Tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

Trong đó, biểu mẫu các chứng từ của Công ty, về cơ bản, đều tuân theo biểu mẫu chứng từ chuẩn của Quyết định 15, nhưng một số chi tiết trong bản chứng từ đã được thiết kế lại cho phù hợp

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

THUỐC LÁ THĂNG LONG.

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

2.1.1 Mô hình bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn

bộ công tác kế toán từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty Các PX không hạch toán riêng

2.1.2 Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán

2.1.2.1.Sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.1- Bộ máy kế toán tập trung

2.1.2.2 Trách nhiệm và quyền hạn các thành viên phòng Tài chính - Kế toán

Phòng Tài chính-Kế toán bao gồm 9 thành viên: Trưởng phòng, Phó phòng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, trong đó trách nhiệm và quyền hạn các thành viên được quy định như sau:

2.1.2.2.1 Trưởng phòng:

- Chịu trách nhiệm trước GĐ mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính của nhà máy

- Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong nhà máy phù hợp với chế

độ quản lí của nhà nước

- Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp

- Tổ chức công tác kiểm kê định kì theo quy định

- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê, kế toán các đơn vị trong nhà máy

2.1.2.2.2 Phó phòng:

- Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng

- Trực tiếp làm các phần việc:

+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

+ Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh,

+ Kế toán các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước

+ Kế toán khoản kinh phí trích nộp cho tổng công ty

2.1.2.2.3 Kế toán vật liệu sản xuất, thanh toán các khoản tạm ứng.

- Theo dõi tình hình nhâp-xuât-tồn kho các loại vật liệu trong nhà máy

- Thực hiện việc kiểm kê định kì theo quy định của nhà nước

- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng

- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng

2.1.2.2.4 Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu, phải trả khác.

- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi

- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế

- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả khác

2.1.2.2.5 Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Thành phẩm và TSCĐ.

- Theo dõi tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của đối tượng

sử dụng Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định

- Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị và thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định

- Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của nhà máy.

- Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn

- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho thành phẩm về mặt số lượng

- Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng

2.1.2.2.6 Kế toán thanh toán với người mua và kế toán nguyên liệu chính.

- Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng

- Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng

- Kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng

- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm

kê theo quyết định

2.1.2.2.7 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư cơ khí và vật liệu xây dựng.

- Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của nhà máy làm các thủ tục cho vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay

- Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng, các loại vật tư cơ khí

2.1.2.2.8 Kế toán thanh toán với người bán, kế toán xây dựng cơ bản.

- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán

- Theo dõi các khoản công nợ với người bán

- Kiểm tra các dự toán, thanh quyết toán các công trình và các hạng mục công trình về xây dựng cơ bản đảm bảo nguyên tắc thủ tục, trình tự

về xây dựng cơ bản theo đúng quy định của nhà nước

2.1.2.2.9 Thủ quỹ.

- Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy

- Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kì theo quy định

- Quản lí các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền (kì phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm ) và các khoản kí quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng

2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

2.2.1 Luật và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.

Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện công tác hạch toán kế toán

theo Luật Kế toán Việt Nam và áp dụng Chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006.

Công ty áp dụng một số chính sách kế toán sau:

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ : bình quân cả kì dự trữ

- Phương pháp quản lí hàng tồn kho : kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho : bình quân cả kì dữ trữ

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp đường thẳng

2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long 2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán

Trên cơ sở danh mục chứng từ được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng cho mình

hệ thống chứng từ theo đúng 5 chỉ tiêu: Lao động - tiền lương, Hàng tồn kho, Bán hàng, Tiền tệ và TSCĐ Trong đó, biểu mẫu các chứng từ của Công ty, về cơ bản, đều tuân theo biểu mẫu chứng từ chuẩn của Quyết định 15, nhưng một số chi tiết trong bản chứng từ đã được thiết kế lại cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

2.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng chung cho tất cả các Công ty thành viên Trên cơ sở đó, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã lựa chọn và sử dụng những tài khoản phù hợp với điều kiện

và các phương pháp kế toán đã lựa chọn (chi tiết tại phụ lục 2)

 Loại 1: Tài sản ngắn hạn.

Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 1 được quyết định 15/2006/QĐ-BTC trừ tài khoản 158 “Hàng hoá kho bảo thuế” Các tài khoản khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định của Bộ và Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam để phù hợp với yêu cầu quản lý tại Công ty

Đặc biệt, do đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp sản xuất và có

hệ thống khách hàng rộng lớn nên hạng mục Phải thu và Hàng tồn kho vô cùng phong phú và phức tạp.Vì vậy, các tài khoản thuộc 2 hạng mục này đều được chi tiết đến tài khoản cấp 3 để tiện theo dõi và xử lý khi có sự kiện bất thường xảy ra

 Loại 2: Tài sản dài hạn.

Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 2 đã quy định theo quy định của Bộ Tài chính Bên cạnh đó, do đòi hỏi của công tác quản lý, tài khoản Hao mòn TSCĐ, các tài khoản Đầu tư và XDCB đều được chi tiết hoá đến tài khoản cấp 3.

 Loại 3: Nợ phải trả

Trong các tài khoản loại 3 quy định trong Quyết định BTC, Công ty không sử dụng các tài khoản sau:

15/2006/QĐ Tài khoản 343 “Trái phiếu phát hành”

- Tài khoản 352 “Dự phòng phải trả”

Các tài khoản khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định Một số tài khoản được chi tiết thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 để thuận tiện cho công tác quản lý như các tài khoản 311, 315, 331, 338, 341, 342…

 Loại 4: Vốn chủ sở hữu

Nhìn chung, các tài khoản loại 4 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC đều đựơc sử dụng tại Công ty Ngoài ra, các tài khoản đòi hỏi sự theo dõi đặc biệt đều được Công ty chi tiết hoá thành tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3, như tài khoản “Lợi nhuận chưa phân phối” và “Nguồn kinh phí sự nghiệp”

 Loại 5: Doanh thu

Nhận thức được tầm quan trọng của doanh thu đối với doanh nhiệp và nhiệm vụ phải theo dõi chặt chẽ các tài khoản thuộc loại này, Công ty đã xây dựng các tài khoản Doanh thu chi tiết theo hoạt động phát sinh doanh thu

 Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh.

Chi phí là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định mức giá thành, giá bán sản phẩm cũng như các chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế, mức thuế phải nộp và lợi nhuận sau thuế.Đánh giá đúng vai trò đó, các tài khoản Chi phí và Giá vốn của Công

ty đều được chi tiết theo hoạt động phát sinh chi phí, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý chi phí tại Công ty

 Loại 7: Thu nhập khác

Giống như các tài khoản doanh thu, tài khoản 711 “Thu nhập khác” cũng được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo hoạt động phát sinh doanh thu

 Loại 8: Chi phí khác

Tài khoản 811 “Chi phí khác” của Công ty cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo hoạt động phát sinh.

 Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là:

- Tài khoản 9111 “Xác định kết quả SXKD”

- Tài khoản 9112 “Kết quả hoạt động tài chính”

- Tài khoản 9113 “Kết quả hoạt động khác”

Từ các tài khoản cấp 2 này, Công ty tiếp tục chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo hoạt động phát sinh lợi nhuận hoặc lỗ

 Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng

Các tài khoản ngoại bàng của Công ty đều đầy đủ so với các tài khoản quy định trong quy định 15/2006/QĐ-BTc

Tóm lại, hệ thống tài khoản của Công ty Thuốc lá Thăng Long một mặt tuân thủ đúng hệ thống tài khoản quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, mặt khác đã được chi tiết một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty, phục vụ đắc lực cho công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý doanh nghiệp nói chung

2.2.2.3 Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán.

2.2.2.3.1 Hình thức kế toán áp dụng:

Công ty Thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức kế toán máy sử dụng phần mềm kế toán do Công ty tự thiết kế dựa trên hình thức Nhật kí-Chứng từ

2.2.2.3.2 Hệ thống sổ sách kế toán cuả Công ty.

Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:

- Sổ Nhật kí - chứng từ: Trong 10 sổ Nhật kí được quy định cho hình thức Nhật kí -chứng từ, Công ty Thuốc lá Thăng Long sử dụng 8 Nhật kí, không sử dụng Nhật kí số 3 và số 6, trong đó Nhật kí số 1 và 2 được kết hợp với bảng kê số 1 và số 2 trong một mẫu sổ

- Sổ kê: Công ty sử dụng 9 bảng kê, không sử dụng bảng kê số 10, trong đó:+ Bảng kê số 1 và 2 được kết hợp với các Nhật kí số 1 và 2

+ Bảng kê số 3 kết hợp với bảng phân bổ nguyên vật liệu

+ Các bảng kê còn lại có mẫu như mẫu sổ ban hành theo quy định

+ Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung

- Sổ chi tiết: Để tạo điều kiện cho quá trình vào sổ kế toán, từng phần hành kế toán lại có các sổ chi tiết cụ thể

- Sổ cái: tất cả các tài khoản của Công ty đều được mở sổ cái Mẫu sổ được thống nhất cho mọi tài khoản

(Chi tiết xin xem tại phụ lục 3: Danh mục sổ sách kế toán)

Về cơ bản, các sổ sách kế toán của Công ty đều tuân theo mẫu sổ ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.Bên cạnh đó, bộ phận kế toán của Công ty đã có những điều chỉnh nhất định về mầu sổ để phù hợp

và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán kế toán cụ thể tại Công

ty Sự điều chỉnh này được thực hiện theo hướng chi tiết hoá các chỉ tiêu trong mẫu sổ hoặc kết hợp các sổ sách liên quan đến một đối tượng để có cái nhìn tổng hợp hơn về đối tượng đó

2.2.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính.

Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long bao gồm:

 Các báo cáo kế toán định kì theo quy định của Nhà nước

Việc lập và gửi báo cáo thực hiện theo quyết định số BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính gồm:

15/2006/QĐ-Biểu số B01-DN: “Bảng Cân đối kế toán”

Biểu số B02-DN: “Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh”

Biểu số B03-DN: “Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ”

Biểu số B09-DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”

 Các báo cáo định kì theo quy định của Tổng Công ty.

Ngoài các báo cáo theo quy định Bộ Tài chính, Bộ quản lý chuyên ngành yêu cầu Công ty phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng Công ty theo biểu mẫu:

Biểu số B01-TCKT “Báo cáo thu lãi lỗ từng mặt hàng”

Biểu số B02-TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm chủ yếu”

Biểu số B03-TCKT “Báo cáo tình hình công nợ”

Biểu số B04-TCKT “Báo cáo tình hình thực đầu tư XDCB”

Biểu số B05-TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng Công ty”

Biểu số B06-TCKT“Báo cáo tăng, giảm TSCĐ và NVKD”

Biểu số B07-TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu”Biểu số B08-TCKT “Báo cáo quỹ đầu tư vùng nguyên liệu”

Biểu số B09-TCKT “Báo cáo thu chi tiền tệ”

2.2.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng trong các phần hành kế toán.

Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời các thông tin kế toán và tài chính, Công ty và phòng kế toán quy định các thủ tục kiểm soát áp dụng cho các phần hành kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hợp pháp và chính xác của các chứng từ

kế toán trước khi vào sổ, đảm bảo các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan và người phê duyệt chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính và của Công ty

- Công tác kiểm kê được thực hiện cuối mỗi tháng theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty

- Công tác đối chiếu giữa các sổ sách kế toán một mặt được thực hiện

tự động theo phần mềm kế toán, mặt khác vẫn được thực hiện bằng trên giấy giữa các kế toán viên theo tuần và tháng, phát hiện kịp thời các sai

sót và tiến hành điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính

- Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, giám sát công việc của các nhân viên trong phòng, kịp thồi phát hiện sai sót và xử lý theo đúng quy định

Trong phần hành tiền mặt, Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Phiếu thu, phiếu chi

- Biên lai thu tiền

- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)

2.3.1.2 Tài khoản kế toán

Để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động thanh toán, kế toán tiền mặt sử dụng TK 111 TK 111 có 3 tài khoản cấp 2:

- 1111: “Tiền Việt Nam”

2.3.1.4 Trình tự vào sổ của kế toán tiền mặt.

Hàng ngày, kế toán tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp và tính chính xác của các phiếu thu, chi trong ngày Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán viên nhập số liệu vào máy Theo quy trình của phần mềm lập trình sẵn, các số liệu này sẽ tự động nhập vào Nhập kí và bảng kê số 1 và các nhật kí, bảng kê có liên quan Đồng thời,

số liệu cũng nhập vào các bảng kê chi tiết của phần hành bao gồm: Bảng

kê thu tiền và Bảng kê chi tiền

Cuối mỗi tuần, kế toán viên cho in và đối chiếu các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tuần với sổ quỹ của thủ quỹ Nếu phát sinh chênh lệch,

kế toán tiền mặt phải nhanh chóng xác minh lí do và báo cáo với kế toán trưởng để tiến hành điều chỉnh

Cuối mỗi tháng, kế toán viên in Nhật kí và bảng kê số 1 và đối chiếu với các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tháng và bảng kiểm kê quỹ Nếu không có chênh lệch, kế toán tiền mặt nộp Bảng Nhật kí và bảng kê số 1 cho kế toán tổng hợp.Các chỉ tiêu phát sinh Nợ và Có tự động nhập vào Sổ cái tài khoản 111 Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra lần cuối, khoá sổ và số dư TK 111 sẽ tự động nhập vào chỉ tiêu tiền mặt trên Bảng Cân đối kế toán

Sơ đồ2.2- Quy trình phần hành kế toán tiền mặt

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.3.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành nguyên vật liệu 2.3.2.1 Chứng từ kế toán

Các chứng từ sử dụng trong phần hành này gồm có:

- Hoá đơn mua nguyên vật liệu

- Phiếu nhập kho, xuất kho

- Phiếu báo vật tư còn lại

2.3.2.2 Tài khoản kế toán.

Để hạch toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, bộ

Sổ quỹ(Thủ quỹ)

Nhật kí và bảng kê

số 1

Bảng kê thu, chi tiền

Báo cáo kế toán

Phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác

Sổ cái TK 111

máy kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 và tiếp tục đựoc chi tiết hóa đến cấp 3 để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý (Chi tiết được thể hiện trong phụ lục 2 )

+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu

+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu

+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu

- Sổ cái: sổ cái TK 152

2.3.2.4 Kế toán nguyên vật liệu và quy trình vào sổ.

Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra các phiếu nhập, xuất kho phát sinh trong ngày Căn cứ trên các chứng từ đã được kiểm tra tính chính xác và hợp pháp, kế toán nguyên vật liệu nhập

dữ liệu về số lượng và đơn giá NVL nhập trong ngày, còn NVL xuất chỉ nhập về số lượng xuất Các dữ liệu này được tự động nhập vào 5 bảng kê gồm các bảng kê chi tiết và tổng hợp nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL theo từng nhóm và chi tiết cho từng loại

Đầu thàng sau, căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì và nhập trong kì,

kế toán NVL xác định đơn giá xuất trong tháng dựa trên phương pháp bình quân cả kì dự trữ và phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuất hàng ngày và nhập vào các bảng kê chi tiết, tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Đồng thời các dữ liệu về tình hình nhập, xuất, tồn cũng tự nhập vào bảng kê số 3, bảng kê số 4 và Nhật kí chứng từ số 7 theo các chỉ tiêu cụ thể

Sau khi đối chiếu các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trong các sổ chi tiết

và bảng kê số 3 với thẻ kho của thủ kho và biên bản kiểm kê kho, kế toán NVL in bảng kê số 3 và nộp cho kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, nhập

số liệu vào Sổ cái TK 152và phần mềm chuyển tiếp dữ liệu để hình thành

chỉ tiêu NVL trên Bảng Cân đối kế toán.

Sơ đồ2.3 - Quy trình phần hành kế toán nguyên vật liệu

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền lương

và các khoản trích theo lương.

2.3.3.1 Các chứng từ kế toán

Trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán lập

và sử dụng các chững từ kế toán sau để làm căn cứ vào sổ kế toán:

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Phiếu chi, phiếu thu

- Giấy phép nghỉ ốm được hưởng lương

Bảng kê và phân

bổ số 3 Bảng kê chi tiết nhập, xuất

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Báo cáo kế toán

Sổ cái TK 152

Nhật kí chứng từ

số 7

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

2.3.3.2 Các tài khoản kế toán

Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến lương và các khoản trích theo lương, kế toán phần hành sử dụng các tài khoản kế toán sau:

- TK 334 “Phải trả người lao động” TK 334 có 4 tiểu khoàn cấp 2: 3341,

3342, 3343 và 3348

- TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”

- 3 tài khoản cấp 2 của TK 338:

+ 3382 “Kinh phí công đoàn”

+ 3383 “Bảo hiểm xã hội”

+ 3384 “Bảo hiểm y tế”

2.3.3.3 Hệ thống sổ kế toán

- Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 7, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2

- Bảng kê: Bảng kê số 4, số 5

- Các bảng kê chi tiết:

+ Bảng kê tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 3335

+ Bảng tính lương theo doanh thu

+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương cho Nhà nước

+ Bảng kê chi lương thực tế

- Bảng phân bổ lương và các khoản phụ cấp theo lương

Vào ngày cuối tháng, thống kê các PX nộp cho kế toán lương bảng thanh toán lương của tháng và thưởng (nếu có) Kế toán lương nhập số liệu, xác định số lương thực tế phải chi trả trong tháng và lập phiếu chi Phần mềm

kế toán tự động tính phần tính vào chi phí của các khoản trích theo lương Số liệu về lương thực tế và các khoản trích theo lương tính vào chi phí được tự động chuyển vào Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335; Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương

Đồng thời, căn cứ vào Bảng thanh toán lương vào bảng kê, kế toán lập

phiếu thu các khoản BHXH và BHYT khấu trừ vào lương và khoản tạm nộp

thuế thu nhập cá nhân Số liệu trên phiếu thu được nhập vào Bảng kê TK 334,

3382, 3383, 3384, 3335

Bên cạnh đó, kế toán lương xác định số lương phải giao cho các PX

sau khi trừ khoản tạm ứng lương và các khoản khấu trừ vào lương khỏi số

lượng phải trả và giao cho các PX Đồng thời, kế toán lương nộp các khoản

trích theo lương cho Nhà nước theo quy định, lập phiếu chi và lập Bảng kê

nộp các khoản trích theo lương cho Nhà nước

Sau khi hoàn thành công tác hạch toán lương và các khoản trích theo

lương, kế toán lương nộp bảng phân bổ cho kế toán tổng hợp Kế toán tổng

hợp nhập số liệu vào Sổ cái các TK 334,338, 333 Phần mềm sẽ chuyển số

liệu sang chỉ tiêu Phải trả người lao động và Các khoản phải nộp cho Nhà

nước trên bảng Cân đối kế toán

Sơ đồ2.4 - Quy trình phần hành lương và các khoản trích theo lương

Ghi chú:

Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương

Bảng kê TK 334, , Bảng chi lương thực

tế

Báo cáo kế toán

Sổ cái TK 334, 338,333

Nhật kí số 7, Bảng kê số 4

Bảng thanh toán lương, thưởng, Phiếu chi, phiếu thu Nhật kí và bảng kê

số 1 và 2

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.3.4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành phải trả người bán

2.3.4.2 Các tài khoản kế toán

Kế toán phải trả sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán” để hạch toán các khoản phải trả Tài khoản 331 có 3 tài khoản cấp 2 và được chi tiết hoá thành các tài khoản cấp 3 ( chi tiết theo phụ lục 2)

2.3.4.4 Trình tự vào sổ trong phần hành phải trả

Khi mua hàng mà Công ty không phải thanh toán ngay do quy định trong hợp đồng, kế toán phải trả căn cứ vào hoá đơn mua hàng, bản kiểm nghiệm chất lượng NVL, biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, nhập

số liệu vào máy Phần mềm kế toán được lập trình sẽ chuyển số liệu đến

sổ chi tiết mở cho từng người bán

Khi Công ty thanh toán cho người bán, kế toán viên dựa trên phiếu chi, nhập số liệu vào máy Các số liệu tự động chuyêtn vào sổ chi tiết người bán

Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trong tháng, tính số dư tài khoản

331 chi tiết từng người bán trong các sổ chi tiết và số dư tổng hợp của tài khoản 331 được chuyển vào Nhật kí chứng từ số 5 Kế toán phải trả cho in và

nộp Nhật kí cho kế toán trưởng.

Kế toán trưởng, căn cứ vào các phiếu chi và Nhật kí số 5, tiền hành vào

sổ cai TK 331 Số dư của tài khoản tự động hình thành chỉ tiêu Phải trả người bản trên bảng Cân đối kế toán

Sơ đồ 2.5 - Quy trình vào sổ phần hành phải trả người bán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.3.5 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong kế toán các khoản phải thu khách hàng.

2.3.5.1 Các chứng từ kế toán

Trong phần hành phải thu khách hàng, kế toán viên sử dụng các chứng

từ kế toán sau:

- Hợp đồng và hoá đơn bán hàng

- Phiếu xuất kho, nhập kho

- Phiếu thu, chi tiền

2.3.5.2 Các tài khoản kế toán

Trong công tác kế toán phải thu khách hàng, kế toán viên sử dụng

Nhật kí chứng từ

số 5

Sổ chi tiết theo người bán

Báo cáo kế toán

Sổ cái TK 331

Hợp đồng, Hoá đơn mua hàng, Phiếu chi Nhật kí và bảng kê

số 1, bảng kê số 3

tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 theo loại khách hàng như trong danh mục tài khoản của Công ty.

2.3.5.4 Trình tự vào sổ trong phần hành phải thu khách hàng

Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và khách hàng không phải thanh toán ngay như quy định trong hợp đồng bán hàng hoặc khách hàng thanh toán tiền hàng còn nợ, kế toán phải thu kiểm tra hợp đồng và hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu Sau đó, căn cứ trên các chứng từ đó, nhập số liệu vào sổ chi tiết của khách hàng đó, bảng kê số 11 và nhật kí số 8

Cuối tháng, khi quyết toán sổ sách, kế toán phải thu in Nhật kí số 8 và bảng kê số 11 và nộp chi kế toán tổng hợp Căn cứ trên nhật kí và bảng kê, kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 131 và chỉ tiêu Phải thu khách hàng trên Bảng Cân đối kê toán

Sơ đồ2.6 - Quy trình phần hành kế toán phải thu khách hàng

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

2.4.1 Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất.

Như đã giới thiệu ở mục 1.2.3.1, quy trình công nghệ của Công ty Thuốc lá Thăng Long rất phức tạp, gồm nhiều giai đoạn, hoạt động sản xuất sản phẩm diễn ra ở nhiều phân xưởng Mặt khác, yêu cầu quản lý chi phí cũng đòi hỏi sự theo dõi chi tiết chi phí sản xuất tại nơi phát sinh.Vì vậy, đối tượng hạch toán chi phí của Công ty được xác định là phân xưởng sản xuất Theo đó, chi phí sản xuất phát sinh trực tiếp tại phân xưởng nào được tập hợp ngay cho phân xưởng đó, còn các chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều phân xưởng được theo dõi chung, đến cuối kì cũng được phân bổ cho từng phân xưởng theo tiêu thức phù hợp

Đặc biệt, trong công tác hạch toán chi phí NVL trực tiếp, đối tượng hạch toán chi phí được quy định vừa là phân xưởng vừa là sản phẩm thuốc lá.Theo đó, đối với những nguyên liệu, phụ liệu xuất dùng để sản xuất cho một sản phẩm riêng biệt như sợi, bao, tút,… sau khi được tập hợp theo các phân xưởng, tiếp tục được theo dõi riêng cho từng sản phẩm Còn các phụ liệu dùng chung cho nhiều sản phẩm như giấy cuốn điếu, sáp, đầu lọc…chỉ được hạch toán theo phân xưởng Việc hạch toán chi phí NVL trực tiếp theo cả 2 đối tượng trên giúp Công ty xác định chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm đúng đắn hơn

Với đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý, đồng thời phù hợp với các thông lệ kế toán, Công ty tiến hành tổng hợp và phân bổ chi phí theo các khoản mục chi phí là:

- Chi phí NVL trực tiếp (CPNVLTT)

- Chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT)

- Chi phí sản xuất chung (CPSXC)

2.4.2 Đối tượng, phương pháp và kì tính giá thành.

Giá thành là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ảnh chất lượng hoạt động kinh doanh của Công ty Việc tính đúng, tính đủ giá thành đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đúng đắn tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp quản lý, giám sát và có những điều chỉnh kịp thời khi có biến động

Nhận thức được tầm quan trọng của giá thành, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xác định đối tượng tính giá thành phù hợp với điều kiện của mình là các sản phẩm thuốc lá

Về phương pháp tính, do bị giới hạn bởi quy trình sản xuất phức tạp, sản phẩm đa dạng và đối tượng hạch toán chi phí là phân xưởng sản xuất nên Công ty áp dụng phương pháp trực tiếp kết hợp với tổng cộng chi phí để tính giá thành cho từng sản phẩm thuốc lá

Bên cạnh đó, do yêu cầu của công tác quản trị sản xuất, Công ty cũng quy định kì tính giá thành là theo tháng Theo đó, từ ngày 1 đến ngày 10 mỗi tháng, kế toán chuyên trách có trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong tháng và tính giá thành của tất cả các sản phẩm thuốc lá của Công ty Việc xác định kì tính giá thành trong tháng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn giá thành sản phẩm và tính toán chính xác kết quả hoạt động trong kì

2.4.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

2.4.3.1 Các chứng từ sử dụng trong tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.

Trong công tác hạch toán chi phí, kế toán chi phí sử dụng các chứng

từ kế toán sau để làm căn cứ ghi nhận chi phí thực tế phát sinh:

- Hoá đơn mua NVL

- Phiếu nhập kho, xuất kho

- Bảng thanh toán lương, thưởng

- Phiếu thu, phiếu chi

- Các bảng phân bổ: Bảng kê và phân bổ NVL, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, bảng phân bổ khấu hao và sửa chữa lớn TSCĐ

2.4.3.2 Các tài khoản sử dụng trong quá trình tập hợp chi phívà tính

giá thành.

Để hạch toán chi phí sản xuất phát sinh trong tháng, Công ty Thuốc

lá Thăng Long sử dụng các tài khoản sau:

- TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” với 3 tài khoản cấp 2 là: + TK 6211 “Chi phí nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm công nghiệp” + TK 6213 “Chi phí sản xuất gia công, chế biến”

+ TK 6214 “Chi phí nguyên vật liệu kinh doanh dịch vụ, lao vụ khác”

- TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” Tài khoản này có 6 tài khoản cấp 2:+ TK 6221 “Tiền lương công nhân sản xuất ”

+ TK 6222 “KPCĐ công nhân sản xuất”

+ TK 6223 “BHXH công nhân sản xuất”

+ TK 6224 “BHYT công nhân sản xuất”

+ TK 6225 “Tiền ăn ca của công nhân sản xuất”

+ TK 6274 “Chi phí khấu hao TSCĐ”

+ TK 6275 “Chi phí thiệt hại sản xuất”

+ TK 6277 “Chi phí dịch vụ mua nngoài”

+ TK 6278 “Chi phí bằng tiền khác”

Từ 7 tài khoản cấp 2 trên, Công ty chi tiết hoá thành các tài khoản cấp 3 (Chi tiết xin xem phụ lục 2)

Ba tài khoản trên sau khi được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 và

3 như trên tiếp tục được chi tiết theo mã số các phân xưởng sản xuất và hoạt động xuất khẩu Hệ thống mã số được Công ty quy định như sau:

B: PX Bao mềm S: Xuất khẩu 10 điếu

C: PX Bao cứng X: Xuất khẩu 20 điếu

Ngoài ra, đối với những nguyên liệu, phụ liệu xuất dùng cho 1 loại sản phẩm duy nhất còn được hạch toán chi tiết theo sản phẩm nhờ hệ thống mã số sản phẩm được quy định thống nhất cho toàn Công ty