Bài giảng kỹ năng soạn thảo văn bản

 PHÂN BIỆT CÁC LOẠI VĂN BẢN NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN  KỸ NĂNG SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY... KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Khổ giấy, kiểu trình bày,

CHÀO MỪNG CÁC BẠN THAM

DỰ KHÓA

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

 PHÂN BIỆT CÁC LOẠI VĂN BẢN

 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN

 KỸ NĂNG SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY.

 Cùng chia sẻ.

 Làm việc tích cực

 Không chỉ trích, phê phán

CÁC LOẠI VĂN BẢN

 VĂN BẢN PHÁP QUY

 VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

QUY ĐỊNH TRÌNH BÀY VĂN BẢN

 THỂ THỨC VĂN BẢN

 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

 NỘI DUNG VĂN BẢN

Tập hợp các cấu thành phần văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản được nhà nước quy định ( thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP)

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác do TCT hoặc NIAGS quy định

NỘI DUNG VĂN BẢN

 Trả lời câu hỏi:

 Văn bản viết nội dung gì? (WHAT)

 Văn bản viết cho ai (WHO)

 Văn bản viết như thế nào ( HOW)

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

SOẠN THẢO CÔNG VĂN

DÙNG CÔNG VĂN KHI NÀO?

 Giao dịch/trao đổi thông tin

 Hướng dẫn thực hiện, trả lời…

 Đôn đốc, nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ

 Đề nghị, trình một kế hoạch lên cấp trên

PHÂN LOẠI CÔNG VĂN

 Phúc đáp

 Đôn đốc, nhắc nhở

 Đề nghị

BỐ CỤC CÔNG VĂN

 Quốc hiệu

 Địa danh, ngày, tháng, năm

 Tên cơ quan

NỘI DUNG CÔNG VĂN

 Phần mở đầu

 Phần nội dung

 Phần kết luận

PHẦN MỞ ĐẦU CỦA CÔNG VĂN

 Nêu lý do tại sao viết công văn

 Tuỳ theo nội dung công văn mà có cách đặt vấn đề khác nhau

NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN

 Trình bày vấn đề chính

 Nên sắp xếp hợp lý, vấn đề nào cần nêu trước, vấn đề gì cần nêu sau…

 Cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác yêu cầu để đạt mục tiêu chung của công văn

 Sử dụng văn phong hành chính

 Trả lời : Dứt khoát, dễ hiểu, nói rõ quan điểm trong việc giải quyết vấn đề đó.

 Giải thích : Phải khách quan, cụ thể để cấp dưới

Phần kết luận của công văn

 Viết ngắn gọn và phải xác định được trách nhiệm thực hiện, đưa ra yêu cầu hoặc kết luận vấn đề

 Viết lời trân trọng kính chào hoặc cảm

ơn trước khi kết thúc

SOẠN THẢO THÔNG BÁO

ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG BÁO

Thông báo là văn bản hành chính thông thường không mang tính chất quy phạm Được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một thông tin , một sự việc cho cơ quan, đơn vị, cá nhân biết

MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG – VĂN PHONG

tin tức, một sự việc cho cơ quan, đơn vị,

cá nhân

- Nội dung: Giới thiệu thẳng nội dung cần

thông báo

thông tin cần thiết

Ví dụ về một mẫu thông báo

SOẠN THẢO BÁO CÁO

Báo cáo là gì?

- Là loại văn bản dùng để trình bày các kết quả đã đạt được trong hoạt động cuả một cơ quan, một tổ chức nhằm cung cấp thông tin, tình hình và kết quả thực hiện

Mục đích của báo cáo

- Đánh giá thực tế tình hình quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để ra quyết định quản lý

- Mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra

Đặc điểm của báo cáo

theo yêu cầu của cơ quan quản lý Thông

qua báo cáo cơ quan cấp trên kiểm tra hoạt động của cơ quan cấp dưới;

 Sử dụng những sự việc, sự kiện với tất cả nhưng con số thống kê chính xác.

 Sự kiện sắp xếp theo một trật tự logic nhất định, làm cho người nhận báo cáo đánh giá đúng thực trạng của vấn đề, sự việc, sự kiện.

CÁC LOẠI BÁO CÁO

 Thường kỳ

 Bất thường

 Sơ kết/tổng kết

 Chuyên đề

Cách viết báo cáo

- Tuỳ theo mỗi loại báo cáo để xây dựng

bố cục thích hợp

- Trước khi viết báo cáo phải xác định yêu cầu của báo cáo hoặc có thể căn cứ vào mục đích, yêu cầu qui định của cấp trên

 Nêu tình hình công việc hoặc mô tả sự việc

đã xảy ra trong thực tế.

định tồn tại, nguyên nhân cần tiếp tục giải quyết

vấn đề hoặc kiến nghị (nếu có)

Anh/chị hãy viết một bản báo cáo về tình hình hoạt động trong tuần/tháng làm việc của đơn vị nơi anh/chị đang làm việc.

Soạn thảo/viết biên bản

Đặc điểm biên bản

 Ghi chép lại những sự việc đã, đang xảy

ra trong hoạt động của tổ chức

 được lưu lại để chứng minh hoặc sử dụng khi cần thiết hoặc làm cơ sở cho một quyết định quản lý

 Ghi chép toàn bộ các chi tiết cần thiết một cách trung thực, khách quan.

 Phần mở đầu

 Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp

 Phần ghi chép những sự việc kết thúc hội nghị/cuộc họp

Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp

 Báo cáo (ghi tên người báo cáo)

 Thảo luận: Những vấn đề do chủ tọa

nêu

 Các ý kiến thảo luận

 Ý kiến kết luận của chủ tọa

Mẫu biên bản hiện hành (tham khảo)

văn bản

 Sai thể thức

 Nội dung không rõ ý

 Câu văn dài dòng, rườm rà

 Người viết muốn diễn đạt theo suy luận của mình Không theo logic của người đọc

 Chuẩn bị và lưu một số mẫu văn bản chuẩn hiện hành trong máy tính ( báo cáo, thông báo, biên bản…)

 Nghiên cứu kỹ đối tượng, mục đích và nội dung của văn bản định trình bày