Bài giảng access

Chúng ta có thể tính toán và xử lí dữ liệu cùng một lúc trên nhiều bảng dựa vào Query 2.. Chúng ta chỉ chọn lựa trong một giới hạn nhất định Tạo query tự thiết kế Tuỳ theo mỗi cá nhân tự

Bài giảng Access

Đây là phiên bản tài liệu đơn giản

Xem phiên bản đầy đủ của tài liệu Bài giảng Access

Chương 3: Query

I Khái niệm chung về Query

1 Khái niệm Query:

Query là một công cụ dùng để khai thác và xử lí dữ

liệu Nó có thể đáp ứng các nhu cầu tra cứu về

dữ liệu của bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu

Bảng kết quả truy vấn được gọi là DynaSet

(Dynamic Set) Một DynaSet giống như một

bảng dữ liệu nhưng không phải là một bảng dữ

liệu thật sự Chúng ta có thể tính toán và xử lí

dữ liệu cùng một lúc trên nhiều bảng dựa vào

Query

2 Các kiểu tạo query

Tạo query bằng công cụ Wizard:

Dùng khuôn mẫu có sẵn do Access thiết kế

Chúng ta chỉ chọn lựa trong một giới hạn nhất

định

Tạo query tự thiết kế

Tuỳ theo mỗi cá nhân tự tạo các Query theo lựa

chọn của mình và do chính mình thiết kế

3 Tạo mới một Query (Tổng quát)

B1: Mở Database (nếu chưa có thì tạo mới)

B2: Kích chuột vào Queries

B3: Chọn công cụ thiết kế (Wizard hoặc Design)

B4: Chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn

B5: Chọn các trường sẽ hiển thị khi truy vấn (quan trọng nhất) B5.1: Đặt các điều kiện cho các trường đã có theo yêu cầu

B5.2: Thêm các trường chưa có để thống kê hoặc hiển thị

B5.3: Chọn các trường cần sắp xếp (Nếu sắp xếp trên nhiều trường thì cần xác định rõ độ ưu tiên)

B6: Chạy thử Query

B7: Lưu Query lên đĩa nếu muốn

II T¹o query b»ng c«ng cô

Wizard

Më database KÝch vµo Queries

Chän Create query by using wizard B1: Chọn bảng và các trường sẽ truy vấn Chọn bảng hoặc

query nguồn

Chọn trường từ bảng

hoặc query nguồn

Danh sách các trường

sẽ hiển thị của Query

B2: Lựa chọn việc hiển thị

chi tiết kết quả hay tổng

kết số liệu

- Detail: Hiển thị toàn bộ

giá trị các trường đã chọn

- Sumary: Hiển thị dạng

tổng kết số liệu Khi chọn

Sumary Options thì ta có

thể thống kê theo các

thông số sau:

•

Sum: TÝnh tæng gi¸ trÞ cña tr

êng

•

Avg: TÝnh gi¸ trÞ trung b×nh

cña trêng

•

Min: TÝnh gi¸ trÞ nhá nhÊt cña

trêng

•

Max: TÝnh gi¸ trÞ lín nhÊt cña

trêng

•

Count record: §Õm sè b¶n ghi

cña b¶ng hoÆc query

•

Chóng ta cã thÓ thèng kª

theo c¸c c¸ch tÝnh sau

-Unique date/time: Tæng kÕt

theo ngµy giê

-Day: Theo ngày

-Month: Theo tháng

-Quater: Theo quý (1/4 năm)

-Year: Theo năm

B3: Đặt tên cho query

Nếu chọn :

-Open the query to view

infomation: Mở query để

xem thông tin

-Modify the query design:

Chỉnh sửa query trớc khi

xem thông tin

-Sau đó chọn Finish

III Tạo query bằng cách tự thiết kế

1 Tạo query

Mở database Kích vào Queries

Chọn Create query in Design view

B1: Chọn bảng hoặc query cần truy vấn trong bảng Show Table (bảng hoặc query nguồn)

Tables: chọn bảng

Queries: chọn query

Both: chọn cả hai

Đỏnh dấu bảng hoặc

query sau đú chọn

Add

Kết thỳc chọn kớch

vào Close

•

B2: Xác định mối quan hệ giữa các table và query

đó

B3: Xỏc định cỏc nội dung tham gia truy vấn:

Field: Xỏc định cỏc trường thực tiếp tham gia truy vấn

Sort : Xỏc định chỉ tiờu sắp xếp

Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần

Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Not sorted: Khụng sắp xếp

Show: Xỏc định ẩn hay hiện cột khi hiển thị query

Criteria,or: Đặt điều kiện cho query

B4: Lu query

•

Đặt tên và Save lên đĩa

2 Tạo trường tớnh toỏn trong query

Quy tắc: <Tờn trường mới>:<Biểu thức>

Vớ dụ:

Hovaten: [Ho]+[Ten]

Tong:[DToan]+[Dli]+[DHoa]

TongKv:[Tong]+[DiemKV]

KetQua:IIF(Tong>=18,Đỗ,Trượt)

Chỳ ý:

-Tờn trường tớnh toỏn khụng được trựng tờn với cỏc trường đó cú

- Cỏc trường trong biểu thức phải tồn tại trong bảng hoặc Query hoặc đó được tớnh toỏn trước

Ví dụ 1: Tạo các trờng mới

Khi thiết kế

Khi hiển thị

Ví dụ 2: Dùng hàm IIF

DiemKV:IIF(KV=1,1.5,IIF(KV=2,1.0,IIF(KV=3,0.5,0)))

Khi hiển thị

* Công cụ Expression Builder

Các phép toán

Khung thiết kế

Danh sách các hàm

VÝ dô

-Một số phép toán

Like (phép đối sánh mẫu):

cho kết quả là True hoặc False

Ví dụ: Like Trần* (Tìm những bản ghi có chuỗi đầu là Trần)

-Between And :

cho kết quả là True hoặc False

Ví dụ: Between #7/15/1998# And #8/15/2000# (tìm những bản ghi được cập nhật từ ngày 15/7/98 đến 15/8/2000)

-In :

cho kết quả là True hoặc False

-Ví dụ: In ( 10A1 , 10A3 , 10A6 ) (hiển thị những bản ghi

thuộc lớp 10A1, 10A3,10A6)

b Hàm thông dụng

* Hàm IIF:

Cú pháp: IIF(Biểu thức logic, Kết quả 1, Kết quả 2)

Nếu biểu thức logic cho giá trị True thì hiển thị Kết quả 1

Nếu biểu thức logic cho giá trị False thì hiển thị Kết quả 2

Ví dụ:

-IIF(Tong>=18, Đỗ, Trượt) => Nếu Tong lớn hơn hoặc

bằng 18 thì sẽ hiển thị chữ Đỗ, nếu Tong bé hơn 18 thì sẽ hiển thị chữ Trượt

-IIF(KV=1,2.5,IIF(KV=2,1.5,0)) =>Nếu KV=1 thì ghi 2.5,

nếu KV=2 thì ghi là 1.5 còn KV=3,4,5 Thì ghi 0

Danh sách một số hàm cơ bản

Tên hàm

ý nghĩa

Ví dụ

Date()

Ngày tháng năm hiện thời Date() -> 2/3/03

Day(ts)

Ngày của tham số Day(Date())-> 2

Asc( ts )

Mã ASCII của tham số ASC(A) -> 65

Chr(ts)

Ký tự ứng với mã =Ts Chr(65) -> A

Left( ts ,n)

n ký tự bên trái của Ts Left(Hoa,2) -> Ho

Mid( ts ,n,m)

m ký tự bắt đầu từ ký tự thứ n Mid(Hoai,2,3) -> oai

UCase( ts )

Đổi thành chữ hoa chuỗi ts UCase(hoa) ->HOA

Abs(ts)

Giá trị tuyệt đối của tham số Abs(-10) -> 10

Int(ts)

Hàm lấy phần nguyên Int(10.123) -> 10

IV Tổng hợp dữ liệu bằng Select query (Total)

1 ý nghĩa của Query Total

Query Total dùng để gộp các bản ghi giống nhau

theo một giá trị nào đó thành nhóm sau đó có

thể tính tổng, đếm số bản ghi, tìm giá trị lớn

nhất, giá trị nhỏ nhất theo nhóm đã gộp

2 Cách dùng :

Trong cửa sổ Design View của Query

B1: Chọn biểu tượng Totals trên thanh công cụ

Group By: Gộp các dòng có giá trị giống nhau trên cột thành nhóm Sum: Tính tổng của các giá trị trên cột của nhóm

Avg: Tính giá trị trung bình của các giá trị trên cột của nhóm

Min: Tìm giá trị nhỏ nhất của các giá trị trên cột của nhóm

Max: Tìm giá trị lớn nhất của các giá trị trên cột của nhóm

Count: Đếm số bản ghi có trong nhóm mà tại đó cột có giá trị

First: Tìm giá trị đầu tiên trong các giá trị trên cột của nhóm

Last: Tìm giá trị cuối cùng trong các giá trị trên cột của nhóm

Expression: Cho biết cột là một biểu thức tính toán

Where: Cho biết cột là một biểu thức điều kiện dùng để lọc bản ghi trước khi tính toán và không hiển thị nội dung khi xem kết quả

B2: Chọn giá trị trên dòng Totals tuỳ theo cột

VÝ dô 1

•

T×m ®iÓm to¸n cao nhÊt

cña tõng khu vùc

•

Chän query Total

–

Trêng KV -> Group By

–

Trêng DT -> Max