HỌC PHẦN TIN HOC MICROSOFT ACCESS

TIN HOC MICROSOFT ACCESS RẤT HAY

TRƯỜNG ĐH KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

Phần I:

Những vấn đề cơ bản về Access 2000

• Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa trên mô hình quan hệ.

• Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị trữ tin Đáp ứng được nhu cầu của người dùng với nhiều mục đích khác nhau.

• Access tạo ra các Database, xử lý thay đổi dữ liệu mà không quan tâm đến thuật toán.

• Access có thể tạo ra các ứng dụng mà không cần lập trình.

I Khởi động và thoát khỏi Access.

1 Khởi động: Thực hiện một trong 3 cách sau:

 Start/ Programs/ Microsoft Access.

 Start/ Run/tìm đường dẫn tới access

3)Màn hình khởi động

Access:

Blank Access Database:

-Tạo mới một tệp CSDL Access databases wizards, pages

-Tạo tệp CSDL mới theo mẫu đã có sẵn.

Open an existing file

-Mở tệp CSDL đã có sẵn trong máy.

4)Tạo mới CSDL trong Access

a.Tạo mới khi khởi động:

b1.Khởi động Access.

b2 Blank Access Database.

b3.Nhập tên Database.

b4.Creat.

b Tạo mới khi đã khởi động Access:

*C1:File/ New/Database/ok/nhập tên Database/Creat.

*C2:Ctrl + N/ Database/ok/nhập tên Database/Creat

Cửa sổ Database xuất hiện như sau:

• Open:Mở Table,query

• Design:Sửa Table,querry…

• New:tạo mới Table,query

♦ Một CSDL trong Access gồm các đối tượng sau:

Database

Tables Queries Forms Reports Pages Macros Moduls

4.2 Truy vấn (Query).

Là đối tượng được trích rút từ bảng theo những điều kiện xác định Query cùng là tệp có dạng bảng

4.3 Biểu mẫu (Forms)

Là đối tượng được thiết kế để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu (Giao diện)

4.4 Báo cáo (Report)

Là đối tượng được thiết kế để quy định cách, tính toán,

in và tổng hợp dữ liệu được chon.

4.5 Trang (Pages)

Là đối tượng được thiết kế để quy định cách, tính toán,

in và tổng hợp dữ liệu được chon tạo thành trang có phần mở rộng là htm.

4.6 Macro

Là đối tượng định nghĩa một hoặc nhiều hành động (thao tác) mà Access sẽ thưc hiện mỗi lần khi chạy.

4.7 Module

Là đối tượng chứa các thủ tục được lập trình bằng Access, Visual Basic để xử lý tự động thông tin.

5)Tạo bảng trong Access :

5.1)Các khái niệm cơ bản trong bảng(table):

 Tên trường (Field): Bảng được chia thành các

cột Tên cột được gọi là tên trường

 Bản ghi: Khi nhập dữ liệu tạo nên các hàng Mỗi

hàng được gọi là một bản ghi

 Trường khoá: Một trường được gọi là khoá

trong CSDL nếu trên trường đó không có bản ghi nào trùng nhau

 Căn cứ vào trường khoá để nhận biết (phân biệt) các

bản Ghi

 Vd:Người ta phân biệt các SV thông qua trường MSV

do đó Msv gọi là trường khoá.

5.2 Dữ liệu cơ bản trong Access :

•AutoNumber: đánh số tự động 1, 2, 3

•Text: kiểu văn bản(kiểu chữ).

•Number: kiểu số gồm các kiểu con sau:

Byte: số nguyên ngắn.

Integer:số nguyên thường.

Long Integer: nguyên dài.

Single: số thực đơn.

Double: số thực kép

Date/ time: kiểu ngày tháng.

Currency: kiểu tiền tệ.

Yes/ no: kiểu Logic.

Memo: kiểu ghi nhớ.

OLE Object: kiểu đối tượng đồ hoạ

5.3 Tạo bảng(table)bằng chế độ design view

5.4 Định dạng và sửa cấu trúc bảng:

1)Sửa cấu trúc bảng:

 Mở bảng cần sửa ở dạng Design View.

a) Thay đổi tên trường

- Đưa trỏ text đến trường cần sửa

- Xoá tên trường cũ đánh tên trường mới

c) Xoá trường:

Đánh dấu trường cần xoá

Chọn menu Edit/Delete row

Chọn yes nếu muốn xoá hoặc No nếu không muốn xoá

-Tab:trường tiếp theo

-Home: trường đầu tiên của bản ghi nơi con trỏ

đang đứng

Ngoài ra có thể sử dụng chuột hoặc các phím di chuyển…

B)Thay đổi chiều cao hàng, độ rộng cột:

B1: Chọn hàng (cột) cần thay đổi

B2: Format/RowHeight (Column Width)

B3: Nhập chiều cao vào ô Row height (Nhập

độ rộng vào ô Column width)

B4: Ok

C.Định dạng Font, size và mầu chữ.

 Bôi đen trường cần ẩn.

 Format/ Hide Columns.

F) Hiện một trường dữ liệu bị ẩn.

Mở bảng ở chế độ Open.

Format/ UnHide Columns.

Chọn trường cần hiện trở lại

G) Thêm một bản ghi:

Ta chỉ thêm được bản ghi vào cuối tệpVào menu Insert/Newrecord

I) Xo¸ b¶n ghi:

 Chän b¶n ghi cÇn xo¸

 Chän menu Edit /Delete record

J) Thay thÕ d÷ liÖu:

 Chän « ®Çu tiªn cña cét cÇn söa d÷ liÖu

 Vµo menu Edit/Replace

 Gâ ®o¹n v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What

 Néi dung cÇn thay thÕ vµo Replace With

 Chän Replace All nÕu muèn thay thÕ tÊt c¶

6 Một số khái niệm cơ bản

A Một số thuộc tính của trường (Field properties).

Khi khai báo các trường, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt các thuộc tính sau:

 Field Size: độ rộng của trường.

 Đối với kiểu dữ liệu Text là số ký tự tối đa của trường có thể lư

 Format: Dùng để xác định cung cách hiển thị dạng số, tiền

tệ, ngày tháng.

- Đối với kiểu dữ liệu Text ta có thể sử dụng hai ký

tự định dạng sau

<: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự thường.

>: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự hoa.

- Đối với kiểu Date/ time ta có thể sử dụng định

dạng như sau:

dd/mm/yyyy: Định dạng theo kiểu ngày - tháng - năm

dddddd: định dạng tháng ở dạng chữ

Decimal Places: Xác định số lượng các chữ số

sau dấu chấm thập phân

Caption: đặt tiêu đề cho cột (trường)

Defualt Value: đặt giá trị ngầm định

Validation Rule: đặt khoảng giá trị để nhập

Validation Text: thông báo khi nhập ngoài

khoảng giá trị ở Validation Rule

Required: Phải nhập dữ liệu hoặc không

Yes: phải nhập.

 No: có thể nhập hoặc không.

 Indexed: Sắp xếp theo tệp chỉ mục

Yes: sắp xếp theo tệp chỉ mục

 No: không sắp xếp theo tệp chỉ mục.

•- Yes (Duplicates OK): Cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này.

•- Yes (No Duplicates): không được phép nhập các bản ghi giống nhau (thường là các trường khóa).

B) Tạo mặt nạ nhập dữ liệu (Input mask):

Sử dụng mặt nạ nhập liệu là cách để hạn chế dữ liệu nhập vào một trường Ngoài ra nó còn có một số tác dụng:

-Buộc bạn phải nhập dữ liệu theo kiểu đã xác định VD: 999-99-999

-Điền một số ký tự như: -,/ và lưu giá trị này như

một thành phần của trường mà ta không phải đánh vào

7) Sắp xếp và lọc dữ liệu :

a Sắp xếp dữ liệu

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

Chọn cột cần sắp xếp

 Records/ Sort/ Ascending: tăng dần

 Records/ Sort/ Descending: giảm dần

 Ta có thể chọn biểu tượng sắp xếp trên thanh công cụ hoặc bằng cách kích phải chuột.

b Sử dụng lọc Filter By Selection

 Chức năng của lọc Filter By Selection:

Dùng để lọc các bản ghi thỏa mãn giá trị

đã được lựa chọn trong bảng dữ liệu.

 Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

Chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu

• C1: Records/ Filter/ Filter By Selection

• C2: Chọn biểu tượng Filter By Selection trên thanh công cụ.

• C3: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc/ Filter

By Selection

 Để lọc những giá trị khác (ngược lại) với giá

trị được chọn ta chỉ cần chọn Filter

Excluding Selection

 Để bỏ lọc ta chọn biểu tượng Remove Filter

trên thanh công cụ (hoặc kích phải chuột và chọn Remove Filter)

c Sử dụng lọc Filter Excluding Selection

d Sử dụng lọc Filter By Form

Chức năng: Lọc những bản ghi thỏa mãn nhiều giá

trị mà ta lựa chọn trên nhiều cột (thỏa mãn nhiều

điều kiện)

Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

Records/ Filter/ Filter By Form (Chọn biểu tượng Filter By Form)

Chọn giá trị cần lọc trên từng cột của bảng

e Sắp xếp và lọc cấp cao

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

Records/ Filter/ Advanced Filter Sort

Field: Chọn trường cần lọc

hoặc sắp xếp

Sort: Chọn kiểu sắp xếp

Criteria: nhập điều kiện lọc

Or: Nhập điều kiện lọc hoặc

Field: Chọn trường cần lọc

hoặc sắp xếp

Sort: Chọn kiểu sắp xếp.

Criteria: nhập điều kiện lọc.

Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.

8 Sao chÐp b¶ng

 Chän b¶ng cÇn sao chÐp.

 Thùc hiÖn mét trong hai c¸ch copy sau:

• Chän b¶ng cÇn sao chÐp/Edit/ Copy.

• Table Name: Nhập tên bảng mới

• Structure Only: Chỉ sao chép cấu trúc

• Structure and Data: Cả bảng dữ liệu và cấu trúc

•Append Data Existing Table: Ghép dữ liệu vào bảng khác.(Table name: tên bảng để ghép dữ liệu)

Hộp thoại Paste hiện ra như sau:

 Chon nót New/Import Table

Hép tho¹i Import sau xuÊt hiÖn:

• Look in: Tên thư mục hoặc ổ đĩa lưu bảng cần nhập về

• File Name: Tên tập tin cần nhập về.

• File of Type: Kiểu bảng Import.

b XuÊt b¶ng (Export).

Chøc n¨ng:

XuÊt mét b¶ng d÷ liÖu ra d¹ng kh¸c nh­ Foxpro, Excel

C¸ch thùc hiÖn:

File/ Export

Click ph¶i chuét lªn b¶ng chän Export

Hép tho¹i Export sau xuÊt hiÖn:

Chän kiÓu d÷ liÖu cÇn xuÊt nh­ Foxpro, Excel, HTML trong hép Save as type.

12 Bảo mật và nén dữ liệu.

a Bảo mật dữ liệu:

 Đóng CSDL cần đặt mật khẩu.

 Mở lại ở chế độ Open Exclusive.

 Chọn Tools/ Security/ Set Database Password và

II Quan hệ trong cơ sở dữ liệu

1.Trường khóa trong CSDL

Chọn trường cần làm khóa cho bảng.

C1: Edit/ Primary Key.

C2: Chọn biểu tượng Primary Key trên thanh công cụ.

Để bỏ thuộc tính khóa ta làm lại như trên một lần nữa.

Chú ý:

Một bảng chỉ có duy nhất một trường có thuộc

tính khóa Primary Key

Nếu một bảng không có trường nào có thuộc

tính khóa, khi ghi bảng lên đĩa máy đưa ra hộp

thọai cho phép ta tạo ra một trường khóa với tên ID với kiểu AutoNumber như sau:

2 Các kiểu quan hệ của hai bảng

Một CSDL được tách thành nhiều bảng thì

thông tin trên một bảng là không đầy đủ

Để có thông tin đầy đủ ta phải “ghép” thông tin

của từng bảng lại Muốn làm được điều này thì các bảng đó phải có quan hệ với nhau theo một trường nào đó

Một CSDL có các bảng quan hệ với nhau được

gọi là CSDL quan hệ

Hai b¶ng cã quan hÖ víi nhau theo c¸c

kiÓu sau:

Quan hÖ 1 - N : lµ quan hÖ mét b¶n ghi

cña b¶ng A quan hÖ víi nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng B.

Quan hÖ N - 1 : lµ quan hÖ nhiÒu b¶n ghi cña b¶ng A quan hÖ duy nhÊt mét b¶n ghi ë b¶ng B.

VÝ dô:

M· cha Tªn chaA01 NguyÔn §øcA02 TrÇn MinhA03 Lª HïngM· con M· cha Tªn conC001 A01 NguyÔn H­ngC002 A02 TrÇn Nam

C003 A01 NguyÔn HµC004 A03 Lª B¾c

C005 A02 TrÇn T©m

Quan hÖ 1 - 1: lµ quan hÖ mét b¶n ghi cña b¶ng A quan hÖ duy nhÊt víi mét b¶n ghi ë b¶ng B.

Vd: Quan hÖ cña sinh viªn-sè b¸o danh: tøc

lµ mçi sinh viªn chØ cã mét sè b¸o danh…

Quan hÖ N - N: lµ quan hÖ nhiÒu b¶n ghi

cña b¶ng A quan hÖ víi nhiÒu b¶n ghi ë

b¶ng B.Thªm b¶ng trung gian.

VD: nhiÒu sinh viªn thi nhiÒu m«n kh¸c nhau.

Bảng Danhsachgv(Magv,ten)

Bảng Danhsachtruong(Matruong, Tentruong)

Tạo ra bảng Phancongday(Magv, matruong)

Chú ý: Khi hộp Relationships Type chỉ Indeterminate

có nghĩa là quan hệ đang thiết lập không đúng về cấu trúc khóa của 2 bảng (quan hệ sai).

3) Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

Các bảng trong Access có mối quan hệ với

nhau và Access sử dụng mối quan hệ này để kết nối dữ liệu giữa các bảng.

Giả sử trong tệp HS có các bảng sau:

Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng.

4 Không khoá Không khoá được kiểu liên kếtKhông xác định

Tạo trường khóa ở các bảng nếu cần.

Tools/ RelationShips (hoặc chọn biểu tư ợng RelationShips trên thanh công cụ).

Kéo thả chuột trên hai trường cần đặt kết nối.

Muốn chọn bảng nào ta kích chuột vào bảng đó, sau đó chọn Add (hoặc nhấn đúp chuột vào tên bảng)

Nhấn nút Close để đóng hộp thoại sau khi kết thúc việc

chọn bảng

Trong của sổ Relationships, đưa chuột đến trường dùng để

liên kết trong bảng A vừa bấm chuột vừa kéo sang trường cần liên kết trong bảng B.

- Click Create trong cửa sổ

Edit Relation ships.

-Đóng của sổ

Relationships và lưu lại.

Chú ý: Khi liên kết các bảng với nhau muốn chọn mối liên kết giữa các bảng ta kích vào

Joint type

khi đó ta chọn một trong 3 dạng sau:

1) Liên kết 1-1 giữa hai bảng

2) Liên kết nhiều một: nhiều bản

ghi ở bảng gốc liên kết với 1 bản

ghi ở bảng còn lại

3) Liên kết một-nhiều: một bản

ghi ở bảng gốc liên kết với nhiều

bản ghi ở bảng còn lại.

* Tính toàn vẹn của dữ liệu:

Enfore Referential Intergify: ép buộc tính toàn vẹn của dữ liệu

Cascade Update Related Fields: Khi sửa giá trị trên Fields quan hệ của bảng chính thì dữ liệu tương ứng trên Fields quan

hệ của bảng quan hệ tự động sửa theo

Cascade Delete Ralated Records: Khi xoá một bản ghi của bảng chính thì các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ bị xoá theo

4) Gì bá mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng:

Trong cöa sæ Relationships

Nh¾p ph¶i chuét trªn ®­êng quan hÖ muèn xo¸/ chän

Delete.

+ Yes: nÕu ch¾c ch¾n muèn xo¸

+ No: nÕu kh«ng muèn xo¸

PhÇn II:

Truy vÊn Query

1 Khái niệm và các loại truy vấn:

a) Khái niệm: bảng truy vấn được dùng để hỏi các

câu hỏi về dữ liệu Ta có thể tạo bảng truy vấn

đơn giản để tạo các mẩu tin chỉ trong một bảng hoặc thiết kế các bảng truy vấn phức tạp liên quan đến nhiều bảng hoặc nhiều tiêu chuẩn

Chú ý: muốn xây dựng được Query thì ta phải có

bảng CSDL nguồn

b Các loại Query

Select Query: Tìm bất kì mẩu tin nào trả lời câu hỏi mà bảng truy vấn đặt ra và hiển thị chúng khi bảng truy vấn hoạt động.

Update Query: Query cập nhật dữ liệu Với Query này

có thể sửa đổi dữ liệu trên toàn bộ một hay nhiều bảng.

Append Query: Query kết nối hai bảng cùng cấu trúc

để thêm thông tin từ một bảng vào bảng khác.

Delete Query: Xoá các bản ghi của một hay nhiều bảng.

Make Table Query: Bảng truy vấn ghi kết quả

thành một bảng mới.

Cross Tab Query: các bảng truy vấn này tóm tắt dữ liệu theo mục để trả lời các câu hỏi như có bao nhiêu thí sinh đỗ…

1.2) Cách tạo select Query:

a) Tạo Select Query bằng chế độ Wizard:

 Wizard là một công cụ tự động tạo ra Select

Query thông qua các câu hỏi về những điều bạn muốn tạo VD: bạn chọn bảng nào, bạn chọn

các trường nào, bạn truy vấn theo tiêu chí gì?…

 Cách tạo Select Querry Wizard trên một bảng:

B1: Trong cöa sæ DataBase chän Query

B2: Chän Create query by using wizard

B3: New

B4: Simple Query

Wizard/ok

một

Nút chọn tất Cả các trường một lần

Nút chọn từng trường một

Nút huỷ bỏ

Từng trường

một

Cửa sổ chứa Các trường được chọn

Nút huỷ Các trường một lúc

Cửa sổ hiện các

trường của bảng

đã chọn

b) Tạo Select Query bằng chế độ Design View:

B6: Chọn bảng cần lấy

trong quá trình truy vấn

B7: Chọn các trường cần lấy, đánh các điều kiện, biểu thức…

B8: Chọn menu Query /Run

hoặc kích vào

Khi đó ta sẽ có được bảng truy vấn theo ý muốn

Field: Chọn tên trường cần truy vấn.

Table: Bảng chứa trường vừa chọn.

Sort: Sắp xếp các trường tăng hoặc giảm dần.

Criteria: Thành lập biểu thức điều kiện khi truy vấn.

Or: Thành lập điều kiện hoặc.

Chuyển qua khung nhìn DataSheet View để xem kết quả bằng các cách sau:

Query/ Run

Chọn biểu tượng Run trên thanh công cụ

View/ DataSheet View(dạng xem nội dung)

Chọn View/design view(dạng thiết kế)

c) Hiển thị các trường cần truy vấn.

d Tạo trường mới khi truy vấn

Tạo truy vấn mới hoặc mở truy vấn đã có ở chế

độ Design View

Đặt tên trường mới vào dòng Field: theo quy

cách sau:

Tên trường mới: Biểu thức tạo trường mới.

VD: TongDiem: [Toan] + [Ly] + [Hoa]

Chú ý:

Tên trường trong Access phải được đặt trong ngoặc

vuông [] VD: [SBD], [Hoten]

Biểu thức trên cùng dòng là điều kiện và And, biểu thức

khác dòng là điều kiện hoặc OR.

e, Truy vấn theo nhóm (hàm TOTAL).

 Các hàm dùng trong truy vấn:

Sum : Tính tổng của trường trong mỗi nhóm

Avg : Tính trung bình tổng của trường trong mỗi nhóm Min: Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm

Max: Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm

Count: đếm số bản ghi của trường theo nhóm