Giáo trình bài giảng Access

Giáo trình bài giảng Access

g

 Access là một hệ quả trị cơ sỏ dữ liệu dựa trên mô

hình quan hệ.

 Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của dữ

liệu đ ợc l u trữ trên thiết bị trữ tin.đáp ứng đ ợc

nhu cầu của ng ời dùng với nhiều mục đích khác nhau.

 Access tạo ra các Database ,xử lý thay đổi dữ

liệu mà không quan tâm đến thuật toán.

 Access có thể tạo ra các ứng dụng mà không cần

lập trình.

I Khởi động và thoát khỏi Access.

1 Khởi động: Thực hiện một trong 3 cách sau:

 Start/ Programs/ Microsoft Access.

 Start/ Run/tìm đ ờng dẫn tới access

 Kích đúp vào ShortCut access trên

3)Màn hình khởi động Access:

Blank Access Database: Tạo mới một tệp CSDL.

Tạo tệp CSDL mới theo Mấu đã có sẵn.

Mở tệp CSDL đã có sẵn trong máy.

4)Tạo mới CSDL trong Access

a.Tạo mới khi khởi động:

 Table(biểu bảng):l u giữ thông tin.

 Queries(bảng truy vấn):cho phép truy vấn

và hiệu chỉnh giữ liệu.

 Form(mẫu biểu):Dùng cho xem và nhập

thông tin.

 Pages(trang):tập tim HTML chophép bạn

xem dữ liệu Access bằng trình duyệt

Internet explore.

 Report(báo biểu):Dùng tóm tắt và in dữ liệu.

 Macro(lênh ngầm):thực hiện một hoặc một

số thao tác một cách tự động.

 Module:viết ch ơng trình thực hiện một số chức năng trong CSDL

5)Tạo bảng trong Access :

5.1)Các khái niệm cơ bản trong bảng(table):

a Tên tr ờng (Field): Bảng đ ợc chia thành các cột

Tên cột đ ợc gọi là tên tr ờng.

b Bản ghi: K hi nhập dữ liệu tạo nên các hàng Mỗi

hàng đ ợc gọi là một bản ghi.

c Tr ờng khoá: Một tr ờng đ ợc gọi là khoá trong

CSDL nếu trên tr ờng đó không có bản ghi nào trùng nhau.

* Căn cứ vào tr ờng khoá để nhận biết (phân biệt) các

bản Ghi vd:ng ời ta phân biệt các SV thông qua tr ờng MSV do đó Msv gọi là tr ờng khoá.

5.2)Dữ liệu cơ bản trong Access :

•AutoNumber: đánh số tự động 1, 2, 3

Text: kiểu văn bản(kiểu chữ).

Number: kiểu số gồm các kiểu con sau:

•Byte: số nguyên ngắn.

•Integer:số nguyên th ờng.

•Long Integer: nguyên dài.

•Single: số thực đơn.

•Double: số thực kép

•Date/ time: kiểu ngày tháng.

•Currency: kiểu tiền tệ.

•Yes/ no: kiểu Logic.

•Meno: kiểu ghi nhớ.

•OLE Object: kiểu đối t ợng đồ hoạ

Chú ý :+khi đặt têncho bảng ta nên đặt tên sao cho

ngắn gọn và tên bảng sao cho gợi nhớ

+Tr ớc khi tạo cấu trúc bảng ta phải định dạng dữ liệu cho các tr ờng.

ví dụ :

Khai b¸o b¶ng sau:

BangDiem: SBD, Hoten, NS, GT, DT, DL, DH,

TD, KQ.

5.4)định dạng và sửa cấu trúc bảng:

a.Sửa cấu trúc bảng:

 Mở bảng cần sửa ở dạng Design View.

* Thay đổi tên tr ờng:

-Đ a trỏ text đến tr ờng cần sửa

-Xoá tên tr ờng cú đánh tên tr ờng mới

c)Xoá tr ờng:

 Đánh dấu tr ờng cần xoá

 Chọn menu Edit/Delete row

 Chọn yes nếu muốn xoá hoặc No nếu không muốn xoá 2)Định dạng bảng

a)Di chuyển trong bảng:

-pgUp:Lên một trang -Shift tab:tr ờng đứng tr ớc

-Pgdn:Xuống một trang -Home:tr ờng đầu tiên của -Tab:tr ờng tiếp theo bản ghi nơi con trỏ đang đứng

Ngoài ra có thể sử dung chuột hoặc các phím di chuyển…

b)Thay đổi chiều cao hàng:

B1:Chọn cột cần thay đổi

B2:Format/rowHeight

B3:Nhập chiều cao vào ô Row height

B4:ok

C.Định dạng Font, size và mầu chữ.

 Bôi đen tr ờng cần ẩn.

 Format/ Hide Columns.

F.Hiện một tr ờng dữ liệu bị ẩn.

 Mở bảng ở chế độ Open.

 Format/ UnHide Columns.

 Chọn tr ờng cần hiện trở lại

H)Thªm mét b¶n ghi:

Ta chØ thªm ® îc b¶n ghi vµo cuèi tÖp

Vµo menu insert/Newrecord

O)Xo¸ b¶n ghi:

 Chän b¶n ghi cÇn xo¸

 Chän menu Edit /Delete record

Q)Thay thÕ d÷ liÖu:

 Chän « ®Çu tiªn cña cét cÇn söa d÷ liÖu

 Vµo menu Edit/Replace

 Gâ ®o¹n v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What

 Néi dung cÇn thay thÕ vµo Replace Width

 Chän Replace nÕu muèn thay thÕ tÊt c¶ 3)S¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu :

*)Lọc dữ liệu.

 Mở bảng cần lọc ở chế độ Open.

C1: Record/ Filter by Form.

C2: Kích phải chuột và gõ biểu thức lọc vào

mục Filter for.

4 Sử dụng tính năng Advanced

Filter/ Sort.

 Chức năng của Advanced Filter/ Sort.

–Dùng để sắp xếp và lọc dữ liệu trên nhiều tr ờng.

Field: Chän tr êng cÇn läc hoÆc s¾p xÕp.

Sort: Chän kiÓu s¾p xÕp.

Criteria: Dßng ®iÒu kiÖn khi läc.

Or: §iÒu kiÖn hoÆc.

Chó ý: §iÒu kiÖn n»m cïng dßng lµ AND kh¸c dßng lµ

®iÒu kiÖn OR.

Field: Chän tr êng cÇn läc hoÆc s¾p xÕp.

Sort: Chän kiÓu s¾p xÕp.

Criteria: Dßng ®iÒu kiÖn khi läc.

Or: §iÒu kiÖn hoÆc.

Chó ý: §iÒu kiÖn n»m cïng dßng lµ AND kh¸c dßng lµ

®iÒu kiÖn OR.

 Thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ läc b»ng mét trong hai c¸ch sau:

–Record/ Apply Filter/ sort.

– Chän biÓu t îng Apply Filter.

–BiÓu t îng Remove Filter.

–Record/ Remove Flter/ sort.

 Thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ läc b»ng mét trong hai c¸ch sau:

–Record/ Apply Filter/ sort.

– Chän biÓu t îng Apply Filter.

–BiÓu t îng Remove Filter.

–Record/ Remove Flter/ sort.

5 Sao chép bảng

 Chọn bảng cần sao chép.

 Thực hiện một trong hai cách copy sau:

Chọn bảng cần sao chép/Edit/ Copy.

Hoặc

 Đ a chuột đến bảng cần sao chép/ Click phải chuột/ chọn Copy.

 Sau đó thực hiện trong hai cách dán sau:

 Edit/ Paste.

Hoặc

 Click phải chuột chọn Paste.

 Hộp thoại Paste hiện ra nh sau:

• Table Name: NhËp tªn b¶ng míi

• Structure Only: ChØ sao chÐp cÊu tróc.

• Structure and Data: C¶ b¶ng d÷ liÖu vµ cÊu

tróc.

• Append Data Existing Table: GhÐp d÷ liÖu

vµo b¶ng kh¸c.

6 NhËp vµ xuÊt b¶ng

a NhËp b¶ng (Import).

Chøc n¨ng:

NhËp mét b¶ng tõ CSDL kh¸c nh Access, FoxPro, excel vÒ CSDL ®ang më.

C¸ch thùc hiÖn:

 File/ Import.

HoÆc

 Click ph¶i chuét chän Import.

 Hép tho¹i Import sau xuÊt hiÖn:

• Look in: Tên th mục hoặc ổ đĩa l u bảng cần nhập về

• File Name: Tên tập tin cần nhập về.

• File of Type: Kiểu bảng Import.

b XuÊt b¶ng (export).

Chøc n¨ng:

XuÊt mét b¶ng d÷ liÖu ra d¹ng kh¸c nh Foxpro, Excel

C¸ch thùc hiÖn:

File/ Export.

Click ph¶i chuét lªn b¶ng chän Export.

Hép tho¹i Export sau xuÊt hiÖn:

Chän kiÓu d÷ liÖu cÇn xuÊt nh Foxpro, excel,

HTML trong hép Save as type

7 Bảo mật và nén dữ liệu.

a Bảo mật dữ liệu:

 Đóng CSDL cần đặt mật khẩu.

 Mở lại ở chế độ Open Exclusive.

 Chọn Tools/ Security/ Set Database

II)Một số khái niệm cơ bản :

1)Mối quan hệ giữa các bảng :

Các bảng đ ợc xây dựng trong một CSDL thì phải có mối liên hệ với nhau Nhờ có mối liên hệ thì ta

mới đ a ra đ ợc kết quả khi có yêu cầu:

-Đ a ra danh sách những ng ời ch a thi.

-Tìm ng ời có điểm anh =8 và ở nghệ an…

Khi đó ta phải nhờ vào mối liên kết giữa các bảng và

sử dụng ph ơng pháp vấn tin sẽ đ a ra đ ợc kết quả mong muốn.

a)Quan hệ 1: n(quan hệ một nhiều):

Là mối quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bản ghi thứ nhất có quan hệ với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai

Vd: tên điện thoại địa chỉ

b)Quan hÖ 1:1mét –mét:Mçi b¶n ghi trong b¶ng thø nhÊt chØ quan hÖ víi mét b¶n ghi trong b¶ng thø hai

Vd:Quan hÖ cña sinh viªn-sè b¸o danh:tøc l· mçi sinh viªn chØ cã mét sè b¸o danh

c)Qua hÖ n-n(nhiÒu nhiÒu):Lµ quan hÖ mµ

nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng A kÕt hîp nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng B vd:nhiÒu sinh viªn häc ë nhiÒu phßng häc kh¸c nhau.

2)Tạo mặt nạ dữ liệu (Input mask):

Sử dụng mặt nạ nhập liệu là cách đẻ hạn chế dữ liệu nhập vào một tr ờng Ngoài ra nó coà có một số tác dụng:

-Buộc bạn phải nhập dữ liệu theo kiểu đã xác định vd:999-99-999

-Điền một só lí tự nh :-,/ và l u giá trị này nh một

thành phần của tr ờng mà ta không phải đánh vào

*)các kí tự dùng trong mặt nạ nhập liệu:

A B¾ buéc ph¶i cã c¸c ch÷ c¸i hoÆc ch÷ sè

& ChØ nhËp c¸c ch÷ c¸i hoÆc kho¶ng trèng

< KÝ tù chuyÓn thµnh ch÷ in th êng

3)Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

Nh chùng ta đã biết các bảng trong Access có mối quan hệ với nhau và Access sử dụng mối quan hệ này để kết nối dữ liệu giữa các bảng

Giả sử trong tệp hs có các bảng sau:

-ds(msv,ht,ns,dc,dthoai)

-diem(msv,dt,da,kt,td,kq)

Muốn tạo ra một bảng dssv(msv,ht,ns,dthoai,dt,da,kt,td,kq)

ta phải tạo mối liên kết giữa các bảng:

B1:Vào Menu tool/RelationShip

Hoặc kích vào biểu t ợng

B2)Chọn các bảng cần đ a ra để liên kết trong cửa sổ Show table

Muốn chọn bảng nào ta

kích chuột Vào bảng đó

sau đó chọn ADD

Sau khi chọn xong ta chon

Close Rồi thoát ra.

B3)Trong của sổ Relation Ships

Ta đua chuột đến tr ờng

dùng để liên.Kết trong bảng

A vùa bấm chuột vùa

kéo sang tr ờng cần liên

Chú ý:Khi liên kết các bảng với nhau muốn chọn mối liên kết giữa các bảng ta kích vào

Joint type khi đó ta chọn một trong 3 dạng sau:

1)Liên kết 1-1 giữa hai bảng

2)Liên kết nhiều một:Nhiều bản

ghiậ bảng gốc liên kết với 1 bản

ghi ở bảng kia

3(Liên kết một – nhiều:Một bản

ghi ở bảng gốc liên kết với nhiều

bản ghi ở bảng còn lại.

4)Gì bá mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng:

Trong cöa sæ Relation ships

nh¾p ph¶i chuét trªn ® êng quan hÖ muèn xo¸/Delete

+yes:nÕu ch¾c ch¾n muèn xo¸

+No:Nõu kh«ng muèn xo¸

III)Trích rút giữ liệu bằng các

truy vấn(query):

1 Khái niệm và các loại truy vấn:

hỏi các câu hỏi về dữ liệu Ta có thể tạo

bảng truy vấn đơn giản để tạo các mẩu tin chỉ trong một bảng hoặc thiết kế các bảng truy vấn phức tạp liên quan đến nhiều

bảng hoặc nhiều tiêu chuẩn

Chú ý:muốn xây dựng đ ợc Querry thì ta

phải có bảng CSDL nguồn

b Các loại Query :

Select Query : Truy vấn chọn dữ liệu.Nó sẽ tìm bất kì mẩu tin nào trả lời câu hỏi mà bảng truy vấn đặt ra

và hiển thị chúng khi bảng truy vấn hoạt động.

 Update Query :Query cập nhật dữ liệu với query này

bạn bạn có thể sửa đổi dữ liệu trên toàn bộ một hay nhiều bảng

 Append Query: Query kết nối hai bảng

cùng cấu trúc để them thông tin từ một

bảng vào bảng khác

 Make Table Query:Bảng truy vấn tạo

bảng nó ghi kết quả thành một bảng mới

 Delete Query : Xoá các bản ghi của một hay

nhiều bảng.

 CrossTab Query:các bảng truy vấn này tóm

tắt dữ liệu theo mục để trả lời các câu hỏi nh

có bao nhiêu thí sinh có đỗ…

2)Cách tạo select Query:

a) Tạo Select querry bằng chế độ Wizard :

 Wizard là một công cụ tự động tạo ra Select Query thông qua các câu hỏi về những điều bạn muốn tạo vd:bạn

chọn bảng nào,bạn chọn các tr ờng

nào ,bạn truy vấn theo tiêu chí gì? …

 cách tạo select Querry wizard trên

một bảng:

B5:Chọn bảng và chọn các tr ờng trong bảng

đó sẽ tham gia trong Querry.

Cửa sổ chứa Các tr ờng đ ợc chọn

Nút chọn tất Cả các tr ờng một lần

Nút chọn từng

ộtlú c

b)tạo select querry bằng chế độ design: B1:chọn querry

B6:chọn bảng cần lấy

trong quá trình truy vấn

B7:chọn các tr ờng cần lấy ,đánh các điều

Field: Chän tªn tr êng cÇn truy vÊn.

Table: B¶ng chøa tr êng võa chän.

Sort: S¾p xÕp c¸c tr êng t¨ng hoÆc gi¶m dÇn.

Criteria: Thµnh lËp biÓu thøc ®iÒu kiÖn khi truy vÊn.

Or: Thµnh lËp ®iÒu kiÖn hoÆc.

Chuyển qua khung nhìn DataSheet View để xem kết quả bằng các cách sau:

Query/ Run.

Chọn biểu t ợng Run trên thanh công cụ.

View/ DataSheet View(dạng xem nội dung).

Chọn View/design view(dạng thiết kế).

d Tạo tr ờng mới khi truy vấn

 Tạo truy vấn mới hoặc mở truy vấn đã có ở chế độ Design View.

 Đặt tên tr ờng mới vào dòng Field: theo quy cách sau:

 Tên tr ờng mới: Biểu thức tạo tr ờng mới.

 VD: TongDiem: [Toan] + [Ly] + [Hoa]

e Các ví dụ:

Giả sử ta có hai bảng sau:

 Hoso gồm các tr ờng SDB, Hoten, NS, GtN.

 Diem: SBD, DT, DL, DH, Tong, Kq.

Hãy xây dựng Query gồm đầy đủ các thông tin của

Từng thí sinh đồng thời tính tổng điểm và kết quả cho các thí sinh đó

3)C¸c to¸n tö vµ phÐp to¸n th ßng sö dông trong truy vÊn:

VD Mod(5,2)=1; Mod(6,4)=2 & phÐp nèi c¸c x©u v¨n b¶n VD:hoc & sinh=hocsinh

 To¸n tö IN, BETWEEN vµ LIkE.

VÝ dô:X©y dông Query hiÖn nh÷ng ng êi tªn

lµ lan hoÆc anh hoÆc trang “lan” hoÆc “anh” hoÆc“trang” ” hoÆc “anh” hoÆc“trang” “lan” hoÆc “anh” hoÆc“trang” ” hoÆc “anh” hoÆc“trang” “lan” hoÆc “anh” hoÆc“trang” ” hoÆc “anh” hoÆc“trang”.

Những ký hiệu thay thế :

* : thay thế cho một xâu văn bản có độ dài tuỳ ý

? : thay thế cho một ký tự bất kỳ.

! : chỉ sự loại trừ.

[0-9] : thay thế cho một ký tự số.

[a-z] : thay thế cho một ký tự chữ cái

Ví dụ 1:

thí sinh có tên bắt đầu bằng ha và sau đó là một kí tự “lan” hoặc “anh” hoặc“trang” ” hoặc “anh” hoặc“trang”

bất kì .

 Các hàm ngày tháng .

 Dữ liệu ngày phải đặt trong dấu #:

 ví dụ: # 04/12/83 #

 Hàm Day(ngày): cho giá trị ngày.

 Hàm Month(ngày): cho giá trị tháng

 Hàm Year(ngày): cho giá trị năm

 Hàm Weekday(ngày): cho giá trị thứ của ngày

 Hàm Date( ): cho giá trị ngày hệ thống.

Vd:HiÖn nh÷ng thÝ sinh sinh ngµy 8/3 hoÆc thÝ sinh trªn 21 tuæi:

f, Truy vấn theo nhóm (hàm TOTAL).

 Các hàm dùng trong truy vấn:

Sum : Tính tổng của tr ờng trong mỗi nhóm.

Avg : Tính trung bình tổng của tr ờng trong mỗi nhóm.

Min: Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm.

Max: Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm.

Count: đếm số bản ghi của tr ờng theo nhóm.

 Cách tạo truy vấn theo nhóm.

- Tạo cửa sổ truy vấn.

- Chọn menu View / Total (hoặc chọn công cụ )

- Trong bảng l ới truy vấn:

Tại cột thứ nhất:

dòng Field : chọn tr ờng để nhóm dữ liệu

dòng Total : chọn hàm Group by.

Tại cột thứ 2:

dòng Field : chọn tr ờng cần tính toán theo nhóm dòng Total : chọn hàm tính toán (sum, min, ).

g, Truy vấn theo hỏi - đáp

Truy vấn theo hỏi đáp cũng chính là kiểu truy vấn theo nhóm nh ng chỉ cho giá trị của nhóm thông qua câu hỏi – máy sẽ đ a ra đáp án của cau hỏi đó.

qua câu hỏi – máy sẽ đ a ra đáp án của cau hỏi đó.

Cách làm nh sau:

- Tạo truy vấn theo nhóm.

- Trong bảng l ới của truy vấn theo nhóm:

Tại cột thứ nhất:

dòng Field : chọn tr ờng để nhóm dữ liệu

dòng Total : chọn hàm Group by.

dòng Criteria: đặt câu hỏi.

Tại cột thứ 2:

dòng Field : chọn tr ờng cần tính toán theo nhóm dòng Total : chọn hàm tính toán (sum, min, ).

Ví dụ 1: Hiện điểm cao nhất trong khu vực 1.

Ta xây dựng truy vấn nh sau:

Sau đó gõ yêu cầu vào bảng sau:

4 Update Query

a Chức năng của Update Query:

 Cập nhật dữ liệu cho các tr ờng thoả mãn các điều kiện

Vào menu Query/ Update Query.

Khi đó cửa sổ sau xuất hiện:

 Field: Chọn tr ờng cần cập nhật.

 Update to : Gõ biểu thức hoặc giá trị cần cập nhật VD: [DT] + [DL] + [DH]

 Criteria: Gõ điều kiện cần cập nhật.

 OR: Gõ điều kiện hoặc.

Khác với việc tạo tr ờng mới, Update to chỉ nhận giá trị mới từ biểu thức cho tr ờng đã tạo

C , Câu lệnh điều kiện iif

Câu lệnh điều kiện đ ợc sử dụng khi dữ liệu đ ợc tính

giá trị theo nhiềugiá trị khác nhau.

Cú pháp:

iif(điều kiện, biểu thức 1, biểu thức 2)

Hoạt động:

Nếu <điều kiện> đúng thi hành <biểu thức 1>

còn nếu <điều kiện > sai thi hành <biểu thức 2>

Ví dụ:

Tăng 1 điểm cho thí sinh thuộc khu vực 3 còn các khu vực khác không đ ợc tăng.

Sử dụng lệnh iif lồng nhau:

iif(điều kiện1, biểu thức1, iif(điều kiện 2, biểu thức 2,iif(điều kiện 3, , )))

Hoạt động: nếu <điều kiện 1> đúng thì làm <biểu thức

1>,còn sai thì làm lệnh xét lệnh iif thứ 2,

Sử dụng lệnh iif lồng nhau:

iif(điều kiện1, biểu thức1, iif(điều kiện 2, biểu thức 2,iif(điều kiện 3, , )))

Hoạt động: nếu <điều kiện 1> đúng thì làm <biểu thức 1>,còn sai thì làm lệnh xét lệnh iif thứ 2,

dVÝ dô vÒ Update Query:

Gi¶ sö ta cã hai b¶ng gåm c¸c tr êng sau

 Hs: SBD, Hoten, Ngaysinh, Gt, KV.

 Diem: SBD, DT, DL, DH, Tong, UT, TD, KQ.

Thùc hiÖn c¸c yªu cÇu sau:

 H·y tÝnh tr êng Tong = [DT] + [DL] + [DH]

 CËp nhËt d÷ liÖu cho tr êng UT = 2 nÕu KV = 1,

UT = 1.5 nÕu KV = 2 vµ UT = 1 nÕu KV = 3.

 H·y tÝnh tr êng Td = [Tong] + [UT].

 H·y cËp nhËt tr êng KQ = §ç nÕu TD >= 18 cßn l¹i th×

ghi kÕt qu¶ Tr ît.