Tin học ứng dụng Microsoft Access 2000 docx

 Mỗi trường dữ liệu sẽ có tên trường và các thuộc tính của nó, mỗi trường phải được định kiểu.. Xây dựng cấu trúc bảng những bảng không có trường khóa có thể bỏ qua bước này  Chọn các

Tin học ứng

dụng

Microsoft Access

2000

 Bắt đầu

nhé

Bài mở đầu:

2000.

1 Giới thiệu Access

 Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu, rất phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ

3 Khởi động

trường làm việc.

 Blank Access Database:

Tạo một cơ sở dữ liệu mới

 Access database wizard,

page, project

 Open an existing file

mở tập tin đã tồn tại

3 Tạo một tập tin mới

 Tập tin trong Access có phần mở rộng

*.MDB, có 5 thành phần chính trong một tập tin:

 Tables : Chứa toàn bộ các bảng dữ liệu

 Queries: Chứa toàn bộ các truy vấn đã được thiết kế.

 Forms : Chứa các giao diện phần mềm.

 Reports: Chứa các báo cáo

 Macro: Chứa các Macro lệnh

 Modules: Chứa các khai báo, các chương trình

con.

3 Tạo tập tin mới

Database  hộp thoại yêu cầu chọn nơi lưu tên tập tin và nơi lưu.

4 Môi trường làm việc

 Khi một file của Access được mở thì môi

6 Thoát khỏi Access

 Có nhiều cách để thoát khỏi Access:

đang mở

1 Bảng dữ liệu

 Mô tả Bảng trạng thái ở dạng Datasheet

1 Bảng dữ liệu

 Mô tả Bảng ở trạng thái Design View

Tên bảng, trường dữ liệu

 Tên bảng:

 Mỗi bảng sẽ có một tên, tên bảng được đặt sau khi khai báo cấu trúc của bảng.

 Trường dữ liệu:

 Mỗi cột của bảng là một trường dữ liệu.

 Mỗi trường dữ liệu sẽ có tên trường và các thuộc tính của nó, mỗi trường phải được

định kiểu.

 Trong Access có các kiểu dữ liệu của các

trường như sau:

Tên bảng, trường dữ liệu

liệu:

Bảng ghi, trường khóa

chính

 Bảng ghi (Record):

 Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi là một bảng ghi.

 Mỗi bảng ghi có con trỏ bảng ghi đó, có thể sửa lại nội dung của bảng ghi.

 Bảng ghi cuối cùng của mỗi bảng được gọi là EOF.

 Trường khóa (Primary key):

 Có tác dụng phân biệt các bảng ghi trong một bảng.

 Có thể chỉ có một trường hoặc nhiều trường (bộ

trường khóa).

 Ví dụ: bảng HANGBAN của CSDL BANGHANG có hai trường khóa hangID và hoadonID là một bộ

trường khóa.

Liên kết các bảng dữ liệu

 Là mối liên kết giữa các bảng dữ liệu theo thiết

kế để đảm bảo được mục đích lưu trữ dữ liệu

của ứng dụng

 Tồn tại hai kiểu liên kết:

 Liên kết 1 – 1: mỗi bảng ghi của bảng này chỉ liên kết với duy nhất một bảng ghi của bảng kia và

ngược lại

 Ví dụ:

 Liên kết 1 – n: mỗi trường ở bảng 1 liên kết với

một hoặc nhiều bảng ghi ở bảng nhiều (n) Ngược lại, mỗi bảng ghi của bảng nhiều chỉ liên kết với duy nhất một trường trong bảng 1.

 Ví dụ:

2 Xây dựng cấu trúc

bảng

mục Tables, chọn mục Design view, rồi chọn Ok

2 Xây dựng cấu trúc

bảng

Field Name và thuộc tính dữ liệu cho các trường trong mục Data Type.

2 Xây dựng cấu trúc

bảng

 Tên trường không nên có dấu cách, không

gõ tiếng Việt có dấu.

 Để chọn kiểu dữ liệu có thể dùng chuột để chọn vào các ô hoặc có thể gõ ký tự đầu

tiên của kiểu dữ liệu.

2 Xây dựng cấu trúc

bảng

(những bảng không có trường khóa có thể bỏ qua bước này)

 Chọn các trường để tạo trường khóa, dùng chuột và phím Shift để chọn các trường.

 Vào menu Edit chọn Primary key hoặc

nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ

 Những trường khóa sau khi thiết lập có

dạng như sau:

 Chọn biểu tượng trên thanh công cụ

 Hộp thoại yêu cầu đặt tên cho bảng

 Đặt tên bảng và nhấn Ok.

2 Xây dựng cấu trúc

bảng

 Với những bảng không đặt trường khóa chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại

 Nếu chọn Yes thì chương trình tự tạo

một trường mới ID làm trường khóa,

chọn No nếu không muốn, chọn Cancel

* Một số thuộc tính của trường

dl thường dùng

 Thuộc tính Field Size: kích thước dữ liệu, chỉ

áp dụng cho trường kiểu Text và kiểu Number.

thị dữ liệu kiểu ngày và số.

dữ liệu cho các trường.

 Thuộc tính Default Value: Thiết lập giá trị mặt định cho mỗi trường mỗi khi ra lệnh thêm mới.

 Thuộc tính Caption: thiết lập tiêu đề cho mỗi cột dữ liệu

* Một số thuộc tính của trường

dl thường dùng

 Thuộc tính Validation Rule: Thiết lập kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào:

những ngày >=01/01/75 thì trong thuộc

tính validation rule của trường Ngaysinh phải ghi rằng: >=#01/01/75#.

 Thuộc tính Required: Thiết lập chế độ bắt buộc phải nhập dữ liệu cho trường

dữ liệu ( thiết đặt Yes)

3 Thiết lập quan hệ

 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

 Các bước thiết lập:

 Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ :

chọn menu Tools Relationship…

 Bước 2: chọn các bảng tham gia thiết lập quan hệ trong thộp thoại Show tables

(nếu chưa thấy chọn Relationship -> Show table)

3 Thiết lập quan hệ

 Hộp thoại Show table:

 Chọn bảng tham gia thiết lập quan hệ

 Chọn nút Add để chọn

 Chọn close để đóng lại

3 Thiết lập quan hệ

 Bước 3: Thực hiện kết nối:

 Dùng chuột chọn và kéo trường cần liên kết của bảng này thả lên trường liên kết

ở bảng kia, lúc đó hộp thoại Edit

Relationship xuất hiện

3 Thiết lập quan hệ

: Đồng ý thiết lập thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu: Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xóa dữ liệu giữa các bảng liên quan

: Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa các

bảng liên quan

: Chọn kiểu quan hệ giữa hai bảng

4 Các lỗi khi nhập dữ

liệu:

 Lỗi thứ nhất: lỗi do nhập sai kiểu dữ liệu

 Lỗi thứ hai: không nhập giá trị cho trường khóa:

 Lỗi thứ 3: Giá trị trường khóa trùng nhau:

menu Edit\ Delete Record hoặc nhấn

vào nút xóa bảng ghi trên thanh công cụHộp thoại xác nhận xóa bảng ghi xuất

hiện

Một số thao tác với DL

trên bảng

Một số thao tác với DL

trên bảng

Thuộc tính Lookup

 Giúp giải quyết một phần khó khăn khi

nhập dữ liệu trong các bảng quan hệ nhiều

 Được thiết lập tại trường tham gia liên kết trên bảng quan hệ nhiều

 Ví dụ: trường khachID của bảng HOADON

phải thiết lập thuộc tính Lookup đến trường

khachID trong bảng KHACH

 Thực hiện theo các bước sau:

 Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập

thuộc tính Lookup ở chế độ Design view.

Thuộc tính Lookup

 Bước 2: Kích hoạt chương trình Lookup wizard tại trường cần đặt thuộc tính Lookup từ danh sách thả xuống của cột Data Type

Thuộc tính Lookup

 Hộp thoại Lookup Wizard xuất hiện:

 Nhấn nút Next để tiếp tục

Thuộc tính Lookup

 Chọn dữ liệu cho danh sách:

 Nhấn nút Next hộp thoại xuất hiện

Thuộc tính Lookup

 Chọn những trường sẽ hiện trên danh sách:

 Nhấn nút Next để tiếp tục

Thuộc tính Lookup

Thuộc tính Lookup

Bài tập

 Yêu cầu:

 Thiết kế cấu trúc bảng hợp lý: Tên các trường, kiểu của các trường, trường khóa, thuộc tính Lookup, các thuộc tính khác

 Thiết lập quan hệ các bảng đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu

 Thực chất của Query là thực hiện câu lệnh SQL (Structured Queries Language).

Select Queries

 Dùng để trích – lọc – kết xuất dữ liệu từ những nguồn dữ liệu khác nhau trong CSDL ra một bảng kết quả.

 Ví dụ:  Đưa ra thông tin chi tiết bảng lương tháng 8

Select Queries

 Hoặc nhấp vào biểu tượng Create Query in Design View

Select Queries

 Bước 3: khai báo các thông tin cần thiết cho Query

 Mục Field: chọn các trường sẽ hiện kết quả, 2 loại:

hsluong*450000

Select Queries

 Bước 4: sử dụng Query vừa tạo

 Nhấp đúp lên Query hoặc

 Trong cửa sổ Design View chọn nút View hoặc chọn nút

Select Queries

 Một số thiết lập cho truy vấn

 Dùng Sort : Dùng để sắp xếp dữ liệu trên truy vấn

 Dùng Show: Dùng để chỉ định những trường được hiển thị kết quả

Select Queries – Lọc dữ

liệu

 Query cung cấp khả năng lọc dữ liệu khá mạnh, có thể lọc với điều kiện phức tạp, chấp nhận lọc có chứa tham số

 Điều kiện lọc được thiết lập trong mục Criteria của Query

 Ví dụ: lọc ra những cán bộ là trưởng phòng và có thực lĩnh <=1000000

Select Queries – Lọc dữ

liệu

 Điều kiện trên cùng một dòng thì điều kiện

là And, khác dòng thì điều kiện là Or

 Ví dụ: lọc ra những cán bộ là trưởng phòng khoonglaf đảng viên hoặc những cán bộ nữ là đảng viên.

Select Queries – Lọc dữ

liệu

 Điều kiện lọc tương đối

 Toán tử Like: Để biểu diễn những giá trị mang tính tương đối.

 Cú pháp: Like ‘<giá trị tương đối>’

 Dùng hai ký tự đại diện

 Ký tự * đại diện cho một chuỗi bất kỳ

 Ký tự ? đại diện cho một ký tự bất kỳ

 Ví dụ: lọc những cán bộ có tên là Nam

Select Queries – Lọc dữ

liệu

 Điều kiện lọc tương đối

 Toán tử Between … And … : Để lọc ra những mẫu tin nằm trong một khoảng nào đó.

 Cú pháp: Between <giá trị nhỏ> And <giá trị lớn>

<=2000000

 Thiết lập giá trị lọc có chứa tham biến

 Cú pháp: [gõ nội dung trong dấu ngoặc vuông]

nhập từ bàn phím.

Select Queries – Lọc dữ

liệu

 Điều kiện lọc tương đối

 Khi thực hiện Query một hộp thoại yêu cấu nhập tham số cho Query

Total Queries

 Tổng hợp là cách xử lý dữ liệu khá phổ biến, Total query là công cụ xử lý khá tốt việc này

 Ví dụ xử lý dữ liệu sau:

Total Queries

 Bước 3: Thiết lập các trường tham gia Total

 Các trường cần thống kê chọn Group By trong dòng Total

 Các trường dùng để thống kê thì chọn chức năng thống kê tương ứng

Crosstab Queries

 Trong một số trường hợp thống kê dữ liệu Total Query không thể đáp ứng được vì thế cần một công cụ khác đó là Crosstab Query

 Ví dụ:

Crosstab Queries

 Cấu trúc của một Crosstab query

liệu của trường dùng để thống kê, có tối thiểu một trường trong Crosstab query.

dùng thống kê, chỉ có duy nhất một trường làm

trường làm value và các phép tổng hợp dữ liệu: count, max, min, AVG, sum…

Crosstab Queries

 Các bước tạo Crosstab query

 Bước 1: Tạo một Select query có đầy đủ các trường có liên quan đến thống kê

 Bước 2: Tạo Crosstab query bằng cách chọn menu Query\Crosstab Query

Crosstab Queries

 Bước 3: Thiết lập các thuộc tính Total và Crosstab trên các trường một cách thích hợp.

Make table Queries

 Để lưu lại kết quả tại một thời điểm nào đó dùng Make table query.

 Các bước tạo Make table query

 Bước 1: Mở Select Query ở chế độ Design View

 Bước 2: Tạo Make table query bằng cách chọn menu Queries\ Make table query Hộp thoại make table xuất hiện: nhập tên bảng cần tạo tại mục Table Name

nội dung thỏa mãn điều kiện truy vấn.

nội dung đã có trong bảng.

 Bước 3: Thi hành truy vấn để nhận được kết quả:

Make table Queries

 Khi đó hộp thoại cảnh báo có sự thanh đổi dữ liệu xuất hiện

 Chọn Yes để tiếp tục, chọn No để hủy bỏ lệnh.

 Nếu truy vấn tạo ra bảng trùng tên với bảng đã

có hộp thoại xác nhận xuất hiện

 Chọn Yes để tiếp tục

 Chọn No để hủy bỏ lệnh

Make table Queries

 Cuối cùng một hộp thoại xuất hiện xác nhận lần cuối có quyết định tạo ra bảng có chứa các bảng ghi thỏa mãn điều kiện truy vấn hay không?

 Chọn Yes để xác nhận, chọn No để hủy bỏ

Delect Queries

 Là một Action Query, làm thay đổi dữ liệu

 Dùng để xóa các bảng ghi thỏa mãn điều kiện

 Các bước tạo Delect Query

 Bước 1: Tạo Select Query Ví dụ tạo Query thỏa điều kiện sau:

Delect Queries

 Bước 2: Thiết lập Delect Query như sau: Chọn menu Queries\Delect Query

Delect Queries

 Bước 3: Thực thi Delect Query

 Xuất hiện hộp thoại xác nhận

 Chọn Yes để xác nhận, chọn No để hủy bỏ

Update Queries

 Là một Action Query, làm thay đổi CSDL

 Cập nhật dữ liệu ở một số trường trong CSDL

 Các bước tạo Update Query

 Bước 1: Tạo một truy vấn chứa bảng dữ liệu cần Update, sau đó chuyển thành Update Query: Chọn menu Queries\Update Query

Update Queries

 Bước 2: Thiết lập các trường cần thiết cho dữ liệu:

Update to

 Ví dụ:

Update Queries

 Bước 3: Thi hành truy vấn

hiện hộp thoại cảnh báo

Chương III: Form (Biểu

Mẫu)

 Form là giao diện của chương trình với người dùng

 Với những người thiết kế Form là đối tượng mà

họ phải tạo ra để chương trình thân thiện, dễ dùng

 Có hai môi trường thiết kế

 Sử dụng chương trình Form Wizard

 Sử dụng chương trình Form Design View.

 Các bước tạo Form

 Bước 1: Ở thẻ Form nhấn nút New, chọn Design View hoặc chọn mục

Lúc đó giao diện thiết kết Form xuất hiện

Sử dụng Form Design

View

 (1) Cửa sổ Form: Nơi sẽ thiết kế và xây dựng các thông tin theo yêu cầu của bài toán, gồm 3 phần:

 Form header: Tiêu đề From

 Form footer: tiêu đề cuối Form

 Detail : thân Form

 (2) Thanh công cụ Toolbar: Chứa các đối tượng, các công cụ có thể đưa lên form để thiết kế giao diện, điều khiển dữ liệu

 (3) Cửa sổ Properties: nơi thiết đặt các thuộc tính cho Form và các đối tượng khác trên Form.

Sử dụng Form Design

View

 Bước 2: Thiết lập nguồn dữ liệu cho cho Form

ở thuộc tính Record Source

 Ví dụ:

Sử dụng Form Design

View

 Bước 3: Mở cửa sổ Field list

 Chứa danh sách các trường dữ liệu đưa lên Form

 Hỗ trợ cho việc đưa dữ liệu lên trên Form và hiển thị dữ liệu, nhập dữ liệu trên Form.

 Nếu chưa thấy bảng Field List thì chọn View -> Field List

 Bước 4: Đưa những trường trong Field List lên Form

 Kéo những trường có trong

thiết kế đặt lên Form.

Các ô điều khiển

 Ô nhãn (label): dùng để tạo ra những dòng chữ mô tả những đối tượng khác trên Form, chọn nút Label trên thanh công cụ rồi định vị tại vị trí thích hợp trên Form.

 Ô Text Box: Dùng nhập dữ liệu vào trường, biến hoặc hiển thị giá trị của biểu thức, có hai loại Text Box

truy vấn, dùng để nhập dữ liệu hoặc trình bày dữ liệu của trường Tạo bằng cách chọn trường trong Field list và kéo thả vào Form.

nhập giá trị trung gian Tạo bằng cách chọn Text box trên thanh công cụ rồi đặt vào Form.

Các ô điều khiển

 Ô điều khiển check box, Toggle button, Option button: dùng để nhập giá trị dạng Yes, No ví dụ: Để tạo kéo trường thuộc kiểu này vào Form hoặc chọn trên thanh công cụ.

 Ô điều khiển lựa chọn trong nhóm (Option Group):

Toggle button, Option button.

được lựa chọn

người dùng sử dụng nút điều khiển vì vậy ít tốn chỗ trên Form.

 Cách tạo ô list box và combo box dùng Wizard.

thanh công cụ.

Form.

Các ô điều khiển

 Bước 2: Chọn hành động cho nút lệnh, dựa trên hai mục chọn

 Categories: chứa các nhóm thao tác

 Actions: chứa các lệnh tương ứng với nhóm thao tác.

Các ô điều khiển

 Bảng liệt kê danh sách các lệnh trong các nhóm:

Các ô điều khiển

 Bảng liệt kê danh sách các lệnh trong các nhóm:

Các ô điều khiển

 Bảng liệt kê danh sách các lệnh trong các nhóm:

Các ô điều khiển

 Ví dụ: tạo nút lệnh đóng Form

 Trong mục Categories: Chọn Form Operations

 Trong mục Actions: chọn lệnh Close Form

 Bước 3: chọn cách hiển thị cho nút lệnh trong hộp thoại

* Ghi tiêu đề cho nút lệnh trong mục Text.

* Chọn hình ảnh cho nút lệnh trong mục

* Chọn nút Finish để kết thúc

Kỹ thuật Sub - Form

 Là kỹ thuật xử lý giao diện rất mạnh, đáp ứng được những yêu cầu xử lý dữ liệu phức tạp

 Sub – Form là Form này lồng trong Form kia

(có thể lồng nhiều lớp)

 Form chứa các Form khác gọi là Form mẹ

(main Form) Form được đưa vào các Form

khác gọi là Form con (sub Form)

 Việc xử lý dữ liệu trên các Form có thể là độc lập hoặc có sự liên hệ với nhau

 Dùng đề nhập dữ liệu hoặc để trình bày dữ liệu

Kỹ thuật Sub - Form

 Thiết kế Sub – Form để nhập dữ liệu cho bài toán nhập thông tin cho hóa đơn bán hàng như sau:

 Form 1: Form con hiển thị và nhập các thông tin về hàng bán

 Form 2: Form mẹ nhập thông tin về hóa đơn bán

hàng

 Kết nối Form con với Form mẹ thông qua trường

hoadonID

Kỹ thuật Sub - Form

 Bước 1: Tạo Form con

 Tạo form mới ở chế độ Design View

 Chọn thuộc tính Default View cho Form con là Datasheet

 Nhấp chuột phải chọn Properties cho form con

để thiết lập nguồn dữ liệu cho Form con ở thuộc tính Record Source