Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo VB

BÁO CÁO THÁNG - Kiểm điểm việc thực hiện các nhiệm vụ được giao của cơ quan, ngành, địa phương - Kết quả việc thực hiện các quyết định của cấp trên, tình hình thực hiện các đề án nếu có.[r]

KỸ NĂNG SOẠN THẢO

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Văn bản không mang

tính QPPL, dùng để thông tin, giao dịch, nhằm thực thi các VB QPPL, hoặc để giải quyết các công việc

cụ thể trong quản lý.

HỆ THỐNG VBQLHC THEO HIỆU LỰC PHÁP LÝ

VB QLHCNN

HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG

 Giấy giới thiệu

 Giấy đi đường

 Giấy mời

 Phiếu gửi



ĐẶC ĐIỂM

 Không quy định thẩm quyền

 Không có tính PQ, nhưng có tính PL

 Hầu hết không mang tính chế tài

 Ra đời theo nhu cầu & tính chất công

việc

 Có nhiều biến thể

YÊU CẦU NỘI DUNG

 Đạt mục đích

 Khoa học

 Khả thi

NỘI DUNG KHOA HỌC

Thông tin chính xác:

 ĐÚNG

 ĐỦ

KIỂU LOẠI VĂN BẢN

ĐIỀU KHOẢN

Quyết định HC

2 phần

Mệnh lệnh

TAM ĐOẠN LUẬN

Trao đổi, giao dịch

3 phần Thuyết phục

YÊU CẦU THỂ THỨC

 Khái niệm

 Yêu cầu

THỂ THỨC

TT VB là những yếu tố cấu thành văn bản để VB có đủ giá trị pháp lý

và tiện cho việc sử dụng

THỂ THỨC

Là tập hợp các yếu tố cấu thành hình

thức bên ngoài của VB, bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại VB và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể.

YÊU CẦU

Được NN quy định

Trình bày

Đủ các yếu tố

bắt buộc

 Địa danh, thời gian

 Tên loại, trích yếu

 Nội dung

 Thẩm quyền ký

 Nơi nhận

TRÌNH BÀY KHOA HỌC

“Thông tư 01”

30-35 mm 15-20

m m

9a

2 3 5b 10a 10b

1 4 5a

9b 13

20-25 mm

 VB CÔNG VĂN:

TỔNG GIÁM ĐỐC

KT.TỔNG GIÁM ĐỐC

P.TỔNG GIÁM ĐỐC

YÊU CẦU NGÔN NGỮ

 Văn phong

 Sử dụng ngôn

ngữ

CÁC LOẠI PHONG CÁCH NGÔN NGỮ

PHONG CÁCH HÀNH CHÍNH

Ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết dặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật

và hành chính.

YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN PHONG HÀNH CHÍNH

SỬ DỤNG NGÔN NGỮ

Câu Từ

CÁC LOẠI TỪ THƯỜNG S Ử

DỤNG TRONG VBHC

Từ thông dụng

Từ chuyên môn

CÁCH SỬ DỤNG TỪ

 Sử dụng từ độc nghĩa

 Sử dụng từ theo nghĩa đen

 Sử dụng thuật ngữ hiệu quả

CÂU THEO MỤC ĐÍCH

GIAO TIẾP

Không dùng câu Hỏi và câu Cảm

CÂU MỆNH LỆNH

 Dùng: câu có phụ từ đứng trước động

từ hoặc tính từ cầu khiến

 Không dùng: câu có phụ từ đứng sau

động từ hoặc tính từ cầu khiến

CÂU THEO CẤU TẠO NGỮ PHÁP

 Câu Đơn dùng theo trật tự xuôi

 Câu ghép phải rõ ràng về cấu

trúc

 Câu đặc biệt phải phù hợp và

được đặt ở những vị trí thích hợp.

SOẠN THẢO

CÁC VBHC

THÔNG DỤNG

 Xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý

theo hướng tích cực

(tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển,

thành lập, giải thể, khen thưởng )

 Trừng phạt, cưỡng chế Nn đối với cá

nhân, tổ chức vi phạm PL

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 Điều 1 Nội dung

ĐIỀU KHOẢN

THI HÀNH

 Điều 1 Nội dung QĐ

 Điều 2 Quyền lợi, nghĩa vụ

 Điều 3 Trách nhiệm thi hành

SOẠN THẢO CÔNG VĂN

CÔNG VĂN

Loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến và thường xuyên trong các cơ quan, tổ chức để phổ biến, trao đổi thông tin hoạt động giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức với nhau và với công dân, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

CÔNG VĂN

ĐỀ NGHỊ

YÊU CẦU

Thuyết phục !

 Lý do chính xác, phù hợp

 Diễn đạt nội dung rõ ràng, ngắn gọn

 Đúng văn phong

 Chính xác

 Phù hợp:

hợp pháp hợp thực tế

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Phần dẫn và kết cho nội dung đề

 Điều kiện đảm bảo thực hiện (nếu có)

 Kết thúc phải phù hợp với đối tượng,

CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP

YÊU CẦU

RÕ

PHÙ ĐỦ

BỐ CỤC CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP

KẾT THÚC PHÙ HỢP

 Nội dung

 Đối tượng

 Hoàn cảnh

CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN

 Khái quát vấn đề cần hướng dẫn

 Nêu rõ về chủ trương, chính sách

cần hướng dẫn: nguồn gốc, xuất

xứ , mục đích, ý nghĩa, tác dụng

 Yêu cầu phổ biến, triển khai thực

hiện

CÔNG VĂN CHỈ ĐẠO

 Mục đích, yêu cầu của công việc cần

triển khai thực hiện

 Những yêu cầu cần đạt được, nhiệm

vụ, biện pháp cần áp dụng

 Yêu cầu tổ chức thực hiện và báo cáo

kết quả

CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC, NHẮC NHỞ

 Nhắc lại chủ trương, kế hoạch, quyết định

đã được chỉ đạo thực hiện

 Tóm tắt tình hình thực hiện (những việc đã

làm, ưu, khuyết, nguyên nhân)

 Biện pháp tiếp tục những vấn đề còn tồn tại

 Giao trách nhiệm và quán triệt thực hiện

 Yêu cầu thực hiện, báo cáo kết quả

NỘI DUNG TRÌNH

 Chính sách, chế độ;

 Tiêu chuẩn, định mức, kế hoạch;

 Đề nghị đình chỉ, bãi bỏ VB sai trái;

 Vấn đề phát sinh trong QL

YÊU CẦU

Thuyết phục

 Phân tích thực

trạng- cơ sở đề nghị

 Phân tích thuận

lợi, khó biện pháp giải quyết của việc thực hiện đề

khăn-nghị mới

BỐ CỤC NỘI DUNG

 MĐ: Thực trạng- cơ sở đề nghị

 GQVĐ:

 Nội dung đề nghị- kế hoạch thực hiện

 Điều kiện thực hiện đề nghị mới (thuận

lợi, khó khăn, biện pháp giải quyết)

 Ý nghĩa việc thực hiện vấn đề mới

THÔNG BÁO

CÁC LOẠI THÔNG BÁO

 Thông báo về thông tin hoạt động

 Thông báo truyền đạt chủ trương, chính

sách trong một văn bản

 Thông báo về nhiệm vụ được giao

 Thông báo về kết quả hội nghị

 Thông báo giới thiệu chữ ký

 Thông báo kế hoạch mới, đề nghị mới lên

cấp trên

THÔNG BÁO TRUYỀN ĐẠT

CHỦ TRƯƠNG, CHÍNH SÁCH

 Nhắc lại tên VB cần truyền đạt

 Tóm tắt nội dung cơ bản của VB đó

 Yêu cầu quán triệt, triển khai thực

hiện

THÔNG BÁO VỀ KẾT QUẢ HỘI NGHỊ

 Thời gian, nhân sự hội nghị

 Tóm tắt nội dung hội nghị

(Chương trình nghị sự)

 Tóm tắt kết quả hội nghị

(quyết định, nghị quyết)

THÔNG BÁO VỀ NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO

 Nội dung nhiệm vụ

 Yêu cầu thực hiện nhiệm vụ

(ngắn gọn, đầy đủ)

 Các biện pháp cần áp dụng

THÔNG BÁO VỀ THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG

 Nội dung hoạt động quản lý

YÊU CẦU

Đầy đủ

Rõ ràng,ngắn gọn Đúng tính chất

BÁO CÁO

KHÁI NIỆM

Báo cáo là một loại VB thuật lại, kể lại một việc, một vấn đề hoặc thông tin về một người nào đó cho một đối tượng biết

CÁC LOẠI BÁO CÁO

 Báo cáo tuần

 Báo cáo đột xuất

YÊU CẦU

 Trung thực

 Đầy đủ

 Rõ ràng

BỐ CỤC NỘI DUNG

ĐVĐ:

Những điểm chính về chủ trương công tác, nhiệm vụ được giao, hoàn cảnh thực hiện (khó khăn, thuận lợi

có ảnh hưởng chi phối kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao)

 GQVĐ:

- Kiểm điểm những việc đã làm

- Những việc chưa hoàn thành

- Đánh giá quá trình thực hiện

(ưu,khuyết điểm)

- Đánh giá kết quả

- Nguyên nhân thành công và thất bại.

 KT:

- Mục tiêu, nhiệm vụ

- Biện pháp thực hiện, phương hướng, giải pháp khăc phục tồn tại trong hoạt động tiếp theo, nhận định triển vọng

- Kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ

của cấp trên (nếu có)

BÁO CÁO TUẦN

- Nêu vấn đề cấp bách cần giải quyết trong lĩnh vực quản lý và tình hình đời sống kinh tế, xã hội của địa phương (nếu là cơ quan TQC)

- Đề xuất với cấp trên cách giải quyết vấn đề nêu ra

BÁO CÁO THÁNG

- Kiểm điểm việc thực hiện các nhiệm vụ được giao của cơ quan, ngành, địa phương

- Kết quả việc thực hiện các quyết định của cấp trên, tình hình thực hiện các đề án (nếu có)

BÁO CÁO 6 THÁNG

- Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, ngành, địa phương

- Dự kiến việc thực hiện những nhiệm vụ trong 6 tháng tới và nêu biện pháp chỉ dạo thực hiện

BÁO CÁO NĂM

- Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, ngành, địa phương

- Phương hướng thực hiện nhiệm

vụ trong năm tới

(Trên cơ sở những gợi ý của cấp trên)

BÁO CÁO ĐỘT XUẤT

Tóm tắt tình hình xảy ra sự việcNguyên nhân phát sinh

Biện pháp xử lý

Kiến nghị giải quyết

BIÊN BẢN

KHÁI NIỆM

Là VBHC ghi lại diễn tiến sự việc đang hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.

Biên bản hội nghị là VBHC ghi chép

lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận của hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị

Biên bản hội nghị là cơ sở làm các VB như nghị quyết định, nghị quyết, chỉ thị, công văn, thông báo; là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.

YÊU CẦU

BIÊN BẢN VỀ VỤ VIỆC XẢY RA

-Thời gian, địa điểm, thành phần (cụ thể)

-Diễn biến (đặc điểm, lời nói liên quan )

-Kết luận bước đầu (nguyên nhân, đúng sai, người

chịu trách nhiệm chính)

-Ký tên (người vi phạm, người lập BB)

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC

Căn cứ quyết định số ngày của về việc Hôm nay, ngày ,vào lúc giờ, cơ

quan chính thức bàn giao cho các cơ

II.NHỮNG VIỆC KHÁC

1 .

2 .

Biên bản này được lập thành bản gửi đến các nơi có

liên quan như sau:

1

2

BB lập tại ngày (trên)

Chứng thực của cơ quan ra quyết định bàn giao

Địa danh, ngày tháng năm

BIÊN BẢN BÀN GIAO CHỨC VỤ

Căn cứ QĐ số ngày của về

Căn cứ BB cuộc họp về kết quả bầu cử

của ngày tại

Cơ quan đã họp vào giờ ngày tại để tiến

hành việc bàn giao chức vụ giữa hai

ông(bà) và ông(bà)

Hiện diện buổi BG có: (đại diện cấp trên, cơ

quan hữu quan; thành viên liên quan)

Buổi BGCV kết thúc vào hồi giờ,ngày

*Phần khai mạc: người khai mạc

*Phần báo cáo:người báo cáo, tóm tắt báo

*Phần thảo luận:

Vấn đề Chủ tịch đoàn nêu ra thảo luận

Đề tài tham luận

Ý kiến phát biểu tại hội nghị

*Phần quyết nghị:

Ý kiến đại biểu quanh vấn đề quyết

nghị

KẾT THÚC

(tóm tắt)

Báo cáo tổng kết hội nghị

Ý kiến đại biểu cấp trên, khách dự

Ý kiến phê bình của đại biểu về tổ chứcNgày giờ kết thúc hội nghị

Ký BB (thư ký- chủ toạ)

BIÊN BẢN

HỌP HĐND TỈNH X, KHOÁ , KỲ HỌP THỨ

(Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm )

1 Thời gian họp

Khai mạc: giờ, ngày

Địa điểm: tại

Nội dung kỳ họp:

2 Thành phần dự họp:

Đại biểu HĐND có mặt trên tổng số

Đại biểu Quốc hội:

Tổng số tham dự họp:

3 Chủ toạ kỳ họp: (họ tên, chức vụ)

4 Thư ký kỳ họp: (họ tên, chức vụ)

5 Các báo cáo tại kỳ họp: (ghi theo thứ tự, họ tên, chức

vụ người BC Nếu họp nhiều ngày, phải ghi rõ từng

ngày)

6 Thảo luận tại kỳ họp: (ý kiến từng người và chủ toạ)

7 Kết thúc kỳ họp: (thông qua dự thảo NQ, biểu quyết,

chủ toạ kết thúc)

Ký tên (thư ký-chủ toạ)