SLIDE GIẢNG DẠY - TIN HỌC VĂN PHÒNG - CHƯƠNG 4 - SỬ DỤNG MICROSOFT EXCEL

XPKHÁI NIỆM CƠ BẢNĐịa chỉ hỗn hợp  là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương hoặc chiều và khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích  được viết dưới dạng:  cố định cột

Trang 1

XPChương 4: Sử dụng MICROSOFT EXCEL

4.1 Giới thiệu, khởi động và thoát khỏi Excel

Trang 2

4.1 Giới thiệu, khởi động và thoát Excel

4.1.1 Giới thiệu tính năng

4.1.2 Khởi động

4.1.3 Giới thiệu giao diện

4.1.4 Thoát

Trang 3

XP4.1.1 Giới thiệu tính năng

là một chương trình ứng dụng thuộc bộ

chương trình Microsoft Office

là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp

được ứng dụng rộng rãi trong môi trường

doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính

toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.

Trang 4

XP4.1.2 KHỞI ĐỘNG

Khởi động MS Excel

 C1: Double Click vào biểu tượng

 C2: Start\ Programs\ Microsoft Office\

Microsoft Office Excel

 C3: Start\ Run -> nhập Excel và ấn OK

Trang 5

4.1.3 GiỚI THIỆU GIAO DIỆN

Thanh Menu lệnh Thanh tiêu đề Thanh công thức Các thanh công cụ

địa chỉ ô

Trang 6

XP4.1.4 THOÁT EXCEL

Thoát khỏi MS Excel

 C1: Trên cửa sổ Word Mở mục chọn File\ Exit

 C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

 C3: Nhấn phím Close trên thanh tiêu đề của

chương trình.

Trang 8

XP4.2.1 CÁC KHÁI NIỆM

Trang 9

 Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới

một Workbook trong mục chọn Tools\

Options\ General\ mục Sheet in new

workbook.

Trang 11

4.2.1.3 Hàng (Row)

 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536

 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên

trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A

(dùng để đánh số thứ tự cho dòng)

Trang 12

4.2.1.4 Cột (Column)

 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536

 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên

trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A

(dùng để đánh số thứ tự cho dòng)

Trang 13

XP4.2.1.5 Ô (Cell)

 Ô: Là vị trí giao của hàng và cột, được xác định bởi

địa chỉ ô Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi

mới đến tên hàng Ví dụ : A4, N3, …

 Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô Khi thao tác

(nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành.

 Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có

dạng hình chữ nhật Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới

Trang 14

XP4.2.1.6 Các loại địa chỉ

Địa chỉ tương đối

 là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép công

thức chứa địa chỉ ô Khi sao chép công thức của ô

nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng cách giữa

vùng nguồn và vùng đích

 được viết dưới dạng: <Cột><Dòng>

Trang 15

XPKHÁI NIỆM CƠ BẢN

Địa chỉ tuyệt đối

 là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức

chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính

 được viết dưới dạng: $<Cột>$<Dòng>

 VD: $A$4, $B$10

Trang 16

XPKHÁI NIỆM CƠ BẢN

Địa chỉ hỗn hợp

 là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và

khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến

vùng đích

 được viết dưới dạng:

 <$Cột><Dòng>(cố định cột, thay đổi theo hàng)

Để chuyển đổi giữa các kiểu

địa chỉ, nhấn phím F4 để

chuyển đổi

Trang 17

XP4.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

4.2.2.1 Kiểu chuỗi (Text):

 a  z, AZ, 0 9, các ký tự khác: “ , ?, <, >, …

 Theo mặc định, kiểu Text được canh trái

 Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số, v.v khi nhập vào phải bắt đầu bằng

dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

Trang 18

4.2.2.2Kiểu Số (Number):

 0->9, các dấu +, - , (, *, $

 Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải trong ô

 Kiếu Number có các định dạng sau:

 Số chưa định dạng(Gerneral).

 Số đã được định dạng theo kiêu số(Number).

Trang 19

 Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã vùng…

 Một số được khai báo khác(Custom).

Trang 20

4.2.2.3 Kiểu Logic

 chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)

 thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic

> : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng

< : Nhỏ hơn <= : Nhỏ hơn hoặc bằng

Trang 21

4.2.3.4 Kiểu công thức

 bắt đầu bằng dấu (=), (+), (-)

 chứa các phép toán hoặc các hàm

Trang 22

XP4.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

Trang 23

4.2.3.1 Định dạng kiểu số

Cách 1: Sử dụng hộp thoại

Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.

Vào menu Format/Cells hoặc ấn tổ hợp phím

Ctrl + 1, xuất hiện hộp thoại:

Trang 24

Chọn dạng số

Chọn số lẻ thập phân

 xuất hiện

dấu phân

Chọn kiểu

số âm

Trang 25

Cách 2: Sử dụng nút lệnh

Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng, kích chuột tại biểu

tượng:

 Comma Style để nhóm 3 số thành 1 nhóm (xuất

hiện dấu phân cách hàng ngàn)

 Ascending để tăng số lẻ thập phân.

 Descending để giảm số lẻ thập phân.

Trang 26

4.2.3.2 Định dạng Font chữ

Vào menu Format/Cells (hoặc có thể kích

chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục

Format Cells )

Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc trên

Trang 27

Trang 28

Để chọn Font chữ mặc định trong Microsoft Excel, tiến hành như sau:

 Vào menu Tool/Options

 Trong cửa sổ Option, chọn làm việc trên thẻ General.

 Chọn Font chữ trên mục Standard Font

Trang 29

4.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô

Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào Dữ liệu hiển thị

trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô

(Horizontal), được canh theo chiều cao của ô

(Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation).

Trang 30

Thực hiện như sau:

Vào menu Format/Cells (hoặc có thể kích

chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục

Format Cells )

Trang 31

Chọn kiểu canh dữ liệu

theo chiều ngang của ô

trong hộp thoại

Horizontal

Chọn kiểu canh dữ liệu

theo chiều dọc của ô

trong hộp thoại Vertical Chọn hình thức trải dữ

liệu trong Orientation

Trang 32

XP4.2.4 CÁC PHÉP TOÁN

4.2.4.1 Các phép toán số học

 % : Toán tử phần trăm.

 ^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa.

 *, / : Toán tử nhân, chia.

 +, - : Toán tử cộng, trừ.

Trang 33

4.2.4.2 Phép toán nối chuỗi

Phép toán nối chuỗi dùng để nối các chuỗi

thành 1 chuỗi duy nhất

Phép toán có dạng: &

Ví dụ: “Đại”&” “&“Học”Đại Học

Trang 34

Trang 35

XP4.3 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

4.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính

4.3.2 Quản lý Worksheet

4.3.3 Các thao tác trên Worksheet

Trang 36

XP4.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính

4.3.1.1Tạo tập tin bảng tính mới

Để mở 1 tập tin bảng tính mới, ta có thể thực hiện một trong các cách sau:

Vào menu File/New, trong bảng New Workbook

chọn Blankworkbook, chọn OK.

Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars.

Trang 37

4.3.1.2 Lưu tệp tin lên đĩa:

Trang 38

Chỉ định đường dẫn

Nhập tên tập tin

Trang 39

4.3.1.3 Mở tập tin đã có trên đĩa:

Trang 40

Trang 41

XP4.3.2 Quản lý Worksheet

4.3.2.1 Mặc định số Sheet trong một tập tin Excel

Cách thực hiện như sau:

Vào menu Tools/Options

Trong hộp thoại Options, chọn thẻ General.

Trong mục Sheets in New Workbook: Gõ số Sheet

cần khởi tạo (từ 1 đến 255)

Chọn OK để cập nhật

Tuy nhiên để xem kết quả, cần khởi động lại Excel

Trang 42

4.3.2.2 Chèn thêm Worksheet:

 C1: Vào menu Insert\ Worksheet;

 C2: kích chuột phải trên tên Worksheet trong danh

sách các Worksheet -> chọn Insert -> xuất hiện hộp

thoại Insert -> chọn Worksheet -> nhấn OK

 Worksheet mới tạo sẽ được chèn vào trước Worksheet

đang mở

Trang 43

4.3.2.3 Đổi tên Worksheet:

 Chọn các Worksheet đổi tên

 C1: Vào menu Format\ Sheet\ Rename sau đó nhập

tên mới

 C2: kích chuột phải lên Worksheet cần đổi tên, chọn

Rename và nhập tên mới

 C3: Nhấp đúp vào Worksheet cần đổi tên, nhập tên

mới

Trang 44

4.3.2.4 Sao chép Worksheet:

 Chọn các Worksheet sao chép

 C1: Giữ Ctrl, kéo thả vào ví trí mới

 C2: kích chuột phải lên Worksheet

cần sao chép, chọn Move or Copy

Sheet (hoặc vào menu Edit/ Move

Chọn tên Workbook đích Chọn Worksheet

mà Worksheet tạo

ra đứng trước nó

Trang 45

4.3.2.5 Di chuyển Worksheet:

 tương tự như sao chép nhưng:

 trong Cách 1: Không giữ phím Ctrl khi kéo thả

 trong Cách 2: Không đánh dấu check vào ô Create a

copy

Trang 46

4.3.2.6 Xoá worksheet

 Chọn các Worksheet cần xóa

 C1: Vào menu Edit\ Delete Sheet

 C2: kích chuột phải lên Worksheet cần xóa, chọn

Delete

Trang 47

4.3.2.7 Nhóm các Sheet

 Muốn chọn các Sheet liên tục nhau: Kích chuột vào tên

Sheet đầu tiên và giữ Shift trong khi kích chuột vào tên Sheet cuối.

 Muốn chọn các Sheet rời rạc, giữ phím Ctrl trong khi

kích chuột vào tên các Sheet.

 Muốn chọn tất cả các Sheet, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Select All Sheets

 Để phân rã các Sheet sau khi nhóm, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Ungroup Sheets

Trang 48

Trang 49

XP4.3.3 Các thao tác trên Worksheet

4.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet

 Nhấn phím mũi tên: di chuyển con trỏ theo chiều

mũi tên (trừ khi đang chỉnh sửa dữ liệu trong ô)

 Nhấn phím TAB: di chuyển một ô từ trái sang

phải, Shift + TAB: di chuyển con trỏ theo hướng

ngược lại.

 Nhấn phím ENTER: để kết thúc việc nhập hoặc

chỉnh sửa dữ liệu cho ô hiện hành

Trang 50

 Phím HOME: dời con trỏ về ô đầu hàng hiện hành.

 Phím Ctrl + HOME: dời con trỏ về ô đầu tiên A1.

 Phím Ctrl + END: dời con trỏ về ô cuối cùng có dữ

liệu.

Trang 51

 Phím Page Up/Page Down: dời con trỏ lên hoặc

xuống 1 trang màn hình.

 Phím F5: đưa con trỏ đến ô tùy ý.

 Alt +ENTER: xuống hàng trong cùng một ô trong

quá trị nhập dữ liệu

Trang 52

 Chọn cột: Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột

Trang 53

 Chọn toàn bộ các ô trong Sheet: Nhấn phím Ctrl

+A hoặc kích vào vị trí giá nhau của hàng chứa tên

cột và cột chứa tên hàng, (phần giao nhau của hai biên của bảng tính).

Trang 54

4.3.3.3 Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu

 Kích chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu và kết

thúc bằng phím ENTER, hoặc phím TAB hoặc

phím mũi tên.

 Để hiệu chỉnh dữ liệu, kích đôi chuột vào ô cần

hiệu chỉnh (hoặc nhấn phím F2) Sau khi sửa xong nhấn phím ENTER.

Trang 55

4.3.3.4 Sao chép dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép.

 Sao chép dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một

trong các cách:

 Vào menu Edit/Copy

 Chọn biểu tượng Copy trên thanh công cụ.

 Kích phải chuột, chọn mục Copy trên menu tắt.

 Chọn tổ hợp phím Ctrl+C.

Trang 56

4.3.3.4 Sao chép dữ liệu

 Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích

 Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các

cách sau:

 Vào menu Edit/Paste

 Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ.

 Kích phải chuột, chọn Paste trên menu tắt.

Trang 57

4.3.3.5 Di chuyển dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển

 Di chuyển dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một

trong các cách:

 Vào menu Edit/Cut

 Chọn biểu tượng Cut trên thanh công cụ.

 Kích phải chuột, chọn mục Cut trên menu tắt.

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

Trang 58

4.3.3.5 Di chuyển dữ liệu

 Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích

 Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các

cách sau:

 Vào menu Edit/Paste

 Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ.

Trang 59

4.3.3.6 Xóa dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu muốn xóa.

 Thực hiện xóa dữ liệu bằng cách chọn 1 trong các cách sau:

 Vào menu Edit/Clear/Contents.

 Kích chuột phải lên vùng chọn, chọn mục Clear

contents

 Nhấn phím Delete.

Trang 60

4.3.3.7 Chèn hàng, cột

 Chèn cột:

 Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn Các cột được

chọn sẽ đổi màu Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng

số lượng cột đã chọn

 Vào menu Insert chọn lệnh Columns.

Trang 61

 Chèn hàng:

 Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn chèn Các hàng

được chọn sẽ đổi màu Số lượng hàng được chèn vào

sẽ bằng số lượng hàng đã chọn

 Vào menu Insert chọn lệnh Row.

 Hoặc kích chuột phải trong hàng đã chọn, sau đó

chọn mục Insert.

Trang 62

 Chèn ô:

 Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi

màu Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô

sẽ được chèn vào bảng tính

 Vào menu Insert chọn mục Cells

Trang 63

 Trong hộp thoại Insert chọn:

hành sang phải

hành xuống dưới

Trang 64

6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống

 Xóa cột:

 Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa

 Vào menu Edit chọn Delete.

 Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn

Delete

Trang 65

 Xóa hàng:

 Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn xóa

Delete.

Trang 66

 Xóa ô, vùng:

 Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa

Delete

Trang 67

 Xóa ô, vùng:

 Trong cửa sổ Delete chọn:

 Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng bên phải vào

vùng bị xóa

 Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào

vùng bị xóa

 Entire Row : Xóa nguyên hàng

 Entire Column : Xóa nguyên cột

Trang 68

4.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng

 Thay đổi kích thước cột:

 Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng

 Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên cột Con trỏ

sẽ có dạng mũi tên hai đầu

 Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ

Trang 69

 Thay đổi kích thước cột:

Có thể sử dụng lệnh

 Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.

 Vào menu Format/Column/Width

 Hoặc kích chuột phải vào vùng cột chọn, chọn mục Column

Width trên menu tắt.

 Trong cửa sổ Column Width, gõ vào độ rộng của cột trong

hộp Column Width.

 Chọn OK để cập nhật độ rộng của cột

Trang 70

 Thay đổi kích thước hàng:

 Chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng

 Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên hàng Con

trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu

 Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ

Trang 71

Thay đổi kích thước hàng:

 Hoặc chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng

 Vào menu Format/Row/Height

 Hoặc kích chuột phải vào vùng hàng chọn, chọn mục

Row Height trên menu tắt.

 Trong cửa sổ Row Height, gõ vào độ rộng của hàng

trong hộp Row Height.

Trang 72

4.3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột

 Ẩn các hàng, cột:

Chọn các hàng, cột cần ẩn.

Vào menu Format/Row để ẩn hàng, chọn

Column để ẩn cột cuối cùng chọn Hide.

Hoặc nhấn chuột phải lên các hàng/cột vừa chọn,

chọn Hide trong menu xuất

Định dạng
Số trang	162
Dung lượng	1,4 MB