Bài giảng - quản trị sự kiện ( combo full slide 5 chương )

http://dichvudanhvanban.com Chương 01: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TCSK 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TCSK 1.2 CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.3 Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HOẠ

Trang 2

http://dichvudanhvanban.com

Hướng dẫn và cung cấp cho người học:

1 Những kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện

2 Cung cấp góc nhìn đa chiều về lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam

3 Nắm bắt cách thức tổ chức và thực hành một chương trình sự kiện

4 Sinh viên có thể thực hiện tổ chức điều khiển một sự kiện quy mô vừa và nhỏ ngay sau khi kết thúc học phần

Mục tiêu môn học

Trang 3

 Chương 1 Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện

 Chương 2 Kế hoạch sự kiện và công tác chuẩn bị sự kiện

 Chương 3 Tổ chức điều hành hoạt động sự kiện

 Chương 4 Đánh giá sự kiện & các hoạt động sau sự kiện

NỘI DUNG HỌC PHẦN

Trang 5

STT THÀNH PHẦN CƠ CẤU HÌNH THỨC ĐÁNH GIÁ VÀ GHI CHÖ

1 Chuyên cần 10 % Dựa theo mức độ chuyên cần, thiện chí học tập

của sinh viên

2 Kiểm tra thường

xuyên

15 % Dựa trên thảo luận nhóm, cách xây dựng bài, tư

duy của sinh viên

3 Bài tập nhóm

giữa kỳ

20 % Dựa trên đánh giá bài tập nhóm về đề án tổ chức

sự kiện của sinh viên ( gửi mail/ thuyết trình)

4 Kiểm tra cuối kỳ 55 % Tổ chức thi theo hình thức ( trắc nghiệm + tự

luận) theo lịch thi của trường

TỔNG KẾT MÔN 100%

PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ HỌC PHẦN

Trang 6

 Họ và tên: Mr Nguyễn Văn Tùng

 Lĩnh vực nghiên cứu và làm việc: Du Lịch, Sự Kiện, MICE, Lữ Hành…

 Chuyên môn: Quản trị kinh doanh

 Địa chỉ: 95 Ngô Quyền – Sơn Trà – Đà Nẵng

 Giờ hành chính: Land Việt Tourist - 12 Vũ Văn Dũng- Sơn Trà- Đà Nẵng

 Phone (24/7): 0905.723.509 (zalo)

 Email: teachertungnguyen@gmail.com

THÔNG TIN GIẢNG VIÊN

Trang 7

 Quản trị tổ chức sự kiện & lễ hội

( Nhà xuất bản LDXH-TS Nguyễn Thị Minh Thanh,Ths Sử Ngọc Diệp)

 Event Planning Made Easy -(Jody Wolf)

 Website tổng cục du lịch Việt Nam: http://vietnamtourism.gov.vn/

 Website tổng cục du lịch Thái Lan: http://tourismthailand.org.vn/

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 8

Chương 01:

TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ( TCSK)

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TCSK

1.2 CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.3 Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HOẠT ĐỘNG TCSK

Trang 9

1.1.1 Khái niệm,

đặc trưng TCSK

1.1.2 Các hoạt động tác nghiệp SK

Trang 10

 Sự kiện: là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải

trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…

 TỔ CHỨC SỰ KIỆN – là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn

bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một

thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định

đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác

nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện

1.1.1 Khái niệm về TCSK

Trang 11

Đặc trƣng của sự kiện (Characteristics of event)

 Sự trải nghiệm khó quên dành cho khách tham dự – “ once

in a lifetime ” experiences for the participants

 Tốn kém để tổ chức – expensive to stage

 Kế hoạch tổ chức cẩn thận – careful planning

 Mức độ rủi ro cao - high level of risk

 Nhiều người cùng tham gia tổ chức - a lot at stake for

those involved

https://www.youtube.com/watch?v=HaWvhjvKsag

Trang 13

Làm việc theo nhóm:

Kể tên các hoạt động tác

nghiệp của tổ chức sự

kiện ( thời gian 10 phút)

1.1.2 Các hoạt động tác nghiệp của TCSK

Trang 14

Các hoạt động tác nghiệp

1 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;

2 Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;

3 Chuẩn bị tổ chức sự kiện;

4 Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;

5 Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;

6 Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;

7 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;

8 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

9 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

10 Xúc tiến và quảng bá sự kiện;

11 Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;

12 Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;

13 Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;

14 Chăm sóc khách hàng;

15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…

Trang 15

1.1.3 Các thành phần, chủ thể tham gia sự kiện

Chủ sự kiện:

• Là người có nhu cầu tổ chức sự kiện, mong muốn

thông qua sự kiện khách tham dự có thể hiểu được thông điệp của mình và đạt được một số mục tiêu nhất định

• Có thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể

Trang 16

* Nhà tổ chức sự kiện (Event planner)

• Là đơn vị có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động sự kiện

• Các doanh nghiệp lữ hành

• Khách sạn, nhà hàng

• Trung tâm hội nghị

• Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

• Công ty quảng cáo, truyền thông

• Trong một số trường hợp, Nhà tổ chức cũng chính là Chủ sự kiện

http://www.sukiendanang.com http://www.eventchannel.vn

Trang 17

 Dịch vụ ăn uống, lưu trú

 Giao thông vận chuyển

 An ninh

Trang 18

* Khách tham dự sự kiện (audiences/ participants)

Trang 19

1/ Chọn một sự kiện bất kỳ và phân loại

khách mời tham gia sự kiện đó

2/ Vai trò ảnh hưởng của từng loại khách

trên tham dự đối với sự kiện đó

3/ Ở góc độ tổ chức sự kiện, cần có một số

lưu ý gì trong công tác tổ chức đối với

từng loại khách tham dự nêu trên

CÂU HỎI CÁ NHÂN THỜI GIAN: 1O PHÖT

Trang 20

 Nhu cầu về tổ chức sự kiện

• Đa dạng và phong phú về cả loại hình sự kiện lẫn cách thức tổ chức

• Ngày càng có nhiều phân đoạn thị trường hơn

• Có sự lựa chọn đơn vị cung ứng khắt khe hơn

• Phát triển mạnh mẽ song song với ngành du lịch

1.1.4 THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM

Trang 21

 TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÂN THIỆN VỚI MÔI TRƯỜNG

 TỔ CHỨC SỰ KIỆN MANG HƠI HƯỚNG HIỆN ĐẠI & SÁNG TẠO

Trang 22

1 Công ty Hoa Binh Events

2 Công ty tổ chức sự kiện Vietlinks

3 Công ty tổ chức sự kiện Netmedia

4 Công ty TNHH Quảng Cáo Tư Vấn Tổ Chức Biểu Diễn Cát Tiên Sa

Trang 23

1 Công ty tổ chức hội nghị, sự kiện DanangEvents

2 Công Ty Sự Kiện Viet Dragon

3 Công ty tổ chức sự kiện Sea Event

4 Công ty tổ chức sự kiện và quảng cáo truyền thông TSK-MEDIA

5 Công Ty Sự Kiện Tinh Tế Việt

Các công ty tổ chức sự kiện ở Đà Nẵng

Trang 24

1.2 Các loại hình tổ chức sự kiện

Trang 25

Theo tính chất của sự kiện

 Thể thao (Sporting)

 Giải trí, nghệ thuật và văn hóa (Entertainment, Arts, and Culture)

 Marketing thương mại và cổ động (Commercial Marketing and promotion Events): hội nghị tri ân khách hàng, khai trương, giới thiệu sản phẩm mới

 Hội họp (Meeting)

 Hội thảo (Seminar/ Workshop)

 Hội nghị (Convention/ Conference)

 Du lịch khen thưởng (Incentive travel)

 Triển lãm (Exhibitions)

 Khóa tập huấn (Training course/ session)

 Lễ hội truyền thống (Festivals)

 Các sự kiện gia đình (Family)

 Sự kiện gây quỹ (Fundraising)

 Sự kiện hỗn hợp (Miscellaneous Events)4

Trang 26

Phân loại sự kiện (tt)

 Theo hình thức tổ chức

 Sự kiện do tự đơn vị tổ chức

 Sự kiện thuê công ty tổ chức

 Theo không gian, thời gian tổ chức

 Sự kiện trong nhà, ngoài trời

 Sự kiện ngắn ngày, sự kiện dài ngày

 Theo mục đích tài chính của sự kiện

 Sự kiện phi lợi nhuận

 Sự kiện có lợi nhuận

 Theo mục đích nội dung của sự kiện

 Sự kiện kinh doanh, văn hóa, giáo dục

 Sự kiện âm nhạc, giải trí, truyền thông…

 Theo quy mô, lãnh thổ

 Sự kiện lớn, nhỏ

 Sự kiện trong nước, sự kiện quốc tế…

Trang 27

1.3 Ý nghĩa và tác động của hoạt động tổ chức sự kiện

Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA TCSK

Đối với các thành phần tham gia vào sự kiện

Ý nghĩa đến các lĩnh vực của đời sống

XH

Mối quan hệ giữa sự kiện và ngành du lịch

Trang 28

Hãy phân tích ý nghĩa và tác động của hoạt động tổ chức sự kiện đến :

- Các thành phần tham gia vào sự kiện

 Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);

 Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện);

 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện

do nhà tổ chức sự kiện thuê;

 Khách mời (tham gia sự kiện);

 Khách vãng lai tham dự sự kiện;

 Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện

Bài tập nhóm

Trang 29

Thảo luận CÁ NHÂN:

MỐI QUAN HỆ GIỮA DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN

Trang 30

LOGO

www.trungtamtinhoc.edu.vn www.themegallery.com

Thank you for listening

Trang 32

2.1 Quy trình tổ chức sự kiện

Trang 33

2.1.1 Tiếp nhận nhu cầu TCSK

Tạo ra nhu cầu Tiếp nhận nhu cầu Xác định mục tiêu tổ chức SK Xác định các dịch vụ bao gồm trong SK

Tƣ vấn và điều chỉnh nhu cầu ( nếu có)

Trang 35

Xác định mục tiêu tổ chức Sự Kiện

+ Sự lan tỏa, khuếch trương của tour SK

+ Hình ảnh quảng bá doanh nghiệp + Tiếng nói với các bên hữu quan + Vị thế của doanh nghiệp

+ Doanh thu + Chi phí + Lợi nhuận + Thuế GTGT

+ Những đãi ngộ trong tương lai + Cơ hội đầu tư và phát triển + Lời đề nghị mới, các gói SK mới

Mục tiêu

Truyền thông doanh nghiệp

Hiệu quả kinh doanh

Giá trị đầu tư trong tương lai

Trang 36

Xây dựng ý tưởng cho sự kiện

 Why is the event being held?

 Who will be the stakeholders in the event?

 When will the event be held?

 Where will the event be staged?

 What is the event content?

 How will the event be held?

Goldblatt (The Festival and Special Event Management)

Trang 37

http://dichvudanhvanban.com 37

Event Concept

Trang 39

BÀI TẬP NHÓM

 Xác định tên sự kiện, loại hình sự kiện, chủ sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, đặt chủ đề của sự kiện

• Why : xác định mục đích tổ chức sự kiện

• Who: xác định khách tham dự sự kiện

• What: xác định các hoạt động chính diễn ra trong sự kiện

• Where: xác định địa điểm tổ chức sự kiện

• When: xác định thời gian tổ chức sự kiện

• How: xác định các công việc cần phải làm ở các giai đoạn trước,

trong và sau sự kiện (lựa chọn 1 công việc quan trọng đặc trưng nhất  nêu ra kế hoạch về phương án thực hiện như thế nào)

39

Trang 40

2.2 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1 Xác định thành phần và hồ sơ khách tham dự sự kiện

2 Lên nội dung chương trình và thiệp mời sự kiện

3 Bảng mô tả nội dung công việc

4 Phân tích lí do lựa chọn thời gian và địa điểm cho sự kiện (gồm cả phác thảo sơ

đồ ko gian, trang trí sự kiện)

5 Kế hoạch chi tiết về các dịch vụ và hoạt động của sự kiện

6 Kế hoạch truyền thông cho sự kiện

7 Kêu gọi nhà tài trợ cho sự kiện

8 Dự toán ngân sách

9 Các vấn đề về thanh toán hợp đồng

10 Dự phòng các sự cố

Trang 41

 Lên danh sách khách tham dự dự kiến

(B)

 Xây dựng hồ sơ khách tham dự dự kiến

Trang 43

 Xây dựng hồ sơ khách tham dự (VIP) dự kiến

 Họ tên khách tham dự, địa chỉ liên lạc

 Giới tính, tuổi tác của khách tham dự

 Nghề nghiệp, chức vụ của khách tham dự

 Thời gian có thể tham dự sự kiện

 Phương tiện đi lại cho khách tham dự

 Khách tham dự có đi kèm thêm người lớn hay trẻ em không?

 Khách có lưu trú qua đêm hay không?

 Có lưu ý đặc biệt gì đối với khách tham dự không?

2.2.1 Xác định thành phần và hồ sơ khách

tham dự sự kiện

Trang 44

Khách VIP

44

Trang 45

 Nội dung chương trình là bao gồm các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện, có

thời lượng cụ thể và phân công người phụ trách các hoạt động đó

 Yêu cầu:

 Gắn liền với chủ đề, mục đích của sự kiện

 Đảm bảo đem lại sự hữu ích và thu hút đối với người tham dự

 Trình bày khoa học, dễ hiểu và dễ nắm bắt thông tin

2.2.2 Xây dựng nội dung chương trình và thiệp mời

- Xây dựng nội dung chương trình

45

https://www.youtube.com/watch?v=8SmcumWtOnE

Trang 48

 Chức năng của thiệp mời là gì đối với sự kiện?

 Khi thiết kế thiệp mời, về hình thức, cần lưu ý khi chọn kiểu dáng và màu sắc như thế nào?

Câu hỏi cá nhân

48

Trang 49

- Mẫu thiệp mời sự kiện

Trang 51

 Thông tin về đối tượng khách được mời tham dự sự kiện (tên cá nhân,

tổ chức,…)

 Tên sự kiện , mô tả sơ lược về sự kiện

 Ngày, giờ (Khai mạc/Bế mạc/Chương trình của sự kiện)

 Địa điểm tổ chức

 Lưu ý nơi đậu xe

 Trang phục yêu cầu

 Địa chỉ, số điện thoại, số fax hồi âm

 Sơ đồ hướng dẫn tổng quát địa điểm

 Phong bì hồi âm (nếu có)

 Khu vực kí tên dành cho Chủ sự kiện (nếu có)

Nội dung thiệp mời

51

2 Lên nội dung chương trình và thiệp mời sự kiện

Trang 52

Gửi thiệp mời

Trang 53

2.2.3 Xây dựng bảng mô tả nội dung công việc

 Là nội dung chi tiết các công việc cần thực hiện trước, trong và sau sự kiện

quan

Trang 54

 Thành lập Ban Tổ Chức của sự kiện

 Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho sự kiện

 Chuẩn bị số lượng nhân lực cần thiết (sắp xếp bố trí, tuyển dụng,

Trang 55

 Tính toán thời điểm trong năm

 Tính toán thời điểm trong tuần, trong ngày

Lựa chọn thời gian

Đảm bảo sự thuận tiện nhất cho khách tham dự và nhà tổ

chức sự kiện; phù hợp mục đích của chủ sự kiện

2.2.4 Lựa chọn thời gian và địa điểm

Trang 56

 Khi tính toán thời điểm theo năm, tháng, tuần,

ngày… đối với các sự kiện trong ngành du lịch,

chúng ta nên lưu ý chọn như thế nào?

56

Trang 57

Lưu ý khi chọn thời gian

 Cần tránh chọn thời gian vào các thời điểm như sau:

• Ngày có thời tiết xấu, ngày không tốt (tâm linh)

Trang 58

Lựa chọn thời gian ảnh hưởng đến sự kiện

58

Trang 59

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

 Vai trò của địa điểm

• Quyết định đến sự thành công hay thất bại của sự kiện

• Ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện

• Tác động trực tiếp vào bầu không khí, mức độ trang trọng của sự kiện

 Yêu cầu chung về địa điểm

• Phù hợp với chủ đề, nội dung và ngân sách của sự kiện

• Phù hợp với yêu cầu của các chủ thể: nhà tổ chức sự kiện, khách tham dự sự kiện, nghệ sĩ biểu diễn

https://www.youtube.com/watch?v=TuVlYoaVDzc

Trang 60

Đám cưới trong nhà và ngoài trời

60

Trang 61

 Chi phí thuê địa điểm

 Tính tiện lợi về mặt địa lý

Trang 64

Các khu vực cơ bản tại địa điểm tổ chức sự kiện

64

Trang 65

Trang trí sự kiện

 Trang trí không gian

bên ngoài sự kiện

 Trang trí không gian

bên trong sự kiện

 Xây dựng sơ đồ

không gian sự kiện

Trang 66

Trang trí không gian bên ngoài sự kiện

Trang 67

67

Trang 68

Cổng chào

68

Trang 69

Back drop

69

Trang 70

 Hoa tươi trang trí, hoa cài áo cho khách

 Thiết bị điện tử



Bàn đón tiếp

70

Trang 71

Định dạng
Số trang	173
Dung lượng	13,33 MB