TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN

Phòng VT - TB Ban kiểm nghiệm vật tư PGiám đốc Thủ kho Kế toán NVLPhiếu nhập kho Biên bản kiểm nhận Duyệt PNK, BBKN Nhập kho NVL Ghi sổ, giữ PNK Đội trưởng đội thi công Phòng VT - TB GGi

TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN

CHỦ YẾU

III.1 Hạch toán tài sản cố định hữu hình

III.1.1 Phân loại tài sản cố định hữu hình

TSCĐ HH có rất nhiều loại, do vậy cần thiết phải phân loại để thuận lợi choviệc quản lý và hạch toán Tại công ty, TSCĐ HH được phân loại theo tính năng

sử dụng như sau:

+ Nhà cửa, vật kiến trúc: nhà văn phòng

+ Máy móc, thiết bị: máy lu, máy xúc, máy san, máy nghiền đá…+ Phương tiện vận tải: xe chở vật tư, ô tô…

+ Thiết bị, dụng cụ quản lý: máy phô tô, điều hoà nhiệt độ, tủ lạnh…

III.1.2 Tài khoản sử dụng

Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài Sovới các ngành kinh doanh khác, ngành sản xuất xây dựng cần một lượng tài sản cốđịnh lớn, trong đó chủ yếu là các máy thi công Do đó, tài sản cố định phải đượcquản lý một cách chặt chẽ Để hạch toán biến động TSCĐ HH, kế toán dùng TK211

TK 211: Tài sản cố định hữu hình Tài khoản này được dùng để phản ánh

nguyên giá toàn bộ TSCĐ HH thuộc quyền sở hữu của công ty hiện có, biến độngtăng, giảm trong kì Tài khoản này được chi tiết thành 4 tiểu khoản

TK 2112 : Nhà cửa, vật kiến trúc

TK 2113 : Máy móc, thiết bị

TK 2114 : Phương tiện vận tải

TK 2115 : Thiết bị, dụng cụ quản lí

Nghiệp vụ TSCĐ

Giám đốc Hội đồng giao nhận, thanh lý TSCĐ Kế toán TSCĐ

Quyết định tăng, giảm TSCĐ Lập, huỷ thẻ TSCĐ Ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp TSCĐ

Bảo quản và lưu

TK 627 : Chi phí sản xuất chung

TK 642 : Chi phí quản lí doanh nghiệp

TK 009 : Nguồn vốn khấu hao cơ bản

III.1.3 Luân chuyển chứng từ TSCĐ

- Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận tài sản cố định

Thẻ tài sản cố định

Biên bản thanh lý tài sản cố định

Biên bản đánh giá lại tài sản cố định

- Quy trình luân chuyển TSCĐ:

Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển TSCĐ

- Tổ chức luân chuyển chứng từ:

+ Các nghiệp vụ tăng tài sản cố định do mua sắm: công ty tiến hành ký Hợp

đồng kinh tế với nhà cung cấp, ghi rõ phương thức bàn giao, phương thức thanhtoán Khi bàn giao, công ty sẽ tổ chức hội đồng giao nhận Hội đồng này sẽ lậpBiên bản giao nhận tài sản cố định Giám đốc Tổng Công ty sau khi nhận đượccông văn của công ty về việc mua sắm tài sản sẽ gửi quyết định cho phép công tyghi tăng tài sản cố định, tăng nguồn vốn Kế toán tài sản cố định căn cứ vào Biênbản giao nhận Tài sản cố định lập Thẻ tài sản cố định, Bảng tính khấu hao, ghi sổtổng hợp, sổ chi tiết

+ Tài sản cố định giảm do thanh lý, nhượng bán: Hội đồng đánh giá lại tài sản

của công ty tiến hành lập Biên bản đánh giá lại tài sản cố định Hội đồng thanh lý

sẽ lập Biên bản thanh lý tài sản cố định Kế toán tài sản cố định huỷ Thẻ tài sản cốđịnh, ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết.

III.1.4 Trình tự hạch toán chi tiết TSCĐ

Sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết TSCĐ

Sơ đồ 7: Trình tự hạch toán chi tiết TSCĐ

III.1.5 Trình tự hạch toán tổng hợp TSCĐ

Hàng tháng, kế toán TSCĐ phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ trên sổTSCĐ và trên TK 211 và TK 214, tính và phân bổ khấu hao cho từng đối tượng

sử dụng TSCĐ của công ty

Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ gốc nói trên, kế toán cập nhật lên bảngtổng hợp chứng từ gốc, lên chứng từ ghi sổ, vào sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ Từ

đó vào Bảng cân đối số phát sinh rồi vào sổ Cái

III.2 Kế toán nguyên vật liệu

III.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trính sản xuất, công ty

đã chia vật liệu làm các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: xi măng, sắt thép, gạch, vôi…

- Vật liệu phụ: thuốc chống rỉ, giẻ lau…

- Nhiên liệu: dầu nhờn, xăng xe…

Bảng tổnghợp chi tiếttăng, giảmTSCĐ

Sổ chitiếtTSCĐ

ThẻTSCĐ

Chứng từ

tăng, giảm và

khấu hao

TSCĐ

- Phụ tùng thay thế: các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thếmáy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.

- Phế liệu: sắt vụ, gạch ngói vỡ, vôi…

III.2.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản 152, 151

TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giátrịn hiện có, tình hình tăng, giảm của các NVL theo giá thực tế TK này được chitiết thành 6 tiểu khoản

TK 151: Hàng mua đi đường Tài khoản này dùng để theo dõi NVL, công

cụ, hàng hoá… mà công ty đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữucủa công ty nhưng cuối tháng chưa về nhập kho

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnliên quan như TK 111, TK 331, TK 133…

III.2.3 Luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu

Phòng VT - TB Ban kiểm nghiệm vật tư PGiám đốc Thủ kho Kế toán NVL

Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nhận Duyệt PNK, BBKN Nhập kho NVL Ghi sổ, giữ PNK

Đội trưởng đội thi công Phòng VT - TB GGiám đốc vật tư Thủ kho Kế toán NVL

Phiếu yêu cầu xuất kho Lập PXK Kí duyệt PXK Xuất kho NVL Ghi sổ, giữ PXK

+ Quy trình xuất kho NVL:

- Tổ chức luân chuyển chứng từ:

+ Quá trình nhập kho: căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng do

cán bộ thu mua gửi về, Phòng VT – TB sẽ lập Phiếu nhập kho Trước khi tiếnhành nhập kho, NVL phải được qua khâu kiểm nghiệm về quy cách, số lượng,chất lượng… Công việc này do Ban kiểm nghiệm thực hiện Ban kiểm nghiệmgồm 1 người phòng VT – TB, 1 người phòng KH – KT và thủ kho Kết quảkiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư PNK và Biên bảnkiểm nghiệm sẽ được duyệt bởi Giám đốc công ty

Thủ kho kiểm tra ký vào các chứng từ, nhập kho hàng hoá sau đó ký vào phiếunhập kho rồi gửi lên Phòng Kế toán – Tài vụ Kế toán vật tư tiến hành ghi sổ chitiết, lập thẻ kho, ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản, lưu trữ

+ Đối với nghiệp vụ xuất kho: căn cứ Giấy đề nghị xuất kho của đội

trưởng đội công trình thi công, Phòng VT – TB lập phiếu xuất kho Phiếu xuất

Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL

kho được lập thành 3 liên: 1 liên thủ kho giữ để ghi sổ chi tiết và nộp cho kếtoán vật liệu ghi sổ, 1 liên lưu tại quyển và 1 liên lưu tại phòng vật tư

Phiếu xuất kho được chuyển tới thủ kho Thủ kho căn cứ vào số lượng,chủng loại tiến hành xuất kho Phiếu xuất kho sau khi được Giám đốc, Kế toántrưởng ký duyệt chuyển tới Phòng Kế toán – Tài vụ Kế toán vật tư tiến hành ghi

sổ tổng hợp, sổ chi tiết đồng thời bảo quản, lưu trữ

III.2.4 Ttrình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

III.2.5 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hàng tháng, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho nguyên vật liệu, kế toán cậpnhật lên bảng tổng hợp chứng từ gốc, lên chứng từ ghi sổ và vào các sổ, thẻ chitiết các tài khoản có liên quan Từ đó vào sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật tư để lập bảng phân bổ, vào sổ Cái TK

152, 151 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ Cái TK 152, 151 rồi đối chiếu vớiBảng cân đối số phát sinh

III.3 Kế toán tiền lương và các khoản phải trả khác

III.3.1 Chế độ tiền lương tại công ty

Công ty sử dụng 2 loại lao động là lao động trong biên chế (lao động hợpđồng ngắn hạn, dài hạn) và lao động thuê ngoài

Đối với lao động hợp đồng dài hạn và ngắn hạn: công ty sử dụng phương

pháp kết hợp giữa trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm Khi khởicông công trình hoặc khi bắt đầu một số hạng mục, chủ nhiệm công trình tiếnhành bàn giao khoán cho các tổ lao động Trong từng tổ, tổ trưởng sẽ tiến hànhchấm công cho các thành viên Căn cứ vào số ngày công và trình độ kỹ thuật củamỗi lao động, tổ trưởng sẽ có kế hoạch trả lương phù hợp trên cơ sở quỹ tiềnlương từ hợp đồng giao khoán Mức lương chính được tính trên mức lương cơ bản

và hệ số lương:

Mức lương chính = lương cơ bản x hệ số lương

Đối với lao động thuê ngoài: công ty giao cho đội trưởng công trình và tổ

trưởng các tổ sản xuất quản lý, trả lương theo hình thức khoán ngoài Mức khoándựa trên cơ sở định mức khoán của từng phần việc Tổng số lương phải trả chonhân viên thuê ngoài được hạch toán vào tài khoản 334

Tiền công = Số ngày làm việc x hệ số lương x đơn giá một ngày công

Để đảm bảo quyền lợi với nhân công thuê ngoài trong trường hợp quá trìnhlao động xảy ra tai nạn, ốm đau, Công ty trích 2% trên tiền lương thực tế củangười lao động Trong quá trình lao động nếu xảy ra rủi ro tại nạn, ốm đau, Công ty sẽ rút từ quỹ này để trợ cấp cho người lao động

III.3.2 Tài khoản sử dụng

Chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong khoản mục chi phí nhân công là tiềnlương chính Tiền lương chính bao gồm lương trả theo thời gian và lương trả theosản phẩm Lương trả theo thời gian được áp dụng với những công nhân trong biênchế của Công ty có tay nghề cao để tạo nên yếu tố kỹ thuật và mỹ thuật của côngtrình Lương trả theo sản phẩm được áp dụng với các bộ phận trực tiếp thi côngcông trình, áp dụng với những công việc có định mức hao phí thi công

TK 334: Phải trả công nhân viên Dùng để phản ánh các khoản thanh toánvới công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiềnthưởng và các khoản khác thuộc vềt hu nhập của họ Tài khoản này được mở chitiết theo từng nội dung thanh toán, bao gồm:

TK 3341 : thanh toán lương

TK 3342 : thanh toán các khoản khác

TK338: Phải trả, phải nộp khác Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phảinộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên vềBHXH, BHYT, CPCĐ, các khoản khấu trừ lương… Tài khoản này được chi tiếtthành 6 tiểu kkoản:

có liên quan như TK 111, 112, 138…

III.3.3 Luân chuyển chứng từ tiền lương

- Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán lương

Bảng thanh toán lương và BHXH Hợp đồng thuê mướn nhân công Bảng kê thanh toán tiền luơng nhân công thuê ngoài Bảng chấm công

- Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương

Nơi sử dụng lao động Bộ phận quản lý lao động tiền lươngBộ phận kế toán

Lập chứng từ tiền lương, BHXH

Ghi sổ kế toán chỉ tiêu tiền lương BHXH

Cơ cấu lao động, hệ thống định mức đơn giá

Quyết định thay đổi cơ cấu lao đôngBảng chấm công, chứng từ giao nộp công việc

Kết quả lao độngThời gian lao động

- Tổ chức chứng từ tiền lương:

Đến ngày nhận lương, cán bộ ở các phòng ban đến phòng Kế toán – Tài vụ

để lĩnh lương Khi đó, thủ quỹ chi tiền và lập phiếu chi tiền mặt

Hàng ngày, chủ nhiệm công trình lập Bảng chấm công và Bảng chia lương

để theo dõi số ngày làm việc, số công nhân thực hiện, số tiền được lĩnh Cuốitháng, chủ nhiệm công trình hoặc nhân viên kế toán chuyển hợp đồng giao khoán,Bảng chấm công và chia lương về Phòng Kế hoach - Kỹ thuật để xác định đơn giátiền công, công khoán, xác định khối lương công việc làm được

Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán lương chi tiết từng tổ Trên cơ sở

đó lập bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương được chuyển cho Kế toán

trưởng ký duyệt Căn cứ vào đó, kế toán thanh toán lập phiếu chi, Bảng phân bổ

lương và ghi sổ Đồng thời khấu trừ vào lương cơ bản của công nhân viên

Chứng từ tiền lương, bảng phân bổ Sổ chi tiết TL và các khoản khác Bảng tổng hợp chi tiết TL và các khoản khác

5%BHXH, 1% BHYT và 1% CPCĐ Căn cứ vào bảng tính lương, lập bảng phân

bổ tiền lương và tính phần trích nộp 19% tính trên lương mà người sử dụng laođộng phải chịu

Thủ quỹ tiến hành chi tiền

III.3.4 Trình tự hạch toán chi tiết tiền lương

III.3.5 Trình tự hạch toán tổng hợp tiền lương

Sau khi kế toán đội thanh toán chứng từ về tiền lương, kế toán tiến hànhkiểm tra tính pháp lý của chứng từ và định khoản trên chứng từ ghi sổ Các chứng

từ ghi sổ thường được lập riêng cho thanh toán tiền lương cho lao động trong biênchế của công ty và lập riêng cho lao động thuê ngoài

Số liệu trên các chứng gốc cũng là căn cứ để kế toán ghi sổ các sổ tổng hợpnhư sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 334 và Bảng cân đối số phát sinh

III.4 Hạch toán chi phí sản xuất

Công trình hạch toán chi phí sản xuất : Quốc lộ 6, thị xã Hoà Bình

Hạng mục : Nền đường đắp

Đội thi công : Đội công trình 9

III.4.1 Đối tượng tập hợp chi phí

Xuất phát từ đặc điểm, tính chất của ngành xây lắp và sản phẩm xây lắp,đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của công ty là từng công trình, hạng mục côngtrình

Phương pháp hạch toán chi phí mà công ty đang sử dụng là phương pháptrực, để tập hợp trực tiếp chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình

III.4.2.Tài khoản sử dụng để hạch toán

Để tiến hành hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm công ty

sử dụng các tài khoản 621, 622, 623, 627

Các TK 621, 622, 623, 627 được dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệutrực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chungphát sinh trong kỳ Các tài khoản trên được mở chi tiết cho từng công trình Tàikhoản 623 và 627 bao gồm các tiểu khoản theo như chế độ kế toán quy định.Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liênquan như TK 111, 112, …

III.4.3 Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Căn cứ vào kế hoạch thi công, nhu cầu thực tế và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, đội trưởng các đội lập phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu Phiếu xuấtkho do Phòng Vật tư – Thiết bị lập sau khi được Giám đốc và kế toán trưởng duyệt lại được chuyển về Phòng Kế toán – Tài vụ Thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng và chủng loại Phiếu xuất kho được lậpthành 2 liên, một liên là căn cứ để ghi thẻ kho và một liên dùng để lên tờ kê chi tiết xuất vật tư được lập cho từng đội

Cuối quý, kế toán đội tập hợp và nộp toàn bộ các chứng từ về nguyên vật liệu cho văn phòng kế toán công ty để lập Bảng kê chi phí nguyên vật liệu phản

ánh giá mua chưa thuế và thuế được khấu trừ Đồng thời cuối quý, căn cứ vào hạnmức vật tư được hưởng theo từng công trình, từng hạng mục công trình đã được phòng vật tư và phòng kế hoạch tính toán và dựa trên số lượng công việc thực tế hoàn thành, tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ, kế toán tiến hành định khoản:

Dư 31/12/03

Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ

Kế toán căn cứ vào tờ kê chi tiết xuất vật tư kèm theo chứng từ gốc để lậpchứng từ ghi sổ Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi vào sổĐăng ký chứng từ ghi Các chứng từ gốc trên cũng đồng thời làm căn cứ để vàoBảng cân đối số phát sinh và sổ Cái TK 621

CHỨNG TỪ GHI SỔ

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621 – NĂM 2003

Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ

III.4.4 Trình tự hạch toán chi phí nhân công trực tiếp xây lắp

Căn cứ vào hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổlương, kế toán đội lập Bảng kê chi phí nhân công Trong đó ghi rõ chi phí nhâncông trực tiếp và chi phí nhân công quản lý đội tính vào chi phí sản xuất chung.Nói chung, quy trình luân chuyển chứng từ chi phí nhân công trực tiếp củacông ty giống quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản phải trảkhác

Hàng tháng kế toán đội tổng hợp lao động tại các tổ và lập bảng kê thanhtoán tiền lương Cơ sở để kế toán đội lập bảng kê thanh toán tiền lương là bảngchia lương và bảng thanh toán tiền lương tại mỗi đội Bảng chia lương do tổtrưởng lập có sự ký duyệt của đội trưởng

Cuối quý, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán công ty tiến hành lập sổ chitiết TK 622 cho từng công trình vào mỗi quý