng Khi khong

co oou c~u pharr 000 s6, nguai su d\lng co thS dS chung

Mo hinh t6 chuc dfr li~u pharr cap thea cac lo~i s6, se t~o diSu ki~n thu~n ti~n

cho vi~c c~p nh~t, lQc dfr li~u, l~t cac van ban tren man hinh M~t khac rat thu~n

ti~n cho vi~c t6ng hQl>, dS lam cac bao cao, t6ng hQl> Vi~c pharr cap thea cac lo~i s6, khong lam anh huang dSn vi~c phan tan dfr li~u Ban chat cua vi~c phan

cap thea tUng lo~i s6 la sv b6 tri cach quan ly cho phu hgp v6'i nguai· su d\lng,

con dit li~u trong t~p dfr li~u vfrn t~p trung Do do khi cAn tra tim thong tin theo

cach tim kiSm t6 hgp, thi thong tin vfut dugc tim tren toan bQ t~p dfr li~u

- Tren ~an hiOO chiOO Cip nbit van ban d~n g6m cac chuc nang sau:

- Nh~p mai -C~p nh~t dfr li~u

- Hi~u chinh - Sira d6i dfr

Ti~p - L~t v~ sau mQt biSu ghi

- Cu8i -v~ cu8i t~p dfr li~u

- Ghi -Ghi l~i dfr li~u

- Tim VB tra liri -·Xem cac thong tin v~ van ban tni lai

- BtrO'c mQt: Kich van m\lC Ch(Jn sa dS chQn s6 cAn

- BtrO'c hai: B6 dAu (nJu co) t~i 0 Tim VB tra lui

khong cAn, nhfun tang t8c dQ may

- Bu'o'c ba: Nh~p cae thong tin vao man hinh nh~p li~u, dung phim Tab, ho~c

phim Enter dS chuySn til twang nay sang truang khac Cac truang co cac k.Y

hi~u T iJ cu8i truang la cho phep van kY hi~u vi~t t~t, ho~c kich chuQt van danh

sach dS chQn thong tin V6i vi~c cho phep chQn til danh sach, thong tin c~p nh~p

van se dugc chuAn hoa, thu~ ti~n cho vi~c tra tim va t6ng hQ'P Khi khiJi dQng

M\lc C~p nh~t, trenman hinh chuang trinh luon dinh vi iJ van ban cu8i cung,

giup cho nguai sir d\lIlg bi~t da nh~p d~n van bim nao

~

trong truOng hQ'P cAn S8 d~n se tv dQng tang dAn thea s8 thu tv khi rih~p m6i

S8 d~n dugc dung lam khoa, dS thvc hi~n vi~c b~t 16i trung tv dQng, khi nguai

su d\lIlg nh~p l~i van ban da nh~p Bfutg phuang phap nay, khong cho phep

nguai su d\illg nh~p l~i nhiSu lAn, tranh gay du thila thong tin Trong truang hQ'P

nguai dung van S8 d~n, trung v6i s8 da co trong t~p dfr li~u, chuang trinh se

thong bao cho bi~t S8 d~n da co, sau do hiSn thi len man hinh Trong twang hQ'P

co nhu cdu cdn sua d6i thong tin thi sira l~i tI'\Ic tiSp, sau do bfun van nut Ghi dS

ghi l~i van ban Do chuang trinh d~t ngfun dinh la van ban cu8i cling, nen nguai

su d\lIlg chi cAn nh~p 86 d~n ti~p theo, sau do bAm phim Tab, man hinh nh~p

m6i se hiSn thi dS c~p nh~t thong tin 86 d~n dugc dung lam khoa s~p x~p (theo

Do do phai u6c 1ugng xern s6 van ban d~n hang narn khoang bao nhieu, d@ chQn

ban thi chi cAn chQn 3 s6 la dUe

Vi d~ - s6 ddn: 001; 010 (khong chr;m s6

quy dinh Clla Tieu chuAn TCVN-5700/2002 (phong chfr TCVN3)

Vi d~: s6 kY hi?u van bim: 111IQD-DHNV

Vi d~: Ngay ddn: 1110912011

khi nh~p du li~u sai

dfr li~u tuoog tg thea ki@u Ngay van ban a tren Tuy thuQc vao rnuc dQ quan

quy~t Vi~c vao dfr li~u nay co lien quan d~n vi~c th6ng ke chinh xac cac lo~i

ti~p, rna don vi gui (ten t~t-n~u co) ho~c kich chuQt vao bi@u tugng (:!: ) acu6i

9 Muc tip mQ,t: TruOng duQ'c dinh d~g thea kiSu truang s6 Gia tri nh~p

van chi nh~ 1 trong b6n gia tri sau (gia tri ngfun dinh la 0- nghla la n~u muc dQ

m~t la binh thuang thi khong c§n nh~p van co sa dfr li~u):

cua 86 Danh m\lc Ten lo~i

thea phuong phap chQn til bang Danh m\lc da neu tren N~u nhap thea Cay phan

lo~i thong tin thi bfun van nut ChQn, bfun tiSp van ffi\lC Dong/Ma dS rna cay

phan lo~i Di chuQt dSn m\lc tuong thich, tro chuQt van ffi\lC c§n chQn, sau do

bfun van m\lc L"a chQn, t~i day man hinh se xuftt hi~n m\lC phan lo~i, ti~p thea

bfun van m\lc chQn xong, dfr li~u se tI'l)'c tiSp c~p nhat van truang Khac v&i

chuong trinh Quan ly tai li~u Luu trfr, aday se luu thea ten dAy du chu khong

luu thea rna Vu diSm cua vi~c luu thea nQi dung dAy du, t~o thu~ ti~n cho

nguai sir d\lng tin khi tra tim Co thS khong c§n nh& thong tin dAy du, chinh xac,

xong nguai tim tin chi c§n nh& mQt s6 d~c diSm la co thS tim duQ'c Con n~u luu

thea d~g rna, thi nguai tim tin phai nh& chinh xac, nSu khong se khong tim

thfty NhuQ'c diSm khi luu bfulg phuong phap nay la se thgc hi~n tim ch~m hon

Vi d¥ : Phdn lot;li tiIi li?u :

(Van h6a- Thong tin/Nhimg win aJ chung/Van bim chi

17 -wo d uc- DZic) tao

C::J 18- Van boa - ThOng" tin

C::J OO-NhOng Vl!'n d~ ehuog

02-Van ban chi dao

04-Cb.ucrog ~ ice bo~cb bao cao

12 Trich yiu van ban: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u Ky t\1 DQ dai clla

truong la 255 ky t\1 (ki ca kY tl! trdng)

13 Trinh liinh i/{lo: Truong duQ'c dinh d~ng theo ki8u Ky t\1, thi~t k~ thea d~g nh~p ten t~t ho~c chQn til' bang Danh m\lc Khi c~p nh~t thong tin Trinh

lanh d~o, thi Ten lanh d~o trinh se tv d9ng e~p nh~t vao truong Vong Juan

ch'uydn van him, kern thea ngay thang Van him se duQ'c xem la di8m khai dAu Clla vong luan chuy8n Trong truang hQ'p t~i truong Vong luan chuydn da co thong tin thi Ten lanh d~o trinh se khong e~p nh~t vao

14 Dun vi nh9n va xu ly: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u Ky t\1, thi~t k~

thea d~ng nh~p ten cit ho~c ch<;m til' hang Danh m\lc Phuong phap c~p nh~t,

th\1c hi~n gi6ng cac truong duQ'c thi~t k~ wong t\1 Trong truang hQP co cac dan

vi ph6i hQP xu ly, thi vao them dfiu (+)

Sau khi thong tin dugc luu l~i, b~ng cac thu~t toan, chuang trinh se tach cac dan vi tha11h rieng bi~t, d€ tranh vi~c xem Trung tam THNN n~m rieng v6i Trung tam THNN + Phong Quan tri chung nhau 1ft hai dan vi khac nhau

Khi c~p nh~t thong tin Dun vi nh9n va xu Iy, n~u t~i truang Trinh liinh d!,o,

thong tin con trfulg, thi th6ng tin se t\1 dQng c~p nh~t vao truong Vong lUlm chuydn van han, kern thea ngay thang Van han se duQ'c xem la di8m khai dAu cua vong lu§n chuy8n

15 Ykiin giai quyit: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u Ky t\1 Vao y ki~n

16 sa IU(fng ban sao: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u truang

17 Tra Illi van ban sa: Truang duQ'C dinh d~g'theo ki8u Ky t\1, thi~t k~ thea d~g nh~p ten t~t ho~c ch<;m til' hang Danh m\lc M\lc dich clla truong 1 la S\1 trao d6i thong tin til' bai t~p dfr li~u van han di va van han d~n Thong tin clla t~p dfr li~u van han d~n, tra lai cho t~p dfr li~u van han di va nguQ'c l~i Khi ghi l~i,

thong tin nay se tv dQng e~p nh~t vao truOng Van ban tra lai eua t~p dfr li~u Van ban di, con Van ban di l~i ghi nguge l~i vao truOng Van ban tra loi eua t~p dfr

li~u van han d~n Nhung khong phai tfit ca cac van han d~n, di d~u tra lai cho nhau rna doi khi chi la thong tin mQt chi~u, khi do t~i truOng nay cAn h6 tr6ng,

dung phim TAB d8 lum qua wOng khac

18 Van ban tra 111;: Truong duge dung luu thong tin til truOng Tra lai van han Nguoi dimg khong cAn c~p nh~p thong tin, vi chuang trinh se t\1 dQng c~p

nh~t khi co van ban tni lai Day la mQt uu diSm t6t ph\lc V\l cho cong tac lam

nhieu, chi cAn danh d~u vao 0 Tim win ban tra IlIi, chQn van ban UBND huy~n

gui di, tren man hinh se hi~n len danh sach s6 ky hi~u van ban, ngay thang tra

lai cua cac dan vj (xem man hinh nhq,p atren)

cua truang la ghi l~i qua trinh luau chuySn cua van ban Mu6n thl,Ic hien t6t

dugc cong tac quan ly van ban, can thl,IC hi~n cac quy t~c vS cong tac van thu, tuy~t d6i phai tuan thu quy trinh luau chuySn van ban, khi do m&i dam bao dugc

dimg dS nh~p ten nguai, ho~c ten dan vi se luau chuySn van ban den Cua s6

cua s6 Luan chuy2n van ban, vao ten nguai ho~c ten don vi can luan chuySn,

sau do b~m phim Tab, thong tin se c~p nh~t vao cua s6 Vong luan ch~y2n cung v6i thai gian chuySn Vong luan chuySn dugc thiet ke diSm khai dAu la thong tin

l~y tir truOng Trinh lanh i/(lO ho~c truOng Dun vi nh~n, tiep theo la mlii ten tro

den dan vi tiep theo.Trong truOng hqp van ban dugc luau chuySn den mQt dan

vi khac thi vao l~i theo phuong phap da neUe DiSm uu vi~t a day la da luu l~i

toan bQ qua trinh va thai gian xu ly, luan chuySn cua mQt van ban C\l thS

Vi d\l- Vong luau chuySn: Ph~ Quang Nghi (05/05/2002) -> Phong

T6ng hgp (06/05/2002) -> Phong Tai V\l (07/05/2002)

diSm, chi nh~n mQt trong hai gia'tri da xu ly ho~c chua xu If (co, kh6ng) M\lc dich cua truOng nay la danh d~u cac van ban da giro quyet va nhfrng van ban chua dugc giai quyet Tren co sa do dS hUn cac bao cao t6ng hgp vS tinh hinh

xu ly van ban Trong m9t s6 lo~i van ban denldi, chi mang tinh ch~t thong bao

dS biet, thi nguai nh~p phai danh dfiu vao truOng nay dS xem nhu van ban da

d~u da xu ly se dugc xem la van ban chua xu lY Kich chuQt vao 0 vuong dS

danh dAu

20 Lwu h8 su sa: TruOng dugc thiet ke theo d~g bang Danh m\lc Thong tin

dugc trich tir Bang Danh m\lc h6 sa Thong tin dugc luu du&i d~ng rna cua h6 ·

sa M\lc dich cua truang nay la, giup cac chuyen vien l~p va theo doi cac h6 sa

Tu CSDL Van thu se th\1'c hi~n phan lo~i, xac dinh gia tri tai li~u dS chuySn sang

CSDL Luu true

Vi d¥ - Luu h6 sa s6: AO]] (tfjp luu quyit ajnh)

Vai phien ban 9.0, cho phep xem toan bQ thong tin vS van ban, n~u cfin in I~i,

tu chuang triOO se in ra DS co dUQ"c thong tin toan van, d6i vai van ban d~n la

con it DS khllc ph\lc dUQ"c co hai giai phap B~ng chuang trinh nh~ d~ng van

ban, chuySn van ban thanh d~g Text, ho~c d6i vai mQt s6 van ban quan tr<;mg,

phai danh may I~i VS tuang lai, cac dan vi se n6i m~ng vai OOau, thong tin se

trao d6i vai nhau qua m~ng, vdn dS tra thanh dan gian D6i van ban di, dSu xUdt phat tir dan vi, do do chi ccln co quy diOO, tdt ca cac van ban giri di, khi qua Van thu dang ky phat harm dSu phai chuySn thong tin toan van xU6ng may tioo cua can bQ Van thu (hoqc VaG may chit) DS thu~n ti~n cho qmin Iy, t6 chilc thong

tin, chQn mo hiOO t~p trung Vai mo hiOO t6 chilc thong tin t~p trung se co OOfing thu~ IQ"i ch~ nguai quan Iy, vai cac yeu diSm sau:

- Dfr li~u khong bi phan tan, h~ chS thai gian truy c~p d~n cac may Trong

twang hqp chuyen vien di vllng, may khong b~t thi v~n co thS khai thac thong

tin

- Dfr li~u sau khi dii phat di, cac chuyen vien khong thS thay d6i I~i nQi dung

cua van ban

- DQ an toan dii li~u se cao hone

DS xem dUQ"c thong tin toan van, ccln phai co cach quan Iy t~p mQt cach th6ng

nhdt MBi nam co hang ch\lc nghin van ban d~n, van ban di, cach d~t· ten t~p

cling Iii mQt v§.n dS Phuang phap quan Iy hieu qu~ nhdt la Idy ten t~p van ban

triuig vai s6 kY hi~u van ban Bfulg thu~t toan OO~n d~g, chuang triOO se t\1' dQng tim dSn dia'chi luu gifr van ban

- D~t Ten t~p (File) thee s6 kY hi~u van ban Do quy diOO cach d~t ten t~p

trong may tiOO, khong chdp nh~ ddu (/), ne~ trong s6 ky hi~u van ban co ddu (/)

thi khi d~t ten chi cAn bo d~u (/) di (chuong trinh se hien thi thong bao cAn d~t

ten t~p nhu thS nao cho tuang thich)

~

- Khi cAn xem thong tin tocln van clla mQt van ban, b~m ehuQt vao m\lc Toan

van, chuang trinh MicroSoft Word se rna toan van van ban Khi dong l~i,

chuang trinh ll;ti quay vS man hiOO C~p OO~t van bim

4.4 Hi?u chinh thong tin

Phk C~p nh~t viin ban dSn ·l~y SB dSn hun khmi, nen khi cAn hi~u chinh

thong tin clla van ban nao, chi ck vao dung sB dSn, thong tin clla van ban se

hien thi len man hiOO MuBn hi~u chiOO thong tin gi, hi~u chiOO ngay tren man

hinh OO~p Sau khi hi~u chiOO xong, bfun vao m\lc Ghi, de ghi ll;ti thong tin da:

hi~u chiOO MQt cach khac, khi khong nha SB dSn, thi bfun cac phim TrU'tYc,

Ti~p de l~t cac van ban, tim cac van ban de hi~u chiOO Phuong phap thgc hi~n

tuang t\I

4.5 Cpp nh~p thong tin van han di

T6 chuc thong tin dfr li~u van ban di, dUQ"c thiSt kS theo mo hinh ·phful c~p

tUng lOl;ti s6 ten lol;ti van bim Tu}' theo muc dQ quan 1:9' clla tUng don vi, ph\l

thuQc vao dQ 100 ella thong tin de phful lol;ti Vi d\l, co the phful lOl;ti s6 ghi cong

van, quySt dinh, thong tu, cac lOl;ti van ban khac Chuong trinh cho phep khbi

tl;tO cac s6 phful lol;ti mai, theo cac 19a chQn clla nguai sir d\lng Khi khong co

nhu cAu phful 000 s6, nguai sir d\lIlg co the de chung

Mo hiOO t6 chuc dfr li~u phan c~p theo cac lol;ti s6, se tl;tO diSu ki~n thu~n ti~n

cho vi~c c~p OO~t, lQc dfr li~u, l~t cac viin ban tren ~an hinh M~t khac rfit thu~

ti~n cho vi~c t6ng hgp de lam cac bao cao Vi~c phful c~p theo cac lol;ti s6 khong

lam imh huang dSn vi~c phful tan dfr li~u Ban ch~t clla vi~c phan c~p theo tUng

lol;ti s6 lil sg bB tri cach quan 1:9' cho phil hgp vai nguai sir d\lng, con dfr li~u

trong t~p dfr li~u Van ban di vdn t~p trung Do do khi ck tra tim thong tin theo

cach tim kiSm t6 hgp, thi thong tin v§n dUQ"c tim tren toan bQ t~p dfr li~u

Tren man hinh chinh C,p nh,t van ban di g6m cac chuc nang s~lU:

- Nh~p D10·j - C~p nh~t dfr li~u rn6i

- Hieo chinh . - Sua d6i dfr lieu

- Diu -VS dAu t~p dfr li~u

- TrU"(yc - L~t vS truae mQt bieu ghi

- Ti~p - L~t vS sau,mQt bieu ghi

- Cu8i - VS cuBi t~p du li~u

Tim VB tra liri - Xem cac thong tin vS van ban tra lai

- Toan van - Xem toan van thong tin van ban

~

ChQo sA - ChQn sf, phan lo~i c~p girl

K~t thuc - Thoat ra kh6i chuc nang nh~p

- Bam phim Fl - Xem thong tin huang d~n sir dVng

4.5.2 Phuang phap cqp nhgt thong tin Til man hinh chinh vao Van ban dilCip ohit m6'i dS vao man hinh nh~p

thong tin Phuong phap c~p nh~t thong tin tuong tv phAn C~p nh~t van ban den

truang d~g Ky tv SB ky hi~u van ban dugc dUng him khoa, dS thvc hi~n vi~c

b~t 16i trung tv dQng, khi nguai su d\lng nh~p l~i van ban dii nh~p Bfutg phuO'Ilg

phap nay, khong cho phep nguai su d\IDg nh~p l~i van ban nhiSu ian, trarm gay

du thira thong tin Trong truang hqp nguai dung vao SB kY hi~u van ban, trung

v6i sB dii co trong t~p du li~u, chuO'Ilg trinh se thong bao cho biet, SB kY hi~u

van ban dii co, sau do hiSn thi len man hinh Trong truang hgp co nhu cAu can sua df,i thong tin thi sua l~i trgc ti~p, sau do b~m vao nut Ghi dS' ghi l~i van ban ·

Do chuO'Ilg trinh d~t ngfun dinh la van ban cuBi cung, nen nguai su d\lllg chi can

35

(~' ,