Phát triển hệ thống cung ứng vật tư của công ty TNHH Enkei Việt Nam

- Đẩy mạnh hơn nữa hoạt động tìm kiếm và xúc tiến tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, các nhà cung cấp tiềm năng cả trong lẫn ngoài nước: Một số các vật tư ch[r]

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Đối với một doanh nghiệp sản xuất thì việc đảm bảo sản xuất một cách liên tục, ổn định, đáp ứng được kế hoạch sản xuất là hết sức quan trọng Chính vì vậy, các yếu tố phục vụ cho sản xuất phải luôn được chuẩn bị một cách đầy đủ, sẵn sàng, trong đó việc chuẩn bị đầy đủ vật tư phục vụ cho sản xuất là vô cùng quan trọng

Công ty TNHH Enkei Việt Nam là một đơn vị sản xuất, các đầu mục vật tư phục vụ cho sản xuất lên đến hơn 3.000 hạng mục Chính vì vậy vấn đề phát triển hệ thống cung ứng vật tư luôn được ban Giám đốc Công ty chú trọng và yêu cầu đổi mới, phát triển liên tục để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Sau nhiều năm công tác tại Công ty và nhận thức được tầm quan trọng của việc

cung ứng vật tư cho sản xuất, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Phát triển hệ thống cung ứng vật tư của Công ty TNHH Enkei Việt Nam" Nội dung chính của Luận văn

gồm:

1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VẬT TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CUNG ỨNG VẬT TƯ

Trong phần này, tác giả đã đi tìm hiểu các vấn đề cơ bản về vật tư và hệ thống cung ứng vật tư: khái niệm, phân loại vật tư và các hoạt động chính của một hệ thống cung ứng vật tư Từ đó cũng đưa ra quan điểm của mình để phát triển một hệ thống cung ứng vật tư

Khái niệm về vật tư: Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất

Đó chính là nguyên, nhiên, vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng…

Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ, nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao đến những thứ thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ rất nhỏ nhẹ, từ những thứ đắt tiền đến những thứ rất rẻ… Tất cả chúng đều là sản phẩm của lao động, dùng để sản xuất

Có nhiều tiêu chí để phân loại vật tư như: phân loại theo công dụng sử dụng; theo tính chất sử dụng hoặc theo tầm quan trọng của vật tư… tùy theo mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn việc phân loại vật tư theo tiêu chí nào Hiện nay Công ty TNHH EnkeiVN đang phân loại vật tư dựa theo tầm quan trọng của mỗi loại vật tư Cụ thể, các loại vật tư của EnkeiVN được chia ra làm các loại: vật tư chính, vật tư thiết yếu; vật tư thường xuyên và vật tư không thường xuyên

Khái niệm về hệ thống cung ứng vật tư: Hệ thống cung ứng vật tư bao gồm tất cả

các hoạt động nhằm kiểm soát quá trình vận động của các luồng vật tư, dịch vụ trong các chu trình sản xuất, kinh doanh

Các hoạt động chính của hệ thống cung ứng vật tư là:

Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhu cầu vật tư:

Trên cơ sở kết quả của quá trình xác định nhu cầu, người ta tiến hành lập các kế hoạch yêu cầu vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp

Xác định phương thức đảm bảo vật tư:

Có ba phương thức đảm bảo vật tư cơ bản mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn là: mua, tự chế tạo hoặc đảm bảo vật tư thông qua thành lập các liên minh chiến lược trong cung ứng vật tư

Lập kế hoạch mua sắm vật tư

Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống các biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biểu cân đối vật tư

Hoạt động mua hàng

Dựa trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư, bộ phận chức năng sẽ tiến hành các hoạt động để tiến hành mua vật tư từ nhà cung cấp: tìm kiếm, phân tích, đặt hàng, giám sát vật tư…

Quản lý vật tư nội bộ

Sau khi vật tư đã được tiếp nhận, người ta tiến hành quản lý vật tư nội bộ trong doanh nghiệp Nội dung chủ yếu của công tác quản lý vật tư nội bộ bao gồm: quản lý dự trữ và bảo quản vật tư, cấp phát vật tư nội bộ và quyết toán tình hình sử dụng vật tư

Quan điểm về phát triển hệ thống cung ứng vật tư

Theo quan điểm của tác giả, để phát triển một hệ thống cung ứng vật tư thì các doanh nghiệp cần chú ý phát triển các mặt sau:

Phát triển về mặt tổ chức hệ thống:

Để phát triển về mặt tổ chức hệ thống các doanh nghiệp cần phải tìm kiếm để mở rộng mạng lưới của các nhà cung cấp cho doanh nghiệp mình Có nhiều nhà cung cấp cho

một loại vật tư sẽ tránh cho doanh nghiệp bị lệ thuộc vào một nhà cung cấp nhất định và tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đến việc đào tạo, tái đào tạo để nâng cao năng lực của các bộ phận chức năng Với các kiến thức được trang bị đầy đủ, cập nhật… họ có thể tìm kiếm các nguồn hàng với chi phí thấp nhất, quản lý chất lượng hàng mua đáp ứng theo yêu cầu của công ty, quản lý chi phí sản xuất, chi phí vật tư ở mức tối ưu cho công ty

Phát triển về mặt điều hành hệ thống cung ứng:

Để phát triển về mặt điều hành hệ thống các doanh nghiệp cần phải học hỏi các phương pháp quản trị cung ứng tiên tiến như phương pháp MRP, phương pháp JIT… để tăng cường khả năng quản trị hệ thống cung ứng vật tư, nâng cao hiệu quả hoạt động của

hệ thống cung ứng vật tư Đồng thời mỗi doanh nghiệp cũng cần tận dụng sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin, áp dụng vào hệ thống cung ứng vật tư tại doanh nghiệp mình để nâng cao năng lực quản trị hệ thống cung ứng

2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH ENKEIVN

Trong phần này tác giả đi sâu vào nghiên cứu thực trạng của hệ thống cung ứng vật

tư của Công ty EnkeiVN và từ đó đưa ra các đánh giá về các mặt ưu điểm và nhược điểm của hệ thống cung ứng vật tư của Công ty

Công ty EnkeiVN hiện đang áp dụng hệ thống quản lý ISO/TS 16949 cho toàn bộ các hoạt động của Công ty nói chung và cho hệ thống cung ứng vật tư nói riêng, hệ thống này vẫn đang thường xuyên được cập nhật, sửa đổi và phát triển để cho phù hợp với tình hình thực tế sản xuất tại Công ty

Nguồn cung ứng vật tư của Công ty

Hiện nay còn khoảng 15% các loại vật tư vẫn được Công ty EnkeiVN trực tiếp nhập nhẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài như: nhôm A356.2, sơn, các loại hóa chất đặc biệt

và một số loại vật tư có yêu cầu hoặc tính năng đặc biệt khác Còn lại khoảng 85% các loại vật tư là được mua từ các Công ty trong nước trong đó chủ yếu là các loại vật tư tiêu hao thường xuyên và một số loại vật tư thiết yếu Tuy nhiên cũng có một phần khá lớn các loại vật tư trong số này là có nguồn gốc nhập khẩu, Công ty EnkeiVN mua lại các vật

tư này từ các Công ty Thương mại khác trong nước

Phân loại vật tư:

Toàn bộ các loại vật tư của Công ty được chia ra làm các loại sau:

Vật tư chính: Là nhôm A356.2, đây là vật tư chính của Công ty để sản xuất ra tất cả

các loại vành hiện nay

Vật tư thiết yếu: Đây là các vật tư tham gia trực tiếp vào sản xuất, cấu thành lên sản

phẩm hoặc có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của sản phẩm như: Sơn và dung môi pha sơn; linh kiện lắp ráp…

Vật tư tiêu hao thường xuyên: Đây là các loại vật tư tiêu hao thường xuyên, định kỳ

để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty như: dao cắt, đá cắt, dầu máy, dầu bôi trơn, dụng cụ và thiết bị đo…

Vật tư không thường xuyên: Là các loại vật tư chỉ phải thay thế khi có các sự cố xảy

ra ví dụ như vỡ, hỏng… thường là các vật tư, chi tiết, phụ tùng, linh kiện được Công ty mua sắm, dự trữ để phục vụ cho mục đích sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, nhà xưởng… của Công ty

Nhiên liệu: Hiện nay Công ty EnkeiVN chỉ sử dụng nhiên liệu là LPG GAS và dầu

Diezel LPG Gas được dùng để nấu chảy kim loại nhôm cũng như cho các lò sấy trong công đoạn sản xuất của Công ty

Các hoạt động của hệ thống cung ứng vật tư của Công ty

Lập kế hoạch mua và đặt hàng vật tư: Căn cứ vào các số liệu và kế hoạch sản xuất,

phòng mua hàng sẽ lập ra kế hoạch đặt mua vật tư Với đặc thù của Công ty nên hiện nay công tác lập kế hoạch được phân chia riêng cho mỗi loại vật tư

Đối với việc đặt hàng vật tư: Công ty cũng đã xây dựng cho mỗi loại vật tư một quy trình đặt hàng khác nhau: Quy trình đặt hàng cho vật tư mới; quy trình đặt hàng cho vật

tư thường xuyên hiện tại; quy trình đặt hàng đối với vật tư không thường xuyên

Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp mới: Thông qua quá trình tìm kiếm nhà cung cấp

mới cho các loại vật tư mới cũng như vật tư hiện tại, phòng mua hàng sẽ phát hiện ra các nhà cung cấp tiềm năng có khả năng phù hợp để cung ứng vật tư cho Công ty Khi đó, phòng mua hàng sẽ phối hợp với các phòng, ban chức năng để tiến hành việc kiểm tra, đánh giá nhà cung cấp mới trước khi quyết định nhà cung ứng mới đó có trở thành nhà cung ứng vật tư cho Công ty hay không Việc đánh giá nhà cung ứng mới được thực hiện bằng một quy trình chặt chẽ với các tiêu chí rõ ràng, có sự phối hợp và chịu trách nhiệm

giữa các phòng ban chức năng của Công ty như: phòng mua hàng, phòng quản lý chất lượng, phòng sản xuất, phòng kỹ thuật …

Đánh giá, hỗ trợ và phát triển nhà cung cấp hiện tại: Mục đích của việc công ty thực hiện quản lý, đánh giá và phát triển nhà cung cấp hiện tại là để các nhà cung cấp đã được phê duyệt, đang cung ứng vật tư của công ty luôn luôn được đảm bảo năng lực cung ứng ổn định và đáp ứng mọi yêu cầu cơ bản theo hệ thống quản lý chất lượng của Công

ty Việc đánh giá nhà cung cấp cũng được thông qua một quy trình cụ thể, với các thang điểm rõ ràng, khách quan… và xác nhận kết quả đánh giá của nhà cung cấp

Quản lý vật tư tồn kho: Mỗi loại vật tư khi nhập kho cần được kiểm tra và xác nhận

về chất lượng theo đúng quy trình nhập kho Tất cả vật tư nhập kho là vật tư chính, thiết yếu đều phải có dấu hiện tem nhãn đã được kiểm tra xác nhận bởi bộ phận Quản lý chất lượng

Sắp xếp và lưu trữ vật tư đúng nơi quy định Đối với các loại vật tư có yêu cầu bắt buộc về các điều kiện bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm ví dụ như sơn và các loại dung môi

sẽ được bảo quản ở một kho riêng đảm bảo các điều kiện theo yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất Định kỳ kiểm tra thời hạn sử dụng của các loại vật tư cần quản lý

Vào ngày đầu tiên của tháng, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm kê thực tế kho để so sánh với dữ liệu phần mềm Các số liệu này sẽ được dùng là số tồn đầu kỳ của tháng đó

Đánh giá chung về hệ thống cung ứng vật tư của công ty TNHH Enkei Việt Nam hiện nay

Ưu điểm và những thành công đạt được của Công ty

- Hệ thống quản lý đầy đủ và chặt chẽ

- Mạng lưới các nhà cung ứng bền vững, ổn định

- Xây dựng được đầy đủ các kho bãi và cơ sở vật chất

- Xây dựng một mối quan hệ thân thiện, hỗ trợ với các phòng ban khác trong Công

ty

Những điểm còn hạn chế

- Sai sót trong việc lập kế hoạch mua vật tư vẫn còn xảy ra

- Thời gian đặt hàng lâu, khó thay đổi để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Chưa có phần mềm chuyên nghiệp dành riêng cho hệ thống cung ứng vật tư

- Các chỉ định, yêu cầu trực tiếp từ Công ty mẹ hạn chế sự tự chủ của Công ty

- Tốn chi phí, tăng rủi ro cho việc tồn kho ký gửi

Nguyên nhân của những hạn chế

 Nguyên nhân khách quan

- Đặt hàng từ khách hàng thường xuyên thay đổi

- Ngành công nghiệp hỗ trợ của Việt Nam còn thiếu và yếu

- Do các quy định của tập đoàn

 Nguyên nhân chủ quan

- Chưa có các phần mềm ứng dụng chuyên nghiệp

- Chưa thực hiện đúng các quy trình hiện có

- Khả năng tìm kiếm nguồn cung ứng mới, năng lực phát triển nhà cung cấp mới của phòng mua hàng còn một số hạn chế

3 GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH ENKEI VIỆT NAM

Trên cơ sở phân tích thực trạng hệ thống cung ứng vật tư của Công ty EnkeiVN và những điểm còn hạn chế hiện này tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống cung ứng vật tư của Công ty

Các giải pháp về tổ chức hệ thống

Mở rộng và phát triển hệ thống cung ứng vật tư

- Đẩy mạnh hơn nữa hoạt động tìm kiếm và xúc tiến tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, các nhà cung cấp tiềm năng cả trong lẫn ngoài nước: Một số các vật tư chính của Công ty hiện nay chỉ được cung cấp bởi một số lượng hạn chế nhất định các nhà cung cấp mà nguyên nhân là do chỉ định của Tập đoàn cũng như việc chưa tìm được các nhà cung cấp đủ khả năng hoặc các sản phẩm thay thế tương đương cùng loại như: Nhôm nguyên liệu; Sơn và hóa chất; cụm lắp ráp của bộ phận đĩa phanh vành sau của xe máy…là một hạn chế đáng kể của Công ty Để cải thiện được vấn đề này Công ty cần mở rộng hệ thống các nhà cung cấp vật tư, tìm kiếm các chủng loại vật tư mới, có tính năng

sử dụng tương đương, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của công ty nhưng có giá thu mua thấp hơn cũng như thuận lợi hơn cho việc quản trị nguồn cung ứng

- Tăng tỉ lệ nội địa hóa công cụ vật tư tiêu hao, các vật tư không thường xuyên khác: Nội địa hóa vật tư có 2 hình thức là các vật tư được sản xuất và cung ứng từ nhà sản xuất trong nước và hình thức khác là các loại vật tư được sản xuất ở nước ngoài nhưng được phân phối thông qua các doanh nghiệp Thương mại trong nước

Liên tục đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân viên mua hàng và nhân viên quản lý kho vật tư: Việc đào tạo xây dựng đội ngũ nhân viên mua

hàng, nhân viên quản lý kho vật tư bền vững và lâu dài, sẽ đặt nền tảng vững chắc cho sự thành công của chiến lược giảm giá thành sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty TNHH EnkeiVN

Các giải pháp về điều hành hệ thống

Nghiên cứu từng bước áp dụng mô hình Just In Time trong quá trình cung ứng vật tư

Just In Time là mô hình sản xuất đúng lúc, đúng thời điểm, là hệ thống sản xuất trong đó các luồng vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm cần đến trong quá trình sản xuất

và phân phối được lập kế hoạch một cách chi tiết, sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện tại kết thúc Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không để chờ xử lý Bất kỳ sự chậm trễ không cần thiết hay tồn kho trong quá trình sản xuất đều là lãng phí, vì vậy lượng tồn kho được giữ ở mức tối thiểu nhất

Các cán bộ phòng mua hàng cũng cần phải nghiên cứu, tìm hiểu về mô hình cung ứng vật tư Just In Time để Công ty có thể lựa chọn phương án phù hợp để linh hoạt trong

áp dụng phương pháp JIT cho hệ thống cung ứng vật tư của Công ty

Áp dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả quản trị vật tư

Hiện tại, hệ thống phần mềm hỗ trợ quản trị hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty Enkei Việt Nam chưa được đầy đủ và đồng bộ Các phần mềm hiện đang sử dụng

là các phân hệ độc lập, không liên kết dữ liệu với nhau Ngoài ra, tất cả các công việc quan trọng của hoạch định sản xuất, cung ứng vật tư, bán hàng, quản lý chất lượng của công ty đều được thực hiện bằng Excel Như vậy, các quy trình tác nghiệp và các luồng thông tin về quản trị mua bán vật tư, hạch toán kế toán, bán hàng không được thực hiện xuyên suốt trên một hệ thống Việc kết nối dữ liệu giữa các phòng ban với nhau không thuận tiện, các phần mềm không tương thích với nhau, dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty với nhau sẽ trở nên khó khăn, dễ xảy ra lỗi tác nghiệp trong công việc do phụ thuộc hầu hết vào con người

Với quy mô doanh thu của công ty hiện tại là hơn 3,5 triệu đô la/tháng, hơn 50 mã sản phẩm, hơn 3.000 mã vật tư trong danh mục, thì hệ thống phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) sẽ là một hệ thống

tối ưu, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho ban Giám đốc công ty trong việc hoạch định và quản

lý Chính vì vậy trong tương lại gần sắp tới Công ty cần có kế hoạch đầu tư hệ thống phần mềm ERP cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong đó có hệ thống cung ứng vật tư

Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hỗ trợ, giám sát các nhà cung cấp:

Đặc trưng của các nhà sản xuất, cung ứng hàng hóa Việt Nam là chưa thật sự chú trọng và nhận thức được hiệu quả to lớn về nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh mà một hệ thống quản lý chất lượng tốt mang lại Vì vậy, để tăng cường năng lực của các nhà cung ứng của Công ty trong việc tăng năng suất sản xuất, nâng cao chất lượng vật tư, giảm tỉ lệ hàng lỗi, giảm chi phí sản xuất để giảm giá vật tư, công ty EnkeiVN cần chú trọng hơn nữa hoạt động thực tế đánh giá và phát triển nhà cung cấp của mình

Định kỳ cuối mỗi năm, công ty nên tổ chức hội nghị nhà cung cấp, tổng hợp đánh giá kết quả hoạt động của tất cả nhà cung cấp, để nhà cung cấp có thể hiểu rõ được kết quả cung ứng hàng hóa của mình cũng như của các đối thủ cạnh tranh Đồng thời, có giải

thưởng khích lệ nhà cung cấp có kết quả hoạt động cung ứng tốt nhất trong năm

4 KẾT LUẬN

Ngày nay, vai trò và tầm quan trọng của hệ thống cung ứng vật tư đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp càng ngày càng được khẳng định Vì vậy, để tồn tại và phát mỗi doanh nghiệp cần phải không ngừng hoàn thiện và phát triển hệ thống cung ứng vật tư của mình để góp phần nâng cao hiệu quả của sản xuất, tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp mình

Ngay từ khi thành lập Công ty TNHH Enkei Việt Nam năm 2007 cho đến nay, vấn

đề phát triển hệ thống cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty luôn luôn được ban lãnh đạo hết sức quan tâm Cụ thể là ngay từ ngày mới thành lập, Công ty cũng đã xây dựng một hệ thống cung ứng vật tư tương đối đầy đủ, chuyên nghiệp và sau hơn 6 năm đi vào hoạt động thực tế thì hệ thống cung ứng vật tư cũng vẫn liên tục được phát triển, hoàn thiện thêm để phù hợp với thực tế sản xuất cũng như quy luật phát triển của thị trường