Bài Tập Lớn - Quản Trị Sự Kiện - Đề Tài - Các Công Tác Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện. Xây Dựng Ngân Sách Cho Sự Kiện - Lễ Khánh Thành Nhà Hàng Ăn Chay Tuiacha.docx

MỞ ĐẦU Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại Việt Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuân lợi để phát triển kinh tê, mở rộng thị phần quố[.]

MỞ ĐẦU

Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu củaquan hệ quốc tế hiện đại Việt Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuân lợi đểphát triển kinh tê, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp Việt Nam.Nhưng bên cạnh đó khó khăn thách thức sẽ ngày càng nhiều và để có thể đứngvững trên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một hướng đi đúng đắn vàhiệu quả Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao chiếm lĩnh được ưu thếtrên thị trường và kinh doanh có hiệu quả Marketing ngày càng trở nên quantrọng đối với doanh nghiệp, nó góp phần ảnh hưởng đến sự thành công củadoanh nghiệp và nó đã đem đến cho doanh nghiệp sự năng động, linh hoạttrong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị trường Marketing đã được các doanhnghiệp xem như là công cụ để chiến thắng chính mình

Hoạt động quan hệ công chúng( Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức

sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến sốtrong các biến số của Marketing – Mix Hoạt động tổ chức sự kiện có thể là buổihọp báo, tọa đàm, song nó cũng tạo được điểm nhấn và thức đẩy kinh doanhcho doanh nghiệp

Sau khi nghiên cứu học phần Quản trị sự kiện cũng như có những thông tinthực tế liên quan đến vấn đề tổ chức và quản trị sự kiện Đây là những lí dochính nhóm 03 hướng đến chọn đề tài nghiên cứu: “Các công tác chuẩn bị tổ

chức sự kiện Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha” Qua đề tài này, nhóm hy vọng sẽ hiểu rõ hơn về công

tác tổ chức và quản trị sự kiện cũng như có những kinh nghiệm tích lũy về dựkiến ngân sách cho tổ chức sự kiện

Bố cục bài thảo luận:

- Chương 1: Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

- Chương 2: Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng

ăn chay Tuiacha”

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện sự kiện không thể tránh khỏinhững thiếu sót, nên rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Cô và tập thể lớp

để bài thỏa luận hoàn thiện hơn Xin trân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 CÁC CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1 Một số khái niệm căn bản

1.1.1 Khái niệm sự kiện

Sự kiện là một hoạt động xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác vớicác hoạt thường ngày (1991)

Sự kiện có thể được xem là các hoạt động quan trọng nhằm thu hút khách

du lịch hoặc thể hiện đặc trưng của một cộng đồng và những nét văn hóa củacộng đồng đó (Theo Hinch và Delemera 1993)

Là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với cả cá nhân, vớiđời sống xã hội(Từ điển Tiếng Việt)

Sự kiện là hoạt động xã hôi trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí,thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt độngkhác liên quan

1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động laođộng cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện cácdịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động cụ thể nào đótrong một thời gian và không gian cụ thể nhằm truyền thông theo yêu cầu củachủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện

1.1.3 Khái niệm quản trị sự kiện

Quản trị sự kiên là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các việc từlập kế hoạch, lên chương trình, chuẩn bị các yếu tố cần thiết để tổ chức tiếnhành sự kiện trong một thời gian, không gian cụ thể để truyền đạt những thôngđiệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và toàn xã hội nhằm đáp ứngcác mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện Trong quá trình

đó những vấn đề pháp lí và truyền thông sự kiện được các nhà quản trị đặc biệtquan tâm

1.2 Đặc điểm của tổ chức sự kiện

Từ cách hiểu, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn

bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch;chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành biểu diễn của sự kiện trongmột thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất địnhđến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khácnhau của các chủ thể tham gia sự kiện và xã hội Có thể khẳng định tổ chức sựkiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừachịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểmriêng biệt của nghề tổ chức sự kiện Với cách tiếp cận trên ta có thể khẳng địnhđược những đặc điểm cơ bản trong kinh doanh tổ chức sự kiện như sau

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện

Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổchức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sựkết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷtrọng đa số

Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiềungành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in

ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiêncứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cầnthiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõrệt Cần chú ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hànghoá nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống Vì vậy nếu chỉnói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác màphải nói dịch vụ chiếm tủ trọng đa số

1.2.2 Đặc điểm về lao động

Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản sau:

- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao và đa dạng

về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người Lao độngtrong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giớihoá

- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sựkiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo các mục tiêu của sự kiện Tất cả

các bộ phận quản lí và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mụctiêu mang lại thành công cho sự kiện.

Do vậy, cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận

- Cường độ làm việc tương đối nặng, mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiềuvào tiến độ, kế hoạch sự kiện

- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lí tương đối lớn

Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến bộ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng độngsáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do tính lao động dịch vụnên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải cóthái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc

1.2.3 Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kĩ thuật trong tổ chức sự kiện

Vị trí và cơ sở vật chất kĩ thuật trong tổ chức sự kiện đa dạng phong phú,chúng có những yêu cầy đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện

cụ thể

1.2.4 Đặc điểm về hoạt động

Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việ của các bộ phận trong tổ chức sựkiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách hàng với chấtlượng cao nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách

1.3 Mục đích sự kiện

Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phốihiệu quả ngân sách Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tổ chức cũngphải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì ? Nói cáchkhác, Nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khibắt tay vào tổ chức nó Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổchức hoạt động sự kiện Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, tại tác độngvào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó

Ý nghĩa của mục tiêu : Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổchức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới,giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượngquan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao )

Tính rõ ràng của mục tiêu : Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng,thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sựvật hiện tượng Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện Nếu làm ngược lại,Nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể gánh chịunhững hậu quả không mong muốn Một trong những điều tối kỵ đối với người tổchức sự kiện là không dùng sự kiện để làm bình phong che giấu mưu đồ riêngcủa mình

Thứ bậc mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mụctiêu Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ đểtập trung ưu tiên trong thực hiện Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêuđưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu(Các yếu tố chi phối nó và nó tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô

và ngân sách tổ chức sự kiện Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiềumục tiêu thì mục đích tổ chức sự hiện không rõ, không tập trung

Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Nhà tổ chức sự kiện nhằm tới nhữngmục tiêu khác nhau Dưới đây là một số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại

là những mục tiêu thường được các Nhà tổ chức sự kiện hướng tới

 Họp, hội thảo

- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới

- Trao đổi ý kiến

- Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian )

 Gây quỹ

- Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện, )

- Tạo ý thức trong công chúng

- Thu hút nhà tài trợ mới

- Thu hút người ủng hộ

- Tăng tình nguyện viên

 Khuyến khích

- Ghi nhận doanh số bán thảo luận

- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát biểu trong tương lai

- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doan ngoài môi trường công việc

- Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác

 Sự kiện đặc biệt

- Gây sự chú ý trong giới truyền thông

- Gây ý thức trong công chúng

kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng Có như vậy,

sự kiện mới mang lại thành công cao Chẳng hạn : mục tiêu thu hút công chúngtới tổ chức sự kiện để ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (tròvui, trò chơi, tặng phẩm ) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đótham gia các chương trình của sự kiện

Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần giải quyết nămnội dung sau :

- Có nên tổ chức sự kiện không?

- Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

- Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?

- Mục đích sự kiện?

- Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?

1.4 Phân loại tổ chức sự kiện

Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinhdoanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhómkhác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất địnhđược gọi là một loại hình sự kiện Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phânloại sự kiện bao gồm: quy mô, lãnh thổ; thời gian; hình thức và mục đích sựkiện

1.4.1 Theo quy mô, lãnh thổ

Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào

số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phânloại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì

có những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vậnđộng xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được)

 Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốcgia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiệnkhá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú Ví dụ: Lễ hội chùa Hương,SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp…

 Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giớihạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự thamgia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Vídụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộchọp lớp cuối năm…

Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ đưa ra những gợi ý mang tính chất tươngđối như trên Với cách tiếp cận này còn có thể đưa ra một mức độ trung giangiữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình)

Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngàytái thành lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở TâyNguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự kiệnquốc tế (Lễ hội Olimpic…)

1.4.2 Theo thời gian

Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ

- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chiathành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày

- Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên - diễn ra vào cácnăm thường vào những thời điểm nhất định (Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hộinghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, các lễ hộithường niên…); Sự kiện không thường niên - không mang tính quy luật, không

có hiện tượng lặp lại ở các năm (lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào,triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…)

1.4.3 Theo hình thức và mục đích

Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện Vìhình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nóthường đi liền với nhau Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhómsau:

- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinhdoanh của các doanh nghiệp: sự kiện kinh doanh (Bussiness event), các ngày lễcủa doanh nghiệp (Corporate events), sự kiện gây quỹ (Fundraising events),triển lãm (Exhibitions), hội chợ thương mại (Trade fairs), sự kiện liên quan đếnbán hàng (Workshops), sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)…

- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôngiáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: lễ hội truyền thống, cưới hỏi,

ma chay, mừng thọ, sinh nhật, giao lưu văn hóa, event giải trí, triển lãm nghệthuật…

- Sự kiện chính thống/Sự kiện của nhà nước (Government events): loại sựkiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính làcác cơ quan nhà nước: Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương; phát động phongtrào; Hội thảo, hội nghị; Họp báo; Hội nghị hiệp thương; Đón tiễn…

- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường domột hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sựtham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện: lễ ghinhận thương hiệu, thu hút nhà tài trợ, kỷ niệm, gây quỹ, phát động phong trào…Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối,trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau.

1.5 Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

Bước 1: Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng

Trước hết ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất do kháchhàng đưa ra Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản tóm lược, căn cứ vàobản tóm lược này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổchức sự kiện ra làm sao Để thực hiện tốt, cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

- Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm,talkshow, …)

- Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?

- Khách tham dự là những ai?

- Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?

- Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?

- Ngân sách dự tính là bao nhiêu?

- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?

Bước 2: Hình thành ý tưởng và chủ đề

Ý tưởng của một sự kiện thường được người làm sự kiện ví như “linh hồn của

sự kiện” cho nên bước hình thành ý tưởng cho sự kiện rất quan trọng Sau khi

đã có ý tưởng, người ta sẽ phát triển được chủ đề của sự kiện, những hiệu ứng

về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt độngcủa sự kiện sao cho phù hợp với ý tưởng đã định ra Nếu ý tưởng là “linh hồn”thì chủ đề là “diện mạo” của sự kiện Chủ đề chi phối toàn bộ nội dung và cáchoạt động ở sự kiện Để có được ý tưởng và chủ đề, người ta phải dựa trên cácthông tin về đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi

tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện Trong giaiđoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành tìmkiếm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức

sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩmevent trên giấy tờ

Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phảnhồi từ phía khách hàng Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạnquan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện vớinhau Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi cònphụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Bước 3: Lập kế hoạch

Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình bày, saocho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả thi, thể hiệnđược nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng của chương trình.Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện và cách thức đo lườngkết quả của chương trình Các vấn đề gồm:

- Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính củasản phẩm, văn hóa của tổ chức…

- Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)

- Dự tính thời gian tổ chức sự kiện và thời gian kéo dài của sự kiện Tổ chức

và bố trí chỗ ngồi theo ước lượng khán giả và nơi trong giữ phương tiện đi lại

- Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)

- Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thếnào, điểm nhấn ở đâu?

- Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất

- Dự tính số lượng khách mời tham gia sự kiện, danh sách khách mời vàngười nổi tiếng Ngoài ra còn cần ước tính số lượng quà tặng, số lượng trò chơi

và các vật dụng cần thiết để tổ chức Nếu sự kiện có tổ chức ăn uống nhẹ thìcần lưu ý đến yếu tố không gian cũng như số lượng và chất ượng thực phầm đồuống, cách chế biến và độ an toàn