Bai giang Access

Bài giảng access Trường ĐHCN Hà Nội

BÀI GIẢNG ACCESS

Giáo viên: Nguyễn Minh Phương

Khoa Kinh tế - ĐH Công nghiệp Hà Nội

I H C CÔNG NGHI P HÀ N I

KHOA KINH TẾ

-Chương 1- Làm quen với Access

I-MỘT SỐ KHÁI NIỆM

1-Access là gì?

Là 1 hệ quản trị CSDL quan hệ

dùng năm trong bộ Office của

Microsoft dùng để lưu trữ, xử lý,

kết xuất hệ thống các thông tin

quản lý trên môi trường

Windows.

-Form (Các biểu mẫu)

-Report (Các báo cáo)

-Macro (Các Macro)

-Modules (Thư viện chương trình)

II-KHỞI ĐỘNG & RA KHỎI ACCESS

->Chọn một trong 3 lựa chọn trên -> Chọn OK

2-Ra khỏi Access

->File / Exit ->Yes

Bước 4: Tinh chế dữ liệu

Bước 5 : Kết xuất dữ liệu

Chương 2- Tạo lập cơ sở dữ liệu

I-KHÁI QUÁT VỀ BẢNG (TABLE)

1-Table là gì ? Nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như : Hồ sơ sinh viên, thông tin khách hàng, nguyên liệu vào-sản phẩm đầu ra, giá thị trường,…

Minh Họa cấu trúc Table

+ Data Type (kiểu trường)

Kiểu trường Ý nghĩa

+Field Properties (Thuộc tính của trường):

Properties(thuộc tính) Ý nghĩa

Field Size Kích cỡ(độ dài) trường

Format Định dạng dữ liệu trong trường

Input Mask Khuông nạ nhập liệu

Caption Tên đầy đủ của trường

Default Value Giá trị ngầm định

Validation Rule Quy tắc nhập liệu

Validation Text Văn bản thông báo

Repuired No/Yes : cho phép hoặc không cho

phép để trống Allow Zero length Yes/No: cho phép hoặc không cho

phép đặt giá trị của trường =zero

A Mẫu ký tự hay ký số (Mục bắt buộc)

& Ký tự bất kỳ hay khoảng trắng bắt buộc

C Ký tự bất kỳ hay khoảng trắng không bắt buộc

, : ; - / Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn, ngày giờ

< Chuyển tất cả thành ký tự thường

> Chuyển tất cả thành ký tự in

! Canh trái, có thể kèm ký tự hay bất kỳ InputMask nào

\ Ký tự theo sau hiển thị như một ký tự bình thường

Ký hiệu dùng trongInputMask

c Thuộc tính InputMask

-Records (Các bản ghi): là dòng dữ liệu được tạo bởi các trường

3-Các phương thức tạo bảng

Phương thức Ý nghĩa

DesignView Tạo bảng bằng thủ công

Datasheet Tạo bảng dữ liệu dạng bảng tính TableWizard Tạo bảng theo mẫu có sẵn

Import Table Nhập bảng từ các CSDL khác

Link Tabale Liên kết với bảng từ các CSDL khác Make Table Query Tạo bảng bằng truy vấn

II-CÁCH TẠO BẢNG.

1-Tạo bảng bằng Design View.

Bước 1: Tạo cấu trúc bảng

->Chọn Table tab, chọn New ->Chọn Design View, OK

-> Ta có bảng cấu trúc sau:

->Gõ tên trường ở ô trong cột Fieldname

->Chọn kiểu trường trong cột Data Type

->Xác định các thuộc tính của trường trong bảng Properties

- Thao tác tương tự với các trường khác

- Ghi và đóng bảng cấu trúc

- Thao tác tương tự để tạo cấu trúc cho các bảng khác

Bước 2: Nhập dữ liệu cho các bảng

-> Chọn tên bảng từ Table tab

2-Tạo bảng bằng Datasheet View :

->Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New ->Chọn Datasheet View từ hộp thoại New Table, OK

->Đặt tên trường :

Kích đúp chuột vào tên trường Nhập tên trường mới, Enter ->Nhập các bản ghi dữ liệu

->Ghi bảng : Mở Menu File, chọn Save, đặt tên, chọn OK

Thao tác tương tự với các bảng khác.

3-Tạo bảng bằng Table Wizard

->Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab,

4-Tạo bảng bằng Import Table

-> Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab,

5-Tạo bảng bằng Link Table

-> Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

-> Chọn Link Table từ hộp thoại New Table, OK

-> Chọn thư mục, kiểu file và tên file

cần lấy

-> Chọn Link

III-TẠO QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG

1-Các kiểu quan hệ

- Quan hệ một - một (1-1)

- Quan hệ một - nhiều (1-n)

2-Cách tạo quan hệ

Bước 1 : Đưa các bảng vào tham gia quan hệ:

->Từ cửa số Database , kich nút RelationShip trên thanh Standard

->Chọn bảng hay truy vấn cần lấy, ADD từ hộp Show Table

->Chọn Close

Minh Họa Khóa

Khóa chính

Khóa ngoại Khóa chính

Bước 2 : Tạo quan hệ :

-> Kích chuột vào trường trung gian của bảng này kéo thả vào trường trung gian của bảng kia

-> Chọn Create

-> Ghi và đóng bảng quan hệ.

III- SỬA CẤU TRÚC & DỮ LIỆU TRONG CÁC BẢNG

1-Sửa cấu trúc bảng

-> Mở bảng cấu trúc

TH 1: Từ Table Tab, chọn tên bảng, chọn Design

TH 2: Từ của sổ Datasheet, mở View/ Design

-> Thêm, bớt trường, thay đổi kiểu, vị trí các trường

và đặt các thuộc tính cho các trường cho thích

hợp với yêu cầu.

-> Ghi và đóng bảng cấu trúc đã sửa

2-Sửa DL và thao tác với bảng DL

Mở cửa sổ Datasheet View

b- Lọc dữ liệu

-> Mở bảng Datasheet View

-> Mở Record / Filter , chọn Advanced Filter/Sort…

-> Chọn các trường cần thiết ở các ô trên dòng Field -> Chọn cách sắp xếp tương ứng ở ô trên dòng Sort

-> Lập tiêu chuẩn lọc dữ liệu ở các ô trên dòng Criteria -> Thực hiện lọc và sắp xếp theo tiêu chuẩn đã chọn

Mở Filter/ Apply Filter/Sort.

III- IN MỘT BẢNG DỮ LIỆU

1-Cài đặt trang

2-In ấn

CHƯƠNG 3 - TRUY VẤN (QUERIES )

I-KHÁI QUÁT QUERY

1-Query là gì ?

2-Các loại Query :

a- SELECT QUERY (Truy vấn lựa chọn)

b- CROSSTAB QUERY (Truy vấn tham chiếu chéo)

c- ACTION QUERY (Truy vấn hành động)

- Make Table Query (Truy vấn tạo bảng)

- Append Query (Truy vấn nối)

- Update Query (Truy vấn cập nhật)

- Delete Query (Truy vấn xóa)

3-Sự cần thiết của Query

- Lựa chọn các trường cần thiết và các bản ghi thoả mãn điều

kiện

- Sắp xếp lại thứ tự các bản ghi

- Lấy dữ liệu trên nhiều bảng

- Thực hiện các biểu thức tính

- Làm dữ liệu nguồn cho các biểu mẫu, báo cáo,…

4-Các chế độ hiển thị và phương thức tạo Query

a- Chế độ hiển thị Query (Menu View)

II- TẠO QUERY BẰNG DESIGN VIEW

1-Tạo Select Query

1.1 Tạo Select Query dùng để chọn các trường, các bản ghi và tính toán

a-Các bước thiết kế và thực hiện Select Query

Bước 1: Mở cửa sổ Query Designer

-> Từ Database Windows, chọn Queries Tab,

Cửa sổ chọn các bảng hay truy vấn vào truy vấn

Bước 2: Thiết kế truy vấn

-> Chọn các trường cần lấy ở các ô trên dòng Field -> Chọn cách sắp xếp dữ liệu tương ứng trên dòng Sort

-> Chọn chế độ ẩn hiện trường dữ liệu ở ô trên

Bước 4: Ghi và đóng bảng truy vấn

-> Mở File chọn Close, chọn Yes

-> Đặt tên Query vào dòng Query Name, OK

Cửa sổ tạo query

b-Các phép toán và BT dùng để lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi

- Toán tử so sánh : =; >; <; >=; <=; <>

- Toán tử Between <Giá trị đầu> And <Giá trị cuối>

- Phép toán Logic

+ AND : hội các ĐK + OR : Tuyển

- Biểu thức kết hợp các chuỗi ký tự: &

- Kí tự thay thế (toán tử Like)

+ ? : Thay thế cho 1 ký tự + * : Thay thế cho 1 nhóm ký tự

Ví dụ : Đưa ra DS khách hàng có tên đầu là Công ty

Like “Công ty* ”

- Biểu thức Null và Not is Null (đưa ra danh sách trống hoặc không trống).

c- Tạo trường biểu thức (chứa kết quả) dùng để tính

toán

* Cách lập trường biểu thức

Chọn vị trí đặt trường trên dòng Field và gõ

<Tên trường> : <Biểu thức>

Chú ý :

- Có thể phóng to ô lập biểu thức bằng cách ấn Shift +F2

- Các trường tham gia trong biểu thức phải đặt trong dấu [ ]

- Nếu trường tham gia biểu thức nằm ở bảng khác ta phải chỉ rõ tên bảng chứa trường đó như sau:

[<Tên bảng>].[<Tên trường>]

* Các hàm thường dùng khi lập biểu thức tính

- Nhóm hàm ngày tháng

+ Hàm DatePart

Chức năng : lấy ra các thành phần của ngày tháng Cú pháp : DatePart(<Thành phần>,<Ngày tháng>) Thành phần ngày tháng đặt trong dấu “ …“ gồm :

d : Ngày w : Ngày trong tuần ww: Tuần

+ Hàm Date() : Ngày -tháng- năm hiện tại

Day(<Ngày tháng>) : lấy ra ngày Month(<Ngày tháng>) : lấy ra tháng Year(<Ngày tháng>) : lấy ra năm

- Hàm điều kiện (IIF)

+ Chức năng : lấy ra giá trị thoả mãn tiêu chuẩn

+ Cú pháp trường hợp biểu thức có 2 giá trị để lựa chọn : IIF(<Điều kiện>,<Giá trị 1>, <Giá trị 2>)

ĐK là một biểu thức logic cho kết quả đúng (True) or sai

(False)

Nếu Điều kiện đúng (True) -> lấy giá trị 1

Nếu Điều kiện sai (False) -> lấy giá trị 2

Giá trị lấy ra có thể là : Số, biểu thức, chuỗi kí tự đặt trong dấu nháy kép (“ “)

Trong trường hợp Biểu thức có n lựa chọn ta phải dùng n-1 IIF.

Cú pháp như sau :

IIF(<ĐK1>,<GT1>,IIF(<ĐK2>,<GT2>, ,IIF(<ĐKn-1>,<GTn-1>,<GTn>)) )

d-Sử dụng bộ tạo biểu thức Expression Build

-> OK

1 2-Tạo Select Query dùng để tính tổng theo nhóm dữ liệu

* Chức năng: cho phép thiết lập câu hỏi với nhóm DL

Ví dụ: - Công ty nhận được bao nhiêu đơn đặt hàng trong tháng

- Giá trung bình các mặt hàng trong nhóm điện tử là ?

- Số lượng bán ra trong tuần của mỗi mặt hàng?

* Các hàm thường dùng :

SUM : Tính tổng các giái trị trong trường AVERAGE : Tính TB cộng các giá trị trong trường MAX : Tính giá trị lớn nhất trong trường

MIN : Tính giá trị nhỏ nhất trong trường COUNT : Đếm số giá trị khác rỗng trong trường STDEV : Tính độ lệch chuẩn các giá trị trong trường First : Tính giái trị đầu tiên trong trường

Last : Tính giái trị cuối trong trường

….

a- Tính tổng tất cả các giá trị trong trường.

->Tạo truy vấn mới

-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn

-> Mở View / Totals hoặc kích nút Totals / Toolbar

-> Đặt các tuỳ chọn :

Field : Các trường cần thiết

Total : Chọn hàm cần tính tương ứng với mỗi trường cần tính

-> Thực hiện truy vấn : Mở Query / Run

Ví dụ : Tính giá TB và tính tổng số mặt hàng

-> Thực hiện truy vấn : Mở Query / Run

b- Tính tổng theo từng nhóm DL

->Tạo truy vấn mới

-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn

-> Mở View / Totals hoặc kích nút Totals / toolbar

1.3 Tạo Select Query dùng hỏi -đáp DL

-> Tạo truy vấn mới

-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn

-> Mở View / Totals hoặc kích nút Totals / Toolbar -> Chọn các trường cần thiết trên dòng Field

-> Nhập các câu hỏi với dữ liệu ứng với trường cần hỏi trên dòng Criteria.

Chú ý : Câu hỏi tuỳ đặt phải đặt trong dấu [ …] tối đa

255 kí tự

-> Thực hiện Query : Mở Query / Run

2-Tạo Crosstab Query

-> Tạo truy vấn mới

-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn

-> Mở Query / Crosstab Query

-> Chọn các trường cần thiết trên dòng Field

-> Trên dòng Total

Chọn Group ứng với trường cần nhóm

Chọn hàm tính toán ứng với trường cần tính

Chọn Expression ứng với trường biểu thức

Chọn Where ứng với trường lấy điều kiện

-> Trên dòng Crosstab:

Chọn Row Heading ứng với trường lấy làm tiêu đề dòng Chọn Column Heading ứng với trường lấy làm tiêu đề cột Chọn Value ứng với trường tính giá trị

-> Thực hiện Query : Mở Query / Run

-> Ghi truy vấn

3-Tạo Action Query

a-Make Table Query (Truy vấn tạo bảng)

B1: Tạo truy vấn mới

B2:- Mở Query / Make Table Query

-Đặt tên bảng dữ liệu mới vào dòng Table name, chọn OK B3: Thiết kế truy vấn

-> Chọn các trường cần lấy ở các ô trên dong Field

-> Chọn cách sắp xếp Dữ liệu tương ứng trên dòng Sort

-> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi ở ô trên dòng Criteria

->Ghi và thực hiện Query

b-Append Query (Truy vấn nối)

B1: Tạo truy vấn mới

B2: Mở Query / Append Query

-> Chọn tên bảng nhận dữ liệu (đích) ở dòng Table name, chọn

OK

B3: Thiết kế truy vấn

-> Chọn các trường cần lấy ở các ô trên dòng Field

-> Chọn cách sắp xếp Dữ liệu tương ứng trên dòng Sort

-> Chọn các trường nhận dữ liệu ở bảng đích trên dòng Append to -> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi ở ô trên dòng Criteria

->Ghi và thực hiện Query

c-Update Query (Truy vấn cập nhật)

B1: Tạo truy vấn mới

B2: Mở Query / Update Query

B3: Thiết kế truy vấn

-> Chọn các trường cần thiết ở các ô trên dòng Field

-> Chọn cách sắp xếp Dữ liệu tương ứng trên dòng Sort

-> Lập biểu thức ở ô trên dòng Update to ứng với trường cần cập nhật

Biểu thức : có thể gồm các giá trị, các trường, các phép toán, các hàm,

-> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi ở ô trên dòng Criteria ->Ghi và thực hiện Query

d-Delete Query (Truy vấn xoá)

B1: Tạo truy vấn mới

B2: Mở Query / Delete Query

B3: Thiết kế truy vấn

-> Chọn các trường cần thiết ở các ô trên dòng Field

-> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi cần xoá ở ô trên dòng Criteria ứng với trường lấy tiêu chuẩn.

->Ghi và thực hiện Query

III- TẠO QUERY BẰNG WIZARD

1-Tạo Select Query bằng wizard

-> Chọn Queries Tab, chọn New

-> Chọn Simple Query Wizard

-> Thực hiện các bước theo chỉ dẫn của hộp thoại Simple Query Wizard

Step 1: Chọn tên bảng và các trường cần thiết, chọn Next

Step 2: Chọn chế độ

-Details : Lấy thông tin chi tiết

-Summary : Tóm tắt dự liệu theo nhóm

Step 3 : đặt tên query, Chọn Finish

2-Tạo Crosstab Query bằng wizard

-> Chọn Queries tab, chọn New

-> Chọn Crosstab Query Wizard

-> Thực hiện các bước theo chỉ dẫn của hộp thoại

Crosstab Query Wizard

Step 1: Chọn bảng dữ liệu nguồn, chọn Next

Step 2: Chọn trường lấy làm tiêu đề dòng(Row

IV- TẠO, SỬA QUERY BẰNG MÃ LỆNH SQL

1-Cấu trúc các câu lệnh tạo Query

SELECT Tên bảng.Trường1, Tên bảng.trường 2,…

FROM Tên bảng dữ liệu

WHERE Điều kiện;

Ví dụ : Cho bảng LILICH(MANV, HOTEN, GIOITINH)

Tạo truy vấn đưa ra danh sách các nhân viên Nam ta viết như sau:

SELECT LILICH.MANV, LILICH.HOTEN,

LILICH.GIOITINH

FROM LILICH

WHERE (((LILICH.GIOITINH)="yes"));

2-Cách tạo và sửa Query bằng SQL

-> Chọn New từ Query tab

-> Đưa bảng hay truy vấn vào truy vấn

Ví dụ1 : Cho bảng DIEM(MASV,TIN,ANH,KT)

Đưa ra danh sách những sinh viên có điểm tin >=5 và

điểm Anh >= 0 và điểm KT >= 5 ta viết như sau:

SELECT DIEM.masv, DIEM.Tin, DIEM.Anh, DIEM.KT FROM DIEM

WHERE (((DIEM.Tin)>=5) AND ((DIEM.Anh)>=5) AND ((DIEM.KT)>=5));

Ví dụ2 : Cho bảng DIEM(MASV,TIN,ANH,KT)

Đưa ra danh sách những sinh viên có điểm tin >=5 và

hoặc Tổng điểm >=18 ta viết như sau:

SELECT DIEM.masv, DIEM.TIn, DIEM.Anh, DIEM.KT, [tin]+[anh]+[kt] AS Tonngdiem

FROM DIEM

WHERE (((DIEM.TIn)>=5)) OR ((([tin]+[anh]+

[kt])>=18));

CHƯƠNG 4 – FORM (BIỂU MẪU)

I-KHÁI QUÁT.

1-Form (Biểu mẫu) là gì?

Là đối tượng được thiết kế đảm nhiệm việc giao diện giữa người sử dụng và chương trình ứng dụng như : nhập, sửa và trình bày dữ liệu từ các bảng trong CSDL với các dạng thức khác nhau

2-Các dạng thức của Form

- Columnar : dạng cột với từng bản ghi trong đó mỗi trường trong bảng là 1 dòng trên Form

- Tabular : dạng bảng biểu

-Datasheet : dạng bảng tính dữ liệu được xếp theo dòng và cột như bảng tính trong Excel.

3-Các loại Form

-Form giao diện chính : Ghi tên chương trình,

phiên bản, tác giả, các chức năng của chương

trình Đảm bảo tính đơn giản, lôi cuốn dễ sử dụng -Form nhập liệu: Giao diện nhập dữ liệu vào các bảng chứa dữ liệu đảm bảo tính mỹ thuật, hạn chế sai sót khi nhập liệu,

-Form trợ giúp : Chứa nội dung hướng dẫn người

sử dụng chương trình

4-Các phương thức tạo Form

-AutoForm : Tạo Form tự động

-Form Wizard : Tạo Form theo mẫu của Access -Design View: Tạo Form bằng tay

5-Các chế độ làm việc với Form

-Design View : Xem và sửa cấu trúc Form.

-Form View : Kích hoạt Form

( Muốn chuyển đỗi giữa 2 chế độ làm việc với Form

ta mở Menu View và chọn )

6-Các đối tượng điều khiển trên Form.(Ô điều khiển)

-Nhóm điều khiển gắn kết(Bound Control) :bao gồm các đối tượng gắn với các trường trong bảng dữ liệu như : Text box, Combo box, List box,

-Nhóm điều khiển không gắn kết(Unbound Control) gồm các đối tượng, không gắn với các trường trong bảng dữ liệu.

-Nhóm điều khiển tính toán được(Calculate Control)

Các đối tượng chứa công thức tính.