Bài giảng tin học nâng cao (microsoft access) chương 2 GV trần thanh san

 Mục tiêu Nội dung trình bày Bảng, Trường, Bản ghi, Khóa Tạo cấu trúc bảng Chỉnh sửa cấu trúc của bảng Thiết lập thuộc tính LookUp Thiết lập quan hệ và các thuộc tính đảm bảo toàn

 Mục tiêu

 Nội dung trình bày

Bảng, Trường, Bản ghi, Khóa

Tạo cấu trúc bảng

Chỉnh sửa cấu trúc của bảng

Thiết lập thuộc tính LookUp

Thiết lập quan hệ và các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn

dữ liệu

Nhập dữ liệu cho CSDL

 CSDL Access là một đối tượng bao gồm:

Các bảng dữ liệu

Các quan hệ giữa các bảng

Record

Tên bảng

 Bảng dữ liệu (Tables)

Nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng

Mỗi cột lưu giữ một loại thông tin

Mỗi dòng lưu trữ thông tin của một đối tượng

 Một CSDL

Có thể có nhiều bảng

Các bảng phải được thiết kế

Có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết

Giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu

Dễ dàng bảo trì CSDL (Thuận tiện trong cập nhật, tìmkiếm, truy vấn)

 Bảng bao gồm:

Tên bảng (Table Name)

Các trường (Field) (tên trường, kiểu dữ liệu, kích thướctrường, thuộc tính cần thiết cho mỗi trường )

Khoá chính (Primary Key)

Các bản ghi (Record)

Mỗi cột là một trường

dữ liệu (Field) Mỗi dòng là

một bản ghi (Record) Bản ghi cuối

cùng (EOF)

 Bảng ở trạng thái thiết kế cấu trúc - Design view

Trường khóa

Thuộc tính của trường

 Tên bảng:

Mỗi bảng có một tên gọi

Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc củabảng,

Có thể đổi lại tên bảng

 Lưu ý: Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng

 Trường (Field – cột)

Lưu trữ thông tin liên quan đến một thuộc tính của đốitượng

Mỗi cột chỉ chứa duy nhất một loại dữ liệu

Mỗi cột trong bảng là duy nhất

 Trường (Field – cột)

Mỗi trường có một tên gọi, tên này duy nhất trong bảng(tránh !@#$%^&*()?><)

Tên trường phải ngắn gọn, nhưng giàu tính mô tả

Mỗi trường có một tập hợp các thuộc tính miêu tả trường

dữ liệu đó:

Ví dụ: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng,

Trường phải được xác định kiểu dữ liệu

TT Kiểu dữ liệu Mô tả Độ lớn

1 Text Chuỗi ký tự dài tối đa 255 ký tự

2 Memo Chuỗi ký tự có độ dài tối đa 64.000

ký tự

3 Number Số nguyên, thực dài : 1 , 2, 4 hoặc 8 Byte

4 Date/time Ngày tháng/giờ dài 8 Byte

5 Currency Tiền tệ dài 8 Byte

6 AutoNumber Số nguyên tự động được

 Các kiểu dữ liệu

TT Kiểu dữ liệu Mô tả Độ lớn

7 Yes/No Kiểu Logic Dữ liệu chỉ nhận một

trong 2 giá trị true/false.

8 OLE Object Đối tượng Hình ảnh, âm thanh, đồ

họa.

9 Hyperlink

Lưu trữ dữ liệu liên kết như URL Email address, các liên kết khác…

10 Attachment Lưu trữ các file đính kèm.

11 Lookup

Wizard

Cho phép chọn giá trị từ một danh sách các giá trị của một trường ở bảng khác

 Xác định Thông tin cần lưu trữ

 Xây dựng các bảng, có hai cách tiếp cận

Tìm ra các kiểu thực thể (đối tượng, chủ thể, kháiniệm, sự kiện)

 “Một công ty cần lưu trữ các thông tin về khác hàng

và các cuộc gọi đến công ty của khách hàng và được nhân viên công ty tiếp nhận”

 Khách hàng

 Cuộc gọi

 Nhân viên

 Bản ghi (Record)

Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng

Mỗi dòng lưu trữ thông tin của một đối tượng

Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, ngườidùng có thể sửa được dữ liệu bản ghi đó

Bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọiEOF

 Khoá chính (Primary key)

Tập hợp của một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó làduy nhất không trùng lắp

Dữ liệu trên cột khóa chính trong bảng không đượcrỗng

Khoá chính có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghitrong cùng một bảng với nhau

Khoá có thể chỉ 01 trường, cũng có thể được tạo từ tậphợp nhiều trường (gọi bộ trường khoá)

Các thuộc tính của trường Kiểu dữ liệu

Trường khóa

 Mở database.

 Chọn tab Create trên Ribbon

 Chọn command Table

 Tạo trường cho bảng: chọn Add New Field rồi đặt tên.

 Dùng New Fields trên tab Datasheet

 Trong màn hình FieldTemplates chọn trường cần sửdụng để đưa vào table.

 Sau khi nhập đủ các trường thìlưu table bằng Ctrl+S haychọn Save trên Quick AccessToolbar Khi lưu phải nhập têncủa table

 Chú ý có thể thêm trường đã

có ở table thiết kế trước thôngqua command Add existingfields

 Gõ tên trường ở ô trong cột Fieldname.

 Chọn kiểu trường trong cột Data Type.

 Mô tả (Discreption): Để giải thích cho rõ hơn một

trường nào đó Văn bản mô tả sẽ được hiển thị khi nhập số liệu cho các trường Phần này có thể có hoặc không.

 Xác định các thuộc tính của trường trong bảng Properties

 Lưu bảng : Ctrl+S hay chọn Save, đặt tên bảng, chọn OK.

 Dùng phím F6 để di chuyển giữa các vùng.

 Công dụng:

Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu

Nhập liệu theo mẫu

Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai

Tăng tốc độ tìm kiếm

Field Size Số ký tự của trường Text, hoặc kiểu của trường number.

Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số

Decimal Places Số chữ số thập phân trong kiểu number và currency.

InputMask (Mặt nạ nhập) Quy định khuôn dạng nhập

Caption Đặt nhãn cho trường Nhãn sẽ được hiển thị khi nhập liệu thay

vì tên trường (nhãn mặc định).

Default Value Xác định giá trị mặc định của trường.

Validation Rule Quy tắc dữ liệu hơp lệ Dữ liệu phải thoả mãn quy tắc này mới

được nhập.

Required Không chấp nhận giá trị rỗng Cần phải nhập một dữ liệu cho

trường.

AllowZeroLength Chấp nhận chuỗi rỗng trong trường Text, Memo.

Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này

 Thuộc tính Field Size

Với trường Text Độ dài mặc định là 255 Độ dài hợp lệ cóthể đặt là từ 1255

Với trường Number: Mặc định là Long Integer (4 bytes),

có thể chọn các kiểu sau từ Combo Box:

FieldSize Miền giá trị Số byte lưu trữ

 Thuộc tính Format.

Nếu bỏ qua Format, Access sẽ trình bày dữ liệu theodạng General

 Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường Number

Giả sử Decimal Places = 2 - Hai chữ số phần thậpphân

 Giá trị Format Số Được trình bày

 Ghi chú:

1 General Number: Không phụ thuộc vào

Decimal Places, hiện số chữ số thập phân cần thiết nhất

2 Decimal Places = n : Mọi dạng (trừ General

Number) hiện đúng n chữ số thập phân

3 Decimal Places = Auto : Khi đó:

Dạng Fixed: 0 số lẻ

Dạng khác (trừ General): 2 số lẻ

 Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường DATE/TIME.

 Giá trị Format Ngày/giờ được trình bày

 General Date 1/31/92 4:30:00 PM (U.S)

31/01/92 16:30:00 (U.K)

 Long Date Friday, January 31 , 1992 (U.S)

31 January 1992 (U.K)

 Medium Date 31-Jan- 1992

 Short Date 1/31/92 (U.S)

31/01/92(U.K)

 Long Time 4:30:00 PM

 Medium Time 04:30 PM

 Short Time 16:30

 Các giá trị của thuộc tính Format đối vớitrường YES/NO

Giá trị Format ý nghĩa

Yes/No Giá trị logic là Yes và No

True/False Giá trị logic là True và False

On/Off Giá trị logic là On và Off

 Thuộc tính Default Value

Dùng thuộc tính này để đặt giá trị mặc định chotrường Giá trị mặc định có thể là một hằng hay mộthàm của Access

 Thuộc tính Required (trường bắt buộc phải có số liệu)

Muốn bắt buộc trường phải có số liệu ta đặt thuộctính Required thành Yes

 Thuộc tính AllowZerolength

Nếu đặt là Yes sẽ cho phép các trường Text và memonhận các chuỗi rỗng

 Thuộc tính ValidationRule

Dùng thuộc tính này để kiểm tra sự hơp lệ của dữ liệu

nhập vào Muốn vậy trong thuộc tính ValidationRule ta đặt một biểu thức (điều kiện) hơp lệ

Ví dụ:

<>0 giá trị nhập vào phải khác 0

0 or >l00 giá trị nhập vào phải bằng 0 hoặc lớn hơn 100

Like "K???" phải nhập 4 ký tự, ký tự đầu phải là K

Like "CTY*" ba ký tự đầu phải là CTY

<#1/1/92# ngày nhập trước năm 1992

>=#1/1/1980# ngày nhập sau năm 1980

>=#1/1/91# and <#1/1/92# ngày nhập phải trong năm 1991

 Thuộc tính Indexed

Thuộc tính này có thể nhận các giá trị:

No Không tạo chỉ mục hoặc xoá chỉ mục đã lập

Yes (Dupticates Ok) Tạo chỉ mục

Yes (No Duplicates) Tạo chỉ mục kiểu Unique (các giá trị cần khác nhau như thể khoá chính)

 Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất mộtbản ghi.

 Lợi ích.

Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá nhằm tăngtốc độ truy vấn và các thao tác khác

Khi xem mẫu tin (dạng bảng hay mẫu biểu), các mẫu tin

sẽ được trình bầy theo thứ tự khoá chính

Khi nhập số liệu, Access kiểm tra sự trùng nhau trên khoáchính

Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng

 Sau khi hoàn chỉnh việc thiết kế, ta cần lưu cấu trúc

bảng và đặt tên cho bảng Cách làm như sau:

 Chọn File, Save hoặc bấm chuột tại biểu tượng save

trên thanh công cụ Khi ghi lần đầu thì Access sẽ hiện

cửa sổ Save as:

 Trong hộp Table Name ta đưa vào tên bảng, rồi bấm OK.

 Tên bảng không nên chứa dấu cách, các ký tự đặc biệt khác hoặc chữ Việt có dấu.

 Với những bảng không thiết lập trường khoá, trong quátrình lưu lại cấu trúc bảng Ms.Access sẽ hỏi:

 Nhấn Yes- máy tính sẽ tạo thêm một trường mới có tên

ID và thiết lập trường này làm khoá Nếu không muốn

như vậy hãy nhấn No; nhấn Cancel để huỷ lệnh trên.

 Khi thiết kế bảng, thường có các yêu cầu sau:

Xoá một hoặc nhiều trường

Thay đổi tên, kiểu, mô tả và thuộc tính của trường

Thay đổi vị trí của trường

Thêm trường mới

 Xoá trường: Chọn trường, bấm phím Delete hoặc chọn

Delete Row từ Menu Edit Chú ý: Để xoá đồng thời nhiều

trường, ta có thể dùng các phím Shift và Ctrl để chọn cáctrường cần xoá, rồi bấm phím Delete hoặc click phải chuột

và chọn Delete Rows

 Để thay đổi nội dung (tên, kiểu, ) của một trường, ta chỉ

việc dùng bàn phím để thực hiện các thay đổi cần thiết

 Để chèn thêm một trường mới ta làm như sau: Chọn trường

mà trường mới sẽ được chèn vào trước, rồi click phải chuột,Insert Rows

 Di chuyển trường: Chọn trường cần di chuyển, rồi kéotrường tới vị trí mới

 Trong cửa sổ Navigation Tables

Chọn bảng cần thay đổi cấu trúc, rồi chọn ViewDesign

Trên cửa sổ thiết kế của bảng được chọn, thay đổicấu trúc bảng

Cuối cùng lưu lại các thay đổi

 Để nhập dữ liệu vào bảng đã tồn tại, ta làm nhưsau:

 Từ cửa sổ Navigation chọn mục Table đề mở cửa

sổ Tables

 Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần nhập dữ liệu, rồi click phải chọn Open hoặc nhấn đúp chuột lên tên bảng

 Kết quả nhận được cửa sổ nhập liệu chứa các

 Mối quan hệ giữa các bảng là sự gom nhóm các bảng, trong

đó mỗi bảng giữ một vai trò nhất định

 Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹngiữa các bảng liên quan trong các phép thêm, sửa xoá bảnghi, cũng như truy vấn dữ liệu

 Nguyên tắc đặt quan hệ là chỉ định một hoặc một nhómtrường chứa cùng giá trị trong các mẫu tin có liên quan

 Thông thường đăt quan hệ giữa khoá chính của một bảngvới trường nào đó của bảng khác (bảng này gọi là bảngquan hệ), các trường này thường cùng tên, cùng kiểu

 K/N Khóa ngoại (foreign key): Một (một số) trườngđược gọi là khóa ngoại của một bảng nếu nó là khóachính của bảng khác

 Các loại quan hệ trong Access: Trong Access tồn tại 2kiểu liên kết: liên kết 1-1 và liên kết 1-n (một-nhiều)

Quan hệ 1-1: Các trường sử dụng để tạo quan hệtrong hai bảng đều là khoá chính Khi đó, mỗi bảnghi trong bảng quan hệ phải có một bản ghi tươngứng trong bảng khoá chính, ngược lại, với mỗi giá trịkhóa trong bảng chính thì chỉ có duy nhất một bảnghi tương ứng trong bảng quan hệ

 Quan hệ 1-n: trường liên kết dùng trong bảng chính phải làkhoá chính, còn trường trong bảng quan hệ là khoá ngoại

Có nghĩa: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết vớimột hoặc nhiều bản ghi của bảng nhiều (n) Ngược lại,mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1bản ghi của bảng 1

 Để thiết lập mối quan hệ 1-n, chúng ta lấy khóa chính củabảng bên 1, thêm làm khóa ngoại của bảng bên n

 Cách tạo quan hệ

Bước 1: Chọn tab Database Tools, chọn command Relationships

Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan

hệ thông qua hộp thoại Show Table (nếu chưa thấy hộp

thoại này chọn Show Table trên Ribbon ):

Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ (thườngthì chọn tất cả) ;

Nhấn nút Add;

Chọn xong toàn bộ nhấn Close để đóng cửa sổ.

 Bước 3: Thực hiện tạo như sau:

Dùng chuột kéo (Drag) trường cần liên kết của bảngnày thả (Drop) lên trường cần liên kết đến của bảng

kia Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện:

 Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toànvẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity) cho quan hệ hãythực hiện chọn (checked) 3 mục chọn sau:

Để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn

dữ liệu;

đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảngliên quan Khi đó, nếu một bản ghi ở bảng có quan hệ 1 bịxoá, toàn bộ các bản ghi có quan hệ với bản ghi hiện tại sẽđược tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều (nếu xoá 1 CHA,toàn bộ các con của cha đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON);

đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa

2 bảng liên quan Khi đó, nếu giá trị trường khoá liên kết ởbảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá trị trường khoá liên kết ởbảng nhiều cũng bị thay đổi theo

 Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng

đang thiết lập:

 One – To – One Kiểu 1-1

 One – To – Many Kiểu 1-n

 Indeterminate Không xác định được kiểu liên kết

 Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liênkết mà Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2bảng Dưới đây là một số kiểu liên kết được Access tựđộng xác định:

 Xem các quan hệ đã có

 Từ menu Tools chọn RelationShips

 Từ RelationShips chọn Show All để xem tất cả quan hệ

 Muốn xem các quan hệ của một bảng, chọn bảng đó, chọn Show Direct từ RelationShips.

 Xoá bản ghi

Xoá bản ghi là thao tác xoá bỏ một số bản ghi ra khỏibảng Với bảng dữ liệu đang mở có thể thực hiện 2 bướcsau để xoá các bản ghi:

Bước 1: Chọn những bản ghi cần xoá Có thể chọn một

hoặc nhiều bản ghi bằng cách dùng chuột đánh dấu đầudòng những bản ghi cần chọn;

Bước 2: Ra lệnh xoá bằng cách: click phải và chọn Delete Record

 Sắp xếp dữ liệu

Cách sắp xếp dữ liệu trên bảng đang mở như sau:

Đặt con trỏ vào trường cần sắp xếp,

Nhấn command - sắp xếp tăng dần,

Nhấn command - sắp xếp giảm dần,

Nhấn command - xóa sắp xếp

 Lọc dữ liệu: Lọc dữ liệu trên một bảng đang mở như sau:

Bước 1: Nhấn phải chuột lên trường cần lọc dữ liệu.

Một menu xuất hiện:

Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn.

Có rất nhiều cách để xác định điều kiện lọc:

Nếu muốn lọc những bản ghi có cùng giá trị của bản ghiđang chọn hãy chọn button

Muốn lọc những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó,click chuột phải chọn Text Filters

 Muốn huỷ chế độ lọc:

Thuộc tính LOOKUP

 Thuộc tính LOOKUP được thiết lập tại trường tham gia liên kết trên bảng có quan hệ nhiều sang trường tham gia liên kết của bảng có quan hệ 1.

 VD: thiết lập thuộc tính LOOKUP cho trường MaKH của

bảng HoaDon sang trường MaKH của bảng KhachHang

trong CSDL quản lý bán hàng:

Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP ra

(bảng HoaDonN) ở chế độ Design View;

Bước 2: Kích hoạt trình LookUp Wizard bằng cách: Tại

cột Data Type của trường cần thiết lập thuộc tínhLOOKUP (trường khachID), chọn mục Lookup

Wizard từ danh sách thả xuống:

Hộp thoại Lookup Wizard xuất hiện:

 Nhấn Next để tiếp túc:

 Bước 3: Chọn dữ liệu cho danh sách:

 Chọn xong nhấn Next, hộp thoại sau xuất hiện:

 Về nguyên tắc chỉ cần đưa trường MaKH của bảng KháchHàng

vào danh sách Selected Fields: là đủ, tuy nhiên nên đưa thêm

trường TenKH để thuận tiện hơn khi chọn lựa dữ liệu khi nhập

sau này

 Chọn xong nhấn Next để tiếp tục: Xuất hiện hộp thoại

 Nhấn Finish để kết thúc

 Bước 1 : Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong

CSDL Với mỗi bảng dữ liệu khi khai báo cấu trúc cần giảiquyết các công việc sau :

Khai báo danh sách các trường của bảng ở cột Field

Name;

 Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data

Type;

Thiết lập trường khoá cho bảng;

Thiết lập một số khác cần thiết cho các trường như : Field Size, Format, Input Mark, Required, Validate Rule, …

Ghi tên bảng